Manuel des procédures - psac-ci

Transcription

BANQUE MONDIALE
Don IDA n° : P119308
RÉPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
MINISTERE DE L’AGRICULTURE
Le C2D, un partenaire
partenaire au service du développement
PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOLE EN COTE D’IVOIRE
(PSAC)
MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES DE L’UNITE DE COORDINATION DU PROJET
Révisé en Juin 2014
Manuel des procédures du PSAC (Version définitive)
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SIGLES ET ACRONYMES
AEP
C2D
AGEROUTE
AID
AIPH
ANADER
ANDE
AOI
AON
CCA
BAD
BCEAO
BPA
CCC
Agence d’Exécution du Projet
Agence Française de Développement
Agence de Gestion des Routes
Association Internationale de Développement
Association Interprofessionnelle du Palmier à Huile de Côte d’Ivoire
Agence Nationale d’Appui au Développement Rural
Agence Nationale de Développement de l’Environnement
Appel d’Offres International
Appel d’Offres National
Autorité de Régulation des filières Coton et Anacarde
Banque Africaine de Développement
Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest
Bonnes Pratiques Agricoles
Conseil de Régulation, de Stabilisation des prix aux producteurs et de
Développement de la filière Café-Cacao – Conseil du Café-Cacao
CD
Compte Désigné
CGES
Cadre de Gestion Environnementale et Sociale
CI
Consultant Individuel
CNRA
Centre National de Recherche Agronomique
COSGF-WECARD
Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement
Agricoles
CPP
Comité de Pilotage du Projet
CPRP
Cadre Politique de Réinstallation des Populations
DGGPS
Direction Générale de la planification, du contrôle des projets et des
statistiques
DOPA
Direction des Organisations Professionnelles Agricoles
DP
Demande de Propositions
DSRP
Document de Stratégie de Réduction de la Pauvreté
DTAO
Documents Types d’Appel d’Offres
DTS
Droits de Tirage Spéciaux
EB
Exercice Budgétaire
ED
Etat des Dépenses
EFA
Etats Financiers Annuels
EIE
Etude d’Impact Environnemental
EIES
Etude d’Impact Environnemental et Social
EIS
Etude d’Impact Social
ESSAF
Cadre d’évaluation et d’examen environnemental et social
FCFA
Franc de la Communauté Financière d'Afrique
FEM
Fonds pour l’Environnement Mondial
FCR
Facilité de Crédit Rapide
FEC
Facilité Elargie de Crédit
FENACOOPAHCI
Fédération Nationale des Coopératives du Palmier à Huile de Côte d’Ivoire
FIA
Fonds d’Investissement Agricole
FIRCA
Fonds Interprofessionnels pour la Recherche et le Conseil Agricoles
FIMR
Fonds d’Investissement en Milieu Rural
GF
Gestion Financière
GFP
Gestion des Finances Publiques
INADES
Institut Africain pour le Développement Economique et Social
INTERCOTON
Association Interprofessionnelle de la filière Coton de Côte d’Ivoire
MEF
Ministère de l’Economie et des Finances
MIE
Ministère des Infrastructures Economiques
MINAGRI
Ministère de l’Agriculture
MTR
Revue à mi-parcours
ODP
Objectifs de Développement du Projet
OHADA
Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
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OMD
PAR
PCRRG
PEMFA
PGES
PGPP
PIB
PIE
PNIA
PND
PNGTER
PPP
PPPP
QC
RCI
RDM
RFS
RONGEAD
RPP
RSPO
S-E
SCBD
SED
SFI
SFQC
SIG
SMC
SPF
SPP
TRE
TVA
UCP
UE
UEMOA
USD
WAAPP
Objectifs du Millénaire pour le Développement
Plans d’Action de Réinstallation
Subvention pour la reconstruction et le relèvement post-conflit
Gestion des dépenses publiques et responsabilité financière
Plans de Gestion Environnementale et Sociale
Plan de Gestion des Pestes et Pesticides
Produit Intérieur Brut
Producteur Indépendant d’Electricité
Plan National d’Investissement Agricole
Plan National de Développement
Projet National de Gestion des Terroirs et d’équipement
Partenariat Public Privé
Plateforme de Partenariat Public Privé
Sélection Fondée sur les Qualifications des Consultants
République de Côte d’Ivoire
Rapport sur le Développement Mondial
Rapport Financier Semestriel
Réseau Non-Gouvernemental européen sur l'Agroalimentaire,
commerce, l'Environnement et le Développement
Revue à Postériori de la Passation des marchés
Table ronde sur la production durable d’huile de palme
Suivi-Evaluation
Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé
Sélection par Entente Directe
Société Financière Internationale
Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût
Système d’Information de Gestion
Sélection au Moindre Coût
Fonds stratégique pour la consolidation de la paix
Stratégie de Partenariat Pays
Taux de Rentabilité Économique
Taxe sur la Valeur Ajoutée
Unité de Coordination du Projet
Union Européenne
Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine
Dollar des Etats-Unis
Programme de productivité agricole de l’Afrique de l’Ouest
le
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SOMMAIRE
GENERALITES ........................................................................................................................................6
1. Objectifs du manuel......................................................................................................................... 8
2. Mise à jour du Manuel ..................................................................................................................... 9
3. Structure du manuel…………………………………………………………………………………… 10
PARTIE I : PRESENTATION DU PSAC .......................................................................................... 13
1.1 Objectifs du PSAC....................................................................................................................... 14
1.2 Composantes et Coûts du Projet PSAC ..................................................................................... 14
1.3 Documents fondamentaux du PSAC .......................................................................................... 19
1.4 Les principaux acteurs intervenant dans le Projet ...................................................................... 20
1.5 Organisation administrative de l’UCP ......................................................................................... 23
PARTIE II : PROCEDURES ADMINISTRATIVES ........................................................................ 24
2.1 Gestion du personnel de l’UCP ................................................................................................... 25
2.2 Gestion du courrier ...................................................................................................................... 46
2.3 Suivi des immobilisations et des véhicules ................................................................................. 48
2.4 Gestion des cartes valeurs et du carburant ................................................................................ 52
PARTIE III : PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES .................................................... 69
3.1 Généralités .................................................................................................................................. 70
3.2 Passation des marchés des travaux et fournitures ..................................................................... 75
3.3 Passation des marchés des services et consultants .................................................................. 91
3.4 Suivi des marchés ..................................................................................................................... 111
3.5 Réception des marchés............................................................................................................. 112
3.6 Classement des documents de passation de marché .............................................................. 119
3.7 Rapport sur la passation des marchés ..................................................................................... 120
3.8 Examen (revue), audit et supervision des procédures de passation de marché ..................... 121
3.9 Requêtes spécifiques aux marchés cofinancés par le C2D-PSAC .......................................... 121
PARTIE IV : PROCEDURES FINANCIERES ............................................................................... 122
4.1 Organisation financière ............................................................................................................. 123
4.2 Mobilisation des ressources ...................................................................................................... 127
4.3 Gestion de la caisse .................................................................................................................. 148
PARTIE V : PROCEDURES BUDGETAIRES ............................................................................... 157
5.1 Généralités ................................................................................................................................ 158
5.2 Elaboration du budget annuel ................................................................................................... 162
5.3 Exécution du budget.................................................................................................................. 164
5.4 Contrôle des engagements des dépenses ............................................................................... 166
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PARTIE VI : PROCEDURES COMPTABLES ............................................................................... 178
6.1 Cadre comptable générale ........................................................................................................ 179
6.2 Organisation comptable ............................................................................................................ 184
6.3 Guide d’imputation comptable................................................................................................... 187
PARTIE VII : PROCEDURES DE SUIVI-EVALUATION ........................................................... 194
7.1 Mécanisme de suivi interne ....................................................................................................... 195
7.2 Les rapports de suivi ................................................................................................................. 196
7.3 Les rapports de suivi externe .................................................................................................... 198
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GENERALITES
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Rédigé en Janvier Folio
GENERALITES
Projet d’Appui au Secteur
2014
Agricole (PSAC)
1/1
Révisé en
INTRODUCTION
Introduction
Le présent document décrit l’organisation et les procédures de gestion administrative, financière et
comptable du PSAC. La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :
-
offrir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et
comptable conforme :
aux principes de gestion généralement admis ;
aux dispositions de l’Accord de Financement ;
au cadre comptable national de la république de Côte d’Ivoire.
-
-
permettre à tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet de comprendre
l'organisation des fonctions, des tâches et le système de traitement de l'information comptable
et financière ;
optimiser les circuits d’information (circulation des documents) afin de rendre plus disponibles
les différents documents relatifs à la mise en œuvre du Projet ;
mettre en œuvre enfin, un système de contrôle interne efficace.
Ce manuel a été élaboré sur la base du Document d’Evaluation du Projet (PRODOC), de l’Accord
de Financement et du Manuel d’Exécution du Projet. Les procédures désignent ici l'ensemble des
instructions d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette
diffusion, leur conservation, les contrôles à mettre en place, les autorisations et les approbations,
les règles à respecter, l'enregistrement et le traitement des opérations de manière à assurer la
fiabilité et la pertinence de l’information comptable et financière.
Il constitue un élément essentiel dans la mise en place du système de suivi financier et comptable
du Projet, et permet à l’Unité de Coordination du Projet d’en assurer la gestion administrative et
financière dans des conditions optimales.
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Rédigé en Janvier Folio 1/1
GENERALITES
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Agricole (PSAC)
OBJECTIFS DU MANUEL
Révisé en
1.
Objectifs du manuel
Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administratives,
financières et comptables du PSAC. Il a pour objectifs de :
-
-
fournir un cadre formel d’exécution des opérations ;
décrire l’organisation administrative, financière et comptable ;
décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle
interne efficace ;
formaliser les contrôles à effectuer ;
garantir la sincérité et la régularité des opérations ;
servir de référentiel à l’exécution des opérations ;
décrire les procédures à mettre en œuvre par les différents acteurs intervenant dans la
réalisation du Projet (personnel comptable, administratif, financier et technique du PSAC et
autres partenaires) ainsi que les tâches qui leur incombent ;
utiliser de façon optimale et pour une meilleure efficacité l’ensemble des moyens mis en œuvre
à savoir :
•
•
•
les moyens humains ;
les moyens matériels ;
les moyens financiers.
Il représente, également, le gage du gestionnaire du projet vis-à-vis des partenaires financiers, en
ce qui concerne l'assurance que les biens et services acquis sur les fonds mis à disposition du
projet l'ont été régulièrement, et ont bien été affectés à l'objet dudit projet.
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GENERALITES
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Agricole (PSAC)
1/1
Révisé en
MISE A JOUR DU MANUEL
2.
Mise à jour du manuel
2.1.
Modification des procédures
La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il
n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de
son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par l’Unité de Coordination du Projet
pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera
effectuée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
-
des changements dans l’organisation ou dans les activités du PSAC suivant décisions des
autorités de tutelle et du bailleur de fonds ;
des modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets concernant les lois
et règlements en vigueur en Côte d’Ivoire ;
des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches lui incombant.
2.2.
Responsabilités de la mise à jour du manuel
La responsabilité de la mise à jour du manuel de procédures incombe à l’Unité de Coordination du
Projet. Elle décide en outre des copies à mettre à la disposition des utilisateurs. La décision de
modification des procédures existantes est prise à son initiative.
2.3.
Méthodologie de mise à jour
Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée par les utilisateurs ou
l’auditeur, le Coordonnateur convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les acteurs
impliqués dans la mise en œuvre du Projet.
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter.
A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
-
les procédures devant être modifiées ;
les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées,
les principes des modifications à apporter ;
la personne ou le consultant chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le
manuel.
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, Le
Coordonnateur fait distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. L’Assistante de
direction de l’UCP doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du
manuel et les références de transmission des nouvelles sections.
Les modifications apportées doivent être soumises à l’IDA pour avis de non objection.
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES (MPAFC)
GENERALITES
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Agricole (PSAC)
1/1
Révisé en
STRUCTURES DU MANUEL
Structure du manuel
3.
Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de l’adapter
à l’évolution tant de l’organisation du PSAC que des procédures formalisées. Il comprend sept
parties :
3.1
Présentation du manuel
Le MPAFC est présenté sous la forme d’un classeur à feuillets mobiles pour rendre confortable la
manipulation du document mais surtout pour faciliter les mises à jour ultérieures. Il est subdivisé en
sept (07) parties:
-
Partie 1 : Présentation du PSAC ;
Partie 2 : Procédures administratives ;
Partie 3 : Procédures de Passation des Marchés ;
Partie 4 : Procédures financières ;
Partie 5 : Procédures budgétaires ;
Partie 6 : Procédures comptables ;
Partie 7 : Procédures de Contrôle et sécurisation des actifs.
Les parties sont séparés par des intercalaires identifiant chacune des parties. Sont annexés à
chaque module, les modèles des supports nécessaires.
3.2
La formalisation des procédures
La description de chaque procédure se structure de la manière suivante :
-
-
Une partie introduction précisant :
• les objectifs vises ;
• les règles de gestion qui gouvernent le processus ;
• les limites et interfaces éventuelles.
Une partie description détaillée précisant chacune des étapes de la procédure :
Pour chaque étape, une description détaillée reprenant :
• Le numéro de l’étape ;
• Chacun des intervenants ;
• Pour chaque intervenant les contrôles exercés et les taches exécutées ;
• La liste des documents utilisés.
3.3
La vie du manuel
Le MPAFC est mis à jour lorsque :
-
le cadre institutionnel du PSAC enregistre des changements notables ;
le cadre réglementaire applicable au PSAC connaît des modifications ;
le mode opératoire des tâches enregistre des changements significatifs.
Les modifications importantes du MPAFC sont soumises à l’approbation du Comité de pilotage et à
l’avis de non objection des partenaires financiers. La décision de modification du MPAFC est alors
prise par le coordonnateur du PSAC.
Le Coordonnateur du PSAC tient une liste des détenteurs officiels du MPAFC afin de
communiquer à chacun, en cas de besoin, toutes les modifications jugées utiles.
Un manuel de procédures doit toujours être entretenu et mis à jour régulièrement afin qu’il soit un
véritable outil de gestion.
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3.4
Guide d'utilisation du manuel
A quoi sert une procédure ?
Elle sert à décrire ce qui se fait afin :
-
de connaitre ce qui se fait ;
de faire connaitre ce qui se fait ;
d’améliorer ce qui se fait.
Quand doit-on se référer à une procédure ?
-
Lorsqu’il y a une affectation à un nouveau poste ;
Lorsqu’il y a un remplacement à un poste ;
Lorsque l’on a oublié ce qu’il faut faire ;
Lorsque l’on ne sait pas ce qu’il faut faire ;
Lorsque l’on doit régler un problème ;
Lorsque l’on n’est pas d’accord sur ce qu’il y a faire.
Qui vérifie que le travail est effectué selon les procédures ?
-
Soi-même ;
Le responsable hiérarchique ;
Occasionnellement les Auditeurs internes ou externes et missions de supervision.
Comment s’effectue cette vérification ?
En comparant :
-
Ce qui est fait par rapport à ce qui est écrit ;
Ce qui n’est pas fait par rapport à ce qui est écrit ;
Ce que l’on aurait dû faire par rapport à ce qui est écrit.
Que doit-on faire si la procédure est différente de la pratique habituelle ?
En discuter avec la coordination. Il se peut que :
-
La procédure écrite doit être révisée pour prendre en compte ce qui se passe sur le terrain ;
La coordination désire que l’on procède différemment.
Que fait le responsable avec les procédures ?
Il s’en sert pour :
-
contrôler la qualité des opérations ;
spécifier les améliorations à apporter ;
évaluer la performance des agents.
sanctionner avec objectivité.
Est-il possible de modifier une procédure ?
Une procédure comprend :
-
les directives qui sont des règles émises par la coordination. Ces règles ne peuvent être
changées que par la coordination ;
une façon d’exécuter ces directives. Il est possible de proposer des améliorations sur cette
façon de faire.
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A quelles questions un manuel de procédures doit-il nous permettre de répondre ?
-
Ou se situe la procédure ?
Ou trouve-t-on ces procédures dans le projet ?
A quelle étape de la procédure sommes-nous ?
De quel type de procédure s’agit-il ?
Quand la procédure a-t-elle été rédigée ?
Qui intervient dans la procédure ?
A quel groupe de tâches est affecté un agent ?
Que doit concrètement faire cet agent ?
De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ?
A quelles autres procédures doit-il se référer ?
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PARTIE 1 : PRESENTATION DU PSAC
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PRESENTATION DU PSAC
2014
1/7
Agricole (PSAC)
OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU Révisé en
PSAC
1.1.
Objectifs du PSAC
L'Objectif de Développement du Projet (ODP) est d'une part l’amélioration de l'accès des petits
exploitants aux technologies et aux marchés et d'autre part l’amélioration de la gouvernance
des filières soutenues dans le cadre du projet.
Le projet vise à appuyer la transition du secteur agricole de la Côte d'Ivoire vers une agriculture
hautement compétitive, durable, emmenée par le secteur privé, qui assurera une augmentation
soutenue des revenus des producteurs (en particulier ceux des petits producteurs). Il y
parviendra en améliorant l'efficacité des principales filières et en encourageant les partenariats
public-privé sur la base de responsabilités claires de l'Etat, des acteurs privés et des organes
interprofessionnels.
Le projet contribuera à l'objectif de croissance rapide et durable du PNIA dans le secteur
agricole (un objectif ambitieux de croissance annuelle de 6,8%), nécessaire pour atteindre le
taux de croissance annuel de 9% visé dans le Plan National de Développement (PND) afin de
réduire de moitié la pauvreté (réalisation de l'OMD 1) et d’atteindre le statut d'économie
émergente à l'horizon 2020. Pour ce faire, le projet se concentrera principalement sur la
promotion du troisième objectif stratégique du PNIA qu’est la production durable et diversifiée
des cultures de rente et d'exportation à travers le renforcement des filières agricoles
essentielles (programme N°2 du PNIA).
1.2. Composantes et coûts du Projet PSAC
1.2.1. Composantes du Projet
Le Projet comporte quatre composantes :
Composante 1: Promotion du partenariat public-privé pour le développement durable du
cacao dans le sud-ouest de la Côte d’Ivoire (26,33 millions $US ; IDA : équivalent de 10 millions
$US). Le projet accompagnera, sur la base d’un partage des coûts, le Conseil du Café-Cacao pour
le lancement de la Plateforme de partenariat public-privé café / cacao (PPPP) et la mise en œuvre
du Programme 2QC. Ce programme vise à s'attaquer de manière coordonnée aux problèmes de
productivité du cacao et à améliorer les moyens de subsistance des cacaoculteurs. Au titre de
cette composante, le Project vise à replanter avec du matériel végétal amélioré environ 20.000
hectares (ha) des vergers de cacao âgés de 25 ans ou plus et accroître le nombre de planteurs
participant aux programmes de développement durable du cacao. Cela se fera grâce aux activités
suivantes:
(i)
Sous-composante 1-1. Amélioration de l’accès des planteurs aux marchés : par (a) le
soutien aux programmes publics et privés en vue de l’expansion du cacao durable (du
point de vue économique, environnemental et social) grâce au cofinancement parallèle
d’environ 130 sous-projets socioéconomiques engagés par les coopératives de cacao
pour améliorer leurs capacités opérationnelles et faciliter l’accès aux services sociaux de
base, avec le concours financier du Fonds d’investissement rural (FIMR) du Conseil du
Café-Cacao, des bénéficiaires et /ou de leurs partenaires commerciaux. Cette mesure
incitative vise à augmenter le nombre de planteurs et de coopératives agricoles
participant aux programmes de cacao durable, à accélérer la restructuration des
coopératives, et (b) à travers la réhabilitation et l'entretien d'environ 960 km de routes de
desserte afin d’améliorer la commercialisation du cacao dans les zones d'intervention du
projet, dont environ 320 km sous financement de l'IDA à titre de contribution à un
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(ii)
(iii)
programme plus vaste avec le cofinancement parallèle du FIMR, de l'Agence française
de développement (C2D) et l’achèvement des travaux en cours sur 625 km dans le cadre
du Projet d’urgence de renaissance des infrastructures (PRI-CI) soutenu par la Banque.
Sous-composante 1-2 : Soutien à la productivité durable du cacao : par la prise en charge
de programmes de formation d’environ 13.000 producteurs de cacao aux bonnes
pratiques agricoles (BPA) ; le renforcement de la lutte contre les maladies du cacao, la
conception et la mise en œuvre d’un système d'alerte précoce de la maladie du cacao,
d’un plan de gestion des pestes et des pesticides (PGPP) ; la facilitation de l'accès aux
plants améliorés et le soutien à la replantation d'environ 20.000 ha de vergers
vieillissants et touchés par la maladie ; la conception d'un mécanisme de financement
axé sur le marché pour les intrants de cacao afin d'y assurer un accès durable pour les
planteurs.
Sous-composante 1-3 : Renforcement des capacités et des institutions : grâce à une
assistance technique au CCC pour la mise en place de la Plateforme de partenariat
public-privé (PPP) et au Suivi-Evaluation (S-E) de sa performance ; l'appui à la
structuration des coopératives agricoles et l'amélioration de la gestion des coopératives
en vue d’un meilleur accès aux services de développements. Plus particulièrement, le
Projet cofinancera avec le CCC l'évaluation des coopératives et l’élaboration de plans de
renforcement de capacités pour mieux adapter les interventions à leurs besoins.
Composante 2 - Soutien à l'extension et au renouvellement des plantations villageoises de
palmier à huile et d’hévéa dans le sud-est de la Côte d’Ivoire (2,.66 millions $US ; IDA :
équivalent de 16 millions $US) : Le Projet accompagnera le Gouvernement et les interprofessions
de l’hévéa et du palmier à huile à améliorer les liens entre les planteurs et les entreprises
agroindustrielles et permettra de renforcer l'intégration des petits exploitants, des femmes et des
jeunes dans les chaînes de production de la filière tout en assurant la durabilité sociale et
environnementale. Le Projet vise à appuyer 33.500 ha de vergers villageois plantés ou replantés
avec du matériel végétal amélioré afin de réduire l'écart de productivité avec les complexes
agroindustriels, améliorer la prestation de services aux planteurs et faciliter les liens avec les
unités de transformation. Les activités du projet comprendront les éléments suivants :
(i)
Sous-composante 2-1. Amélioration de l'accès aux marchés pour les petits exploitants des
zones productrices de caoutchouc et de palme : elle consiste au cofinancement parallèle
avec l’interprofession d’études techniques, notamment les études d’impact
environnemental et social et les travaux liés à la mise en œuvre du programme prioritaire
de réhabilitation et d’entretien d’environ 1800 km de routes de desserte dans les régions
du Sud Comoé et de la Mé, dont environ 1060 km sous financement IDA ;
(ii)
Sous-composante 2-2 : Amélioration de la productivité à travers l'accès à des plants
améliorés pour les petits exploitants dans les filières hévéa et palmier à huile : grâce à la
fourniture de subventions adaptées pour appuyer : (a) la filière hévéa, la production et la
distribution de plants améliorés pour la plantation ou la replantation de 18.500 ha de
vergers villageois, et (b) la filière palmier à huile, la production et la distribution de kits de
plantation améliorées pour la création ou la replantation de 15.000 ha de vergers
villageois.
(iii)
Sous-composante 2-3 : Structuration de l'organisation des planteurs et appui au
développement institutionnel des filières : le projet appuiera les activités suivantes, sur la
base d’un partage des coûts avec les interprofessions : (a) dans la filière hévéa, le
cofinancement avec l’APROMAC du renforcement des mesures fiduciaires et
opérationnelles du FDH, et la réalisation du S-E des activités du projet ; le soutien aux
programmes de renforcement des capacités des coopératives engagés par l’APROMAC
avec l'assistance technique du FIRCA ; (b) dans la filière palmier à huile, le pilotage avec
l’AIPH et la FENACOPAHCI de nouvelles approches de connexion au marché entre deux
coopératives et une entreprise de transformation, sur les services de conseil, la gestion
financière et logistique, les moyens logistiques, les mécanismes de financement pour
l'accès aux équipements et aux intrants et le soutien à l'AIPH afin d’améliorer sa
structure de gouvernance, ses procédures opérationnelles et fiduciaires, contribuer à
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l’interprétation nationale de la RSPO et appliquer les
environnementales édictées par la RSPO pour ses membres.
normes
sociales
et
Composante 3 : Soutien à la filière coton et promotion de la transformation de la noix de
cajou dans le centre et le nord de la Côte d’Ivoire (80,36 millions $US ; IDA : équivalent de 16
millions $US) : le projet accompagnera et renforcera les activités menées par le gouvernement et
l'association interprofessionnelle du coton (INTERCOTON) depuis 2008 pour la mise en œuvre
de la stratégie de développement de la filière avec le soutien de l'UE. Il mettra l'accent sur le
renforcement des capacités institutionnelles de l’INTERCOTON pour la mise au point de
mécanismes de financement en vue de l'accès aux technologies et à des services de
vulgarisation plus efficaces ; l’accompagnement du gouvernement ivoirien à travers l'autorité de
régulation du coton et de l’anacarde (CCA) pour le rétablissement de l’interprofession du cajou ;
la mise en place d’un programme de réhabilitation et d’entretien de routes de desserte dans les
régions productrices de cajou et de coton. L'appui du projet s’articulera autour des souscomposantes suivantes :
(i) Sous-composante 3.1 : Amélioration de l'accès aux marchés dans les régions
productrices de coton et de noix de cajou : les activités seront les suivantes : (a) le
cofinancement avec les associations interprofessionnelles du coton et anacarde
(soit INTERCOTON pour le coton et CCA pour le cajou, jusqu'à ce que
l’interprofession anacarde se remette en place et soit fonctionnelle avec le soutien
du projet), la réhabilitation d'environ 350 km et l’entretien de près de 3000 km de
pistes prioritaires dans les régions productrices de coton et de noix de cajou. Des
programmes annuels spécifiques seront approuvés par un comité composé de
représentants des interprofessions, de l’CCA, des ministères de l'Infrastructure et de
l'Agriculture et du Conseil régional. L’AGEROUTE (maîtrise d'ouvrage déléguée)
sera chargée de la mise en œuvre des programmes approuvés par le Comité ; (b) la
vulgarisation du Système d’information sur les marchés et les prix lancé en 2009
dans certaines régions productrices par deux ONG : le RONGEAD et l’INADES. Le
projet comprend : (i) le recueil, le traitement et la diffusion d’informations sur les prix
/ marchés et (ii) des séances de formation et de conseils aux planteurs sur la
dynamique du marché et les stratégies commerciales.
(ii) Sous-composante 3.2. Amélioration de la productivité agricole dans les systèmes de
production axés sur le coton : Il s’agit du : (a) soutien à la fourniture de services de
recherche et de vulgarisation agricole, en comblant le déficit de fonds en vue d’un
financement adéquat des programmes de recherche et des services de
vulgarisation du système de production axé sur le coton. L’apport du Projet
diminuera progressivement à
mesure que INTERCOTON augmente
progressivement un prélèvement afin d'assumer le coût intégral des services de
conseil à la fin du projet ; (b) soutien au développement de la traction animale avec
la mise à disposition de bœufs et d'équipement de traction pour le développement
du coton et des cultures associées. A cette fin, l'C2D financera un Fonds
d'équipement du coton pour améliorer l'accès des planteurs à la traction animale et
faciliter les activités conduites par les femmes dans les systèmes de production
axés sur le coton, notamment la production, la transformation et la
commercialisation de produits de sécurité alimentaire et de nutrition. En
complément du Fonds d’équipement du coton, le financement de l'IDA couvrira
l’appui technique spécialisé en matière de traction animale, y compris la formation /
le recyclage du personnel des prestataires de services de vulgarisation spécialisés
en traction animale et le soutien à la lutte contre la trypanosomiase dans les régions
productrices de coton.
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(iii)Sous-composante 3.3 : Amélioration de la productivité de la noix de cajou : Cette
sous-composante appuiera : (a) les programmes de recherche visant à développer
et multiplier les plants améliorés (grosses noix et variétés à haut rendement) et (b)
la vulgarisation des bonnes pratiques agricoles et post-récolte à travers un
programme sur mesure de services de vulgarisation et de formation. Ces activités
seront cofinancées avec la filière à travers l’CCA/le FIRCA et la mise en œuvre
dans le cadre du système national de recherche et de vulgarisation agricoles (avec
le FIRCA, l’organe de gestion et de financement du programme d’une part et le
CNRA et l'ANADER comme agences de mise en œuvre, d’autre part) ;
(iv) Sous-composante 3.4 : Soutien à la transformation locale de noix de cajou : Le
projet appuiera le développement d'unités industrielles moyennes (2.000-3.000
tonnes/an), compétitives sur le marché international et bien adaptées aux
investisseurs nationaux, en fournissant de l’assistance : (a) pour l'installation de
nouvelles unités (études de faisabilité technique, élaboration de plans d'affaires et
identification d’acheteurs potentiels, conception de la stratégie d’exportation, choix
et installation des équipements, formation de la main-d'œuvre, certification) et (b)
pour la modernisation des unités existantes avec de nouveaux équipements et
processus, l'amélioration des systèmes comptables et financiers, la stratégie de
commercialisation, la formation du personnel, la certification). Cette assistance
offrira aux investisseurs un meilleur accès au crédit en réduisant le risque perçu par
les établissements financiers. L'assistance sera fournie par un prestataire de
services ayant une expérience internationale reconnue et recruté sur base
concurrentielle. Le coût de cette assistance sera financé à travers un mécanisme de
partage des coûts (50% par les investisseurs eux-mêmes et 50% par le projet).
(v) Sous-composante 3.5 : Développement institutionnel de la filière coton et noix de
cajou : Dans la filière coton, le soutien du Projet consistera : (a) en la restructuration
et au renforcement des capacités de 45 coopératives de producteurs et de 10
organisations faîtières ; (b) au renforcement d’INTERCOTON pour améliorer sa
capacité à gérer et à coordonner le développement de la filière et le sous-volet
coton du projet, notamment son suivi et son évaluation. Le Projet financera une aide
extérieure au Secrétariat exécutif d’INTERCOTON dans les domaines de l'entretien
des pistes rurales, la traction animale, le S-E, la gestion fiduciaire (passation des
marchés et gestion financière). En parallèle, INTERCOTON recrutera et paiera sur
fonds propres son personnel dans les mêmes domaines techniques et de gestion,
qui sera formé à la base grâce à l'assistance extérieure de manière à pouvoir
assumer l'entière responsabilité à la fin du projet. Pour la filière noix de cajou, le
Projet mettra l'accent sur : (c) l’appui au gouvernement pour créer l'interprofession
en veillant à la structuration et l'organisation des producteurs de noix de cajou. Cela
implique l'identification et le diagnostic des coopératives, l’élaboration et la mise en
œuvre de plans de renforcement des capacités, le géo référencement des
exploitations agricoles des membres et la mise en place d'un système de traçabilité.
Au titre de cette sous-composante, le projet va également (d) piloter une nouvelle
approche de collecte primaire et de financement pour améliorer le rôle des
coopératives dans la commercialisation intérieure de la noix de cajou. L'équipe de la
Banque explorera les possibilités d'assistance technique de la SFI dans ce
domaine ; et (e) le soutien à la création de l’interprofession noix de cajou, en
matière d'expertise technique, fiduciaire et de S-E à l’instar d’INTERCOTON.
Le projet appuiera également la Direction du MINAGRI en charge des Organisations
professionnelles Agricoles (DOPA) ainsi que l’Autorité de Régulation du Coton et de
l’Anacarde (CCA) pour fournir une assistance technique et superviser la mise en
œuvre des activités par INTERCOTON, et mettre en œuvre des activités liées à la
noix de cajou.
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Composante 4 - Mise en œuvre du projet et soutien à la coordination de la filière (14,45
millions $US ; IDA : équivalent de 8 millions $US) : Cette composante vise à assurer une bonne
coordination des agences d’exécution du projet et une saine gestion des activités du projet tout en
soutenant le ministère de l'Agriculture dans la coordination globale du PNIA.
(i) Sous-composante 4-1. Coordination, gestion et S&E du projet: Le financement du
projet couvrira les frais liés (a) au personnel, à l'équipement et au coût de
fonctionnement de la Cellule de coordination du projet (CCP). La CCP sera constituée
d'une équipe de base composée du coordinateur de projet (CP), d’un responsable des
opérations techniques (ROT), d’un spécialiste de la gestion financière (FMS), d’un
auditeur interne, de deux spécialistes de la passation de marchés (PS), d’un spécialiste
des infrastructures rurales, d’un spécialiste de l’égalité des sexes et de l’inclusion
sociale, d’un spécialiste en environnement et d’un spécialiste en suivi-évaluation. Cette
équipe de base sera recrutée sur la base de la concurrence ; (b) à la planification du
projet, aux activités de S&E, consultants, études, ateliers, équipements et coûts
d'exploitation pour l’élaboration des plans de travail annuels et des rapports
périodiques sur l'état de mise en œuvre avec les agences d'exécution et les acteurs
concernés, à la réalisation d’audits techniques et financiers, ainsi qu’aux enquêtes et
analyses d'évaluation de l'impact du projet ; (c) à la gestion des sauvegardes
environnementales et sociales, notamment la préparation des études d’impact
environnemental et social (EIES), des plans de réinstallation, ainsi que le suivi et la
supervision de leur mise en œuvre ; (d) à l’élaboration et la mise en œuvre du plan de
communication et de responsabilisation du Projet, y compris un mécanisme de
règlement des griefs (GRM).
(ii) Sous-composante 4-2. Soutien à la coordination de la filière : Le projet fournira un
appui au MINAGRI ministère de l'Agriculture pour élaborer des stratégies et des cadres
politiques afin de coordonner et exécuter de façon adéquate le PNIA. L’appui du Projet
contribuera à (a) accompagner la conception de stratégies nationales pour l’entretien
des routes rurales en collaboration avec le ministère en charge des infrastructures et la
finalisation du 7è Plan de développement de l’hévéa et du 3è Plan de développement
du palmier à huile ; (b) concevoir un cadre de gestion des dépenses publiques, fondé
sur les conclusions et recommandations de l’examen en cours des dépenses publiques
du secteur agricole avec l'assistance technique de la Banque ; (c) élaborer une
stratégie visant à aider les associations interprofessionnelles et les organisations de
producteurs à se conformer à l’ordonnance 2011-473 et aux nouvelles règles de
l’OHADA applicables aux coopératives ; et (d) soutenir la mise en place d’organes
directeurs et de coordination du PNIA, assurer l’harmonisation des projets
d’investissements publics et privés avec les programmes du PNIA.
1.2.2. Coûts et plan de financement du PROJET PSAC
1.2.2.1.
Allocations par catégories de décaissements du financement des
Partenaires Financiers (PTFs)
Le coût total du projet est estimé à 150,8 millions de dollars US, auxquels l’apport de l’IDA sera de
50 millions de dollars US, soit 33%. Les autres sources de financement sont les suivantes : (i) le
financement de l’C2D à travers un projet parallèle (le Projet d’appui aux filières agricoles PAFARCI). Ce projet est financé par le mécanisme français dit Contrat de désendettementdéveloppement (C2D) en faveur de la Côte d'Ivoire. Un montant de 27,7 millions d'euros (environ
36,4 millions de dollars) a été réservé sur l’enveloppe globale C2D de 95,3 millions d’euros, avec
l'accord du gouvernement, pour cofinancer une partie des activités du projet proposé, en mettant
l’accent sur la réhabilitation et l’entretien des routes de desserte et les programmes de productivité
du coton dans les zones d'intervention du projet ; (ii) le cofinancement parallèle des activités par
les interprofessions des filières soutenues et l’apport des bénéficiaires directs au mécanisme de
financement de contrepartie, d’un montant total de 48,65 millions de dollars US ; (iii) le
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financement de contrepartie à partir du budget de l'Etat (5 millions $US) pour supporter les coûts
de fonctionnement supplémentaires des services compétents du ministère de l’Agriculture, de la
Cellule de coordination du projet dans le cadre de la mise en œuvre et la supervision du projet ; et
(iv) du Conseil du Café-Cacao (10,75 millions $US) pour cofinancer les activités au titre de la
composante 1 relative au développement du cacao.
Tableau de Synthèse des coûts et du plan de financement du projet (millions de USD)
COMPOSANTES
DES THEMES
Accès aux marchés
Productivité et
transformation
Développement
institutionnel
Total
Dont
IDA
C2D
Gouvernement
Interprofessions et
bénéficiaires
16,44
Hévéa et palmier
à huile
14,26
Coton et
cajou
28,58
5,98
13,10
46,53
68,00
3,91
2,30
5,25
17,65
26,33
29,66
80,36
14,45
150,80
10,00
16,00
16,00
8,00
50,00
3,83
10,75
3,86
27,26
1,45
5,00
36,40
15,75
1,75
9,80
37,10
Cacao
Coordination
Total
52,15
48,65
1.3. Documents fondamentaux régissant la mise en œuvre du PSAC
Les principaux documents qui régissent la mise en œuvre du PSAC sont :
-
-
l’Accord de Financement entre la République de COTE D’IVOIRE et l’IDA en date du
le Manuel d’Exécution du Projet (Manuel opérationnel) ;
le Procès–Verbal de négociation ;
les Directives de Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque
Mondiale publiées en mai 2004 et modifiés en octobre 2006.
les Directives Passation des Marchés financés par les prêts de la BIRD et les crédits IDA ;
l
e Système Ivoirien de Gestion des Marchés Publics et le Système Ivoirien de Gestion des
Finances Publiques en vigueur.
et le présent Manuel de procédures administratives, financières et comptables.
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Agricole (PSAC)
LES PRINCIPAUX ACTEURS
Révisé en
INTERVENANTS DANS LE PROJET
1.4. Les principaux acteurs intervenant dans le Projet
Le PSAC est cofinancé par l’IDA, l’AFD à travers le C2D, le Gouvernement Ivoirien et les
interprofessions.
1.4.1. L’Association Internationale de Développement (IDA)
L’IDA assure le financement des composantes du Projet tant au niveau de l’Unité de coordination
qu’au niveau des autres acteurs qui sont désignés pour la mise en œuvre des activités. Elle
intervient également dans la mise en œuvre du Projet pour examiner la conformité des documents
avec les dispositions de l’Accord de Financement.
1.4.2. Agence Française de Développement (C2D)
L'Agence Française de Développement à travers le C2D contribuera au financement du projet à
travers un financement parallèle. Une partie du programme du C2D sur l'agriculture (PAFARCI)
dans le cadre de son mécanisme d'allégement de la dette (C2D) sera exécutée par l’UCP par
l’utilisation des directives fiduciaires de la Banque pour des activités spécifiques de cofinancement, notamment la réhabilitation et l'entretien des pistes de desserte pour toutes les
composantes et le financement de l'expansion de la traction animale et la réduction du déficit de
financement des services de conseil aux producteurs de coton.
1.4.3. Les interprofessions et les bénéficiaires
Les interprofessions (APROMAC, AIPH, INTERCOTON), le Conseil du Café-Cacao et leurs
organes spécialisés joueront le rôle d’agences d’exécution de certaines activités. A ce titre, elles
auront en charge l’exécution des composantes et/ou activités liées à l’accès aux équipements, au
matériel végétal et autres intrants agricoles. De façon pratique, les Agences d’exécution auront
notamment en charge :
-
la sélection des bénéficiaires et des sites d’implantation, conformément aux critères de ciblage
retenus dans le projet ;
la fourniture des intrants et plants aux bénéficiaires ;
la constitution des dossiers de subvention dans le cas d’acquisition des équipements de
production ;
la programmation et le suivi des activités agricoles ;
la gestion des crédits de campagne éventuellement ;
Elles vont également contribuer à l’exécution des composantes en :
-
préparant les plans de travail relevant de leur secteur ;
participation aux processus de passation de marchés.
1.4.4. Les structures de mise en œuvre du Projet.
1.4.4.1 Le MINAGRI
Le MINAGRI assure la supervision de la mise en œuvre du Projet à travers son personnel
détaché.
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1.4.4.2
Le MEF
Le MEF assure le contrôle financier et la comptabilité publique dans la mise en œuvre du projet à
travers son personnel affecté au projet.
1.4.4.3
Le Comité de Pilotage (CP)
Il sera créé par arrêté interministériel et sera composé du Ministère de l’Agriculture, du
Ministère de l’Economie et des Finances, du Ministère d’Etat, Ministère du Plan et du
Développement, des Ministères en charge de l’Emploi, du Travail et des Affaires sociales, de
l’Environnement et du Développement durable, de l’Industrie, ainsi que des représentants des
filières agricoles bénéficiaires des appuis du Projet.
Le Comité de Pilotage du Projet se réunira trois (3) fois par an, sur convocation du Secrétariat
Technique du PNIA (assuré par la DGPPS) et sera présidé par le représentant du Ministère en
charge de l’Agriculture ou à défaut par celui du Ministère en charge du Plan et du
Développement. Les bailleurs de fonds pourront assister aux réunions du Comité à titre
d’observateurs.
Le secrétariat du Comité de Pilotage est assuré par le secrétariat technique du PNIA (DGPPS).
Ainsi, avant la date prévue pour la tenue de la réunion, un projet d'ordre du jour élaboré par la
DGPPS, est soumis aux membres du Comité de pilotage du Projet pour observations et
suggestions écrites sous deux semaines. L'équipe de la DGPPS prépare ensuite l'ordre du jour
définitif et l'envoie à tous les participants à la réunion du Comité de pilotage du projet au moins
une semaine avant la réunion.
La DGPPS ou secrétariat technique du PNIA prépare le Procès-Verbal (PV) de la session du
Comité de Pilotage. Le PV sera par la suite transmis aux membres du Comité pour approbation
avant diffusion. L’Unité de Coordination du PSAC prendra en charge les frais liés aux
différentes sessions.
1.4.4.4
L’Unité de Coordination du Projet (UCP)
Les composantes du Projet seront mises en œuvre par l’Unité de Coordination du Projet (UCP)
qui veillera au respect des termes de l’accord de financement (Crédit/Don), des dispositions des
manuels d’exécution technique et des procédures administratives, financières et comptables,
ainsi que des grandes orientations décidées par le Comité de Pilotage.
L’UCP est responsable de la mise en œuvre du Projet. Elle assure :
-
la programmation des activités suivant les orientations et les stratégies décrites dans le manuel
d’exécution ;
la mise en œuvre des programmes annuels d’activités approuvés par le CP ;
le suivi environnemental et social du projet ;
le suivi-évaluation des activités du projet ;
la gestion administrative et financière ;
la gestion des contrats avec les prestataires de service ;
l’élaboration des rapports.
L’UCP sera rattachée au Ministère chargé de l’Agriculture avec une autonomie de gestion
administrative et financière.
L’UCP sera composée d’un personnel de gestion administrative et financière, d’un personnel
technique et d’un personnel d’appui :
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Personnel de gestion administrative et financière :
-
Un Coordonnateur du projet, contractuel ;
Un Spécialiste en Gestion Financière (SGF), contractuel ;
Deux Spécialistes en Passation des Marchés (SPM), contractuel ;
Un Spécialiste en Suivi Evaluation (S S-E), contractuel ;
Un Auditeur Interne (AI), contractuel ;
Personnel technique
-
Un Responsable Technique Filières (RTF), contractuel ;
Un Spécialiste des questions Environnementales et Sociales (EES), contractuel ;
Un Spécialiste des Sciences Sociales en charge du genre et de l’inclusion sociale (SSS),
contractuel ;
Un Spécialiste de l’Infrastructure Rurale (SIR), contractuel;
A ces deux types de personnel s’ajoute un Personnel d’appui composé de :
-
Un assistant comptable ;
Une secrétaire ;
Trois chauffeurs-coursiers.
L’organigramme ci-après montre les relations hiérarchico-fonctionnelles des différents acteurs.
Le Projet sera exécuté à travers l’organigramme ci-après :
COMITE DE PILOTAGE DE PROJET
Contrôleur financier
DGPPS- Equipe technique Points focaux du
MINAGRI
Agent Comptable
Gestion Financière
Coordination
Audit interne
Suivi-évaluation
Secrétariat
Infrastructures rurales
Comité de de pilotage des
opérations techniques
Environnement
Inclusion sociale et genre
AGEROUTE, CCA,
INTERCOTON
CCC, AIPH, APROMAC
Contractuels, Prestataires de biens et services, ANDER, CNRA, etc.:
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1/
Agricole (PSAC)
ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU Révisé en
PROJET
1.5. Organisation administrative de l’Unité de Coordination du PSAC
1.5.1
Description synthétique des postes
(Cf. Annexe 1 du manuel d’exécution du PSAC)
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PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES
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PROCEDURES ADMINISTRATIVES
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1/
Agricole (PSAC)
GESTION DU PERSONNEL
Révisé en
TECHNIQUE ET D’APPUI DU PSAC
2.1. Gestion du personnel technique et d’appui de l’Unité de Coordination du Projet
2.1.1
Cadre règlementaire
Pour la mise en œuvre du projet, on compte parmi le personnel recruté ou à recruter deux (02)
types de personnel :
-
du personnel originaire de la Fonction publique (fonctionnaires) ;
du personnel contractuel régi par le droit du travail.
Toutefois, tout le personnel du PSAC est régi par le droit du travail. Au plan national, les deux (02)
types de personnel ne sont pas toujours traités de manière identique.
Sont expressément applicables aux personnels des projets ou programmes de développement, les
lois et règlements ci-dessous énumérés :
-
Code du travail
La convention collective
Etc…….
2.1.1.1
personnel originaire de la fonction publique
Le personnel originaire de la Fonction publique comprend les trois (03) catégories suivantes :
-
les fonctionnaires en position de détachement
les fonctionnaires de disponibilité ;
les agents contractuels de l’Etat.
Les fonctionnaires travaillant au projet ne sont pas affectés mais y sont pour la contrepartie Etat.
Ce personnel émargeant au budget de l’Etat pour la rémunération de base, perçoit sur les fonds du
PSAC des indemnités (au sens de la Fonction publique) qui sont imputés sur le compte de
contrepartie état.
Pour le personnel du projet, cette rémunération perçue est un salaire. Ce personnel est évalué
d’après le même système d’évaluation des contractuels, c’est-à-dire, directement par le supérieur
hiérarchique. Les fonctionnaires en disponibilité sont traités comme du personnel contractuel.
2.1.1.2
Personnel contractuel
Le personnel contractuel comprend les travailleurs non fonctionnaires et les fonctionnaires en
disponibilité. Les textes régissant les relations de travail contractuel en Côte d’Ivoire sont les
suivants :
-
code du travail régi par la loi N°95-15 du 12 Janvier 1995 portant code du travail en côte
d’ivoire ;
convention collective interprofessionnelle du 19 Juillet 1977 ;
code de sécurité sociale régi par la loi N°99-477 du 02 Août 1999 portant modification du
code de prévoyance sociale ;
l’ordonnance N°2012-03 du 11 Janvier 2012 portant modification du code de prévoyance
social ;
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Aux textes ci-dessus s’ajoutent :
-
la grille spécifique de rémunération du personnel contractuel ;
le code général des impôts.
-
Sécurité sociale
L’organisme de gestion de la sécurité sociale des fonctionnaires en position de détachement est la
CGRAE (Caisse Générale de Retraite des Agents de l’Etat). La CGRAE est compétente pour
collecter les cotisations de retraite de ces fonctionnaires.
L’organisme de gestion de la sécurité sociale des agents régis par le code du travail est la CNPS.
La CNPS est l‘établissement public chargé de la gestion, en Côte d’ivoire, des différents régimes
de protection sociale et des prestations (risques professionnels) aux travailleurs victimes
d’accidents du travail ou de maladies professionnelle et à leurs familles. Ainsi le personnel
contractuel du PSAC régis par un contrat de travail à durée déterminée est soumis au régime de
sécurité social de ladite structure.
-
Régime fiscal
Le PSAC est soumis au paiement des différents impôts et taxes dont le paiement qui sont
supportés par les fonds de contrepartie IDA pays à hauteur de 100%.
2.1.1.3
Personnel consultant individuel
Le personnel consultant comprend les consultants individuels recrutés par le projet pour appuyer
sa mise en œuvre. Ce personnel est soumis au régime du droit commercial.
2.1.2
Recrutement
2.1.2.1.
Objet de la procédure
Recruter le personnel contractuel du Projet dans le respect des dispositions de l’Accord de
Financement (prêt/don) et de la législation en vigueur en Côte D’Ivoire.
La procédure de recrutement du personnel comprend
2.1.2.2.
Application de la procédure
La procédure s'applique pour le recrutement d'un agent au sein du PSAC. Pour prétendre à un
emploi au PSAC, les candidats doivent remplir les conditions suivantes :
-
être de nationalité Ivoirienne ;
être âgé de 18 ans au moins ;
être reconnu de bonne conduite, vie et mœurs ;
être titulaire du ou des diplômes, certificats pris en considération lors du recrutement ;
être reconnu par un médecin agréé par l’ordre des médecins du médecin physiquement
apte à occuper l’emploi postulé ;
ne pas faire l’objet de poursuites judiciaires en cours ;
être libre de tout engagement ;
ne pas être agent permanent de l’Etat.
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2.1.2.3.
-
-
-
Règles de gestion
Le recrutement du personnel se fera conformément aux dispositions de l’Accord de
Financement et du code de travail et la convention collective interprofessionnelle en
vigueur en Côte d’Ivoire ;
Le recrutement se fait par concours organisé par l’Unité de Coordination du Projet.
Tout le personnel hormis les fonctionnaires mis à la disposition du Projet par l’Etat est lié
au PSAC par un contrat de travail à durée déterminée (CDD) ;
Le contrat de travail est toute convention, écrite, par laquelle une personne, le travailleur,
s’engage à fournir à l’employeur « PSAC » un travail manuel ou intellectuel, sous la
direction et l’autorité directe de celui-ci et moyennant salaire et autres rémunérations
convenues ;
Les contrats sont gérés par l’Unité de Coordination du Projet ;
Tout contrat de travail doit comprendre notamment les éléments suivants :
Le nom de l’employeur (PSAC) et le nom du Coordonnateur ;
Le nom et le prénom du travailleur ;
La date et le lieu de naissance du travailleur ;
La nationalité du travailleur ;
Le métier ou la profession du travailleur ;
Le lieu et la résidence du travailleur au moment de la conclusion du contrat ;
La date de l’engagement ;
La durée de l’emploi ;
La nature du travail à exécuter ;
Le lieu/les lieux d’exécution du travail ;
Le classement du travailleur dans la hiérarchie professionnelle ;
Le montant de salaire, détaillé éventuellement en salaire de base, prime et
indemnités diverses, avantages familiaux, avantage en nature ;
Les conditions spéciales du contrat ;
Les signatures des parties.
-
Le contrat de travail est signé pour une durée déterminée ; sont considérés notamment
contrats à durée déterminée :
les contrats dont la durée ou l’échéance sont convenus avec précision ;
les contrats conclus pour l’exécution d’un ouvrage déterminé ;
les contrats conclus pour le remplacement d’un travailleur absent ou à l’occasion d’un
surcroît exceptionnel ou inhabituel de travail ;
Les contrats dont le terme est subordonné à un évènement futur et certain qui ne
dépend pas exclusivement de la volonté des parties, mais qui est indiqué avec
précision.
-
Tout contrat de travail qui ne répond pas aux critères ci-dessus cités doit être considéré
comme un contrat à durée indéterminée.
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2.1.2.4.
Description de la procédure
2.1.2.4.1.
INTERVENANTS
OU SERVICE EN
CHARGE
Tous
Responsables
Processus de prévision des embauches et des charges du
personnel
DESCRIPTION DES TACHES
DOCUMENTS
ET
INTERFACES
-
Expression des besoins en personnel
Transmettent leur besoin au Coordonnateur
-
En Collaboration avec le SGF élabore après analyse de la
pertinence du besoin une requête et des Termes de
Références pour le profil souhaité qu’il soumet à la Banque
pour avis de non-objection.
Reçoit l’avis de non-objection de la Banque ;
Transmet la requête, les TDR et l’avis de non objection au
SPM
REQUETE+TDR
+avis de non
objection
Le Coordonnateur
-
Le SPM
-
Reçoit la requête, les TDR et l’avis de non-objection;
Prend connaissance du dossier ;
Classe pour mise en œuvre si avis favorable.
Initie une correspondance à l’adresse du SGF ;
TDR+avis
de
non objection+
correspondance
Le SGF
-
Transmet au secrétariat du coordonnateur les termes de
références et la correspondance pour signature.
TDR+
correspondance
La secrétaire
-
Reçoit les documents (TDR et correspondance);
Introduit les documents dans le bureau du coordonnateur.
-
Reçoit la lettre et les termes de référence ;
Prend connaissance ;
Amende s’il y a lieu ;
Signe la correspondance pour approbation ;
Remet au secrétariat pour transmission.
-
Reprend les documents
Enregistre les documents
Transmet les documents au SGF et au SPM.
Le Coordonnateur
La secrétaire
Le SGF et le SPM (comité
de
recrutement)
-
TDR+
correspondance
TDR+
correspondance
TDR+
correspondance
Reçoivent la correspondance accompagnée des termes de
référence ;
Organisent la consultation des candidats ;
Transmettent les résultats au Coordonnateur.
NB : Exceptionnellement pour le personnel de départ de
l’unité de coordination du PSAC la procédure de
recrutement est organisée par le MINAGRI et soumis à
l’ANO de la banque mondiale. Ainsi après la mise en place
de l’UC-PSAC la procédure de recrutement est celle décrite
plus haut. Elle sera exécutée au sein de l’UC-PSAC et par
l’UC-PSAC.
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2.1.2.4.2.
INTERVENANTS
OU SERVICE EN
CHARGE
Le
comité
de
recrutement
la secrétaire
le coordonnateur
Le SPM
Le coordonnateur
La commission de
recrutement
ou
d’interview
Le coordonnateur
TDR+RAPPORT
Organise le recrutement suivant les exigences des TDR ;
Transmet au secrétariat du coordonnateur un rapport
indiquant les candidats ayant déposés un dossier.
-
Reçoit le rapport ;
Enregistre et introduit le rapport dans le bureau du
coordonnateur.
RAPPORT
-
Reçoit le rapport du comité de recrutement ;
Fait transmettre le rapport au SPM.
RAPPORT
-
Fait la synthèse ;
Fait des copies en 3 exemplaires ;
Transmet la synthèse au coordonnateur via le secrétariat.
-
Reçoit la synthèse ;
Convoque la commission de recrutement ou la commission
d’interviews
Se réunit ;
Examine les dossiers de candidature ;
Procède au contrôle de la conformité des dossiers avec les
TDR (diplôme, profil, expérience professionnelle) ;
- Etablit la liste des candidats à interviewer et le
chronogramme de passage.
- Transmet la liste restreinte au coordonnateur
NB : La commission d’interview (le jury) est composé de :
-
•
La
Banque
Mondiale
DOCUMENTS ET
INTERFACES
-
•
•
•
•
•
Le coordonnateur
Processus de sélection des candidats
-
RAPPORT+SYNT
HESE
SYNTHESE
Dossier
de
candidature +TDR
Coordonnateur du PSAC
Du SPM du PSAC
Un représentant du Comité de Pilotage;
Le SGF du PSAC
Un représentant du Ministère de l’économie et des
finances.
Toute autre personne ressource selon le profil du poste
Transmet la liste restreinte des candidats à la Banque pour
son ANO
-
Analyse la liste restreinte puis donne son ANO
Retourne le dossier (ANO+liste restreinte) au
coordonnateur
-
Transmet le dossier (liste restreinte+ANO) aux membres
de la commission d’interview
ANO+liste
restreinte
candidats
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des
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
La
commission
d’interview
-
Convoque les candidats dont les noms figurent sur la
liste restreinte ;
Reçoit individuellement les candidats ;
Vérifie les dossiers et l’identité des candidats ;
Procède aux entretiens sur la base du questionnaire
de recrutement comportant les éléments suivants :
•
•
•
•
•
•
•
-
Le SPM
Le SPM
Fiche d’entretien
Présentation du candidat ;
Connaissance sur le PSAC;
Description sommaire du poste ;
Motivation professionnelle ;
Trait de personnalité ;
Intégration professionnelle ;
Comportement face au jury ;
Chaque membre de la commission affecte une note
au candidat.
Procède au calcul des moyennes des entretiens.
Calcule les moyennes générales avec pondération de
2/3 pour la note du cabinet de recrutement et 1/3 pour
la note de l’entretien.
Charge le SPM de la rédaction du rapport de
recrutement.
-
Rédige le rapport de recrutement
Transmet le rapport au coordonnateur via son
secrétariat.
-
Approuve ou amende les résultats des travaux ;
Vise le rapport Soumet les résultats du test à la
BANQUE pour l’avis de non objection
Le coordonnateur
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Dossier
Fiche de note
Rapport de
recrutement
Rapport + Avis de
Non Objection
(ANO)
NB : Si avis de non objection
-
-
Fait publier les résultats par voie de presse
Initie à la signature du coordonnateur des projets de
lettre aux candidats retenus leur annonçant leur
admission et les invitant à se présenter au secrétariat
de l’unité de coordination du PSAC à une date
déterminée ;
Transmet les projets de lettre au coordonnateur pour
visa via son secrétariat.
Projet de lettre
d’engagement
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le Coordonnateur
-
Reçoit les projets de lettre ;
Signe les projets de lettre ;
Fait envoyer les lettres aux candidats par le secrétariat.
-
Reçoit les lettres ;
Enregistre les lettres ;
Transmet aux candidats.
-
Se présentent.
-
Soumet des lettres d’engagement aux candidats
retenus.
DOCUMENTS
ET INTERFACES
Projet de lettre
d’engagement
La secrétaire
Projet de lettre
d’engagement
Les candidats retenus
Le Coordonnateur
Le coordonnateur
Lettre
d’engagement
définitif
NB : les lettres d’engagement précisent les différentes
conditions d’embauche
-
Le SGF
Le coordonnateur
Le Coordonnateur
2.1.3
-
Initie une lettre d'engagement définitif à l'issue de la
période d'essai concluant.
Transmet la lettre d’engagement au SGF pour
élaborer un projet de contrat de travail CDD de un
(01) an.
-
Elabore le projet de contrat de travail CDD et le
transmet au coordonnateur pour approbation.
-
Après approbation du projet de contrat
Fait signer le contrat par le personnel recruté puis le
soumet au comité de pilotage et à la banque mondiale
pour son ANO
-
Dès la réception de l’ANO de la banque
Transmet le dossier (contrat +lettre d’engagement) au
SGF pour archivage.
Evaluation et Formation du personnel
Evaluation du personnel
Le personnel du projet est soumis à deux (02) évaluations :
-
Une évaluation à mi-parcours pour relever les performances et / ou insuffisances de
l’agent et faire des suggestions pour une amélioration de ses prestations ;
Une évaluation en fin d’année faite par le supérieur hiérarchique direct, pour apprécier
l’exécution des termes du contrat d’objectif et des efforts faits après l’évaluation à miparcours. Cette fiche d’évaluation signée par l’évaluateur et l’évalué fera le résumé du
rendement de l’agent par rapport à ses objectifs et déterminera s’il faut garder ou
remercier l’agent.
Les critères d’évaluation sont :
-
La capacité d’initiative ;
Les résultats obtenus par rapport aux objectifs ;
L’assiduité ;
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-
La qualité du travail ;
Le respect de la hiérarchie.
La procédure se décrit comme suit :
INTERVENANTS
TACHES
REF.SUP.
Le SGF
-
Fait un projet de note de service adressée au
personnel à la signature du Coordonnateur, pour le
remplissage et le retour des feuilles de notation ;
Projet de note
La Secrétaire
-
Reçoit la note de service et la feuille de notation
comportant un questionnaire;
Transmet au coordonnateur.
Feuilles de
notation+ Note
de service
Bulletins des
agents
Le Coordonnateur
-
Reçoit les bulletins de notes ;
Procédé à l’évaluation des agents
Apprécie tout le personnel en y portant les mentions
suivantes :
• excellent ;
• bon ;
• moyen ;
• insuffisant.
NB : les notes variant de 0 à 10 correspondent aux
appréciations suivantes :
insuffisant : note inférieure à 04
moyen : note égale ou supérieure à 04 mais
inférieure à 06
bon : note égale ou supérieure à 06 et inférieure
à 08
excellent : note égale ou supérieure à 08.
Le SGF
-
Fait transmettre tous les dossiers au SGF via le
secrétariat
-
Reçoit les feuilles de notation ;
Vérifie (nombre, conformité et régularité) et fait
reprendre s’il y a lieu les bulletins dont le remplissage
ou l’appréciation ne respectent pas les dispositions
statutaires ;
Verse dans le dossier individuel des agents ;
Communique la note reçue sur demande de l'employé.
-
Feuille de
notation
NB : l’évaluation du Coordonnateur relève du comité
de Pilotage et l’ANO de la Banque pour la
reconduction des contrats
Formation du personnel
Le coordonnateur après l’évaluation du personnel et l’avis de non objection de la banque sur le
projet de plan de formation :
-
Fait bénéficier les agents des stages de formation et de perfectionnement selon les besoins du
PSAC ;
Conditionne ses stages par la réintégration de l’agent au sein du projet sous peine de
remboursement des frais de formation ;
Garantit le salaire de l’agent en position de stage ;
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-
Se réserve le droit de rejeter toute demande d’inscription à des cours ne revêtant aucun intérêt
professionnel pour le projet.
La procédure se décrit comme suit :
INTERVENANTS
TACHES
REF. SUP.
Le comité de
Concertation
(coordonnateur et le
comité de pilotage)
-
Se réunit ;
Définisse les objectifs globaux de formation ;
Discute des objectifs globaux de formation ;
Arrêtent un plan de formation révisable chaque année.
le SGF en
collaboration avec
SPM
-
Finalise le plan de formation ;
Avis motivé
Obtient l’avis favorable de l’IDA ;
Initie une note à la signature du Coordonnateur dans le
cadre de la budgétisation des charges de personnel ;
Fait signer la note et transmet.
le Personnel
-
Reçoit la note ;
Note de service
Prend en compte le plan de formation dans l’établissement
de leur expression ;
Adresse une lettre de demande de formation au
Coordonnateur.
Prend contact avec le SGF pour la mise œuvre de la
formation.
Le SPM
-
Demande la confirmation de l’inscription.
Le SGF
-
Initie une lettre de Convocation à la signature du
Coordonnateur des membres de la commission chargée de
la formation ;
Fait signer la lettre ;
Fait dispatcher par le secrétariat.
La Commission
Chargée de la
Formation
-
La Secrétaire
-
Plan de
formation
confirmation de
l’inscription
Plan
de
formation +
PV ou compte
rendu
Se réunit ;
Délibère par rapport au plan de formation et des directives
du Coordonnateur ;
Etablit le PV ou le compte rendu des travaux de la
commission ;
Décide et porte sa décision sur le PV ou compte rendu ;
Adresse la réponse au demandeur ;
Transmet.
Reçoit ;
Dispatche :
• 1 copie intéressée ;
• 1 copie au SGF ;
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INTERVENANTS
Le SGF
TACHES
-
Initie un projet de lettre de demande d’inscription de
l’agent ;
Prépare les pièces administratives du dossier ;
Lettre
Vise les projets ;
réponse
Fait signer les documents ;
Dispatche :
• Fond de dossier + copie lettres pour le classement ;
• Dossier pour le Centre de formation.
Transmet au secrétariat qui introduit.
-
Reçoit l’avis d’inscription ;
Examine ;
Porte ses annotations ;
Ventile au SGF ;
Transmet au secrétariat.
-
Reçoit l’avis d’inscription ;
Fond de dossier
Informe l’intéressé ;
Initie projet de décision ;
Fait signer la fiche d’engagement par l’agent si nécessaire ;
Avis
Classe dans le dossier et une copie chrono formation ;
d’inscription
Transmet.
-
Reçoit la liasse
Examine
Amende
Signe la décision
Transmet à son secrétariat
Reçoit la liasse
Dispatche
• 1 copie - intéressé
• 1 copie - dossier
• 1 copie - fond de dossier au SGF
-
Le Coordonnateur
Le SGF
Le Coordonnateur
La Secrétaire
-
Le SGF
-
2.1.4
REF.SUP.
Reçoit la décision plus le fond de dossier
Classe les documents
Met à jour le fichier
Projet de lettre
Pièces
administrative
Avis
d’inscription
Projet décision
Fiche
d’engagement
Fichier
La fin de contrat
La fin du contrat de travail peut être constatée dans les situations suivantes :
-
de
soit par l'arrivée du terme du contrat à durée déterminée ;
soit par l'arrivée du terme du projet ;
soit par démission du travailleur ;
soit par le départ à la retraite ;
soit par licenciement ;
soit par décès du travailleur.
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La démission ou le licenciement, sauf dans les cas de faute lourde, donne lieu à l’observation d’un
préavis :
-
soit par l'employeur (licenciement),
soit par travailleur (démission).
L'inobservation des dispositions réglementaires relatives au préavis constitue une rupture abusive
du contrat de travail. Les ruptures abusives donnent droit à réparation des dommages et intérêts.
2.1.4.1 La démission
La procédure suivante doit être respectée en cas de démission :
-
le travailleur exprime son désir dans une lettre adressée au Coordonnateur du PSAC dans
laquelle il précise la date de départ du préavis. Cette lettre vaut préavis ;
le Coordonnateur du PSAC doit accuser réception de la lettre de démission.
La durée du préavis est fonction de la catégorie du travailleur partant :
-
1 mois pour les employés et les ouvriers ;
3 mois pour les cadres.
Pendant toute la durée du préavis, l'employeur et le travailleur sont tenus au respect chacun de
toutes les obligations réciproques qui leur incombent. En vue de lui permettre de rechercher un
nouvel emploi, le travailleur bénéficie de 1 jour de liberté par semaine et payé de plein droit.
2.1.4.2 Le licenciement
Le licenciement pour faute grave ou lourde ne dispense pas l'employeur de convoquer le
travailleur à un entretien préalable, auquel est associé un délégué du personnel, s'il en existe,
avant la notification du licenciement par lettre recommandée ou cahier de transmission dans un
délai de huit (08) jours.
La faute lourde ou grave entraîne le départ immédiat du travailleur sans indemnité compensatrice
du préavis.
Par contre le licenciement ordinaire ou abusif entraîne le paiement :
-
de l'indemnité compensatrice du préavis,
de l'indemnité de congés payés,
de l'indemnité légale minimum de licenciement.
2.1.4.3 La fin du projet
Les formalités de clôture du contrat, quel qu’en soit le motif, comprennent :
-
reçu pour solde de tout compte,
règlement des droits acquis,
certificat de travail,
information de l'inspection du travail dans le délai de 8 jours,
mise à jour du dossier personnel.
Le SGF est chargé de l’exécution de ces formalités sous le contrôle du Coordonnateur du PSAC
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2.1.5
Horaire de travail, absences, retards et sorties
2.1.5.1
-
Horaire de travail
L’horaire de travail est établi conformément aux textes législatifs et réglementaires en
vigueur. La durée de travail est normalement de huit heures par jour et de quarante heures
par semaine ;
Les heures de travail sont les heures pendant lesquelles le travailleur est à la disposition de
son employeur (PSAC) ;
Les jours fériés donnent droit à la rémunération.
-
2.1.5.2
•
Absences
Absences autorisées
Les absences du personnel au lieu de travail sont réglementées afin d’éviter les abus. Même les
absences pour raison de service doivent être réglementées pour accroître l’efficacité du personnel.
Un registre d’absence sera tenu à jour par la Secrétaire du coordonnateur. Les absences
autorisées comprennent :
-
absences pour maladies ;
permissions ;
congés.
•
Justification des absences autorisées
Lorsque pour une cause quelconque un agent ne peut pas se présenter au travail, il doit informer
dans les plus brefs délais le Coordonnateur en lui donnant le motif de son absence.
Toute journée d’absence non justifiée n’est pas rémunérée et les sanctions sont applicables
suivant la législation en vigueur.
•
Absences pour maladies
En cas d’absence pour cause de maladie, l’agent doit faire parvenir au SGF au plus tard dans 48
heures un certificat dûment signé par un médecin agréé par l’ordre des médecins de Cote
D’Ivoire .Passé ce délai, l’absence sera considérée comme non justifiée sauf en cas de force
majeure.
•
Permissions
Les permissions sont justifiées par une autorisation d’absence délivrée par le Coordonnateur ou
son intérimaire sur demande présentée par l’agent et visée, le cas échéant, par son supérieur
hiérarchique.
Sauf en cas de force majeure, les demandes de permission doivent être présentées au
Coordonnateur (ou au chef de service) au moins 48 heures avant la date de début de la
permission.
2.1.5.3
Retards
Les retards des agents sont consignés dans un registre ad hoc tenu au secrétariat du Projet sous
la supervision du SGF. Ce registre où tout agent doit signer, indique l’heure d’arrivée, la durée et le
motif de retard.
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En ce qui concerne les responsables de composante, leur registre est tenu au secrétariat du
Projet. Ils doivent chaque fois signer devant leur nom et marquer l’heure d’arrivée et le cas échéant
le motif de leur départ.
Le Spécialiste en Gestion Financière (SGF) confectionne un rapport global des relevés et retards
enregistrés la veille.
2.1.6
Des congés payés légaux
2.1.6.1
Congés annuels payés
Selon l’art 69 du code du travail : « la durée du congé payé à la charge de l’employeur est
déterminée, à raison de 2,2 jours ouvrables par mois de service effectif pour l’ensemble des
travailleurs ».
Chaque agent propose à son supérieur hiérarchique, le cas échéant, la période pendant laquelle il
souhaite prendre ses congés annuels.
Le supérieur hiérarchique arrête les dates de congés en fonction des nécessités de service.
Chaque supérieur hiérarchique communique les projets de dates de congés de ses agents au
SGF.
Le SGF centralise ces projets, dresse un projet de planning général de congés et le propose au
Coordonnateur pour avis.
Le Coordonnateur approuve en dernier ressort le planning et retourne au SGF pour exécution. Le
SGF communique le planning approuvé aux agents pour information.
Chaque service s’organise de manière à permettre le respect des dates arrêtées. Les
modifications de dates sont possibles à la condition qu’elles ne remettent pas en cause le
fonctionnement normal des services.
Au départ de congé, le Coordonnateur délivre à chaque agent une attestation de congé. A la
reprise de service, le Coordonnateur délivre à l’agent un certificat de prise de service.
2.1.6.2
Congés de circonstance
Le travailleur a droit à sa demande, et à charge du Projet, à des congés de circonstance payés.
Ceux-ci sont accordés à l’occasion des événements ci-après :
-
quatre jours ouvrables en cas de :
mariage de l’agent ;
accouchement de l’épouse ;
décès de l’épouse ou époux de l’agent ;
mariage d’un enfant de l’agent ;
mariage du père ou de la mère de l’agent ;
décès d’un enfant de l’agent ;
décès du père ou de la mère de l’agent ;
mutation de l’agent impliquant le changement de localité.
-
deux jours ouvrables en cas de décès d’un grands-parents, d’un frère ou d’une sœur et
d’un allié au premier degré de l’agent.
L’octroi des congés de circonstance doit coïncider avec l’évènement qui en est la cause. Lorsque
le droit au congé de circonstance s’ouvre à un moment où l’agent bénéficie d’un autre congé légal,
le congé de circonstance doit être accordé immédiatement le dernier jour de la période du congé
légal au cours de laquelle s’est ouvert le droit.
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2.1.6.3
Congé de formation et de perfectionnement professionnel
Tout agent autorisé par le Projet à participer à un stage de formation ou de perfectionnement
professionnel, a droit, à charge du Projet, à un congé payé dont la durée ne peut être inférieure à
celle du stage de formation ou de perfectionnement.
2.1.6.4
Congés médicaux et de maternité
Les congés médicaux et de maternité sont accordés à un agent du Projet par certificat médical
d’un médecin agréé par l’ordre des médecins de la Cote d’Ivoire.
La durée du congé de maternité est de quatorze (14) semaines consécutives, dont huit
postérieures à la délivrance (après l’accouchement).
2.1.6.5
Couverture médicale
En cas de maladies et d’accidents le personnel contractuel de l’Unité de Coordination du Projet
bénéficie d’une assurance.
2.1.7
Discipline
2.1.7.1
Actes d’indiscipline
Le personnel du PSAC se soumet aux règles de discipline énoncées dans le présent manuel de
procédures, et dans le règlement intérieur. Sans que cette liste ne soit limitative, sont considérés
comme manquements aux règles de discipline, les actes ou faits ci-après qui sont de nature à
troubler la quiétude des agents au travail :
-
organiser des réunions ou rassemblements non professionnels pendant les heures de
service ou sur les lieux de travail ou d’y faire des souscriptions, sans autorisation ;
lacérer des affiches apposées par la Direction ;
introduire et distribuer des tracts ou des imprimés de quelque nature que ce soit sans
autorisation ;
quitter le travail sans motifs valable et sans autorisation ;
se livrer à des activités étrangères au service aux heures de travail ;
sortir du bureau pour les utiliser à des fins personnelles, des documents et du matériel
appartenant au service ;
fumer dans les bureaux de manière à gêner les collaborateurs ou les usagers ;
entreprendre ou provoquer tout acte pouvant troubler l’harmonie ou la discipline de travail ou
faire obstacle à la liberté syndicale, confessionnelle ou de travail.
2.1.7.2 Sanctions possibles
En cas de manquement à ces règles de discipline, le supérieur hiérarchique est habilité à prendre
les sanctions suivantes à l’encontre des fautifs :
lettre d’observation,
avertissement,
blâme,
mise à pied,
licenciement,
licenciement avec poursuite judiciaire.
Les sanctions sont notifiées par écrit à l’agent fautif. Les agents récidivistes sont sanctionnés à la
hauteur de la gravité des actes et faits commis. Les sanctions sont prononcées, à la demande du
supérieur hiérarchique, par le Coordonnateur.
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•
Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables
Désignation de la faute
Sanction applicable
3 retards à l’arrivée dans la même quinzaine
Malfaçon ou négligence du matériel sans graves dommages
Absence du poste de travail sans autorisation
Mauvaise collaboration avec les collègues
Infraction aux règles d’hygiène et de sécurité
Négligence grave du matériel
Utilisation des biens du service à des fins personnelles
Absence non justifiée supérieure à ½ journée
Fraude dans les services
Etat d’ivresse au sein du service
Incompétence
Abandon de poste supérieur à 3 jours
Refus d’obéissance professionnelle
Rixe à l’intérieur du service
Insulte caractérisée à l’égard d’un supérieur hiérarchique
Conflit d’intérêts
Fausse déclaration ou mensonge caractérisé
Incitation à la désobéissance
Vol, faux, usage de faux ou abus de confiance
Avertissement
Avertissement
Avertissement
Avertissement
Blâme
Mise à pied de 1 à 8 jours
licenciement sans préavis
licenciement avec préavis
licenciement avec préavis
Toutefois, ces sanctions sont modulables conformément à la réglementation en vigueur
•
Jeux de récidives en matière de discipline
Sanctions normalement
applicables
avertissement
avertissement
Mise à pied
Mise à pied
2.1.8
Sanctions appliquée
Avertissement
Mise à pied
Avertissement
Mise à pied
Délai de récidive
Inférieur à 1 mois
Sanctions applicables en
considération de la récidive
Mise à pied
Licenciement avec préavis
Licenciement avec préavis
Licenciement sans préavis
Gestion des missions
Toutes les missions prises en charges par le projet doivent donner lieu à l’établissement préalable
d’un ordre de mission mentionnant :
-
les noms et prénoms des agents en mission ;
les moyens de transport utilisés ;
le nom du chauffeur ;
l’objet de la mission ;
la date de départ ;
la date probable de retour ;
le numéro d’ordre de mission ;
le lieu où se déroule la mission.
Les missions effectuées par les agents de l’UCP sont autorisées par le coordonnateur.
Les missions du coordonnateur sont autorisées par le Directeur Générale de la Planification, du
contrôle des projets et des statistiques (DGPPS), basé au MINAGRI qui est le président du comité
de pilotage.
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Les missions ne sont prises en charge par le projet que lorsqu’elles ont donné lieu à
l’établissement d’un ordre de mission et qu’elles occasionnent un déplacement sur une distance
d’au moins 50 kilomètres du lieu de travail habituel.
Selon l’arrêté N°038 MEF/CAB/DGTCP/DDP du 23 mars 2009 fixant les frais de mission dans le
cadre de l’exécution des projets d’urgence financés par la banque mondiale, les taux journaliers
des frais de mission sont décrits dans le tableau ci-après :
destination
montant par
nuitée
remarques
1) tarif unique pour tous (sans distinction de grade)
intérieur de la
côte d'ivoire
60 000
2) ce montant inclut un forfait de 20 000 FCFA non justifiable pour
les 3 repas et les déplacements sur site
3) toutes les autres dépenses, y compris les frais d'hôtel, doivent
être justifiées avec des factures des reçus
4) tout reliquat devra être reverse au projet
en Afrique
170 000
reste du
monde
200 000
Lorsque l’agent en mission arrive à destination, il fait viser son ordre de mission par une autorité
compétente. Cette autorité porte la mention « vu à l’arrivée » suivie de la date et de sa signature.
De même à la fin de la mission, il fait viser son ordre de mission. La mention à porter est la
suivante : « vu au départ » suivi de la date et de la signature de l’autorité.
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2.1.8.1
INTERVENANTS
ou SERVICE EN
CHARGE
Missions à l’intérieur
TACHES
REF. SUP
1. Préparation de l'ordre de mission
Après réception des instructions pour préparer la mission :
Le
DEMANDEUR
-
-
remplit un imprimé d’ordre de mission en y portant l’objet de la
mission, durée, date de départ, date de retour, autres informations
requises, l’itinéraire et le moyen de transport utilisé ;
transmet l’ordre de mission visé au coordonnateur pour signature.
ORDRE DE
MISSION
2. Ventilation de l’ordre de mission
Après réception de l’ordre de mission signé par le coordonnateur :
-
La SECRETAIRE
ORDRE DE
MISSION
enregistre l’ordre de mission et lui attribue un numéro d’ordre;
ventile les ordres de missions comme suit :
Secrétariat : garde un exemplaire
Original 2
⇒ intéressé qui retournera son exemplaire à son retour
pour justification et comptabilisation.
exemplaire 3
⇒
au Contrôleur Budgétaire (CB) pour effectuer le
contrôle qui lui incombe.
3. Préparation du règlement des frais de mission au départ.
Le CB
L’AC
Après réception de l’ordre de mission :
- s’assure de l’autorisation du coordonnateur ;
- vérifie la régularité des mentions (durée séjour, moyen de transport,
…) ;
- vérifie les calculs sur l’ordre de mission en fonction des taux
réglementaires fixés ;
-
Appose la mention « BON A PAYER » sur l’ordre de paiement puis
transmet le dossier à l’Agent Comptable (AC) pour paiement de 80%
des frais de mission.
-
vise l’ordre de paiement ;
et procède au paiement des frais de mission.
Transmet la copie du dossier de paiement au SGF pour prise en
compte et comptabilisation.
4. Préparation du règlement des frais de mission au retour
LE CB
-
Vérifie la réalité du service en rapprochant le ticket d’embarquement,
l’ordre de mission signé à l’arrivée et au départ du lieu de la mission
puis autorise le paiement des 20% des frais de mission
L’AC
-
vise l’ordre de paiement ;
et procède au paiement des frais de mission.
Transmet la copie du dossier de paiement au SGF pour prise en
compte et comptabilisation.
ORDRE DE
MISSION
ORDRE DE
MISSION
ORDRE DE
MISSION
Pièces justif
_______________________________________________________________________________________________________
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2.1.8.2
Missions à l’extérieur
INTERVENANTS
TACHES
REF. SUP.
1. Expression d’une demande de frais
Le demandeur
Après réception des instructions pour préparer la mission :
- remplit un imprimé de demande d’ordre de mission en y portant
l’objet de la mission, durée, date de départ, date de retour, et
autres informations requises, section budgétaire, coût estimatif,
itinéraire et moyen de transport utilisé ;
- soumet la demande d’ordre de mission au coordonnateur
ORDRE DE
MISSION
2. Traitement de la demande d’ordre de mission
Le coordonnateur Après réception de la demande d’ordre de mission :
- Transmet les TDR en rapport avec la mission à la BANQUE pour
avis de non objection.
TDR + ANO
- transmet l’ordre de mission et l’avis de non objection au Ministre
de tutelle pour autorisation ;
La secrétaire
fait enregistrer la demande d’ordre de mission
retour de l'ordre de mission signé, ventile les ordres de missions ORDRE DE
comme suit :
MISSION
Original
⇒ intéressé qui retournera son exemplaire à
son retour pour justification et comptabilisation
exemplaire 2
⇒
au Contrôleur Budgétaire (CB) pour
effectuer le contrôle qui lui incombe.
-
3. Préparation du règlement des frais de mission au départ
(Cf. mission intérieur)
4. Préparation du règlement des frais de mission au retour
(Cf. mission intérieur)
Gérer les retours de missions à réaliser dans le cadre des activités du PSAC. La procédure qui
s’applique pour les missions, concerne la production des rapports de missions et la justification des
frais de missions. Les ordres de missions du personnel doivent être visés par les autorités au lieu
de la mission (date d’arrivée et de départ). Au plus tard 72 heures après le retour d’une mission :
-
l’agent en mission rédige un rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission
visé au Secrétariat ;
remet au SGF: la fiche justification avance sur frais de mission avec les pièces justificatives
annexées.
En cas de non justification des missions dans les délais, un prélèvement sera effectué sur les
indemnités de communication et de déplacement mensuelles de l’agent, jusqu’à épuisement total
du montant des frais de mission qui lui ont été remis.
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2.1.9
Obligations des parties
Tous les agents du PSAC sont responsables de la bonne exécution des tâches qui leur sont
confiées. Le travailleur a notamment l’obligation :
-
-
d’exécuter personnellement son travail ou service, au temps, au lieu et dans les conditions
convenues ;
de s’abstenir de tout ce qui pourrait nuire soit à sa propre sécurité, soit à celle de ses
compagnons ou des tiers ;
de respecter les règlements édictés par le PSAC pour le lieu dans lequel l’engagé doit
fournir son travail ;
de restituer en bon état au Projet, les outils de travail restés sans emploi qui lui ont été
confiés, sauf les détériorations ou l’usure dues à l’usage normal de la chose ou la perte qui
arrive par cas fortuit ;
de respecter le secret professionnel ;
de respecter les convenances et les bonnes mœurs ;
d’éviter dans sa vie publique ou privée tout ce qui peut nuire au PSAC.
Le PSAC a les obligations suivantes envers son employé :
-
-
lui faire connaître, préalablement à la conclusion du contrat, les conditions du contrat
proposé ;
lui délivrer dès la formation du contrat, un exemplaire du contrat ;
lui fournir le travail convenu, dans les conditions, au temps et au lieu convenu ;
lui payer la rémunération convenue, avec régularité et ponctualité ;
lui fournir dans les cas déterminés par la réglementation en la matière, le logement
convenable ;
lui accorder les congés et les allocations de congé auxquels il a droit ;
lui assurer les prestations requises en cas de maladie ou d’accident ;
lui délivrer, le jour où le contrat prend fin les attestations de services rendus ;
faire respecter et respecter les convenances et bonnes mœurs pendant l’exécution du
contrat ;
éviter tout ce qui peut nuire à ses travailleurs ;
veiller à ce que le travail s’accomplisse dans des conditions convenables tant au point de
vue de la sécurité que de la dignité et de la santé des travailleurs compte tenu de la
réglementation en vigueur et de la nature du travail exécuté ;
tenir les documents réglementaires.
2.1.10
La procédure liée à la paie
1. OBJET DE LA PROCEDURE
Payer les salaires aux agents du PSAC.
2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires du personnel.
3. REGLES DE GESTION
-
La procédure est mise en œuvre dès le 20 du mois par le Spécialiste en Gestion
Financière.
Le salaire de chaque agent est déterminé dans le contrat de travail.
Les salaires sont payés au plus tard à la fin du mois. Le paiement est constaté par un
bulletin individuel de paye, qui est rédigé de manière à faire apparaître clairement les
différents éléments de la rémunération, la nature exacte de l'emploi occupé.
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4. LISTE DES OPERATIONS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Préparation de la paie ;
Calcul et édition des bulletins ;
Contrôle des états de paie ;
Comptabilisation de la paie ;
Etablissement des chèques et ordres de virement ;
Signature des chèques et ordres de virement ;
Remise des chèques et dépôt des ordres de virement ;
Déclarations fiscales et sociales.
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Préparation de la paie
Le SGF
rassemble les éléments variables de paye
du mois :
nombre de jours travaillés,
sommes à prélever sur salaire, etc.
Bulletins de paie
Calcul et édition des bulletins de paie
Le SGF
-
saisit les éléments de paie ;
édite le livre de paye du mois, et les bulletins
de paye en deux (02) exemplaires ;
préparé les états de paiement des salaires ;
transmet les bulletins, le livre de paie et les
états au Coordonnateur.
Bulletins de paie
Contrôle des bulletins et des états
-
Le Coordonnateur
-
contrôle les bulletins de paie et les états de
salaire ;
signe les bulletins de paie et les états ;
retourne le dossier (bulletins + états) au
SGF.
Rapproche les salaires avec les états
d’absences, congé et le récapitulatif des
salaires du personnel
Etats de paie
Comptabilisation de la paie
L’assistant Comptable
impute et enregistre les écritures comptables
de paie.
Préparation des chèques et ordres de virement
-
prépare les chèques et les ordres de
virement et les transmet au Coordonnateur.
Signature des chèques et ordres de virement
-
Etats de paie
Chèques et ordres de
virement
signent les chèques et les ordres de
virement ;
transmettent les chèques et les ordres de
virement signés au comptable.
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Le Coordonnateur et le
SGF
Dépôts des ordres de virement
-
-
enregistre les chèques et les ordres de
virement dans le brouillard de banque ;
dépose les ordres de virement à la banque ;
fait émarger les agents sur les états de
paiement ;
distribue au personnel un exemplaire des
bulletins de paie ;
classe les documents dans le dossier de
l’agent.
Chèques et ordres de
virement
Bordereau de dépôt
des
ordres
de
virement
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Projet d’Appui au
2014
Secteur Agricole (PSAC)
1/
Révisé en
GESTION DU COURRIER
2.2. Gestion du courrier
2.2.1
Courrier Départ
Décrire le traitement du courrier départ.
La procédure s'applique à tout courrier (lettre, fax, e-mail) devant quitter l’Unité de Coordination du
Projet.
-
-
Tout courrier officiel du PSAC doit être signé par le Coordonnateur ou son délégué et doit
porter le cachet du PSAC. Un numéro ou une référence interne est également attribué(e)
au courrier ;
Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre "courrier départ" ou "fax
départ" ou "E-mail départ" selon qu’il s'agit d'un fax ou d’un message électronique avant
sa transmission par La Secrétaire. Il inscrit :
le numéro attribué au courrier ;
la date de départ ;
le destinataire ;
l'objet ;
les observations éventuelles.
-
Une copie de chaque courrier doit être conservée au secrétariat du PSAC dans un chrono
"courrier départ", un chrono "fax départ" et un chrono "E-mail départ" à cet effet ;
Le courrier fax est archivé avec éventuellement le rapport de transmission délivré par le
télécopieur ;
La copie du courrier électronique est archivée avec éventuellement le rapport de
transmission.
2.2.2
Courrier Arrivée
Décrire le traitement du courrier reçu.
La procédure s'applique à tout courrier reçu par le projet.
-
Tout courrier reçu doit être enregistré par La Secrétaire dans le registre "courrier arrivée" ou
dans le registre "fax arrivée" ou dans le registre "E-mail arrivé" selon qu'il s'agit d'un fax ou
d’un E-mail. Il inscrit :
la date d'arrivée ;
la date et le numéro de la correspondance ;
l'expéditeur ;
l'objet ;
le destinataire.
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-
Les courriers "fax arrivée" et "E-mail arrivé" sont enregistrés suivant leur accusé de réception ;
La Secrétaire appose le cachet "courrier arrivée" sur le courrier et inscrit :
la date d'arrivée ;
le numéro interne attribué au courrier.
Tout courrier reçu doit être transmis au Coordonnateur qui l'affecte aux destinataires après en
avoir pris connaissance ;
La Secrétaire distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans lequel
les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du courrier ;
Une copie du courrier est conservée au secrétariat dans le chrono "courrier arrivée", "fax
arrivée" s'il s'agit d'un fax ou "E-mail arrivée" s'il s'agit d'un E-mail.
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2014
1/
Agricole (PSAC)
SUIVI DES IMMOBILISATION ET DES
Révisé en
VEHICULES
2.3. Suivi des immobilisations et des véhicules
2.3.1. Prise en compte d’une immobilisation
Décrire le traitement de prise en compte d’une immobilisation acquise par le Projet.
-
L’entrée des immobilisations dans le patrimoine du PSAC est constatée par un bordereau
de livraison et/ou procès-verbal de réception ;
La gestion des immobilisations est assurée par le Comptable ;
Toutes les immobilisations du PSAC sont inventoriées et enregistrées dans un fichier
informatique ;
La prise en compte d’une immobilisation dans ce fichier se fait sur la base d’une fiche
d’immobilisation renseignée par l’Assistant Comptable.
Les informations à inscrire sur la fiche sont :
la nature de l’immobilisation ;
la désignation ;
la famille ;
l’affectation (centre de responsabilité) ;
la date de réception ;
la localisation (zone ou sous zone) ;
la valeur d’acquisition ;
la source de financement.
La durée de vie de l’immobilisation
Le mode d’amortissement (linéaire, accéléré ou dégressif).
Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d’immatriculation unique. Le
numéro d’immatriculation est attribué par un code qui comporte cinq paramètres :
-
Le Nom de l’immobilisation ;
la nature d’immobilisation
le numéro d’ordre ;
le nom du projet décliné en sigle PSAC ;
la source de financement.
Le numéro d’immatriculation est le numéro unique permettant de désigner une immobilisation
donnée individuellement ou un ensemble d’immobilisations regroupées sur une fiche.
-
Le numéro d’immatriculation et le nom du Projet sont inscrits sur l’immobilisation.
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-
Le tableau ci-après renseigne sur le mode d’immatriculation des immobilisations
Nom de
l'Immobilisation
Ordinateur de
Bureau
=DESKTOP (DT)
Ordinateur
Portable=LAPTOP
(LT)
Véhicule (VH)
Table de Bureau
(TB)
Fauteuil de
Bureau FT)
Souris
d'Ordinateur (SR)
Armoire de
Bureau (AB)
Nature de
N° D'ordre
l'Immobilisation (N° d'entrée)
Matériel
Informatique
1er
(MI)
Matériel
Informatique
2ième
(MI)
Matériel de
3ième
Transport (MT)
Mobilier de
4ième
Bureau (MB)
Mobilier de
5ième
Bureau (MB)
Matériel
Informatique
6ième
(MI)
Mobilier de
7ième
Bureau (MB)
Nom du Source de
projet financement
PSAC
Code de
l'immobilisation
MI/DT/001/PSAC/IDA
IDA
PSAC
MI/LT/002/PSAC/C2D
C2D
PSAC
PSAC
PSAC
IDA
IDA
IDA
MT/VH/003/PSAC/IDA
MB/TB/004/PSAC/IDA
MB/FT/005/PSAC/IDA
IDA
PSAC
PSAC
MI/SR/005/PSAC/IDA
FIMR
MB/AB/007/PSAC/FIM
R
Le fichier des immobilisations permet de suivre les immobilisations par :
localisation géographique ;
nature et famille ;
affectation ;
source de financement.
2.3.2. Suivi des immobilisations
Contrôler et suivre l'utilisation des immobilisations ainsi que leur entretien.
Cette procédure s'applique à toutes les immobilisations autres que les véhicules.
-
Chaque immobilisation doit porter le nom du PSAC et un numéro d'identification.
Le service utilisateur du matériel veille à l'entretien régulier des immobilisations. Il veille au
renouvellement des polices d'assurance ou des contrats de maintenance souscrits ;
Un inventaire physique des immobilisations est effectué à la fin de chaque exercice
comptable.
4. PRINCIPES DE SUIVI DES VEHICULES
-
Les véhicules doivent porter le nom et le numéro de l’Accord de Financement du PSAC.
Les véhicules doivent être utilisés dans le cadre des activités du Projet ;
Le conducteur veille à l’entretien régulier et préventif des véhicules tel que prévu par le
plan d’entretien du Constructeur ;
Toute panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à la
connaissance du Spécialiste en Gestion Financière ;
Tous les mois, le conducteur relève le kilométrage ainsi que les consommations de
carburant à partir des fiches techniques de bord des véhicules ;.
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-
Le conducteur veille au respect des dates de renouvellement de polices d’assurance et
visites techniques ;
A chaque entretien du véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées,
pneumatique), le conducteur du véhicule remplit la fiche technique de bord du véhicule en
inscrivant :
la date ;
la nature des travaux réalisés ;
son nom et sa signature ;
L’index kilométrique.
2.3.3. Entretien et réparation des équipements
Entretenir et réparer les équipements et le matériel roulant.
La procédure est appliquée pour les services relatifs à l'entretien et à la réparation des
équipements et du matériel roulant.
-
-
Un contrat de maintenance devra être signé avec un prestataire de la place pour la
maintenance et la réparation des équipements de bureau (ordinateurs, photocopieurs,
climatiseurs, etc.).
Le Spécialiste en Passation de Marchés fait jouer la concurrence pour obtenir les
meilleures prestations au moindre coût.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Préparation de la Demande de Réparation (D/R)
Etablissement du devis des travaux
Accord du Coordonnateur du Projet
Préparation du B/C
Signature du B/C
Ventilation des documents
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Préparation de la demande de réparation (D/R)
La Secrétaire
Le SPM
En collaboration avec l’agent
- Prépare une D/R en précisant :
la date ;
l’objet de la demande ;
la description des travaux demandés.
- Transmet la D/R au SPM
Etablissement du devis des travaux
-
Le SGF
D/R
-
Fait établir un devis par le prestataire pour
les travaux demandés ;
Transmet le devis au Spécialiste en
Gestion Financière pour visa ;
Vérifie la disponibilité budgétaire ;
Fait le suivi financier ;
Transmet le devis au Coordonnateur.
D/R
D/R
Accord du Coordonnateur
Le Coordonnateur
-
Approuve le devis ;
Retourne le devis au Spécialiste en
Passation de Marchés pour l’établissement
du B/C.
B/C
Etablissement du B/C
-
Le SPM
-
Etablit le B/C en trois (03) exemplaires en
mentionnant :
Le nom du prestataire ;
L’adresse ;
L’appareil ou le véhicule à réparer ;
Le service utilisateur ;
La description détaillée des pannes
signalées
et
les
montants
correspondants.
Paraphe et transmet le B/C au SGF
B/C
Signature du B/C
Le SGF
Le Coordonnateur
Le Spécialiste en
Passation de Marchés
-
Contrôle le B/C ;
Signe ; et
Transmet le B/C et le devis
Coordonnateur pour signature.
-
S’assure que le SGF a signé le B/C,
Signe le B/C,
Retourne le B/C au Spécialiste
Passation de Marchés.
Vérification des documents
-
Ventile les documents comme suit :
Original B/C au Prestataire ;
Duplicata + souche B/C à la comptabilité
au
B/C
en
B/C
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2014
1/
Agricole (PSAC)
GESTION DES CARTES VALEUR DE
Révisé en
CARBURANT
2.4. Gestion des cartes valeur de carburant
Faire le suivi de la consommation du carburant.
La procédure est appliquée pour tout achat et sortie de carburant. Le carburant nécessaire au
fonctionnement de l’UCP est acquis contre remise de cartes auprès des sociétés pétrolières
conformément à la procédure d’acquisition des biens et services. Ces cartes peuvent être utilisées
dans toutes les stations de la même société pétrolières qui sera choisi comme fournisseur de
carburant.
La gestion du carburant se fait à l’aide des supports nécessaires suivants :
-
un registre journalier pour identifier les détenteurs des différentes cartes avec les
mentions (nom et prénoms du détenteur, numéro de la carte) ;
le registre des cartes valeurs ;
la fiche d’inventaire ;
la fiche de demande de carburant ;
Le Spécialiste en Passation de Marchés fait jouer la concurrence pour obtenir les
meilleures prestations au moindre coût (cas où les prix ne seraient pas uniformes).
Préparation de la Demande d’achat
Accord du Coordonnateur du Projet
Préparation du B/C
Signature du B/C
Ventilation des documents.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
-
Initié l’achat de carburant selon les
procédures habituelles sur le point fait par la
secrétaire
après
approbation
du
Coordonnateur.
-
Reçoit
les
cartes
valeurs
livrés
accompagnés du bon de livraison les transmet
au SGF ;
Enregistre dans le registre des cartes
valeurs les quantités livrées (litres) et leurs
valeurs en FCFA.
La SGF
La Secrétaire
Le Demandeur
-
La Secrétaire
-
Remplit la fiche de demande de carburant ;
Signe le fiche et la transmet au SGF qui
signe puis au Coordonnateur pour approbation
(la signature vaut approbation) ;
Transmet la fiche (les deux exemplaires) à
La Secrétaire.
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Compte rendu de
consommation
Cartes valeurs
bon de livraison
et
Fiche de demande
Fiche de dotation
Remplit le registre de carburant et sert le
bénéficiaire ;
Fait signer le registre des cartes par le
bénéficiaire ;
Met à jour le registre.
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ANNEXES DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
MODELE DE DOCUMENTATION
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
FICHE DES IMMOBILISATIONS
FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES AUTRES IMMOBILISATIONS
REGISTRE (FICHIER) DES IMMOBILISATIONS
FICHE (CARNET) DE BORD DES VEHICULES
FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES VEHICULES
ETAT DE LA CONSOMMATION DES FOURNITURES PAR COMPOSANTE
FICHE DETENUE DES STOCKS DE FOURNITURES
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMNIEE (CDD)
ORDRE DE MISSION
CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE
FICHE DE DEMANDE DE PERMISSION
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BANQUE MONDIALE
Le C2D, un partenaire au service du développement
PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOLE (PSAC)
FICHE D’IMMOBILISATION
Désignation de l’immobilisation
: ………………………………………………
Nature de l’immobilisation
: ………………………………………………
Code d’identification
: ………………………………………………
Affectation
: ………………………………………………
Date d’entrée
: ………………………………………………
Valeur d’acquisition
: ………………………………………………
Source de financement
: ………………………………………………
Date de sortie
: ………………………………………………
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES AUTRES IMMOBILISATIONS
Date
Code de
l’immobilisation
Objet réparation
Référence Bon de
réparation et facture
Montant
réparation
Observations
Un modèle devra être généré par le système de gestion informatique du Projet.
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
REGISTRE (FICHER) DES IMMOBILISATIONS
N°
d’ordre
Numéro
d’identification
Le Comptable
Désignation de
l’immobilisation
Date
d’acquisition
Lieu
d’affectation
Etat
d’utilisation
Observations
Le RAF
Visa du Coordonnateur
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
PROJET
D’APPUI
AU SECTEUR
AGRICOLE
Le C2D,
un partenaire
au service du
développement(PSAC)
FICHE (CARNET) DE BORD DE VEHICULE
Date
Objet et circuit du
Déplacement
Km au
départ
Quantité de carburant
prise
Km à
l’arrivée
Observations
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
développement
FICHE DE SUIVI DES ENTRETIENS ET REPARATIONS DES VEHICULES
Date
Code de
l’immobilisation
Objet réparation
Référence Bon de
réparation et
facture
Montant
réparation
Observations
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
ETAT DE LA CONSOMMATION DES FOURNITURES PAR COMPOSANTE
Mois : ………………..
Composante :
Responsable
d’activité
libellé
Consommation
Quantité
Valeur
libellé
Cumul
Quantité
Valeur
Le Comptable
Le RAF
Le Coordonnateur
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
FICHE DE TENUE DES STOCKS DE FOURNITURES
Article : …………………………………………….
Date
Entrée de stocks
Sortie de stocks
solde
A SAISIR SUR FICHIER EXCEL
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE
Entre les Soussignés
UC-PSAC ayant son siège à Abidjan, sis ________________, ___ BP ___ Abidjan ___, Tel,
représenté par le ____________________________ ayant pouvoir à cet effet,
Ci-après dénommé « L'EMPLOYEUR », d'une part ;
Et
Monsieur ______________, Né le ________________ à ____________ de Nationalité ______,
domicilié à __________________, _____ BP ___________ Abidjan ________, Tél : __ _ _ _ ,
Profession ________
Ci-dessous dénommé l'EMPLOYE d'autre part,
Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
Article 1 : Texte de référence
Le présent contrat de travail établi en cinq exemplaires est régi par les dispositions suivantes :
a) Loi n° 95-15 du 12 janvier 1995 portant code du travail en Côte d'Ivoire et les textes
subséquents ;
b) Les termes de références du poste ci-joints.
Article 2 : Objet du Contrat
Monsieur ____________ est engagé par le Projet, pour exercer la Fonction de ________________,
sous l'autorité du Comité de pilotage du projet.
L'employé fournit la totalité des services spécifiés dans les termes de références.
Article 3 : Evaluation des Performances
L'employé(e) s'engage à fournir les Services conformément aux normes professionnelles et
déontologiques les plus exigeantes. Il (elle) prend les mesures nécessaires pour corriger les points
de l'exécution du présent Contrat qui ne donneraient pas satisfaction à l'employeur.
Article 4 : Durée du Contrat
L'employé fournit les Services à temps plein à compter du _______________ pour une durée de un
(1) an/ pour une durée courant jusqu’à la fin du Projet.
_______________________________________________________________________________________________________
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Article 5 : Temps de Travail
Le temps normal de travail est de quarante (40) heures par semaine. Les jours et heures ouvrables
sont ceux prévus pour le personnel de l'administration publique.
Les prestations en dehors des jours et heures normales de travail peuvent se faire à l'initiative de
l'employé ou à la demande de l'employeur. Ces heures supplémentaires ne seront pas
rémunérées.
Article 6: Rémunération, Assurances et Couvertures Sociales
En contrepartie des services fournis par l'employé conformément aux termes de références,
l'employeur s'engage à :
-
-
-
Déclarer l'employé à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale. Les cotisations de retraite
de l'employé seront versées directement par l'employeur à partir des fonds de -------.
Imputation budgétaire ___________ : cotisations CNPS des agents contractuels et
décisionnaires ;
Contracter annuellement une Assurance maladie au bénéfice de l'employé. L'assurance
maladie couvrira également (son conjoint et les enfants âgés de moins de 21 ans)
_______________. Imputation budgétaire __________ Assurance maladie en faveur du
personnel ;
Payer à l'employé, un salaire mensuel net _____________ (CFA). Le salaire mensuel net de
l'employé sera payable une fois par mois et à terme échu par virement sur le compte bancaire
qui aura été préalablement communiqué à la comptabilité du Projet. Il est payable sur fonds
de l'---- et imputable sur la ligne budgétaire ___ : Rémunération du personnel sous contrat et
décisionnaires.
Article 7 : Déplacements
Déplacements en dehors du lieu d'Affectation
Pour les besoins de service, l'employé pourra être amené à se déplacer, en dehors de la ville,
lieu de résidence.
Pour chacun des déplacements en dehors de la ville, lieu de résidence, un ordre de mission sera
établi par ------------------, et les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration de
l'employé seront pris en charge par l'Employeur selon les modalités et aux montants définis par le
texte réglementaire pris par le Ministre de l'Economie et des Finances portant sur les frais de
mission des Personnels des projets Cofinancés par la Banque Mondiale.
Les dépenses liées aux déplacements et mission seront imputées au __________.
Déplacements dans la localité d'affectation
En raison de la non-utilisation de Véhicules de fonctions ou de services lors des déplacements
effectués, dans le cadre du service, dans la localité d'affectation, l'employeur versera
mensuellement à l'employé(e) une indemnité forfaitaire ______________ francs CFA (F CFA) sur
son salaire.
Article 8 : Congés
Conformément à la réglementation en vigueur, l'Employé aura droit à un congé de 2,2 jours
ouvrables par mois de service.
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Les jours fériés officiels en Côte d'Ivoire sont chômés et payés. En matière de congés de maladie,
l'Employeur respectera les prescriptions prévues par le code du travail.
Article 9: Règlement Intérieur
L'employé devra se conformer aux règles de fonctionnement du Projet.
Article 10 : Devoir de Réserve
Pendant la durée du présent Contrat et les deux années suivant son expiration, l'employé ne
divulgue aucune information exclusive ou confidentielle concernant les Services, le présent
Contrat, les activités de l'employeur, sans avoir obtenu au préalable l'autorisation écrite de celuici.
Article 11 : Propriété des Documents et Produits
Tous les rapports, études ou autres produits sous forme de graphiques, logiciels ou autres, que
l'employé prépare pour le compte de l'employeur au titre du présent Contrat, deviennent et
demeurent la propriété de L'employeur. L'employé peut conserver un exemplaire desdits
documents et logiciels.
Article 12 : Résiliation du contrat
A- Résiliation du contrat par l'Employeur
Le présent contrat peut être résilié par l'Employeur pour les motifs et de la manière indiqués cidessous.
A.l - Modification du projet
Si pour quelques raisons que ce soit, il y avait une diminution du financement ou une cessation
des activités du Projet entraînant la suppression du poste, le Présent contrat pourra être résilié, en
tout temps, par un avis écrit de résiliation donné par l'employeur. Dans ce cas, l'employé aura
droit aux indemnités conséquentes qui seront prise en charge par la contrepartie ivoirienne.
A.2 Insuffisance de rendement
Le contrat de l'employé peut être résilié pour insuffisance de résultat suite à l'évaluation de ses
performances suivant les objectifs qui lui sont fixés conformément à sa fiche de fonction. Dans ce
cas, seul le salaire dû pour les jours effectivement travaillés sera payé. Aucune indemnité ne sera
payée.
A3 -Autres motifs de résiliation
a) pour fautes lourdes
L'employeur pourra résilier le présent contrat et exiger le départ immédiat de l'employé sans
préavis en cas de faute lourde dans les conditions prévues par l'article 40 du Code du travail. Sous
réserve de l'appréciation de la juridiction compétente, seront notamment considérés comme faute
lourdes pour l'Employé: le vol, l'insubordination, l'abandon de poste, les irrégularités dans
l'établissement des documents prescrits et pièces comptables, les faux en écritures, les déficits de
gestion injustifiés, les prélèvements personnels excédent le solde créditeur de l'Employé dans les
livres du Projet, les rixes ou brutalités de service, la divulgation de tout document ou information
relatifs au service, le défaut d'entretien du matériel confié à l'employé et, en général, toute faute de
nature à porter un préjudice grave à la bonne marche du Projet et à la réputation de l'Unité de
Coordination du Projet.
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Dans ce cas, seul le salaire dû pour les jours effectivement travaillés sera payé. Aucune indemnité
ne sera payée.
b) Pour cause d'insubordination
L'intempérance, l'inconduite notoire, et tout autre manquement à un supérieur ou à un collègue
ainsi qu'à un partenaire au projet sont susceptibles de rupture de contrat laissé à l'appréciation du
Comité de pilotage du projet.
B - Résiliation du contrat par l'Employé(e)
Le présent contrat pourra être résilié par l'employé pour les motifs rendant impossible l'exécution
de ses prestations. Dans ce cas, seul le salaire dû pour les jours effectivement travaillés sera
payé. Aucune indemnité ne sera payée.
Article 13 : Différends
Les différends qui pourraient surgir dans le cadre de l'exécution du présent contrat seront réglés
conformément aux dispositions des textes législatifs ou réglementaires en vigueur, et à celle de la
Convention Collective Interprofessionnelle et des modifications éventuelles ultérieures de ces
textes ou de convention auxquelles les parties déclarent formellement se soumettre.
Article 14 : Interprétation
Le présent contrat stipule que les droits des parties seront interprétés en vertu des lois en vigueur
en Côte d'Ivoire.
Pour tout ce qui n'est pas réglé par le présent contrat, l'Employé s'engage à se conformer aux
dispositions légales et réglementaires prévues par le Code du Travail en vigueur en Côte d'Ivoire.
En foi de quoi, les parties déclarent avoir lu et compris tous les termes et conditions contenus dans
le présent contrat.
Ont signé le présent contrat en six exemplaires aux dates mises en regard des noms et signatures.
Fait à ___________ le _________
L’employeur
L’employé
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
Abidjan, le
ORDRE DE MISSION N°
NOM ET PRENOMS :
SE REND/RENDRONT
: A ……………
OBJET
:
DATE DE DEPART
:
DATE DE RETOUR
:
MOYEN DE TRANSPORT :
DUREE DE LA MISSION
:
LIEU D’ORIGINE
DEPART
SIGNATURE LE COORDONATEUR
LIEU DE DESTINATION
ARRIVEE
SIGNATURE DE L’AUTORITE COMPETENTE
ARRIVEE
DEPART
_______________________________________________________________________________________________________
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BANQUE MONDIALE
Le C2D, un partenaire au
au service du développement
ATTESTATION DE REPRISE DE TRAVAIL
Nous soussignés, Madame/ Monsieur …, COORDONNATEUR de l’UC-PSAC attestons que :
Madame, Mademoiselle, Monsieur
Employé en qualité de ……………… a repris le travail le …………… après ses congés
annuels.
En foi de quoi, nous lui délivrons la présente Attestation pour servir et valoir ce que de droit
Fait à Abidjan, le ………………
Pour l’UCP
………………………..
COORDONNATEUR DU UC-PSAC
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BANQUE MONDIALE
DEMANDE DE PERMISSION
Nom & prénoms: ________________________________
____________
______________________
Fonction : ______________
____ ______
Statut :
Motif de Permission :
1-Mariage du travailleur ; 2-Mariage d’un de ses frères ou sœurs ; 3-Décès du conjoint ; 4-Décès d’un
enfant, du père ou de la mère du travailleur ; 5-Décès d’un frère ou d’une sœur ; 6-Décès d’un beau-père
ou d’une belle-mère ; 7-Naissance d’un enfant ; 8-Baptême d’un enfant ; 9-Première communion ;
10-Déménagement.
11- Autres (Préciser le cas) : _
____________________________________________________________
N.B. : Joindre pièces justificatives.
Période d’absence: du ____________ ____ au ________
L’intéressé (e)
Date effective de reprise : _______________
L’intéressé (e)
___
Visa du coordonnateur
_______
_
Visa du coordonnateur
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PARTIE 3 : PROCEDURES DE PASSATION DES
MARCHES
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PROCEDURES DE PASSATION DES
2014
MARCHES
Agricole (PSAC)
1/1
Révisé
en
GENERALITES
3.1 Généralités
3.1.1
Objet des procédures
Ces procédures ont pour objet de présenter :
-
Les différents modes de passation de marché ;
les responsabilités de chaque acteur intervenant dans le processus;
les documents requis et le cas échéant le contenu attendu.
3.1.2
Directives et Textes de référence
Le Projet d’Appui au Secteur Agricole (PSAC) est cofinancé par l’Association Internationale pour le
Développement (IDA), l’Agence Française de Développement à travers le (C2D), le Gouvernement
de la République de Côte d’Ivoire et les Interprofessions. Ainsi, les règles de passation de marchés
proposées dans le présent manuel, seront inspirées des dispositions contenues dans les
documents de références suivants :
-
-
-
-
l’accord de financement (prêt) signé entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et l’IDA ;
les Directives "Passation des Marchés de fournitures, de travaux et de services (autres que les
services de consultants) par les emprunteurs de la Banque Mondiale", datées de Mai 2004 et
mises à jour en Octobre 2006 et janvier 2011, et suivant les dispositions de l'Accord de
financement, reflétées dans le Plan de Passation de Marchés du Projet (PPM) ;
les Directives "Sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque
Mondiale", datées de Mai 2004 et mises à jour en Octobre 2006 et janvier 2011, et suivant les
dispositions de l'Accord de crédit, reflétées dans le Plan de Passation de Marchés du Projet
(PPM) ;
les dispositions du Code des Marchés Publics relatives à l’approbation de documents et de
signature de marchés applicable en Côte d’Ivoire et ses textes d’application, ceci à condition
que ces dispositions soient jugées acceptables par la Banque Mondiale et ne soient pas en
contradiction avec celles des Directives de la Banque ;
les "Directives de Passation de marché de l’AFD " ;
le Mémorandum of Understanding signé entre la Banque mondiale et l’AFD ;
le Manuel d’Exécution du Projet jugé acceptable par la Banque ;
le présent Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables du projet jugé
acceptable par la Banque.
Les terminologies, l’interprétation et la description des procédures applicables seront celles
spécifiées dans les Directives de la Banque Mondiale. En cas de contradiction entre les
dispositions des différents documents ci-dessus cités, l’ordre de priorité est le suivant :
l’Accord de Financement signé avec la Banque Mondiale, la convention d’affectation du
Contrat Désendettement et Développement signée avec l’AFD, les Directives de la Banque
et celles de l’AFD, le plan de passation de marchés approuvé, le Code des Marchés Publics,
le Manuel d’Exécution du Projet et le Manuel de procédures administratives, comptables et
financières du Projet.
En cas de contradiction entre les procédures nationales et celles des Directives de la Banque
Mondiale ou de l’AFD, les Directives de ces dernières prévaudront.
Ces directives mettent l'accent sur l'obtention d'un service de haute qualité tout en assurant une
approche économique et efficiente, en offrant des chances égales aux consultants qualifiés, en
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encourageant le développement des capacités locales de conseil et en pratiquant la transparence
dans le processus de sélection.
Dans la sélection des attributaires pour les marchés passés avec le PSAC et afin d’offrir les
mêmes chances aux fournisseurs, bureaux d’études et consultants participant aux appels à la
concurrence lancés par les organes de passation des marchés du projet, les personnes impliquées
dans la passation de marchés doivent se soumettre aux principes déontologiques suivants :
-
indépendance et impartialité ;
transparence et efficacité ;
intégrité et devoir de réserve.
Pour les marchés financés par l’AFD, en raison des obligations légales et règlementaires de
l’organisation, les attributaires devront être absents des listes de sanctions financières des Nations
Unies, de la Commission européenne et de la France. Une déclaration d’intégrité devra également
leur être systématiquement envoyée dès le début de la procédure d’appel d’offres.
La présente section sera mise à jour au fur et à mesure de la mise à jour des règles et procédures,
et chaque fois en tant que de besoin.
3.1.3
Responsabilité générale
3.1.3.1 L’UC-PSAC
L’Unité de Coordination du Projet a la responsabilité de l’ensemble des activités de passation de
marchés pour le projet.
Le Spécialiste en Passation de Marché (SPM1) de l’UCP contrôle et vise les dossiers de passation
de marchés de l’UC-PSAC.
Cependant chaque interprofession est responsable de l’ensemble des activités de passation de
marché spécifique à son secteur, dans la limite des seuils, des procédures de la banque et de
l‘AFD. Le second Spécialiste à la Passation de Marché (SPM2) appuiera les interprofessions dans
le suivi et le contrôle des dossiers de passation de marchés.
Les Spécialistes en passation de marché sont responsable chacun à leur niveau de :
-
-
la coordination de toutes les activités relatives à la passation des marchés, y compris la
programmation et la soumission d’un rapport d’avancement portant sur le calendrier au
Coordonnateur ;
la programmation des acquisitions ;
l’actualisation régulière du plan de passation des marchés ;
la préparation, la finalisation et le lancement des appels d’offres et Demandes de
Propositions (DP) articulés comme suit :
élaboration des dossiers d’appels d’offres de travaux, de fournitures et services;
préparation des avis à manifestation d’intérêt ;
préparation des listes restreintes et des demandes de proposition pour la sélection des
bureaux d’études, consultants et autres prestataires ;
définition des critères de sélection des fournisseurs et prestataires ;
lancement des appels d’offres.
-
la participation à l’ouverture des offres et conduite de toute la procédure d’analyse,
d’évaluation des offres et d’attribution des marchés ;
la préparation de rapports d’ouverture le cas échéant et d’évaluation des offres ;
la préparation et la tenue des séances de négociations le cas échéant ;
la préparation et la soumission des contrats pour signature ;
l’organisation et participation à la réception des travaux et biens ;
la préparation des procès-verbaux de réception.
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3.1.3.2
Cellule C2D de la DMP
Pour la mise en œuvre des opérations de passation de marché financés sur les ressources du
C2D, il est mis en place au sein de la DMP, une cellule dédiée au traitement et au suivi des
dossiers des marchés relatifs aux projets et programmes C2D, dénommée Cellule C2D de la DMP.
Cette cellule a la responsabilité principale d’examiner et de valider les différentes étapes
d’exécution du plan de passation de marché du PSAC.
3.1.3.3
Les Agences d’Exécution du Projet (AEP)
Dans le cadre de l’exécution du projet, l’UC-PSAC déléguera une partie de la mise en œuvre du
projet, sous la forme de conventions de partenariat et de conventions de financement aux AEP’s
que sont : le (FIRCA), le (CNRA), l’ANADER, l’AGEROUTE, la FENACOPAHCI, l’ APROMAC,
l’AFFICOTI, le CCA, l’AIPH, l’INTERCOTON, le CCC et d’autres entités le cas échant, quelle
définira.
Ces AEP’s passerons leur marchés selon leur procédures de passation de marchés actualisée
avec les Directives de la Banque mondiale.
Le deuxième Spécialiste en passation de marché renforcera les capacités en matière de passation
de marché de chacune des AEP’s.
3.1.4
Programmation des Marchés
Les marchés sont passés suivant le plan de passation de marchés approuvé par l’IDA et l’AFD. Ce
plan sera actualisé annuellement ou selon les besoins pendant toute la durée du Projet. Toutes les
révisions proposées dans le plan de passation des marchés doivent être soumises à l’approbation
préalable de la Banque Mondiale et de l’AFD. Ce plan comportera les informations minimales
suivantes :
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
le numéro de référence ;
l’intitulé (désignation) ;
la sous-composante
la méthode de passation de marché ;
le coût estimatif ;
le type d’examen (à priori ou à postériori) ;
la date prévue pour la préparation du dossier ;
la date prévue pour le lancement (publication) de la consultation (Appel d’offres, demande
de cotation, demande de proposition, …) ;
9) la date prévue pour la réception et l’ouverture des offres ;
10) les dates prévisionnelles de réception des différents avis requis ;
11) le mois prévu pour la signature du contrat ;
12) la date prévisionnelle d’achèvement du marché.
Avant toute publication d’un avis spécifique d’appel d’offres, le plan de passation des marchés du
Projet est fourni à la Banque Mondial et à l’AFD pour examen et approbation.
La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services de consultants se fera
conformément à ce calendrier approuvé par la Banque Mondiale et l’AFD lors de l’élaboration des
PAA du projet.
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3.1.5
Préparation des Dossiers de consultation (Appel d’Offres, Consultation
Restreintes, Demandes de Propositions, Consultation de Fournisseurs, etc.)
Les dossiers de consultation (dossier d'appel d’offres pour les travaux et fournitures et demandes
de propositions pour les services de consultants) sont élaborés en utilisant les documents
standards de soumission de la Banque Mondiale. Pour les dossiers de consultations
internationales, l’utilisation des dossiers types de la Banque mondiale est obligatoire. Pour ce qui
concerne les consultations nationales, la coordination pourra préparer des dossiers types qu’elle
soumettra à l’approbation préalable de la Banque avant leurs utilisations.
Ces dossiers seront également soumis à l’avis de non objection de la Banque Mondiale, selon les
dispositions prévues dans l’Accord de prêt, et de l’AFD pour l’octroi des marchés et contrats que
l’AFD finance.
Plus précisément, afin d’éviter qu’une activité financée par l’AFD et par la Banque Mondiale donne
lieu à la publication de deux dossiers d’appel d’offres, il a été convenu qu’un seul dossier d’appel
d’offres « commun aux deux bailleurs » serait publié auquel sera ajouté la déclaration d’intégrité du
C2D. Le DAO portera sur différents lots, financés par chacun des bailleurs. La Banque Mondiale
donne l’ANO sur le DAO ainsi que sur le processus de sélection des soumissionnaires. Toutefois,
pour l’octroi d’un marché sur un lot financé par l’AFD, l’ANO devra être demandé à l’AFD et le
contrat-type utilisé devra être celui du C2D.
Un même DAO (fournitures et travaux) ou une même DP (consultants) pourra être séparé en
différents lots selon le type de financement. Soit un lot par bailleur AFD ou Banque
Mondiale.
3.1.6
Les types de consultation
Conformément aux Directives pour la Passation des Marchés et à l’Accord de Financement les
méthodes de passation de marchés prévues sont :
a) Marchés de travaux :
-
Appel d’Offres International (AOI) ;
Appel d’Offres National (AON) ;
Consultation d’Entreprises (CE) dite procédures de shopping.
Sélection par Entente Directe (SED)’ ;
b)
-
Marchés de Fournitures :
Appel d’Offres International (AOI) ;
Appel d’Offres National (AON) ;
Consultation de Fournisseurs (CF) dite procédures de shopping ;
Sélection par Entente Directe (SED).
c)
-
Contrats de Services de Consultants :
Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ;
Sélection au « Moindre Coût » (SMC) ;
Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) ;
Sélection par Entente Directe (SED) ;
Sélection des consultants individuels (CI).
3.1.7
Les organes d’ouverture, d’évaluation et d’attribution des marchés
Une commission de passation des marchés publics (organes d’ouverture et d’évaluation/attribution
des offres) sera mise en place et se composent comme suit :
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• La Commission d’ouverture et de Jugement des Offres (COJO)
Une commission ad hoc d’ouverture des plis et de jugement des offres, placée auprès de l’autorité
contractante est chargée de l’ouverture des plis, de l’évaluation des offres et de la désignation du
ou des attributaires.
Cette ouverture devra se faire conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics en
vigueur en Côte d’Ivoire. La Commission d’ouverture des offres est composée comme suit :
le Directeur Administratif, Financier et de la Programmation (DAFP) du Ministère de
l’Agriculture ou son représentant, Président ;
un représentant de l’autorité contractante ou du maître d’ouvrage, ou du maître d’ouvrage
délégué s’il existe, Rapporteur ;
un représentant du maître d’œuvre s’il existe. Dans ce cas, ce représentant assure les
fonctions de rapporteur ;
un représentant du ou de chacun des services utilisateurs, Membre ;
un représentant de la Direction des Marchés Publics, Membre ;
le Contrôleur Financier placé auprès de l’autorité contractante, Membre.
le Spécialiste en Passation des Marchés ; joue le rôle de contrôleur qualité au sein de
ladite COJO.
La commission, en fonction des seuils définis est applicable à l’ensemble des conventions de
partenariat à passer dans le cadre des financements du PSAC, à l’exception des interprofessions
qui ont signé un accord de financement.
La commission ne peut valablement siéger, le jour de l’ouverture des offres, tel que indiqué
dans l’avis d’appel d’offres, quel que soit le nombre de plis reçu et la présence du Président
et du Rapporteur. Cependant, la commission peut valablement siéger à la demande de la
majorité des membres présents avec voix délibérative, en présence d’au moins trois (3)
membres dont l’autorité contractante, lors des séances de jugement des offres.
Si ce quorum n’est pas atteint, la séance de jugement des offres est reportée à une date
déterminée d’un commun accord. Cette séance doit se tenir dans les huit (8) jours qui suivent la
date du report. La commission est valablement réunie à cette deuxième séance avec la présence
d’au moins deux (2) de ses membres, dont nécessairement l’autorité contractante.
• Le Comité de Sélection (CS)
Conformément à l’arrêté 201 MEF/DGBF/DMP du 21 Avril 2010 portant conditions de mise en
œuvre de la consultation d’entreprise ou procédure de shopping, un Comité de Sélection
remplacera la COJO et sera composé comme suit :
-
Le Coordonnateur de l’UC-PSAC ;
Le Spécialiste en Gestion Financière de l’UC-PSAC ;
La Cellule Passation de marchés de l’UC-PSAC ; au moins un représentant ;
Le service utilisateur.
Les membres du Comité de Sélection peuvent se faire représenter. Ils peuvent tout aussi
s’adjoindre toute compétence nécessaire en fonction de la nature des prestations à réaliser.
NB
Avant la réception des offres des soumissionnaires, l’UCP pourra organiser une conférence
préalable à l’établissement des offres afin de leur expliquer les travaux, fournitures,
prestations ou services attendus. Le Coordonnateur devra informer la banque mondiale,
l’AFD et le MINAGRI de la tenue de cette réunion ainsi que le lieu et l’horaire de cette
réunion préalablement à sa tenue.
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MARCHES
2014
1/1
Agricole (PSAC)
PASSATION DE MARCHES DE
Révisé en
TRAVAUX ET FOURNITURES
3.2
Passation des marchés de travaux et fournitures
3.2.1
Appel d’offres international
Principe
Un avis d’appel d’offre est publié dans des journaux et sites nationaux et internationaux de large
diffusion. Pour des montants de marchés de travaux dont le coût estimatif est supérieur à
l’équivalent de 10 000 000 $US et les marchés de fournitures dont le cout estimatif est supérieur à
1 000 000 $ US, la publication en ligne sur le site ‘’dgmarket’’ est obligatoire.
En cas d’Appel d’Offres International comme national, l’UC-PSAC est vivement encouragée
à utiliser les modèles de dossiers type d’appel d’offres de la banque mondiale, pour le
financement IDA et les dossiers types AFD, pour les financements C2D.
Champ d’application
La méthode s’applique :
-
aux marchés de travaux d’un montant estimatif supérieur ou égal à la contre- valeur de 10 000
000 dollars US par marché ;
aux marchés de fournitures d’un montant estimatif supérieur ou égal à la contre- valeur de 1
000 000 dollars US par marché ;
à tous autres marchés de fournitures dont l’AOI présente un avantage comparatif par rapport
aux autres méthodes.
Cette procédure est valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession.
Tableau récapitulatif des seuils pour application de la procédure d’AOI
Catégories de
dépenses
Appel d’offres
International (AOI)
Travaux (T)
Fournitures (FOUR)
Valeurs en dollars US
Avis de Non
Objection de l’IDA
ou de l’AFD
Supérieur ou égal à 10 000
000
Supérieur ou égal à de 1
000 000
Oui
Etapes de la procédure
La procédure d'Appel d'Offres International se déroule en neuf (9) étapes :
E1. L’expression des besoins ;
E2. La préparation et le lancement de l'appel d'offres ;
E3. La réception des offres ;
E4. L’évaluation des offres et proposition d’attribution du marché ;
E5. La notification à l'attributaire et préparation du marché ;
E6. La signature du contrat ;
E7. La ventilation et l’enregistrement du marché dans le module de gestion des marchés du
logiciel ;
E8. Le suivi de l’exécution du marché ;
E9. Le classement des documents de passation de marché.
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DESCIPTION DE LA PROCEDURE
INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
1. Expression et approbation des besoins
Le demandeur
(ou Bénéficiaire)
-
Le Coordonnateur
Exprime ses besoins à travers un dossier de demande
d’achat comportant la liste des besoins, les quantités,
le coût estimatif et si possible les spécifications
techniques souhaitées ;
Adresse les besoins au Coordonnateur.
Reçoit et examine les besoins exprimés ;
Rejette le dossier ou le transmet au Spécialiste en
Passation de Marchés pour préparation du Dossier
d’Appel d’Offres Internationales (DAOI).
2. Préparation et lancement de l'appel d'offres.
Fiche d’expression
des besoins
Liste des articles et
description de leurs
spécifications
La fourniture d’une déclaration d’Intégrité (dont le
modèle est joint en annexe) dûment signée, est à
exiger lors de tout Appel d’Offres et sera
obligatoirement incluse comme pièce contractuelle du
marché pour les marchés financés par l’AFD.
Pour les marchés de travaux et de fournitures le
cautionnement est important et l’UC devra apprécier
son utilité et le précisé dans le DAO.
Le Spécialiste de la
Passation
de
marchés
-
-
Le Coordonnateur
Le secrétariat
Projet
du
-
S’assure que le marché est prévu au plan de
passation de marchés ;
Prépare un projet de Dossier d’Appel d’Offres
comprenant : l’Avis d’Appel d’Offres (AAO) ; les
Instructions aux Soumissionnaires (IS) ; les Données
Particulières de l’Appel d’Offres (DPAO) ; les critères
d’évaluation et de qualification ; les formulaires de
soumission ; le bordereau des quantités, calendrier de
livraison, spécifications techniques, plan ; le Cahier
des Clauses Administratives Générales (CCAG) ; le
Cahier des Clauses Administratives Particulières
(CCAP) ; les Formulaires du Marché.
Transmet le DAOI au Coordonnateur
Examine le DAOI et le transmet pour contrôle de
conformité à la DMP ou la cellule C2D de la DMP le
cas échant.
Reçoit l’avis de La DMP sur le DAOI ;
Transmet l’avis de la DMP au Coordonnateur.
Projet de Dossier
d’Appel d’Offres
(DAOI)
Avis
de
DMP/Cellule
de la DMP
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la
C2D
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INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
Projet de Dossier
(DAOI)
Le Coordonnateur
- Transmet au Spécialiste en Passation de Marchés (SPM),
l’avis de la Direction des Marchés Publics pour la prise en
compte des éventuels commentaires ;
- Transmet la version corrigée du DAOI et la demande d’avis
de non objection à l’IDA ;
- Reçoit l’avis de l’IDA et le transmet au Spécialiste en
Passation de Marchés pour prise en compte des
éventuelles observations.
Le Spécialiste en
Passation de
Marchés
- Finalise le DAOI tenant compte des observations de l’IDA ;
- Prépare l’Avis d’Appel d’Offres ;
- Transmet l’avis d’appel d’offres au Coordonnateur pour
signature.
Le Coordonnateur
- Signe ou fait signer l’Avis d’Appel d’Offres ;
- Transmet le DAOI finalisé et l’Avis d’Appel d’Offres à l’IDA
pour publication sur dgmarket et UNDB online ;
- Transmet l’Avis d’Appel d’Offres au SPM pour la publication
dans la presse locale.
Avis d’Appel
d’Offres
aux
soumissionnaires
- Procède à la publication de l’Avis d’Appel d’Offres dans le
journal officiel et dans un autre journal national de large
diffusion. En fonction de l’importance du dossier, on pourra
également faire la publication dans un journal international.
Avis d’Appel
d’Offres
Le SPM
Projet de Dossier
(DAOI)
L'appel d'offres doit prévoir un délai suffisant pour les
réponses des soumissionnaires. Le délai minimum à
respecter est de six (06) semaines ; il peut être prorogé
jusqu’à douze (12) semaines selon la complexité du marché.
3. Réception des d'offres
Le Secrétariat
chargé de la
réception des offres
(normalement le
Coordonnateur)
- Reçoit les offres ;
- Enregistre les offres en indiquant le numéro (ordre
d’arrivée), la date et l’heure de réception du pli ;
- Remet au soumissionnaire un récépissé dûment signé
comportant, l’objet de l’appel d’offres, l’ordre d’arrivée et
l’heure de réception du pli ;
- Transmet les offres au Coordonnateur ou à toute personne
désignée par ce dernier pour garder les offres.
Liste de dépôt
NB ꞉ A la date et heures limites de réception des offres,
la COJO pourra procéder au dépouillement quel que soit
le nombre de plis reçus.
Le Coordonnateur
ou la personne
mandatée par lui
-
Garde les offres en sécurité et les transmet à la
Commission d’Ouverture et de Jugement des Offres en
séance d’ouverture après l’heure limite de dépôt des
offres et avant l’heure prévues pour l’ouverture des plis.
La COJO
-
Procède à l’ouverture des plis en séance publique ;
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INTERVENANTS
La COJO
DOCUMENTS
ET INTERFACES
L’ouverture des offres doit se faire à l’heure prévue dans
le DAOI et en présence des membres de la commission,
des soumissionnaires ainsi que des personnes qui se
seraient présentés, quel que soit le nombre de plis. Le
montant et les pièces présentes dans chaque offre
seront lus à haute voix ; Chaque offre sera paraphée par
au moins deux membres de la COJO qui n’évalueront
pas les offres.
Pour les appels d’offres infructueux le Coordonnateur en
liaison avec la cellule PM/DMP/la cellule C2D de la
DMP, procèderons à la republication de l’AAOI suivant
les dispositions du Code des Marchés publics.
La Commission
d’Ouverture
et
de
Jugement des Offres
(COJO)
- Rédige le procès-verbal d’ouverture (PV) des offres ;
- Signe le PV d’ouverture des plis ;
- Fait signer les représentants des soumissionnaires
présents le procès-verbal d’ouverture des offres ;
- Remets une copie du procès-verbal d’ouverture à
chaque représentant de soumissionnaire présent.
Procès-verbal
d’ouverture
des
offres
Aucune offre ne sera rejetée pendant la séance
d’ouverture des plis, sauf celles qui sont arrivées en
retard après le dépouillement. Les offres déclarées hors
délai réceptionnées sont retournés, avec accusé de
réception, aux soumissionnaires concernés. Une liste de
présence sera émargée par tous les participants à la
séance d’ouverture des plis.
La COJO
4. Evaluation des offres et attribution du marché
- Vérifie l’exhaustivité et la conformité des offres aux
spécifications du DAOI ;
- Procède à l’évaluation des offres ;
- Etablit un rapport d’évaluation détaillé précisant les
motifs exacts de la recommandation d’attribution du
marché ou de rejet d’une offre et tous les membres
signent le rapport d’évaluation ;
- Examine le rapport d’évaluation des offres (de
préférence en séance plénière) ;
- Approuve le rapport;
- Transmet le rapport approuvé et signé par tous les
membres de la Commission au Coordonnateur.
Le Coordonnateur
Rapport
d’évaluation
dument signé
Le marché doit être attribué au soumissionnaire ayant
présenté l’offre évaluée la mieux disante qui satisfait aux
méthodes de sélection, critères de qualification, et de
post-qualification initialement retenus dans le dossier
d’appel d’offres.
- Soumet le rapport d’évaluation des offres à
l’approbation de la cellule C2D de la DMP dans le cas
d’un financement C2D.
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INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
avis de la cellule
Soumet le rapport d’évaluation à l’avis de non- de passation des
objection à la Banque mondiale et/ou de l’AFD, marchés du
selon qui est le financeur de l’activité.
MINAGRI (CPMM)
Le Coordonnateur
-
Transmet son avis au Coordonnateur.
-
Reçoit l’avis de la Banque mondiale ou de l’AFD ;
En cas d’objection, fait corriger le rapport puis,
soumet le rapport corrigé à l’approbation de la de la
Banque Mondiale ou de l’AFD ;
Transmet une copie de l’avis de la Banque
Mondiale ou de l’AFD au SPM ;
Fait préparer l’avis de publication des résultats.
Avis de L’IDA/AFD
La Banque
Mondiale/L’AFD
Le Coordonnateur
-
la lettre de
notification
5. Notification de l’attribution et préparation du
marché
Le Spécialiste en
-
Le Coordonnateur
-
Le Spécialiste en
Passation de marchés
-
Prépare la lettre de notification de l’attribution et
d’invitation à la signature du marché ;
Prépare l’avis de publication des résultats ;
Soumet la lettre de notification et l’avis de
publication à la signature du Coordonnateur.
Signe la lettre de notification de l’attributaire et
l’avis de publication ;
Fait notifier la lettre de notification à l’attributaire
;
Transmet une copie de l’avis de publication des
résultats à la Banque Mondiale ou à l’AFD
pour publication sur DG-Market ;
Fait publier l’avis dans un journal national de
large diffusion.
Lettre de
notification et avis
de publication des
résultats
Prépare le marché en mentionnant la souscomposante et le soumet au visa du
Coordonnateur.
Projet de marché
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INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
6. Signature du marché
Le Coordonnateur
-
Le Spécialiste
en Passation de
marchés
-
Le Coordonnateur
Projet de marché
Soumet le projet de marché paraphé par le
Coordonnateur à la signature de l’attributaire ;
Prépare
à
l’intention
des
autres
soumissionnaires une lettre d’information sur
l’issue de l’évaluation de leurs soumissions ou
fait la publication des résultats dans un journal
de large diffusion ;
Reçoit le marché signé par l’Attributaire ;
Soumet le marché et les lettres d’information à la
signature du Coordonnateur.
Projet de
marché ; lettre
d’information
aux
soumissionnaires
-
Signe le marché et les lettres d’information.
-
La
signature
du
marché
par
le
Coordonnateur National vaut approbation du
marché jusqu’au seuil de 20 000 000 dollars
US.
Transmet le marché approuvé au SPM pour
diffusion.
Le Spécialiste en
Passation de
Marchés
Paraphe toutes les pages du marché qui doit
être soumis à la signature de l’attributaire ;
Transmet le marché au SPM pour signature de
l’Attributaire
-
Notifie le marché
l’attributaire.
dûment
approuvé
à
Marché+lettre
d’information
ou
avis de publication
de resultats
Marché dûment
approuvé
7. Ventilation et Enregistrement du marché
dans le Module Gestion des marchés du
logiciel
Le Spécialiste
en Passation de
marchés
-
Transmet un original du marché au Spécialiste
en Gestion Financière ;
Fait transmettre une copie du marché à la
Banque mondiale ou à l’AFD ;
Classe une copie du marché dans le dossier du
marché ;
Enregistre le contrat dans le logiciel ;
Actualise les dates de réalisation au plan de
Enregistre le marché dans le répertoire des
marchés passés sur le Projet ;
Veille avec le SGF à l’enregistrement du marché
au service d’enregistrement des marchés de la
DMP ;
Marché dûment
signé et
enregistré
NB : Un dossier comprenant 1 exemplaire du
marché approuvé, une copie du PV d’ouverture
des plis, du PV de Jugement des offres, et un
exemplaire du Rapport d’évaluation des offres,
est transmis à la DMP, pour enregistrement.
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Cette disposition est aussi valable au niveau de
chaque interprofession pour l’enregistrement et
la validation des différents marchés dans la
limite des seuils et directives de la banque
mondiale ou de l’AFD.
INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
8. Suivi de l’exécution du marché
Le Spécialiste
Passation de
Marchés
-
-
Le Spécialiste en
gestion
Financière
Le
Spécialiste
en
Passation de marchés
-
Suit, avec le SGF, l’exécution du marché ;
Elabore, dans le cadre du Rapport Financier
Intérimaire (RFI), un rapport sur la passation de
marché présentant l’état d’avancement sur
l’exécution du plan de passation de marchés ;
Organisera les réceptions provisoires et
définitives des biens et services ; il élaborera à
cet effet les Procès –verbaux de réception.
Initie la demande d’avenant éventuel en fonction
acceptable par les directives et le CMP.
Initie avec l’approbation du Coordonnateur la
requête pour la résiliation éventuelle du marché
conformément à la législation en vigueur.
PV de réception/
Bordereau de
livraison
Veille au respect des modalités de paiement et
transmet une copie des preuves de paiement au
Spécialiste en Passation de Marché.
9. Classement des documents de PM
Les documents du marché seront classés dans le
dossier propre audit marché. Ce dossier
comprendra
tous
les
documents
et
correspondances émis ou reçus, y compris les
plaintes, les preuves de paiement, les documents
justifiant l’exécution du marché.
Pour chaque marché, les documents doivent être
classés dans des boîtes d’archives ou des chemises
à sangle à l’intérieur desquelles des chemises ou
sous chemises seront utilisées pour classer les
documents suivant les principales étapes du
processus de passation de marché.
3.2.2
Appel d’Offres National (AON)
Principe
L’Appel d’Offres National (AON) est la procédure de passation des marchés publics suivant
laquelle l’avis de passation de marché n’est publié que dans le pays du Bénéficiaire du
Financement du Projet. Pour l’application de cette méthode de passation des marchés, des
Dossiers d’Appel d’Offres Nationaux peuvent être utilisés à condition qu’ils soient jugés
acceptables par la Banque et qu’ils garantissent l’économie, l’efficacité, et la transparence requis
dans les Directives de Passation des Marchés de la Banque Mondiale. Les offres des
soumissionnaires étrangers doivent être acceptées lorsqu’ils soumissionnent.
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L’annonce des marchés est limitée à la presse nationale, au Journal officiel des marchés publics
ou sur le site web de la cellule de passation des marchés du PSAC. Le dossier d’appel d’offres
peut être rédigé uniquement dans la langue nationale du pays de l’Emprunteur.
Les délais de soumission peuvent être réduits par rapport à ceux d’un Appel d’Offres International
sans pour autant entraver le jeu d’une saine concurrence ou mettre en cause les conditions
nécessaires à la préparation de soumissions de qualité.
La méthode peut s’appliquer :
-
aux marchés de travaux d’un montant estimatif inférieur à la contre-valeur de 10 000 000
dollars US dollars et supérieure à 70 000 dollars US par marché ;
aux marchés de fournitures d’un montant estimatif inférieur à la contre-valeur de 1 000 000
dollars US dollars et supérieure à 70 000 dollars US par marché.
Cette procédure es valable aussi bien au PSAC qu’au niveau de chaque interprofession.
Tableau récapitulatif des seuils pour application de la procédure d’AON
Catégories de
dépenses
Appel d’offres national
(AON)
Travaux (T)
Fournitures (FOUR)
Avis de Non
ou de l’AFD
Inférieur ou égal à 10 000
000
Inférieur ou égal à de 1 000
000
Oui
La procédure d'appel d'offres National se déroule en neuf (9) étapes :
E2. La préparation et le lancement de l'appel d'offres ;
E4. L'évaluation des offres et l'attribution du marché ;
E5. La notification à l'attributaire et préparation du marché ;
E6. La signature du marché ;
E7. L’enregistrement du marché ;
Description de la Procédure
La procédure d’Appel d’Offres National (AON) est identique à celle de l’Appel d’Offres International
(AOI) à l’exception des dispositions ci-après :
a) La publication de l’Avis d’Appel d’Offre est faite dans les journaux locaux ;
b) l’avis de non-objection de la banque n’est requis que pour les deux premiers marchés qui sera
passés par AON et pour les marchés identifiés pour examen préalable sur le Plan de
Passation de Marchés (PPM).
c)
En tout état de cause, le PPM indique les méthodes et les types de revues.
Il faudra à cet effet se référer aux différentes étapes et au processus décrit pour l’AOI.
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3.2.3
Procédures de shopping (consultation d’entreprises ou fournisseurs)
Principe
Une demande de cotation écrite est adressée à au moins trois (3) entreprises ou fournisseurs
régulièrement installés en Côte d’Ivoire et en règle vis-à-vis des administrations fiscale et sociale
ivoirienne et disposant d’une expérience d’exécution des travaux à effectuer ou des fournitures à
livrer. La demande de cotation doit décrire les spécifications des travaux ou des fournitures ainsi
que la date, le lieu et le délai d’exécution.
Les offres ne sont ouvertes par la commission d’ouverture qu’après avoir reçu au moins trois (03)
offres. En cas de réception de moins de trois (03) offres, d’autres prestataires pourront être
consultés sur la base du même dossier de consultation afin de recevoir d’autres offres
complémentaires avant de procéder à l’ouverture des offres. Afin d’éviter des délais
supplémentaires de passation de marchés (pouvant être dus à la réception de moins de trois
offres), il est conseillé de consulter au moins cinq fournisseurs ou entreprises.
Le Spécialiste en Passation de Marchés devra tenir à jour un répertoire de fournisseurs ou
d’entreprises régulièrement installés et disposant en Côte d’ivoire de commerce (magasin),
facilement identifiable, de vente des articles à acquérir dans le cas des fournitures. Ce répertoire
doit être régulièrement mis à jour des nouveaux fournisseurs ou entrepreneurs. Le classement des
fournisseurs dans une catégorie d’activité donnée sera fait et mis à jour par une commission
interne.
Le marché sera attribué au soumissionnaire le moins disant qui répond aux exigences de qualités
et de spécifications techniques préalablement communiquées aux soumissionnaires dans la lettre
de demande de cotation.
Il est indispensable que les fournisseurs ou entrepreneurs à consulter fournissent, sur une base
semestrielle, leur attestation fiscale et celle de l’organisme de sécurité sociale (à jour de tous
paiements) ainsi que les justificatifs de l’existence de leur commerce et du déroulement de leur
activité.
La liste restreinte sera établie par le SPM qui le soumettra à l’avis du Coordonnateur du projet qui
pourra la modifier.
Champ d’application :
La méthode s’applique aux marchés de travaux et fournitures dont le coût estimatif est inférieur à
la contre-valeur de 70 000 dollars US par marché. La procédure de consultation se déroule en
neuf (9) étapes :*
Tableau récapitulatif des seuils pour application de la procédure de shopping
Procédures de
shopping
Catégories de
dépenses
Avis de Non
ou de l’AFD
Travaux (T)
Fournitures (FOUR)
Inférieur à 70 000
Oui
E2 La Constitution dans la base de données du secteur d’activité et classement des fournisseurs;
E3. La Préparation de la demande d’offres ou de prix (demande de cotation) et lancement de la
consultation ;
E5. L'évaluation des offres et proposition d'attribution du marché ;
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E6. La notification à l'attributaire ;
E7. L’élaboration et signature du contrat ;
E9 Le suivi de l’exécution du marché ;
INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
1. L’expression et approbation des besoins
Le demandeur
Le
Coordonnateur
-
Exprime ses besoins à travers un dossier de demande
d’achat comportant la liste, les quantités, le coût estimatif et
si possible les spécifications techniques souhaitées ;
Adresse les besoins au Coordonnateur du Projet.
Reçoit et examine les besoins exprimés par le bénéficiaire ;
Donne son avis ;
Transmet le dossier au Spécialiste en Passation de Marchés
pour préparation de la demande de cotation ou retourne le
dossier au demandeur en cas de rejet de la demande.
Demande
d’achat
Demande
d’achat
2. La constitution dans la base de données du secteur
d’activité et classement des fournisseurs
-
Le Spécialiste en
Passation
de
Marchés
Les deux points ci-dessus se font bien avant le début de la
procédure de shopping pour l’acquisition/fourniture d’un bien ou
prestation d’un service.
-
Le Spécialiste en
Passation
de
Marchés
Lance une demande de manifestation d’intérêt du grand
public pour la constitution de la base de données de
fournisseurs du projet ;
Réceptionne les candidatures et conçoit un répertoire de
fournisseurs par secteur d’activités ;
-
Base de données /
Répertoire
fournisseurs
Examine le répertoire des fournisseurs initialement créé par
lui-même ;
Vérifie que les entreprises du secteur concerné par la
procédure sont :
• à jour de leur obligation fiscales (ARF) et sociale
(CNPS) ;
• normalement constitué registre de commerce le cas
échéant.
Etablie en collaboration avec le demandeur la liste restreinte
des prestataires (fournisseurs ou entreprises) à consulter ; la
liste doit comporter au moins trois (03) fournisseurs qualifiés
n’ayant pas de dettes visa vis de l’administration fiscale et
sociales.
3. La préparation de la demande de prix et lancement de la
consultation
-
S’assure que le marché est prévu au plan de passation de
marchés ;
Elabore le projet de dossier de demande de cotation
(demande de prix) comprenant entre autres une lettre
d’invitation dûment datée rédigée suivant un modèle
approuvé par la Banque (avec précision de la date limite de
dépôt des offres, du délai de livraison/exécution, des
Dossier de
demande de
cotation + liste
des prestataires
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-
modalités de paiement, des critères d’évaluation et
d’attribution), et les annexes comportant le cadre du devis
quantitatif et estimatif, les spécifications et plans, et le
modèle de contrat ou de lettre de commande ;
Soumet le dossier et la liste restreinte des prestataires à
l’approbation du Coordonnateur.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le Coordonnateur
-
-
-
-
Examine le dossier de demande de prix et de la
liste restreinte, et propose si nécessaire des
modifications (en cas de modification, le dossier
sera corrigé par le SPM puis soumis à nouveau à
l’avis du Coordonnateur) ;
Approuve et signe la lettre de consultation ou, si
requis, transmet le dossier pour avis à la cellule
de passation des marchés.
reçoit l’avis si requis, puis requiert et reçoit l’avis
de la Banque (si avis requis);
Fait transmettre la demande de cotation aux
entreprises ou fournisseurs retenues sur la liste
restreinte ;
Fait constituer la commission d’ouverture et la
commission d’évaluation par les personnes
compétentes.
DOCUMENTS
ET INTERFACES
Dossier de
demande de
cotation liste des
prestataires
Offres des
Soumissionnaires
Un délai suffisant doit être accordé aux prestataires
consultés pour la préparation et la soumission des
offres. Le délai minimal généralement requis est de
15 jours calendaires. Exceptionnellement, ce délai
peut être ramené de 3 jours à 7 jours calendaires en
cas d’urgence avérée.
4. La réception des offres
Le Secrétariat du
Coordonnateur Projet
-
Le Coordonnateur
Reçoit les offres ;
Enregistre les offres (inscription de la date, de
l’heure et du numéro d’ordre) ;
Transmet les offres au Coordonnateur ou à
l’Organe désigné dans le code.
Offres des
Soumissionnaires
Convoque les membres du Comité de Sélection pour
l’ouverture des plis.
Le Comité de Sélection
(CS)
Le CS
-
Procède à l’ouverture des offres ;
Etablit le procès-verbal de la séance
d’ouverture ;
Conserve les originaux des offres ;
Transmet les autres offres à la Commission
d’Evaluation.
5. L’évaluation des offres et proposition
d'attribution du marché.
- Vérifie l’exhaustivité et la conformité des offres
aux spécifications du dossier de demande de
cotation ;
- Procède à l’évaluation des offres ;
- Etablit un rapport d’évaluation détaillé avec
indications précises les éléments sur lesquels se
fonde la recommandation d’attribution du marché
ou de rejet d’une offre ;
- Approuve le rapport;
- Transmet le rapport approuvé au Coordonnateur
PV d’ouverture des
plis
Offres des
soumissionnaires
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le Coordonnateur
DOCUMENTS
ET INTERFACES
-
-
En cas d’approbation, soumet le rapport à
l’avis de la Banque ou de l’AFD, après l’avis de
la cellule de passation des marchés du
MINAGRI (CPMM);
Transmet le rapport approuvé au SPM pour
préparation de la lettre de notification.
Rapport sur
l’évaluation des offres
Rapport sur
l’évaluation
des offres
En cas d’observation nécessitant la modification
du rapport, les observations devront être
transmises au CS.
6. La notification à l'attributaire
Le Spécialiste en
Passation de
Marchés
-
Prépare la lettre de notification et d’invitation à
la signature du contrat qu’il soumet à la
signature du Coordonnateur.
-
Signe la lettre de notification de l’attribution et
d’invitation à la signature du marché (Lettre de
Commande ou Bon de Commande) ;
Fait notifier la lettre du marché à l’attributaire.
Le Coordonnateur
-
Lettre de
notification
7. L’élaboration et signature du marché
Le Spécialiste en
Passation de
Marchés
-
Le Coordonnateur
-
Elabore le projet de contrat en mentionnant la
sous-composante;
Soumet le projet de marché à la signature de
l’Attributaire ;
Transmet le projet de marché signé par
l’attributaire à l’approbation et la signature du
Coordonnateur.
Projet de marché
Approuve et signe le projet de marché ;
Fait transmettre le marché dûment signé à
l’attributaire du marché pour enregistrement ou
non.
La signature du Coordonnateur National vaut
approbation du marché ou lettre de marché ou
contrat.
Marché dûment
signé
8. L’enregistrement du marché (si requis)
9. Le suivi de l’exécution du marché ;
10. Le
classement des documents
passation de marchés
de
Les trois (3) dernières étapes ci-dessus seront
identiques à celles de l’Appel d’Offres
International.
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3.2.4
Sélection par Entente Directe (gré à gré) (fournitures et travaux)
Principe
La Sélection par Entente Directe (SED) consiste à s’adresser et retenir directement un fournisseur
et à passer le marché sans recours à un appel à la concurrence.
L’utilisation de cette méthode pourra être envisagée dans des conditions particulières lorsqu’elle
présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence.
La méthode SED s’applique :
a) Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul
fournisseur ;
b) Lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou à des pièces
détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service ;
c) Dans les cas d’urgence, comme dans le cadre d’une intervention faisant suite à une
catastrophe naturelle ou pour l’acquisition de fournitures pendant la période qui suit
immédiatement une urgence ;
d) L’acquisition de fournitures provenant d’un fournisseur particulier est essentielle pour pouvoir
garantir la performance requise et le bon fonctionnement de l’équipement, de l’installation ou
de l’ouvrage ;
e) Lorsqu’une entreprise est la seule à posséder les qualifications voulues ou présente une
expérience d’un intérêt exceptionnel pour la prestation de considérée ;
f) Dans des circonstances conformes aux dispositions du paragraphe 3.10 relatif aux marchés
passés auprès des institutions spécialisées de l’Organisation des Nations Unies.
L’avis préalable de la Banque mondiale ou de l’AFD est requis pour tous les contrats à passer
suivant la méthode de Sélection par Entente Directe.
Principales étapes
La procédure de sélection par entente directe se déroule en huit (8) étapes :
E1. La rédaction des termes de référence et justificatifs du recours à la méthode de Sélection par
Entente Directe - identification du fournisseur ;
E2. La demande d’avis de non objection pour l’utilisation de la méthode ;
E3. La demande de proposition technique et négociation du contrat ;
E4. La demande d’avis de non objection de l’Organe de Contrôle et de l’IDA ou de l’AFD sur le
projet de contrat ;
E8. Le classement des documents de passation de marchés.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Demandeur/responsable
de l’Activité
1.
La rédaction des termes de référence et
justificatifs du recours à la méthode de
Sélection par Entente Directe identification
du fournisseur
-
Fait une estimation du coût de la mission au
stade de l’élaboration du budget et du plan de
Prépare les termes de références (TDR) ;
Prépare une note justificative du recours à la
procédure de gré à gré dans laquelle doit être
clairement indiqué le consultant pressenti ;
Adresse les TDR et la note au Coordonnateur
pour appréciation et avis.
-
-
DOCUMENTS
ET INTERFACES
TDR et note
justificative
Le Projet peut solliciter les compétences d’un expert
pour l’élaboration des TDR.
Le Coordonnateur
2.
La demande d’Avis de Non Objection pour
l’utilisation de la méthode
-
Soumet les TDR et la note explicative (après les
éventuelles corrections) à l’avis de la cellule de
passation des marchés (CPM) ;
Reçois l’avis de l’Organe de Contrôle ;
Transmet les TDR et la note justificative à la
Banque mondiale ou à l’AFD pour avis.
-
La Banque mondiale
-
Communique son avis au Coordonnateur.
-
Transmet les TDR et une copie de l’avis au SPM
pour prise en compte des observations de la
Banque et préparation de Dossier d’Appel
d’offres (DAO) technique et financière en cas de
non objection de la Banque mondiale ou de
l’AFD.
Le Coordonnateur
Le SPM
-
-
Prépare la demande de proposition (comportant
lettre de demande de propositions, les TDR et le
projet de contrat) ;
Transmet la DP au Coordonnateur.
Avis de la cellule
de passation des
marchés (CPM)
et TDR
Avis de la Banque
mondiale/l’AFD
TDR et Avis
de
la
Banque
mondiale ou de
l’AFD
Dossier
d’Appel
d’offres (DAO)
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INTERVENANTS
Le Coordonnateur
3.
La demande de proposition technique et négociation du
contrat
-
Examine le DAO ;
Signe la lettre et fait transmettre le DAO au fournisseur;
Réceptionne l’offre technique et financière par son
Secrétariat ;
Convoque la Commission d’Ouverture.
La Commission
d’Ouverture
-
Le Coordonnateur
DOCUMENTS
ET INTERFACES
-
Procède à l’ouverture des propositions (technique et
Financière) et fixe la date de négociation ;
Transmet, pour examen, une copie des propositions à un
comité composé du SPM, du Demandeur/technicien du
domaine et de toute autre personne ressource ;
Transmet le PV d’Ouverture au Coordonnateur.
Invite le fournisseur à la négociation ;
Procède à la négociation des propositions et du contrat avec
le fournisseur ;
Fait préparer le PV de négociation que tous les participants
signent
Donne une copie du PV au SPM et au fournisseur.
La négociation portera sur les TDR, l’offre technique du
fournisseur, le planning, les prix unitaires, les quantités, le
personnel et le délai d’exécution.
Dossier
d’Appel
d’offres (DAO)
Lettre
soumission
PV de négociation
demande de nonobjection
Le SPM
-
Prépare une demande d’avis de non objection à la Banque ;
-
Prépare un projet de contrat en mentionnant la
sous-composante qu’il fait parapher par le fournisseur après
l’avoir fait parapher par le coordonnateur ;
Transmet l’ensemble du dossier au Coordonnateur.
4.
Le Coordonnateur
5.
6.
7.
8.
La demande d’avis de non objection à l’Organe de
Contrôle et à l’IDA ou à l’AFD
Demande l’avis de non objection de la Banque mondiale ou
de l’AFD ;
Reçoit l’avis de la Banque mondiale ou de l’AFD ;
Fait inviter le fournisseur pour la Signature du contrat.
La signature du marché
L’enregistrement du marché
Le suivi de l’exécution du marché
Le classement des documents
marchés.
de
passation
de
Avis de non
objection de l’IDA
ou de l’AFD
de
Ces quatre dernières étapes qui sont applicables après l’avis de
non-objection de la Banque sont similaires à celles de l’AOI et
AON.
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MARCHES
2014
1/1
Agricole (PSAC)
PASSATION DE MARCHES DE SERVICE Révisé en
DE CONSULTANT
Passation des marchés de services de consultants
3.3
3.3.1
Règles générales
Les contrats de services de Consultants sont attribués conformément aux dispositions des
Directives : « Sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale »,
publiées en mai 2004 révisées en octobre 2006 et/ou aux Directives de l’AFD selon le bailleur
finançant l’activité.
Un plan de passation des marchés, assorti du montant estimatif de chaque contrat, des méthodes
de sélection applicables et du chronogramme des différentes étapes est communiqué à la Banque
mondiale pour examen et approbation, avant toute publication de demande de proposition. Ce
calendrier est mis à jour chaque année et chaque fois que nécessaire, durant l’exécution du Projet,
et chacune de ces mises à jour est soumise à la Banque mondiale pour examen et approbation.
La sélection de tous les Consultants sera effectuée conformément au plan de passation des
marchés (tel que mis à jour périodiquement) approuvé par la Banque Mondiale et l’AFD. Les
différentes méthodes de passation de marchés applicables pour les Services de Consultants sont :
-
Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ;
Sélection au moindre Coût (SMC) ;
Sélection basée sur les Qualifications des consultants (QC) ;
Sélection de Consultants Individuels ;
Sélection par Entente Directe (SED).
3.3.2
Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC)
Principe
La méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) consiste à mettre en
concurrence des consultants figurant sur une liste restreinte établie suite à une demande de
manifestation d’intérêt, et à prendre en compte dans le choix du consultant la qualité de la
proposition technique et le coût des services. Une pondération est effectuée entre la note de la
proposition technique et celle de la proposition financière ; le marché est attribué au consultant qui
aura obtenu la note pondérée la plus élevée.
Pour tous les contrats de services de consultants dont le coût estimatif est inférieur ou égal à la
contre-valeur de 300 000 dollars US, l’avis de non objection de la Banque mondiale est requis sur
la liste restreinte, la demande de proposition, le rapport d’évaluation des propositions techniques et
le projet de contrat et le PV de négociation ; quant au rapport d’évaluation des propositions
financières, il est envoyé à la Banque pour information dès qu’il est élaboré.
Si l’avis de la Banque est requis sur le processus, l’ouverture des propositions financières ne peut
se faire qu’après la réception de l’avis de non objection de la Banque sur le rapport d’évaluation
des propositions techniques.
Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis de la
Banque. Les termes de référence sont élaborés par le demandeur et transmis au Coordonnateur.
Pour les marchés d’un coût estimatif supérieur ou égal à l’équivalent de 300 000 $US, les
demandes de manifestation d’intérêt seront obligatoirement publiées au moins dans un journal
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national et sur les sites électroniques de Développent Business online (UNDB online) et dans
Development Gateway Market (dgMarket). Les avis seront transmis à la Banque pour publication.
La méthode s’applique pour la sélection des firmes (Bureau d’études, cabinets) pour des missions
de service de consultants (à caractère intellectuel).
Principales étapes
La procédure se déroule en quatorze (14) étapes :
E1. La rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts et établissement du budget ;
E2. La demande de manifestation d’intérêt ;
E3. La réception des manifestations d’intérêt et établissement de la liste restreinte ;
E4. La réception des offres et l’ouverture des propositions techniques ;
E5. L’évaluation des offres techniques ;
E6. L’approbation du rapport d’évaluation des propositions techniques ;
E7. L’ouverture publique et évaluation des propositions financières ;
E8. L’approbation du rapport d’évaluation financière ;
E9. La négociation, l’élaboration et l’approbation du projet de contrat ;
E11. La publication de l’attribution du contrat ;
E12. L’enregistrement du contrat ;
E13. Le suivi de l’exécution du contrat ;
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INTERVENANTS
DESCRIPTIONS DES TACHES
DOCUMENTS ET
INTERFACES
1. La rédaction des termes de référence et
l’estimation des coûts et établissement du
budget.
de l’activité
-
-
Elabore les termes de références (TDR) ;
Adresse les TDR au Coordonnateur pour
appréciation et avis ;
Projet de
TDR
Avis de la
Banque/AFD
Le Coordonnateur
-
Soumet les TDR acceptés à l’approbation de
la Banque Mondiale/AFD.
La Banque Mondiale
-
Emet son avis sur les TDR.
Le Coordonnateur
-
Transmet les TDR approuvés par la
Banque/AFD au Spécialiste en Passation des
marchés
Pour l’élaboration des TDR, le projet peut
solliciter les services d’une personne ou d’une
entreprise spécialisée dans le domaine dont
relève la mission.
Demande
manifestation
d’intérêt
de
2. La demande de manifestation d’intérêt.
Le Spécialiste en
passation des marchés
-
Prépare la demande de manifestation
d’intérêt qu’il publie après avis du
Coordonnateur sur ladite demande.
La publication se fera dans au moins deux
journaux de large diffusion. Pour les missions
dont le coût estimatif est supérieur ou égal à 300
000 $US, la publication dans les journaux des
Nations Unies (UNDB et dgmarket online) est
obligatoire.
Les manifestations
d’intérêts
3. La réception des manifestations d’intérêt
établissement de la liste restreinte
Le Secrétariat du Projet
-
Reçoit les plis (manifestations d’intérêt) ;
Transmet les plis au Coordonnateur.
Les manifestations d’intérêt envoyées par courriel
(email) seront également acceptées. Les plis
reçus après la date limite de dépôt et avant
l’évaluation des manifestations sont également
acceptables
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
La Banque Mondiale ou
l’AFD
- Donne son avis sur la liste restreinte et la DP.
- Transmet l’avis de la Banque ou de l’AFD au
SPM pour la prise en compte des éventuels
commentaires ;
- Transmet la version corrigée de la DP à la
Banque à l’AFD.
- Fait transmettre la DP à chaque consultant
retenu sur la liste restreinte.
Le Coordonnateur
DOCUMENTS
ET INTERFACES
Avis de la
banque/AFD
Avis de la
banque/AFD
4. La réception des offres et l’ouverture des
propositions techniques
Le
secrétariat
coordonnateur
du
-
-
-
-
Le Coordonnateur
-
La COJO
-
Reçoit les Propositions des Consultants ;
Enregistre les offres en indiquant le numéro
(ordre d’arrivée), la date et l’heure de
réception du pli ;
Remet au soumissionnaire un récépissé
dûment signé comportant, l’objet de l’appel
d’offres, l’ordre d’arrivée, la date et l’heure de
dépôt du pli ;
Transmet les offres au Coordonnateur ou à la
personne identifiée par l’Organe de
Réception (OR) des offres indiquées dans le
code.
Garde les offres en sécurité et les transmet à
la commission d’ouverture en séance
d’ouverture au jour et à l’heure prévus pour
l’ouverture des plis.
Offres des
soumissionnaires
Procède à l’ouverture des plis ; seules les
enveloppes contenant les offres techniques
seront ouvertes ;
Paraphe l’original de chaque offre technique ;
vérifie que les enveloppes contenant les
offres financières sont bien fermées ;
Transmet les enveloppes (non ouvertes)
contenant les offres financières et les
originaux des offres techniques au Président
de la Commission d’Ouverture qui doit les
garder en lieu sûr.
Rédige un PV d’ouverture qui devra être daté
et signé par tous les membres de la
commission ;
PV d’ouverture
Dûment signé.
L’ouverture des plis doit se faire en présence des
membres de la Commission d’Ouverture dûment
convoqués.
Le Rapporteur de la
Commission d’Ouverture
Garde les offres financières et les originaux des
offres techniques dans un endroit sécurisé et
inaccessible au public.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
DOCUMENTS
ET INTERFACES
5. L’évaluation des propositions techniques.
LA COJO
-
Le Spécialiste en
passation de marchés
-
Procède à l’évaluation des offres techniques;
Rédige le rapport d’évaluation des offres
techniques;
Soumet le rapport d’évaluation des offres à la
Sous-Commission d’Approbation.
Examine le rapport d’évaluation des offres
techniques ;
Approuve le rapport et /ou transmet ses
observations
à
la
Sous-commission
d’Evaluation pour nécessaire à faire ;
Transmet le rapport approuvé et signé par
tous les membres de la Commission
d’Evaluation au SPM.
Prépare les projets de lettre de demande
d’avis de non objection qu’il transmet avec le
rapport d’évaluation dûment signé au
Coordonnateur.
PV d’ouverture
dument signe
Le rapport
d’évaluation
Lettre de demande
d’avis
6. L’approbation du rapport d’évaluation des
propositions techniques.
Le Coordonnateur
-
Transmet à la Banque Mondiale ou à l’AFD le
rapport d’évaluation des offres techniques (si
l’examen préalable est requis) pour l’ANO.
-
Transmet ses commentaires ou son avis de
non objection au Coordonnateur.
-
Fait intégrer les commentaires éventuels de
la Banque puis, soumet à nouveau, le rapport
d’évaluation aux approbations de l’Organe de
Contrôle et de la Banque Mondiale ou de
l’AFD, si requis.
Après avoir reçu l’avis de non-objection de
l’IDA ou de l’AFD, donne une copie de cet
avis au Spécialiste en Passation de Marchés.
La Banque Mondiale
Le Coordonnateur
-
Demande d’avis à
la CPMM
Avis de la Banque
mondiale ou de
l’AFD
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INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
7. L’ouverture publique et l’évaluation des
propositions financières
Le Coordonnateur
La COJO
L’ouverture des offres financières doit être
publique.
- Convoque pour l’ouverture des offres
financières :
• la Commission d’ouverture des offres
• les Consultants ayant obtenu la note
minimale requise à l’évaluation des offres
techniques.
Ces derniers seront convoqués par courrier.
- Procède à l'examen physique des enveloppes ;
- Etablit la liste de présence ;
- Procède à l’ouverture publique des offres
financières
- Lit à haute voix et relève dans un tableau les
informations suivantes : montant de la
proposition, remises proposées, les notes
techniques obtenues. Chaque consultant présent
devra signer séance tenante devant le montant lu
de son offre ;
- Rédige un PV d’ouverture qui devra être daté et
signé par tous les membres de la commission et
les représentants des consultants présents. La
liste de présence devra être jointe à ce PV.
- Procède à l’évaluation des offres financières
suivant le même processus que pour les offres
techniques ;
- Rédige le rapport d’évaluation des offres
financières avec des recommandations claires
pour l’attribution du contrat;
- Approuve
en
séance
plénière
(après
d’éventuelles corrections) le rapport d’évaluation
des offres financières ;
Offres financières
PV d’ouverture
Rapport d’évaluation
financière
Rapport d’évaluation
/demande d’avis de
non objection de la
banque mondiale ou
de l’AFD.
L’attributaire proposé sera celui qui a obtenu la
note pondérée la plus élevée à l’issue de la
combinaison des notes pondérées de l’offre
technique et de l’offre financière obtenues par
chaque consultant.
8. L’approbation du rapport d’évaluation des
propositions financières
Le Coordonnateur
-
-
Transmet le rapport d’évaluation des offres
financières à la Banque Mondiale ou de l’AFD
pour son avis
Transmet l’avis au SPM.
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INTERVENANTS
9. La
négociation,
la
préparation
l’approbation du projet de contrat
le SPM
DOCUMENTS
ET INTERFACES
-
-
et
Prépare à la signature du Coordonnateur, la
lettre de notification provisoire d’attribution et
d’invitation du consultant retenu à une séance
de négociation du contrat ;
Prépare un projet de contrat en mentionnant
la sous-composante.
Le Coordonnateur
-
-
-
Signe et fait transmettre à l’attributaire la
lettre de notification provisoire d’attribution et
d’invitation;
Procède à la négociation du contrat avec le
consultant à la date convenue et en présence
du SPM, du représentant du Bénéficiaire et
au besoin du comptable ;
Fait rédiger par le SPM le PV de négociation
qui devra être signé par tous les participants ;
Transmet le PV de négociation au SPM pour
finaliser le contrat.
Le SPM
Le Coordonnateur
Finalise le projet de contrat et le fait parapher
par le Coordonnateur;
Fait parapher le projet de contrat par le
consultant
Prépare une demande d’avis à la Banque ou
à l’AFD;
Transmet la demande et le projet de contrat
paraphé et le PV de négociation au
Coordonnateur.
-
Signe la lettre et transmet à la Banque ou à
l’AFD pour avis (si avis requis) le PV de
négociation et le projet de contrat paraphés
par les deux parties
-
-
Donne une copie de l’avis au Spécialiste en
Passation de Marchés ;
En cas d’objection de la Banque ou de l’AFD,
fait intégrer les commentaires puis soumet le
contrat corrigé à l’avis de la Banque ou de
l’AFD ;
En cas de non objection, invite l’attributaire,
par courrier, à la signature du marché.
La Banque Mondiale
Lettre de
notification et
d’invitation du
projet de contrat
Lettre de
notification et
d’invitation + projet
de contrat PV de
négociation
Projet de contrat
PV de négociation
et avis de non
objection
Avis de non
objection de l’IDA
ou de l’AFD
Copie de l’avis
Le Coordonnateur
Contrat corrigé
-
-
Lettre d’invitation
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
DOCUMENTS
ET INTERFACES
10. La signature du contrat
Le SPM
11. La publication de l’attribution du contrat
-
-
Avis
publication
de
Prépare l’avis de publication de l’attribution
conformément aux dispositions du paragraphe
2.28 des Directives de la Banque mondiale ou
de l’AFD ;
Soumet l’avis à la signature du Coordonnateur
qui le transmettra au Comptable pour
publication dans les journaux au cas où la
demande de manifestation d’intérêt a été
publiée dans l’UNDB et le dgmarket, l’avis de
publication de l’attribution devra également
être publié dans ces journaux.
Les étapes 11, 12, 13, 14, sont identiques à celles
décrites pour l’Appel d’Offres International.
12. L’enregistrement du contrat
13. Le suivi de l’exécution du contrat
14. Le classement des documents
passation de marchés.
3.3.3
de
Sélection au moindre coût (SMC)
Principe
La méthode de Sélection au Moindre Coût (SMC) consiste à mettre en concurrence des
consultants figurant sur une liste restreinte élaborée suite à une demande de manifestation
d’intérêt en fixant une note de technique minimale de qualification et en invitant les consultants à
soumettre leurs propositions techniques et financières sous deux enveloppes cachetées distinctes
placées dans une troisième enveloppe. Les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu
et sont évaluées. Les propositions techniques qui n’obtiennent pas une note au moins égale à la
note technique minimale de qualification requise sont éliminées et les propositions financières des
consultants restants sont retenues pour être ouvertes en séance publique après invitation à
l’ouverture des Consultants concernés. La proposition financière dont le prix est le plus bas est
automatiquement retenue et le Consultant sera invité à la négociation du contrat.
Aucune pondération n’est effectuée entre les notes techniques et les notes financières.
Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis de la Banque
ou à l’AFD. La liste restreinte doit comprendre six (06) consultants et peut être entièrement
composée de firmes locales.
La méthode SMC est utilisée dans le cadre de la sélection de consultants pour des missions
standards ou courantes (audits, assurance.) pour lesquelles il existe des pratiques et des normes
bien établies.
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Principales étapes
Les principales étapes de la procédure sont identiques à celle de la méthode SFQC décrite
précédemment à la différence que le contrat est attribué au consultant dont l’offre financière est la
moins disante.
Les étapes sont identiques à celles de la Sélection Sondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) à
l’exception du fait qu’après l’ouverture des offres financières des consultants ayant obtenu la note
de qualification technique minimum spécifiée dans la Demande de Proposition, le Marché est
attribué au consultant dont le montant de l’offre financière est le plus bas.
L’avis de la Banque Mondiale est cependant requis pour les trois premiers marchés et tout Marché
et pour tout marché qui sera identifié sur le plan de Passation de Marchés pour la revue préalable.
3.3.4
Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC)
Principe
La méthode de QC consiste à établir les Termes de Référence et à inviter, par publication d’une
demande de manifestation d’intérêts, les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir
des informations sur leurs expériences et leurs compétences en rapport avec la nature de la
mission (missions similaires). Sur cette base, un classement sera établi et le choix sera porté sur le
Consultant ayant les qualifications et références les plus adéquates pour la mission. Le Consultant
retenu doit ensuite être invité à remettre une proposition technique et financière, puis à négocier le
contrat.
L’offre financière (les prix unitaires et le temps d’intervention des experts) devra faire l’objet de
négociation. On veillera à ce que les prix unitaires proposés par le consultant ne soit pas
supérieurs à ceux généralement proposés par ce dernier en cas de concurrence ; une attention
devra également être accordée aux temps d’intervention des différents experts. Ces temps devront
être raisonnables et en adéquation avec la mission, notamment avec les TDR. Il est recommandé
que le contrat soit négocié sur la base de jours ouvrés. Les Termes de Référence de la mission
doivent être préalablement soumis à l’avis de la Banque.
La méthode de sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) s’applique pour la
sélection de consultants (Bureau d’études, cabinets) pour des missions d’un coût estimatif faible et
pour lesquelles il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes
détaillées. Dans le cadre du Projet, la méthode sera applicable pour des missions d’études et de
recherches nécessitant une grande expertise et dont le coût estimatif est inférieur à l’équivalent de
300 000 $ US par contrat.
Principales étapes
La procédure d'Appel d'Offres International se déroule en dix (10) étapes suivantes :
E1. La rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts ;
E2. La demande de manifestation d’intérêt ;
E3. La réception des manifestations d’intérêt, l'évaluation des expériences et des compétences
des consultants ;
E4. La demande de propositions technique et financière au consultant classé premier ;
E5. La réception, la négociation des propositions et du contrat ;
E7. La publication de l’attribution du contrat ;
E8. L’enregistrement du contrat ;
E9. Le suivi de l’exécution du contrat ;
E10.Le classement des documents de passation de marché.
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DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
1. La rédaction des termes de référence et
l’estimation des coûts
2. La demande de manifestation d’intérêt
Ces étapes sont les mêmes que celles de la
SFQC.
Le Secrétariat du
Coordonnateur
3. la réception des manifestations d’intérêt,
l'évaluation des expériences et des
compétences des consultants
- Reçoit les plis (manifestations d’intérêt) ;
- Transmet les plis au Coordonnateur ou à la
personne désignée par l’Organe de Réception.
Les manifestations d’intérêt envoyées par courriel
(email) seront également acceptées. Les plis reçus
après la date limite de dépôt et avant l’évaluation
des manifestations sont également acceptables.
Le Coordonnateur
- Garde les plis en sécurité et les transmet à la
(COJO).
La COJO
- Procède à l’ouverture des plis ;
- Constate les pièces présentes dans chaque
dossier
- Prépare et signe un procès-verbal d’ouverture
.
- Procède à l’évaluation des manifestations
d’intérêts ;
- Elabore un PV d’évaluation et classe par ordre
de mérite les consultants; ce PV sera signé par
les membres de la commission.
Manifestations
d’intérêts.
PV d’ouverture
PV d’évaluation
Lettre de demande
d’avis de l’IDA ou
de l’AFD
Rapport
d’évaluation
(ou
d’évaluation)
PV
- Donne au Coordonnateur son avis (si requis) sur
le PV d’évaluation.
- Transmet à Banque Mondiale à l’AFD le PV
d’évaluation pour avis, si requis, après avoir reçu
celui de la cellule de passation des marchés du
MINAGRI (CPMM)
Le Coordonnateur
La Banque Mondiale
Le Coordonnateur
- Fait intégrer les commentaires éventuels de la
Banque puis, soumet à nouveau le rapport
d’évaluation aux approbations de l’Organe de
Contrôle et de la Banque Mondiale ou de l’AFD;
- Donne son avis sur la requête formulée
- Si l’avis est obtenu, transmet au Spécialiste en
Passation de Marchés pour la préparation de la
Demande de Propositions technique et financière
au meilleur consultant (qui est en tête du
classement).
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INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
4. La demande de propositions technique et
financière au meilleur candidat
Le Spécialiste en
Passation de
Marchés
-
-
-
Prépare la demande de propositions qui
comprendra :
• La lettre d’invitation ;
• les termes de références ;
• le contrat type.
Prépare à la signature du Coordonnateur, la lettre
de demande de propositions financière et
technique ;
Transmet la lettre à laquelle il joint les TDR de la
mission au Coordonnateur.
Signe la lettre de demande de propositions ;
Fait transmettre la demande de proposition au
consultant.
5. La réception du pli,
propositions et du contrat
négociation
Demande de
Proposition
des
Le Secrétariat du
Coordonnateur
-
Reçoit l’offre, l’enregistre et la transmet au
Coordonnateur ou au Président de l’Organe de
Contrôle.
Lettre de demande
de
proposition
signée
Le Coordonnateur
-
Procède ou fait procéder à l’ouverture du pli en
commission, les pages de l’offre seront
paraphées par les membres de la commission ;
Transmet les propositions au Spécialiste en
Passation de Marchés et au responsable de
l’activité (ou au Coordonnateur) pour étude ;
Invite le consultant à la négociation.
Propositions
technique
financière
Prépare le projet de contrat pour les négociations
en mentionnant la sous-composante.
Projet de contrat
-
Le SPM
Le Coordonnateur
Le Spécialiste en
-
-
-
-
Procède à la négociation des propositions et du
contrat avec le Consultant en présence du SPM,
du Demandeur et éventuellement du Comptable.
Cette négociation devra être sanctionnée par un
PV de négociation et porte aussi sur l’offre
technique que l’offre financière ;
Transmet le PV au SPM pour finaliser le contrat.
Finalise le contrat sur la base du PV et du contrat
négociés et fait parapher le Contrat par le
Coordonnateur, puis ensuite par le Consultant ;
Transmet le projet de contrat négocié et paraphé
et le PV de négociation au Coordonnateur pour
transmission à la Banque mondiale ou à l’AFD
pour avis si requis.
et
PV de négociation
et
Projet
de
contrat
PV+
négocié
Contrat
PV de
négociation et
Contrat
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INTERVENANTS
Le Coordonnateur
-
-
La Banque Mondiale /
L’AFD
Le Coordonnateur
-
Transmet pour avis à la Banque mondiale
ou à l’AFD le PV et le contrat paraphé (si
avis requis).
DOCUMENTS
ET INTERFACES
Avis de l’IDA ou
de l’AFD
En cas d’objection de la Banque de
mondiale ou de l’AFD, fait corriger le contrat
qu’il devra resoumettre à l’avis de la cellule Contrat négocié
de passation des marchés du MINAGRI corrigé
(CPMM), puis de la Banque Mondiale ;
Si l’avis est obtenu, transmet une copie au
SPM.
Ces cinq dernières étapes sont similaires à
celles de la sélection fondée sur la qualité et le
coût (SFQC).
6.
7.
8.
9.
10.
3.3.5
La signature du contrat
La publication de l’attribution du contrat
L’enregistrement du contrat
Le suivi de l’exécution du contrat
Le classement des documents de
Sélection par Entente Directe (gré à gré)
Principe
La Sélection par Entente Directe (SED) consiste à s’adresser et retenir directement un consultant
et à passer le marché sans recours à un appel à la concurrence.
L’utilisation de cette méthode pourra être envisagée dans des conditions particulières lorsqu’elle
présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence.
La méthode SED s’applique :
g) Pour les missions qui sont le prolongement naturel d’activités menées par le Consultant
concerné ;
h) Dans les cas d’urgence, comme dans le cadre d’une intervention faisant suite à une
catastrophe ou pour des services de consultants pendant la période qui suit immédiatement
une urgence ;
i) Pour les marchés d’un montant très faible (seuils à apprécier au cas par cas) ;
j) Lorsqu’une entreprise est la seule à posséder les qualifications voulues ou présente une
expérience d’un intérêt exceptionnel pour la mission considérée.
Les conditions d’application du gré à gré sont également stipulées dans les Directives de
consultant de la Banque mondiale aux paragraphes 3.10 à 3.12 pour les firmes (Bureaux) et aux
paragraphes 5.1 à 5.4 pour les Consultants Individuels.
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L’avis préalable de la Banque mondiale est requis pour tous les contrats à passer suivant la
méthode de Sélection par Entente Directe.
Principales étapes
La procédure de sélection par entente directe se déroule en huit (8) étapes :
E1. La rédaction des termes de référence et justificatifs du recours à la méthode de Sélection par
Entente Directe - identification du consultant ;
E2. La demande d’avis de non objection pour l’utilisation de la méthode ;
E3. La demande de proposition technique et Négociation du contrat ;
E4. La demande d’avis de non objection de l’Organe de Contrôle et de l’IDA sur le projet de
contrat ;
E8. Le classement des documents de passation de marchés.
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INTERVENANTS
de l’Activité
1.
La rédaction des termes de référence et
justificatifs du recours à la méthode de
Sélection par Entente Directe identification du
Consultant
-
Prépare les termes de références (TDR) ;
Prépare une note justificative du recours à la
procédure de gré à gré dans laquelle doit être
clairement indiqué le consultant pressenti ;
Adresse les TDR et la note au Coordonnateur
pour appréciation et avis.
-
-
DOCUMENTS
ET INTERFACES
TDR et note
justificative
Le Projet peut solliciter les compétences d’un expert
pour l’élaboration des TDR.
Le Coordonnateur
2.
La demande d’Avis de Non Objection pour
l’utilisation de la méthode
-
Soumet les TDR et la note explicative (après les
éventuelles corrections) à l’avis de la cellule de
passation des marchés;
Reçois l’avis de la cellule ;
Transmet les TDR et la note justificative à la
Banque pour avis.
-
La Banque mondiale
-
Communique son avis au Coordonnateur.
-
Transmet les TDR et une copie de l’avis au SPM
pour prise en compte des observations de la
Banque et préparation de la Demande de
Propositions (DP) technique et financière en cas
de non objection de la Banque.
Le Coordonnateur
Le SPM
-
Prépare la demande de proposition (comportant
lettre de demande de propositions, les TDR et le
projet de contrat) ;
Transmet la DP au Coordonnateur.
Avis de la cellule
de passation des
marchés
et TDR
Avis de la Banque
TDR et Avis
de la Banque
Demande de
Proposition
(DP)
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INTERVENANTS
3.
Le Coordonnateur
-
La Commission
d’Ouverture
-
Le Coordonnateur
-
La demande de proposition technique et
Négociation du contrat
Examine la Demande de Proposition (DP) ;
Signe la lettre et fait transmettre la DP au Consultant ;
Réceptionne la proposition par son Secrétariat ;
Convoque la Commission d’Ouverture.
Procède à l’ouverture des propositions (technique et
Financière) et fixe la date de négociation ;
Transmet, pour examen, une copie des propositions à
un comité composé du SPM, du Demandeur/technicien
du domaine et de toute autre personne ressource ;
Transmet le PV d’Ouverture au Coordonnateur.
Invite le consultant à la négociation ;
Procède à la négociation des propositions et du contrat
avec le Consultant ;
Fait préparer le PV de négociation que tous les
participants signent
Donne une copie du PV au SPM et au Consultant.
La négociation portera sur les TDR, la méthodologie du
consultant, le planning, les prix unitaires, les quantités, le
personnel et le délai d’exécution.
Le SPM
-
Prépare une demande d’avis si requis à la Banque ;
-
Prépare un projet de contrat en mentionnant la souscomposante, qu’il fait parapher par le Consultant après
l’avoir fait parapher par le coordonnateur ;
Transmet l’ensemble du dossier au Coordonnateur.
-
Le Coordonnateur
4.
La demande d’avis de non objection à l’Organe de
Contrôle et à l’IDA sur le projet de contrat
-
Adresse une demande de non-objection ainsi que le
projet de contrat comportant les TDR et le budget
négocié à la Banque;
Demande l’avis de non objection de la Banque ;
Reçoit l’avis de la Banque ;
Fait inviter le Consultant pour la Signature du contrat.
-
DOCUMENTS
ET INTERFACES
Demande
Proposition
(DP)
de
Lettre
soumission
de
PV de négociation
demande de nonobjection
Avis
de
objection
Ces quatre dernières étapes qui sont applicables après
l’avis de non-objection de la Banque sont similaires à
celles de la sélection fondée sur la qualité et le coût.
5. La signature du marché
6. L’enregistrement du marché
7. Le suivi de l’exécution du marché
8. Le classement des documents de passation de
marchés.
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non
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Consultants Individuels
Principe
Les consultants individuels sont choisis en fonction de leur qualification eu égard à la nature de la
mission. La publicité n’est pas obligatoire et les consultants n’ont pas à soumettre de propositions.
Ils sont sélectionnés par comparaison des qualifications entre ceux qui se sont déclarés intéressés
par la mission ou qui ont été contactés directement par le Projet. Les consultants individuels dont
les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent posséder toutes les qualifications
minimales pertinentes requises ; le consultant qui sera retenu sera celui le mieux qualifié,
expérimenté et capable de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait sur la
base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur connaissance du
contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique). La méthode consistera à
comparer un minimum de trois (3) Curriculums vitae (CV) et demander au meilleur candidat une
proposition financière et une proposition technique sur la base des Termes De Référence (TDR)
qui lui sont transmis. Les propositions feront l’objet de négociations qui porteront sur les coûts
unitaires qui devraient être conformes à ceux généralement appliqués pour des missions
similaires.
La méthode s’applique dans le cas des missions pour lesquelles :
a) le travail en équipe n’est pas nécessaire ;
b) aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ; et
c) l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur.
Si les experts sont trop nombreux et qu’il risque d’être difficile de coordonner et d’administrer leurs
activités ou de définir leur responsabilité collective, il sera préférable d’avoir recours à un bureau
de consultants.
L’examen préalable de la Banque Mondiale est requis pour tous les contrats et également sur ceux
dont le coût estimatif est supérieur ou égal à l’équivalent de 100 000$ US.
Les avis porteront sur le rapport de comparaison des CV (qualifications et de l’expérience des
candidats), les TDR et les conditions d’emploi des consultants.
Principales étapes
La procédure de sélection par entente directe se déroule en onze (11) étapes :
E1.La rédaction des termes de référence et l’identification des consultants possédant les
qualifications minimum pertinentes requises ;
E2. La demande de non objection de la Banque Mondiale sur les TDR ;
E3. La demande de manifestations d’intérêt ;
E4. La réception des manifestations d’intérêt (curriculums vitae) des consultants et l'évaluation de
leurs expériences et qualifications ;
E5 La demande de proposition technique et financière au meilleur candidat ;
E6. La réception des propositions et la négociation du contrat ;
E7.La signature du contrat ;
E8 La publication de l’attribution du contrat ;
E9 L’enregistrement du contrat ;
E10 Le suivi de l’exécution du contrat ;
E11. Le classement des documents de passation de marché;
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DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
1. La rédaction des termes de référence,
l’estimation des coûts et l’identification des
consultants possédant les qualifications
minimum pertinentes requises
-
Demandeur/
responsable de
l’activité
-
Rédige les TDR ;
Elabore le budget prévisionnel (coût estimatif) ;
Identifie les consultants (individus) potentiels ;
ces derniers doivent posséder les qualifications
et l’expérience minimale requises ;
Transmet
l’ensemble
du
dossier
au
Coordonnateur.
2. La demande de non objection de l’IDA sur
les TDR
Le Coordonnateur
-
Transmet les termes de référence à l’IDA ou à
l’AFD pour avis de non objection.
La Banque Mondiale
-
Transmet son avis au Coordonnateur.
Le Coordonnateur
-
Transmet les éventuels commentaires de l’IDA
ou de l’AFD au responsable de l’activité pour
finalisation des TDR ;
Soumet à nouveau si requis les TDR finalisés à
l’IDA pour avis de non objection.
-
3. La demande de manifestations d’intérêt
(demande des CV)
La publication d’un Avis à Manifestation d’Intérêt
(AMI) n’est pas nécessaire, mais elle est
conseillée. Dans l’avis, on indiquera la nature et le
contenu de la mission et on demandera aux
consultants intéressés de fournir leurs CV. Les
demandes écrites de CV peuvent être directement
envoyées à des individus qualifiés, identifiés par le
projet ou qui figurent dans le répertoire de
Consultants Individuels du Projet.
On prendra soin de bien préciser qu’il s’agit de la
recherche de consultant individuel.
TDR et Liste de
consultants
TDR et
Avis de l’IDA ou de
l’AFD
TDR finalisé
Demande de
manifestations
d’intérêt
4. La réception des manifestations d’intérêt
(curriculums vitae) des consultants et
l'évaluation de leurs expériences et
qualifications
Le
Secrétariat
Coordonnateur
Le Coordonnateur
du
-
Reçoit les plis (manifestations d’intérêt) ;
Transmet les plis au Coordonnateur ou le
Président de l’Organe de Contrôle.
Les CV envoyés par courriel (e-mail) seront
également acceptés ainsi que les plis reçus après la
date limite de dépôt et avant l’évaluation (la
comparaison) des CV.
Garde les plis en sécurité et les transmet à la
commission d’évaluation.
Les manifestations
d’intérêt
Les manifestations
d’intérêt
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INTERVENANTS
La Commission
d’évaluation
-
Le Coordonnateur
-
Procède à l’ouverture des plis ;
Procède à la comparaison (évaluation) des CV ;
Elabore un PV de comparaison en indiquant
clairement le consultant retenu qui devra être le
meilleur candidat ; ce PV sera signé par les
membres de la commission ;
Transmet le PV au Coordonnateur.
Transmet le PV et les TDR approuvés au SPM
pour la préparation de la Demande de
propositions technique et financière au
consultant retenu.
DOCUMENTS
ET INTERFACES
PV de comparaison
des CV
Demande de
Propositions
5. La demande de propositions technique et
financière au meilleur candidat
Le Spécialiste en
Passation de
Marchés
-
Le Coordonnateur
-
Prépare la demande de proposition financière
qui comprendra :
• La lettre de demande de proposition ;
• les termes de références ;
• le contrat type.
Transmet l’ensemble de ces documents
auxquels il joint le PV de comparaison des CV
au Coordonnateur.
Transmet, si requis, les documents supports, à
la Banque pour avis ;
Reçoit l’avis de la Banque ou l’AFD (si requis) ;
Faire transmettre, la DP au consultant.
Demande de
Propositions
PV d’évaluation des
manifestations
Avis de l’IDA ou de
l’AFD/DP
6. La réception des propositions du consultant
classé premier, négociation des
propositions et du Contrat
-
Reçoit le pli (comportant les propositions
technique et financière) du Consultant ;
Transmet le pli au Coordonnateur.
-
Transmet le pli à la Commission d’évaluation.
-
Procède à l’ouverture des plis ;
Rédige et signe un PV ;
Transmet l’original de l’offre et le PV au
Coordonnateur.
Le Secrétariat du
coordonnateur
Le Coordonnateur
La Commission
d’évaluation
Propositions
techniques et
financières
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INTERVENANTS
Le Coordonnateur
-
-
-
-
-
Invite le consultant pour les négociations
à une date convenue avec le comité qu’il
aura mis en place pour examiner la
proposition et qui comprendra au moins le
SPM et le Demandeur/Bénéficiaire ;
Négocie les propositions technique et
financière avec le consultant en présence
du comité ;
Négocie
le
projet
de
contrat
préalablement préparé par le SPM ;
Elabore un PV de négociation qui sera
signé par les membres de la commission ;
Transmet, si requis, le PV de négociation
et le projet de contrat négocié à la
Banque ou l’AFD pour avis ;
Reçoit l’avis de la Banque ;
Transmet l’avis de la Banque mondiale ou
de l’AFD au SPM.
Fait signer le contrat par le Consultant,
puis par le Coordonnateur et ensuite par
les autres signataires autorisés.
DOCUMENTS
ET INTERFACES
PV d’ouverture
PV de
négociation
+Contrat
Négocié
Avis de l’IDA ou
l’AFD
Contrat finalisé
Le SPM
Les six dernières étapes sont similaires à
celles de la sélection fondée sur la qualité et
le coût (SFQC).
7.
8.
9.
10.
11.
Signature du contrat
Publication de l’attribution du contrat
L’enregistrement du contrat
Le suivi de l’exécution du contrat
Le classement des documents de
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Janvier 2014
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Tableau récapitulatif
Catégorie de
dépenses
TRAVAUX
Valeurs contrats
(dollars us)
Méthodes passation
de marchés
Contrat soumis a
examen préalable
MARCHES DETRAVAUX ET FOURNITURES
Appel d'Offres International
Sup ou égal à 10 000 000
tous
(AOI)
inférieur à 10 000 000 et
Appel
d'offres
National
Le premier contrat
sup à 70 000
(AON)
Sup ou égal à 1 000 000
Inférieur à 1 000 000 et
FOURNITURES sup à 70 000
Méthode
de
shoping
(consultation d'au moins 3 NON
entreprises)
Appel d'offres International
tous
(AOI)
Appel
d'offres
National
Le premier contrat
(AON)
Méthode
de
shoping
(consultation d'au moins 3 NON
entreprises)
MARCHES DE SERVICES DE CONSULTANT
FIRMES
CONSULTANTS
INDIVIDUELS
FORMATIONS
ET AUTRES
PRESTATIONS
SFQC
tous
Qualification du consultant
(QC)
inf. à 300 000 (taches
standards: assurances,
audits financiers et
technique)
SMC (Sélection au Moindre
tous
Cout)
Aucun seuil
Consultants individuels (au Tout contrat d’au moins
moins 3 CV)
100.000 USD et plus
Aucun seuil
SED (Sélection des cabinets
Tous les contrats
et consultants individuels)
Les plans de formation
annuels, y compris dans
et hors du pays,
Workshops, termes de
référence, budgets
estimés, nom des
candidats curricula,
calendrier, sélection des
institutions de formation
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Janvier 2014
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Agricole (PSAC)
MARCHES
2014
1/1
REVUE DES PROCEDURES DE SUIVI
Révisé en
DES MARCHES
3.4 Suivi des marchés
Permettre le suivi de l’exécution des contrats et des marchés passés par le Coordonnateur du
PSAC
La procédure s'applique à tous les marchés du PSAC.
-
La situation des marchés passés sur le projet sera faite par le Spécialiste en Passation de
Marchés (SPM).
Tous les contrats sont numérotés, enregistrés dans un registre des marchés et saisis dans
le module Gestion des marchés du logiciel comptable par le Spécialiste en Passation de
Marchés.
-
-
Pour réaliser le suivi des contrats à l’aide du logiciel, toute facture relative à un contrat est
saisie par l’Assistant Comptable dans le module « saisie Marché » en précisant le numéro
du contrat ou du marché ;
Chaque trimestre, le Spécialiste en Passation de Marchés prépare le rapport sur la
passation des marchés. La forme et le contenu de ce rapport sont décrits à la section
suivante.
SIGNATURE ET APPROBATION DU MARCHE
Dès le jugement des offres ou l’obtention de l’avis de non objection de la Banque Mondiale, le
Coordonnateur de Projet prépare le marché qu’il soumet à la signature de l’attributaire dans un délai de
deux (02) jours ouvrables.
L’attributaire reçoit le projet de marché, l’examine, le vise et le transmet au Coordonnateur de Projet
dans un délai maximum de cinq (05) jours ouvrables.
Tous les marchés d’un montant inférieur à trente millions (30 000 000) de francs CFA, sont signés par
le Coordonnateur Adjoint du Projet dans un délai maximum de deux (02) jours ouvrables. Pour ces
marchés, l’autorité approbatrice est le Coordonnateur National. Il dispose à cet effet d’un délai
maximum de deux (02) jours ouvrables.
Tous les marchés d’un montant supérieur ou égal à trente millions (30 000 000) de francs CFA sont
signés par le Coordonnateur National dans un délai maximum de deux (02) jours ouvrables. Pour ces
marchés, l’autorité approbatrice est le DGPPF du MINAGRI. Il dispose à cet effet d’un délai maximum
de trois (03) jours ouvrables.
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Janvier 2014
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MARCHES
2014
1/1
REVUE DES PROCEDURES DE
Révisé en
Agricole (PSAC)
RECEPTION DES MARCHES ET
GESTION DES CONTRATS
3.5 Réception des marchés
3.5.1
Objet et principes de procédure
Réceptionner toute livraison de fournitures, travaux ou de services acquis par le Projet. Les
livraisons sont réceptionnées par une Commission de réception dont la composition est fonction de
l’ampleur du marché à réceptionner. Pour les marchés passés conformément aux dispositions du
Code des Marchés Publics, la Commission de réception devra être constituée conformément aux
dispositions du Code en vigueur.
Toute réception du Bien devra donner lieu à la rédaction d'un procès-verbal de réception signé par
tous les membres de la Commission. Le procès-verbal de réception est préparé par le SPM ou
toute autre personne désignée.
Pour être acceptées, dans le cas des fournitures et travaux, les livraisons doivent correspondre
quantitativement et qualitativement au contenu du bordereau des quantités et des spécifications
techniques du marché; d’où une vérification des quantités livrées et du bon état physique et de
fonctionnement des fournitures ou des ouvrages. L’attributaire du marché devra être invité par écrit
à la réception.
Si la quantité livrée n'est pas égale à la quantité commandée, La commission le notifie à
l’attributaire du marché dans le PV de réception que ce dernier devra signer ; en cas d’absence du
fournisseur, le PV lui sera transmis, par courrier, par le Coordonnateur. Il peut être accepté ou non,
la réception de la livraison partielle après avis des bénéficiaires. Pour les Services de consultants,
les différents rapports soumis devront être validés par les services techniques du domaine
concerné. Les éventuels commentaires seront transmis par écrit au consultant par l’intermédiaire
du Directeur Général.
4. Champ d’application
La procédure s'applique pour la réception de tous les marchés.
5. Principales étapes de la procédure
La procédure peut se dérouler suivant les cinq (5) étapes ci-après :
E1. La préparation de la réception ;
E2. La convocation de la Commission de réception ;
E3. L’invitation de l’attributaire du marché ;
E4. L’examen et vérification de la recevabilité des fournitures, des travaux ou des rapports ;
E5. La préparation et Signature du Procès-verbal de réception.
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6. Description de la procédure (processus)
INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
1. La préparation de la réception
Le Coordonnateur
- Reçoit la demande de réception de l’attributaire du
marché, ou le rapport de mission du consultant ;
- Transmet la demande ou le\ rapport au
Demandeur/Bénéficiaire pour examen et avis ;
- Prépare, en collaboration avec demandeur, le
Dossier de demande de proposition.
Demandeur/Bénéficiaire
- Organise une pré-réception pour s’assurer
l’exécution du marché (livraison, achèvement des
travaux ou dépôt des rapports (consultants) ;
- Transmet son avis motivé au Coordonnateur et au
SPM.
Demande
réception
rapport
mission
de
ou
de
Avis
2. La convocation de la commission de
réception
Le Coordonnateur
- Constitue et/ou convoque la Commission de
réception (ou de validation pour consultants) en
cas d’avis favorable pour la réception, en fixant la
date de réception en collaboration avec le SPM et
le Demandeur/Bénéficiaire ;
- Notifie le rejet motivé à l’attributaire en cas d’avis
défavorable pour la réception ;
- Transmet une copie de la lettre de rejet ou de la
lettre de convocation de la commission au SPM et
au Demandeur/Bénéficiaire.
Lettre
de
convocation
Lettre de rejet
3. La convocation de l’Attributaire
SPM
-
Reçoit l’avis du Coordonnateur ;
Prépare une lettre d’invitation précisant la date de
la réception (ou de validation des rapports) ;
Transmet
la
lettre
au
Secrétariat
du
Coordonnateur pour signature et transmission au
destinataire.
Le Coordonnateur
-
Reçoit et signe la lettre qu’il transmet à son
Secrétariat.
Secrétariat de l’UCP
-
Transmet la lettre à l’attributaire du marché.
Lettre
d’invitation
de
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INTERVENANTS
DOCUMENTS
ET INTERFACES
4. L’examen
et
vérification
de
la
recevabilité
des
fournitures,
des
travaux ou des rapports
Pour les marchés de fourniture :
La Commission
de réception ou
de validation
-
-
-
Vérifie que les articles livrés sont ceux qui ont
été
commandés
(quantitativement,
techniquement et qualitativement) et qui
figurent dans le marché ou sur le Bon de
Commande (B/C) ;
Effectue un contrôle physique des articles
livrés par comptage des quantités livrées et
rapprochement avec les quantités portées sur
le Bordereau de Livraison (B/L) ;
S’assure du fonctionnement ;
Signe le B/L du fournisseur ;
Se prononce sur la réception des travaux
(avis).
Pour les marchés de Travaux :
-
Visite les travaux pour s’assurer de
l’achèvement ;
Vérification visuelle de la qualité des travaux et
du fonctionnement des ouvrages ;
Se prononce sur la réception des travaux
(avis).
Pour les Services de consultant ;
La réception consistera à valider les différents
rapports reçus du consultant par les différents
services techniques compétents. Dans certains
cas, des ateliers de validation pourront être
prévus. Une copie de chaque rapport sera
conservée dans le dossier relatif au marché
concerné.
5. La préparation et signature du Procèsverbal de réception
Le SPM
-
La Commission de
réception ou de
validation
-
Prépare le PV de réception ou de validation
qui indique clairement la conclusion de la
commission ;
Soumet le PV à la signature de tous les
membres de la Commission.
PV de
réception ou
de validation
Signe le PV ;
Remet une copie à l’attributaire du marché ;
Transmet une copie au SPM.
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CERTIFICATION DES FACTURES
Les factures ne sont recevables que lorsqu’elles sont accompagnées des pièces justificatives de la
réception des biens auxquels ils se rapportent. Le SPM rejette systématiquement toute facture
présentée sans pièce justificative de réception.
La certification de la facture est matérialisée par l’apposition d’un cachet « Bon à Payer » visé par le
Coordonnateur du Projet ou le SGF après les contrôles effectués par le SPM et le comptable sur les
factures conformes aux livraisons de biens ou de fournitures consommables.
PAIEMENT DES FACTURES
Pour le paiement des factures, se référer aux procédures de paiement direct ou de paiement sur le
compte projet ou sur le compte de contrepartie nationale.
MISE A JOUR DE LA SITUATION DES MARCHES
La mise à jour de la situation des marchés se fait de la façon suivante :
•
dès la saisie des factures dans le module de gestion de marchés du logiciel du projet et le
traitement du paiement des factures, les états de suivi de marchés sont édités par le comptable
(situation de chaque marché, situation des marchés par structure, situation des marchés par
composante) ;
•
transmission des états au SGF par le comptable ;
•
vérification de la conformité des états et visa des états par le SGF ;
•
retour des états au comptable par le SGF pour classement ;
•
tenir pour chaque paiement à la disposition du SPM pour archivage, une copie des pièces
comptables (facture, ordre de virement ou chèque).
CLOTURE DE MARCHE
La clôture d’un marché consiste à arrêter définitivement toute opération sur ledit marché.
La clôture d’un marché est possible lorsque :
-
la réception des fournitures est prononcée ;
le remboursement de l’avance de démarrage consentie est achevé ;
les retenues de garanties prélevées sur les factures ont été restituées ou la caution bancaire
délivrée en remplacement des retenues a fait l’objet de la main levée ;
les factures présentées sont entièrement payées.
Lorsque pour une raison quelconque, le montant d’un marché n’est pas entièrement décaissé, le
reliquat du marché est annulé. Il peut être engagé pour une utilisation ultérieure dans les conditions
normales de passation d’autres marchés.
Le comptable constate les écritures de clôture du marché dans les journaux appropriés et classe les
pièces justificatives en attente des contrôles.
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Le SGF vérifie la bonne comptabilisation des opérations de clôture et procède à la remise des cautions
à l’attributaire.
CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS
EXECUTION DES PRESTATIONS
•
Etablissement d’un ordre de service par le Coordonnateur du Projet ;
•
Transmission de l’ordre de service du prestataire au Coordonnateur du Projet pour signature;
•
Transmission de l’ordre de service au SPM pour ventilation comme suit :
Consultant: 1 exemplaire ;
Coordonnateur: 1 exemplaire ;
SPM : 1 exemplaire.
•
Commencement des prestations par le prestataire à la date indiquée dans l’ordre de service en
respectant les modalités arrêtées dans les TDR.
CERTIFICATION DES SERVICES
•
Présentation du résultat de la prestation (rapport, situation, test de fonctionnement, etc.) par le
prestataire au Coordonnateur du Projet assisté du SPM ;
•
Vérification de la conformité du contenu du résultat fourni à celui attendu, par le Coordonnateur
du Projet assisté du Responsable Filière (RF), du SPM et ou de toute autre compétence
nécessaire;
•
Etablissement d’un projet de Certificat pour Service Fait (CSF) par le SPM en trois (3)
exemplaires ;
•
Transmission de la liasse au Coordonnateur national pour avis ;
•
Signature du CSF par le Coordonnateur du Projet ;
•
Retour de la liasse au SPM pour ventilation comme suit :
Prestataire : 1 exemplaire,
Coordonnateur : 1 exemplaire.
SPM : 1 exemplaire.
CERTIFICATION DES FACTURES
Les factures ne sont recevables que lorsqu’elles sont accompagnées des pièces justificatives de
l’exécution des services auxquels ils se rapportent. Le SPM rejette systématiquement toute facture ou
décompte présenté sans pièce justificative de réception.
La certification de la facture est matérialisée par l’apposition d’un cachet « bon à payer » visé par le
Coordonnateur du Projet ou le SGF après les contrôles effectués par le SPM et le comptable sur les
factures conformes aux prestations.
PAIEMENT DES FACTURES
Pour le paiement des factures, se référer aux procédures de paiement direct ou de paiement sur le
compte projet ou sur le compte de contrepartie nationale.
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Cas des paiements avec avance de démarrage
Après le paiement des factures, le SPM en collaboration avec le SGF, établi une attestation de main
levée partiel, correspondant au montant de l’avance restituée.
La garantie de bonne exécution peut être constituée par tranche correspond aux montant des travaux
exécutés par l’entreprise. Dans ce cas, des mains-levées partiel de garantie de bonne exécution
pourraient être constituée pour ces tranches de paiement.
MISE A JOUR DE LA SITUATION DES CONTRATS
•
Dès la saisie des factures dans le module de gestion de contrats du logiciel du projet et le
traitement du paiement des factures, les états de suivi de marchés sont édités par le comptable
(situation de chaque contrat, situation des contrats par agence d’exécution, situation des
contrats par composante),
•
Transmission des états au SGF par le comptable,
•
Vérification de la conformité des états et visa des états par le SGF,
•
Retour des états au comptable par le SGF pour classement,
•
Tenir pour chaque paiement à la disposition du SPM pour archivage, une copie des pièces
comptables (facture, ordre de virement ou chèque).
CLOTURE DE CONTRAT
La clôture d’un contrat consiste à arrêter définitivement toute opération sur ledit contrat. La clôture d’un
contrat est possible lorsque :
-
la réception des services est prononcée ;
le remboursement de l’avance de démarrage consentie est achevé ;
les retenues de garanties prélevées sur les factures ont été restituées ou la caution bancaire
délivrée en remplacement des retenues a fait l’objet de la main levée ;
les factures présentées sont entièrement payées.
Lorsque pour une raison quelconque, le montant d’un contrat n’est pas entièrement décaissé, le reliquat
du contrat est annulé. Il peut être engagé pour une utilisation ultérieure dans les conditions normales de
passation d’autres contrats.
Le comptable constate les écritures de clôture du contrat dans les journaux appropriés et classe les
pièces justificatives en attente des contrôles.
Le SPM procède à la remise des cautions au prestataire accompagné d’une attestation main levée
totale signée du Coordonnateur.
AVENANTS ET REGLEMENT DES CONTENTIEUX
LES AVENANTS AVEC INCIDENCES FINANCIERES
Tout avenant nécessitant une révision du coût du marché à plus de 15% est soumis à autorisation
préalable de la DMP et de la Banque Mondiale, qui après réception du dossier :
1. vérifie l’opportunité de l’avenant ;
2. contrôle les prix unitaires proposés comparativement à ceux du marché de base ou à
ceux pratiqués en d’autres circonstances ;
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3. contrôle la nature des prestations objet de l’avenant, étant entendu que l’avenant ne
saurait modifier l’objet du marché.
LES AVENANTS SANS INCIDENCE FINANCIERE
Ce sont les avenants qui modifient une clause du contrat autre que le coût du marché. Ceux-ci ne
requièrent pas d’autorisation quelconque, mais selon le cas, certains justificatifs sont exigés pour
sécuriser les parties au contrat.
Dans tous les cas, les contrats d’avenant sont examinés et approuvés dans les mêmes conditions que
le marché de base.
LES RESILIATIONS
Dans le cas du suivi de l’exécution des marchés de travaux, fournitures et prestations, des cas de
défaillance peuvent survenir, soit de la part des autorités contractantes, soit des titulaires de marchés.
Ces situations peuvent conduire à la dénonciation du contrat liant les parties. Tout marché ne peut faire
l’objet d’une résiliation que :
1. à l’initiative de l’Autorité contractante ;
2. sur demande de l’Autorité contractante en cas de faute ou de manquement du titulaire ;
3. à la demande de l’Autorité de tutelle, à titre de son pouvoir de substitution ;
4. en cas de survenance d’un événement affectant la capacité juridique du titulaire ;
5. tout marché peut également faire l’objet d’une résiliation à la demande du titulaire s’il avoue
sa carence ou si l’exécution du marché est rendue impossible sans faute ni manquement du
titulaire.
En plus de la demande écrite, le dossier de résiliation doit comporter un certain nombre de pièces
notamment :
-
un exemplaire du marché
l’ordre de service de démarrage du marché ;
la mise en demeure non suivi d’effet dans les quinze jours ;
les états des décomptes et le niveau d’exécution des prestations réalisées ;
le constat d’huissier le cas echéant.
La décision de résiliation est prononcée par le Coordonnateur du projet, après avis de la DMP. Cette
décision est motivée suite à la réunion de la COJO de résilier le marché. Cette décision est prise à
l’unanimité de ses membres et fait l’objet d’un procès verbal signé séance tenante.
Dans le cas d’une résiliation pour faute du titulaire, le remplacement de l’entreprise défaillante se fait,
conformément au rapport d’analyse, soit le deuxième moins disant conforme, soit par appel d’offres
ouvert (national ou international), soit par gré à gré. Le recours à la procédure de gré à gré se justifie
très souvent par l’urgence ou l’importance des travaux restant à exécuter et se fait sur la base du
rapport d’analyse.
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MARCHES
2014
1/1
Agricole (PSAC)
CLASSEMENT DES DOCUMENTS DE
Révisé en
PASSATION DE MARCHES
3.6
Classement des documents de passation de marchés
3.6.1 Objet et méthodes de classement
Il s’agit de classer tous les documents de passation de marchés suivant le système de classement
développé par la Banque ou l’AFD. Un carton d’archivage ou une chemise à sangle sera utilisé
pour chaque marché ; à l’intérieur, les chemises ou sous chemises seront utilisées pour les
principales étapes du processus. Les cartons et chemises à sangle seront marqués à l’extérieur du
nom et de la référence du marché/contrat. Les marchés seront classés par ordre chronologique.
Le Spécialiste de la Passation de Marchés sera responsable du classement et de l’archivage
des documents de passation de marchés.
3.6.2
Documents à classer
Le classement concerne tous les documents relatifs au processus de la passation des marchés.
Les documents à classer sont entre autre :
-
les avis publiés (copie du journal ou de la revue faisant ressortir la date de publication) ;
les manifestations d’intérêt ;
les PV d’établissement des listes restreintes ;
les lettres d’invitation ou de demande de cotation ;
les Dossiers de mise en concurrence (DAO ou Demande de Proposition) ;
les avis de non objection ;
les offres ou propositions des soumissionnaires ;
les rapports d’évaluation ;
les lettres de notification (d’attribution ou de contrat) ;
les contrats et les bons de commande ;
les Bordereau de Livraison (BL) ;
les procès-verbaux de réception ou attestation de service fait ;
les rapports de mission de consultants ;
les factures payées et enregistrées ;
les preuves de paiement (copie de l’ordre de virement ou du chèque ou récépissé (ou
décharge du bénéficiaire du paiement ;
les preuves de publication des attributions de marchés ;
Etc.
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Rédigé en Janvier
MARCHES
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Agricole (PSAC)
RAPPORT SUR LA PASSATION DES
Révisé en
MARCHES
3.7
Folio
1/1
Rapport sur la passation des marchés
Le Chef de Service Passation de Marchés préparera à la fin de chaque trimestre un rapport sur la
passation des marchés qui sera transmis à la Banque au plus tard à la fin du mois suivant la fin du
trimestre. Le format et le contenu du Rapport sur la Passation des Marchés seront les suivants :
1. Etat (niveau) de mise en œuvre du plan de passation de marchés ;
2. Etat d’avancement des marchés en cours d’exécution ;
3. Modification/avenant aux contrats ;
Indiquer brièvement les modifications apportées et les justificatifs.
4. Nouveaux marchés signés depuis le précédent rapport.
Exemple nous présentons un modèle de rapport sur la passation des marchés :
Désignation
Montant
Méthode
PM
de
Attributaire
Date
de
signature
Délai
d’exécution
5. Plaintes et litiges en cours
Recenser ici les éventuelles plaintes reçues ainsi que les litiges en cours.
6. Difficultés affectant la passation des marchés
Relater les difficultés rencontrées et les mesures correctives envisagées.
7. Point sur l’état de mise en œuvre des recommandations des audits et/ou revues a
postériori.
Annexe : Joindre le plan de passation de marchés actualisé avec les dates d’exécution des
différentes étapes, les montants des marchés et le nom de l’attributaire.
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Rédigé en Janvier
Folio
MARCHES
2014
1/1
Agricole (PSAC)
REVUE DES PROCEDURES DE
Révisé en
PASSATION DE MARCHES
3.8
Examen (revue), audit et supervision des procédures de passation de marché
Les marchés passés sur le projet seront soumis à divers types d’examen :
-
-
-
Les examens préalables (avis de non objection) de la Banque ou de l’AFD qui seront effectués
en fonction des seuils d’examen retenus dans l’Accord de Financement, la convention
d’affectation ou des directives et pour aussi les deux premiers marchés de chaque méthode de
passation de marchés ou de sélection de consultants pour les marchés financés par la Banque
mondiale ;
Les examens préalables de l’AFD qui seront effectués pour les activités cofinancées par le
C2D-PSAC ;
L’examen à postériori de la Banque et de l’AFD pour les activités financés par le C2D-PSAC
sur les marchés non soumis à son avis de non objection. Il sera procédé à au moins une revue
a posteriori par an qui sera effectué sur un échantillonnage représentant au 20% des marchés
passés ;
L’audit indépendant de la Banque mondiale ou l’AFD qui pourra être effectué par un Consultant
indépendant sélectionné par la Banque mondiale ou l’AFD ;
Les revues préalables (approbation) et les audits effectués par des organes de contrôle
désignés dans le Code des Marchés Publics en vigueur ;
Tout autre audit autorisé par l’Administration.
Les rapports d’audit de la Banque et de l’AFD seront communiqués au Gouvernement. Des
missions de supervision seront organisées par la Banque mondiale ou l’AFD au moins deux fois
par an.
3.9
Requêtes spécifiques aux marchés cofinancés par le C2D-PSAC
La mise en œuvre des procédures d’achat et de consultation seront soumises aux modifications
suivantes pour les marchés cofinancés par le C2D-PSAC :
-
Le document d’appel d’offre et/ou les documents réclamés pour les contrats cofinancés par le
C2D-PSAC seront modifiés pour refléter le rôle de l’AFD comme co-financeur, y compris la
référence à la notice d’achat de l’AFD et tout autre document relatif à ce type de contrat.
-
En raison de ses obligations légales et règlementaires l’AFD ne financera pas sa part d’un
contrat dont l’attributaire ou le consultant seraient dans une liste sur les sanctions financières
(y compris en particulier en lien avec la lutte contre le financement du terrorisme) de la
Commission européenne et/ou des Nations Unies, et/ou de la France ainsi que spécifié dans la
convention d’affectation du programme d’appui à la relance des filières agricoles de Côte
d’Ivoire (PARFACI I).
Les spécialistes en gestion financière et passation de marché de l’UC-PSAC s’assurerons que le
contractant n’est dans aucune liste de sanction, et informera l’AFD par lettre et demandera son
approbation formelle.
Ils pourront consulter la liste sur les sites ci-après :
-
Pour les Nations Unies : http://www.un.org/sc/committees/list_compend.shtml
Pour l’Union européenne : http://eeas.europa.eu/cfsp/sanctions/consol-list_en.htm
Pour la France : http://www.tresor.economie.gouv.fr/4248_liste-nationale
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PARTIE 4 : PROCEDURES FINANCIERES
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PROCEDURES FINANCIERES
2014
Agricole (PSAC)
1/1
Révisé en
GENERALITES
Cette partie du manuel décrit les procédures de gestion financière applicables au PSAC en quatre
sous partie qui sont : Organisation financière, Mobilisation des fonds, Décaissement et
justifications des fonds et Financement des conventions de financement et/ou des contrats de
prestations. Les procédures ont été élaborées en respectant les principes ci-après :
-
Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP) et l’autorisation des
transactions financières ;
Les procédures de financement contenues dans le document d’évaluation du projet
(PRODOC) ;
Procédures d'identification, de saisie et de traitement exhaustif des opérations réalisées ;
Mesures de sécurité et de protection des actifs.
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2014
Agricole (PSAC)
1/
MOBILISATION DES RESSOURCES Révisé en
4.1
Organisation financière
Il s'agit de décrire le cadre des opérations financières à travers l'organisation des comptes
bancaires et la gestion des différentes caisses.
4.1.1
Organisation des comptes bancaires/Panorama des comptes bancaires
Ces comptes peuvent être énumérés en fonction de l'origine des fonds qui les alimentent. Il s'agit
notamment des comptes bancaires :
-
des fonds IDA dans le cadre du DON et CREDIT IDA N° : P119308.
des fonds de contrepartie de l'Etat ;
des ressources C2D;
des fonds des contributions des interprofessions (Bénéficiaires);
a) Les fonds IDA dans le cadre du DON et CREDIT IDA N : P119308.
Il sera ouvert trois (3) comptes au titre de la gestion du PSAC pour retracer les fonds en
provenance de l’IDA :
-
Deux (2) Comptes désignés IDA-PSAC :
Logés à la BCEAO ces comptes seront gérés par la DDP en coordination avec l’UCP et la DAAF
du MINAGRI. En outre, Les montants maximums pour les deux comptes désignés seront fixés
respectivement à FCFA ……….. Millions et ……….FCFA Millions. Ces comptes ne recevront que
les fonds en provenance de L’IDA.
La Direction de la Dette Publique (DDP) est le représentant désigné de l’Etat pour la mobilisation
des ressources de l’IDA.
Les demandes de retrait de fonds ou de paiements directs établies par l’UCP et revêtues des
signatures autorisées transiteront par La Direction de la Dette Publique (DDP).
-
Le Compte Projet IDA-PSAC :
Géré par l’UC-PSAC, ce compte sera ouvert auprès d’une banque commerciale jugée crédible et
approuvée par la Banque mondiale.
L’agent comptable de l’UC-PSAC est le comptable assignataire (seul signataire) du compte Projet
IDA-PSAC.
NB : Il sera nommé sur le PSAC, deux (2) Agents Comptables :
- Le premier, chargé de la gestion des fonds IDA (DON et CREDIT) sera logé dans les
locaux de l’UCP.
- Le second chargé de la gestion des fonds C2D, sera basé à l’ACCD (l’Agence
Centrale Comptable du Dépôt).
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b) Les fonds de contrepartie de l'Etat ;
Compte tenu du paramètre de financement du pays, les ressources de l'IDA financeront toutes les
dépenses avec 100% de taxes. Cependant, le gouvernement apportera des fonds pour compenser
les coûts supplémentaires relatifs à l'intervention de fonctionnaires dans le projet. Ces
contributions font également partie du champ d’action de la mission de revue des auditeurs.
c) Les fonds des ressources du C2D
Deux comptes sont ouverts pour retracer les fonds en provenance des ressources C2D :
-
Le Compte désigné C2D-PSAC :
Logé à la BCEAO ce compte sera géré par l’ACCT. Le montant maximum pour le compte désigné
sera égal à la dotation budgétaire du C2D-PARFACI conformément au PPM et au PAA. Ce compte
ne recevra que les fonds des ressources du C2D.
L’Agence Centrale Comptable Du Trésor est le comptable assignataire sur le compte-Désigné
C2D logé à la BCEAO.
Les demandes de transfert de crédit établies par l’UCP et revêtues des signatures autorisées sont
adressées à L’Agence Centrale Comptable Du Trésor (ACCT).
-
Le Compte projet C2D-PSAC
Ce compte sera géré par l’Agence Centrale Comptable de Dépôt (ACCD), il sera ouvert auprès de
la banque du trésor.
L’Agent comptable de l’UC-PSAC basé à l’ACCD sera cosignataire avec le Coordonnateur du
PSAC sur le compte projet C2D-PSAC.
Les ressources du C2D financent les dépenses hors taxe.
d) Les fonds des contributions des interprofessions (Bénéficiaires)
IL sera ouvert un compte filière-PSAC dans une banque commerciale au niveau de chaque
interprofession, ce compte sera alimenté à partir du compte projet IDA-PSAC, le compte projet
C2D-PSAC et par les fonds du Bénéficiaire selon la filière. Il sera définit une clé de répartition
entre les différents fonds pour l’approvisionnement de ce compte .Ce compte fonctionnera de
manière autonome avec les comptes bancaires des interprofessions déjà existant.
La justification de l’utilisation de ses fonds se fera sur la base de rapports de suivi financier
trimestriels (rapport d‘activité, pièces justificatives des dépenses : factures pro-forma, factures
normalisés, bon de commande, bon de livraison, PV de réception, contrat, marché et copie des
différents chèques qui ont servi au paiement des dépenses éligibles) adressés à l’UCP. Le taux de
justification des fonds est de 20% du montant initialement accordé pour espérer un
réapprovisionnement.
NB : ce sous compte sera cogéré par le responsable financier de l’interprofession, le
Directeur de l’interprofession et un assistant comptable qui assurera les décaissements et
les paiements des factures. Son ouverture et son fonctionnement suit le même circuit que
le compte IDA-PSAC.
Concernant les retraits par chèque sur les comptes du projet et des interprofessions pour
le paiement de certains fournisseurs, le spécialiste en gestion financière et le responsable
financier de l’interprofession donneront des instructions aux gestionnaires des différents
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comptes de faire confirmer les montants inscrit sur les chèques par eux avant tout
décaissement.
La détermination des seuils des montant à faire confirmer sera définit de concert avec le
coordonnateur du PSAC, le spécialiste en gestion financière du PSAC, les responsables
financiers des interprofessions et les gestionnaires des différents comptes.
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4.1.2
Organisation des caisses
Panorama des caisses
Il n'existe qu’une caisse par source de financement, au niveau du L’UC-PSAC. Ces caisses seront
gérées de manière séparée selon les fonds et par source de financement (don IDA, fonds des
ressources C2D). A cet égard, les fonds en caisse provenant d'une source de financement donné
ne pourront servir à financer que les dépenses relevant de cette source de financement.
La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à 100 000 (cent mille) F CFA. Les
dépenses supérieures ou égales à 100 000 FCFA sont réglées par chèque ; sauf cas
exceptionnels dûment autorisés.
a)
Caisse de destination des fonds du compte projet IDA-PSAC
Le montant plafond de l'encaisse est de 1 000 000 (un million) F CFA.
La caisse est tenue par un Caissier qui a par ailleurs la garde des autres valeurs en dehors des
espèces que sont les chèques en transit, les bons de carburant, etc.
Le caissier tient un brouillard pour enregistrer les mouvements et suivre les situations de l'encaisse
et des autres valeurs. Il dresse chaque jour en fin de journée un état d'inventaire de la caisse. Le
Comptable arrête la caisse à la fin de chaque semaine.
b)
Caisse de destination des fonds du compte projet C2D-PSAC
Le montant plafond de l'encaisse est de 1 000 000 (un million) F CFA.
La caisse est tenue par un Caissier qui a par ailleurs la garde des autres valeurs en dehors des
espèces que sont les chèques en transit, les bons de carburant, etc.
Le caissier tient un brouillard pour enregistrer les mouvements et suivre les situations de l'encaisse
et des autres valeurs. Il dresse chaque jour en fin de journée un état d'inventaire de la caisse. Le
Comptable arrête la caisse à la fin de chaque semaine.
c)
Dispositifs spécifiques d'arrêté et de contrôle de la caisse
Les arrêtés des caisses sont préparés par le caissier à partir des brouillards et contrôlés par le
comptable ; mais au-delà du contrôle permanent effectué par le comptable, le contrôle de la
caisse peut être effectué par d'autres intervenants internes ou externes :
-
Intervenants externes
Ces travaux sont exécutés par des auditeurs ou inspecteurs dans le cadre des missions d'audit
ou d'inspection.
-
Intervenants internes
Les contrôles de caisse peuvent être périodiques (en cas de réapprovisionnement de la caisse) ou
inopinés. Les contrôles sont exercés par le Coordonnateur, le SGF et l'auditeur interne.
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Agricole (PSAC)
1/
Révisé
en
MOBILISATION DES RESSOURCES
4.2
Mobilisation des ressources
En ce qui concerne le financement, le PSAC bénéficie de sources de financement suivantes : La
contribution du gouvernement ivoirien par les fonds de contrepartie financés par le budget de l'Etat
(budget d'investissement public et de fonctionnement), les fonds des ressources du C2D; les fonds
du don et crédit IDA et la contribution des interprofessions.
Chaque ressource est mobilisée et gérée suivant des procédures spécifiques à chaque bailleur
(C2D et IDA) mais une volonté d'harmonisation est partagée.
4.2.1
Mobilisation des ressources internes du budget de l'Etat
Le Gouvernement inscrira chaque année dans son budget durant toute la période d'exécution du
Projet, le montant de sa contribution nécessaire pour le fonctionnement des structures du Projet et
la couverture des taxes récurrentes aux opérations liées à la mise en œuvre du PSAC.
Ces taxes ainsi que les taxes récurrentes aux opérations d'importation liées à la mise en œuvre du
PSAC seront payées au Trésor Public par engagement direct et imputation sur la ligne de budget
d'investissement public prévu à cet effet.
Parallèlement aux ressources ci-dessus, le gouvernement va contribuer, à travers les fonds du
C2D de la Coopération Française.
a) Approvisionnement en fonds de contrepartie de l'Etat
Il est fait recours au compte de contrepartie Etat qui est approvisionné à partir du budget de l’état
en fonds de contrepartie Etat à la demande de la DGTCP d'un montant convenu. Ce compte est
par la suite réapprovisionné en cas de besoin à la demande de la DGTCP.
b) Les mécanismes d'approvisionnement des fonds du C2D
b.1) Mobilisation des ressources C2D à partir du compte Désigné C2D-BCEAO
Les ressources du C2D seront versées sur un compte à ouvert à la BCEAO, à partir duquel seront
financés les différentes composantes retenues du PSAC. Les modalités de versement à partir du
compte Désigné C2D-BCEAO sont définies dans la convention de financement du PSAC et la
convention d’affectation du C2D-PARFACI.
Les dotations annuelles des fonds C2D pour le financement et la mise en œuvre du PSAC font
l'objet d'inscriptions dans la loi de finances qui reflète les décisions du Comité technique bilatéral
instauré au titre du C2D. Les modifications qui seraient convenues concernant les dotations seront
retranscrites dans la loi de finances en conformité avec les procédures nationales.
Un compte projet C2D-PSAC dont le coordonnateur est l'ordonnateur est ouvert à la banque du
trésor et acceptable par le bailleur. Ce compte est abondé périodiquement par des versements de
la BCEAO sur demande du coordonnateur, qui en tant qu’ordonnateur du PSAC prépare et
introduit les demandes de réapprovisionnement auprès du ST-C2D.
Le ST-C2D adresse au bailleur cette demande de versement accompagnée d'un ordre de transfert
signé du compte C2D-BCEAO vers le compte C2D-PSAC.
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Cet ordre de transfert est également signé par le bailleur qui le transmet ensuite à la BCEAO, avec
copie au ST-C2D.
Les fonds sont versés par la BCEAO sur le compte C2D-PSAC. Dès que les transferts de crédit
sont effectués, la BCEAO adresse au ST-C2D une copie du bordereau de transfert, sur lequel est
précisé le nom du PSAC, ainsi qu'un extrait de compte mensuel.
b.2) Approvisionnement (avance) initial du compte projet C2D-PSAC
L'avance initiale correspond à une estimation des besoins en fonds C2D pour environ 50% de la
dotation budgétaire annuelle, en distinguant les besoins pour les investissements des besoins pour
les autres dépenses. Cette estimation est basée sur le Programme de Travail et Budget Annuel et
le PPM, dont la partie concernant la contribution C2D est validée chaque année par le Comité
Technique Bilatéral du C2D.
b.3) Retrait du Compte projet C2D-PSAC
Pour faire face au fonctionnement normal de l’Unité de coordination du projet, les dépenses sont
exécutées par les organes internes du projet conformément à la procédure qui comprend une
phase administrative, l'engagement et l'ordonnancement, et une phase comptable, le paiement.
Les acteurs de la dépense au niveau du projet Sont :
-
Un coordonnateur;
Un responsable administratif et financier ;
Un comptable
Un contrôleur financier ;
Un agent comptable.
b.4) Paiement de la dépense à partir du compte projet C2D-PSAC
L’Agent Comptable du projet en charge des de la gestion des fonds C2D est le responsable du
poste comptable. Il est à ce titre dépositaire des deniers et des pièces comptables afférents à la
gestion financière du projet. Il a une responsabilité pécuniaire et est donc justiciable devant la cour
des comptes.
En tant que cosignataire (signature conjointe des chèques avec le Coordonnateur du PSAC), il
reçoit les ordres de paiement. Il procède aux contrôles liés à sa responsabilité de comptable
public.
Il fait ensuite la prise en charge comptable et procède au règlement de la dépense. Au moment du
règlement, il constate la disponibilité de la trésorerie et contrôle les références bancaires du
bénéficiaire. Ensuite, il crédite le compte du bénéficiaire par le débit du compte de trésorerie.
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INTERVENANT
Le SGF
DESCRIPTION DU PROCESSUS
-
Après exécution par le cocontractant de ses obligations,
remplit en quatre exemplaires un ordre de paiement manuel
accompagné des pièces ci-après :
- quatre exemplaires certifiés d'une facture normalisée ;
- quatre exemplaires des marchés, pour le premier paiement,
des décomptes sur marchés ou des contrats, conventions
ou baux préalablement enregistrés à la Direction Générale
des Impôts et comportant les visas des autorités
compétentes ;
- quatre exemplaires originaux du procès-verbal de réception,
du bon de livraison, de la fiche de travail ou d'intervention,
ou du rapport sanctionnant l'exécution par le cocontractant
de ses obligations dans le cas des dépenses relatives à des
formations ou des prestations intellectuelles ;
- quatre exemplaires de la fiche de contrôle.
Transmet le projet d’ordre de paiement au coordonnateur
pour avis
La secrétaire
Après avis du coordonnateur transmet le projet d’ordre de
paiement accompagné des pièces justificatives au contrôleur
financier du projet
Le contrôleur
- procède aux contrôles relevant de sa compétence. Il vise,
financier
diffère ou rejette l'ordre de paiement avec avis écrit motivé.
Il dispose pour le traitement du dossier, d'un délai maximum
de trois jours ouvrables à compter de la réception du
dossier.
- transmet, au moyen d'un bordereau de transmission, le
dossier au Coordonnateur et conserve un exemplaire de
chaque pièce constitutive du dossier.
Le coordonnateur - Après vérification, vise l'ordre de paiement et transmet le
dossier au moyen d'un bordereau de transmission au
contrôleur financier du projet.
Le CF
- effectue les contrôles et vérifications nécessaires dans un
délai de deux jours ouvrables à compter de la réception du
dossier.
- Il appose son visa sur l'ordre de paiement et le transmet
dans ce délai à l'Agence Comptable Centrale de Dépôt.
L’AC
- sous réserve de disponibilité de la trésorerie sur le Compteprojet, procède au virement sur le compte du Prestataire
dans un délai de 48 heures.
DOCUMENTS.
Ordre
de
paiement (OP)
Projet d’ordre de
paiement
Projet d’ordre de
paiement
ordre
virement
de
Mandat
de
paiement (MP
b.5) La demande de renouvellement de l’avance initiale des fonds du compte C2D-PSAC
Le renouvellement des avances sera effectué par Demande de Versement adressée par l'UCPSAC au ST-C2D à laquelle seront joints les documents suivants :
(i)
(ii)
les relevés bancaires du Compte Projet, couvrant toute la période écoulée depuis la date
de versement de l'avance précédente, sur lesquels devront figurer l'ensemble des
opérations effectuées au cours de cette période ;
l'avis de non-objection du ST-C2D sur les rapports d'exécution technique et financière
remis par le Bénéficiaire pour chaque Projet et justifiant de l'utilisation d'au moins 50% de
l'avance précédente et de 100% de l'avant-dernière avance. Les renseignements fournis
dans ce rapport incluront notamment le nom, l'adresse du (des) fournisseur(s) ou
prestataire(s), les références du (des) contrat(s) ou de la (des) commande(s), une
description des biens ou services financés, le montant et la date de(s) paiement(s).
Le Bénéficiaire attestera que cet état est conforme aux factures originales qu'il détient;
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(iii)
(iv)
l'avis de non-objection du ST-C2D sur les Plans Annuels d'Activités et les Plans de
Passation des Marchés des Projets C2D-PARFACI et C2D-PSAC, correspondant au
montant de l'avance demandée ;
la validation par la Direction des Marchés Publics (DMP) des Plans de Passation de
Marchés correspondant aux activités couvertes par les avances demandées.
Le versement de la dernière avance sera effectué selon des modalités identiques à celles des
avances précédentes. Son montant tiendra compte des besoins éventuellement révisés des
Projets.
Le Bénéficiaire s'engage à remettre au ST-C2D l'ensemble des pièces justifiant l'utilisation de
100% des avances dans un délai de six (6) mois après la date du versement de la dernière avance
Schéma des flux financier : procédures du C2D/C2D
C2D
INTERPROFESSIONS
COMPTE DESIGNE C2D/PSAC (logé
à la BCEAO)
100-X%
UC-PSAC
COMPTE PROJET C2D/PSAC (Banque
du trésor)
PRESTATAIRES
AGEROUTE
X%
COMPTE
PSAC/FILIERES
Prestataires (Entreprises,
Bureaux)
Flux financiers :
Flux de pièces justificatives :
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4.2.2
Mobilisation des ressources IDA
Il existe quatre procédures types de mobilisation des fonds :
-
Approvisionnement initial des comptes spéciaux ;
Réapprovisionnement ou reconstitution des comptes ;
Paiements directs ;
Engagement spécial ;
Remboursement
Contrôle du compte projet IDA-PSAC
Les ressources mobilisées donnent lieu à un traitement interne de suivi et de contrôle.
Les comptes du projet IDA
Dans la mise en œuvre d’un projet, il existe plusieurs comptes :
-
Le compte du crédit ;
Les comptes Désignés IDA-PSAC logé à la BCEAO (l’un pour le DON et l’autre pour le
CREDIT) ;
Le compte de contrepartie Etat ;
Le compte de projet IDA-PSAC ouvert dans une banque commerciale;
Les comptes des interprofessions PSAC/filières
1)
Le compte de crédit
Il est logé chez le bailleur de fonds. Il est ouvert à la signature de l’accord de prêt. Ce compte
reçoit le crédit résultant de l’accord de financement. Les opérations qui y sont effectuées sont sous
la seule responsabilité du bailleur de fonds. Les ressources sont déclinées en catégories de
dépenses. Chaque demande de paiement qui est transmise suit un circuit interne :
-
La division agriculture ;
La division décaissement ;
La division trésorerie.
En fonction de la demande, et vu le tableau récapitulatif, le montant de chaque catégorie est
imputée normalement à la dite catégorie. Les mouvements sur ce compte sont opérés au moyen
des appels de fonds lancés par la Dette Publique qui est le représentant de l’emprunteur. Les
opérations effectuées sur ce compte sont :
-
Paiement de l’avance sur le compte spécial ;
Remboursement de dépenses préfinancées sur le compte de contrepartie ;
Réapprovisionnement du compte spécial ;
Paiement direct aux fournisseurs ;
Paiement dans le cadre des lettres de crédit.
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2)
Le compte désigné IDA-PSAC logé à la BCEAO.
La procédure a pour objet de mobiliser les ressources de l’IDA en vue de financer les activités sur
le Compte spécial tenu par l’Unité de Coordination du Projet.
La procédure s’applique aussi bien pour l’alimentation du Compte spécial du dépôt initial de l’IDA
que pour les réapprovisionnements ultérieurs en vue de reconstituer son solde. Le Projet utilisera
la procédure de la DRF pour le réapprovisionnement du Compte spécial.
Les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) doivent être présentées en FCFA, trois mois
au plus tard après la date du paiement des dépenses par l’Unité de Coordination du Projet.
-
Des «dépenses autorisées» selon l’Accord de Financement dûment supportées par des pièces
justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives comprennent :
•
•
•
•
•
•
-
Facture acquittée et certifiée (ou décomptes, mémoires) ;
Bordereau de livraison, ou PV de réception ;
Bon de commande, contrat ;
Pièces attestant le règlement ;
Le relevé bancaire du compte spécial ;
Un état de rapprochement du compte spécial signé par le coordonnateur et le spécialiste
en gestion financière.
Les pièces justificatives des dépenses sont conservées au Projet à des fins de vérification sur
place. Les pièces devront être référencées de telle sorte à permettre un rapprochement rapide
avec la DRF à laquelle elles se rapportent.
a) Ouverture et approvisionnement initial du Compte désigné BCEAO-PSAC;
a.1) Ouverture du compte spécial ou compte désigné
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Bailleur de fonds
emprunteur
DOCUMENTS ET
INTERFACES
-
Conclusion d’un accord de financement
-
Avis juridique (cet avis juridique valide l’accord de
financement dans la mesure où les dispositions
qui y sont contenues ne sont pas contraires aux
lois nationales).
Accord
financement
de
Direction de la Dette
publique
-
Autorisation d’ouverture du Compte spécial
transmise à l’agence comptable de la dette
publique.
Accord
financement
de
Agence Comptable de la
Dette Publique
-
Notification d’ouverture du Compte spécial à une
banque jugée crédible par le bailleur de fonds et
la partie ivoirienne.
Autorisation
d’ouverture
Banque agréée
-
Ouverture du Compte spécial et communication
du numéro de Compte à l’Agence Comptable de
la Dette Publique.
Notification
d’ouverture
Agence Comptable de la
Dette Publique
-
Notification du numéro de Compte au bailleur
de fonds, unité de Coordination du Projet,
Programmes National d’Investissement Agricole
(PNIA), Direction des affaires financières et du
Patrimoine du ministère, dette publique.
Cour suprême
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a.2) Approvisionnement initial du compte désigné IDA-PSAC et du compte projet
IDA-PSAC
Au démarrage du projet, le compte désigné reçoit une avance initiale selon les règles financières
du bailleur de fonds ou sur la base d’un programme d’activités semestriel ou annuel arrêté
d’accord partie entre le bailleur et la partie ivoirienne. Le niveau de l’avance peut évoluer en
tenant compte du volume d’activités en cours au niveau du projet. La capacité d’absorption de
cette avance et sa justification est un bon indicateur de la conduite du projet.
INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Unité de Coordination du
Projet (UCP)
-
Rédaction d’un Programme de Travail et
Budget Annuel (PTBA) ;
Elaboration d’un budget semestriel.
Comité de Pilotage du
projet (CP)
-
Validation du PTBA et du budget semestriel.
Projet
-
Transmission du PTBA et du budget
semestriel au bailleur de fonds pour avis de
non objection.
Bailleur de fonds
-
Analyse du PTBA et du budget semestriel,
ensuite donne son avis de non objection.
Projet
-
Elaboration d’une demande d’avance (DRF) à
transmettre ; voir circuit des DRF ;
Visa de la DRF par le coordonnateur du projet.
DEP (Direction de
l’Evaluation et des Projets)
-
Visa de la DRF
DAFP (Direction des
Affaires Financières et du
Patrimoine
-
Visa de la DRF
-
Réception de la DRF, transmission de l’appel
de fonds au bailleur.
-
Réception de la DRF au département
technique, ensuite au département financier,
enfin au département trésorerie pour
règlement.
-
DOCUMENTS ET
INTERFACES
PTBA
Programme
de
Travail et Budget
Annuel (PTBA)
DRF
DRF
Dette publique
DRF
Bailleur de fonds
Banque Centrale des Etats
de l’Afrique de l’Ouest
-
Reçoit le virement
Crédite ensuite le compte désigné IDA-PSAC
Le compte projet IDA-PSAC
-
Crédité à partir du compte Désigné IDA-PSAC
DRF
Avis de crédit
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3)
Compte projet IDA-PSAC
a)
Retrait du Compte projet IDA-PSAC et Paiement de la dépense
a.1) Retrait du compte projet IDA-PSAC
L’Agent Comptable du projet est le comptable assignataire en ce qui concerne le Compte projet
IDA-PSAC. A ce titre, tous les mandats de paiement délivrés dans le cadre de l’exécution des
dépenses du projet lui parviennent. Il fait les contrôles d’usage, conformément aux règles du
payeur, fait la prise en charge et le règlement desdites dépenses.
a.2) Paiement de la dépense
L’Agent Comptable est le responsable du poste comptable. Il est à ce titre dépositaire des deniers
et des pièces comptables afférents à la gestion financière du projet. Il a une responsabilité
pécuniaire et est donc justiciable devant la cour des comptes.
En tant que comptable assignataire, il reçoit les ordres de paiement. Il procède à son tour aux
contrôles liés à sa responsabilité de comptable public.
Il fait ensuite la prise en charge comptable et procède au règlement de la dépense. Au moment du
règlement, il constate la disponibilité de la trésorerie et contrôle les références bancaires du
bénéficiaire. Ensuite, il crédite le compte du bénéficiaire par le débit du compte de trésorerie.
INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le Coordonnateur
-
Exprime le besoin de la dépense
Le SGF
-
Consulte le budget et constate l’existence du
crédit sur la ligne.
Facture pro-forma
Le Coordonnateur
-
Transmission des factures pro forma au
spécialiste en gestion financière pour préparation
de l’engagement ;
Vise la fiche d’engagement.
Bon de commande
Ordre de paiement
Contrôleur Financier
-
Reçoit l’engagement, constate la disponibilité du
crédit sur la ligne et valide l’engagement.
Le SGF
-
Etablissement de la commande, livraison,
réception facturation. Certification du service fait.
Etablissement d’un ordre de paiement.
Contrôleur Financier
-
Contrôle et visa de l’ordre de paiement
Agent comptable
-
Contrôle du payeur
Prise en charge comptable
Règlement
Conservation des pièces comptables
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Budget
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b)
Reconstitution/réapprovisionnement du Compte projet IDA-PSAC
La justification/reconstitution est un système de revolving qui implique que toute dépense justifiée
redevienne une recette qui vient alimenter le compte projet IDA-PSAC. Cela sous-entend que la
capacité de mise en œuvre du projet détermine le niveau de trésorerie. Plus une dépense payée
peine à être recyclée, plus la Trésorerie est impactée négativement. Quelques règles à observer et
documents pour l’établissement d’une demande de retrait de fonds de reconstitution.
-
-
Vérifier la date de valeur de l’avance pour s’assurer que les dépenses sont éligibles à l’avance
car les dépenses antérieures à la date de valeur sans avis express de non objection du
bailleur ne peuvent être prises en charge dans la justification/reconstitution ;
Les relevés bancaires confirment les mouvements, objet des dépenses présentées dans la
DRF ;
L’état de rapprochement du Compte projet est effectué et que le solde résulte bien du pointage
des dépenses.
INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le SGF
-
L’Auditeur Interne
-
Le SGF
-
-
-
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Reçoit les dépenses pour la reconstitution du
Compte spécial ;
Fait le tri pour voir quelles sont les dépenses
éligibles au projet et payées sur le Compte
spécial ;
Classe les dépenses par catégorie de dépenses.
état des dépenses
Contrôle la conformité et les pièces justificatives
de la dépense :
La facture (voir le hors taxe, la taxe, le TTC) la
liquidation, la date, le bon de livraison, le bon de
commande, la qualité des réceptionnaires, la date
de la réception, l’imputation budgétaire,
comptable, analytique ;
Le numéro de chèque, ordre de virement, le
règlement en espèce etc. ;
L’avis de non objection du bailleur, si nécessaire.
Facture+ bon de
livraison + bon de
commande
Saisit les dépenses sur les états certifiés de
dépenses
(formulaire
approprié
pour
la
justification reconstitution du bailleur de fonds)
par catégorie de dépenses ;
Fait un état récapitulatif des dépenses par
catégorie par source de financement : bailleursTrésor ;
Etablit les certificats de paiement :
• Part bailleur ;
• Part Trésor.
Ordre de virement+
avis
de
non
objection
Etat récapitulatif des
dépenses
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INTERVENANTS
OU
SERVICE EN CHARGE
Nota : le contrôle systématique des informations
contenues dans les certificats est indispensable pour
la bonne fin de l’opération de paiement. Il s’agit du
numéro de compte, de l’identification du bénéficiaire,
de la mise à jour des soldes initiaux.
Le Coordonnateur
-
DOCUMENTS
INTERFACES
DRF
Etablit le certificat de non corruption ; Le certificat
de service fait ;
Joint toutes pièces justificatives pouvant rendre
crédibles la demande de reconstitution ;
Vérifie aussi la date de valeur de l’avance, de
manière à ne justifier que les dépenses
exécutées dans le cadre de cette avance. En
effet, il faut éviter que des dépenses non éligibles
à l’avance ne viennent y être imputées. Il peut
s’agir entre autre de dépenses effectuées avant
la mise en place de l’avance. Pour la prise en
charge desdites dépenses, il faut requérir l’avis
express de non objection du bailleur de fonds.
DRF
Le
Directeur
de
l’Evaluation des Projets
-
Vise la DRF
DRF
Le Directeur des Affaires
Financière
et
du
Patrimoine
-
Vise la DRF
DRF
-
Etablir un appel de fonds à transmettre au bailleur
Avis de crédit
-
Réception de la DRF au département technique,
ensuite au département financier, enfin au
département trésorerie pour règlement.
Banque Centrale des
Etats de l’Afrique de
l’Ouest (BCEAO)
-
Reçoit le virement.
Banque agréée
-
Le Compte de projet est crédité du montant admis
en reconstitution.
Dette publique
Bailleur de fonds
Avis de crédit
4)
Le compte de contrepartie
Ce compte est utilisé pour le règlement des dépenses imputables à l’état. Il est provisionné par le
Trésor sur les ressources de l’état, donc de l’emprunteur. Il peut servir aussi à préfinancer des
dépenses normalement éligibles au projet et présenter le remboursement au bailleur.
5)
Le compte PSAC/Filières
Il sera ouvert un compte PSAC/Filières dans une banque commerciale au niveau de chaque
interprofession.
Lorsqu’une subvention doit être donnée à l’interprofession pour cofinancer l’action souhaitée, les
fonds du compte projet C2D-PSAC et du compte projet IDA-PSAC sont utilisés et virés dans le
compte PSAC/Filières suivant les modalités définies dans les conventions signées. Les
pourcentages de financement des différentes parties seront finalisés lors de la mission d’évaluation
pour les activités prévues dans le PSAC.
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ET
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4.2.3
Le Paiement Direct
Il consiste pour le projet à faire payer directement le fournisseur à partir du compte du crédit logé
chez le bailleur de fonds. Cette demande doit être présentée sous la forme acceptée par le bailleur
de fonds et par la partie ivoirienne. Les conditions d’acquisition des biens et services doivent être
conformes à l’accord de prêt.
1.
OBJET DE LA PROCEDURE
Plus de 60% des activités du projet sont payées au moyen de cette procédure qui permet
d’effectuer de grosses dépenses directement par le bailleur de fonds à partir du compte du projet
en lieu et place de comptes de trésorerie logés en côte d’ivoire dont le niveau de ressource est
assez faible. Au plan financier, la disponibilité des ressources, garantit un paiement dans les délais
très courts permettant aux entreprises adjudicatrices des marchés de réaliser à bonne date les
travaux. Cette procédure est un levier important dans la mise en œuvre du projet.
Cette procédure s’applique aux grosses dépenses, notamment les marchés de travaux, de
consultances, d’équipements etc. Généralement l’avis de non objection du bailleur est requis pour
le paiement de la dépense.
3.
REGLES DE GESTION
A chaque facture de fournisseurs ou prestataires de services sont joints :
-
la lettre de transmission ;
le certificat de service fait ;
le B/C ou le Contrat ou le Marché ;
le B/L du fournisseur ou le PV de réception.
Toutes les factures doivent porter les cachets :
-
du PSAC ;
"BON A PAYER" attestant l’éligibilité de la facture au paiement.
Les marchés et documents sur la passation des marchés doivent être déjà transmis avant la
demande de paiement direct (DPD).
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Pièces exigées par les partenaires financiers.
Préparation de la DPD.
Contrôle et certification de la DPD.
Signature du bordereau de transmission par Le Coordonnateur.
Expédition à la Banque Mondiale.
Comptabilisation et Classement de la DPD.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
DOCUMENTS ET
INTERFACES
1. Pièces exigées par le bailleur de fonds
-
Le formulaire de demande paiement direct
(bailleur) ;
Le marché ;
La facture (avance de démarrage ou décompte
définitif) ;
Les différentes cautions ou / et garanties résultant
des clauses du marché ;
Le certificat de service fait ;
Le certificat de non corruption.
2. Les pièces exigées par la partie ivoirienne
-
La facture (avance de démarrage ou décompte
définitif) ;
Le certificat de paiement part bailleur ;
• Signatures autorisées
Le certificat de paiement part Trésor
• Signatures autorisée
La fiche d’engagement de la dépense ;
L’avis de non objection du bailleur.
Formulaires
DPD + Pièces
PREPARATION DE LA DPD
L’Assistant comptable
-
-
Prépare les factures à régler par paiement direct ;
S’assure que les factures :
• portent le cachet du Projet ;
• portent le cachet de contrôle « BON A PAYER » ;
• sont accompagnées du B/C, marché ou contrat
et du B/L du fournisseur ou PV de réception.
S’assure que les factures sont éligibles au
paiement ;
Prépare les formulaires (IDA) ;
Transmet l’ensemble du dossier au Spécialiste en
Gestion Financière pour contrôle et vérification.
Formulaires
DPD + Pièces
CONTROLE ET CERTIFICATION DE LA DPD
Le SGF
-
Contrôle et vérifie si le dossier est conforme ;
Contrôle et appose son visa sur les états.
Formulaires
DPD + Pièces
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
DOCUMENTS ET
INTERFACES
L’Auditeur Interne
-
Examine la conformité de la demande par rapport
à l’Accord de financement, et la transmet au
coordonnateur.
Formulaires DPD +
Pièces
Le Coordonnateur
-
Certifie la DPD ;
Signe et fait transmettre la DPD aux personnes
autorisées.
Formulaires DPD +
Pièces
Le Directeur de
L’Evaluation des Projets
-
Vise la DPD.
Formulaires DPD +
Pièces
Financière et du
Patrimoine
-
Vise la DPD.
Dette Publique
-
Bailleur de fonds
Formulaires DPD +
Pièces
-
Etablir un appel de fonds à transmettre au
bailleur.
Formulaires DPD +
Pièces
Réception de la DPD au département technique,
département trésorerie pour règlement.
Avis de crédit
Avis de crédit
Banque centrale des états
de l’Afrique de l’ouest
(BCEAO)
-
Reçoit le virement.
Banque du fournisseur
-
Le Compte du fournisseur est crédité du montant
correspondant à la part Bailleur
DPD + Fiche
d'imputation
COMPTABILISATION ET CLASSEMENT
-
comptabilise la DPD (Cf. procédures
comptables) ;
met à jour le registre des DRF/DPD ;
appose le cachet « DRF/DPD » et inscrit le
numéro de la DRF/DPD sur chaque pièce ;
Engagement spécial
Ce procédé permet de faire payer les fournisseurs pour les biens et services importés au moyen
d'une "lettre de crédit" exigeant des garanties de retrait de fonds.
La procédure s'applique pour demander un engagement spécial de l'IDA auprès de la banque
située dans le pays du fournisseur (banque négociatrice).
La lettre de crédit
La lettre de crédit est un engagement irrévocable qu’une banque prend pour assurer à une
banque correspondante, le règlement d’une transaction dans le cadre d’un crédit documentaire.
La procédure s'applique aux acquisitions des biens à dans le cadre du commerce international.
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Cette procédure est courante dans le cadre du commerce international. Toutefois, il convient de
noter que cette forme de paiement n’est pas assez usuelle au niveau des projets cofinancés, or
elle offre des possibilités techniques et financières assez intéressantes dans l’exécution des
projets. Il s’agit de la qualité technique des biens importés directement par le projet et les coûts
d’acquisition.
Une demande de retrait de fonds est introduite accompagnée des factures pro forma relatives
au(x) bien(s) à acquérir. Il y’a également toutes les indications relatives au fournisseur, raison
sociale, numéro de compte bancaire, la monnaie dans laquelle le règlement devra être effectuée
etc. Le bailleur donne son avis de non objection sur l’acquisition à effectuer et sur la procédure à
engager pour le paiement. En termes d’avis, il s’agit d’un engagement spécial et irrévocable que
donne le bailleur de fonds aux fins de réaliser la transaction. Dans un tel cas, le bailleur se charge
de trouver une banque correspondante dans le pays où le bien est importé. La transaction se fait
entre le bailleur et la banque correspondante et le bien est livré CAF ou FOB au projet dans le
pays importateur.
Pièces exigées par le bailleur de fonds
-
Le formulaire de demande approprié (bailleur) ;
Le marché ;
La facture pro-forma ;
Le crédit documentaire ;
Le certificat de non corruption.
Les pièces exigées par la partie ivoirienne
-
L’engagement spécial ;
La facture pro-forma ;
Le Certificat de paiement part bailleur ;
• Signatures autorisées ;
Le certificat de paiement part Trésor ;
• Signatures autorisée ;
La fiche d’engagement de la dépense ;
L’avis de non objection du bailleur.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le Coordonnateur
-
Le projet exprime le besoin d’importer un bien
Le SPM
-
S’informe auprès des fournisseurs ou d’une agence
d’exécution dans le cadre international ;
Retient le fournisseur qui délivre les factures pro
forma et tout document relatif au crédit
documentaire.
-
L’Auditeur interne
-
Fait le contrôle d’usage pour attester de la
conformité des documents avec les procédures.
Le Coordonnateur
-
Transmet les documents au bailleur pour requérir
l’avis de non objection.
Le Bailleur de fonds
-
Donne un engagement spécial pour son
engagement irrévocable pour la bonne fin de
l’opération.
Le SGF
-
Etablie, sur la base de cet engagement une (DRF)
pour l’acquisition du bien donné.et la transmet au
Coordonnateur pour visa, après le contrôle de
l’Auditeur interne.
Le coordonnateur
-
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Dao + Facture proforma
+
Crédit
Documentaire
DAO + Facture Proforma
+
Crédit
Documentaire
DRF
Vise et fait transmettre la DRF aux structures
compétentes pour visa.
DRF
Le
Directeur
de
-
Vise la DRF
DRF
Financière
et
du
Patrimoine
-
vise la DRF
DRF
Le Directeur de la Dette
Publique
-
Etablir un appel de fonds à transmettre au bailleur
appel de fonds
-
département trésorerie pour règlement
DRF
-
Reçoit le virement
l’ordre de virement
-
Le compte de contrepartie est crédité du montant
admis en remboursement.
-
Règlement des droits de douane et TVA.
-
Réception du bien
Bailleur de fonds
La banque
correspondante
Banque du fournisseur
Trésor
Etat de taxes et
impôt
Projet
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4.2.4
Le remboursement
Le remboursement est la procédure par laquelle une dépense préfinancée sur le compte de
contrepartie, donc par le Trésor est présentée en DRF en vue de son remboursement par le
bailleur de fonds. Cela suppose que cette dépense est réputée comme une dépense devant être
financée par le projet, donc éligible. Ensuite, cette dépense a été faite dans les conditions
déterminées par l’accord de prêt. Enfin, la dépense a subi un traitement régulier dans le circuit
financier et comptable.
Cette procédure intervient lorsque les ressources sur le Compte spécial ne peuvent pas payer les
dépenses normalement éligibles au projet. Cette situation peut être conjoncturelle ou de longue
durée. En vue de garantir une continuité des activités, la partie ivoirienne peut se substituer au
bailleur pour payer les dépenses. Ces dépenses sont aussitôt demandées en remboursement pour
ne pas mettre en mal la trésorerie de l’emprunteur.
La dépense a été engagée, ordonnancée et payée sur le compte de contrepartie, le relevé
bancaire fait foi. Les dépenses sont saisies par catégorie sur les états appropriés.
Les Demandes de Remboursement doivent être présentées en FCFA, trois mois au plus tard
après la date du paiement des dépenses par le compte de contrepartie du Projet.
-
Des «dépenses autorisées» selon l’Accord de Financement dûment supportées par des pièces
justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives Comprennent :
-
La facture (voir le hors taxe, la taxe, le TTC) la liquidation, la date ;
Le bon de livraison ;
Le bon de commande ;
Le PV de réception : la qualité des réceptionnaires, la date de la réception, l’imputation
budgétaire, comptable, analytique ;
Le numéro de chèque, ordre de virement, le règlement en espèce etc. ;
L’avis de non objection du bailleur, si nécessaire.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le SGF
-
Reçoit les dépenses éligibles au projet, mais pour
les contraintes diverses ont été préfinancées par le
Trésor.
-
Classe les dépenses par catégorie de dépenses
Etat des dépenses
L’Auditeur interne
-
Contrôle la concordance pièces justificatives/objet
de la dépense à savoir :
• La facture (voir le hors taxe, la taxe, le TTC) la
liquidation, la date ;
• Le bon de livraison ;
• Le bon de commande ;
• Le PV de réception : la qualité des
réceptionnaires, la date de la réception,
l’imputation budgétaire, comptable, analytique ;
• Le numéro de chèque, ordre de virement, le
règlement en espèce etc. ;
• L’avis de non objection du bailleur, si
nécessaire.
Facture + bon de L
+ BC
-
-
-
Le SGF
Le Coordonnateur
Etat des dépenses
Saisit les dépenses sur les états certifiés de
dépenses
(formulaire
approprié
pour
le
remboursement) par catégorie de dépenses ;
Fait un état récapitulatif des dépenses par
catégorie par source de financement : bailleurTrésor ;
Etablit les certificats de paiement :
• Part bailleur ;
• Part Trésor.
• Puis les transmet au SGF
-
Vérifie et fait le contrôle d’usage et transmet la
DRF au coordonnateur
-
Etablir le certificat de non corruption, le certificat de
service fait, et joindre toutes pièces justificatives
pouvant rendre crédibles la demande de
remboursement ;
Fait viser la DRF par les personnes autorisées au
niveau du projet.
-
DOCUMENTS ET
INTERFACES
Etat des dépenses
Nota : le contrôle systématique des informations contenues dans les certificats est indispensable
pour la bonne fin de l’opération de paiement. Il s’agit du numéro de compte contrepartie, de la mise
à jour des soldes initiaux.
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INTERVENANTS OU
SERVICE EN CHARGE
Le Directeur de
DOCUMENTS ET
INTERFACES
DRF
-
Vise la DRF
financière et du
Patrimoine
-
Vise la DRF
Le Directeur de la Dette
Publique
-
Etablit un appel de fonds à transmettre au bailleur
DRF
Bailleur de fonds
-
département trésorerie pour règlement
DRF
Banque Centrale des
Etats de l’Afrique de
l’Ouest (BCEAO)
-
Reçoit le virement
avis de crédit
Compte de projet
PSAC/IDA
-
Le compte de projet est crédité du montant
admis en remboursement.
avis de crédit
DRF
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Schéma des flux financiers : Procédures IDA
COMPTE DE CREDIT
(IDA)
DPD
INTERPROFESSIONS
COMPTE DESIGNE
IDA/PSAC (BCEAO)
ETAT DE COTE
D’IVOIRE
100-Y%
UC-PSAC
Y%
COMPTE PROJET
IDA/PSAC (Banque
cciale)
COMPTE
PSAC/FILIERES
COMPTE DE
CONTREPARTIE (TRESOR
PUBLIQUE)
SALAIRES
FONCTIONNAIRE
PRESTATAIRE
S
AGEROUTE
PRESTATAIRES
(entreprises,
bureaux)
Flux Financiers :
Flux de pièces justificatives :
Y : quote part de financement du compte projet IDA/PSAC au compte PSAC/FILIERES
DPD : Demande de Paiement Directe
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Contrôle du Compte projet IDA/PSAC
Le contrôle du Compte projet relève de la compétence de l’Agent Comptable du projet. En cette
qualité, il rend compte de sa gestion à la cour des comptes.
Parallèlement au contrôle de l’Agent comptable le SGF et l’auditeur interne constituent l’organe de
contrôle financier de l’UC-PSAC et effectue dans ce cadre des contrôles des mouvements sur ce
compte.
Cela dit, le projet, conformément à l’accord de prêt, commet des audits annuels pour faire l’état de
la gestion administrative, financière et comptable du projet. A ce titre, tous les comptes du projet
sont soumis à audit. Cet audit a pour but d’éprouver le fonctionnement du projet au regard des
procédures et autres règles de gestion élaborées dans le cadre de l’exécution du projet.
L’auditeur qui est un auditeur indépendant doit donner une opinion spécifique concernant le
Compte projet IDA/PSAC. Le rapport d’audit doit parvenir à la fin de l’exercice comptable au
bailleur de fonds et à la partie ivoirienne.
Il convient de noter que chaque demande de reconstitution est accompagnée de relevés
bancaires, d’un état de rapprochement du Compte projet. Le recoupement de tous ces éléments
garantit un contrôle à minima du Compte projet.
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2014
1/
Agricole (PSAC)
GESTION DE LA CAISSE DE MENUES Révisé en
DEPENSES
4.3
Gestion de la caisse
Le rôle de la caisse est d’assurer une disponibilité de trésorerie en vue de faire face au menu
dépenses de fonctionnement ayant un caractère urgent, imprévu. Par exemple, collage de pneu,
remplacement d’une serrure, ravitaillement en boissons hygiéniques, achat de piles pour le
gardien, etc. Le plafond de cette caisse peut être arrêté à un niveau, compatible avec les besoins
de l’UCP. Le réapprovisionnement se fera à l’instar de la justification/reconstitution du compte
spécial. Les dépenses approuvées réalimentent la caisse.
La fonction caissière doit être indépendante de la fonction comptable :
-
Les paiements par caisse doivent être limités ; en l’occurrence, tous les paiements par caisse
doivent être inférieurs ou égaux à un plafond fixé à 50 000 F CFA;
Tous les règlements au-delà de 50 000 FCFA doivent être faits par chèque ou virement
bancaire ;
Toute dépense par caisse doit être autorisée au préalable par le Coordonnateur ;
Toute dépense par caisse doit être justifiée dans les 72 heures suivant le décaissement ;
Pour la sécurité des fonds, la conservation est assurée dans un coffre-fort dont la clé sera
détenue par le responsable de la caisse ;
Les vérifications mensuelles des espèces en caisse doivent être effectuées par le Comptable
ou toute personne habileté à la fin de chaque mois avec un billetage approprié ;
Les vérifications inopinées des espèces pourraient être initiées ;
Les vérifications donneront lieu à l’établissement de procès-verbaux de caisse co-signés par le
caissier et le comptable et soumis au visa du SGF;
La vérification sous-entend le dénombrement des espèces en coffre et le regroupement avec
le brouillard de caisse en prenant en compte s’il y a lieu les bons provisoires ;
Le brouillard de caisse devra être signé par la personne chargée de la vérification.
a.
b.
c.
d.
Ouverture de la caisse ;
Retrait de la caisse ;
Réalimentation de la caisse ;
Contrôle de la caisse.
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Ouverture de la caisse
La dotation initiale de la caisse résulte d’une évaluation des dépenses mensuelles prévisibles et de
la dotation pour le fonctionnement annuel de l’Unité d’exécution du projet. Le plafond doit être
arrêté entre l’Agent Comptable, le SGF et le coordonnateur du projet.
Au vu de la dotation initiale, un chèque est établi par l’Agent comptable secondaire pour
l’alimentation de la caisse. Ce chèque est tiré du compte du projet servant à payer les dépenses
éligibles au projet et imputable au bailleur.
Retrait de la caisse
Les retraits de la caisse se font de deux manières :
-
Avance sur caisse ;
Dépenses effectives.
•
Avance sur caisse
Les avances sur caisse sont effectuées en vue de donner les moyens permettant de faire des
dépenses dans le cadre de l’exécution du projet. Cette avance sur caisse est consentie sur la base
de dépenses prévisionnelles. Une fois les dépenses effectives connues, une pièce de caisse est
produite. En ce moment-là, le montant effectif dépensé fait l’objet d’une pièce de caisse. Il est
procédé à la régularisation de l’avance. La pièce de caisse doit mentionner les informations
suivantes :
-
Numéro de la pièce ;
Date ;
Montant de la dépense ;
Nature de la dépense.
Imputation comptable ;
Billetage ;
Le nom et la signature du bénéficiaire ;
Le nom et la signature du caissier.
•
Dépenses effectives
Sur présentation d’un reçu de paiement, d’une facture, sous la responsabilité du caissier, le
bénéficiaire peut être remboursé du montant de la dépense. Une pièce de caisse est établie avec
la signature des personnes concernées.
Réalimentation de la caisse
La réalimentation de la caisse se fait au vu de l’arrêté du journal mensuel de caisse. Le journal doit
mentionner les informations suivantes :
-
Montant initial de la caisse ;
Montant des dépenses du mois ;
Le solde de la caisse.
Le montant des dépenses du mois constitue le montant devant faire l’objet de réalimentation en
vue de permettre d’atteindre le montant initial de la caisse.
Contrôle de la caisse
Le contrôle de la caisse se fait à l’occasion de la réalimentation, mais le contrôle se fait en fin
d’année, au mois de Décembre au moment de l’inventaire de fin d’année.
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ANNEXES PROCEDURES FINANCIERES
1.
2.
3.
4.
5.
tableau des ressources et emplois de fonds
utilisation des fonds par composante du projet pour le trimestre
rapport sur l’avancement des activités
rapport de suivi financier
situation des dépenses au titre des contrats et marches
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ANNEXE 1
REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL COTE D’IVOIRE
FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPROFESSION../GVT….)
TABLEAU DES RESSOURCES ET EMPLOIS DE FONDS
Pour le trimestre finissant le ………………
En FCFA
RESSOURCES
MONTANT
Trimestre
MONTANT
Cumul Projet
FONDS IDA
C2D
INTERPROFESIONS
GVT
Total des ressources
EMPLOIS/Catégories
Total des emplois
Excédent/Déficit des fonds reçus sur les emplois
Solde d’ouverture :
Compte Désigné
Montant net de l’encaisse disponible
Composition :
Compte Désigné
Total
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ANNEXE 02
FINANCEMENT PSAC (prêt IDA N°…/prêt C2D……./INTERPROFESSION./GVT….)
UTILISATION DES FONDS PAR COMPOSANTE DU PROJET POUR LE TRIMESTRE FINISSANT LE …………………………..
FCFA
COMPOSANTES/SOUS
COMPOSANTES
REALISATION
PREVISION
Montant
trimestre
Montant
trimestre
Montant cumulé
ECARTS
Montant
cumulé
A
B
C
TOTAL DES
PROJET
DEPENSES
DU
_______________________________________________________________________________________________________
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Montant
trimestre
DOC
EVAL.
Montant
cumulé
Coût
révisé
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ANNEXE 03
RAPPORT SUR L’AVANCEMENT DES ACTIVITES
En date du
N°
Description
activités
des
Avancement
des activités
Effectif
Coût à ce
jour
Prévu
Effectif
Prévu
Prévision
d’achèvement
Révisées
Coût total
Composante A
Composante B
Composante C
Composante D
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Date
d’achèvement
Initiales
Coût total
Date
d’achèvement
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ANNEXE 04
PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOL
RAPPORT DE SUIVI FINANCIER
Période du ………. au ………..
DESIGNATION
TRIMESTRE
CUMULATIF
PREVISION 6
MOIS A VENIR
ENCAISSEMENT
Financement C2D
Financement interprofessions
Gvt
Financement IDA
Financement total
DEPENSES PAR COMPOSANTE SOUSCOMPOSANTE
A
B
C
D
Total des dépenses
Encaissements - dépenses
Solde d’ouverture
Compte Désigné IDA
Sous-total
Encaissement net disponible
Solde de clôture
Compte Désigné IDA
Solde total de clôture de l’encaisse
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Janvier 2014
155/198
Draft revu du manuel des procédures du PSAC
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ANNEXE 05
SITUATION DES DEPENSES AU TITRE DES CONTRATS ET MARCHES
TABLEAU DE SYNTHESE DES ENGAGEMENTS
Marché
ou
Engagement,
Numéro
ou
autres
Références
Date de
Marché
Prestataire
ou
Fournisseur
Nature
de
la
Dépense
Catég.
Fin.
Montant de l’Engagement
Devise
Montant
Devise
Taux
de
conversion
Part réalisée
sur
engagements
(Factures ou
Décomptes
reçus
des
prestataires
Montant
Local
Total à la
date de
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156/198
Plafond
des
Financements
des
engagements exécutés
selon accord de crédit
Financement
réalisé
des
engagements
exécutés
IDA
Taux
IDA
Taux
Montant CFA
Montant CFA
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PARTIE 5 : PROCEDURES BUDGETAIRES
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YZAS Baker Tilly
157/198
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Rédigé en Janvier
PROCEDURES BUDGETAIRES
2014
Agricole (PSAC)
Révisé en
GENERALITES
5.1
Folio
1/
Généralités
La directive n°06/CM/UEMOA/2009 modifie le cadre règlementaire et les principes budgétaires
connus jusqu’alors. Le système budgétaire se voit ainsi renforcé dans une nouvelle perspective,
il s’agit :
-
La budgétisation inscrite dans un cadre pluriannuel ;
La culture de la performance comme nouveau paramètre ;
La notion de programme introduite.
A la faveur du CDMT (Cadre de Dépenses à Moyen Terme) les objectifs du budget ont subi une
totale refonte pour se décliner sous trois axes principaux: objectifs, activités, actions. Le CDMT
s’inscrit dans un cadre triennal à l’instar des fiches de projets. Ce cadre est plus cohérent dans la
mesure où il intègre une vision à court et moyen terme du développement.
Le budget annuel du PSAC découle de l’ensemble des
composantes.
programmes consolidés des
Il représente une expression en termes financiers de toutes les activités du Projet pour une
période d’un an. Il est l’instrument principal de suivi dont dispose l’Unité de Coordination du
Projet.
L’exercice budgétaire est d’un an. Il correspond à l’année civile et s’étend du 1er Janvier au 31
Décembre de la même année.
5.1.1
Cadre réglementaire du budget
5.1.1.1
Dispositif d’élaboration des fiches projet
Chaque projet est inscrit au PIP (Programme d’Investissement Public). Chaque année avant
l’élaboration du budget, tout projet est tenu de déposer une fiche où est consignée la
programmation des activités tri annuelles. Le remplissage de cette fiche donne droit à figurer
dans le programme d’investissement de l’état et à bénéficier des ressources consacrées au titre
3.
5.1.1.2
Le plan de travail et de budget annuel (PTBA)
Le PAA, Programme d’Activités Annuelles ou PTBA Programme de Travail et Budget Annuel est
la déclinaison annuelle du plan d’opération du projet. Il donne les objectifs, les actions, les
activités à mener, leur coût. Dans le cadre du CDMT, le PTBA s’établit sur trois années.
C'est un outil qui aide à tirer méthodiquement et concrètement parti, sur une base annuelle, des
informations et des idées sur les aspects tant techniques que financiers de l'exécution du projet.
Il importe de souligner que la planification ne se limite pas à la programmation (calendriers et
choix des instruments). Son objet principal est de définir la meilleure approche en fonction des
besoins et de la nature de l'objet du suivi et de l'évaluation.
A cet effet, l'élaboration du PTBA s'impose au Coordonnateur de l’UCP PSAC et au Gestionnaire
des interprofessions.
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Ainsi, concernant ce projet, les activités doivent correspondre au rapport d’évaluation qui donne
les composantes à réaliser. Ces composantes se structurent en investissement et en
fonctionnement.
La procédure comprend les étapes suivantes :
•
•
•
•
•
Préparation des PTBA des interprofessions
Validation des PTBA des interprofessions
Consolidation des PTBA du PSAC
Approbation des PTBA consolidés
Initialisation et mise en place des PTBA consolidés
Préparation des PTBA des interprofessions
Dans les soucis de respecter le calendrier général et habituel d’élaboration du budget
annuel de l’état nous vous proposons le chronogramme ci-après :
Les interprofessions préparent dans le courant du mois de juillet de chaque année, leur dossier
de PTBA de l'année N+1 constitué des documents suivants :
-
le bilan de l'exécution technique et budgétaire des 02 premiers trimestres de l'année en
cours ;
le programme d'activités de l'année N + 1 ;
le chronogramme de réalisation des activités de l'année N + 1 ;
le budget de l'année N + 1.
Les PTBA interprofessions sont ensuite transmis au Coordonnateur du PSAC au plus tard le 10
Mai de chaque année.
Validation technique et budgétaire des PTBA des interprofessions
Le Coordonnateur du Projet fait la synthèse des PTBA des interprofessions. Cette synthèse est
envoyée au plus tard le 15 Mai, au Spécialiste en Suivi-Evaluation qui vérifie la conformité et la
cohérence de chaque PTBA avec :
-
le Plan Stratégique et le Plan Opérationnel du Projet ;
la Proposition afférente soumise au financement et approuvée au PSAC
le contrat ou convention de financement liant L’interprofession concernée et le PSAC.
Les PTBA des différentes interprofessions sont ensuite transmis:
-
au Coordonnateur de l’UC-PSAC pour validation technique au plus tard le 17 Mai ;
puis au Spécialiste en gestion financière et au contrôleur budgétaire pour validation
budgétaire au plus tard le 20 Mai.
Le Coordonnateur de l’UC-PSAC sous la supervision du comité de pilotage organise un atelier
interne de validation des PTBA avec la participation du SGF et du contrôleur financier le 22 Mai.
Après l'atelier, les responsables des interprofessions intègrent les observations et ensuite
transmettent au Coordonnateur de l’UC-PSAC au plus tard le 28 Mai. Dès réception, le
Coordonnateur de l’UC-PSAC transmet les PTBA consolidés au Comité de pilotage le même
jour qui le transmet sans délai à la direction des affaires financières et du patrimoine (DAFP).
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Consolidation des PTBA des interprofessions
Sur la base des projets de PTBA élaborés au niveau de chaque interprofession, le PTBA du
PSAC est obtenu par consolidation de l'ensemble de ces derniers à l'issue d'un atelier organisé à
cet effet. A partir d'un cadrage budgétaire qui détermine les orientations et les priorités du PSAC
pour l'exercice, la consolidation du PTBA s'effectue d'abord au niveau des emplois puis des
ressources. Elle se décline ensuite par composante et par bailleur.
Au plus tard le 31 Mai, le Coordonnateur de L’UC-PSAC, arrête un plan de budget annuel
d'activités (PBAA) comprenant:
-
la liste des activités et tâches conformément au cadre logique ;
leur chronogramme de réalisation physique ;
les ressources humaines nécessaires ;
le budget d'exécution activité par activité ;
le plan de financement avec le détail des sources de financement et le calendrier de
décaissement dans l'année ;
le plan de passation des marchés applicable aux activités ainsi prévues ;
les indicateurs de performance physique et les valeurs cibles à atteindre.
Le Spécialiste en Gestion financière appuyer par le contrôleur financier se charge de la
consolidation des différents budgets en un plan de budget annuel d'activités (PBAA).
•
Exemple de PTBA
Activités
U/
o
Prév
Programmation mensuelle
j
f
m a m j
j
total
a
s
o
n
Coût
total
d
Approbation des PTBA consolidés
Les PTBA consolidés par programmes intégrant les observations et amendements de l’unité de
coordination du PSAC sont soumis au Comité de pilotage du PSAC qui se réunit en session
ordinaire au plus tard le 03 juin.
Les documents adoptés seront ensuite transmis à la Banque Mondiale pour avis de non objection
deux (02) jours plus tard. La Banque Mondiale transmet son avis de non objection au plus tard le
09 Juin.
Initialisation et mise en place des PTBA consolidés
Les PTBA consolidés par programmes validés par l’UCP et le Comité de Pilotage puis approuvés
la Banque Mondiale sont ensuite transmis à la direction des affaires financières et du patrimoine
au plus tard le 15 Juin.
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5.1.1.3
Structures d’élaboration du budget
Plusieurs structures interviennent dans l’élaboration du budget du projet. Il s’agit de l’Unité de
Coordination du Projet, des agences d’exécution ayant la qualité de maitre d’œuvre, de la
direction de la planification, de la programmation et du financement, de la direction de
l’évaluation et des projets, de la direction des affaires financières et du patrimoine agissant pour
la maitrise d’ouvrage, de la direction générale du budget et des finances du ministère de
l’économie et des finances.
Chaque structure a un rôle spécifique dans la chaine d’élaboration soit par la mise en œuvre
directe du projet, soit par la coordination des activités du projet, le suivi évaluation, la
programmation et la planification, la coordination du budget.
5.1.1.4
•
rôle des structures impliquées
Les agences d’exécution
Chaque Agence d’exécution est chargée de l’élaboration de son programme de travail annuel
éligible aux activités du projet avec le budget associé. Ces programmes de travail découlent des
orientations stratégiques pour l’atteinte des objectifs du projet.
•
L’Unité de Coordination du Projet
L’unité de coordination du projet est la cellule de mise en œuvre du projet. A ce titre, elle élabore
son programme de travail et de budget annuel (PTBA). Elle connait mieux que quiconque les
objectifs assignés au projet, leur déclinaison dans le temps et dans l’espace du projet. Elle fait
ses propositions dans le cadre de l’enveloppe consentie au projet. Cependant, des besoins
complémentaires peuvent apparaitre et être prises en compte en fonction de leur pertinence.
•
La Direction de la Planification, Programmation et du Financement (DPPF)
Cette direction intervient dans le budget en amont, dans la coordination des fiches projet. Seules
les fiches projet validées par le ministère du plan permettent à un projet de figurer au titre 3 du
budget. L’on note que ce titre est relatif à l’investissement.
•
La Direction de l’Evaluation et des Projets
La Direction de l’Evaluation et des Projets a pour mission le suivi-évaluation des projets. A ce
titre, elle participe aux côtés de la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine à la pré
conférence et à la conférence budgétaire. Ses avis techniques sont souvent nécessaires pour
éclairer la conférence, quant aux choix des stratégies mises en œuvre et la pertinence des
investissements.
•
La Direction des Affaires Financières et du Patrimoine
Elle est la cheville ouvrière de l’élaboration du budget au sein du Ministère de l’Agriculture. C’est
elle qui programme les sessions pour la pré conférence, elle reçoit la lettre de cadrage, ventile
les enveloppes, réceptionne les besoins, fait les arbitrages internes du ministère, coordonne
l’élaboration du budget, prépare la conférence budgétaire, reçoit le budget et fait la notification
aux administrateurs de crédits.
•
La Direction Générale du Budget et des Finances
La Direction Générale du Budget et des Finances est l’organe de conception du budget de l’état.
Elle connait l’environnement macro-économique, les ressources et les emplois. Elle planifie,
coordonne, suit et contrôle l’exécution du budget de l’état.
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Projet d’Appui au
Rédigé en Janvier
Secteur Agricole
2014
(PSAC)
Révisé en
ELABORATION DU BUDGET ANNUEL
5.2
Folio
1/
Elaboration du budget annuel
5.2.1
Calendrier de l’élaboration du budget
L’élaboration du budget annuel commence à partir de la notification du budget en cours
d’exécution. Dès la fin du deuxième trimestre, les besoins des structures sont transmis à la
Direction des Affaires Financières et du Patrimoine.
Une pré conférence interne présidée par la Direction des Affaires Financières permet de
connaitre la situation des besoins, d’évaluer leur coût et d’arrêter un pré budget en rapport avec
l’enveloppe. Un arbitrage interne est effectué.
Août- Septembre, intervient la conférence budgétaire. Deux (2) semaines avant cette conférence
budgétaire, la lettre de cadrage et l’enveloppe sont transmises à la DAFP.
Chaque projet ou structure est convié(e) à la conférence pour défendre la pertinence de son
budget. Outre la Direction Générale du Budget, les directions centrales du Ministère y participent,
en bonne place figure la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine. Il convient de
rappeler que la conférence budgétaire, de par son importance, apprécie le budget proposé par
les structures. Elle peut rejeter, accepter, reporter, modifier n’importe quelle proposition en
fonction de son appréciation.
A la fin de la conférence, soit une semaine après, un arbitrage est effectué au niveau de la
Direction Générale du Budget et des Finances.
5.2.2
Lettre d’instructions particulieres
La lettre de cadrage précise le montant des enveloppes du titre 2 et titre 3. Le titre 2 correspond
aux dépenses ordinaires de personnel et d’exploitation et les dépenses en capital destinées au
renouvellement ordinaires des équipements.
Le titre 3 correspond aux dépenses d’investissement ; dépenses en capital et dépenses de
fonctionnement pour la réalisation d’un projet identifié et géré de manière autonome comme
service à durée déterminée.
Les instructions sont données afin qu’il n’y ait pas de dépassement sur les enveloppes.
Cependant, il est autorisé de faire figurer les besoins complémentaires. La lettre de cadrage
donne le calendrier de la conférence et les membres du jury.
5.2.3
Consolidation des propositions
La consolidation des propositions relève de la compétence des chargés d’études de la direction
générale du budget. Cette consolidation se fait en relation avec la structure budgétaire du PSAC.
5.2.4
Approbation du budget
L’approbation se fait à travers le vote du parlement. Le projet de loi de finances doit être déposé
sur le bureau de l’assemblée nationale au plus tard le 1er mardi du mois d’Octobre de l’année qui
précède l’année d’exécution du budget. L’assemblée nationale doit se prononcer dans un délai
de soixante-dix (70) jours. A défaut, le projet de la loi de finances peut être mis en vigueur par
ordonnance.
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5.2.5
diffusion et mise en place du budget définitif
La Direction des Affaires Financières signe les notifications qui sont transmises aux structures.
La Société Nationale du Développement Informatique (SNDI) saisit les données budgétaires
dans la base de données du SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances Publiques)
décret n°98-716 du 16 Décembre 1998. A la mise en place du budget, la Direction Générale du
Budget peut éventuellement donner des indications particulières concernant l’exécution du
budget, notamment le rythme de consommation mensuel, trimestriel etc.
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2014
Agricole (PSAC)
1/
Révisé en
EXECUTION DU BUDGET
5.3
Exécution du budget
L’exécution du budget se fait conformément au décret 98-716 du 16 Décembre 1998 portant
réforme des circuits et des procédures d’exécution des dépenses et des recettes du budget de
l’état, des comptes spéciaux du Trésor et mise en œuvre du système intégré de gestion des
finances publiques. L’exécution des dépenses se fait sur la base du budget notifié.
5.3.1
Les acteurs de l’exécution du budget
Les acteurs de la dépense au sein d’un établissement public sont les suivants :
-
L’Ordonnateur de crédit ;
Le Contrôleur budgétaire ;
L’Agent comptable.
5.3.2
La mise en place du budget
La mise en en place du budget se fait à travers la notification du budget. Cette notification est
établie sur la base de la nomenclature budgétaire distinguant les opérations de l’état par
destination et par nature économique.
Le budget se présente en dépenses d’investissement et dépenses de fonctionnement. En ce qui
concerne les travaux d’investissement, il convient d’identifier les dépenses ayant trait aux travaux
d’aménagement, de construction et divers et le fonctionnement qui porte sur les dépenses de
salaire et autres frais de fonctionnement.
Le directeur du projet, en tant qu’Ordonnateur, reçoit la notification du budget du projet. Cette
information est répercutée au niveau du coordonnateur du projet. Le contrôleur budgétaire et
l’Agent Comptable reçoivent copie de la notification du budget.
5.3.3
-
Les différentes phases de l’exécution de la dépense
Engagement des dépenses
L’engagement de la dépense est initié par l’ordonnateur de crédit. Il est établi sur la base de
factures pro forma. La fiche d’engagement est rédigée puis transmis au contrôleur budgétaire
qui vérifie les éléments suivants :
-
La qualité de l’administrateur de crédit ;
L’exacte imputation de la dépense ;
La liquidation de la dépense ;
La limite des autorisations d’engagement.
Si le contrôle est satisfaisant, il appose son visa. Dans le cas contraire, il y a un différé ou un
rejet. En cas de différé, il y a lieu d’apporter les corrections et retourner l’engagement de
nouveau au contrôleur. En cas de rejet, le processus de contrôle est interrompu.
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-
Ordonnancement des dépenses
Une fois l’engagement validé, le dossier retourne chez l’ordonnateur.
Un bon de commande signé du directeur général et du directeur financier est émis au profit du
fournisseur. Celui-ci exécute la prestation avec à l’appui, un bordereau de livraison et une
facture définitive. Cette liasse est transmise à l’ordonnateur de crédit.
L’Ordonnateur, à son tour, certifie le service fait et émet un ordre de paiement en sus de la liasse
composée comme suit :
-
Bon de commande ;
Bordereau de livraison ;
Facture.
L’ordre de paiement parvient au Contrôleur Budgétaire, il fait son contrôle d’usage et valide le
paiement. Le solde disponible sur la ligne est connu. Le dossier est transmis à l’Agence
comptable.
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Rédigé en Janvier
2014
Agricole (PSAC)
CONTROLE DES ENGAGEMENTS
Révisé en
DES DEPENSES
5.4
Folio
1/
Contrôle des engagements des dépenses
•
Contrôle au niveau de l’UC-PSAC
Avant de viser tout engagement, le Coordonnateur, et le SGF en dernier ressort, devra s'assurer
de l'existence des disponibilités sur la ligne concernée pour le mois en cours.
Chacun tiendra à son niveau un grand livre de fiches de situation des engagements pour chaque
catégorie de dépenses par composante et par source de financement. Ces fiches seront
quotidiennement mises à jour.
En fin de mois, le coordonnateur et le SGF en particulier, produira les tableaux de bord
budgétaires mensuels permettant de suivre à son niveau, de façon fiable l'exécution des budgets
par catégorie de dépenses et par source de financement.
Le SGF devra consolider la situation globale après prise en compte des situations des
interprofessions. Il reçoit ces différentes situations, 5 (Cinq) jours au plus tard après le début du
mois suivant.
Une situation complète de la situation mensuelle et cumulée est présentée au Coordonnateur 8
(huit) jours au plus tard après le début du mois suivant.
Le Coordonnateur convoque une fois par mois les responsables des interprofessions
accompagnés chacun de son responsable financier pour commenter le niveau d'exécution du
budget et recommander des actions correctives s'il y a lieu.
•
Production du rapport du contrôle budgétaire
Sur la base des tableaux de bord édités, le SGF rédige un rapport financier comprenant :
une description succincte du projet et des objectifs visés ;
une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux
objectifs de la période ;
une analyse détaillée du niveau d'exécution des budgets par catégorie de dépenses, par
composante, par région et par source de financement ;
une analyse des dépenses par source de financement et par catégorie de dépenses ;
une analyse de la situation de trésorerie.
En fin de trimestre, la comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique
et budgétaire par catégorie de dépenses, par composante, par région et par source de
financement.
Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports
financiers trimestriels.
L'utilisation du logiciel de gestion intégré SUCCES ou TOMPRO permet d'assurer la concordance
des données budgétaires, comptables, analytiques et statistiques.
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•
Synthèse calendrier des opérations
Périodicité
Au quotidien
Chaque mois
Activités
Dans la phase d'exécution du budget, le SGF effectue un contrôle des budgets
disponibles avant tout engagement de dépense. A cet effet, il établit une fiche
d'engagement pour chaque catégorie de dépenses par composante et par
source de financement.
• le SGF produit les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de
suivre de façon fiable l'exécution des budgets par catégorie de dépenses
par composante et par source de financement.
• Chaque mois, le SGF fournit au Coordonnateur l'état d'exécution du budget
pour le mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de
l'année.
• Le Coordonnateur convoque une fois par mois les responsables des
interprofessions pour commenter le niveau d'exécution du budget et
recommander des actions correctives s'il y a lieu.
1. Mécanisme de suivi
•
•
•
Chaque trimestre
le SGF édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et
budgétaire par catégorie de dépenses, par composante, et par source de
financement.
Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la
présentation des rapports financiers trimestriels.
Sur la base des tableaux de bord édités, le SGF rédige un rapport financier
comprenant :
une description succincte du projet et des objectifs visés ;
une analyse globale de la situation financière et des performances
par rapport aux objectifs de la Période ;
une analyse détaillée du point d'exécution des budgets par
catégorie de dépenses, par composante, par province et par source de
financement ;
une analyse des déboursements par source de financement et par
catégorie de dépenses ;
une analyse de la situation de trésorerie.
2.
•
•
Au niveau des interprofessions
Le RAF au niveau de l’interprofession produit un état d'exécution
budgétaire des activités réalisées dans l’interprofession et financées par le
projet au titre du compte spécial.
Le suivi budgétaire est réalisé à posteriori par catégorie de dépenses, par
activité et par source de financement.
3. Au niveau de L’UC-PSAC
Le contrôle budgétaire sera assuré conjointement par l'Audit interne et le
contrôleur financier et le SGF.
Sur la base des situations budgétaires reçues des interprofessions, le SGF
élabore un état d'exécution budgétaire consolidé des activités du PSAC
réalisées.
Le suivi budgétaire sera réalisé à posteriori par catégorie de dépenses, par
composante et par source de financement.
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•
Contrôle au niveau du contrôleur budgétaire
Le contrôle des engagements des dépenses relève de la responsabilité du Contrôleur Budgétaire
dans le cadre d’un établissement public national. A ce titre, il contrôle les engagements en
rapport au strict respect des crédits autorisés et des crédits de paiement. Il opère un contrôle
documentaire sur la qualité et la nature de la liasse devant constituer le support de la dépense.
Il contrôle en outre, la matérialité de la dépense à travers le certificat de service fait.
•
Paiement de la dépense
L’Agent comptable est le responsable du poste comptable. Il est donc le comptable assignataire.
A ce titre, il reçoit l’ordre de paiement. Il procède à son tour aux contrôles liés à sa responsabilité
de comptable public.
Il fait ensuite la prise en charge comptable. Au moment du règlement, il constate la disponibilité
de la trésorerie. Il procède ensuite au règlement en s’assurant que les références relatives au
paiement du fournisseur ou du bénéficiaire sont correctes. Ensuite, il crédite le compte du
bénéficiaire par le débit du compte de trésorerie.
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ANNEXES PROCEDURES BUDGETAIRES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tableau d’exécution budgétaire par composante ;
Tableau d’exécution budgétaire par catégorie ;
Tableau d’élaboration du rapport sur la passation des marchés ;
Tableau d’exécution budgétaire consolidé par catégorie ;
Tableau consolidé de l’exécution budgétaire par catégorie et par financement ;
Tableau consolidé de l’exécution budgétaire par composante et par financement ;
Tableau d’élaboration de budget par catégorie ;
Projet d’élaboration de budget par composante.
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ANNEXE 01
EXECUTION BUDGETAIRE PAR COMPOSANTE
FINANCEMENT
IDA
N°
DE
LA
COMPOSANTE
RUBRIQUES
COMPOSANTE
ALLOC.
REALIS.
C2D
TAUX
DE REAL(%)
ALLOC.
REALIS.
INTERPROFESSIONS
TAUX
DE
REAL(%)
ALLOC.
A
B
C
D
TOTAL
_______________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
170/198
REALIS.
TAUX
DE
REAL(%)
GOUVERNEMENT
ALLOC
.
REALIS.
TAUX
DE REAL(%)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ANNEXE 02
EXECUTION BUDGETAIRE PAR COMPOSANTE
FINANCEMENT
IDA
N° DE LA
CATEGORIE
1
2
3
4
5
RUBRIQUES
CATEGORIES
ALLOC
REALIS.
C2D
TAUX
DE
REAL(%)
ALLOC
REALIS.
INTERPROFESSIONS
TAUX DE
REAL(%)
ALLOC
TOTAL
_______________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
171/198
REALIS.
TAUX DE
REAL(%)
GOUVERNEMENT
ALLOC
REALIS.
TAUX DE
REAL(%)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ANNEXE 03
RAPPORT SUR LA PASSATION DES MARCHES
Trimestre
N°
réf
Description des
activités
Devis
Méthode de passation
des marchés
ECHEANCIER
Début de
la
prép.
des docs
Publicité
Appel
d’offres
Ouverture
des plis
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
_______________________________________________________________________________________________________
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Fin
de
l’évaluation
Signature
du
contrat
Livraison
finale
Montant
du
contrat
Nom
du
fournisseur
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ANNEXE 04
SITUATION BUDGETAIRE CONSOLIDEE PAR CATEGORIE
Trimestre
Catégorie
Période courante
Budget
Réalise
Disponible
%
Cumul Exercice
Budget
Réalise
Disponible
Total Catégorie 1
Total Catégorie 2
Total Catégorie 3
Total Catégorie 4
Total Catégorie 5
TOTAL GENERAL
_______________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
173/198
%
Cumul Projet
Budget
Réalise
Disponible
%
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ANNEXE 05
SITUATION BUDGETAIRE CONSOLIDEE PAR CATEGORIE ET PAR FINANCEMENT
Trimestre
OBSERVATION
FINANCEMENT :
IDA
CATEGORIES
ALLOC
REALIS.
C2D
TAUX
DE
REAL(%)
ALLOC
INTERPROFESSIONS
REALIS.
TAUX
DE
REAL(%)
ALLOC
REALIS.
TAUX
DE
REAL(%)
1
2
3
4
5
TOTAL
_______________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
174/198
GOUVERNEMENT
ALLOC
REALIS.
TAUX
DE
REAL(%)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ANNEXE 06
SITUATION BUDGETAIRE CONSOLIDEE PAR COMPOSANTE ET PAR FINANCEMENT
Trimestre
FINANCEMENT
IDA
N°
DE
LA
COMPOSANTE
RUBRIQUES
COMPOSANTE
ALLOC.
REALIS.
C2D
TAUX
DE
REALI
(%)
ALLOC
.
GOUVERNEMENT
REALIS.
TAUX
DE
REALI (%)
ALLOC.
A
B
C
D
TOTAL
_______________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
175/198
REALIS.
TAUX DE
REALI (%)
INTERPROFESSIONS
ALLOC.
REALIS.
TAUX
DE
REALI (%)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ANNEXE 07
TABLEAU D’ELABORATION DU BUDGET PAR CATEGORIE
Trimestre
Exercice : ………………….
Catégorie de dépenses
Budget Initial
I.D.A.
ETAT
Monnaie :
C2D
Interpro
Cumul
Budget Réaménagé
I.D.A.
ETAT
C2D
Total Catégorie 1
Total Catégorie 2
Total Catégorie 3
Total Catégorie 4
Total Catégorie 5
TOTAL GENERAL
_______________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
176/198
Observations
Interpro
Cumul
ANNEXE 08
TABLEAU D’ELABORATION DU BUDGET PAR CATEGORIE
Exercice : ………………….
Monnaie :
Budget Initial (bi)
Composantes
A. 1
A. 2
A. 3
A. 4
Total Composante A
B. 1
B. 2
B. 3
B. 4
Total Composante B
C. 1
C. 2
C. 3
C. 4
Total Composante C
D. 1
D. 2
D. 3
D. 4
Total Composante D
TOTAL GENERAL
I.D.A.
C2D
Budget Réaménagé (br)
INTERPRO
GVT
Cumul
I.D.A.
C2D
INTERPRO
Ecart
(bi-br)
GVT
Cumul
Observations
PARTIE 6 : PROCEDURES COMPTABLES
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PROCEDURES COMPTABLES
2014
Agricole (PSAC)
1/
Révisé en
CADRE COMPTABLE GENERAL
6.1. Cadre comptable général
6.1.1. Système comptable
La comptabilité du Projet est basée au siège de la Coordination, elle ne sera pas décentralisée
dans la mesure où les activités du projet seront exécutées par les interprofessions sous base de
contractualisation.
La comptabilité du Projet est tenue par le l’Assistant Comptable. Il s’agit d’une comptabilité
d’engagements tenus suivant les principes comptables généralement admis sur le plan national et
international et adaptés aux normes et principes comptables OHADA.
La comptabilité de Projet se distingue de la comptabilité de société par le fait qu’elle n’a pas un
objectif de résultat d’exploitation. Le Projet est une structure d’exécution qui réalise des activités
(investissements) qu’il finance au moyen de subventions (d’investissement) rétrocédées par l’Etat
dans le cadre d’Accord de financement passé avec les bailleurs de fonds internationaux. La
comptabilité de Projet doit respecter l’équilibre entre les dépenses (emplois) et les subventions
(ressources) qui servent à les financer.
Cette spécificité nous permet de proposer un plan comptable allégé comportant des comptes de
gestion qui s’intègre dans le compte d’exploitation du Projet.
Le plan comptable du Projet sera élaboré autour des grands axes que constituent les composantes
du Projet. Les différentes catégories de dépenses telles que définies par l’Accord de Financement
seront utilisées pour suivre les affectations des ressources au niveau des différentes composantes.
Le PSAC disposera d’un système de gestion comptable informatisé.
L’UCP achètera et installera un système informatisé et intégré de gestion financière. Ce logiciel
sera adapté à l'ampleur et à la nature du programme et pourra enregistrer et établir des rapports
sur les opérations du programme (par origine des fonds, composantes et activités) dans des délais
très courts. Ce logiciel devra être multi-projets, multi-sites, multi-bailleurs.
A cet effet, le logiciel comportera les modules suivants :
-
comptabilité générale ;
comptabilité analytique et budgétaire ;
gestion des actifs,
gestion des contrats et des marchés ;
préparation des demandes de retrait et suivi des décaissements par les PTFs ;
rapports de production ;
la production de rapports financiers intermédiaires (RFI) trimestriels et d’états financiers
semestriels.
Il devra aussi permettre la consolidation des données du système des interprofessions.
6.1.2. Journaux comptables
Les opérations réalisées dans le cadre du PSAC sont enregistrées chronologiquement dans les
journaux spécifiques au Projet en fonction de leur nature. Ainsi le système comptable du Projet
comprend les journaux ci-après :
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
179 | 195
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1) Journal des achats
Dans ce journal sont enregistrées les factures relatives aux réalisations de travaux, aux achats de
fournitures et services des consultants.
2) Journal de trésorerie (pour le Compte spécial et la caisse de menues dépenses)
Ce journal enregistre les opérations et les mouvements de fonds mis à la disposition du PSAC.
3) Journal des demandes de retraits de fonds
Ce journal enregistre les opérations de reconstitution du Compte spécial.
4) Journal des paiements directs (compte de projet)
Ce journal enregistre les opérations particulières permettant de constater la mise en paiement
directe des factures et décomptes.
5) Journal des opérations diverses
Ce journal enregistre toutes les autres opérations non comprises dans les quatre (04) catégories
précédentes en particulier les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de
l’exercice, les opérations de paiement des salaires du personnel du Projet
.
Les saisies sont faites par le Comptable à partir de fiches d’imputation préalablement
imputées par le Comptable et vérifiées par le SGF. Les écritures sont saisies dans des
brouillards. Les brouillards sont contrôlés et validés par le Spécialiste en Gestion
Financière. Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans les journaux en
fonction de leur nature.
6.1.3.
Comptabilités auxiliaires
Le système comptable du Projet sera bâti sur trois comptabilités auxiliaires :
-
Fournisseurs de travaux ou d’immobilisations : suivi individuel de chaque entreprise de
réalisation des travaux.
-
Fournisseurs d’exploitation : suivi individuel de chaque fournisseur d’exploitation
-
Fournisseurs de service de consultants : suivi individuel de chaque consultant recruté
par le PSAC
6.1.4.
Dossiers comptables
Le Comptable classe les pièces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers
comptables sont matérialisés dans la description des procédures. Le système de classement des
pièces comprend les dossiers ci-après :
_____________________________________________________________________________________________________
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Juillet 2013
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DELAIS DE
CONSERVATION
DOSSIER
Bon
de
fournisseurs
commande
Contrat de service/travaux
Délai
ans)
Délai
ans)
légal
(30
légal
(30
CRITERE DE
CLASSEMENT DES
PIECES
N° Bon/lettre de commande
N° contrat ;
Chronologique.
PIECES COMPTABLES
CLASSEES
Bon/lettre de commande
Contrat
Factures/+pièces ;
Copie bon/lettre de ;
commande ;
- Copie bordereau de
livraison/PV
de
réception.
- Factures originales ;
- Pièces
de
règlement.
- Avis de règlement :
- Avis de crédit ;
- Relevé bancaire ;
- Etat
de
rapprochement ;
- Ordres de virement ;
- Copies de chèques ;
- Copies de factures ;
- Attestation
de
paiement.
- Copie DRF avec les
pièces justificatives ;
- Avis de paiement
IDA.
Autres pièces d’OD
-
Factures/décomptes/notes
d’honoraires
Délai
ans)
légal
(10
Paiement directes IDA
Délai
ans)
légal
(10
Compte bancaire
Délai
ans)
légal
(10
Mois ;
Chronologique.
DRF IDA
Délai
ans)
légal
(10
Mois ;
N° DRF.
OD
Délai
ans)
légal
(10
Chronologique
Chronologique
Mois
Salaires
Délai
ans)
légal
(10
Mois
-
6.1.5.
Ordres de virement ;
Etat des salaires ;
Reçu de virement ;
Reçu de versement
des
cotisations
sociales (CNPS) ;
Quittance
de
versement
des
impôts sur salaires.
Cadre comptable analytique
Pour permettre un suivi efficace des activités du PSAC, la comptabilité analytique et budgétaire
reposera sur les axes principaux d’analyse suivants :
-
le Projet (dans un contexte global) ;
l’activité (en liaison avec la composante et la sous-composante) ;
la catégorie de dépense (conformément à l’Accord Don de Développement) ;
L’article de la nomenclature du budget national.
Le budget sera ventilé par composante, sous-composante, catégorie. Les composantes sont
codifiées sur un (01) caractère et les sous-composantes sur 2 caractères. Le niveau de ventilation
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
181 | 195
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analytique dépendra également du niveau de ventilation des coûts dans le tableau des couts (Etat
budgétaire du Projet).
6.1.6.
Plan comptable du Projet
Le Plan comptable général est élaboré en respectant les dispositions du plan comptable OHADA
adaptées aux besoins spécifiques du Projet. Les comptes enregistrent les opérations par nature.
La ventilation analytique et budgétaire se fera à travers le système de gestion informatisé qui sera
mise en place.
La liste des comptes indicatifs se présente comme ci-dessous et pourra être complétée au besoin.
141100 Subventions d'investissement reçues de l’Etat
141700 Subventions d’équipement reçues de l’IDA
141701 Subventions d’équipement reçues du C2D
201000 Frais d'établissement du Programme
213000 Logiciels
231000 Bâtiments
233000 Ouvrages d’infrastructures
233100 Voies de terre
233800 Réhabilitation des voies de terre
238000 Agencements, Aménagements et Installations
244100 Matériel de bureau
244200 Matériel informatique
244400 Mobilier de bureau
245000 Matériel de transport
245100 Matériel automobile
245800 Autres matériel de transport (motos)
251000 Avances et acomptes sur immobilisations incorporelles
252000 Avances et acomptes sur immobilisations corporelles
275110 Dépôts sur loyers d'avance
275120 Dépôts pour électricité
275130 Dépôts pour l’Eau
275140 Dépôts pour Téléphone et télécopie, Internet
310000 Stocks de matières et fournitures
401100 Fournisseurs
401200 Fournisseurs de biens d’équipement
408100 Fournisseurs, factures non parvenues
409100 Fournisseurs de biens et services, avances et acomptes (à ventiler)
409500 Fournisseurs -Retenue de garantie (à ventiler)
409510 Fournisseurs, pénalités de retard sur marchés exécutés
422000 Personnel, rémunérations dues
431000 Sécurité sociale CNPS
433000 Autres organismes sociaux
447200 Etat, impôts sur salaires retenus à la source
449410 Etat, subvention à recevoir
458200 IDA, subventions à recevoir
458201 C2D, subvention à recevoir
458210 IDA, demande de remboursement (DRF) IDA à établir
458211 C2D, demande de renouvellement d’avance (DRF) à établir
458220 IDA, demande de remboursement (DRF) IDA en attente de paiement
458221 C2D, demande de renouvellement (DRF) en attente de paiement
458230 IDA, demande de paiement direct (DPD) à établir
458240 IDA, demande de paiement direct (DPD) en attente de paiement IDA
458250 IDA, Dépôt initial en Compte projet
458251 C2D, avance initiale en compte projet
471100 Débiteurs divers
471200 Créditeurs divers
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521000 Banques
571100 Caisse
581000 Régie d'avance structure d'exécution (à ventiler)
585000 Virements de fonds
604000 Achats stockés de matières et fournitures consommables
604300 Produits d’entretien
604700 Fournitures de bureau et consommables informatiques
605000 Autres achats
605100 Fournitures non stockables Eau
605200 Fournitures non stockables Electricité
605300 Carburants et lubrifiants
605400 Fournitures d'entretien et petit équipement
605700 Achats d'études et de prestations
605800 Achats de travaux, matériels et équipements
616100 Transport de plis
618000 Frais de transport
618100 Voyages et déplacements
621000 Assistance technique
622200 Locations de bâtiments
622300 Locations de Matériel et outillages
624100 Entretiens et réparations sur biens immobiliers
624200 Entretiens et réparations sur biens mobiliers et véhicules
624300 Frais de maintenance des équipements de bureau et informatiques
625000 Documentations générales
625000 Prime d'assurance du matériel de transport
627100 Annonces et insertions
627700 Frais de colloques, séminaires et conférences
627800 Frais de sessions et/ou réunions des organes exécutifs
628000 Frais postaux et de télécommunications
631800 Autres frais bancaires
632400 Honoraires et frais de missions des consultants
633100 Frais de formation du personnel UC-PSAC
633200 Frais de formation des Parties prenantes du projet
633300 Frais de voyage d’études et d’échanges d’expériences
637200 Personnel détaché ou prêté à l’entreprise
637300 Rémunérations des Points Focaux
638400 Frais d'hôtel et Perdiems
661000 Rémunérations du personnel contractuel
664000 Charges sociales sur rémunérations du personnel contractuel
718100 Subventions d’exploitation versées par l’Etat
718200 Subventions d’exploitation versées par l’IDA
718201 Subventions d’exploitation versées par le C2D
758200 Indemnités d’assurance reçues
758300 Autres produits divers reçus
_____________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
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2014
Agricole (PSAC)
1/
Révisé en
ORGANISATION COMPTABLE
6.2. Organisation Comptable
Le système de « reporting » de la comptabilité générale génère :
- les brouillards de saisie ;
- les journaux auxiliaires ;
- les balances et G/L généraux ;
- les balances et G/L analytiques ;
- la liste complète des immobilisations ;
- le tableau Emplois – Ressources ;
- le compte d’exploitation ;
- le bilan.
Le « reporting » de la comptabilité analytique et budgétaire génère :
-
Les tableaux de bord budgétaires pour le suivi par activité, par financement, par catégorie
de décaissement de l’Accord de Financement, etc. ;
Les rapports Financiers Intérimaires : sources et utilisation des fonds par catégorie de
dépenses, Sources et Utilisation des fonds par composante, emploi des fonds par activité,
rapports sur la passation des marchés de fournitures et travaux, rapports sur la passation
des marchés de services de consultants ; Etc.
6.2.1
Planning des travaux comptables
6.2.1.1
Travaux quotidiens
Achats
- Imputation des factures ;
- Contrôle des imputations ;
- Saisie des factures dans le logiciel comptable.
Trésorerie banque
- Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de
versement, avis de débit et crédit) ;
- Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable ;
- Edition des brouillards de saisie ;
- Contrôle des saisies ;
- Validation des écritures.
Caisse de menues dépenses
- Imputation des transactions en espèces (encaissement de chèques, bordereaux de
versement et de décaissement) ;
- Saisie des transactions en espèces dans le logiciel comptable ;
- Edition des brouillards de saisie ;
- Contrôle des saisies ;
- Validation des écritures.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
184 | 195
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6.2.1.2
Travaux mensuels
Achats
- Edition du journal d'achats ;
- Contrôle des saisies du mois ;
- Rapprochement des documents informatiques pour contrôle de concordance avec les
supports de saisie ;
- Justification des soldes fournisseurs et analyse.
Trésorerie Banque
- Collecte des relevés bancaires ;
- Comptabilisation des frais bancaires ;
- Saisie des frais bancaires ;
- Edition des journaux de banque ;
- Contrôle des saisies du mois ;
- Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse.
Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation
- Edition des journaux de banque définitifs ;
- Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires, avis de
crédit et de débit, ordres de virement, etc.) ;
- Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente ;
- chèques ou documents réceptionnés mais non transmis, etc.).
Suivi comptable
- Edition du grand livre et de la balance générale ;
- Edition des états de suivi analytique ;
- Edition des états de suivi budgétaire ;
- Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.
6.2.1.3 Travaux annuels
Le PSAC arrête la comptabilité chaque année au 31 Décembre. Les travaux effectués ont pour
objet de :
-
clôturer l’exercice comptable ;
établir les documents comptables de fin d’exercice à transmettre pour l’audit comptable et
financier et transmission à l’IDA.
Inventaire des Immobilisations
- Inventaire physique des immobilisations ;
- Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives et la
comptabilité générale ;
- Après l’inventaire physique, identification des immobilisations et rapprochement avec le
fichier des immobilisations et du tableau comptable.
Inventaire comptable
- Réalisation des travaux d’inventaire comptable.
Edition des états financiers et audit des comptes
- Edition des états financiers de fin d’exercice (compte d’exploitation et bilan financier) ;
- Audit des comptes par un auditeur externe.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
185 | 195
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6.2.2
Rapports financiers
Le rapport financier établi trimestriellement à soumettre à l’IDAet au ST-C2D comprend :
-
les tableaux de suivi budgétaire trimestriel ;
la situation des dépenses au titre des marchés et contrats, (tableau de synthèse des
engagements) ;
l’état des subventions reçues de l’IDA et du C2D ;
l’état des dépenses effectuées ;
les relevés du Compte de projet ;
les états de rapprochement bancaire ;
le tableau des ressources et emplois (période couverte et cumulatif).
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
186 | 195
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2014
1/
Agricole (PSAC)
GUIDE D’IMPUTATION
Révisé en
COMPTABLE
6.3. Guide d’imputation comptable
Principes généraux
Ce guide standard contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux opérations
courantes du PSAC. Il ne contient pas nécessairement toutes les opérations. Il se veut toutefois
assez représentatif de l’essentiel des opérations réalisées dans le cadre de la mise en œuvre du
PSAC. L’UCP s’en inspirera pour intégrer dans le système comptable, les éléments pertinents afin
de retracer les opérations du Projet. Ce guide se présente sous la forme d’une fiche par opération.
Pour chaque opération, il est décrit :
-
-
la pièce de base ;
le journal dans lequel l’opération est à comptabiliser.
le schéma d’écriture comptable à passer :
• compte à débiter ;
• compte à créditer ;
• libellé ;
• montant à comptabiliser ;
• l’imputation analytique ou budgétaire.
un commentaire explicatif éventuellement.
En cas de mise à jour des schémas d’écritures du présent guide, les modifications peuvent être
proposées par le Comptable.
Dans tous les cas, le système comptable de chaque structure d’exécution doit permettre d’avoir la
piste d’audit des opérations du Projet et permettre d’extraire la balance, les journaux, les grands
livres des comptes et le tableau des ressources et emplois du Projet.
6.3.1
Comptabilisation des achats de biens et services
Constater l'acquisition à crédit de biens (véhicules, mobiliers et matériels de bureau, etc.),
fournitures (fournitures de bureau et consommables informatiques, etc.) et services (études,
assistance technique, etc.).
2. JOURNAL COMPTABLE
Journal des achats : ACH
3. PIECES JUSTIFICATIVES
-
La facture du fournisseur, Bon de livraison, Bon de réception ;
Contrat, Certification de service fait ou exécuté.
Journal des achats : ACH
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
187 | 195
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Compte
débit
6xxx
Compte
crédit
Libellés des comptes
Libellé de l’écriture
Montant
débit
Montant
crédit
Montant
débit
Montant
crédit
4011xxx
44xxxx
Compte
débit
2xxx
Compte
crédit
4012xxx
4095xxx
4091xxx
Commentaire :
-
-
Libellé : Constatation des charges et des acquisitions d’immobilisations (biens mobiliers)
suivant : facture n° xxx du xxx ci-contre ;
Les immobilisations sont comptabilisées TTC dans la mesure où elles seront acquises TTC
Conformément à l’Accord de financement ;
Les livraisons partielles d'immobilisations qui ne peuvent être mises en exploitation doivent
être constatées en immobilisations en cours ;
Les achats au comptant peuvent être constatés dans le journal des achats à condition
d’utiliser un compte de fournisseur qui sera soldé après dans le journal de trésorerie ;
Les Comptes 4012xxx Fournisseurs de biens d’équipement enregistrent les factures
introduites par les fournisseurs d’immobilisations. Les soldes de ces comptes représentent les
dettes effectives du PSAC envers les entreprises concernées ;
Les Comptes 4095xxx Fournisseurs, retenues de garantie enregistrent les retenues de
garantie calculées sur les dossiers déposés par les Opérateurs. Les soldes de ces comptes
en comptabilité représentent xx% des montants des factures introduites en comptabilité par
les entreprises concernées.
6.3.2
Comptabilisation des pénalités de retard
Constatation des pénalités de retard sur les livraisons de marchés (Biens).
Journal des OD : OD
Procès-verbal de constat de la pénalité
Compte
débit
4012xxx
Compte
crédit
Montant
débit
Montant
crédit
4098xxxx
Commentaire :
Les Comptes 4098xxxx « Fournisseurs, Pénalités » enregistre les pénalités calculées aux
Fournisseurs retardataires. Le solde de ces comptes représente les pénalités non encore apurées
en comptabilité. Les écritures relatives à la constatation des pénalités sont enregistrées dans le
Journal des Opérations diverses.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
188 | 195
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6.3.3
Comptabilisation des avances aux fournisseurs
Constater le règlement d’avance de démarrage ou sur commande d’immobilisations, fournitures,
travaux et services.
Journal de Banque
-
Contrat ;
Facture d’avance ;
Photocopie chèque ou ordre de virement ou avis de débit de la banque.
Compte
débit
4091xxx
Compte
crédit
Montant
débit
Montant
crédit
5211xxxx
Commentaire :
Un compte distinct doit être ouvert pour chaque fournisseur ayant bénéficié d’une avance ceci afin
de faciliter une analyse plus fine de la rubrique Fournisseurs, avances et acomptes.
6.3.4
Comptabilisation avance de démarrage payée par DPD
Constater le règlement de l’avance de démarrage.
Journal des Demandes de paiement : DPD
-
Contrat ;
Ordre de paiement ;
Avis de paiement de l’IDA.
Compte
débit
4091xxx
Compte
crédit
45824xx
Montant
débit
Montant
avance
Montant
crédit
Montant
avance
Commentaire :
Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant
été débité à l’émission de la DPD.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
189 | 195
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Au règlement complet de la facture, il sera passé une écriture de régularisation pour solder le
compte 45824xxx par le compte 4011xxx ou 4012xxx.
6.3.5
Comptabilisation des achats payés sur le compte bancaire
1. OBJET DE LA POCEDURE
Constater le règlement des factures de fournisseurs payées sur un compte bancaire. Il peut s’agir
d’un Compte de projet, ou du compte de contrepartie.
Journal de Banque, Compte de projet.
3. SCHEMA D’ECRITURES
Compte
débit
4011xxx
Compte
crédit
Montant
débit
Net
à
payer
Montant
crédit
Ou
4012xxx
Net
à
payer
521xxxx
Commentaire :
Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés après déduction de l’avance perçue et
de la retenue de garantie.
6.3.6
Comptabilisation des factures payées par DPD
1. OBJET DE LA POCEDURE
Constater le règlement des factures de fournisseurs selon la procédure de paiement direct par
l’IDA.
Journal des Paiements directs : DPD
3. SCHEMA D’ECRITURES
Compte
débit
4011xxx
Ou
4012xxx
Compte
crédit
45824xxxx
Libellé : Avis de paiement
Montant
débit
X
Montant
crédit
X
Commentaire :
Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant
été débité à l’émission de la DPD. Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés en
tenant compte de l’avance perçue.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
190 | 195
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6.3.7
Comptabilisation dépôt initial sur le Compte Désigné
Comptabiliser le dépôt initial sur le Compte Désigné.
Journal de banque – ''Compte Désigné’'
Avis de crédit bancaire.
4. SCHEMA D'ECRITURES
Compte
débit
521100
Compte
crédit
Montant
débit
X
45825xxxx
Montant
crédit
X
Libellé : Dépôt initial
Commentaire :
Un montant fixé dans les Accords de financement est retiré du compte de crédit à la Banque
Mondiale pour être déposé dans le Compte Désigné logé à la BCEAO.
6.3.8
Comptabilisation de la DRF à établir
Eviter d’omettre des factures dans l’établissement de la DRF, ou même lorsqu’on n’arrive pas à
émettre une DRF la traçabilité des dépenses est connue.
Journal « DRF »
Journal ‘’DRF – Bailleur’’
Compte
débit
45821xxx
Compte
crédit
52xxx
Montant
débit
X
Montant
crédit
X
Commentaire :
Cette écriture doit être passée après chaque règlement des fournisseurs. et doit être contrepassé
dès l’émission de la DRF.
6.3.9
Comptabilisation de l’émission d’une DRF
Constater en comptabilité la transmission d’une DRF en vue de la reconstitution du Compte
Désigné.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
191 | 195
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Journal « DRF »
Journal ‘’DRF – Bailleur’’
Compte
débit
45822xxx
Compte
crédit
Montant
débit
X
1417xxx
7182xxx
Montant
crédit
X
X
Commentaire :
Les écritures sont passées après avoir élaboré la DRF. Le compte 45822xx DRF en attente de
paiement permet de suivre les DRF en instance de paiement.
6.3.10
Comptabilisation du paiement de la DRF
1. OBJET DE PROCEDURE
Constater l’arrivée des fonds sur les Comptes Projet selon l’origine (IDA ou C2D).
Journal de banque - Compte Projet IDA/PSAC ou Compte projet C2D/PSAC selon le cas.
3. PIECE JUSTIFICATIVE
L’avis de crédit bancaire
Journal ‘’Compte Désigné’’
1) Solde du compte 45822xx IDA, DRF en attente de paiement
Compte
débit
52xxx
Compte
crédit
45822xxxx
Libellé : Paiement DRF –N°....
6.3.11
Montant
débit
Montant
reçu
Montant
crédit
Montant
reçu
Comptabilisation d’une Demande de Paiement Direct
Constater l’émission et le paiement d’une Demande de Paiement Direct (DPD) des fournisseurs
par l’IDA.
Journal ''Paiement Direct''
3. PIECE JUSTIFICATIVE
L’avis de paiement de l’IDA.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
192 | 195
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1. Emission de la DPD
Compte
Compte
débit
crédit
45824xxx
1417
7182xx
Montant
débit
Montant
X
Libellé : Emission DPD N°.........……
Montant
crédit
X
2. Règlement du fournisseur par l’IDA
Compte
débit
4011xxx
Ou
4012
Compte
crédit
45824xxxx
IDA, DPD en attente de paiement
Libellé : Paiement DRF N°......
Montant
débit
Montant
payé
Montant
crédit
Montant
payé
_____________________________________________________________________________________________________
YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
193 | 195
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PARTIE 7 : PROCEDURES DE SUIVIEVALUATION
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
194 | 195
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PROCEDURES DE SUIVI
EVALUATION
2014
Agricole (PSAC)
1/
Révisé en
MECANISME DE SUIVI INTERNE
7.1 Mécanisme de suivi interne
La responsabilité du suivi et de l’évaluation des activités du Projet incombe à l’Unité de
Coordination du PSAC. Les structures d’exécution doivent également mettre en place un système
de suivi qui leur permettrait de fournir à l’Unité de Coordination les informations dont elle a besoin
pour effectuer un bon pilotage.
7.1.1
Planification trimestrielle
Comme indiqué dans le contrôle budgétaire, tout rapport de suivi financier est accompagné du
plan de travail relatif au trimestre suivant celui pour lequel le rapport est établi. Les plans de travail
trimestriels sont des extraits des plans de travail annuels.
7.1.2
Planification bimensuelle
L’Unité de Coordination du PSAC élabore quant à elle une planification bimestrielle de ses activités
de suivi suivant le même canevas que celui conçu pour la planification trimestrielle.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
195 | 195
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PROCEDURES DE SUIVI
Rédigé en Janvier
Folio
EVALUATION
2014
Agricole (PSAC)
1/
Révisé en
RAPPORTS DE SUIVI
7.2
Les rapports de suivi
7.2.1
Les rapports de missions sur le terrain
Des missions périodiques de suivi et de supervision sur le terrain sont effectuées par les acteurs
du Projet. Chaque mission effectuée par l’Unité de Coordination du PSAC ou par les responsables
des agences d’exécution doit être sanctionnée par un rapport de mission qui décrira le
déroulement de la mission, les constats effectués et les conclusions et recommandations
préconisées.
7.2.2
Les rapports trimestriels
Au plus tard trois semaines après la fin du trimestre échu, les agences d’exécution, doivent
soumettre à l’Unité de Coordination du PSAC un rapport trimestriel d’activité.
Les rapports trimestriels permettront à l’Unité de Coordination non seulement d’apprécier le niveau
d’avancement global du Projet mais aussi d’évaluer dans quelle mesure chacun des
résultats/indicateurs de performance est ou sera atteint.
7.2.3
Les rapports semestriels
Au plus tard un mois après la fin du semestre échu, l’Unité de Coordination du PSAC élaborera un
rapport semestriel, suivant le même canevas que le rapport trimestriel qu’elle soumettra au
responsable de suivi-évaluation. Le rapport semestriel doit faire ressortir les analyses en ce qui
concerne les aspects relatifs aux effets/impacts du Projet.
7.2.4
Les rapports annuels
Au plus tard un mois après la clôture de l’exercice budgétaire, l’Unité de Coordination du PSAC
présentera un rapport annuel tout en faisant la synthèse de la mise en œuvre du Projet pour
l’exercice écoulé. Il sera également procédé dans le rapport à l’analyse de la réalisation du Projet à
travers les indicateurs techniques. Les rapports annuels des agences d’exécution doivent être
disponibles au plus tard un mois après la clôture de l’exercice.
7.2.5
Le rapport de clôture ou rapport général d’exécution
Tout en faisant la synthèse de la mise en œuvre du Projet durant toute la période de son
exécution, le rapport de clôture fera ressortir les analyses en ce qui concerne les aspects relatifs
aux impacts et aux succès du Projet.
Le rapport de clôture interviendra au plus tard six mois après l’arrêt effectif des activités du
Projet.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
196 | 195
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7.2.6
Autres rapports
Des rapports sur des thèmes spécifiques et des rapports circonstanciés seront également élaborés
selon les besoins.
L’Unité de Coordination du PSAC fera des visites périodiques sur le terrain et notamment à la fin
de chaque trimestre (après réception et exploitation des rapports trimestriels). Ces visites seront
l’occasion d’inspecter les Agences d’exécution du projet et d’échanger avec elles. Les visites
porteront également sur l’examen de l’interaction sur les bénéficiaires afin de recueillir leur point de
vue sur le Projet et les difficultés rencontrées.
Les visites porteront sur des questions d’ordre technique. Il s’agit pour la mission de :
-
se prononcer sur la qualité de la présentation faite par les agences d’exécution sur les
réalisations du trimestre objet du suivi ;
apprécier techniquement les actions mises en œuvre par les agences d’exécution ;
se prononcer sur le contenu des comptes rendus de réunion des agences d’exécution ;
apprécier la conformité des réalisations pendant la période concernée avec les activités
prévues dans la planification y afférente, etc.
Les visites à la fin de chaque trimestre n’excluent pas celles que peuvent faire l’un quelconque des
Responsables de l’Unité de Coordination du PSAC sur demande des Agences d’exécution ou
celles suscitées par l’appréciation d’une situation observée sur le terrain ou appréhendée à travers
les rapports.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
197 | 195
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PROCEDURES DE SUIVI
EVALUATION
2014
Agricole (PSAC)
1/1
Révisé
en
RAPPORT DE SUIVI EXTERNE
7.3 Les rapports de suivi externe
7.3.1
Les audits financiers
Les audits annuels font partie intégrante du mécanisme de suivi-évaluation de la mise en œuvre
de tout le Projet. Les Structures d’exécution du PSAC feront l’objet d’un audit financier à la fin de
chaque exercice.
7.3.2
Les audits techniques
En dehors de l’évaluation interne menée directement par les acteurs du Projet, des évaluations
externes ou indépendantes seront réalisées à mi-parcours et la fin du Projet.
L’évaluation à mi-parcours pourra se réaliser sous forme de contrôle d’avancement de Projet et
consistera à analyser de façon systématique la planification, la mise en œuvre et les effets en
tenant compte de tous les aspects importants du point de vue des objectifs et dans le but de
garantir l’efficience des activités futures grâce à des recommandations. Des audits techniques sont
également prévus en vue d’évaluer la réalisation technique du Projet.
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YZAS Baker Tilly
Juillet 2013
198 | 195

Manuel des procédures - psac-ci

Transcription

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