Planifier un projet

Atelier Gestion de projets européens
Pour les ADL
Comment élaborer une planification de
mon projet européen ?
Valérie Henrotte
pour Progress Consulting
UVCW - ADL -9/12/2013
Méthodologie et
principes de formation
 Objectif : faire progresser, pas évaluer
 Lieu d’échanges entre participants
 Basé sur votre expérience
 Travail sur les comportements, pas sur les
personnalités
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Détails pratiques
 Horaires et pauses
 GSM
 Syllabus
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Présentations
 Mon nom, mon prénom
 Ma fonction
 Mes attentes
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Objectif Partie: Comment élaborer une
planification de mon projet européen ?
Trouver des clés, outils et techniques pour:
 fixer des objectifs clairs pour un projet
 prioriser les objectifs
 identifier et planifier les tâches qui sont en lien
avec ces objectifs
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Plan
 Introduction: définition, clés du succès
 Fixer des objectifs SMART
 Prioriser les objectifs
 Etablir un plan d’actions
 Planifier un projet
 Différents ateliers
 Travail sur la base d’un de vos projets
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Définition d’un projet
Le projet est une entreprise ponctuelle
et limitée dans le temps
destinée à produire un résultat, un produit, un service
qui répondra aux besoins d’un client.
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Projet & opérationnel
Projet
- Nouveau
- Changement
- Temporaire
- Unique
Opérationnel
- Day to day
- Planifié
- Répétitif
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Clés de succès d’un projet
 Définition claire des objectifs (SMART)
 Définition claire des besoins
 Cohérence avec la stratégie globale de
l’entité
 Prioritisation des objectifs
 Suivi et assistance si nécessaire après la
livraison
 Identification claire des intervenants et de
leurs rôles
 Enthousiasme et optimisme
 Susciter la participation des intervenants
 Forte motivation du PM
…
 Bonne coordination et bonne
communication au sein de l’équipe
 Planification réaliste et suivie
 Qualité de l’analyse, de la prévision et de
la gestion des risques
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Planifier un projet: difficultés et points positifs
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Des objectifs identifiables….
Analyser les besoins exprimés dans les documents à disposition =>
fixer un sujet (le thème du projet), puis des objectifs clairs
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Objectifs SMART
*
Spécifique
*
Mesurable
*
Acceptable
*
Réaliste
*
Temps
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Comment formuler un objectif « clair et
utilisable »?
 Pour être « clair et utilisable », l’objectif doit être SMART.
 Un objectif peut faire référence au qualitatif comme au quantitatif => doit
être SMART dans les deux cas
 Remarque:
 Le qualitatif se mesure aussi, en tout cas s’observe
 définition précise
Exemple : Un objectif comme « mieux communiquer sur l’actualité des
activités des commerces dans la commune X» est un objectif mal défini
et vague.
Le préciser en décrivant plus précisément le qualitatif: EX: « diffuser à
l’ensemble de la population un toute boîte mensuel comprenant
l’actualité des commerces de la commune X »
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Exemple
 « Favoriser la création d’outils de formation »
=> « D’ici un an, les partenaires ADL Z , Ecole d’administration X,…
auront diffusé, un modèle de compétences à acquérir, au sein de
la population des apprentis formés»
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Exercice
Ces objectifs ne sont pas SMART. Transformez-les!
 Mieux communiquer sur la gestion de l’eau
 Améliorer les outils de gestion de l’eau existants
 Finaliser le réaménagement d’une zone portuaire
Travail en duo
10 min de préparation
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Indicateur de performance
 Va permettre de mesurer ou d’observer que l’objectif est atteint.
Est intégré à l’objectif.
 Ex : « D’ici un an, les partenaires ADL Z , Ecole d’administration
X,… auront diffusé un modèle de compétences à acquérir au sein
de la population des apprentis formés. »
=> Diffusion effective
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Atelier 1: Rendre les objectifs clairs et
utilisables
 Objectif:
 Rendre les objectifs du projet clairs et utilisables – Les rendre
SMART.
 Après avoir déterminé le sujet (thème du projet), fixer un objectif
SMART pour le projet (chaque participant part du dossier
distribué)
 Travail en duo
 15 min de préparation
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Comment prioriser les objectifs ?
 Tenir compte de l’importance et de l’urgence de chacun
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Prioriser : comme Eisenhower
URGENT
IMPORTANT
PAS
IMPORTANT
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PAS
URGENT
Important <> Urgent
Importance
Urgence
 Contribue à la réalisation de
vos priorités capitales /
valeurs / mission
 Parfois sans importance
 Parfois peu urgent
 Ex. téléphone qui sonne
 Nécessite une (ré)action
immédiate
 Exige proactivité, initiative
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Atelier 2: Etablir un plan d’actions
 Objectif:
 Fixer un plan d’actions pour chaque objectif
 Lister les actions ( tâches ) en lien avec l’objectif établi
 Travail en duo (Une liste par projet => deux listes par duo)
 15 min de préparation
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Plan d’actions
 Plan d’actions = tâches à accomplir pour atteindre l’objectif
 Exemple :
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Comment définir l’importance d’une tâche?
A. Avant de prioriser, analyser vos tâches
1.
Quel est le destinataire de la tâche ?
2.
Que doit-il se passer exactement ?
3.
Qui est concerné ?
4.
Comment agir ?
5.
Quel résultat faut-il obtenir ?
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Comment définir l’importance d’une tâche ?
B. Une fois la tâche analysée, l’importance de celle-ci sera
déterminée :
- En fonction de l'impact sur l’autre
- En fonction de l'impact sur moi-même
- En fonction de l'impact sur les procédures
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Planification du projet

W.B.S

DiAGRAMME PERT

DIAGRAMME GANTT
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Qu’est-ce que le WBS?

W.B.S. =
Work (which work to achieve the delivrables)
Breakdown (details …)
Structure (organisation …)

décomposition en activités à exécuter par l’équipe projet pour
atteindre les objectifs du projet et créer les délivrables requis. Il
organise et définit l’entièreté du projet. Chaque niveau
représente et détaille les activités du projet.
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Les connexions : diagramme de PERT
 Program Evaluation Review Technical
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Diagramme de PERT
 Conçu par la marine américaine afin de mettre en carte et de garantir la
coordination des tâches.
 Dressez une liste des différentes étapes qui seront nécessaires pour mener à
bien un projet (p. ex. : au moyen de post-it).
 Dessinez un réseau de relations entre les différentes étapes (cercles)
 Ecrivez la lettre correspondant à l’étape au-dessus de la ligne. Le temps estimé
entre les étapes se trouve sous la ligne, entre les cercles. (3) (5) (7) …
 Les étapes prioritaires se trouvent en premier lieu et par ordre chronologique
afin d'indiquer le déroulement correct. (A, B, C)
 Le diagramme montre non seulement la relation entre les différentes étapes
d'un projet, il sert également d'outil à l’indication de certains points critiques.
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Diagramme de GANTT
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Diagramme de GANTT
Conçu en 1917 par Henry L. Gantt
Outil pour le responsable du projet
Excellent moyen de communication entre tous les « acteurs » concernés
par un projet
- Chaque tâche est indiquée au moyen d’une ligne
- L’extrémité gauche de la ligne indique le début de la tâche
- L’extrémité droite de la ligne indique la fin de la tâche
- Les colonnes représentent les jours, les semaines et les mois en fonction de la
durée du projet
- Les tâches peuvent se succéder ou être exécutées en parallèle
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Qu’est-ce qu’un parcours critique?
Dans la planification d'un projet apparaît un parcours
critique quand certaines activités (ou « tâches ») à
faire sont tributaires d'autres activités.
Exemple: Une activité ne peut démarrer qu'après la fin
d'une autre activité.
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Parcours critique
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PERT & GANTT
 Etape 1 : déterminer les tâches à effectuer
 Attribuer une lettre code à chaque tâche à effectuer
 Indiquer leur durée
 Etape 2 : réaliser le tableau des antériorités
 Pour chaque tâche rechercher à quelle(s) autre(s) opération(s) elle
succède
 Etape 3 : évaluer la durée totale du projet
 Etape 4 : repérer les tâches n’admettant aucun retard
 Etape 5 : représenter le chemin critique
 Etape 6 : élaborer le diagramme de GANTT
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Exemple: Achat nouvelle imprimante
LA PLANIFICATION DU TRAVAIL : PERT -GANTT
La décision vient d’être prise d’acquérir une imprimante thermique à codes à barres.
Le choix de l’imprimante déterminera le type d’étiquette qui pourra être utilisé e chez vous.
D’autre part, la formation des opérateurs se fera dans votre organisation. Les tâches à
réaliser, ainsi que leur durée, sont répertoriées ci-dessous :
.
Code
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Description
Collecte de la documentation sur les
imprimantes :
Choix du matériel :
Etude de la documentation,
démonstration par les fabricants :
Installation de l’imprimante, tests de
fonctionnement :
Passation du marché, commande :
Livraison du matériel :
Commande des étiquettes et livraison
:
Etablissement d’un projet d’étiquette :
Test d’impression sur étiquettes et
mise au point :
Formation des opérateurs :
Durée
2 semaines
1 semaine
2 semaines
1 semaine
1 semaine
4 semaines
3 semaines
2 semaines
2 semaines
2 semaines
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Antécédents
Exemple : Achat nouvelle imprimante - Solution
Code
Tâches à réaliser
Durée
(semaine)
Antériorités
A
Collecte de la documentation sur les
imprimantes
2
--- Pas
B
Choix du matériel
1
C
C
Etude de la documentation,
démonstration par les fabricants
2
A
D
Installation de l’imprimante, tests de
fonctionnement
1
F
E
Passation du marché, commande
1
B
F
Délai de livraison du matériel
4
E
G
Commande des étiquettes et livraison
3
I
H
Etablissement d’un projet d’étiquette
2
B
I
Mise au point des étiquettes
2
H
J
Formation des opérateurs
2
D-G
d’antériorité,
la tâche A
sera
réalisée en
1er
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Atelier 3: Planification des tâches
 Objectif:
 Dans le cadre du projet, planifier les tâches (actions) listées
 Planifier les tâches en utilisant le diagramme de Pert, puis le
diagramme de Gantt
 Travail en duo
 Préparation 15 min
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Acteurs et tâches
Après la planification, attribuer des rôles à chaque acteur
pour mener à bien chaque tâche
Responsible
• Exécute,
« Doer »
• Agit, met en
œuvre
• Garant de la
qualité
• Toute
l’exécution
Accountable
• responsable
"civilement et
pénalement"
• Unique
• Toute
l’exécution
Consulted
• À consulter
préalablement à
l'exécution de la
tâche
• Communication
bidirectionnelle
• Avant
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Informed
• À informer du
résultat
• Après
Acteurs et tâches
1 Tâche
R
A
C
I
ADL
X
X
Administration
communale
2
3
4
5
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Les objectifs: et après? Pour avoir un suivi
efficace …
 Est un « contrôle » défini à l’avance dans sa forme et dans
ses normes
 S’applique à un objectif défini à l’avance
 Est assorti de moyens de mesure
 S’intéresse aux actions en rapport avec l’objectif
 Montre de l’intérêt pour la mise en œuvre des actions
correctives
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Merci pour votre participation
A bientôt
[email protected]
www.progressconsulting.be