Thales Avionics automatise le traitement de ses factures

Thales Avionics
Points clés
ENJEUX
• Dégager des gains de productivité
• Compenser les départs en retraite.
• Localiser rapidement les factures
dans le workflow de traitement
• Assurer la traçabilité du flux de
factures, de la réception jusqu’à
l’archivage
• Intégration complète du flux
comptable à SAP
BenefiCES
• 70% des factures avec bon de
commande rapprochées automatiquement
• Suppression du traitement papier
• Traçabilité des factures en temps
réel
• Retour des comptables sur des
tâches à haute valeur ajoutée
• Augmentation des capacités de
traitement
• Visibilité sur les fournisseurs
• Simplification de l’administration
• Réactivité plus forte
Chiffres clés
• N°1 en Europe
• N°3 dans le monde
• 6200 salariés à travers le monde
• 1400 fournisseurs
• 150 000 factures par an, plus de
300 000 pages
SYSTEME
• Basware Invoice Processing
• Basware Order Matching
• Basware Manual Matching
• Intégration avec SAP R/3
“Avec Basware Invoice Automation, nous sommes
capables de dire immédiatement à un fournisseur où
en est sa facture. C’est un atout énorme.”
Jean-Noel DECRAENE
Directeur comptable de Thales Avionics
Thales Avionics automatise le traitement
de ses factures fournisseurs avec Basware
Invoice Automation
En 2004, le département Comptabilité de Thales Avionics, confronté
à une vague de départs en retraite, décide d’automatiser ses factures
fournisseurs afin d’optimiser ses gains de productivité.
Les enjeux
Fournisseur leader de solutions électroniques
à destination de l’aviation civile ou militaire, la
division Aéronautique de Thales est devenue
le partenaire incontournable des constructeurs
mondiaux. Elle domine le développement et la
production d’équipements de guidage et de navigation à destination des programmes spatiaux
(Airbus), des programmes de Défense (guidage,
navigation et contrôle de missiles), ou des flottes
militaires et civiles.
Au total, 1400 fournisseurs facturent le département comptable de la division Aéronautique de
Thales. Plus de 12 000 factures sont reçues mensuellement auxquelles sont adjointes différentes
pièces comptables et annexes. L’enjeu était triple. Thales Avionics a cherché à s’équiper d’un
outil permettant d’assurer la traçabilité de son
flux factures, dès sa réception au service courrier
jusqu’à son archivage. Le départ en retraite d’un
personnel non remplacé a également favorisé la
recherche d’un gain substantiel de productivité
sur les tâches à faible valeur ajoutée. Enfin, suite
à l’implémentation de SAP R/3 , Thales Avionics a
cherché à faciliter l’intégration complète de son
flux comptable à son nouvel ERP.
SOLUTIONS
Pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs, Thales Avionics a choisi Basware Invoice
Processing et Order Matching. “Actuellement le
rapprochement se fait sur le numéro de poste de
commande, au niveau du détail de la ligne. Cela
a permis un rapprochement automatique des
factures de leurs bons de commande à hauteur
de 70%. Désormais, très rapidement, on est capable de dire à un fournisseur : votre facture a été
payée, elle est traitée / elle est en litige.” Tout en
absorbant un surplus d’activité, le service comptable peut maintenant se consacrer au contrôle de
gestion et à l’analyse des coûts.
Bénéfices
-70% des factures avec bon de commande sont
rapprochées automatiquement
-Suppression du traitement papier
-Traçabilité des factures en temps réel
-Focalisation des comptables sur des tâches à
haute valeur ajouté
-Factures traitées au maximum dans les 48h
-Réponse immédiate aux fournisseurs
-Réduction des délais d’approbation, de traitement et fiabilisation du délai de règlement
Basware – Plus de 1200 clients dans une cinquantaine de pays.
© Basware Corporation 2008 |
www.basware.com
« Basware, ce n’est pas qu’un éditeur qui vend de la
licence, c’est l’apport d’une réelle expertise sur le
domaine « facture ». Nous avons su, ensemble,
profiter des expériences de chacun sur ce projet. »
Thales Avionics
Lionel BONNAUD - Chef de projet Division Service de Thales
Basware Invoice Automation chez Thales Avionics
Basware
Gestion des litiges
THALES
Thales Avionics appartient à la division Aéronautique du groupe
Thales.
La société emploie près de 6200
personnes et se positionne en maître d’oeuvre, architecte systèmes, et
fournisseur d’équipements et services dans le domaine des systèmes
avioniques.
Thales Avionics a pour vocation
d’être le partenaire industriel des avionneurs, des compagnies aériennes,
des armées de l’air et des opérateurs, qu’ils soient civils ou militaires.
L’entreprise est le leader européen de
l’électronique de vol et l’un des trois
plus grands constructeurs mondiaux
capables de fournir des ensembles
complets d’électronique de vol.
www.thalesgroup.com
BAsware
Basware est le leader mondial des
solutions de Purchase-To-Pay avec
plus de 1200 clients et 650 000
utilisateurs dans plus de 50 pays. Les
solutions Basware sont distribuées et
implémentées en Europe, aux EtatsUnis et en Asie-Pacifique via un large
réseau de filiales et de partenaires
www.basware.com
Rapprochement
automatique
Transfert pour paiement
SAP
Interview de M. Jean-Noel DECRAENE, Directeur comptable Thales Avionics.
Pourquoi avoir fait le choix de Basware ?
“Basware Invoice Automation, dès le départ, proposait la meilleure solution par rapport à notre
besoin de rapprochement automatique. Le coût
n’était pas tellement un critère discriminant. Il
s’agissait plus d’une problématique de réponse
exacte à la demande. Les équipes, de Basware et
de Thales Service, notre intégrateur, étaient celles
qui ont su écouter et répondre au plus prêt de nos
besoins réels. Ce fut confirmé par la suite. Face à
nos questions : « Le cahier des charges a-t-il été
compris, le retour est-il conforme, l’écoute est-elle
là ? » L’écoute était là, et elle l’est toujours.
Cette intégration a-t-elle été facile ?
“L’adaptation des équipes a été beaucoup plus
rapide en interne que ce qui avait été imaginé à
l’origine. L’implication des équipes Basware, alliées
au professionnalisme de l’équipe de la division
Services de Thales, s’est traduite dans une formation et un accompagnement de qualité permettant une adaptation tout en souplesse du logiciel
aux exigences fonctionnelles.
C’est dû en premier lieu a la complémentarité et a
la grande réactivité des équipes de
Thales Services et celles de Basware ainsi qu’à
l’échange entre les équipes et le chef de projet
tout au long du projet. Il y a eu de l’écoute dans
les deux sens :
Nos processus sont-ils cohérents ? Faut-il les
adapter? Faut-il former les gens, pas à l’outil, qui
est simple, mais aux processus? C’était une grosse
révolution car dans le même temps il y a eu
changement d’outil comptable. Le succès d’une
implémenta¬tion réside dans le dialogue avec les
utilisateurs, l’assurance que cette mise en place ne
perturbe en rien ou améliore le reste des services, et dans la prise en compte de l’ensemble des
processus. Ce qui a permis un excellent retour, en
deuxième lieu, c’est la fonctionnalité de matching
automatique, qui a rendu le gain sensible immédiatement. En outre, le bénéfice induit par le workflow de l’outil (qui permet de ne plus chercher le
numéro de fax, la facture…etc) automatique a été
un grand bond en avant. “
QUELS SONT LES RESULTATS AUJOURD’HUI ? “Aujourd’hui, 70 % des factures sont rapprochées
automatiquement grâce à Basware Order Matching. Nous avons compensé le départ en retraite
de 4 personnes et fait face dans le même temps
à une augmentation annuelle du nombre de
factures traitées de 130000 à 150000. Les gros
volumes de factures et les litiges sont totalement gérés par l’application; conséquence: nous
n’avons plus aucun retard de paiement.“
« Basware, ce n’est pas qu’un éditeur qui vend de
la licence, c’est l’apport d’une réelle expertise sur
le domaine « facture » Nous avons su, ensemble,
profiter des expériences de chacun sur ce projet. »
Lionel Bonnaud, Chef du projet, Division Service
de Thales
CON TR OLLED PERFO RMANC E
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