circulaire du 3 septembre 2004

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année
2004
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document
RH 83
permanent
circulaire du 3 septembre 2004
Mise en œuvre du dispositif de remboursement de frais de déménagement sur le territoire métropolitain et à l’intérieur d’un département d’outre-mer
Références : vu la décision du président de La Poste en date du 12/8/04 portant création
du dispositif de remboursement de frais de déménagement sur le territoire
métropolitain et à l’intérieur d’un département d’outre-mer
Application : 1er août 2004
La présente décision s’applique dès sa publication aux personnels de La Poste,
fonctionnaires stagiaires ou titulaires, contractuels de droit public ou salariés sous
contrat à durée indéterminée, qui effectuent un déménagement à l’intérieur du
territoire métropolitain, entre la métropole et la Corse ou à l’intérieur d’un département d’outre-mer.
Les modalités de prise en charge des frais de déménagement des personnels de La Poste relèvent de la seule compétence de La Poste.
Il est apparu nécessaire de modifier le dispositif de remboursement de
frais de déménagement sur le territoire métropolitain et à l’intérieur
d’un département d’outre-mer existant pour les agents fonctionnaires,
stagiaires ou titulaires et contractuels de droit public, afin que les salariés sous contrat à durée indéterminée soient également bénéficiaires du
dispositif.
annot. GM
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fiche tech.
classement
recueil
PS
PSII.3
diffusion interne
à La Poste
B
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Ce dispositif est fondé sur les principes suivants :
– une mobilité ou une promotion;
– corrélativement, un changement de lieu habituel de travail et un transfert de domicile personnel ou familial;
– une approche des frais réels avec détermination d’un plafond de remboursement fixé par l’employeur;
– une équité entre tous les agents.
Ce nouveau dispositif annule et remplace le système antérieur d’indemnisation des frais de changement de résidence.
Ainsi, ne sont plus applicables les textes suivants : Fascicule PT (repris
au guide mémento PS II.3) chapitre 4 et annexe 7, Fiche de doc DIPAS
A4 2e section n° 46 de mars 1976, Fiche de doc DIPAS B3 2e section
n° 121 de novembre 1980, NDS n° 154 du 26.12.86, Note IND n° 104 du
27.04.87, BO 1990 182 DAC 74, BO 1990 223 DAC 91, NDS n° 159 du
18.07.90, Flash RH Doc 90.29 du 30.10.90 et 91.25 du 12.06.91 et 91.51
du 07.11.91, NDS n° 161 du 22.08.94 art II, NDS n° 02 du 03.01.96,
Flash RH Doc 99.17 du 15.09.99, Flash RH Doc 2000.15 du 29.09.2000,
Flash RH Doc 2002.21 du 05.06.2002.
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1. Conditions générales d’attribution
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2. Conditions liées au motif de changement de résidence
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21. Mobilité sur demande
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22. Promotion
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23. Notion de séjour minimum de 3 ans
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24. Dispositif spécifique d’accompagnement des réorientations
584
25. Changements de résidence n’ouvrant pas droit aux remboursements 584
3. Conditions liées au lieu du domicile personnel ou familial
584
4. Conditions liées à la situation familiale de l’agent
585
5. Montant du remboursement de frais de déménagement
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6. Calcul du plafond
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7. Frais de transport
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8. Modalités pratiques
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1. Conditions générales d’attribution
Pour bénéficier du remboursement de frais de déménagement, les agents doivent
satisfaire à certaines conditions concernant :
– le motif de changement de lieu habituel de travail (pour les fonctionnaires, la
résidence administrative, pour les salariés, le lieu principal d’activité);
– le transfert du domicile personnel ou familial est celui effectué par l’agent lorsqu’il reçoit une affectation définitive dans une commune différente de celle dans
laquelle il était affecté antérieurement (celui-ci devant de manière significative
rapprocher l’agent de son nouveau lieu de travail);
– la distance minimale liée au déménagement.
La distance séparant l’ancien logement du lieu du nouvel emploi doit être au
moins de 50 kilomètres et doit entraîner un temps de trajet aller ou retour au
moins égal à 1 h 30.
2. Conditions liées au motif de changement de résidence
21. Mobilité sur demande
Les agents transférant leur domicile personnel ou familial à l’occasion d’une
mobilité sur demande peuvent prétendre au remboursement de frais de déménagement dans les conditions suivantes cumulatives :
• transférer le domicile familial (1);
• avoir accompli au moins trois ans de service dans leur précédente résidence;
• la distance séparant l’ancien logement du lieu du nouvel emploi doit être au
moins de 50 kilomètres et doit entraîner un temps de trajet aller ou retour au
moins égal à 1 h 30.
Cas particuliers :
Bénéficient également des droits à indemnisation sous réserve de réunir les
conditions de droit commun les agents dans les situations suivantes :
(1) Le changement de résidence est celui que l’agent doit effectuer lorsqu’il reçoit une affectation
définitive dans une commune différente de celle dans laquelle il était affecté antérieurement.
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– réintégration après détachement dans un emploi conduisant à pension du régime du Code des pensions civiles et militaires de retraite sauf pour l’accomplissement d’un stage ou d’une période de scolarité préalable à titularisation
ou pour suivre un cycle de préparation à un concours;
– réintégration après mise à disposition d’une administration de l’État ou d’un
établissement public de l’État à caractère administratif;
– réintégration après détachement dans un corps de la fonction publique territoriale ou hospitalière;
– réintégration après CLD, CLM ou ALD.
22. Promotion
En cas de promotion, l’agent n’est pas tenu de satisfaire à la condition de
séjour applicable aux agents mutés. Toutefois, il devra satisfaire aux deux
conditions suivantes pour bénéficier du remboursement des frais de déménagement :
• la distance séparant l’ancien logement du lieu du nouvel emploi doit être au
moins de 50 kilomètres et doit entraîner un temps de trajet aller ou retour au
moins égal à 1 h 30;
• transférer le domicile familial.
23. Notion de séjour minimum de 3 ans
Entre deux indemnisations, un délai minimum de trois ans doit être respecté
pour bénéficier d’un nouveau remboursement de frais de déménagement, au
titre d’une mobilité sur demande ou après promotion.
Cependant, aucune condition de séjour n’est exigée dans le cadre d’une mobilité effectuée à la demande expresse de La Poste.
Cas particuliers :
– Aucune condition de séjour n’est exigée lorsque la mutation a pour objet de
rapprocher l’agent de La Poste de son conjoint ou partenaire lié par un pacte
civil de solidarité (pacsé), sous réserve de transférer le domicile familial.
Ce transfert du domicile familial se traduit par le déplacement physique de
l’agent muté accompagné des enfants vivant sous son toit.
Les périodes de disponibilité, de congé parental suspendent le décompte de la
durée de séjour.
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24. Dispositif spécifique d’accompagnement des réorientations
Conformément à la décision n° 351 du 15 février 2002 (BRH 2002 RH9) relative au dispositif d’accompagnement des réorientations, les agents réorientés,
délocalisés ou détachés auprès d’administrations ou établissements publics
ont droit à la prise en charge de leurs frais de déménagement sans condition
de séjour dans la résidence quittée.
25. Changements de résidence n’ouvrant pas droit aux remboursements
Tous les autres cas non cités précédemment n’ouvrent droit à aucun remboursement et notamment :
– première nomination dans la Fonction Publique (agent lauréat du concours
externe n’ayant aucun lien antérieur avec La Poste), ou embauche en CDI ou
CDII;
– affectation provisoire à un stage de formation professionnelle;
– affectation provisoire non motivée par des mesures de réorientation;
– déplacement d’office après procédure disciplinaire;
– mise en disponibilité ou en position hors cadres, réintégration après une
période de disponibilité ou de position hors cadres;
– détachement ne conduisant pas à pension du Code des pensions civiles
et militaires de retraite (pour les cas de détachement conduisant à pension,
l’ouverture du droit est à étudier par le service prenant qui est l’administration
d’accueil);
– mise à la retraite;
– changements d’affectation qui n’impliquent pas une distance minimale telle
que définie dans le paragraphe 1, conditions générales d’attribution.
3. Conditions liées au lieu du domicile personnel ou familial
Le droit au remboursement de frais de déménagement n’est ouvert que si le
changement de résidence s’accompagne d’un transfert de domicile personnel ou
familial (1) qui permet à l’agent de se rapprocher de son nouveau lieu de travail,
(1) Dans le cas d’un couple marié, concubin ou pacsé avec enfants, le domicile familial est celui du
conjoint ou du partenaire lié par un PACS, qui vit avec les enfants.
Dans le cas d’un couple marié, concubin ou pacsé, sans enfant(s), le domicile familial est celui qui est
situé dans la résidence où un époux (ou pacsé) est rejoint par l’autre.
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c’est-à-dire dans le cas où un lien direct de cause à effet est présumé exister entre
la nomination et le déménagement.
Cependant, il est à noter qu’un agent peut avoir un domicile personnel qui se situe
dans un lieu différent de son domicile familial.
Dans ce cas, l’agent de La Poste, fonctionnaire ou salarié, marié, concubin ou lié
par un pacte de solidarité qui, à l’occasion d’une mobilité, transfère son domicile
personnel (sans transfert du domicile familial), peut recevoir, dans les conditions
prévues pour l’agent célibataire, le remboursement de frais de déménagement.
L’agent doit systématiquement apporter la preuve du transfert du domicile familial
ou personnel.
4. Conditions liées à la situation familiale de l’agent
L’agent qui change de résidence administrative (ou de lieu principal d’activité) ne
peut pas être indemnisé si les frais de déménagement ont été pris en charge par
l’employeur de son conjoint ou concubin ou pacsé.
Lorsque La Poste prend en charge les frais de déménagement de l’agent, elle prend
également en charge ceux des membres de sa famille sous certaines conditions :
conjoint, concubin ou partenaire d’un pacte civil de solidarité, à condition que
l’une des conditions suivantes soit remplie :
– que les ressources personnelles figurant sur la dernière déclaration des revenus
(avant tous différents abattements) du conjoint, du concubin ou du partenaire d’un
PACS n’excèdent pas le montant du traitement annuel minimum de la fonction
publique (actuellement indice brut 244);
– que les ressources personnelles perçues par le conjoint, ou concubin, ou partenaire lié par un pacte civil de solidarité dans les 12 derniers mois qui précèdent la
mutation de l’agent ne dépassent pas le traitement annuel minimum de la fonction
publique;
– que le total des ressources personnelles figurant sur la dernière déclaration des
revenus du couple ne doit pas excéder trois fois et demi le montant du traitement
annuel minimum de la fonction publique.
Il conviendra de retenir la solution la plus favorable permettant la prise en compte
du conjoint, concubin ou partenaire lié par un pacte de solidarité.
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autres membres de la famille vivant habituellement sous le toit de l’agent,
– les enfants du couple, de l’agent, du conjoint, du concubin, du pacsé, ainsi que
les enfants recueillis lorsqu’ils sont à charge au sens prévu par la législation sur
les prestations familiales, les enfants infirmes mentionnés à l’article 196 du Code
général des impôts;
– les ascendants de l’agent, de son conjoint, de son concubin, de son partenaire
pacsé, qui en application de la législation fiscale, ne sont pas assujettis à l’impôt
sur le revenu des personnes physiques.
Les membres de la famille sont pris en charge dès lors qu’ils accompagnent
l’agent à son nouveau poste ou l’y rejoignent dans un délai de 9 mois maximum
(ce maximum se justifiant pour des motifs de scolarité des enfants à charge) à
compter de sa date d’installation.
Pour ces mêmes motifs, une anticipation d’une durée inférieure ou égale à 9 mois
peut être autorisée en faveur des membres de la famille.
La prise en charge des membres de la famille ne peut être effectuée qu’au titre de
l’un ou l’autre des conjoints ou concubins ou partenaires liés par un PACS lorsque
tous les deux ont un droit propre à indemnisation.
Remarques :
Lorsque le conjoint, le concubin ou le partenaire lié par un pacte de solidarité est
agent fonctionnaire, agent contractuel de droit public ou salarié à La Poste, chacun
a un droit propre à indemnisation :
– si le conjoint, concubin ou partenaire pacsé, est en position d’activité mais ne
bénéficie pas d’une mutation simultanément et conserve un domicile personnel,
son cas sera étudié lorsqu’il obtiendra un mouvement y ouvrant droit;
– si le conjoint, concubin ou partenaire pacsé, n’est pas en position d’activité
(disponibilité, congé parental, etc.), il est pris en charge dans l’indemnisation de
l’agent muté, si les conditions de ressources sont satisfaites. Dans ce cas, l’agent
de La Poste muté bénéficiera d’un remboursement de frais de déménagement, prenant en compte la part du conjoint, ou du concubin ou du partenaire pacsé, dans
le calcul du plafond.
Lorsque le conjoint, le concubin ou le partenaire pacsé est fonctionnaire d’une
administration, il dispose d’un droit propre à indemnisation versée par celle-ci.
L’agent de La Poste bénéficie d’un droit propre, indemnisé à concurrence du plafond fixé pour un agent célibataire, abondé éventuellement de la prise en charge des
enfants s’il s’avère que ceux-ci sont à sa charge au titre des prestations familiales.
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Lorsque le conjoint, le concubin ou le partenaire pacsé est salarié d’une autre
entreprise qui prend en charge la totalité des frais de déménagement de la famille,
La Poste n’indemnisera pas son agent.
Dans le cas où l’agent de La Poste effectue ultérieurement le transfert de sa résidence personnelle, il dispose d’un droit propre au remboursement de frais réellement engagés ne pouvant dépasser le montant du plafond prévu pour un agent
célibataire.
5. Montant du remboursement de frais de déménagement
Le remboursement des frais s’effectue sur la base des frais réellement engagés par
l’agent, mais dans la limite d’un plafond fixé au paragraphe 6 b.
Dès lors l’agent peut s’adresser à des entreprises de déménagement ou choisir un
autre mode de déménagement.
Le remboursement pour frais de déménagement est cumulable avec tout dispositif
d’accompagnement de la mobilité en vigueur à La Poste.
En revanche, ce remboursement n’est pas cumulable avec la prime spéciale d’installation. L’intéressé percevra l’indemnité qui se révèle la plus avantageuse : PSI
ou frais de déménagement.
6. Calcul du plafond
Quel que soit le mode de déménagement choisi par l’agent et le volume de mobilier transporté, le remboursement des frais réellement engagés est assujetti à un
plafond déterminé par l’employeur.
a. L’agent déménage sans transporter de mobilier :
– L’agent de La Poste rejoint sa nouvelle résidence administrative ou lieu principal
d’activité en prenant le train.
Dans ce cas, il bénéficie du remboursement du billet de train (calculé sur la base
d’un billet de 2e classe).
– L’agent de La Poste rejoint sa nouvelle résidence administrative ou lieu principal
d’activité en utilisant son véhicule personnel.
Dans ce cas, l’agent bénéficiera des indemnités kilométriques selon le BRH en
vigueur à La Poste.
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– L’agent de La Poste rejoint sa nouvelle résidence administrative ou lieu principal
d’activité en utilisant les services d’une société de location de voiture.
À cet égard, il est rappelé que La Poste a négocié des contrats de location, pour ces
agents, conformément au BRH en vigueur à La Poste.
Dans ce cas, l’agent bénéficiera sur présentation de la facture, du remboursement
des frais engagés, dans la limite du plafond fixé infra.
b. Transport de mobilier
L’agent doit présenter une facture justifiant le transfert de son mobilier. Il sera
indemnisé de ses frais réels dans la limite des plafonds suivants :
Agent ne vivant pas en couple
Couple (marié…)
Jusqu’à 100 km
850 H
1 200 H
De 101 à 200 km
1 100 H
1 600 H
De 201 à 300 km
1 400 H
1 900 H
De 301 à 400 km
1 600 H
2 200 H
De 401 à 500 km
1 700 H
2 400 H
De 501 à 600 km
1 800 H
2 700 H
De 601 à 700 km
1 900 H
2 900 H
De 701 à 800 km
2 000 H
3 200 H
De 801 à 900 km
2 100 H
3 400 H
De 901 à 1000 km
2 200 H
3 700 H
+ de 1000 km
2 300 H
4 000 H
NB : le montant est majoré de 100 H par enfant ou ascendant à charge supplémentaire conformément au paragraphe 4.
c. Pour les changements de résidence entre la France continentale et la Corse, une
indemnité complémentaire est versée dans les conditions suivantes :
Pour l’agent
Pour le conjoint, concubin ou
partenaire lié par un pacte civil
de solidarité
Par enfant
ou ascendant à charge
692 H
1 036 H
198 H
d. Pour les changements de résidence entre la France continentale et les îles côtières
qui ne sont pas reliées avec le continent par un pont, l’indemnité complémentaire
est égale à 50 % des taux prévus pour la Corse dans le tableau ci-dessus.
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7. Frais de transport
Les frais de transport des personnes pour rejoindre la nouvelle résidence administrative (ou nouveau lieu principal d’activité) sont pris en charge, par le chef de
service cédant, dans la limite du tarif le moins onéreux, selon le choix du moyen
de transport cité ci-après :
– soit l’agent bénéficie du billet de transport SNCF délivré par le service cédant;
– soit l’agent utilise son véhicule personnel (remboursement sur la base des indemnités kilométriques payées par le service prenant conformément au BRH en
vigueur);
– soit l’agent prend un autre moyen de transport collectif (avion, bus).
Seuls les bénéficiaires définis au paragraphe 4 du présent texte feront l’objet d’une
prise en charge des frais de transport.
NB : dans le cas où l’agent ne satisfait pas aux conditions d’octroi des indemnités
pour frais de déménagement, par mesure de bienveillance, un billet de transport
SNCF peut lui être attribué.
Toutefois, s’il ne choisit pas ce mode de transport, aucune autre indemnisation
n’est envisagée.
Cas particuliers :
Les agents mutés du continent vers la Corse ou de la Corse vers le continent peuvent choisir entre deux modes de transport :
1. L’agent opte pour l’utilisation de son véhicule personnel :
Le remboursement du trajet pour la partie terrestre s’effectue comme précisé dans
le cas général.
Cependant, pour le trajet maritime, le chef de service cédant doit prendre contact
avec la Direction Opérationnelle Territoriale Courrier de Marseille ou la Direction
de La Poste – Réseau Grand Public des Bouches-du-Rhône pour la prise en charge
financière des billets de transport des personnes.
Le passage du véhicule personnel reste à la charge de l’agent.
2. L’agent n’a pas de véhicule personnel :
Le chef de service cédant doit prendre en charge les frais de transport liés au
changement de résidence (billet d’avion, de train ou de transport en commun) en
ayant soin d’établir la comparaison entre les différentes options de transport afin
d’indemniser l’agent sur la base du tarif le moins onéreux :
– option 1 : l’agent utilise les transports en commun pour se rendre à l’aéroport à
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partir duquel il effectuera un voyage par avion jusqu’en Corse, et ensuite il utilise
à nouveau des transports en commun sur le territoire de la Corse pour rejoindre sa
nouvelle résidence;
– option 2 : l’agent utilise les transports en commun pour se rendre jusqu’au
port d’embarquement à partir duquel il effectuera un voyage par bateau jusqu’en
Corse, et ensuite il utilise des transports en commun sur le territoire de la Corse
pour rejoindre sa nouvelle résidence.
8. Modalités pratiques
Dans le cadre d’un contrôle éventuel des URSSAF, il convient de conserver les
documents relatifs au paiement des remboursements de frais de déménagement
(factures, billets du moyen de transport) durant une période de 4 ans.
Le Centre Interdépartemental de Gestion Administrative et de Paie doit classer ces
documents au dossier de personnel de l’agent et une copie est jointe au dossier
détenu par l’Unité de Gestion des Ressources Humaines compétente.
Le Directeur Général,
Georges LEFEBVRE
IMPRIMERIE NATIONALE
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