Prim`Time n.44 - Primafrance.com

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M A Î T R I S É . PRIMAFRANCE
>> TRUCS & ASTUCES
Project Management (PM)
PRIMAFRANCE
N O V E M B R E
NOVEMBRE - DÉCEMBRE 2006 N°44 LE JOURNAL DU TEMPS MAÎTRISÉ
QUESTION : Comment créer et afficher des Périodes Financières, et stocker des données dans ces périodes ?
RÉPONSE :
La version 5.0 de PM permet de générer des périodes
financières dont vous pouvez définir la fréquence et les
dates de début et de fin. Il est aussi possible de stocker les
données d’une période et de les afficher de manière tabulaire ou graphique.
Pour cela :
1) Créez les périodes financières dans le menu Admin /
Périodes Financières.
3) Vous pouvez afficher les données stockées dans
la période, dans un tableau ou sur des courbes.
Dans l’échelle de temps, choisissez un intervalle de
temps : période financière annuelle, mensuelle ou
hebdomadaire.
Définir la plage
temporelle dans
laquelle créer
des périodes
financières
Définir la durée
de chaque
période
Définir le jour
qui clos la
période
Lancer la création
des périodes et
les renommer
4) Vous obtenez le résultat suivant :
2) Une fois la période passée, stockez les données dans le
menu Outils / Stocker la Période.
Définissez
la durée
de chaque
période
N ews
>> DOSSIER
Exemple : Comment intégrer mes périodes comptables qui ne sont pas basées sur des mois calendaires ?
Édito
Mondialisation des marchés
et délocalisation des activités
impliquent pour les entreprises la nécessité de passer
d’un management vertical,
mono-projet, à un management
transversal, multi-projets.
Consciente de cette réalité,
PrimaFrance accompagne ses
clients dans la refonte des
méthodes de gestion de l’entreprise, grâce à des outils
dédiés permettant d’améliorer
les performances, d’élargir les
méthodes de gestion de projet,
et de centraliser les ressources et les compétences.
Les consultants de PrimaFrance,
spécialistes des outils Primavera,
vous assistent dans le processus de migration de Primavera
Project Planner (P3) vers Project
Management (PM).
Formés à l’accompagnement
au changement, nos consultants connaissent parfaitement
les problèmatiques générées
par le passage à une gestion
multi-projets.
De P3 à PM :
Conseils pour
une migration réussie
Professionnelle du management de projet, PrimaFrance,
à travers la solution Primavera, vous apporte une
réponse à la fois informatique, méthodologique et organisationnelle.
Pré requis Connaissance de P3
Public concerné Utilisateurs avancés
de P3
Depuis quelques années, PrimaFrance vous propose la
migration de votre outil P3, outil de planification d’un projet
d’envergure, vers PM, véritable système de management
par projet, permettant non seulement la gestion d’un projet,
mais également celle d’un portefeuille de projets.
Contenu
- Gestion des ressources et des coûts
- Définir et analyser les ressources
hiérarchiques
- Définir et analyser les ressources
pilotes
- Gestion des centres de frais
- Créer des graphiques ressources
- Créer et configurer des rapports
de ressources et de coûts
- Calendriers de ressources
- Niveler les ressources
- Construire un groupe de projets
- Personnaliser les données du projet
- Champs personnalisés
- Améliorer les présentations avant
publication
PrimaFrance consacre ce dossier à la procédure éprouvée de
migration de P3 vers PM, dont voici les différentes phases :
- les décisions à prendre avant d’entamer la migration,
- la revue du planning P3,
- les paramétrages de PM,
- la définition des options de paramétrage par défaut
(fichier PRMCONVERT.INI),
- la réalisation d’import dans PM,
- la vérification du résultat dans PM,
Contact Tél. : + 33 (0)1 56 83 87 30 –
Fax : +33 (0)1 56 83 87 40
[email protected]
- la finalisation du paramétrage dans PM.
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Calendrier des Formations déc. 2006 – janv. 2007
Project Management
(PM)
Project Management (PM)
Primavera Project Planner (P3)
601 Du 11 au 13 décembre 2006
Du 22 au 24 janvier 2007
102
602
Le 14 décembre 2006
Comment créer et afficher des
Périodes Financières, et stocker
des données dans ces périodes ?
603
Le 15 décembre 2006
> page 4
Du 4 au 6 décembre 2006
Du 15 au 17 janvier 2007
Durée 1 jour
Objectif pédagogique Procurer une
vue approfondie de la gestion des
ressources et des coûts utilisée dans
P3 et permettre aux utilisateurs de se
familiariser avec les fonctions
avancées de P3.
>> FORMATIONS
SureTrak Project Manager
401 Les 29 et 30 janvier 2007
A compter de janvier 2007,
vous sera proposé le cours
605 : « Fonctionnalités
avancées de P3 »
PrimaFrance répond par un accompagnement solide à
toutes vos problématiques de process et de transfert
de compétences, sans oublier, la réussite de vos
implémentations.
En bref
Directeur de la publication : Anne-Marie Morgado. Rédacteur en chef : Solenn Broquet - N°ISSN 1299 104X
Tour d’Asnières - 4 avenue Laurent Cely - 92606 Asnières-sur-Seine cedex
Tél. : +33 (0)1 56 83 87 30 - Fax : +33 (0)1 56 83 87 40 - e.mail : [email protected] - Site Web : www.primafrance.com
Une nouvelle formation
à Primavera Project
Planner (P3)
vous présente
ses
meilleurs vœux
pour 2007
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De P3 à PM
1. DÉCISIONS AVANT LA MIGRATION
a- Organisation des projets
– Puis, j’importe les projets P3 sous les niveaux
EPS de PM correspondants :
• Listez les projets qui doivent être migrés ;
• Définissez l’EPS cible dans PM (c'est-à-dire
la manière dont vous allez organiser vos
plannings – projets P3 - dans la base PM) ;
Note : Pour faciliter la migration, un EPS
temporaire peut être créé. Il vous faudra
prévoir dans ce cas, un nœud EPS par groupe
de projets à importer, ainsi que la méthode de
passage de l’EPS intermédiaire à l’EPS cible.
• Définissez les groupes de projets devant être
fusionnés ou non.
Note : La fusion des sous-projets d’un même
groupe est une option de l’assistant d’import.
Exemple :
– Je gère 3 groupes de projets avec P3 : APEX,
CLIN et ENGR
e- Vérification du dictionnaire
des ressources
• Supprimez les guillemets (‘’) dans le
« resource name » ;
• Vérifiez le traitement des ressources sans unité ;
• Vérifiez que le dictionnaire de codes activités
est bien à jour dans P3.
Note : Les valeurs de codes activités qui sont
affectées aux activités dans P3, mais qui
n’existent pas dans le dictionnaire des codes
activités de P3 ne sont pas importées dans PM.
Un layout peut être utile pour la vérification.
• Comparez le nombre total de tâches (« Activity
Count ») dans P3 et PM pour vous assurer que
toutes les tâches ont été transférées. Pour
cela, vous pouvez créer un layout dans PM dans la Vue des Projets.
b- WBS
• Les codes WBS de P3 sont convertis en une
structure hiérarchique WBS dans PM ;
• Choisissez d’importer ou non des codes WBS
non utilisés dans P3 (Cf. les spécifications
possibles dans le fichier PRMCONVERT.INI –
tableau ci-contre). Par défaut, les codes WBS
de P3 qui ne sont pas assignés à des tâches
ne seront pas importés.
• Définissez la structure cible du RBS dans PM ;
Note : Pour faciliter la migration, un RBS
temporaire peut être créé avec un nœud RBS
par groupe de projets importés.
• Décidez si les « resource ID » existants dans
des projets P3 différents doivent correspondre
à la même ressource (Option de l’assistant
d’import).
Dans PM, toutes les ressources de la base de
données sont réunies dans le même dictionnaire afin d’être disponibles pour tous les
programmes de la base :
f- Définir la stratégie pour les informations
non converties
• Les codes « Activity ID » et les « Alias » ne
sont pas convertis ;
• La limite normale des ressources n’est pas
importée, seule la limite maxi est convertie ;
• La contrainte Zero Total float n’est pas
convertie.
Note : Layouts, filtres, global change et
rapports ne sont pas convertis.
3. PARAMÉTRAGES DANS PM
• Structurez l’EPS (voir exemple ci-dessus) ;
• Structurez le RBS (voir exemple ci-dessus) ;
• Définissez les Notebooks Topics (Bloc-notes)
cibles ;
• Assurez-vous de la cohérence entre la table
de conversion des durées dans PM et le coefficient multiplicateur utilisé lors de l’import
(menu Admin, Préférences Admin) :
• Paramétrez les droits d’accès, layouts, filtres,
global change…
DÉTAILS DU FICHIER PRMCONVERT.INI
Paramètres relatifs au WBS
WBSCodeCopyLimit=[#]
Limite par défaut = 12.000. Si (nombre de WBS codes) X (nombre de projet) supérieur
à la limite, alors le paramètre MergeSubproject est traité comme « =1 » donc importe
tous les sous-projets dans un unique projet PM.
NoCopy=[0,1]
Par défaut : 0 - Option 1 : Le WBS n’est pas importé dans chaque sous-projet.
KeepUnused=[0,1]
Part défaut : 0 - Option 0 : Les codes WBS non affectés sont ignorés.
Option 1 : Tous les codes WBS sont importés.
AutoSelect=[0,1]
Par défaut : 1
Option 1 : Tenter de faire correspondre le WBS avec la structure hiérarchique des
projets. Une branche unique de WBS sera créée pour chaque projet du groupe de
projets.
2. REVUE DU PLANNING P3
a- Vérification
des droits d’accès
Settings
• Le projet P3 doit être en multi-utilisateurs.
• L’utilisateur « Everyone » doit avoir les droits
de lecture/écriture sur le projet, ou P3 doit
être installé sur la machine.
MergeSubprojects=[0,1]
Par défaut : 0
Option 1 : Combiner tous les sous-projets dans un unique projet PM.
Option 0 : Créer un projet PM pour chaque sous-projet P3.
NoUI=[0,1]
Pour les imports réalisés par batch :
Par défaut : 0
Option 0 : l’Interface utilisateur apparaît.
Option 1 : l’Interface utilisateur n’apparaît pas.
TrimActivityIDs=[0,1]
Par défaut 0
Option 1 : Supprime les espaces précédents l’ID d’activité.
DailyMultiplier=[#]
Multiplicateur par défaut : 8 - Nombre entier d’heures par jour utilisé pour la conversion des plannings P3 en jour (Mettre en cohérence la table de conversion PM).
CalcCosts=[0,1]
Option 1 : PM recalcule les coûts en fonction de ses propres paramètres.
Option 0 : Conserve les coûts de P3. Paramétrage par défaut : 1.
LumpSumAsExpense=[0,1]
Option 1 : Importe les Budgeted cost sans Unités de ressource comme des « Expenses ».
Option 0 : Importe les Budgeted cost sans Unités de ressource comme des ressources
avec un coût budgété (sans Unités également dans PM). Paramétrage par défaut : 1.
LogName=[name of log]
Spécifier dans quel Notebook Topic importer les activity logs.
Par défaut : Création d’un Notebook Topic « P3 Activity Log Info ».
b- Vérification des « Targets »
• Détachez les « Targets » en vue d’un import
distinct.
d- Modélisation des coûts
• Décidez de fusionner ou non les « Cost
Account » (option de l’assistant) ;
Note : Dans PM, les « Cost Account » sont
globaux. Par défaut, lors de l’import depuis P3,
une branche est créée pour chaque projet.
• Décidez de convertir les coûts non associés à
des unités de ressource en « expense » ou en
affectation de ressource avec un coût budgété.
(Option de l’assistant).
e- Import des Logs de P3
• Décidez du Notebook (Bloc-notes) de PM dans
lequel importer les logs (remarques) de P3.
• Les unités de planning « semaine et mois » ne
sont pas supportées dans PM ;
• Vérifiez la cohérence des chaînes heures et
jours entre le dictionnaire de ressources et le
fichier PRMCONVERT.INI ;
• Vérifiez la cohérence du facteur de conversion
heure/jour dans PM et PRMCONVERT.INI.
Note : Les unités de ressources en heure sont
importées en heure pour les affectations ;
Les unités de ressources en jour sont multipliées par un facteur de conversion pour les
affectations (x 8 par défaut) ;
Les unités autres que heure et jour sont traitées comme des heures ou des jours en
fonction du choix dans l’assistant d’import.
• Attachez les projets « Targets » importés
comme baselines ;
• Vérifiez les calendriers (importés en global) ;
• Vérifiez les codes projets ;
• Mettez à jour les règles du « schedule » de PM
par rapport aux « autocost Rules » de P3 ;
• Vérifiez les marges des sous-projets importés distinctement (elles sont basées sur la
date de fin de chaque projet) ;
• Traitement des données non migrées (les
« Layouts », les « Filtres », les « Reports » et
les « Global Change »).
7. FINALISER LE PARAMÉTRAGE DE PM
• Vérifiez qu’un même code WBS n’est pas
affecté à des activités appartenant à un sousprojet différent (duplication de la branche de
code WBS).
c- Vérification des Unités
de planning et de ressources
– Je crée la même structure en utilisant l’EPS
de PM :
6. VÉRIFICATIONS DANS PM
f- Codes WBS
c- Organisation des ressources
Les codes activités de projets importés séparément deviennent globaux (accessibles pour
tous les projets de la base PM).
Dans cet exemple, les Logs P3 (« journaux de
tâches » P3) seront importés dans un Blocnotes nommé « Remarques P3 ».
4. FICHIER PRMCONVERT.INI
Le fichier PRMCONVERT.INI permet de définir
les paramètres d’import par défaut.
Il est créé après le premier import de fichier P3
dans le répertoire WINDOWS ou WINNT. Ce
fichier Texte peut être modifié avec le Blocnotes de Windows. Il est possible d’y ajouter
des paramètres supplémentaires.
Le tableau ci-contre présente quelques
commentaires sur les différentes sections que
vous pourrez trouver dans ce fichier PRMCONVERT.INI.
d- Présence d’activités
dans le groupe de projets
5. IMPORTER LE PROJET
Dans le cas où l’on décide de ne pas fusionner
les projets lors de l’import, il faudra, pour qu’un
projet représentant le groupe soit créé dans
PM, que ce groupe contienne au moins une activité. Sinon, seuls les sous-projets seront créés
en tant que projets dans PM.
Note : Ne cochez pas « calculer le projet »
après l’import dans l’assistant si des dates de
P3 ont été spécifiées et qu’elles ne résultent
pas du calcul d’ordonnancement.
Faites une baseline (référence) dans PM pour
identifier les écarts avant de lancer le calcul.
Paramètres relatifs aux « Resource Units »
Labor=[unit of resource]
Spécifie les unités de mesure des ressources « Labor ».
Utiliser des virgules comme séparateur.
NonLabor=[unit of measure]
Spécifie les unités de mesure des ressources « Non Labor ».
Utiliser des virgules comme séparateur.
Dans la version 4.0, création automatique des ressources « Materials ».
Chaînes par défaut pour les heures = h,h.,hr,hr.,hrs,hrs.,hour,mh,mh.,mhs,mhs.,
rh,rh.,rhs,rhs.,ph,ph.,phs,phs.
Chaînes par défaut pour les jours = d,d.,day,days,md,md.,mds,mds.,rd,rd.,rds,rds.,
pd,pd.,pds,pds.
Dans un projet P3 en jour, la liste des heures peut être applicable aux ressources.
Dans un projet P3 en heure, la liste des jours peut être applicable aux ressources.
BlankIsLabor=[0,1]
Option 0: un champ vide comme Unité de ressource est considéré comme « Non Labor ».
Par défaut : 1.