Durée de conservation des papiers

DUREE DE CONSERVATION DES PAPIERS
Documents
Durée de conservation
minimale
Observations
Où les classer ?
Exploitation
Actes notariés
- Baux, états des lieux
A vie
- Actes de vente, titre de propriété (bâtiments
exploitation)
A vie
(Quittance de fermage dans le
classeur à conserver à vie)
Dossier
Dossier
TVA
Pour les assujettis
- Factures achats et ventes
6 ans
Classeur à factures ou
boîte à archives année par
année
- Bulletin d’échéance trimestriel
- Cahier d’enregistrement
Registre d’élevage
- Registre des animaux
Bons à agrafer dans le registre
des animaux
- Bons d’équarrissage
- Résultats de l’exercice
6 ans
Dossier pendant 2 ans,
puis avec le classeur à
factures de l’année
- Déclaration annuelle + état détaillé des
recettes et dépenses
Pour le remboursement forfaitaire
- Double des fiches récapitulatives annuelles et 6 ans
demande du remboursement forfaitaire
Classeur à factures ou
boîte à archives année par
année
- Bulletins d’achats
- Attestation annuelle de paiement
Bénéfice réel
- Résultats comptables
10 ans ?
- Factures et justificatifs
10 ans
Parts sociales
Classeur à factures ou
boîte à archives
Vie de l’exploitation
Dossier
MSA
- Acompte provisionnel
3 ans
Classeur à factures
- Solde des cotisations de l’année
- Relevé parcellaire
Conserver les relevés pendant 5
ans
Pour le calcul du bénéfice
forfaitaire
2 ans après fin du contrat ou
quittances
Il est prudent de conserver 2
ans après la résiliation
5 ans
A mettre à disposition de
l’Inspecteur des Lois Sociales
sur sa demande
Dossier
Assurances
- Police + avenants
- Quittance
Dossier
Classeur à factures
Salariés
- Double des fiches de paie pour le salarié
- Double fiches de paie d’un employé
- Réglementation du travail salarial
- Bordereau de paiement de cotisations
- Certificat de travail
- Documentation
Conserver le dernier bulletin
Jusqu’à liquidation de la retraite
du salarié
Jusqu’à liquidation de la retraite
du salarié
Un dossier par salarié
Classeur à factures
Il est possible de mettre
un double dans le dossier
Classeur à factures
Dossier
Documents
Durée de conservation
minimale
Observations
Où les classer ?
Banque
- Relevé de compte
10 ans si usage professionnel
30 ans si relations entre
particuliers
- Avis d’opération
Jusqu’à vérification du relevé
- Remise d’effets, contrat prêt et échéancier
2 ans après fin de prêt
10 ans après fin d’un prêt
immobilier
Contrôle TVA
- Avis de réalisation d’emprunt
Vie de l’exploitation
Les parts sociales y
apparaissent
- Tableau d’amortissement
Durée de l’emprunt
- Avis d’échéance
Attention :
chèque bancaire
chèque postal
Contrôle TVA
Classeur à factures
Peut servir de justificatif dans le
classeur à factures
Classeur à factures
Agrafer au relevé bancaire ou
aux factures
Dossier
Dossier
Classeur à factures
Jusqu’à vérification du relevé
mensuel
Valable 3 ans
Valable 2 ans
Gestion
- Factures achats et ventes
- Résultats de l’exercice
10 ans
Pas de durée légale sauf gestion
obligatoire 5 ans
Il est important de les
garder pour mieux
suivre l’évolution de
l’exploitation
Important de les garder
pour mieux suivre
l’évolution de
l’exploitation
Classeur à factures
Dossier pendant 2 ans, puis le
classeur à factures
correspondant
Contrats
- Contrat d’élevage et de livraison
- Contrat de prêt
- Bons d’enlèvement, d’estimation
- Facture ou relevé
Durée du contrat
Durée du prêt
Jusqu’à vérification du relevé ou
de la facture
5 ans
Dossier
Dossier
Classeur à courrier
Classeur à factures
Registre d’élevage
Présentation de l’exploitation et liste des
intervenants sanitaires et zootechniques
Identification animale
Alimentation animale
Justificatif de traçabilité de l’aliment (n° de lot)
A vie
5 ans
5 ans
Dossier
Classeur
Facture, bon de livraison,
Dossier
étiquette
Contrôle laitier
- Déclaration de naissance (suivi des filiations)
Pas de durée légale
Centre d’insémination
Intéressant pour un
meilleur suivi du
troupeau
Voir classeur spécifique.
Avec les dossiers ou dans la
laiterie
Jusqu’à ce que la génisse
devienne mère
Classeur spécifique
Dossier
Vétérinaire
- Bons de tuberculination
- Bons de vaccination
- Ordonnance vétérinaire
- Certificat sanitaire
- Résultats d’analyses
Jusqu’à l’examen suivant
5 ans
Dossier
Registre d’élevage ou dossier
Documents
Durée de conservation
minimale
Observations
Où les classer ?
Cultures
Intéressant pour voir
l’évolution
- Analyses sols et fourrages
- Cahier d’épandage
Dossier
5 ans
Matériel
- Bons de garantie
- Livret d’entretien
Durée de validité de la garantie
Durée du matériel
Dossier
Constructions et installations
- Plans
- Devis
A vie
Un exemplaire de la facture
dans le dossier et un autre dans
le classeur à factures
- Factures (doubles)
- Demande de subvention
- Accord de subvention
- Permis de construire
- Certificat de conformité
Jusqu’à réception de l’accord
A vie
A vie
A vie
- Reçus de location de gîtes ruraux
10 ans
Justification d’une
subvention
Drainage
- Plan de drainage
- Factures (doubles)
A vie
Dossier
Privé
Impôts
- Double des déclarations
- Double de l’avis d’imposition (impôt sur le
revenu)
- Feuilles d’avertissement
- Feuilles d’acomptes provisionnels
- Taxes radio – télé
- Taxe d’habitation et foncière
A vie
4 ans
3 ans
A vie
Un exemplaire dans le dossier
et un dans le classeur à factures
(bénéfice réel)
Classeur à factures
(privé)
Actes notariés
- Foncier :
- actes de ventes et titre de propriété,
- plan cadastral, matrice cadastrale
- Autres actes notariés (contrat de mariage,
donation entre époux…)
A vie
A vie
Dossier
A vie
Dossier
- Carte d’identité
Valable 10 ans
- Passeport
Valable 5 ans
Sur soi, mais il est prudent de
noter le numéro, la date et le
lieu d’émission de la carte dans
le dossier
Jusqu’à émission d’une nouvelle
carte
A vie
A vie
Dossier
Dossier
Identité
- Carte d’électeur
- Livret de famille
- Livret militaire
Documents
Durée de conservation
minimale
Observations
Où les classer ?
Assurances
Il est prudent de
conserver 2 ans après la
résiliation
- Police + avenants
Durée du contrat plus 2 ans
Dossier
- Quittance
- Attestation voiture
- Contrat d’apprentissage
2 ans
Jusqu’à réception de la suivante
Durée de l’apprentissage
Dossier ou classeur privé
Vie professionnelle
Durée scolarité
Durée scolarité
Année scolaire
1 dossier par enfant
Dossier
Scolarité
- Diplôme
- Livret scolaire, carnet de notes
- Attribution des bourses
- Factures acquittées de frais de pension
Dossier ou classeur privé
Santé
- Carte d’immatriculation aux assurances
sociales
- Carnet de santé
- Certificat de vaccination
- Carte de groupe sanguin
1 dossier par personne
A vie
Dossier
A vie
A vie
A vie (carte vitale à partir de
2003)
Dossier
Dossier
- Ordonnances
Durée du traitement
- Examens, analyses, radios
Pas de règles
Sur soi
En cas de maladie
importante
En cas de maladie
importante
Dossier
Dossier
Prestations familiales
Dossier ou classeur privé
- Allocations familiales
- Allocation de logement
- Remboursement maladie
- Pension
A vie
Avertissement de versement
peut aller dans le classeur à
factures privé
A vie
A vie
Dossier
Dossier
Maison
- Permis de construire
- Plan
Appareils ménagers – voiture
- Carte grise voiture
- Bons de garantie
Toute la durée de la voiture
Durée de la garantie
- Livrets d’entretien, notices d’utilisation
Durée du matériel
- Factures
Durée du matériel
En cas de réparation
importante, de sinistre
ou de vol, preuve vis-àvis de l’assurance
Certificat de ramonage ou facture
EDF
Eau
Téléphone
Sur soi
Dossier ou classeur
Dossier
Dossier ou classeur privé
Dossier ou classeur privé
5 ans
2 ans
1 an
Preuve de paiement
Dossier ou classeur à
factures
Certains documents, dont les durées de conservation sont importantes, nécessitent d’être archiver.
Il est indispensable que cet archivage soit sécurisé, par rapport aux nuisibles, à la lumière, à l’humidité,
aux accidents (dégâts des eaux, incendie …), au vol… . Ainsi le lieu de stockage et les outils de
rangement doivent permettre d’éviter toute dégradation des documents.