Réunion du 15 septembre 2015

Comité du Parc de Limoges
Procès-verbal du 15 septembre 2015
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PROCÈS-VERBAL / MINUTES
COMITÉ DU PARC DE LIMOGES PARC COMMITTEE
Réunion du 15 septembre 2015 – 18 h
Pavillon de Limoges
Présents :
Carol Ann Scott, directrice de la récréation
Francis Brière, conseiller
Bob Joiner, membre (stepped down from role as President)
Jocelyne Joiner, membre
Tanya Joiner, secrétaire
Stéphanie McLeod (new ball diamond)
Phil and Vivianne Warren (tot Lot)
Absent :
Peggy O’Meara, membre
Brian Young, membre
1. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE / OPENING OF THE MEETING
Proposé par Tanya Joiner
Appuyé par Jocelyne Joiner
Que l’assemblée soit ouverte à 18h. / Be it resolved that the present
meeting be opened at 6pm.
Adoptée / Carried
2. PRIÈRE / PRAYER
Par : Tanya Joiner
3. ORDRE DU JOUR / AGENDA
Proposé par Tanya Joiner
Appuyé par Bob Joiner
Que l’ordre du jour soit accepté avec les ajouts suivants et les
modifications apportées séance tenante, le cas échéant. / That the
agenda be accepted, including the modifications made forthwith as
applicable.
Adoptée / Carried
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4. PROCÈS VERBAL / MINUTES
Proposé par Jocelyne Joiner
Appuyé par Bob Joiner
Il est résolu que le procès-verbal de l'assemblée du 21 avril 2015 soit
adopté tel que présenté. / Be it resolved that the minutes from the
meeting held April 21, 2015 be accepted as presented.
Adoptée / Carried
5. DÉLÉGATIONS / DELEGATIONS
Stephanie McLeod –New Ball Diamond
6. AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES / UNFINISHED
BUSINESS FROM PREVIOUS MEETINGS
a) Second Baseball Diamond / Deuxième terrain de balle
La ligue de la balle molle a fait une demande au Comité du parc pour un
nouveau terrain de balle car il y a beaucoup de gens qui aimeraient jouer à la
balle molle mais un terrain n'est pas suffisant. La ligue de balle molle est
prête à faire des levées de fonds pour amasser une partie des fonds pour
construire ce nouveau terrain. Ils ont présenté des quotations de plusieurs
compagnies, qui donnent un aperçu du coût pour bâtir le terrain qui devrait
être opérationnel en 2016-2017. / The Softball League is asking the Park
Committee for a second ball diamond because many people would like to
play ball but one diamond is not enough. The Softball league is prepared to
help raise money to build the diamond. They brought quotes from companies
giving an approximate cost to build this new ball diamond which should be
operational by 2016-2017.
Carol Ann a un avant-projet de plan de Dagenais et sera discuté avec le
sous-comité le 19 février. Les plans coûteront environ $8,590.00 plus taxes.
Une facture pour environ 50% de la somme a été reçue pour le travail
accompli à ce jour et payés par la municipalité. Le solde du montant a été mis
en place comme une charge du budget 2014 et sera versée lorsque les plans
seront terminés. / Carol Ann has a preliminary draft plan from Dagenais and
will be discussed on February 19 with sub-committee. The plans will cost
approx. $8,590.00 plus tax – an invoice for approximately 50% of the amount
was received for work done to date and paid by the municipality. The
balance of the amount was set up as a payable from the 2014 budget and will
be paid when the plans are completed.
Francis suggère que nous soyons peut-être en mesure de recycler les
matériaux d'autres terrains existants provenant d'autres villages de la Nation
qui ne sont pas utilisés (Ste-Rose, Fournier). Les matériaux pourraient être
enlevés par un groupe de bénévoles et ré-installés par des professionnels.
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Nous avons besoin d'un devis pour l'installation d'un nouveau terrain de balle
y compris les matériaux et un devis pour l'installation de matériaux utilisés
pour comparer les prix. Le plan préliminaire final a été reçu. Le sous-comité
ce recontre jeudi 23 avril à 19h. / Francis suggests that we may be able to
recycle materials from other existing diamonds in other villages of the Nation
that are not being used (Ste-Rose, Fournier). Materials could be removed by
a group of volunteers and re-installed by professionals. We need a quote for
installation of new ball diamond including materials and a quote for
installation of used materials to compare prices. Final preliminary plan has
been received. Sub-committee will be meeting Thursday April 23 at 7pm.
Stéphanie nous a donné une mise à jour sur la collecte de fonds. Ils ont 943
$ amassés du tournoi de ball du mois de mai. Le drainage est prévue pour
être complété en Octobre 2015. Brian Young travaille sur une demande à
Hydro One pour un don des pôteaux. Antidévireur serait inclus dans le
budget de 2016. Paysage, les clôtures et les lumières sont prévues pour
2016. Le sous-comité installera un thermomètre dans le parc pour démontrer
la cible et le progrès. Des pancartes de commanditaires seront vendus pour
l’antidévireur à environ1,000 $ chacun pour aider au financement. Plus
d'idées de collecte de fonds/subventions seront discutées à l'automne pour
atteindre l'objectif de collecte de fonds de $75,000..Stephanie gave us an
update on fundraising. They have $943 raised from May baseball tournament.
Drainage is scheduled to be completed in October 2015. Brian Young is
working on a request to Hydro One to donate posts. Backstop would be
included in 2016 budget. Landscape, fencing and lights are anticipated for
2016. Sub-committee to install a thermometer sign in park to show target and
progress. Sponsor signs will be sold for the backstop at approx.. $1,000 each
to help with funding. More fundraising ideas will be discussed in the Fall to
reach the target of $75K in fundraising/grants.
Brian Young a accepté de prendre soin de la tente de bière durant le tournoi
de balle du club Optimist de Limoges le 25 au 27 septembre. Tous les profits
des ventes iront vers la levée de fonds du nouveau terrain de balle. /Brian
Young has agreed to run the bar during the Limoges Optimist Club ball
tournament from September 25-27. All bar profits will go towards new ball
diamond fundraising.
b) Existing Ball Diamond / Terrain de balle existant
-Réparations à faire au terrain de balle / Baseball diamond repairs :
Les lumières sur les poteaux n’ont pas encore été ajustées. Il va falloir faire
un suivi avec Luc Savage au printemps 2015. $2,000 a été mis de côté pour
redresser les lumières. Tanya doit contacter Luc et copier Francis pour
obtenir un devis de Sproule soit pour redresser ou remplacer. Céduler une
recontre avec Luc et les capitaines pour aider à redresser/ The lights on the
poles have not yet been alligned. We will need to follow-up with Luc Savage
in April 2015. $2K has been set aside to straighten the lights. Tanya to
contact Luc and copy Francis to get a quote from Sproule to either straighten
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or replace. Then schedule with Luc and a few captains one night to
straighten.
La ligue de balle a également demandé si nous pouvons drainer le terrain de
balle actuel. Lapointe peut installer un drainage avec ou sans pierre et nous
fournira un devis pour le drainage à l'automne 2015. $10,000 a été mis de
côté pour le drainage des deux terrains. Le terrain c’est fait remis à niveau
par Légère Paving et les coûts ont été défrayé par les fonds de la journée
communautaire de Limoges . / The ball league has also asked if we can drain
the current ball diamond. Lapointe can install drainage with or without stone
and will provide us with a quote for the drainage to be done in the Fall 2015.
$10K has been set aside for draining of both new and old feilds. Field was releveled by Légëre Paving and costs were covered by the Limoges
Community Day fund.
Carol-Ann a reçu une quotation de Sproule au montant de $ 5K à: Redresser
2 pôteaux, fournir de nouvelles traverses, réorienter 1 pôteau au fer à cheval,
réorienter 1 pôteau à l’antdérivant et de réajuster les lumières. Nous aurons
besoin des factures à appliquer contre la subvention approuvée pour 2016
(24K), Sproule a accepté de fournir la facture seulement en 2016. Luc et les
bénévoles seront en mesure de déplaçer toutes clôtures autour du terrain
entre le 28 septembre et le 11 octobre. Le drainage est prévue pour le 12
octobre. Le prix a augmenté de 25% depuis la dernière quotation en 2014
(12K maintenant ). La clôture sera reculé de 20 pieds de Luc et les
bénévoles. Carol-Ann doit envoyer un courriel à Luc pour confirmer le plan
pour reculer la clôture et les détails sur le travail approuvé par Sproule. CarolAnn devra envoyer les facturespour la balles des enfants et de la ligue de
balle d’adultes par la fin octobre. / Carol-Ann received a quote from Sproule
in the amount of $5K to: Straighten 2 posts, provide new cross-arms, re-direct
1 post from horseshoe, re-direct 1 post from backstop and re-adjust the lights.
Since we will need 2016 invoices to apply against approved grant (24K),
Sproule has agreed to provide invoice only in 2016. Luc and volunteers will
be removing all fencing around diamond between September 28 th and
October 11th. Drainage is scheduled for October 12th. Price has gone up 25%
from last quote in 2014 (now $12K). Fence will be moved back by 20 feet by
Luc and volunteers. Carol-Ann to send Luc an e-mail to confirm plan for
moving fence and details on work approved by Sproule. Carol-Ann to send
bills to both kids ball and adult ball league by end of October.
c) Rink / Patinoire
Il va falloir remplacer ou réparer quelques panneaux au rond de glace. Il va
aussi falloir peinturer l’asphalte à l’été 2015. Couts provenent du budget
opérationel. Attend de voir comment le fibre de verre utilise à St-Isidore dur
Durant l’hiver. Carol-Ann doit verifier avant prochaine reunion. / Some of the
boards at the rink will need to be fixed or replaced. The asphalt will also need
painting in summer 2015. Costs taken from the operational budget. Waiting to
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see how well the fibreglass patches used in St-Isidore held up after this
winter. Carol-Ann to check before next meeting.
La municipalité vont réparer les bandes le la patinoire par novembre 2015 à
l'aide des patchs de fibre de verre. / Municipality will fix rink boards by
November 2015 using the fiberglass patches.
d) Restaurant / Restaurant
Devis reçu de KT plomberie pour une nouvelle fontaine d'eau avec réservoir
et remplissage de bouteille pour $ 1,977.50. Carol Ann devra obtenir un devis
de JVM Plumbing et D-Tail pour une fontaine sans réservoir, et remplissage
de la bouteille pour notre prochaine réunion. / Quote received from KT
plumbing for a new water fountain with reservoir & bottle filler for $1,977.50.
Carol Ann to get quote for a fountain without reservoir and bottle filler for our
next meeting. Carol-Ann to get quotes from JVM Plumbing and D-Tail
Une nouvelle fontaine d'eau a été éreçu et installé. La facture a été envoyée
à l'attention de Carol-Ann la semaine dernière. / New water fountain received
and installed. Invoice was sent to Carol-Ann’s attention last week.
e) Park Sign / Affiche du parc
Une nouvelle affiche a été installé à l’entré du parc. Ceci a été payé par la
famille Latreille. Ils suggèrent l’installation de la vieille affiche près du pont
Bob Joiner. Location à être déterminé pour ne pas bloquer l’entrée. L’affiche
a besoin d’être re-peinturé. / The Latreille family has paid for the new sign at
entrance of park. They suggest installing the old sign close to the Bob Joiner
bridge. Need to choose location as to not block entrance. Sign needs to be
re-painted.
L’affiche a été re-fini et installé à proximité du pont Bob Joiner. / Sign has
been re-finished and installed close to Bob Joiner bridge.
f) Tot Lot
Phillip Warren a approché la municipalité de La Nation pour un parc au coin
des rues Savage et Giroux pour les petits enfants. Le comité des citoyens de
Limoges a mis $ 3000 de côté pour le projet. Le comité du parc soutient la
demande et propose un montant de 60,000$ pour ce projet en 2015 pour
inclure les clôtures, deux structures pour commencer, un banc, une poubelle,
un signe de parc et un pour « aucun chien ». Le comité recommande que l’on
clôtures le parc pour la sécurité de l'étang à proximité. / Phillip Warren
approached the Nation Municipality for a park at the corner of Savage and
Giroux streets for small children. The Citizens Committee of Limoges has put
$3,000 aside for the project. The park committee is supporting the request and
suggests an amounted of 60K towards this project in 2015 to include fencing, 2
structures to start, a bench, a garbage, a park sign and no dog sign.
Committee recommends fencing the park for safety of the nearby pond.
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Proposé par Tanya Joiner
Appuyé par Sylvie Beaudin
Il est résolu que le comité recommande l'emplacement du parc, au coin
des rues Savage et Giroux, mais que nous sommes préoccupés par la
distance entre l'étang et le parc. Nous suggérons que le parc sera
clôturé. / Be it resolved that committee recommends the location of the
park at the corner of Savage and Giroux streets but that we have
concerns with the distance between the pond and the park. We suggest
that the park be fenced in.
$25,000 a été approuvé par la municipalité pour le nouveau parc. Ces fonds
devraient être utilisés pour l'aménagement paysager, le clôturage et la
préparation du site. Francis suggère de regarder aux structures de d'autres
parcs qui ne sont pas utilisés qui peuvent être déplacés vers le nouveau
parc. / 25K has been approved by the Municipality for the new tot lot. These
funds should be used for landscaping, fencing and site preparation. Francis
suggests looking into structures at other parks that are not being used may
be moved to the tot lot.
Carol-Ann vas s’informer sur les besoins d'accessibilité pour les nouveaux
parcs. / Carol-Ann to look into accessibility needs for new parks.
Francis invitera un représentant du projet du noubeau parc tot à notre
reunion du 21 avril pour discuter les prochianes étapes. Re-scheduler pour la
prochaine reunion./ Francis will invite a representative of the tot lot project to
our April 21st meeting to discuss next steps. To re-schedule for next meeting.
Le projet « Tot Lot » a été approuvé par le conseil pour $120,000 et sera
accessible à 100%. Les matériaux ont tous été commandés, mais ne seront
installés qu’au printemps 2016 pour répondre à la préoccupation de la
garantie de de la colle pour la surface accessible. Les travaux à être
effectués en 2015 travaux comprend tous les clôtures. Le sous-comité devra
fournir un plan de site, y compris des arbres, des bancs, sentier, affiche, des
poubelles et un stationnement pour le 7 octobre. Tous les coûts doivent
également être fournis afin que nous puissions inclure dans la demande pour
le budget 2016 en fin octobre. La contribution de $ 9K du comité des citoyens
doit être appliqué à la commande de matériel en 2015. Carol-Ann enverra
une facture à François Sigouin sous peu.The Tot Lot project was approved
by council for $120,000 and will be 100% accessible. Materials have all been
ordered but will only be installed in spring 2016 to address the concern of the
cold impacting guarantee of glue for accessible surfacing. 2015 work to be
completed includes all fencing. Sub-committee is being asked to provide a
site plan including trees, benches, path, sign, garbage bins and parking by
October 7th. All costs should also be provided so that we can include in
request for 2016 budget at end of October. The $9K contribution from
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Citizens Committee needs to be applied to ordering of material in 2015.
Carol-Ann will send Francois Sigouin an invoice shortly.
Adoptée / Carried
g) Ginnette Beaudry a approché le comité du parc pour pouvoir se servir du
terrain de Tennis pour jouer au Pickleball. Elle demande au comité si nous
pouvons peinturer des lignes sur le terrain de Tennis pour pouvoir jouer au
Pickelball. Le terrain peut faire deux jeux à la fois. Elle demande aussi si nous
pourrions acheter un filet portable qui coûte à peu près 177 $. Elle nous a
montré une cote de 600 $ qui comprend deux filets, six balles et huit raquettes.
/ Ginnette Beaudry approached the park committee to use the tennis court to
play Pickleball. She is asking the committee to paint lines on the tennis court
so they can play Pickleball. Two games can be played at once on the tennis
court. She is also asking if we can purchase à portable net that costs
approximately $177. She showed us a quote of $600 that includes two nets, six
balls and eight paddles.
Proposé par Tanya Joiner
Appuyé par Sylvie Beaudin
Il est résolu que, si il y a assez d'argent dans le budget 2014, nous
allons acheter un filet portable. Sinon, il sera mis dans le budget 2015.
Les lignes seront peinturer au printemps de 2015 par la municipalité. /
Be it resolved that, if there is enough money left in the 2014 budget, we
will by one portable net. If not, it will be put in the 2015 budget. The lines
will be painted in Spring of 2015 by the township.
Adoptée / Carried
Le comité a convenu que les nouvelle lignes seront peinturer au printemps
2015 pour accueillir le jeu de pickle-ball. Nous ne serons pas en mesure
d'acheter de l’équipement tels que les filets ou les palettes. / The committee
has agreed that new line will be painted in Spring 2015 to accommodate the
game of pickle ball. We although will not be purchasing any equipment such as
nets or paddles.
Des lignes jaunes ont été peinturé pour le Pickle Ball./ Yellow pickle ball lines
have been painted.
h) Des insectes semblent avoir infesté le chapiteau. Carol-Ann devra contacter
un exterminateur pour jeter un coup d’oeil. Le chapiteau peut-être aura
besoin d'être re-vernis pour résoudre le problème./ Bugs seem to have
infested the gazebo. Carol-Ann to contact an exterminator to have a look.
Gazebo may need to be re-stained to solve the problem.
Comité du Parc de Limoges
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i) Des ados à limoges ont demandé pour une nouvelle structure au skate park.
Nous avons demandé d'obtenir des détails, y compris les coûts du comité
Kraft pour être en mesure de demander un financement du comité des
citoyens (3,500 $). Le comité de la journée communautaire de Limoges est
veux contribuer 1000 $. Francis contribuera également le même montant et le
comité des citoyens a accepté de contribuer le solde de 1,500 $. Bob devra
contacter Michel Bourdeau pour demander quand est-ce que cette structure
peut être ajouté. Tanya devra envoyer les dimensions du ½ tuyau à CarolAnn pour obtenir l'approbation du conseil pour ajouter cette structure. /
Limoges teens have been asking for a new skate park structure. We
requested to get details including costs from the Kraft committee to be able to
request funding from the Citizens Committee ($3,500). The Limoges
Community Day is willing to contribute $1,000. Francis agreed to match this
contribution and the Citizens Committee agreed to contribute the remaining
$1,500. Bob to contact Michel Bourdeau to ask when this structure can be
added. Tanya to send dimensions of ½ pipe to Carol-Ann to get council
approval to add this structure.
j) Une suggestion d'un citoyen a été faite pour éclairer le chemin vers le pont.
Ce projet serait trop coûteux, donc a été refusé. / A suggestion from a citizen
was made to light the path towards the bridge. Since this project would be too
costly it was declined.
k) Des détails sur l'offre d'emploi pour le nouvel employé du parc a été
demandée. Carol-Ann confirme que l'emploi sera affichée dans les 2
prochaines semaines / Details on job posting for new park employee
requested. Carol-Ann confirms that job will be posted with the next 2 weeks.
l) Limoges Community Day has some funds/profits from this year’s event. They
would like to have a plan to spend some of this money in the community by
organizing free events or purchasing items for park. Anticipated projects
include:
1. Sponsoring new ball diamond ($1,000)
2. Skate park addition ($1,000)
3. Organize rink day in February 2016 ($400)
4. Keep in reserve for supplies for event in 2016 ($200)
5. Reserve for kiddie inflatables ($500)
6. Accessible swing ($600) –DENIED by committee
7. Musical Instrument ($1,000) –approved upon receiving further details
8. Sign for “Limoges loves to Play” –pending design and costs
9. BMX hills –need to look into further
10. Albert Benoit sign –pending design and cost
11. Purchase of bingo machine for community day –pending cost
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7. SESSION À HUIS CLOS / CLOSED SESSION
Aucune /None
8. RAPPORTS / REPORTS
8.1 Rapport de la directrice / Director’s report
Tout va bien / All is well
8.2 Rapport du membre du conseil / Council member’s report
Tout va bien / All is well
9. RAPPORT DE LA TRÉSORERIE / TREASURER’S REPORT
Carol Ann a manqué de temps pour présenter le rapport financier du mois de de
août 2015. /
Carol Ann ran out of time to present the financial report for the month of August
2015.
10. SUJETS DE DISCUSSION / TOPICS FOR DISCUSSION
Aucun / None
11. AUTRES / OTHERS
Aucun / None
12. PROCHAINE RÉUNION / NEXT MEETING
La prochaine réunion aura lieu le 20 octobre 2015, à 18h30 au pavillion de
Limoges. / The next meeting will be held on October 20th at 6:30pm, at the
Limoges pavillion.
13. AJOURNEMENT / ADJOURNMENT
Proposé par Jocelyne Joiner
Appuyé par Tanya Joiner
Il est résolu que la présente assemblée soit ajournée à 19 h 30. /
Be it resolved that the present meeting be adjourned at 7:30pm.
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Adoptée / Carried
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Bob Joiner
Président / President
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Tanya Joiner
Secrétaire / Secretary