Comment organiser son bureau - Chambre de métiers et de l
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Comment organiser son bureau - Chambre de métiers et de l
Fich e co nse il Aube Comment organiser son bureau ? Savoir gérer les entrées et sorties de papiers La paperasse ... telle est la hantise de tout chef d'entreprise ! Pour mieux vivre cette question, voici quelques conseils simples, pratiques et surtout de bon sens qui vont vous permettre de vous organiser au quotidien et ainsi gagner du temps ! En fait, tout se résume à maîtriser en permanence 3 domaines : 1 Le stockage des informations essentielles à la vie de l'entreprise 2 Le pilotage financier de l'entreprise : suivi et anticipation 3 Le stockage des entrées et sorties de documents : courriers, factures, relevés... es Financ ations Inform les a génér s Entrtéiees r so AR-CMA10-12/08 Chambre de métiers et de l'artisanat de l'Aube 6, rue Jeanne d'Arc - BP 4104 - 10018 Troyes Cedex Tél. 03 25 82 62 00 - Fax 03 25 82 62 01 [email protected] 1 Le stockage des informations La vie de l'entreprise est faite d'engagements importants dont il faut garder la trace (contrats, évènements, factures, garanties, etc.). Ces documents importants doivent être stockés pour pouvoir, si nécessaire, être retrouvés le plus facilement et le plus rapidement possible . Pour cela, l'idéal est de se doter de boîtes de classement : 1 boîte par type de document. Tout au long de la vie de l'entreprise,vous stockerez dans chaque boite les pièces indispensables. Les documents à classer peuvent se répartir en 2 catégories : Les boîtes pourles contrats d'engagement Les boîtes pour les autres documents Relevés bancaires Relevés bancaires Banque prêts contrats Assurances contrats Caisses sociales 1 chemise par client adhésions échéanciers Partenaires Actes immobiliers bail achat contrats syndicats comptable Personnel 1 chemise par salarié Contrats téléphone Internet électricité Eau Gaz Bilans et (pour les sociétés) PV d'AG Dossier clients Fournisseurs objectifs engagements accords Registres personnel Obligatoire Formalités de création / reprise Documentation produits Documentation Documentation professionnelle abonnements revues aménagements matériel 2 Le suivi et l'anticipation Quelques tableaux peuvent vous permettre d'anticiper l'avenir et ainsi piloter votre entreprise : Le planning des travaux à réaliser (ou à suivre) L'échéancier des charges principales Le prévisionnel de trésorerie 3 Les entrées et sorties de documents Chaque jour, l'entreprise émet et reçoit des documents (courriers, factures, devis, avis...). Sous peine d'être vite submergé sous la "paperasse", tous ces documents doivent être gérés rapidement et traités selon les cas. Dès leurs arrivées, classer les documents en 3 catégories Les infos commerciales les revues, les magazines techniques, les publicités... Derniers jours ! Le Magazine Pro Promo ! 25% de réduction Les documents clients devis, factures, études, commandes ... Facture Devis Facture N° 712 Les autres documents factures fournisseurs, échéanciers, relevés... Durand Tél call box EDF bleu ciel Martin Dubois RSI Cotisation 1er trimestre Numéro 1 de la Rangez-les à part. Vous les regarderez en temps utile... Rangez-les dans une chemise et traitez-les rapidement Rangez-les dans une chemise et traitez-les rapidement Ces deux chemises devront être traitées rapidement par type de documents ... puis traitez les documents Les documents clients : Traitement Type de documents Destination finale Double d'un devis émis Attente retour ou relance Dossier du client Retour d'un devis Planification du travail Dossier du client Double d'une facture émise Attente paiement du client ou relance Dossier du client Règlement d'un client (chèque ou espèces) Pointage avec double existant(avec réf. chèque ) Banque : chèque ou espèces et Comptable : double facture Les autres documents : Traitement Destination finale Emission d'une commande fournisseur Vérifications à réception de marchandise Dossier fournisseur Réception facture fournisseur Paiement après vérifications Comptable Relevé de banque Pointage avec chéquier /CB Comptable Avis de paiement (loyer, cotisation, etc.) Paiement avec référence du n° de chèque Comptable Avis de prélèvement (idem) Vérification avec le relevé de banque Comptable Type de documents Conclusion Chacun devra très vite adapter ces outils à son mode de fonctionnement, les étoffer et s'il en ressent le besoin, les améliorer grâce aux outils informatiques par exemple. Cette question de classement peut devenir, soit un cauchemard, soit un point fort de votre réussite ! Chambre de métiers et de l'artisanat de l'Aube 6, rue Jeanne d'Arc - BP 4104 - 10018 Troyes cedex Tél. 03 25 82 62 00 - Fax 03 25 82 62 01 - [email protected]