Échange de documents : les différents formats de Microsoft Office

Ces logiciels qui nous changent la vie
Sang Thrombose Vaisseaux 2010 ;
22, n° 6 : 331-2
Échange de documents :
les différents formats de Microsoft Office
F. S.
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M
icrosoft Office est connu par tout le monde. Cette suite regroupant en standard
Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook et dans ses versions plus élaborées Access, Groove ou encore Infopath ou OneNote a été créée il y a un peu
moins de 15 ans.
Aujourd’hui, tout le monde l’utilise ou utilise son format de données (qui ne connaît pas les
fichiers Word de type « .doc » ou Excel de type « .xls » ?)
Mais depuis la version 2007, Microsoft Office utilise un nouveau format de données basé sur
le XML (format OpenXML) et incompatible avec l’ancien format de données. De par ce
format XML, tous les formats de fichiers connus auparavant de Microsoft Office auront le
rajout d’un « x ».
Ainsi le format Word 2007 (ou ultérieur à 2007) sera .docx, le format Excel 2007 (ou
ultérieur) sera « .xlsx », le format Powerpoint 2007 (ou ulterieur) « .pptx » et ainsi de suite.
L’ennui est que beaucoup de personnes possèdent non pas la version 2007 mais une version
un peu plus ancienne comme Microsoft Office 2003, XP ou même 2000 voire même Office
97 ou Macintosh comme office Mac 2004. Tous ces produits, auront le même format, format
antérieur à la version 2007 et pouvant ainsi provoquer quelques problèmes de compatibilité
avec les versions 2007 et ultérieures d’Office.
doi: 10.1684/stv.2010.0497
Qui reconnaı̂t quoi ?
Ainsi, si un utilisateur de Word 2007, par exemple, sauvegarde un fichier en format par défaut
(.docx) et envoie ce fichier à un utilisateur utilisant Word 2003, cet utilisateur ne pourra pas
par défaut lire ce fichier. L’inverse marche, en revanche, sans difficulté (un utilisateur de Word
2007 pourra lire tous les formats de Word 97 à 2003 ou le format 2007).
Ainsi, pour s’y retrouver, voici un récapitulatif d’échanges de données des documents
Microsoft Office :
– Microsoft Office 97, 2000, XP et 2003 sauvegarderont et liront les formats Office « anciens »
(.doc pour Word, .xls pour Excel et .ppt pour Powerpoint). Ces formats seront aussi lisibles
sur les Office de versions ultérieures comme Office 2007, 2008 (Mac), ou 2010.
– Microsoft Office 2007 (et ultérieur) sauvegardera et lira par défaut les formats OpenXML
(.docx pour Word, .xlsx pour Excel, .pptx pour Powerpoint) mais pourra aussi sauvegarder
en format Office 97-2003 et pourra aussi lire les anciens formats de cette suite.
Pourquoi ce nouveau format ?
Le nouveau format OpenXML apporte un grand nombre de points positifs par rapport à son
ancien format :
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– ce format est plus robuste (moins de fichiers corrompus
qu’auparavant) ;
– ce format est moins lourd (il prend moins d’espace sur le
disque, étant basé sur le format XML).
Ce nouveau format a donc un grand nombre de points positifs qui permettent de comprendre ce saut vers le XML. Il est
à signaler que ce format a aussi été reconnu par la W3C
comme format standard depuis sa sortie.
Astuce : le fait de renommer un fichier 2007 (ou ultérieur)
en extension « .zip » vous donne la description physique du
fichier et permet aussi de retrouver un texte brut si le fichier
est corrompu, ce qui était impossible auparavant.
Peut-on lire un format OpenXML
sous une ancienne version d’Office ?
Maintenant une question toute simple arrive à chacun :
comment faire pour lire un fichier 2007 (ou ultérieur) avec
une ancienne version de Microsoft Office ?
Ceci sera en fait tout à fait possible. Il suffit juste à
l’utilisateur de télécharger le « Pack de compatibilité
Microsoft Office ».
Le fait de télécharger (gratuitement) et d’installer ce pack
sur votre Microsoft Office (antérieur à 2007) vous permettra
de lire tout format OpenXML et ainsi ne plus avoir de
problème de compatibilité !
Vous trouverez ce pack en version française sur le site de
Microsoft à l’adresse :
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?
displaylang=fr&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43c6bb74cd1466
Ou en tapant sur Google, Bing ou Yahoo : « Pack de compatibilité Microsoft Office 2007 ».
Il est à noter que différents « service packs » (mises à jour)
de Microsoft existent pour Microsoft Office et ajoutent des
fonctionnalités de format de fichier. Vous pourrez par exemple avec le service pack 2 pour Microsoft Office 2007 sauvegarder aussi en format PDF (Adobe) ou ODF (Open
Office), ce qui pourra quelquefois être très pratique ! ■
STV, vol. 22, n° 6, juin/août 2010