Equipe secrétariat / gestion de l`unité IASP : comment réussir

Centre de Tours
Equipe secrétariat / gestion de l’unité IASP : comment
réussir la fusion ?
Cahier des charges
Contexte
L’Institut National de la Recherche Agronomique (INRA) est un établissement public à caractère
scientifique et technologique (EPST) qui a pour vocation de produire des connaissances scientifiques
au service de l’intérêt public, principalement dans les domaines de l’agriculture, de l’alimentation et de
l’environnement. Organisé de manière matricielle, l’Inra est divisé en centres régionaux et en
départements scientifiques.
Le centre de recherche de Tours-Nouzilly est un des 20 centres régionaux. 520 agents titulaires y
exercent, dont environ 200 scientifiques et ingénieurs et 300 techniciens et administratifs. Il accueille
également de très nombreux stagiaires et doctorants (environ 200 par an) afin de les former par la
recherche. Il se consacre aux recherches sur la reproduction, la croissance et la santé animales.
Elles visent à la fois la connaissance des mécanismes impliqués dans les grandes fonctions
biologiques (reproduction, croissance, immunologie, éthologie, …) et le développement d’applications
(méthodes assistées de reproduction, vaccins, tests de diagnostic, maîtrise de la qualité des aliments
de l’homme …).
Le centre est organisé en unités de nature diverse :
- 4 unités de recherche dont deux unités mixte de recherche qui poursuivent des activités
scientifiques et techniques (2 unités comptent plus de 180 personnes)
- 3 unités expérimentales qui produisent des animaux et réalisent une partie des
expérimentations commanditées pour partie par les équipes de recherche
- une unité d’appui à la recherche : ses activités dans les domaines de la réglementation,
de la gestion, des travaux, de l’informatique, de la formation et des ressources humaines,
mais aussi de la prévention ou de la communication sont à l’interface entre les contraintes
externes et les besoins des unités.
Chacune de ces unités dépend d’un département scientifique qui lui donne des orientations
spécifiques et les moyens financiers et humains pour suivre ces orientations. L’organisation interne
est commune à toutes les unités et comprend :
- un directeur d’unité et une structure administrative
- des équipes animées par un responsable
- des agents : chercheurs, ingénieurs, techniciens, personnels techniques et administratifs
L’une des unités de recherche, l’unité Infectiologie Animale et Santé Publique (IASP) qui compte
er
environ 190 personnes a été créée par la fusion au 1 janvier 2006 de deux unités de recherche
(Bioagresseurs, santé et environnement et Pathologie infectieuse et immunologie) distantes de
quelques kilomètres et ayant une culture, une histoire, un fonctionnement et une organisation
différente.
Cette fusion résulte d’une décision politique, sur les plans stratégique et scientifique, et doit aboutir à
une organisation traduisant cette décision, notamment pour la structure administrative. En outre, cette
fusion modifiant l’organisation administrative est conjuguée à une évolution des systèmes de gestion
1
Institut National de la Recherche Agronomique
37380 Nouzilly - Téléphone : 02.47.42.75.56 - Télécopie : 02.47.42.79.39
Etablissement public à caractère scientifique et technologique placé sous la tutelle conjointe des ministres chargés de la
recherche et de l’agriculture
Centre de Tours
et à un transfert d’actes de gestion (auparavant réalisés par le centre) vers les unités. Cette
modification du périmètre d’action de l’unité en matière de gestion impacte directement le métier de
secrétaire et de gestionnaire d’unité.
Or l’organisation actuelle de l’équipe secrétariat / gestion ne traduit pas cette fusion, notamment en
termes :
- de structure : deux équipes de secrétariat / gestion sur deux sites différents avec un
historique et des modes organisationnels différents. L’un des sites a travaillé sur des
projets de service successifs alors que l’autre site n’a pas fait émerger au fil du temps une
organisation lisible.
- d’effectifs : le nombre de personnes est important – 9 personnes – au regard de l’effectif
global de l’unité la structuration sur deux sites entraîne un dédoublement des fonctions qui
ne permet pas à la directrice d’unité d’identifier un interlocuteur et de consolider les
informations et les données pour obtenir une vision globale
- d’organisation : le cloisonnement des fonctions, la faible communication entre les
personnes des deux sites, l’écart de compétences entre les deux sites, le niveau
d’exigence et le sens du service différents selon les sites montrent que l’organisation de
l’équipe est liée aux personnes en place et non aux résultats que doit produire une équipe
de gestion. Cette organisation répond difficilement aux exigences d’efficacité que
demande la directrice d’unité, bien qu’elle dispose de personnels pour la plupart
compétents et impliqués.
Enjeux
Dans ce contexte, trois types d’enjeux peuvent être identifiés :
- des enjeux liés au management : la directrice d’unité doit pouvoir disposer d’outils d’aide
à la décision (tableaux de bord de suivi du budget, suivi des personnels non-titulaires et
des crédits, bilans chiffrés, ..) lui permettant de piloter la gestion de l’unité, dans un souci
d’efficacité, et d’une vision globale de l’activité de gestion que personne ne possède
aujourd’hui. Or la directrice d’unité (scientifique) n’a pas de compétences en matière de
gestion. Elle doit toutefois acquérir une légitimité dans le pilotage. Il faut donc définir le
rôle d’un responsable administratif qui sera recruté courant 2009, en tenant compte de
l’ensemble des éléments de contexte.
- des enjeux structurels : il faut passer d’une organisation historique de site à une
organisation d’unité
- des enjeux liées aux secrétaires et gestionnaires de l’équipe : elles doivent pouvoir
trouver leur place dans la nouvelle organisation et ne pas se sentir menacées par ce
changement.
Il s’agit donc de définir une organisation qui puisse répondre aux exigences de la directrice d’unité et
qui permette à chacun de trouver un positionnement professionnel conforme à ses compétences et
ses attentes.
Il s’agit ainsi de définir un projet d’équipe structurant avec des objectifs, co-construits entre la direction
et les agents.
2
Institut National de la Recherche Agronomique
37380 Nouzilly - Téléphone : 02.47.42.75.56 - Télécopie : 02.47.42.79.39
Etablissement public à caractère scientifique et technologique placé sous la tutelle conjointe des ministres chargés de la
recherche et de l’agriculture
Centre de Tours
Finalités de l’action
- proposer une analyse de l’organisation et du fonctionnement actuels de l’équipe de
secrétariat / gestion à partir d’un diagnostic.
Il s’agira d’analyser les interactions existantes et d’identifier les marges de manœuvre possibles pour
faire évoluer l’organisation.
Ce travail sera essentiel pour valider l’ensemble de la démarche et rendre crédible cette action auprès
de l’ensemble des acteurs (directeur d’unité, gestionnaires et secrétaires).
- proposer un nouveau mode d’organisation acceptable par tous, à partir de scénarii coconstruits avec l’ensemble de acteurs ;
Ces scénarii devront faire émerger une nouvelle organisation d’équipe permettant de répondre aux
exigences de la directrice d’unité, en termes de pilotage de la gestion de l’unité, et aux résultats
attendus d’une équipe de gestion, en termes d’outils d’aide à la décision. Ils devront être co-construits
avec l’ensemble des acteurs.
Le rôle du consultant sera primordial pour favoriser l’expression individuelle et collective et faire
émerger une ou plusieurs solutions organisationnelles acceptables par tous.
Modalités d’intervention
- réalisation du diagnostic
Le diagnostic de l’existant pourra être réalisé à partir :
- de données formelles existantes : l’organigramme de l’unité, les fiches d’activité des
gestionnaires et secrétaires établies dans le cadre de l’évaluation individuelle, les
procédures co-écrites entre les personnes des 2 sites
- d’entretiens individuels réalisés par le consultant ou toute autre source pertinente
Toutefois, le diagnostic ne devra pas être centré uniquement sur les seuls positionnements
individuels.
- animation d’un séminaire
Ce séminaire devra permettre de faire émerger une nouvelle organisation à laquelle l’ensemble des
acteurs adhère, selon leur positionnement qui tienne compte autant que faire se peut des intérêts
individuels et collectifs.
Lors de ce séminaire, il est souhaitable que l’ensemble des secrétaires et gestionnaires puissent
s’exprimer, notamment au travers de travaux de groupes ou de toute autre modalité à proposer.
Le dialogue entre l’équipe de gestion et la directrice d’unité devra également être favorisé.
Calendrier
Retour des propositions
Choix du consultant
Organisation de l’action
6 février 2009
24 février 2009
à partir de mi-mars 2009
3
Institut National de la Recherche Agronomique
37380 Nouzilly - Téléphone : 02.47.42.75.56 - Télécopie : 02.47.42.79.39
Etablissement public à caractère scientifique et technologique placé sous la tutelle conjointe des ministres chargés de la
recherche et de l’agriculture