The Dirty Little Secrets of the Warehouse Management

Tout ce que l’on ne vous dit pas sur les systèmes de gestion
d’entrepôt
Introduction
Il est des secrets qu’on se garde bien de vous faire partager, et parfois là où vous vous y
attendez le moins. L’industrie des WMS (systèmes de gestion d’entrepôt ou « Warehouse
Management System ») a les siens. Pour faire le bon choix, lorsque vous comparez des
systèmes de gestion de vos opérations logistiques, rien ne doit échapper à votre vigilance.
Rechercher, évaluer, choisir et mettre en œuvre un WMS n’est pas chose simple. Cela
demande de l’attention, du temps, et une parfaite connaissance des objectifs de
l’entreprise, afin que le système fonctionne de façon optimale et vous permette de vous
démarquer de la concurrence sur le long terme. Apprendre à comparer d’un œil critique
les différents fournisseurs de systèmes de gestion d’entrepôt ainsi que leurs produits et
leurs services vous aideront à éviter les pièges et à faire le bon choix.
Ce que ce rapport va vous apprendre
Ce rapport vous révèle cinq secrets qu’il vous sera bien utile de connaître avant de choisir
un WMS. Ils vous aideront à évaluer et sélectionner les systèmes proposés sur le marché
de façon à répondre au mieux aux besoins de votre entreprise, de vos clients et à garantir
la performance à long terme de votre organisation, en conservant toujours une longueur
d’avance sur vos concurrents.
Les cinq secrets de l’industrie des WMS
1. Les WMS empêchent souvent les entreprises de se différencier.
Les responsables des chaînes d’approvisionnement et de la logistique cherchent
généralement à répondre à deux objectifs simples : que les produits de l’entreprise
parviennent aux clients d’une manière qui réponde à leurs attentes (dans les délais et
complète), et que ce premier objectif soit atteint en réduisant au maximum les coûts
pour les opérations qu’ils génèrent.
Les entreprises se différencient par rapport aux autres de par la manière dont ils
atteignent ces objectifs et de par leur efficacité à y parvenir. Le problème reste
toutefois que les besoins et les attentes des clients ne cessent de changer, et que vous
n’avez aucun moyen de savoir ce que l’on attendra de vous dans les six mois qui
viennent, et encore moins dans les années suivantes.
Pour garantir le succès à long terme de votre entreprise, vous devez pouvoir compter
sur un WMS qui vous permette de répondre à vos besoins d’aujourd’hui, mais qui
puisse aussi s’adapter rapidement aux changements aussi imprévisibles soient-ils.
Lorsque vous évaluez un WMS, pensez-vous vraiment qu’il soit suffisant de supposer
que les caractéristiques et fonctionnalités offertes par le fournisseur seront à même de
toujours répondre à vos besoins d’une manière qui vous permettra de vous démarquer
par rapport à vos concurrents ?
En tout état de cause, pourquoi mettriez-vous en danger, en faisant cette impasse,
votre capacité à atteindre ces objectifs (même partiellement) alors que les enjeux sont
aussi importants ?
Les WMS standard pourvus de fonctionnalités reposant sur les meilleures pratiques
de l’industrie sont certes à même de prendre en charge la plupart des facettes de vos
opérations, mais cela ne suffit pas pour vous différencier de vos concurrents. Un
WMS capable de s’adapter rapidement et facilement aux changements peut se révéler
une arme redoutable face à la concurrence. Malheureusement, l’approche adoptée par
la plupart des WMS pour répondre à ces changements est très loin d’être parfaite. Ces
systèmes reposent en effet, en général, sur un mécanisme de sélection d’options dont
le but est d’adapter le fonctionnement du logiciel à l’évolution des besoins.
Toutefois, aucun système ne peut bien entendu disposer de l’intégralité de toutes les
options nécessaires, les entreprises ayant des besoins excessivement différents. La
solution proposée par ces systèmes est donc d’incorporer, à l’aide de programmes
spécifiques personnalisés ….souvent fort onéreux, et la plupart du temps exécutés
par le fournisseur lui-même, les fonctionnalités non prises en charge. Ce code est
ajouté au moment de la mise en œuvre initiale du système pour combler l’écart entre
le produit standard et les besoins spécifiques de l’entreprise.
Au fur et à mesure que vos besoins évoluent, vous devrez soit contacter votre
fournisseur pour qu’il apporte des modifications, généralement coûteuses, au système,
soit vous débrouiller avec les options existantes. Pour réduire les coûts, les entreprises
finissent généralement par renoncer à introduire les changements nécessaires (ainsi
que les mises à jour, abordées plus loin dans ce document) et à progressivement se
contenter des fonctionnalités standard de leur WMS. En clair, elles choisissent de ne
pas incorporer les processus novateurs qui les aideraient à se démarquer de leurs
concurrents.
Votre « profil » de commandes , vos stratégies commerciale et/ ou de distribution
risquent fort de changer dans le temps, sans compter tous les évènements
imprévisibles, qui vont tous impliquer des réactions rapides et des idées neuves de
votre part pour rester dans la course. Votre nouveau WMS doit être assez souple pour
pouvoir incorporer vos nouveaux processus, rapidement et efficacement. C’est vous,
qui mieux que n’importe quel fournisseur de WMS, savez ce dont votre entreprise et
vos clients ont besoin. Et ces connaissances sont essentielles pour mettre en œuvre un
système qui vous permettra de tirer le meilleur parti de toutes vos nouvelles idées.
Ce que vous pouvez faire :
• Demander à votre fournisseur de vous faire une démonstration détaillée de la façon
dont les changements sont implémentés dans le système.
• Parler aux clients référencés par le fournisseur afin de vous rendre compte de la
rapidité avec laquelle ils peuvent répondre aux nouvelles exigences et combien coûtent
ces changements. Pensez à demander combien les modifications initiales ont coûtées au
moment de la mise en œuvre du système, et combien les modifications récurrentes
coûtent à l’entreprise.
• Faire appel à un consultant ayant l’expérience de l’évaluation d’entreprises et du choix
de systèmes. Ces cabinets peuvent vous fournir des conseils vitaux en matière
d’évaluation opérationnelle et de recherche des meilleurs fournisseurs.
2. Les cauchemars des mises à jour des WMS.
L’industrie des WMS repose pour une large part sur la fourniture de services aux clients,
et non sur le développement de logiciels évolutifs. Nombre de fournisseurs de WMS
tirent une bonne partie de leurs revenus de la personnalisation, pour leurs différents
clients, de leurs solutions standard. Cette approche n’est pas soutenable sur le long terme,
car elles risquent de vous rendre dépendants du fournisseur, non seulement pour réaliser
les changements nécessaires pour vous permettre de vous adapter aux nouveaux défis de
l’entreprise, mais aussi, et cela est encore plus important, en raison des avancées
technologiques proposées par le fournisseur sous la forme de mises à jour.
Pourquoi ces mises à jour paralysent-elles vos opérations et votre rentabilité ? La raison
en est simple : en raison de leur conception-même, nombre de systèmes conventionnels
ne permettent de réaliser des adaptations que par le biais unique de paramétrages. Les
changements non pris en charge par ces mécanismes nécessitent un codage personnalisé,
qui est perdu lors des mises à jour. Comme nous l’avons mentionné dans la première
section, le code personnalisé est ajouté au moment de la mise en œuvre initiale du
système pour combler l’écart entre le produit standard et les besoins spécifiques de
l’entreprise. Au fur et à mesure que les besoins se développent, le fournisseur ajoute des
codes. Dans certains cas, les changements ont été tellement nombreux que toute
modification devient une opération majeure, qui réduit, voire élimine complètement la
capacité du système à être modifié.
La mise à jour de ces systèmes ainsi enrichis en codes spécifiques peut entraîner des
coûts astronomiques, allonger les délais d’exécution et générer des risques pour le
système et les opérations. Toutes les modifications ayant nécessité un codage doivent être
réappliquées lorsque le système est mis à jour. D’où le risque d’entraîner un processus
sans fin, générant des pertes de compétitivité, voire des dommages irréparables aux
relations avec certains clients. Vous risquez d’arriver à un point tel qu’il devient difficile
de justifier les mises à jour d’un point de vue financier, le processus n’apportant plus que
des résultats négatifs.
Ces scénarios cauchemardesques sont aujourd’hui connus, et les entreprises ont appris à
mieux réfléchir à leurs choix technologiques et à ce qu’ils attendent. L’industrie des
WMS dans son ensemble a toutefois été lente à réagir et répondre à ces besoins en
proposant des solutions adaptées. Les entreprises souhaitent des solutions évolutives, et
souhaitent pouvoir elles-mêmes apporter des changements sans avoir à dépenser des
fortunes ou attendre que leur fournisseur soit disponible. Nous assistons donc à une
transformation de l’industrie, qui, plutôt que d’être
axée sur le fournisseur et dictée par les services,
devient de plus en plus axée sur le client et dictée
par la souplesse des produits.
Ce que vous pouvez faire :
•
Evaluer le coût total de possession du
système sur plusieurs années et comparer vos
résultats avec les autres clients du fournisseur. Les
utilisateurs ont-ils été en mesure d’apporter des
changements eux-mêmes ou ont-ils dû faire appel
au fournisseur ?
•
Demander aux fournisseurs de vous fournir
des références clients, afin de vous informer sur
l’approche globale des mises à jour, ainsi que le
temps et les coûts impliqués. Les changements ontils pu être transférés à la nouvelle version ou ont-ils
dû être réappliqués ? Ont-ils eut besoin de définir
des codes personnalisés ?
Comment fonctionnent les SOA ?
Une architecture orientée services permet de
développer des solutions à partir de parties des
fonctionnalités de l’entreprise exposées en tant que
services. Ces services englobent la logique de
l’entreprise, les périphériques et toutes sortes de
technologies de l’entreprise. Ils peuvent être exploités
séparément et/ou assemblés de différentes façons afin
de créer des processus d’entreprise. Si des
changements s’imposent en raison de l’évolution des
besoins de l’entreprise, les services peuvent être
réorchestrés de façon à s’adapter au changement sans
avoir à modifier le code sous-jacent, qui représente
une opération coûteuse (personnalisation). Si une
architecture est réellement SOA, elle devrait permettre
de réaliser des mises à jour sans avoir à recourir à de
vastes projets de consultation. Elle devrait disposer
d’une « plateforme » fonctionnant avec le système
d’exploitation, et un environnement de
développement unique permettant d’optimiser le
comportement et l’assemblage des services
constituant la solution.
3. Les « architectures orientées services », sur lesquelles reposent de nombreux
WMS, forcent souvent les entreprises à s’adapter au logiciel.
Les demandes de logiciels plus souples et de technologies émergentes comme XML,
WSDL et SOAP ont entraîné l’adoption d’architectures orientées services (serviceoriented architectures ou SOA). Et ce pour une bonne raison. Les SOA permettent en
effet de réduire les coûts et d’accélérer les modifications des systèmes. Elles impliquent
des coûts de possession réduits, en offrant au propriétaire du système la souplesse dont il
a besoin. Toutefois, pour que les SOA puissent apporter de tels avantages, les
applications doivent s’appuyer, depuis le début de leur conception et de leur
développement, sur des logiciels « flexibles ».
Nombre de fournisseurs de logiciels ont repris les bases de codes existants et ont mis en
avant certains éléments de ces bases de code comme des services. Si cela offre davantage
de souplesse, nous sommes loin du niveau dont la plupart des entreprises ont besoin.
Cette approche manque en effet de souplesse pour deux raisons. La première est que
l’entreprise se trouve entièrement dépendante des décisions du fournisseur quant aux
fonctions de l’entreprise qu’elle présentera en tant que services, ce qui signifie que la
souplesse sera toujours limitée par les produits du fournisseur. La seconde est que cette
approche suppose, à tord, que les utilisateurs n’auront jamais besoin de changer le
comportement sous-jacent d’un service. Les véritables architectures SOA réellement
souples et adaptables doivent permettre aux utilisateurs de changer le comportement
sous-jacent d’un service, afin de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
En somme, si il est possible de migrer les systèmes existants vers des SOA, cela ne
procure en fait que peu d’avantages en dehors d’incorporer une technologie nouvelle ou
de répondre en apparence aux besoins du marché.
Les SOA ne sont pas des systèmes monolithiques constitués de technologies rigides et
anciennes retravaillées afin de s’adapter aux dernières normes. Ce schéma reviendrait à
mettre à jour une Ford T afin de pouvoir l’utiliser sur la route aujourd’hui. La voiture
ainsi adaptée pourrait légalement rouler, mais ne présenterait pas les caractéristiques de
performance que recherchent la plupart des conducteurs. Une vraie SOA est capable de
manipuler le comportement du système lui-même. Et pour cette raison, il permet de
s’adapter aux changements auxquels votre entreprise sera confrontée sur le long terme.
Vous n’aurez donc pas besoin de changer la façon dont vous travailler pour vous adapter
au logiciel.
Ce que vous pouvez faire :
• Considérer les avantages financiers que procurent la vraie souplesse, et évaluer le
modèle d’entreprise du fournisseur en fonction de ce critère. Apprendre à distinguer les
prétentions des différents fournisseurs quant à leurs SOA (est-ce purement marketing ou
ont-ils véritablement une direction stratégique à long terme).
• Demander aux fournisseurs de vous faire une démonstration de la façon dont les
changements sont apportés au système et de vous donner des exemples précis de
changements apportés par leurs clients. Les paramétrages d’options ne constituent pas
toujours une manière efficace d’apporter des changements.
• Demander comment les mises à jour sont réalisées. Les changements apportés
précédemment sont-ils automatiquement transférés ou le fournisseur (ou un consultant)
doit-il les réappliquer à la nouvelle version ?
4. Pour les fournisseurs, « répondre à vos besoins » signifie parfois de constituer un
amalgame de systèmes
Le scénario qui suit est monnaie courante. D’ailleurs, vous en avez peut-être vous-même
fait les frais ! Bien souvent, avant de choisir un WMS, les sociétés prennent la peine de
bien comprendre la typologie de leurs commandes et de définir les besoins fonctionnels
de toute l’entreprise, afin d’avoir une idée claire du type de fonctionnalités dont ils ont
besoin. Ils obtiennent même l’approbation du budget et le soutien des décisionnaires de
l’entreprise pour démarrer le projet. Ainsi préparés, ils envoient une demande de
proposition (« RFP ») à divers fournisseurs, certains forts de plus de 10 ans d’expérience
dans l’industrie. Pratiquement tous les fournisseurs répondent que leurs systèmes sont
capables de fournir les fonctionnalités requises. Et pourtant ! On assiste souvent à des
scénarios catastrophes, avec dépassement de coûts et projets ratés.
Comment cela est-il possible ?
Beaucoup d’entreprises se retrouvent dans cette situation parce qu’elles n’exigent pas des
fournisseurs qu’ils leur proposent un système basé sur un logiciel WMS unique et
complet.
Le fournisseur insiste sur le fait que le système répond à tous les besoins, mais il
amalgame en fait les fonctionnalités de plusieurs WMS ou logiciels annexes (ce qui est
trompeur…et dangereux !). En effet, nombre de fournisseurs disposent de plusieurs
WMS suite à des acquisitions et des consolidations.
Il est d’autre part impossible de documenter dès l’origine toutes vos spécifications de
façon suffisamment précise pour éviter tout dérapage ultérieur. Vous serez
nécessairement conduit à modifier le système de manière à ce qu’il s’adapte à vos besoins
avec, en plus des fonctionnalités nouvelles, et des dispositifs qui génèrent des économies
et qui limitent les risques. Pour y parvenir, vous devez donc disposer d’un système qui
répond à vos besoins aujourd’hui et qui puisse s’adapter à vos besoins de demain.
Ce que vous pouvez faire :
•
Demander au fournisseur de se limiter à un WMS spécifique pendant tout le cycle
d’évaluation (pour les réponses de RFP, les démonstrations et les références clients
données). Autrement les fournisseurs qui disposent de plusieurs systèmes risquent en
effet de s’appuyer sur plusieurs systèmes pour répondre à la RFP et vous présenter des
démonstrations attrayantes. Vous risqueriez d’obtenir des réponses positives à votre RFP,
et vous apercevoir plus tard qu’il vous faudrait trois WMS différents pour couvrir vos
besoins !
•
Vous renseigner sur le ratio licence-vs-services du fournisseur, afin de savoir si
vous achetez un logiciel solide ou de simples services pour bricoler continuellement votre
système à long terme.
•
Vous renseigner sur la manière dont les modifications sont apportées, et ce qu’il
advient des modifications que vous avez apportées lorsque vous mettez le système à jour.
Les systèmes qui permettent de transférer les modifications apportées protègent votre
investissement.
•
N’oubliez pas non plus de considérer le ratio coûts/avantages. Ce que vous
recherchez lorsque vous achetez un WMS, ce n’est pas un retour sur investissement en 18
mois, mais un coût de possession raisonnable sur plusieurs années. Généralement, ce
n’est pas le prix du logiciel lui-même qui est le plus élevé, ni celui des services
nécessaires à la mise en œuvre initiale du système. Les plus gros frais sont généralement
générés par les mises à jour forcées et les changements continus, qui dans bien des cas
dépassent le coût des droits de licence.
5. La plupart des applications destinées à la gestion opérationnelle de la chaîne
logistique (SCE) ne sont pas aussi bonnes qu’elles le prétendent.
Les applications types dédiées à la gestion du « Supply Chain Execution » (SCE) sont
composées de plusieurs entités : systèmes de gestion d’entrepôt (WMS), du transport
(TMS), des opérations de manutention automatisée (WCS), de gestion des ressources en
personnel (LMS) et d’une application « chapeau » permettant de les relier ensemble.
Cet ensemble de systèmes peut même comprendre une application de gestion des
relations fournisseurs et/ou clients ainsi que d’autres applications.
La gestion des commandes (« Order Management ») et la planification de la chaîne
logistique sont généralement considérées comme faisant partie du Supply Chain
Management ( « SCM »), ou des solutions de planification avancée et d’ordonnancement (
« APS ») , et non comme des éléments du SCE.
Pour qu’une application SCE soit réellement efficace, elle doit offrir une visibilité claire
des flux de produits dans un ‘monde sans frontières’. Ceci nécessite une structure
technologique unique et évolutive s’étendant à toutes les applications avec une plateforme,
une base de données, une interface utilisateur et un ensemble d’outils également unifiés.
Dans les années 1990, les ERP devaient comprendre tous ces éléments (et quelques autres)
pour être considérés comme un ERP. Une fois que ces exigences furent adoptées, nombre
de fonctionnalités indépendantes et de technologies isolées devinrent obsolètes au profit
d’une intégration applicative (planification des besoins de matières (MRP) / gestion des
commandes / finances, DRP, CRM, etc.…) reposant sur des bases de données intégrés et
évolutives.
Mais est-ce le cas des suites SCE d’aujourd’hui ? Généralement non. Nombre de
fournisseurs ont élaborés leurs suites via des acquisitions. Certains disposent même de
plusieurs WMS qu’ils commercialisent comme étant « spécifiques à l’industrie ». Ces
applications tournent généralement sur des plateformes différentes. Elles partagent
rarement des données sur une plateforme commune, mais dépendent purement et
simplement de modules disparates s’interfacés entre-eux. En outre, elles sont généralement
développées par des équipes différentes qui utilisent différentes technologies et cherchent à
répondre à des objectifs commerciaux. Ce ne sont pas réellement des suites. Il s’agit en fait
de logiciels différents simplement vendus par un même fournisseur.
Ce qui présente de nombreux risques pour les acheteurs. Vous risquez en effet de choisir un
produit qui sera bientôt arrêté ou qui deviendra à long terme secondaire par rapport à
d’autres solutions développées par le fournisseur. Sans compter les fortunes que vous
risquez d’avoir à dépenser en matériel pour que vos applications soient compatibles les
unes avec les autres. Il arrive fréquemment que les fournisseurs d’applications pour
exécution de la chaîne logistique requièrent un mélange de serveurs AS/400®, UNIX® et
Windows® pour exécuter l’ensemble des applications. Et ces différents serveurs utilisent
souvent des technologies différentes telles que Java®, .NET et des codes différents. Cette
configuration exige de votre personnel qu’il connaisse parfaitement tous ces matériels et
toutes ces technologies, qui ne sont pas forcément au cœur de votre stratégie informatique.
Le déploiement risque également de poser problème (si vous essayer de lancer tous les
logiciels ensemble) ou d’être coûteux (car vous devrez sans doute les déployer les uns
après les autres).
Le mot d’ordre est : intégration, le maximum d’intégration !!
Ce que vous pouvez faire :
•
Evaluer de près les besoins en termes de plateforme et d’interface. Demander aux
fournisseurs s’ils ont développés eux-mêmes l’application ou s’ils l’ont achetée. S’ils
l’ont développée eux-mêmes, toutes les applications sont-elles basées sur une même
plateforme d’exécution ? Partagent-elles un même modèle de données ou doivent-elles
faire appel à un système d’interfaçage de leurs modules ?
•
Vous assurer que votre budget de maintenance sera investi dans de la R&D ou des
développements sur la plate-forme que vous achetez. Vous ne devez pas financer le
développement d’une - ou d’autres- technologie(s) dont votre système ne bénéficiera pas.
Conclusion
Acheter un WMS constitue une décision importante pour votre entreprise. Une large part
de la productivité aux Etats-Unis au cours des deux dernières décennies était basée sur
des applications de WMS. Les fournisseurs de logiciels de WMS sont à même de vous
aider à générer plus de retour sur investissement que la plupart des autres acteurs de
l’industrie des logiciels. Vous pouvez accroître la rentabilité et la performance de votre
entreprise en comprenant mieux la nature de cette industrie particulière que sont les
éditeurs de logiciels WMS et en demandant plus aux fournisseurs que vous évaluez.
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