Pol Sarlet, - BMW Moto Club Wallonie

BMW Moto Club Wallonie, Association Sans But Lucratif (asbl)
Adresse sociale : Rue Chant des Oiseaux 18 à 7021 Havré
Numéro d’entreprise : 888.949.768
Site internet : http://www.moto-club-bmw-wallonie.be
R.O.I.
Version 2016
REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Le règlement d’ordre intérieur (R.O.I.) complète les statuts de l’Association.
Les membres sont tenus de le respecter tout comme lesdits statuts.
PRELIMINAIRES
La qualité de « membre adhérent ou effectif » est réservée aux propriétaires d’une moto de
marque BMW et éventuellement leur conjoint, compagne ou compagnon, soucieux de rouler
dans l’esprit tourisme et découvertes et acceptant de s’intégrer dans l’équipe déjà en place en
participant aux activités de l’Association.
1° ADMISSION DES MEMBRES
Le conseil d’administration (CA) est souverain en ce domaine.
Tout nouvel inscrit et en ordre de cotisation fera une période de stage de minimum 3 mois et
devra participer à au moins 3 activités avant que son adhésion ne soit automatiquement
officielle.
Il aura au préalable marqué son accord sur son acceptation des Statuts et du présent ROI et
aura remis à un membre du Comité, sa fiche interne «membre-pilote », dûment complétée et
signée. La période de stage ne débutera pas tant que cette condition n’est pas remplie.
Durant cette période de stage, le CA se réserve le droit de ne pas donner de suite favorable
à sa demande, la cotisation restant alors acquise pour le Club.
Il existe trois catégories de membres (cfr les Statuts) :
1. Les membres effectifs :
Cette catégorie est réservée aux seuls possesseurs et utilisateurs d’une moto BMW
ainsi qu’à leur conjoint, compagne ou compagnon.
Sauf circonstances exceptionnelles, seront seuls admis les membres qui,
-auront participé à au moins 10 activités dont au moins 7 balades
lors de la saison précédente
-auront réglé leur cotisation avant le 15 février de l’année en cours,
-auront été membres adhérents auparavant
-auront été acceptés par le vote de l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire –
AG ou AGE) après leur demande officielle d’admission.
Ils participent aux assemblées (AG et AGE) qui est omnipotente et ont droit de vote.
Ils prennent toutes les décisions capitales du club dans le cadre de l’AG ou l’AGE,
dont notamment la nomination des administrateurs….
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2. Les membres adhérents :
Cette catégorie rassemble les motards venant de faire leur demande d’adhésion au Club
et ayant été acceptés par le CA (voir ci-dessus).
Ils ne répondent pas encore aux critères ci-dessus (fréquentation….) pour être effectifs.
Ils sont tenus au paiement de la cotisation prévue. Ils peuvent participer à toutes les
activités du club, hormis celles réservées aux membres effectifs.
Ils ne participent pas aux AG et n’ont pas de droit de vote.
Dans cette catégorie seront admissibles à titre exceptionnel des personnes utilisant des
motos d’une autre marque que BMW, pour autant qu’elles s’engagent à donner leur
préférence à cette marque lors de leur prochain achat.
3. Les membres sympathisants :
Ce ne sont pas des motards.
Ils s’intéressent à l’association et contribuent à sa prospérité,
par leurs activités, conseils et générosité.
Ils ne participent pas non plus aux AG et n’ont aucun droit de vote.
2° REUNION DES MEMBRES
Une réunion des membres se tiendra normalement et régulièrement au local du club,
généralement le 1er vendredi de chaque mois à 19h30 durant la période (saison)
du 1er avril au 30 octobre inclus d’une même année.
Cette réunion pourrait parfois se dérouler à un autre jour en fonction de la disponibilité du
local de réunion, mais alors une communication préalable serait faite aux membres.
3° REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)
Le CA et les éventuels responsables de fonctions particulières ou d’activités se réuniront
soit au moment des réunions des membres (voir ci-dessus), une demi-heure précédant la
réunion des membres en se tenant à la disposition de ceux-ci, soit en dehors de cette réunion
mensuelle, quand et où ils le souhaiteront ou le jugeront nécessaire.
4° SECURITE
La sécurité est affaire de tous et de chacun au sein du Club.
Tout membre est « responsable » à titre individuel de la sécurité sur la route et dans les
activités du club. Tout membre a accepté les statuts et le ROI du club et donc aura le souci
permanent de sa sécurité et de celle du groupe dans lequel il évolue.
L’intérêt « général » prime toujours sur l’intérêt « individuel ».
Le comité établit, en concertation avec les organisateurs d’activités, les modalités de
déplacement en fonction des pilotes présents, de leur nombre, de leur conduite, de l’itinéraire
envisagé, de la configuration des lieux, des conditions climatiques du moment, ……
Il organise suivant les possibilités des formations adaptées.
Il conseille les nouveaux membres sur les pratiques de conduite du club.
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En l’absence d’un membre du comité, l’organisateur d’une activité reste en dernier recours
le seul maître et responsable de son activité. Ses décisions priment, tout en ayant l’obligation
éventuelle lui aussi de se justifier par après auprès du CA ou même d’une AG en cas de
conflit intervenu.
5° SANCTIONS SUR UN MEMBRE
S’expose à sanction (remarque, blâme, suspension ou exclusion) tout membre qui, par son
comportement, nuit à la sérénité et à la sécurité des activités ou à la réputation de l’association
Les points suivants constituent une liste non exhaustive de motif de sanction :
a) Conduire ou se présenter à une activité moto :
- en tout état manifeste répréhensible par les lois (boissons, drogues….).
- sans permis de conduire moto valable.
- avec un véhicule non couvert par une assurance en responsabilité civile
en cours de validité.
- avec un véhicule qui ne satisfait pas au règlement technique
des motocyclettes et cyclomoteurs.
- en état vestimentaire non approprié ou non réglementaire.
b) Refuser de présenter ses documents officiels à la demande d’un membre du CA ou
à un agent des forces de l’ordre.
c) Omettre de signaler immédiatement au CA tout changement dans ses
informations reprises sur sa fiche « membre-pilote » du club.
d) Mettre la sécurité des autres membres gravement en danger
de manière régulière ou volontaire.
e) Divulguer des documents sociaux, comptables ou privés appartenant à
l’association.
L’organisateur d’une activité spécifique (balade, trip….) ou un membre du CA, peut refuser la
participation d’un membre ou invité à cette activité.
Il devra cependant par la suite en rendre compte et justifier de sa décision auprès du CA et
éventuellement devant une assemblée AG ou AGE si le membre concerné conteste cette
décision.
Le membre ou invité exclu d’une activité ne peut entraver le déroulement de celle-ci de quelle
que manière que ce soit.
Il pourra cependant faire appel auprès du CA ou d’une AG à sa prochaine réunion.
Une sanction doit toujours être notifiée à l’intéressé.
Une exclusion lui sera en outre transmise :
-par lettre recommandée à la dernière adresse connue de l’intéressé par le club,
-par courrier ordinaire ou mail avec accusé réception
-par information verbale habilitée devant témoins
Elle prend cours dès sa notification par l’instance compétente.
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6° DEMISSION
Lorsqu’un pilote est démissionnaire, exclu ou suspendu,
son passager ou sa passagère peut encourir le même statut.
Lorsqu’un membre cesse d’être détenteur ou utilisateur d’une moto BMW, il sera considéré
comme démissionnaire. Sa démission sera effective à la fin de l’exercice en cours.
Il est tenu d’informer le CA du dessaisissement de sa moto BMW dès sa survenance.
7° POLITIQUE DES INVITES
Chaque membre peut, sous son entière responsabilité, inviter un ou deux motards, lors des
balades. Il veillera à ce que son invité et sa moto répondent bien aux exigences prévues dans
la fiche « membre pilote ». L’invité est tenu aux mêmes engagements que les membres.
Lorsque sa participation devient habituelle (plus de quatre fois sur la même saison), il sera
tenu de solliciter sa candidature en qualité de membre adhérent tout en respectant le point 1°
cité ci-avant.
8° FICHIER MEMBRES
En aucun cas un membre ne peut utiliser les données personnelles d’autre(s) membre(s)
récoltées via le club, sans accord préalable et explicite des intéressés et celui du club.
Ces données sont entre autres : noms, téléphones, adresses postales ou électroniques, types de
véhicules, dates de naissance…. . Ceci afin d’éviter notamment toute pollution d’actions à des
fins commerciales, telles que publicités ou actions promotionnelles.
L’information interne au sein du club, entre membres notamment, est préconisée via le
webmaster ou un membre du CA qui, éventuellement, répercute sur les membres.
Relativement à une activité, un organisateur ne peut contacter en direct d’autres membres sans
avoir obtenu d’abord l’accord préalable d’un membre du CA sur l’enregistrement de son
activité à l’agenda, ceci afin d’éviter des concomitances gênantes dans les activités du club.
Pour l’information externe, le demandeur proposera son annonce au président ou à un
membre du CA qui, après acceptation, diffusera alors à l’ensemble du club via le webmaster
uniquement habilité à cette fin.
9° DROIT A L’IMAGE
Durant la saison, il arrivera qu’un membre soit filmé ou pris en photo durant les activités
(balades, trips, voyages, soupers,…). Ces images seront diffusées dans le cadre du club à
savoir le site du club, sa page Facebook, etc.
En signant la fiche membre-pilote, vous nous accordez implicitement votre droit à l’image
ainsi que celui de votre passager(e) à la stricte condition que ce droit se limite à l’usage du
club. Si vous ne désirez pas nous accorder ce droit, un simple courrier ou mail adressé à un
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administrateur suffira. Cette disposition est rétroactive pour les membres ayant déjà signés
une fiche membre-pilote.
10° ORGANISATION DES BALADES ET DES TRIPS
a) Toutes demandes pour l’organisation de balades ou minitrips doivent avoir
l’approbation du comité.
b) Toutes organisations demandant une participation financière devront faire l’objet d’un
accord de planification des payements. Les acomptes demandés seront des montants
forfaitaires par participant et arrondis à la cinquantaine ou centaine la plus proche.
Les acomptes seront dans tous les cas versés sur le compte du club réservé à cet effet.
c) Tout payement d’acompte ou facture (hôtels, réservations. etc.) se fera uniquement par
le compte du club sur production d’une facture.
d) Le ou les soldes éventuel(s) de fin de séjour seront payés individuellement par chaque
participant. Le club n’est pas responsable du solde de fin de séjour.
e) L’organisateur et les participants devront s’engager et veiller au respect des statuts et
du R.O.I., de l’honorabilité du club et du Comité.
Les membres inscrits comme participants aux trips et balades dérogeant aux principes
élémentaires cités ci-dessus seront passibles de sanctions.
Le club et l’organisateur se réservent le droit d’accepter l’inscription de participants.
f) Si un participant est empêché ou doit annuler l’activité qu’il a réservée, le club et
l’organisateur ne pourront être en aucun cas tenu responsables du montant exigé par
les tiers. Les frais d’annulation seront à charge de la personne ou du groupe se
désistant. Les acomptes payés seront destinés à créditer les annulations demandées par
les opérateurs concernés. Après décompte les sommes restantes seront remboursées au
désistant. Les personnes ne pouvant pas honorer leurs engagements peuvent
le communiquer au comité afin que celui-ci propose à d’autres membres les places
vacantes.
g) Aucune inscription ne pourra être prise en compte après la date de clôture de l’activité
sauf accord de l’organisateur ET du comité.
h) Pour le jour du départ d’un trip, les participants devront avoir remis à l’organisateur
une fiche reprenant : les noms et les coordonnées de personnes pouvant être contactées
en cas d’urgence ainsi que les coordonnées de l’assistance individuelle.
i) Toutes contestations pour la présence à une activité doivent se faire par écrit au
maximum un mois après la date de l’activité.
j) Lors de la préparation d’une activité, l’organisateur devra mettre en copie à l’adresse
mail du club, tous les mails liés à l’organisation de son activité. L’organisateur ne peut
en aucun cas engager le nom du club sans l’autorisation du comité.
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k) L’organisateur doit vérifier lors de l’inscription à un trip si le participant est en ordre
de cotisation pour l’année. Avant le départ, le club prélèvera de l’acompte versé par le
participant non-membre le montant de la cotisation annuelle.
l) Le club décline toutes responsabilité civiles ou morales en cas d’accident. Il ne
reconnaît aucune autre activité que celle inscrite à l’agenda.
11° MONTANT DES COTISATIONS (pour l’année 2016)
Membre junior (<=17ans) et sympathisant :
Membre passager :
Membre pilote :
(ces montants sont révisables chaque année)
17,00€
20,00€
35,00€
Une cotisation payée par un nouveau membre après le 1 septembre de l’année
est valable pour l’année suivante par déduction de celle-ci du montant de l’année suivante.
Fait en 5 exemplaires à Havré le 30 mars 2007
Fait en 7 exemplaires à Havré le 26 octobre 2008
Fait en 25 exemplaires à Le Roeulx le 13 août 2009
Fait en 36 exemplaires à Nalinnes le 27 mars 2011
Fait en 32 exemplaires à Nalinnes le 1 juin 2012
Fait en 39 exemplaires à Luttre le 24 mars 2013
Fait en 35 exemplaires à Nalinnes le 23 mars 2014
Fait en 35 exemplaires à Nalinnes le 15 mars 2015
Fait en 31 exemplaires à Nalinnes le 13 mars 2016
Chaque membre effectif reconnaissant en avoir reçu une copie.
Le Comité d’Administration, les administrateurs en poste :
Hugues Dujacquier, co-président
Karl Minon, co-président
Marc Lalieu, trésorier
Lebrun Andrée, secrétaire
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