organiser un forum pour l`emploi des jeunes diplômés

FICHE PRATIQUE
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INSERTION
PROFESSIONNELLE
ORGANISER UN FORUM
POUR L’EMPLOI DES JEUNES DIPLÔMÉS
Le marché du travail n’est pas au beau fixe pour les jeunes en France aujourd’hui ? Qu’à cela ne
tienne, vous et votre association êtes fermement décidés à organiser un forum pour l’emploi afin
de forcer le destin.
Si certains établissements d’enseignement supérieur ont
bien compris l’enjeu d’agir sur le marché de l’emploi, organiser
un forum emploi est également à la portée de toutes les
associations étudiantes. Il suffit d’un peu de motivation...
Et de méthode !
1. SE POSER LES BONNES QUESTIONS
CIBLER, CIBLER, CIBLER
Tout d’abord, n’agissez pas dans le vide, ciblez.
aUn forum pour qui ?
Sûrement pas pour les trente mille étudiants du campus... Votre
sélection se fera plus en termes de cohorte que de niveau : vous
viserez plutôt les fins de cursus, les plus prompts à entrer sur
le marché du travail. Ce seront donc les étudiants en master,
doctorat ou en licence professionnelle.
S’ADAPTER A SON ÉTABLISSEMENT
Plus les matières et cursus de votre établissement sont
multiples, plus vous gagnerez à ne pas focaliser votre
événement uniquement sur l’embauche mais véritablement
sur l’emploi. Si « l’esprit forum » existe, avec pêche aux CV et
chasse aux embauches, les tables rondes et les ateliers en sont
le complément idéal. Ils permettront, par exemple, la mise en
relation entre un étudiant qui ne sait pas trop où aller mais a des
compétences, et un recruteur qui ne sait pas que tel diplôme
mène à telles compétences. Une table ronde sur les carrières de
la communication sera ainsi à même d’intéresser philosophes,
sociologues, historiens...
Mais plus votre établissement sera pluridisciplinaire, plus il
sera difficile à cerner en termes de débouchés professionnels.
Votre forum devra donc également permettre aux étudiants de
s’informer sur les métiers qui peuvent s’offrir à eux. Prévoyez
donc des stands d’un côté, mais également des tables rondes et
ateliers pour vos actions d’orientation.
aUn forum quand ?
PENSER AUX ACTEURS DE L’EMPLOI QUI VOUS ENTOURENT
Si le mois de mars est habituel pour les écoles supérieures, le
mois d’octobre peut également être un bon moment pour la fac.
Les diplômés de l’année précédente n’ont pas forcément trouvé
une embauche dès juillet, et mettent souvent bout à bout un
stage de fin d’études et une recherche d’emploi.
Une fois votre idée en tête, commencez par rendre visite aux
différents acteurs de l’emploi proches de vous, présentez leur
votre projet et restez attentifs à leurs retours. Rencontrer les
SCUIO, BAIP, CIO et autres structures vous sera précieux et à coup
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sûr fort utile. En effet, si vous le faites dans un premier temps par
politesse, ces rencontres vous permettront également de voir
les actions communes qu’il est possible de développer et d’agir
là où ces structures sont peu présentes. Enfin, les personnes
rencontrées pourront peut-être vous ouvrir quelques portes...
Pour la réalisation de ce « tour diplomatique », votre entourage
peut être classé en quatre grandes entités : l’université, les
entreprises, les institutions et le secteur associatif.
aLes institutions
Evidemment, commencez par les grands classiques : Pôle
emploi et l’Apec sont LES acteurs incontournables de l’insertion
professionnelle. Cependant, ne négligez pas pour autant
d’autres structures, plus petites, mais tout aussi pertinentes :
maisons de l’emploi, missions locales, service vie économique
de votre municipalité...
aLes acteurs associatifs de l’accompagnement à l’emploi
aVotre établissement
Demandez-vous quels acteurs sont susceptibles de disposer
de contacts pertinents au sein d’entreprises ou d’institutions.
Commencez par les différents services de votre fac, et
notamment ceux liés à l’emploi, l’orientation, les stages... Vous
souhaitez agir dans un champ qui les concerne, et réussirez
donc certainement à obtenir quelques contacts intéressants.
FICHES PRATIQUES
Au-delà du personnel administratif, vos enseignants peuvent
également jouer les entremetteurs. Ciblez en premier lieu les
intervenants professionnels, mais ne négligez pas pour autant
vos enseignants « classiques », qui peuvent également avoir
un réseau bien fourni. Certes, il est toujours délicat pour eux
de communiquer leur carnet d’adresses, mais avec de bons
arguments (et vous en avez !), vous pouvez tout à fait les
convaincre de faire un petit geste en faveur de votre projet.
N’hésitez donc pas à les solliciter.
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aLes entreprises
Pour les cibler, il est judicieux de travailler avec la Chambre de
commerce et d’industrie (CCI) de votre région. Si votre fac est
orientée sciences humaines et sociales par exemple, plutôt
que les grands groupes industriels, invitez des structures
peu habituées à promouvoir leurs domaines : les PME, les
associations, les entreprises mécènes pour les formations
beaux-arts...
Autre astuce importante : sachez écouter les entreprises. Avant
de leur imposer un événement clé en main, ne feriez-vous
pas mieux de leur demander ce qu’elles cherchent ? Un petit
questionnaire en amont vous permettra de mieux adapter votre
forum à leurs attentes.
L’AFIJ et l’association Bernard Grégory se sont spécialisées
dans l’aide à l’insertion professionnelle des jeunes diplômés
et sont présentes au niveau national. D’autres structures plus
localisées existent probablement dans votre région, comme
par exemple l’association « Un parrain, un emploi » en LoireAtlantique. A vous d’effectuer un petit travail prospectif afin de
les identifier. Ensuite, nul doute que votre initiative trouvera un
écho pertinent auprès de ces acteurs qui pourront vous fournir
de précieux conseils et, qui sait, peut-être vous ouvrir les pages
de leur carnet d’adresses...
2. ORGANISER LE FORUM
IMPLIQUER LES ÉTUDIANTS
La préparation d’un forum est avant tout une question
d’organisation, en particulier au sein de votre équipe. Il n’est pas
toujours facile de motiver les troupes, surtout quand l’événement
est lointain. Pourtant, « dès que le forum est fini, il faut s’activer
à la préparation de celui de l’année suivante », remarque Jacinta,
qui a orchestré le forum annuel de son école d’informatique.
À la mission université-entreprises de Paris 1, la tenue d’une
réunion d’organisation du forum est annoncée aux étudiants
quatre mois avant l’événement par les responsables de
diplôme. Parmi les étudiants présents à la réunion, trois ou
quatre d’entre eux se signalent pour avoir des responsabilités
fortes de coordination et, au final, une centaine est impliquée
le jour J. Il est donc nécessaire pour vous de bien penser à tout
le travail à effectuer en amont (annuaire des CV par exemple) et
ainsi à mobiliser au plus tôt vos petits camarades ! En bref, ne
travaillez pas seul sur le projet : faites-le savoir autour de vous
et mobilisez très tôt.
TROUVER LA SALLE
Le choix de votre lieu va vous permettre de déterminer les
dates potentielles de tenue de votre forum, qui dépendront de
la disponibilité de la salle. Attention cependant à bien vous tenir
au courant des forums déjà programmés, afin de ne pas vous
trouver en concurrence avec un établissement qui risque de
vous « piquer » des sociétés s’il a plus de renommée. Si votre
fac peut accueillir votre forum dans ses locaux, c’est l’idéal.
Sinon, il vous faudra trouver un partenariat.
La mairie est une bonne solution : toute mairie possède des
salles destinées à accueillir divers événements et vous fera
bénéficier de la présence des entreprises de la ville. Même si la
salle est gratuite, n’oubliez pas les frais annexes : qui va payer
le nettoyage, l’assurance, la sécurité ? Ne négligez pas non
plus certains détails, qui n’en seront plus si vous les oubliez...
Faut-il la présence d’un service de secours par exemple ?
Y a-t-il une connexion internet, téléphone ? La salle est-elle
meublée ou faut-il louer du mobilier ? Est-elle assez grande ?
Y a-t-il de quoi se garer facilement à l’extérieur ? Essayez de
bien lister toutes les choses nécessaires en termes de mobilier
et d’équipement, afin de ne rien oublier le jour J. Rien ne vous
empêche d’ailleurs d’aller jeter un coup d’œil dans d’autres
forums, on voit toujours plus facilement ce qui manque chez
les autres... !
FINANCER SON FORUM
Les forums organisés par la mission université-entreprises de
Paris 1, par Dauphine ou par Sciences-Po sont facturés plus
de 1000 € par jour aux entreprises qui souhaitent recruter.
Un prix qui inclut un certain standing d’accueil. On ne vous en
demandera pas tant ! Rien ne vous empêche de faire un forum
à petits moyens, qui sera gratuit pour les entreprises et que
vous pourrez faire financer par l’université dans le cadre de
l’axe « insertion professionnelle » de son projet quadriennal
d’établissement.
Petite astuce pour le café et les gadgets (on en est tous friands !) :
faites venir des sociétés de services qui trouveront là un bon moyen
de faire de la com’ facilement et seront forcément intéressées par
le nombre important d’étudiants que vous mobiliserez.
FICHES PRATIQUES
PROSPECTER
Vient le moment de prospecter les structures qui seront présentes
sur votre événement : si vous vous lancez dans votre premier forum,
le travail est énorme. Il vous faudra en effet repérer les structures
que vous souhaitez inviter, trouver le contact de la personne
pertinente (le DRH semble le plus approprié) et vous lancer dans
une opération « séduction » ! Un premier courrier (ou mail) pour lui
présenter la démarche et votre proposition puis, si la réponse se fait
attendre, une relance téléphonique. Cette démarche, vous le verrez,
est la plupart du temps indispensable mais elle se révèle également
très efficace ! Soyez pro : vous devez être en mesure de fournir
toutes les informations nécessaires à votre interlocuteur, tant
sur le plan pratique (lieu, date et horaire, matériel à disposition...)
que sur le plan des avantages qu’il peut retirer de sa participation
(visibilité de l’entreprise auprès de XXX étudiants de telle et telle
filière par exemple). Et ne vous laisser pas décourager par les refus,
il y en aura malheureusement toujours !
Si vous n’en êtes plus à votre coup d’essai, ne vous reposez pas sur vos
lauriers pour autant : il s’agit de faire venir au moins vos partenaires des
années passées. Vous avez pour cela tout intérêt à conserver de très
bons contacts tout au long de l’année : envoyez des questionnaires de
satisfaction après le forum, une carte de vœux pour la nouvelle année,
tenez à jour les contacts de votre base de données... N’oubliez pas que
pour pouvoir inviter les différentes structures, il faut que les tarifs,
la date et le lieu de votre événement soient fixés. Vous devez donc
commencer ce travail après avoir choisi votre salle, et déterminer ainsi
votre budget et la date exacte de tenue de votre forum.
COMMUNIQUER
La communication constitue un point important de votre
organisation. Vous devez la préparer suffisamment en
amont du forum pour être efficace. Etablissez toutes sortes
de partenariats avec la presse, des sites web, des radios...
Et ce afin de faire parler de votre projet à l’extérieur de
l’établissement. Construire un site web pour l’événement n’est
pas non plus à exclure.
Ne négligez pas les partenaires auprès desquels vous avez
fait votre « tour diplomatique » lors de la préparation de
l’événement, ils pourront relayer l’information au sein de leurs
réseaux. Enfin, n’oubliez pas non plus la publicité à l’intérieur
de votre établissement, en essayant d’impliquer au maximum
les élèves et en les informant des noms des entreprises et
structures présentes pour leur donner envie de participer à
votre événement.
ASSURER LE JOUR J
Le jour du forum, balisez l’itinéraire : quand bien même les
lieux sont connus, celui de l’événement n’est pas forcément
évident. Envoyez donc un plan précis aux intervenants
présents. N’oubliez pas de les accueillir comme il se doit,
de même que tous les partenaires qui vous auront rendu
service pour monter le projet. Il vous faut bien sûr la
présence de l’administration et des enseignants que vous
aurez prévenus longtemps à l’avance et auxquels vous
aurez fait quelques jours avant une piqûre de rappel. Un
discours du maire de la ville ou de toute autre personne
influente pour clôturer la journée peut également vous faire
marquer des points.
Certaines associations n’en sont plus à leur coup d’essai en
matière d’organisation d’événements de grande ampleur,
faisant appel à de nombreuses entreprises partenaires : la
course de voile de l’Edhec, de Spi Dauphine, le Raid Hannibal
de l’EM Lyon pour quatre jours de rando à travers les Alpes...
N’hésitez pas à contacter ces associations qui, si elles ont leurs
événements bien rodés et bien à elles, pourront probablement
vous donner des conseils pratiques et astuces.
3. LE MUST : CIBLER DES THÉMATIQUES
En allant plus loin, libre à vous d’inventer vos propres variations au
thème du forum, sans forcément en passer par des défis sportifs
hors de prix. Ainsi, votre forum consacré au handicap bénéficiera
des conseils d’Handisup (Nantes) et d’autres associations
mobilisées sur cette thématique, votre forum « spécial métiers
de l’international » sera judicieusement conseillé par l’association
Itinéraire International...
Vous pouvez également choisir de cibler un type de recruteur
spécifique, en consacrant par exemple votre forum à l’emploi
dans les collectivités territoriales. Une fois encore, n’hésitez pas
à prendre contact avec les associations spécialisées et inventez
un forum qui se démarque des autres, grâce au choix d’une
thématique « fil rouge ».
Au final, ces petits forums thématiques vous permettront de
donner un côté convivial à votre rencontre et favoriseront les
contacts. Le recruteur comme l’étudiant ne se sentira pas « un
parmi d’autres », mais plutôt « un parmi les siens » ! Intéressés
par les mêmes thématiques, il leur sera d’autant plus facile
d’entrer en contact.
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