Règlement du centre d`hébergement de la plaine de jeux de Saint

REGLEMENT DU CENTRE D'HEBERGEMENT
DE LA PLAINE DES JEUX DE SAINT-JEAN
. Créé par délibération N° 2014-1205 CE du 30 octobre 2014 ;
. Modifié par délibération N° 2015-1401 CE du 26 novembre 2015.
. Fixation des conditions tarifaires du centre d’hébergement par délibération N° 20141204 CE du 30 octobre 2014.
Le présent règlement est établi pour permettre l'accueil de groupes dans les meilleures
conditions qui soient et afin de préserver la pérennité dans le temps de l'infrastructure
La Collectivité de Saint-Barthélemy, dans le cadre de sa politique sportive et culturelle, a
décidé la construction d'une structure d'hébergement collectif afin de pouvoir accueillir
notamment les participants aux manifestations sportives et culturelles organisées localement.
LES DEMANDES D'HEBERGEMENT
Les demandes d'hébergement devront être adressées par courrier au Président de la
Collectivité à l'attention du Service des Sports qui aura la charge de tenir à jour le planning
des occupations. Un formulaire de réservation devra être complété et annexé à la demande de
même que le règlement intérieur paraphé et signé.
Toutes les demandes doivent être signées par le représentant d'une association locale ou le
responsable de la société privée organisatrice de l'événement ou de la manifestation.
La décision d'acceptation appartiendra aux Président(es) des commissions concernées,
sportive ou culturelle en fonction des disponibilités.
Les demandes de réservation doivent être transmises à minima au moins 15 jours avant la
date de séjour envisagé.
La liste nominative des personnes devant être hébergées doit être transmise au service des
Sport de la Collectivité 48h avant leur arrivée au centre d'hébergement. Outre le nom et le
prénom, cette liste précisera l'âge et le sexe.
L’accès au centre concerne les personnes participant directement aux manifestations ou aux
événements. En revanche, si des familles, épouses, époux, enfants des participants ou toute
autre personne ne prenant pas directement part à la manifestation souhaitaient être logées sur
place au titre d’accompagnant, elles se verront alors appliquer un tarif spécifique.
Consultation du Conseil Exécutif
Dans la mesure où la demande concernerait un autre domaine que le sport ou la culture, le
Conseil Exécutif sera sollicité afin d'émettre un avis.
Dans le cas où la Collectivité est partenaire (financier notamment), un avis du Conseil
Exécutif fera l'objet obligatoirement d'une délibération.
DESTINATION DES HEBERGEMENTS
La priorité sera donnée à l'accueil de groupes séjournant à Saint-Barthélemy dans le cadre de
manifestations sportives ou culturelles reconnues par les commissions territoriales
compétentes.
L'accueil de personnes de façon individuelle et ponctuelle n'est pas exclue dans la mesure où
la durée de séjour est fixée à l'avance (chercheurs, formateurs intervenant pour la
Collectivité,…). Ce type d'accueil ne sera pas prioritaire et ne pourra se faire qu'en fonction
des disponibilités.
Le centre d'hébergement ne pourra pas être utilisé, même ponctuellement, pour loger des
personnels de l'administration de l'Etat, de la Collectivité, ou à titre privé dans l'attente qu'ils
trouvent un logement définitif.
L'hébergement à titre privé, sous forme hôtelière, est strictement exclu.
Les manifestations privées sont exclues (mariage, soirées dansantes, repas de famille,
anniversaires, etc…) sauf pour les besoins privés de la Collectivité.
Aucune manifestation et aucun rassemblement (autre que les personnes hébergées) ne peuvent
être prévus dans le centre d’hébergement sans une autorisation expresse de la Collectivité
(demande à formuler au moment de la réservation).
TARIFICATION DES PRESTATIONS
Nombre total de places : 53 places.
Capacité d'accueil arrêtée: 48 places
Répartition schématique :
6 PLACES
4 PLACES
4 PLACES
10 PLACES
10 PLACES
9 PLACES
10 PLACES
Tarif accueil de groupes de jeunes (moins de 20 ans) et public scolaire : 15€
• Prix de la nuitée par jeune et adulte responsable du groupe dans le respect des quotas
d’encadrement : le montant de la nuitée est défini par une délibération du Conseil
Exécutif.
Tarif accueil de groupes adultes (plus de 20 ans) : 30€
• Prix de la nuitée par adulte : le montant de la nuitée est défini par une délibération du
Conseil Exécutif
Tarifs Accueil accompagnants extérieurs à la manifestation faisant l’objet de la venue du
groupe : 60€ / adulte et 30€ / jeune. (Inséré par délibération N° 2015-1401 CE)
• Prix de la nuitée par personne adulte ou enfant accompagnant sans prendre part à la
manifestation : le montant de la nuitée sera défini par une délibération du Conseil
Exécutif
Dans la mesure où une personne supplémentaire se présenterait sans avoir été enregistrée au
préalable, elle se verra facturée la somme de 60€.
La prestation comprend la mise à disposition pour chaque occupant, d'une paire de draps, d'un
oreiller et d'une alèse de matelas.
Au moment de la prise des lieux un chèque de caution, dont le montant est fixé par une
délibération du Conseil Exécutif, par bungalow, à l'ordre du Trésor Public devra être remis au
responsable du centre d'hébergement. En cas de dégradations, cette somme sera
systématiquement encaissée. Si les dégâts constatés sont supérieurs au montant de la caution
versée, un titre de recettes sera émis à l'encontre de l'utilisateur afin de couvrir la totalité des
frais de réparation.
Aucune prestation de petit déjeuner, de déjeuner ou de diner n'est assurée. Des équipements
sont disponibles pour ce faire sous la responsabilité des utilisateurs.
L’accès à la cuisine est libre de 7h à 22h. En dehors de cette tranche horaire, le local est
fermé.
Dans le cadre d'accueil individuel effectué à la demande de la Collectivité, la gratuité pourra
être appliquée (chercheurs, formateurs intervenant pour la Collectivité,…).
En cas de perte des clés qui sont remises à la prise des chambres, il sera facturé 50 € par clé.
RESPECT DES LIEUX ET SECURITE
La surveillance des groupes de jeunes, notamment la nuit, incombe à l'organisateur du séjour.
Sur ce point, il est demandé à ce que le taux d'encadrement en vigueur "jeune/adulte" soit
strictement respecté.
Le responsable du centre d'hébergement ne peut être chargé de la surveillance des groupes de
jeunes.
Il est demandé aux utilisateurs de veiller systématiquement à :
-
Eteindre la lumière des bungalows à chaque départ.
Arrêter la climatisation lorsque les bungalows sont vides de tout occupant.
Afin de ne pas boucher par le sable les conduits d’évacuation des eaux dans les salles
de bain, se rincer les pieds/le corps à l’aide des tuyaux d’eau extérieurs.
La décoration des chambres est interdite.
Il est interdit de fumer et d'importer des substances prohibées ou illicites dans l'ensemble des
locaux et dans l'enceinte du centre d'hébergement.
Il est interdit de manger dans les chambres, un espace commun est prévu à cet effet.
Le stockage et/ou la consommation d'alcool dans les chambres sont strictement interdits.
La capacité d'accueil de chacune des chambres doit être respectée scrupuleusement.
La présence d'animaux n'est pas acceptée.
Il est interdit de faire sécher du linge à l'intérieur des chambres et des salles de bain, une zone
destinée à cet effet est prévue derrière les bungalows.
Il est interdit de faire pénétrer dans les chambres des personnes qui ne sont pas enregistrées en
tant qu'occupant. En cas de vol, la Collectivité décline toute responsabilité tant au niveau des
bungalows, que sur le parking ou aux abords du centre d’hébergement.
En cas de tapage nocturne occasionnés par les résidents, le responsable du centre
d'hébergement peut faire appel à la Gendarmerie. A partir de 22h, les nuisances sonores de
quelques sources que ce soient ne seront pas acceptées (musiques, chants, cris, chahuts…).
Le non-respect du règlement proposé entraine la rupture immédiate de la prestation
d'hébergement et ne peut être soumise à remboursement.