Support de formation - Relations Citoyens

Transcription

Support de formation
Relations Citoyens
Citoyens et informations collectives
Elections, Jurés d’assises
Etat civil, état civil numérisé
Recensement militaire
Bouquet de formulaires
Analyses et Statistiques
Copyright Décembre 2012 © Berger-Levrault - ELM n° 3776
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Table des matières
Introduction ___________________________________________________________ 5
Présentation ___________________________________________________________ 5
Introduction
5
Le bureau d'accueil
6
Bureau Informations Collectives ___________________________________________ 7
Mise en place du paramétrage de base
7
Citoyens
11
Citoyens - saisie simplifiée
11
Foyers
11
Familles
11
Bureau Elections ______________________________________________________ 13
Présentation
13
Paramétrage
13
Electeurs
15
Calendrier des événements
18
Révision des listes
19
Bureau Jurés d'assises __________________________________________________ 26
Paramétrage - Modèle de courrier
26
Sessions
26
Tirage au sort des jurés d'assises
26
Jurés d'assises - Suivi des jurés
26
Editions
26
Epuration
27
Bureau Etat civil _______________________________________________________ 28
Présentation
28
Mise en fonction du module Etat civil
28
Tenue des registres
29
Tables
30
Demandes
31
Outils
33
Bureau Etat civil numérisé _______________________________________________ 34
Mise en fonction du module
34
2/56
Outils
34
Tenue des registres anciens
35
Demandes
36
Paramétrage _________________________________________________________ 37
Intervenants
37
Lieux d'événement
37
Mentions marginales
37
Bureau Dématérialisation _______________________________________________ 38
Principes généraux
38
Dématérialisation des données d'état civil
38
Dématérialisation des données électorales
39
Bureau Recensement militaire ___________________________________________ 41
Paramétrage
41
Inscription sur liste
41
Edition des documents
42
Edition des listes
42
Prévisions et statistiques
43
Dématérialisation
43
Bureau Bouquet de formulaires __________________________________________ 45
Présentation
45
Paramétrage
45
Exploitation des formulaires
47
Bureau Analyses et Statistiques___________________________________________ 49
Présentation
49
Paramétrage
49
Graphiques
50
Listes prédéfinies
50
Listes personnalisables
50
Publipostage
53
Etiquettes d'adresse
54
Export
54
Comment nous contacter ? ______________________________________________ 55
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Introduction
Ce document reprend le plan de la formation que vous avez suivie sur le logiciel Relations Citoyens.
Il présente, pour chacune des fonctionnalités de l'application, l'essentiel à retenir, avec une zone réservée à
vos propres notes sur le sujet...
Présentation
Introduction
Le logiciel Relations Citoyens propose un ensemble de fonctionnalités facilitant la relation entre votre
collectivité et les citoyens.
Autour du noyau central (Informations collectives) où vous enregistrez les fiches des citoyens, familles,
foyers... viennent se greffer différents modules utilisant ces données :

Elections (suivi des listes électorales, inscriptions et radiations, révisions, refontes, etc.)

Jurés d'assises (tirage au sort et suivi des électeurs désignés pour un jury d'assises)





Etat civil (établissement des actes de tous types, copies, extraits, dossiers de mariage, échanges avec
l'INSEE...)
Etat civil numérisé (reprise et indexation de vos registres anciens, apposition de mentions, copies,
extraits...)
Recensement militaire (suivi des inscriptions sur la liste de recensement, des inscriptions d'office, des
non recensés, statistiques...)
Bouquet de formulaires (saisie et enregistrement de formulaires électroniques, publipostage, envoi
par mail...)
Analyses et statistiques (listes prédéfinies et personnalisables, graphiques, exports de données, listes
de pointage ou d'émargement, publipostage, étiquettes d'adresse...).
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Le bureau d'accueil
Le bureau d'accueil propose d'emblée les fonctionnalités les plus utilisées, réparties dans des blocs, chacun
correspondant à un métier : élections, état-civil...
Pour chaque bloc, le bouton
donne accès au bureau métier correspondant, qui présente toutes les
options disponibles dans ce métier.
De plus, 3 blocs particuliers sont présentés sur la partie droite du bureau :
 Informations : présente des informations sur les métiers et réglementaires, arrivant directement sur
le bureau sous la forme de flux RSS.
 Cliquez sur un lien pour ouvrir une page d’information dans votre navigateur internet.
 Documentation : donne accès à l'aide en ligne et à la documentation imprimable du logiciel.
 Tapez un mot de recherche, ou bien cliquez sur le lien Questions/Réponses ou Guides.
 Favoris : propose des liens vers des sites internet en rapport avec Berger-Levrault.
 Cliquez sur un lien pour accéder au site internet.
 Vous pouvez également cliquer sur le bouton
pour ajouter vos propres favoris.
Une partie de l'aide en ligne, ainsi qu'une notice spécifique sont consacrées à l'ergonomie des
applications Berger-Levrault. N'hésitez pas à les consulter !
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Bureau Informations Collectives
Comme leur nom l'indique, les informations collectives sont des données utilisées par les différents
modules du logiciel Relations Citoyens.
Il s'agit notamment :




des collectivités, et des informations qui s'y rapportent (exemple : images scannées de la signature du
maire, du tampon de la mairie...),
des données géographiques : pays, villes, voies, nationalités...
des personnes susceptibles d'apparaître sur les listes électorales, sur les actes d'état civil, dans vos
statistiques sur les foyers, etc.
mais aussi de paramètres généraux de fonctionnement du logiciel : contrôle d'homonymie,
présentation des noms et prénoms, villes fréquemment utilisées...
Mise en place du paramétrage de base
Organisation
Collectivités
Accès : bureau Informations collectives
Images
bloc Organisation
option Collectivités
onglets Général et
La fiche d'une collectivité permet d'enregistrer les coordonnées d'une collectivité, ainsi que les paramètres
liées à celles-ci pour les différents modules du logiciel Relations Citoyens.
Le numéro de SIRET est indispensable pour pouvoir échanger des données dématérialisées avec l'INSEE
avec le module Dématérialisation.
Les codes Département, Arrondissement, etc. sont utiles dans le cas d'un export des données électorales
pour la Préfecture.
Les images au format BMP pourront être automatiquement éditées, sur les cartes électorales (signature et
tampon), sur les attestations d'inscriptions, sur certains formulaires (logo)...
Vos notes :
Paramétrage
bloc Organisation
option Paramétrage
L'option mise en minuscules/majuscules influe sur l'affichage des noms et prénoms des citoyens sur les
fiches des personnes.
Vous pouvez définir une présentation différente dans un autre module (Elections, Etat civil...).
Les informations concernées sont : le nom de famille, le nom marital, la liste des prénoms, le prénom usuel.
Exemple : selon l'option choisie, les noms et prénoms de Deruy éric seront présentés comme suit :
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
1 - Noms et prénoms en minuscules : deruy éric

2 - Noms en majuscules, 1ère lettre prénoms en majuscule : DERUY Eric

3 - Idem (2) mais caractères accentués conservés : DERUY Éric

4 - 1ère lettre des noms et prénoms en majuscules : Deruy Eric

5 - Idem (4) mais caractères accentués conservés : Deruy Éric
Vos notes :
Maintenance
Ces éditions vous permettront le cas échéant de résoudre certains cas tels que l'absence d'un électeur sur
une liste...
Vos notes :
Données de référence
Villes
ATTENTION : depuis sa version 3.05, le logiciel Relations Citoyens intègre la liste de l'ensemble
des pays du monde, ainsi que des départements et des villes de France référencés par l'INSEE.
L'enregistrement d'une nouvelle ville française devrait donc être très exceptionnel. En revanche,
les villes étrangères sont à enregistrer manuellement.
Les données de référence de l'INSEE ne sont pas modifiables manuellement (mais seulement via
une mise à jour du logiciel). C'est pourquoi, si vous ouvrez la fiche d'une ville de référence, les
zones décrites ci-dessous ne seront pas accessibles en modification, exceptée la case à cocher
Utilisation courante.
Utilisation courante : permet d'indiquer à l'application qu'elle doit inclure - si elle est cochée - ou non cette
ville dans toutes les listes déroulantes Ville du logiciel Relations Citoyens, tous modules confondus.
Conseil : n'attribuez la propriété Utilisation courante qu'aux villes dont vous aurez fréquemment
besoin. Vous allègerez ainsi le contenu des listes déroulantes du logiciel Relations Citoyens. Cela
accélère aussi la vitesse de réponse de votre ordinateur et vous fait gagner du temps.
Vos notes :
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Voies
Dans le logiciel Relations Citoyens, le terme "voies" recouvre les rues, avenues, boulevards, places, etc.
mais aussi les lieux-dits.
Mot classant : le mot classant représentatif de la voie est automatiquement créé par le système dès lors
que la désignation de la voie a été saisie. Cependant, vous pouvez le modifier, en utilisant au maximum 8
caractères.
Vos notes :
Découpages géographiques
Un découpage géographique consiste à regrouper des voies (ou des tronçons de voies) de votre commune
en quartiers.
Le logiciel permet de définir un ou plusieurs découpages géographiques différents, selon l'usage auquel
vous le(s) destinez.
L'utilisation la plus évidente est celle du découpage électoral : rattachement des bureaux de vote aux
différents quartiers (avec au besoin, un sous-découpage alphabétique sur le nom des électeurs).
On peut également envisager d'autres usages des découpages géographiques :

envois de courriers en nombre aux habitants d'un quartier (publipostage à partir d'une liste
personnalisée), pour...

les avertir d'un événement (réunion de quartier, animation culturelle, rencontre sportive...),

les prévenir d'une coupure dans le réseau d'eau,

leur envoyer les horaires de passage de l'autobus...

statistiques sur le nombre d'enfants scolarisés par quartier, pour affiner la carte scolaire...

etc.
Vos notes :
Quartiers
La création d'un quartier consiste, au sein d'un découpage géographique, à donner un nom à un secteur (le
quartier), et à y associer des voies et/ou des "tronçons" de voie.
Par "tronçon de voie", on entend une partie de la voie, délimitée soit par un côté (celui des
numéros pairs ou impairs), soit par un numéro de début, soit par un numéro de fin, soit par une
combinaison de ces éléments (exemple : côté pair, du n° 150 jusqu'à la fin de la voie).
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Vos notes :
Outils
Contrôle d'homonymie
Lorsque vous enregistrez un nouveau citoyen, le logiciel peut vérifier l'existence d'une personne répondant
aux critères cochés ici, et vous signaler un homonyme.
Gestion des doublons
Pour chaque type de donnée, le logiciel recherche les doublons, en fonction des critères que vous
sélectionnez, puis vous permet, d'éditer la liste des doublons détectés, et :

soit de lancer un traitement automatique de remplacement et de suppression de ces doublons,

soit de traiter vous-même chaque cas, en cochant la donnée à conserver et celle(s) à supprimer.
Cet outil vous permettra notamment de supprimer les doublons de villes et de pays, suite à la
mise en place des données de référence de l'INSEE.
Vos notes :
Villes courantes
Cette option permet de transformer des villes non courantes en villes courantes et inversement, de
manière rapide et pratique.
Seules les villes d'utilisation courante apparaissent directement dans les listes déroulantes Ville des divers
modules du logiciel Relations Citoyens.
Pour "récupérer" dans une liste déroulante Ville une ville non courante, vous devrez passer par le bouton
associé à la liste déroulante afin de la sélectionner dans l'écran de liste des villes.
Suppression d'un citoyen décédé ou parti
Cette option vous permet, lorsqu'un citoyen enregistré ne fait plus partie de la population de votre
commune, soit parce qu'il est parti dans une autre ville, soit parce qu'il est décédé, de supprimer sa fiche, à
moins qu'elle ne soit rattachée à une liste électorale, ou à une famille ou un foyer.
Vos notes :
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Citoyens
bloc Citoyens
option Citoyens
La fiche du citoyen centralise les informations concernant :

son état civil : identité, date et lieu de naissance, situation familiale...

ses coordonnées : adresse(s), numéros de téléphone...

ses vaccinations : dates de dernière injection et de rappel...

sa photo, sa situation professionnelle, son logement, ses diplômes...

son appartenance éventuelle au conseil municipal.
Ces informations sont réutilisées par les autres modules du logiciel, et notamment par le module Analyses
et statistiques.
Citoyens - saisie simplifiée
bloc Citoyens
option Citoyens - Saisie simplifiée
Cette option vous permet d'enregistrer les citoyens de manière simplifiée et donc plus rapide que l'option
précédente.
Le principe est de pouvoir enregistrer les informations essentielles concernant le citoyen dans un écran
synthétique (l'onglet principal de la fiche).
L'autre avantage de cette option est de permettre, depuis cette même fiche simplifiée, de créer très
rapidement un foyer et/ou une famille à partir du citoyen, ou de rattacher celui-ci à un foyer et/ou une
famille existants.
Foyers
bloc Foyers
option Composition d'un foyer
Un foyer est défini par une adresse et des citoyens (dont au moins un chef de foyer) ayant ou non un lien
de parenté entre eux.
Le module Analyses et Statistiques permet d'envoyer un courrier à un ensemble de foyers (et
non pas à tous ses membres lorsque c'est inutile).
Familles
bloc Familles
option Composition de la famille
La fiche d'une famille est composée de citoyens ayant un lien de parenté : chef de famille, conjoint, leurs
ascendants et leurs descendants (enfants).
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Vos notes :
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Bureau Elections
Présentation
Le module Elections politiques du logiciel Relations Citoyens permet :

d'enregistrer les électeurs d'une collectivité,

de suivre les inscriptions et les radiations concernant ces électeurs,


de gérer les inscriptions sur listes de centre, les inscriptions à l’étranger pour les élections
européennes, les procurations, les changements de bureau,
d'imprimer les listes électorales et générales, les cartes d'électeurs et les étiquettes d’adresses
correspondantes, les statistiques officielles,

de procéder à la révision des listes, et d'imprimer les tableaux rectificatifs ainsi que les additifs,

de préparer un scrutin et d'imprimer les tableaux rectificatifs provisoires et la liste d'émargement,

de lancer une refonte des listes électorales,

de gérer le retour de cartes électorales.
Paramétrage
Collectivité et paramétrage
Accès : bureau Elections
bloc Organisation
option Collectivité et paramétrage
onglet Elections
Dans l'onglet Elections de la fiche de la collectivité :


renseignez les dates...

d'adhésion (date depuis laquelle la collectivité gère des listes électorales),

des dernière et avant-dernière révisions,

et de la dernière refonte.
Vérifiez l'âge minimum d'un électeur.
Ce nombre est utilisé lors de l'établissement des fiches d'électeurs. Par défaut, la liste des
électeurs inscrits et potentiels ne présentera que les administrés ayant au moins cet âge. Pour
avoir également la liste des personnes qui vont avoir 18 ans dans l'année, tapez 17 dans cette
zone.

Choisissez le format de présentation des noms et prénoms (cadre Mise en minuscules/majuscules).
Si vous utilisez la dématérialisation (XML)...

Dans l'onglet Général, vérifiez que le code SIRET de la collectivité est bien renseigné.
Vos notes :
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Bureau de vote
bloc Organisation
option Bureaux de vote
Dates de mise à jour de la liste électorale


Dernière : date de dernière mise à jour de la liste électorale du bureau de vote. Indiquez ici la date de
la dernière opération concernant le bureau :

la date de la dernière révision (10 janvier ou dernier jour de février)

OU BIEN la date du dernier scrutin, si un scrutin est intervenu depuis la dernière révision.
Avant dernière : date de l'avant dernière mise à jour de la liste électorale : il s'agit ici aussi d'une date
de révision ou d'une date de scrutin.
Vos notes :
Motifs
bloc Organisation
option Motifs, nationalités et ambassades
Il existe trois modèles INSEE d'avis d'inscription :



A2 : concerne toutes les demandes d'inscriptions sur la liste principale, suite à une décision de la
commission,
A2E/A2M : concerne les demandes d'inscriptions sur les listes complémentaires (pour les
européennes ou les municipales),
A3 : concerne toutes les décisions intervenant sur la liste principale, et venant du Tribunal de Grande
Instance (TGI).
Les avis A2 et A3 peuvent être édités par Relations Citoyens, ou transmis à l'INSEE sur support
magnétique. Les avis A2E ne peuvent être envoyés à l'INSEE que sur papier (ils peuvent donc être
édités parle logiciel Relations Citoyens).
Il existe quatre modèles INSEE d'avis de radiation :


C : avis envoyés par l'INSEE à la mairie (codes 1 à 9),
B2 : avis envoyés par la mairie à l'INSEE (codes E, P, J et D), concernant la radiation des électeurs
français,

B2E : avis envoyés par la mairie à l'INSEE, concernant la radiation des électeurs européens,

B3E : avis envoyés par la mairie à l'INSEE, concernant la radiation volontaire d'un électeur européen.
Tous les motifs concernant les avis envoyés par l'INSEE à la mairie (modèles C) sont repérables
par le symbole (C) dans leur nom. Ils ne doivent pas être modifiés.
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Vos notes :
Ambassades et postes consulaires
bloc Organisation
option Motifs, nationalités et ambassades
Enregistrez ici les villes étrangères ayant une ambassade ou un poste consulaire (hors de France) pour
l'enregistrement des inscriptions sur une liste consulaire.
Vos notes :
Electeurs
Création de l'électeur et Demande d'inscription
l'électeur
bloc Electeurs
Liste principale (ou Liste complémentaire...)
fiche de
Si la personne n'est pas encore enregistrée parmi les citoyens...
 Indiquez ses nom, prénom(s), date et lieu de naissance, et cliquez sur
 Cliquez sur le bouton Demande d'inscription.
 Dans le cadre Domiciliation électorale, cliquez sur le bouton Créer.
.
 Renseignez le cadre Adresse, et cliquez sur , puis sur .
 Sélectionnez l'adresse, puis cliquez sur le bouton Electorale.
 Choisissez le bureau de vote (ou vérifiez le bureau proposé si un découpage électoral est activé).
 Choisissez le motif d'inscription, et vérifiez les dates proposées par le logiciel.
La zone Date de prise en compte doit correspondre à une date de révision (10/01, 28/02) ou à
une date de scrutin si c’est une inscription pour un tableau des cinq jours (tableau rectificatif
provisoire à la liste électorale).
 Indiquez le cas échéant la commune de provenance de l’électeur.
 Le numéro d’avis INSEE se renseigne automatiquement si l’option Numérotation automatique a été
mise en place dans le Paramétrage.
 Vous pouvez éditer le récépissé d’inscription et l’avis INSEE à l’aide des deux boutons présents en
haut à gauche.
 Enregistrez et quittez la fiche de l’électeur.
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Sur la liste des électeurs, l’électeur en attente d’inscription à un numéro d’émargement à 0 et
une date d’inscription pour la future révision qui prendra en compte son inscription effective.
Si le citoyen est déjà enregistré...
 Sélectionnez et ouvrez sa fiche.
 Vérifiez les informations déjà présentes.
 Cliquez sur le bouton Demande d’inscription.
 Vérifiez l’adresse.
 Si, dans la partie adresse, la ville n’est pas celle de la collectivité gérée :
 Créez une nouvelle adresse sise sur la commune gérée (lui donnant le droit d’avoir la qualité
électorale).
 Ou sélectionnez l’adresse déjà présente, et cliquez sur le bouton Electorale. Le logiciel considèrera
que la personne est tout de même électrice pour la commune gérée malgré sa domiciliation sur
une autre commune.
 Choisissez le bureau de vote (ou vérifiez le bureau proposé si un découpage électoral est activé).
 Choisissez le motif d'inscription, et vérifiez les dates proposées par le logiciel.
La zone Date de prise en compte doit correspondre à une date de révision (10/01, 28/02) ou à
une date de scrutin si c’est une inscription pour un tableau des cinq jours (tableau rectificatif
provisoire à la liste électorale).
 Indiquez le cas échéant la commune de provenance de l’électeur.
 Le numéro d’avis INSEE se renseigne automatiquement si l’option Numérotation automatique a été
mise en place dans le Paramétrage.
 Vous pouvez éditer le récépissé d’inscription et l’avis INSEE à l’aide des deux boutons présents en
haut à gauche.
 Enregistrez et quittez la fiche de l’électeur.
Vos notes :
Demande de radiation
Accès : bureau Elections bloc Electeurs Liste principale (ou Liste complémentaire...)
l'électeur bouton Demande de radiation
fiche de
 Renseignez le motif de radiation ainsi que la date de la demande.
Le logiciel Relations Citoyens propose un outil de suivi des décès : lorsqu'une date de décès est
enregistrée sur la fiche d’un ou plusieurs électeurs, cet outil permet d'enregistrer
automatiquement leur demande de radiation.
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Vos notes :
Changement d'adresse et/ou de bureau
l'électeur bouton Changement d'adresse et / ou de bureau
fiche de
L'assistant de changement d'adresse et/ou de bureau permet d'une part d'éviter d'éventuels oublis ou
erreurs de saisie, mais aussi d'enchaîner les différentes opérations nécessaires : modification de l'adresse,
radiation de l'inscription actuelle, enregistrement de la nouvelle inscription.
Vos notes :
Historique inscriptions
l'électeur bouton Historique inscriptions
fiche de
Cette option vous permet de :


"rattraper" les listes en cours, c'est-à-dire d'enregistrer tous les électeurs de votre collectivité qui
figurent déjà sur les dernières listes d'émargement ;
et de consulter ou de modifier les renseignements relatifs aux électeurs de votre collectivité déjà
inscrits sur les listes électorales.
Vos notes :
Suivi des inscriptions d'office
bloc Electeurs
option Suivi des inscriptions d'office
Le suivi des jeunes inscrits d'office permet, à partir des propositions d'inscription d'office importées via le
module Dématérialisation,...


d'afficher la liste les propositions venant d'être importées,
d'envoyer aux personnes concernées un courrier (individuellement, ou de manière groupée par
publipostage),
17/56


de mémoriser et de retrouver l'état d'avancement du traitement de leur inscription (non traité, en
cours, inscrit ou refusé),
et de confirmer ou de refuser leur inscription.
Vos notes :
Calendrier des événements
Il permet de gérer tous les évènements électoraux (scrutins, révisions, refonte, commissions...). On peut
programmer les évènements à venir, et ensuite déclencher leur traitement à partir de ce calendrier.
Cohérence du calendrier
bloc Calendrier des événements
option Cohérence du calendrier
Le logiciel affiche un pictogramme vert si les dates renseignées, dates de dernière et d’avant-dernière
révisions, dans la fiche collectivité et la fiche du ou des bureaux de vote correspondent à un évènement
enregistré dans la liste des évènements.
Sinon un pictogramme rouge apparait. Dans ce cas, pour rétablir la cohérence, il faut, selon le cas :


corriger les dates présentes dans les fiches collectivité et bureau de vote,
ou alors ajouter l’événement manquant dans la liste des événements (et éventuellement, le cocher
comme traité).
Vos notes :
Liste des événements
option Liste des événements
Ajout d’un événement : c’est ici qu’il faut ajouter tous les événements de électoraux (révision, scrutin,
refonte, commissions...).
Le logiciel ajoute automatiquement les révisions annuelles du 10/01 et du 28/02, ainsi que les
révisions nommées "tableau des 5 jours", lorsqu'on crée dans cette liste un événement de type
scrutin.
Suppression d’un événement : un événement ne peut être supprimé que s'il n'est pas traité.
Si l'on supprime un scrutin, le logiciel supprime automatiquement le tableau des 5 jours
correspondant.
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Vos notes :
Prochain événement à traiter
option Prochain événement à traiter
Le logiciel associe à cette option le libellé du prochain événement à gérer, et permet, en un clic sur ce lien,
de lancer l'assistant ou d'ouvrir l'écran qui convient au traitement de l'événement (révision du 10/01, du
28/02, révision préparatoire à un scrutin, etc.).
Vos notes :
Révision des listes
Rappel : les traitements ci-après (liste préparatoire et révision guidée) peuvent être lancés à
partir du calendrier des événements (option Prochain événement à traiter).
Tenue des listes électorales
Liste préparatoire
Accès : bureau Elections bloc Calendrier des événements option Prochain événement à traiter
ou bureau Elections bloc Tenue des listes électorales Révision option Liste préparatoire
Cette liste est utile notamment comme liste de travail pour la commission devant statuer sur les demandes
d'inscription ou de radiation intervenues depuis une date donnée, ou comme liste de contrôle des
mouvements pris en compte pour la révision ou le scrutin.
Vos notes :
Révision guidée
ou bureau Elections bloc Tenue des listes électorales Révision option Révision guidée
L'assistant de révision vous guidera étape par étape :

édition préalable
19/56

critères de renumérotation et de tri des électeurs inscrits depuis la dernière révision

lancement de la révision

édition des tableaux rectificatifs, des cartes des nouveaux électeurs, étiquettes d'adresse,
statistiques...
N'oubliez pas de faire une sauvegarde de vos données avant de lancer toute révision.
Vos notes :
Editions
Liste électorale
bloc Editions
option Liste électorale
Edition de la liste par bureau, et générale, des électeurs français (liste principale) et/ou européens (listes
complémentaires).
Vos notes :
Additif et rectifications à la liste électorale
bloc Editions
option Additifs et Rectifications à la liste électorale
Edition des additifs et des rectifications, par bureau et sur la liste générale.
Vos notes :
Cartes d'électeur
Edition des cartes d'électeur
bloc Cartes d'électeurs
option Edition des cartes d'électeurs
Le logiciel permet d'éditer tout ou partie des cartes d'électeurs, par type de liste, en fonction des dates de
validité, de demande, de prise en compte, etc.
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Vos notes :
Saisie en lots des cartes retournées, retirées
bloc Cartes d'électeurs
option Saisie en lots des cartes retournées, retirées
Enregistrez les cartes d'électeurs "retournées", c'est-à-dire non distribuées (par exemple parce que
l'électeur n'habite pas à l'adresse indiquée), et, parmi celles-ci, les cartes éventuellement retirées lors d'un
scrutin.
Edition des cartes retournées, retirées
Accès : bureau Elections bloc Tenue des listes électorales
PV des cartes retournées
Scrutin
option Liste d'émargement et
Ce document est à éditer suite à la préparation d'un scrutin. Il est émargé, lors des scrutins, par les
électeurs qui viennent retirer leur carte.
Vos notes :
Statistiques
bloc Editions
option Statistiques
En fonction du bureau sélectionné et d’une date de référence, éditez les différentes statistiques :

les électeurs français,

les électeurs français de 18 ans

les électeurs européens – liste complémentaire européenne

les électeurs européens – liste complémentaire municipale

tous les électeurs
Vos notes :
Annulation de Révision et Scrutin
Annulation de révision et scrutin
Opérations exceptionnelles
option
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Cet outil permet d’annuler la révision en modifiant les dates automatiquement dans la fiche de la
collectivité et les fiches des bureaux de vote.
Vos notes :
Refonte
ou bureau Elections bloc Tenue des listes électorales Refonte option Refonte
La refonte a pour objet :

la mise en historique ou la suppression (au choix) des inscriptions radiées (ces inscriptions
n'apparaîtront plus sur les listes).

le tri par ordre alphabétique des électeurs ayant une inscription valide à la date indiquée.

l'attribution de nouveaux numéros d'émargement et de liste générale pour ces électeurs.
Il est impératif de faire une sauvegarde avant de lancer une refonte !
Ajout de l'événement dans le calendrier
 Ajoutez l'événement "refonte" dans le calendrier.
Lancement de la refonte
 Lancez l'assistant de traitement de la refonte.
Contrôles et épuration des données
bloc Organisation
option Epurations et contrôles
 Utilisez les différentes options de contrôle.
 Visualisez et gérez la liste des inscriptions archivées après un traitement de refonte.
Vos notes :
Scrutin
Création de l'événement de type "scrutin"
 Enregistrez le scrutin à venir dans le calendrier des événements.
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Enregistrement des inscriptions / radiations à prendre en compte
Accès : bureau d'accueil bloc Elections ou bureau Elections
ou Liste complémentaire...
bloc Electeurs
option Liste principale
 Intégrez les demandes d’inscriptions et de radiations survenues depuis la dernière mise à jour des
listes en vue du scrutin à venir.
Préparation du tableau des 5 jours
 Traitez la révision correspondant au scrutin (numérotation des nouveaux inscrits).
Edition des étiquettes d'adresse
bloc Editions
option Etiquettes d'adresses
 Editez les étiquettes d'adresse permettant d'envoyer la propagande électorale.
Edition des tableaux rectificatifs provisoires
provisoire
bloc Tenue des listes électorales
Scrutin
option Tableau rectificatif
 Editez le tableau des 5 jours prenant en compte les nouveaux inscrits.
Enregistrement des procurations
Accès : bureau Elections bloc Electeurs
l'électeur bouton Procuration
Liste principale (ou Liste complémentaire...)
fiche de
 Enregistrez chaque procuration à partir de la fiche de l'électeur donnant procuration (le "mandant").
Un outil permet de supprimer automatiquement les procurations obsolètes (accès :bureau
Elections bloc Organisation option Epurations et contrôles Epuration Procurations).
Edition des procurations
bloc Editions
option Procurations
Registre
 Editez le registre des procurations reçues dans une période donnée, ou en fonction de leur numéro...
Edition de la liste d'émargement et des PV de cartes retournées
PV des cartes retournées
Scrutin
option Liste d'émargement et
 Editez la liste d'émargement en vue du scrutin concerné, puis le procès-verbal des cartes retournées.
Annulation de la préparation de scrutin
Annulation de révision et scrutin
Opérations exceptionnelles
option
 Cet outil permet d’annuler le scrutin en modifiant les dates automatiquement dans la fiche
collectivité et les fiches bureaux.
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Vos notes :
Réorganisation de la carte électorale
Bloc Carte électorale
Découpage électoral
bloc Carte électorale
option Découpage électoral
Le découpage électoral permet de répartir les électeurs dans vos différents bureaux de vote selon l'un des
critères suivants...



basé sur les quartiers d'un découpage géographique : le découpage tient compte de l'adresse des
électeurs,
purement alphabétique : répartition des électeurs en fonction de leur nom de famille (sans tenir
compte de leur adresse),
à la fois géographique et alphabétique : le premier critère est l'adresse des électeurs, et le second
critère est leur nom (au sein de chaque quartier).
Dans le 1er et le 3ème cas, vous baserez votre découpage électoral sur un découpage
géographique (quelles voies dans quels quartiers ?), que vous aurez défini au préalable.
Une fois le découpage a été défini et activé, lors de l'enregistrement d'une demande d'inscription ou d'un
changement d'adresse, le bureau de vote qui convient sera proposé automatiquement par le logiciel, en
fonction de son adresse ou de son nom, selon le type de découpage.
Plusieurs découpages peuvent être enregistrés (toutefois, un seul peut être actif à la fois). Ceci permet de
faire des simulations, en vue d'établir une réorganisation de la carte électorale.
Vos notes :
Réorganisation de la carte électorale
bloc Carte électorale
option Réorganisation de la carte électorale
La réorganisation de la carte électorale permet de répartir les électeurs de manière plus rationnelle dans
les bureaux de vote, en prenant en compte les mouvements de population (départs et arrivées dans la
commune) depuis la précédente refonte.
Cette option a pour effet de radier automatiquement les électeurs de leur ancien bureau, et de les
réinscrire automatiquement dans le nouveau bureau de vote.
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Vos notes :
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Bureau Jurés d'assises
Paramétrage - Modèle de courrier
Accès : bureau Jurés d'assises
bloc Organisation
Paramétrage
option Modèles de courriers
Les modèles de courrier sont des "lettres-types" qui définissent le contenu du courrier à envoyer à un
ensemble de destinataires, comme par exemple la lettre de notification de jury d'assises à envoyer aux
électeurs désignés par tirage au sort pour être jurés d'assises.
Sessions
bloc Suivi
option Sessions
Enregistrement d’une session à venir, de manière à préparer le tirage au sort (ou la sélection "manuelle")
de jurés d’assises parmi les électeurs de votre commune.
Tirage au sort des jurés d'assises
bloc Suivi
option Tirage au sort des jurés d'assises
Effectuez le tirage au sort informatisé des jurés d’assises parmi les électeurs de votre commune. Il est aussi
possible de reprendre un tirage au sort antérieur qui aurait été interrompu (les éventuels jurés déjà
sélectionnés sont mémorisés).
Jurés d'assises - Suivi des jurés
bloc Suivi
option Jurés d'assises
Enregistrez de manière simple et rapide les électeurs désignés comme jurés d'assises par un tirage au sort
"manuel" :


cochez les électeurs désignés comme jurés (soit titulaires, soit suppléants),
indiquez, pour chacun des jurés, la date à laquelle lui a été envoyé un courrier de notification, la date
à laquelle il y a répondu, et sa profession.
Vos notes :
Editions
bloc Editions
Il est possible d'éditer :


des listes préparatoire et spéciale : listes basiques ressemblant à la liste d’émargement du module
Elections mais ne contenant que les jurés sélectionnés.
une liste des jurés d’assises : même type de liste que la liste électorale mais ne contenant que les
jurés d’assises.
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

une notification de désignation : courrier de notification de désignation pour chaque juré d’assises
sélectionné.
une lettre de rappel : courrier de notification de rappel pour chaque juré d’assise sélectionné.
Vos notes :
Epuration
bloc Organisation
Outils
option Epurations
Cette option permet de supprimer d'un seul coup une session de jury d'assises devenue obsolète, ainsi que
les inscriptions de jurés d'assises qui y sont rattachées.
Vos notes :
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Bureau Etat civil
Présentation
Le module Actes d'état civil permet de gérer vos registres d'état civil par l'outil informatique.
En voici les principales fonctionnalités...

Ouverture et fermeture des registres

Suivi "en parallèle" des registres de plusieurs collectivités

Enregistrement des actes

Saisie des intervenants

Enregistrement des avis de naissance

Edition des actes

Publicité des événements d'état civil

Suivi des dossiers de mariage

Saisie de mentions marginales et rectificatives

Délivrance de copies et d'extraits d'actes

Confection des tables annuelles et décennales

Recherches

Personnalisation de la mise en page
Mise en fonction du module Etat civil
Etat civil - Organisation - Collectivité et format d'édition
Collectivité
Accès : bureau Etat civil
bloc Organisation
option Collectivité et formats d'édition
onglet Etat civil
Personnalisez la mise en page des actes, le modèle de page centrale de livret de famille, la présentation des
noms et prénoms, et des villes et des rues.
Vos notes :
Registres et procès-verbaux
bloc Organisation
option Registres et procès-verbaux
Chaque année, ouvrez un registre unique ou par type d'acte, et éditez les procès-verbaux d'ouverture.
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Vos notes :
Numérotation des actes
bloc Organisation
option Numérotation des actes
A tout moment, vous pouvez vérifier l'état des compteurs des numéros d'ordre attribués aux actes par le
logiciel dans la collectivité.
Vos notes :
Tenue des registres
Saisie guidée
bloc Tenue des registres
option Dresser un acte d'état civil - Saisie guidée
Pour chaque type d'acte (naissance, mariage, décès, etc.), le logiciel Relations Citoyens propose un
assistant de saisie destiné à vous guider tout au long de l'établissement de l'acte, depuis la déclaration
jusqu'à l'édition de celui-ci.
Le principe est le suivant : au fur et à mesure que vous lui fournirez les informations nécessaires, le logiciel
construit automatiquement le texte de l'acte.
Tant que la minute de l'acte n'a pas été imprimée, l'acte peut être modifié.
L'édition de la minute de l'acte a pour effet de valider celui-ci et de le rendre non modifiable.
Vos notes :
Saisie libre
option Dresser un acte d'état civil - Saisie libre
Permet d'enregistrer certains actes en tapant directement le texte de l’acte. Ce mode de saisie est
obligatoire pour les types d’acte suivants :

Enfant sans vie

Reprise de vie commune
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Vos notes :
Apposer une mention marginale
option Apposer une mention marginale
A partir d'un acte, enregistrez une mention marginale, et, si celle-ci est rectificative, indiquez la rectification
à apporter à l'acte concerné.
Vous pouvez insérer facilement une formule-type dans une mention marginale.
Le cas échéant, complétez le bulletin à transmettre à l'INSEE.
Le logiciel permet également d'apposer une mention sur un acte numérisé.
Vos notes :
Tables
Avis de naissance
bloc Tables
option Avis de naissance
Enregistrez les naissances ayant eu lieu hors de la commune. Ces informations figureront sur les tables
d'état civil de naissance.
Le bouton Population permet prendre en compte l'enfant dans le logiciel Relations Citoyens en
créant pour lui une fiche de citoyen, et en le rattachant à au foyer de ses parents (si celui-ci est
enregistré).
Vos notes :
Rattrapage manuel pour les actes anciens
bloc Tables
option Rattrapage manuel pour les actes anciens
Enregistrez les informations minimales sur les actes anciens, afin d'en avoir une trace au niveau des tables.
On ne pourra pas faire de copie ou d’extrait de ces actes saisis en rattrapage.
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Vos notes :
Tables annuelles et décennales
bloc Tables
option Tables annuelles ou Tables décennales
Editez les tables annuelles et décennales pour chaque type d'acte.
Vous pouvez choisir l'ordre de présentation alphabétique ou par type d'acte, puis alphabétique.
Les actes peuvent être rattachés à une année en fonction de la date de la déclaration, ou de l'événement...
Vos notes :
Demandes
Copie d'acte
bloc Demandes
option Copie d'acte
Editez une copie d'acte, en sélectionnant les mentions voulues.
Vos notes :
Extrait d'acte
bloc Demandes
option Extrait d'acte avec ou sans filiation
Editez un extrait d'acte, avec ou sans filiation, et avec les mentions que vous aurez sélectionnées.
Vos notes :
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Déclaration conjointe de choix de nom
bloc Demandes
option Déclaration conjointe de choix de nom
Le logiciel permet de gérer les types de déclarations suivants :



choix de nom avant la naissance : créée via cette option.
choix de nom à la naissance : créée lors de la création d’un acte de naissance, cette option permet de
la consulter.
choix de nom postérieur à la naissance : créée lors de la création d’un acte de reconnaissance, cette
option permet de la consulter.
Vos notes :
Dossier de mariage
bloc Demandes
option Dossier de mariage
Cette option permet d'établir ou de compléter un dossier de mariage, en y enregistrant au fil du temps les
informations relatives aux futurs époux, à leurs parents, à leurs témoins, à l'éventuel contrat de mariage, et
ce, au fur et à mesure que vous en disposez.
Il permet également de suivre les documents à fournir par les futurs époux, et d'éditer les publications liées
au mariage.
Une fois complet, le dossier pourra être choisi, depuis l'assistant de saisie d'un acte de mariage, de manière
à renseigner automatiquement les écrans de l'assistant, et ainsi établir l'acte de mariage très rapidement.
Une fois que l'acte de mariage a été établi, le dossier de mariage est alors clôturé.
Vos notes :
Recherche rapide
bloc Demandes
option Recherche rapide d'un acte
Cette option permet de retrouver un acte d'état civil enregistré, afin d'en consulter les minutes ou encore
sa fiche de résumé.
Ceci permet de limiter la manipulation des registres papier, évitant ainsi leur détérioration prématurée.
L'option permet également d'imprimer la copie ou l'extrait d'un acte.
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Vos notes :
Outils
Dévalider un acte
Accès : bureau Etat civil ou Etat civil numérisé
bloc Outils
option Dévalider un acte
Cette option vous permet, de manière exceptionnelle, de dévalider un acte pour le corriger.
Vos notes :
Importer les actes numérisés
Accès : bureau Etat civil ou Actes numérisés
bloc Outils
option Importer les actes numérisés
Cette option permet d’importer les actes anciens. Elle est décrite au paragraphe Etat Civil numérisé (cf. p.
34).
Vos notes :
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Bureau Etat civil numérisé
Mise en fonction du module
Etat civil - Organisation - Collectivité et formats d'édition
Collectivité
Accès : bureau Etat civil numérisé
onglet Etat civil
bloc Organisation
option Collectivité et formats d'édition
Personnalisez la mise en page des actes, le modèle de page centrale de livret de famille, la présentation des
noms et prénoms, et des villes et des rues.
Registres et procès-verbaux
bloc Organisation
option Registres et procès-verbaux
Chaque année, ouvrez un registre unique ou par type d'acte, et éditez les procès-verbaux d'ouverture.
Numérotation des actes
bloc Organisation
option Numérotation des actes
A tout moment, vous pouvez vérifier l'état des compteurs des numéros d'ordre attribués aux actes par le
logiciel dans la collectivité.
Vos notes :
Outils
Importer les actes numérisés
Import des actes à partir du fichier d'index
Accès : bureau Etat civil ou Actes numérisés
bloc Outils
Utilisez l’assistant d’import des actes numérisés.
Les noms des fichiers sont toujours normalisés sous la forme MEX_ActesType.xml, où Type peut être
Naissances, Mariages ou Décès.
Une notice d'import des actes numérisés est disponible depuis le bureau d'accueil
Documentation option Guides.
bloc
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Vos notes :
Utilitaires
Voir le précédent journal d'import
Accès : bureau Actes numérisés bloc Outils
option Voir le précédent journal d'import
bloc Utilitaires
Cette option vous permet d'éditer la liste des problèmes rencontrés lors du dernier import effectué.
Vos notes :
Nettoyer les données temporaires
Accès : bureau Actes numérisés bloc Outils
option Nettoyer les données temporaires
bloc Utilitaires
Si un import ne s'est pas terminé correctement, il se peut que des informations (registres à ouvrir, premiers
actes importés...) aient néanmoins été créées dans la base de données d'<e.grc>.
Dans ce cas, il convient de supprimer ces informations, avant de relancer un nouvel import.
Vos notes :
Tenue des registres anciens
Compléter les données d'état civil
données d'état civil
Registres anciens
option Compléter les
Après l'import des actes numérisés dans le logiciel Relations Citoyens, il se peut que vous deviez compléter
leurs fiches (aussi appelées index), c'est-à-dire les informations qui serviront de critères de recherche de
ces actes (nom, prénoms des personnes concernées, date de l'événement, etc.).
En principe, les informations principales ont été importées en même temps que les images des actes, mais
il se peut que certaines manquent.
Cette option permet donc à la fois :

de visualiser l'image de chaque acte numérisé,
35/56

et de compléter l'index relatif à cet acte.
Vos notes :
Apposer une mention marginale sur un acte numérisé
Accès : bureau Etat civil bloc Tenue des registres
marginale sur un acte numérisé
Registres anciens
option Apposer une mention
L'apposition d'une mention sur un acte numérisé est en partie similaire à l'apposition d'une mention sur un
acte enregistré via un assistant du logiciel Relations Citoyens.
En effet, dans les 2 cas, vous devrez sélectionner l'acte concerné, puis créer une fiche dans laquelle vous
taperez le texte de la mention.
Cependant, dans le cas de l'acte numérisé, vous devrez effectuer une opération supplémentaire consistant
à positionner et à mettre en forme la mention sur l'image de l'acte.
Rappel : une notice d'import des actes numérisés est disponible depuis le bureau d'accueil
bloc Documentation option Guides.
Vos notes :
Demandes
Les options du bloc Demandes sont identiques à celles du bureau Etat civil (cf. p. 31).
Vos notes :
36/56
Paramétrage
Intervenants
bloc Paramétrage
Intervenants
Ce menu permet de créer ou modifier les officiers d'état civil, les déclarants usuels, les notaires, les
médecins, les professions et les liens de parenté. Ces éléments peuvent aussi être créés ou modifiés depuis
les différents écrans où ils sont utilisés, via le bouton .
Vos notes :
Lieux d'événement
bloc Paramétrage
Lieux d'événement
Enregistrez les lieux usuels de naissance ou de décès.
Vos notes :
Mentions marginales
bloc Paramétrage
Mentions marginales
Les types de mention sont utilisés lors de la saisie de mentions marginales. Ces types vous permettront
d'inscrire les mentions marginales dans des catégories bien délimitées (Ex : Mention "mort pour la France",
mention de décès, mention de divorce...), et de définir les mentions rectificatives, ou encore celles qui
doivent être transmises à l'INSEE.
Les formules types sont des textes - phrases ou paragraphes - fréquemment utilisés, que vous pouvez
insérer à tout moment dans le texte d'un acte en cours d'élaboration.
Vos notes :
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Bureau Dématérialisation
Principes généraux
Paramétrage
Accès : bureau Dématérialisation
bloc Organisation
option Paramétrage des dématérialisations
Cet écran permet d'enregistrer les paramètres des échanges dématérialisés avec les différents partenaires
de votre collectivité (INSEE, ANTS, etc.).
Dans le cas des échanges avec l'INSEE, ces paramètres consistent essentiellement à :

indiquer un numéro et une date de convention,

cocher la case Phase de test INSEE si vous êtes effectivement en phase de test,

à définir le contact, c'est-à-dire l'interlocuteur de l'INSEE au sein de la collectivité.
Vos notes :
Historique des échanges
bloc Tous les échanges
option Historique des échanges
L'historique des échanges permet :

de vérifier les échanges déjà réalisés,

au besoin, de les corriger, et de re-générer un fichier en cas d'erreur,

de traiter les rejets de l'INSEE, et de générer un nouveau fichier spécifique aux éléments rejetés et
corrigés.
Vos notes :
Dématérialisation des données d'état civil
Export des bulletins INSEE Etat civil
bloc INSEE
Etat civil
option Export des Bulletins INSEE Etat Civil
Cette option permet de :

créer un fichier d'export de bulletins d'état civil,
38/56

rechercher et sélectionner les actes, transmissions et/ou mentions à transmettre,

compléter les bulletins d'état civil correspondants,

générer le fichier d'export à destination de l'INSEE.
Vos notes :
Traitement des rejets INSEE
bloc INSEE
Etat civil
option Traitement Rejet INSEE
Cette option permet, lorsque certains des bulletins d'état civil ont été rejetés par l'INSEE, de distinguer ces
bulletins rejetés au sein d'un export, afin de les corriger, et de pouvoir refaire le fichier d'export, soit avec
tous les bulletins, soit avec les bulletins rejetés...
Vos notes :
Dématérialisation des données électorales
Export des avis électoraux
électoraux
bloc INSEE
Elections XML
option Export INSEE des Avis
Cette option permet de :

créer un fichier d'export d'avis électoraux,

rechercher et sélectionner les données électorales à transmettre,

générer le fichier d'export à destination de l'INSEE.
Vos notes :
Import d'avis électoraux
bloc INSEE XML
Elections
option Import INSEE Elections
39/56
Cette option permet d'importer les avis électoraux en provenance de l'INSEE.
Après l'import, vous pourrez traiter les avis importés dans le module Elections.
Vos notes :
Concordance des listes
bloc INSEE
Elections
option Concordance des listes
Cette option permet de générer un fichier XML à partir des électeurs de la collectivité enregistrés dans le
logiciel Relations Citoyens, et de transmettre ce fichier à l'INSEE pour comparaison avec ses propres
données, dans le cadre du rapprochement des listes électorales, comme le prévoit l'arrêté du 2 juillet 1998.
Le logiciel permet de générer un fichier pour chaque type de liste électorale : la liste principale, et les listes
complémentaires pour les municipales et pour les européennes.
Vos notes :
40/56
Bureau Recensement militaire
Les principales fonctions du module Recensement militaire sont les suivantes :

Suivi des inscriptions sur la liste de recensement :





enregistrement des inscriptions de recensement, des inscriptions de régularisation et des
inscriptions d’office (ancien décret) ou des inscriptions de recensement, et des inscriptions des
non-recensés (nouveau décret n° 2002-446 du 29 mars 2002) ;
édition des documents relatifs aux inscriptions : notice individuelle, avis d’inscription, récépissé
d’avis d’inscription et attestation de recensement ;
édition des listes.
Statistiques et prévisions:

édition des statistiques sur les inscriptions de recensement

édition prévisionnelle de listes de jeunes à recenser prochainement
Transmission des inscriptions au bureau du service national (Pecoto) :

enregistrement des inscriptions sur disquette (Pecoto) pour transmission au BSN

édition d’une liste de contrôle et d’un bordereau d’expédition
Paramétrage
Accès : bureau Recensement militaire
bloc Organisation
Paramétrage
option Paramétrage
Cette option permet de choisir...
1
la période d'application du décret n° 2002-446 du 29 mars 2002 ;
2
la présentation des noms et prénoms en cliquant sur le bouton Mise en minuscules/majuscules ;
3
l'impression du logo du Service National sur les documents officiels ou non ;
4
le modèle d'attestation de recensement à éditer : modèle imprimerie nationale (les informations
s'imprimeront sur le pré-imprimé), ou modèle sur papier libre (le logiciel éditera le modèle complet :
fond et informations).
Vos notes :
Inscription sur liste
bloc Recensement
option Inscription sur liste
Inscription de recensement
Le type d'inscription Inscription de recensement permet d’inscrire les citoyens en âge d’être recensés sur la
liste de recensement.
41/56
Il concerne les français résidant dans la commune, qui ont atteint l'âge de 16 ans depuis moins d'un mois,
ou qui viennent d'acquérir la nationalité française.
Vos notes :
Inscription des non recensés
Le type d'inscription Inscription des non-recensés permet d’inscrire les personnes nées dans la commune
qui n'ont pas souscrit la déclaration prévue à l'article R111-1 avant le dernier jour du trimestre au cours
duquel ils atteignent l'âge de dix-huit ans.
Vos notes :
Edition des documents
bloc Recensement
option Edition de documents
Le logiciel propose les documents suivants : la notice individuelle, l’avis d’inscription, le récépissé d’avis
d’inscription, et l’attestation de recensement.
Vos notes :
Edition des listes
bloc Recensement
option Edition des listes
Cette option permet d'imprimer les listes d'inscriptions sur la liste de recensement, soit pour un type
d'inscription particulier, soit pour les 3 types à la fois.
Vos notes :
42/56
Prévisions et statistiques
Liste des jeunes à recenser
recenser
bloc Prévisions et statistiques
option Liste des jeunes à
Cette option permet d'éditer la liste des personnes en passe d'atteindre l'âge de 16 ans, ou bien une série
d'étiquettes d'adresses qui vous permettront de leur envoyer un courrier.
L'intérêt de cette liste réside dans le fait de pouvoir anticiper sur les inscriptions à venir.
Vos notes :
Statistique sur les inscriptions
inscriptions
bloc Prévisions et statistiques
option Statistiques sur les
Editez des statistiques sur les inscriptions sur la liste de recensement que vous avez déjà enregistrées dans
une période déterminée.
Vos notes :
Dématérialisation
Emission
bloc Dématérialisation
Pecoto
option Emission
Cette option permet de transmettre (ou de retransmettre, suite à un rejet), sous la forme d'un fichier (sur
disquette, par mail...), les inscriptions d'une période donnée, au Bureau du Service National.
L'émission Pecoto a pour effet de renuméroter les inscriptions dans l'ordre chronologique des
dates de naissance, puis des noms et prénoms.
Vos notes :
43/56
Liste de contrôle de l'émission
l'émission
bloc Dématérialisation
Pecoto
option Liste de contrôle de
Cette option permet d'éditer la liste des recensements transférés.
Vos notes :
44/56
Bureau Bouquet de formulaires
Présentation
Le module Bouquet de formulaires propose les fonctionnalités suivantes :

Utilisation basique d’un formulaire






Sélection et affichage d'un formulaire vide, remplissage, impression, et enregistrement du
formulaire avec les données saisies
Réutilisation d’un formulaire existant (enregistrement ou duplication du formulaire modifié)
Notion de thématique de formulaires :


Accès à un ensemble de formulaires classés par thèmes et sous-thèmes
Sélection de plusieurs formulaires ayant en commun une même thématique
Reprise des données déjà saisies (nom, prénoms…) pour alimentation automatique dans le(s)
formulaire(s) suivant(s)
Personnalisation des formulaires (entête et bas de page, filigrane, tampon de la collectivité et/ou
signature du maire...)
Fonctionnalités avancées : publipostage ou envoi par mail d'un formulaire à une liste de contacts
Vos notes :
Paramétrage
Collectivité
Accès : bureau Bouquet de formulaires
bloc Organisation
option Collectivités
onglet Formulaires
Ces options permettent de définir :

le contenu commun aux formulaires : entête, pied de page, image en filigrane, signature et/ou
tampon numérisés...
Les choix effectués ici seront appliquées par défaut aux formulaires pour lesquels vous
sélectionnerez l'option Valeur par défaut de la collectivité dans l'écran de paramétrage du
bouquet de formulaires.

et la présentation (en minuscules/majuscules) des noms et prénoms, ainsi que des noms de rues et
des villes...
45/56
Vos notes :
Bouquet de formulaires
Accès : bureau Formulaires
bloc Organisation
Paramétrage
option Formulaires
Cette option permet :

d'effectuer une personnalisation formulaire par formulaire,

d'attribuer des mots-clés de recherche aux formulaires,

et de masquer les formulaires que vous ne souhaitez pas utiliser.
Vos notes :
Contacts et groupes de contacts
Accès : bureau Formulaires bloc Organisation
mail et option Groupes de contact
Paramétrage
option Contacts pour publipostage et
Les contacts sont les destinataires potentiels des mails et des publipostages.
Les groupes de contacts permettent de regrouper vos contacts en différentes catégories.
Ainsi, au moment de sélectionner les destinataires d'un publipostage ou d'un envoi de formulaire par mail,
le logiciel vous les présentera classés par groupe.
Vos notes :
Destinataires et Signataires
bloc Organisation
Paramétrage
option Destinataires ou Signataires
Ces options permettent de définir des qualités de personnes potentiellement destinataires ou signataires
de formulaires de types courriers, convocations, etc.
Ainsi, au moment de renseigner un formulaire, pour chaque zone de saisie d'un destinataire ou d'un
signataire du document, vous pourrez "piocher" dans une liste déroulante la qualité qui vous convient.
46/56
Vos notes :
Exploitation des formulaires
Créer un formulaire ou une série de formulaires
formulaires
bloc Bouquet de formulaires
option Créer un formulaire ou une série de
Par "création de formulaire" on entend ici le fait d'utiliser un modèle de formulaire pour le
renseigner, l'éditer, et enregistrer ("créer") l'exemplaire une fois renseigné.
Le principe consiste à :

sélectionner un ou plusieurs formulaire(s)

renseigner les différentes zones
Il existe des outils d’aide à la saisie (des prénoms, des dates, des signataires et/ou
destinataires...).
De plus, si vous avez sélectionné plusieurs formulaires d'un même thème, les données saisies
dans le premier pourront être recopiées automatiquement dans les suivants.

enregistrer le formulaire renseigné (ou à dupliquer un formulaire créé précédemment et modifié)

et l'imprimer.
Vos notes :
Consulter / modifier un formulaire enregistré
enregistré
bloc Bouquet de formulaires
option Consulter/modifier un formulaire
Les formulaires enregistrés lors de leur création peuvent être réutilisés, soit pour une simple réédition, soit
pour en modifier le contenu, éditer et enregistrer une nouvelle version.
Vos notes :
47/56
Créer un formulaire avec l’option « Sélection des données »
La case Sélection des données permet d'alimenter automatiquement certains formulaires à partir des
données de vos citoyens.
Envoyer un formulaire par mail ou publiposter un formulaire
Principe :

Renseignez une seule fois un formulaire.

Sélectionnez les destinataires du mail ou du publipostage.

Envoyez-le à l'ensemble des destinataires sélectionnés.
Il peut être intéressant de grouper les destinataires (cf. p. 46) pour les sélectionner rapidement.
Vos notes :
48/56
Bureau Analyses et Statistiques
Présentation
Le module permet d'exploiter les données concernant les citoyens (et familles, foyers, électeurs…) de
diverses manières :

listes prédéfinies et listes personnalisables...

recherche de personnes selon de multiples critères (métier, situation familiale, date de mariage...),

exports sous divers formats (cvs, txt, xls, xml...)

étiquettes d'adressage

publipostage

graphiques (pyramide des âges, graphiques à secteurs, histogrammes...)

édition de listes de pointage, d'émargement, etc.
Ces fonctionnalités s'appuient sur les informations enregistrées dans les fiches suivantes :

citoyens :







Etat civil : nom, prénoms... date et lieu de naissance, situation familiale, informations sur le
mariage, décès...
Coordonnées : domiciliations, adresse électronique, numéro de téléphone, date d'arrivée dans la
commune, adresse de provenance...
Vaccinations : dates des dernières injections et des prochains rappels pour différents types de
vaccins...
Divers : situation professionnelle, informations sur le logement, diplômes...
familles : chef de famille, conjoint, date et lieu de mariage (ou PACS...), ascendants du chef de
famille et du conjoint, enfants...
foyers : adresse, composition du foyer, nombre d'enfants...
électeurs : identité, adresse, informations électorales, demande d'inscription, demande de
radiation...
Pour profiter pleinement des listes, exports, graphiques et autres statistiques que permet le
logiciel, il faut donc avoir renseigné au maximum les fiches de des citoyens, familles et foyers.
Vos notes :
Paramétrage
Accès : bureau Analyses et Statistiques
A.S.
bloc Organisation
option Collectivités et édition
onglet
Comme pour les autres modules, l'onglet A.S. permet de choisir la présentation des noms et prénoms et
des villes et rues.
49/56
Vos notes :
Graphiques
bloc Graphiques
option Graphiques
3 graphiques sont proposés :

Pyramide des âges (présentation utilisée par l’INSEE)

Top des prénoms masculins (apparaissant au moins 2 fois, parmi les enfants de 0 à 5 ans).

Top des prénoms féminins (idem).
Les 2 derniers graphiques consultés sont rappelés en version réduite sur le bureau A.S.
Pour chacun de ces graphiques :

le bouton
)
permet de modifier l’apparence du graphique (paramètres sauvegardés par le bouton

le bouton
enregistre le graphique dans un fichier jpg

le bouton
affiche l’aperçu du graphique, qui peut être imprimé, ou exporté vers Word, en PDF…
Vos notes :
Listes prédéfinies
bloc Listes
option Listes prédéfinies
Les listes prédéfinies sont des listes fournies avec le logiciel, et dont les critères sont définis à l'avance, pour
répondre à des demandes fréquentes des collectivités.
Elles sont reconnaissables par ce pictogramme :
Il peut s'agir, par exemple, de la liste des anniversaires de mariage ou d'un état des foyers avec le nombre
d'enfants par tranche d'âge...
Listes personnalisables
bloc Listes
option Listes personnalisables
Les listes personnalisables sont des listes que vous pouvez créer vous-même pour répondre aux objectifs de
votre collectivité.
Elles sont repérables par ce pictogramme :
50/56
Selon le but recherché, une liste personnalisable peut simplement servir de liste de contrôle à usage
interne, ou être transmise (sous forme imprimée ou de fichier d'export) à un organisme partenaire de la
collectivité, ou encore être exportée vers un tableur pour d'autres usages...
Vos notes :
Création d'une liste
Le choix du thème dans l'arborescence détermine les informations qui seront disponibles comme
colonnes et critères.
Colonnes
Sélectionnez les informations une par une, ou par « branches » entières.
Réordonnancez les colonnes choisies avec les boutons
et
.
Renommez une colonne (choisie) en double-cliquant dessus.
Ajoutez une « colonne utilisateur » : compteur, valeur fixe ou concaténation (exemple de concaténation :
éléments de l’adresse).
Sélectionnez vos « colonnes utilisateur » tout en bas de l’arborescence.
Vos notes :
Critères
Ils peuvent porter aussi bien sur des colonnes sélectionnées que non sélectionnées.
Les colonnes disponibles sont les mêmes que celles présentées dans l’onglet Colonnes.
Les opérateurs disponibles varient selon la colonne sélectionnée.
3 catégories d’opérateurs : comparateur (« est égal, après le… »), intervalle (« entre le… et le… »), et sans
valeur (« est vide »).
Il est possible de définir un, 2 ou plusieurs critères.
Si 2 ou plusieurs critères sont définies, la liste ne présentera que les éléments qui répondent à tous les
critères définis (opérateur logique « ET », mais pas « OU »).
51/56
Vos notes :
Génération et exploitation de la liste
Cliquez sur le bouton Générer la liste pour afficher le résultat.
Depuis la liste obtenue, le bouton
les onglets Colonnes et Critères.
vous permet à tout moment de modifier ses caractéristiques dans
Manipulations des colonnes avec la souris
Vous pouvez :

modifier la largeur d'une colonne (et l'adapter au contenu en double-cliquant le bord droit),

masquer temporairement une colonne (en réduisant sa largeur au minimum),

déplacer une colonne, en cliquant sur son entête et en la faisant glisser vers la gauche ou vers la
droite…
Vos notes :
Tris rapides et filtres
Cliquez sur le bouton
Trier de Z à A.
situé dans l'entête de la colonne à trier, puis choisissez l'option Trier de A à Z ou
Ce même bouton permet de définir un Filtre de texte (ex. : Commence par…) , ou un Filtre de date (ex. :
Après le…).
Le bouton
permet de basculer rapidement de la liste filtrée à la liste non filtrée.
pour accéder à la suppression du filtre en cours.
Vos notes :
Edition de la liste
Chaque liste peut être imprimée telle qu'elle apparaît à l'écran, c'est-à-dire avec les mêmes largeurs de
colonnes, les mêmes filtres et les mêmes critères de tri que ceux en cours d'affichage.
52/56
Le logiciel propose les formats A4 ou A3, portrait ou paysage, ainsi que la combinaison idéale de ces
paramètres pour un nombre optimal de pages.
Certaines listes peuvent être éditées sous la forme de liste de pointage ou de liste d'émargement, c'est-àdire avec une colonne supplémentaire, soit pour cocher, soit pour apposer une signature.
Vos notes :
Enregistrement de la liste
Enregistrez la liste une première fois lors de sa création.
Vous pourrez en enregistrer une variante si vous la modifiez par la suite.
Les modifications d’affichage des colonnes, les tris et les filtres appliqués sont enregistrés.
Vos notes :
Publipostage
Modèles de courrier
Un modèle par défaut est fourni. Il n’est pas modifiable, mais vous pouvez le dupliquer pour l’adapter (dans
Word).
Le bouton Personnaliser de la fiche d’un modèle donne accès au document Word pour modifier le texte
et/ou sa mise en forme.
Vos notes :
Lancer un publipostage
Le lancement d'un publipostage depuis une liste personnalisé nécessite la présence dans les
colonnes de la liste, des informations utilisées comme champs de fusion dans le modèle de
courrier.
et choisissez le modèle de courrier.
53/56
La case Fusionner les données… :


si elle cochée, vous obtenez le résultat de la fusion (sous Word ou imprimé directement si vous
cochez également la case Lancer l’impression).
dans le cas contraire, vous obtenez le modèle de courrier sous Word, où vous pourrez ajouter des
champs (bouton Insérer les champs de fusion).
Vos notes :
Etiquettes d'adresse
La liste doit contenir au minimum les colonnes suivantes : Civilité, Nom de famille, Nom marital,
Prénom usuel.
pour lancer l'édition des étiquettes.
Vos notes :
Export
.
Le logiciel propose différents formats d’export, dont :


Microsoft Excel (XLS) : fichier directement exploitable dans le logiciel Microsoft Excel.
Texte délimité (CSV) : format ouvert, exploitable par des logiciels tels qu'Open Office (les données
sont séparées, au choix, par un point-virgule, par une virgule ou par deux points).
L'export d'une liste permet de répondre à des exigences du type « export du fichier des électeurs pour
votre préfecture » avec la possibilité :

de renommer des colonnes

d'ajouter un compteur

d'ajouter une valeur fixe (code imposé par la préfecture)…
La case Ouvrir le fichier après export :


si vous la cochez : le fichier est ouvert dans le logiciel correspondant au format choisi (Excel si format
XLS, Adobe Reader ou équivalent si format PDF, etc.),
sinon, vous retrouvez le fichier dans le dossier spécifié dans la zone Emplacement.
54/56
Vos notes :
Comment nous contacter ?
En tant que client, vous bénéficiez d’un accès personnalisé à nos services. Vous pouvez :

effectuer une demande de dépannage sur un de vos logiciels Berger-Levrault ou sur votre matériel ;

obtenir des informations sur le traitement de votre commande ;

obtenir des renseignements commerciaux ;

demander la planification d’une intervention ;

acheter vos consommables ;

...
Pour effectuer toutes ces démarches, trois supports sont à votre disposition :

l'Espace Clients ;

le Serveur Vocal ;

la Prise d'Appels en Direct.
Votre Espace Clients accessible par internet
 Connectez-vous à l'Espace Clients en tapant l’adresse : http://www.espaceclients.berger-levrault.fr
(http://www.espaceclients.berger-levrault.fr/)
 Saisissez votre identifiant c'est-à-dire votre code d’accès* à notre serveur vocal.
 Saisissez votre mot de passe. Par défaut, s'il n'a pas été modifié, c'est votre code postal sur cinq
chiffres (32500 par exemple).
 Enregistrez-vous dans la rubrique Votre Compte onglet Contacts.
 Reconnectez-vous ensuite sur l'Espace Clients avec votre nouveau mot de passe.
 Cliquez sur la rubrique Nous contacter et laissez-vous guider.
Le Serveur Vocal
 Composez le 0 800 39 23 24 pour accéder au serveur vocal.
 Tapez ensuite votre code d’accès* sur le clavier de votre téléphone et laissez-vous guider.
La Prise d'Appels en Direct
Uniquement pour les dépannages progiciels et dans le cas où cette offre est comprise dans le
contrat de maintenance auquel vous avez souscrit.
Dans le cadre de ce service, vous pouvez être mis en relation directe avec notre service d’assistance ou
déposer une demande afin d’être rappelé ultérieurement.
Pour cela :
55/56
 Contactez notre service d’assistance par le biais du Serveur Vocal (cf. paragraphe "Le Serveur Vocal").
 Répondez aux différents choix que l’on vous soumet jusqu’à ce que l’on vous propose "Pour parler à
un technicien, tapez 1. Pour déposer votre demande, tapez 2" :


cas 1 : vous êtes directement mis en relation avec un technicien ;
cas 2 : l’appel est enregistré avec le message habituel "Votre demande a bien été enregistrée, une
personne du service concerné reprendra contact avec vous dans les plus brefs délais".
* IMPORTANT : votre code d’accès au serveur vocal et à votre Espace Clients est inscrit sur votre confirmation de commande ou sur
vos factures.
56/56

Support de formation - Relations Citoyens

Transcription

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