Commission permanente du numérique 7 déCembre 2012

Commission permanente
du numérique
7 Décembre 2012
Note de cadrage du projet Groupware
(outils collaboratifs)
Direction du développement du numérique
Les groupwares sont des applications à but collaboratif permettant aux usagers de stocker,
d’organiser et de partager rendez-vous, contacts, email, liens, documents.
L’Université d’Angers dispose à ce jour de solutions hétérogènes et non intégrées pour le travail
de groupe virtuel. Malgré la mise en place du guichet unique qui réunit les services numériques
disponibles pour les usagers, l’activité collaborative reste absconse. Ce dossier vise à présenter
un état des lieux des outils existants et à proposer plusieurs scenarii pour le développement des
pratiques coopératives en ligne.
SOMMAIRE
1.
Introduction................................................................................................................................. 2
2.
Objet de cette étude ................................................................................................................... 2
3.
Etat des lieux ............................................................................................................................... 2
3.1. LE COURRIER ELECTRONIQUE ..................................................................................................... 3
3.2. AGENDA ....................................................................................................................................... 4
3.3. LISTE DE DIFFUSION..................................................................................................................... 4
3.4. PARTAGE DE DOCUMENTS .......................................................................................................... 4
3.4.1.
Partage de documents institutionnels ............................................................................... 4
3.4.2.
Partage de documents individualisés .................................................................................. 5
3.5. LISTE DES TACHES ........................................................................................................................ 5
3.6. ESPACE COLLABORATIF PEDAGOGIQUE ...................................................................................... 5
3.7. GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) : .................................................................... 6
4.
Analyse des Coûts........................................................................................................................ 6
4.1. Zimbra.......................................................................................................................................... 6
4.1.1.
Licences et supports ............................................................................................................ 6
4.1.2.
Installation ........................................................................................................................... 7
4.1.3.
Coût global........................................................................................................................... 7
4.2. Nuxeo .......................................................................................................................................... 8
5.
Scenarii ........................................................................................................................................ 8
5.1. Scenario « bas »........................................................................................................................... 8
5.2. Scenario « haut » ......................................................................................................................... 8
6.
Conclusions.................................................................................................................................. 9
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1.
Introduction
Cette note de cadrage a été réalisée par Anne-Laure David, chargée de l’assistance à
maîtrise d’ouvrage des projets numériques de l’Université d’Angers, sous la responsabilité
de Pierre Saulue, Directeur du Développement du Numérique.
Plusieurs experts ont été consultés, entre autre, Dominique Duquenne, adjointe au
Directeur du Développement du Numérique, Jean-Jacques Plard, Responsable du Service
des Usages du Numérique, Thierry Oger, responsable du Service Systèmes et Réseaux, et
Olivier Girard, référent pour la messagerie électronique.
Stéphane Amiard, Vice-président délégué au développement du Numérique est désigné
rapporteur de cette évaluation.
2. Objet de cette étude
Le Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) de l’Université et les premières
statistiques de visites sur le guichet numérique montrent que le webmail demeure
stratégique pour la communauté éducative. Les enquêtes sur les services numériques, les
équipements et les usages, diligentées dans le cadre de l’Université Numérique des Pays de
la Loire (UNR PDL) auprès des personnels et des étudiants, en Mars 2009, révèlent aussi
que le courrier électronique reste un outil indispensable et de premier choix dans les
pratiques professionnelles et que l’expression de nouveaux besoins s’oriente vers les outils
de groupware.
3. Etat des lieux
La DDN a mis en place de manière hétéroclite et au fur et à mesure des besoins des
utilisateurs, des outils participatifs, qui sont inventoriés dans le tableau ci-dessous.
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Fonctionnalités Outils
Courrier
électronique
Agenda
Liste de
diffusion
Partage
documents
Listes de
tâches
Espace
collaboratif
pédagogique
GED
Horde (webmail)
+ Postfix (serveur
messagerie)
Zimbra freeware
Sympa
Coûts licence (hors
infrasctructures)
gratuit
Public
gratuit
Gratuit
Personnels
Etudiants
Personnels
Etudiants
personnels
~ 200
22 000
Etudiants
Personnels
Personnels
22 000
Etudiants
Personnels
22 000
Active
Directory/Samba
7 €/personnel
0,50 €/étudiant
Canal stockage
Gratuit
Zimbra
Gratuit
Moodle
Gratuit
Etudiants
Personnels
Volumétrie (nb
personnes)
22 000
12 000
22000 à terme
~200
Gratuit en l’état
Personnels (sur
< 10
mais le module
demande)
payant NuxeoStudio est
indispensable
Tableau des outils « collaboratifs » actuellement en place à l’Université d’Angers
3.1.
Nuxeo
LE COURRIER ELECTRONIQUE
Le webmail HORDE est un outil relativement désuet, rendu, malgré tout, plus ergonomique
avec son mode dynamique. Une anomalie de la fonction de tri subsiste et est traité, à
posteriori, par le service réseau lorsqu’un ticket helpdesk relatif à ce dysfonctionnement
est créé.
Alternative :
- Roundcube est une alternative sérieuse à Horde. Son interface est simple et intuitive. Il
possède toutes les fonctionnalités de base d’un webmail et dispose d’un point fort : la
gestion des messages par drag and drop. De la même façon que Horde, l'ensemble du
service
de
messagerie
a
besoin
d'être
retravaillé
pour prendre en compte l’authentification unique SSO (ou CAS central Authentication
Service).
- Zimbra offre une messagerie complète, fiable et robuste. La gestion des données
stockées est aussi plus performante que Horde ou Roundcube car les pièces jointes
identiques ne sont pas dupliquées à chaque envoi. Mais son principal atout réside dans
l’intégration de toutes les fonctions de communication au sein d‘une même interface :
emails, agendas, carnets d’adresse, fichiers, messagerie instantanée. La version payante
ajoute une historisation permettant de revenir en arrière "à la seconde près", compte à
compte
avec
une
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délégation d'administration possible. La notion de support et de
induite sont également des atouts supplémentaires de la version payante.
disponibilité
Remarque :
Gestion des comptes des anciens : Si le principe de l’hébergement perpétuel des comptes
de messagerie pour tous les utilisateurs a été entériné, il conviendra d’évaluer finement la
montée en charge relative à cette conservation des comptes et des données (archives).
Environ 7 000 nouveaux comptes sont créés chaque année.
3.2.
AGENDA
L’agenda Zimbra est aujourd’hui disponible pour l’ensemble des personnels. Il propose des
créations d’événements par cliquer-déposer avec partages et délégations possibles, une
gestion des ressources physiques (salle de réunion, vidéoprojecteur…) et la gestion de
rendez-vous récurrents compatible avec d’autres systèmes d’agendas disponibles sur
smartphones et tablettes. Sa fonction de calendrier est donc satisfaisante.
Actuellement Zimbra n’est pas disponible pour les étudiants car il n’y pas eu de demandes
formalisées.
Alternative :
La suite collaborative Zimbra payante (voir coûts paragraphe 4.1).
3.3.
LISTE DE DIFFUSION
Sympa a été développé pour répondre aux besoins des universités dans le domaine des
listes de diffusion. Ce projet est porté par le GIP Renater. L’échange de documents est
possible au même titre que le mail avec pièce jointe mais il reste limité aux d’utilisateurs
disposant déjà d’une liste ou qui souhaitent en créer une. Le travail coopératif en mode
projet ne fait pourtant pas systématiquement l’objet d’une création de liste.
3.4.
PARTAGE DE DOCUMENTS
Les partages de documents en ligne sont des outils incontournables et occupent une place
de choix à l’heure de la mobilité. Les solutions proposées par l’Université d’Angers sont
actuellement disparates, peu accessibles, avec un manque certain d’ergonomie.
3.4.1. Partage de documents institutionnels
Il s’agit des documents qui sont partagés par groupes prédéfinis en fonction des
affectations de services.
Active Directory (ou Samba pour certaines composantes qui n’ont pas migré à ce jour)
permet à chacun d’entre nous de disposer d’un répertoire personnel accessible intra
campus et de répertoires partagés par groupe, accessibles au sein de l’établissement. Le
réseau privé virtuel (VPN) permet toutefois un accès depuis l’extérieur. Cela dit, la licence
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du logiciel pour le boitier Juniper SA2000, restreint à 100 le nombre d’utilisateurs en
simultané. Aujourd’hui il y a au maximum 30 accès synchrones.
Le canal stockage est l’application historique du projet Esup. Il permet d’accéder à son
répertoire personnel (via l’item « Mes documents » du Guichet numérique) mais les
répertoires partagés ne sont plus accessibles depuis la mise en place d’Active Directory.
Cette technologie étant dépréciée, elle ne sera plus utilisée dans les versions à venir
d’uPortal et n’évoluera donc pas, côté fonctionnalités.
Alternative :



Proposer une surcouche web permettant d’accéder à Active Directory depuis
l’extérieur du campus.
Etoffer le canal Stockage pour accéder, au-delà de son espace personnel
(« Home »), aux répertoires de travail partagés. Cette dernière solution est en
cours de déploiement (groupe de travail DDN-SSR et DDN-SAMI).
Faire évoluer le socle Esup et mettre en place Esup File Manager, applicatif relai du
canal stockage.
3.4.2. Partage de documents individualisés
Il s’agit de proposer un partage de documents à la volée, semblable à l’outil « Dropbox »
largement répandu dans les pratiques des étudiants et personnels.
Les risques de perte des données et de respect de la confidentialité, dans les pratiques
actuelles de partages de fichiers des personnels et étudiants, sont souvent méconnus. Il
n’y a souvent aucun contrat de service entre les hébergeurs de ces solutions « clé en
mains » et l'usager.
Un groupe de travail vient d’être constitué pour réfléchir à ces problématiques de stockage.
La première réunion aura lieu début Janvier 2013.
3.5.
LISTE DES TACHES
Nous avons assez peu de retour sur l’usage des listes de tâches à l’université. D’autres
outils existent (Todolist par exemple) et sont parfois utilisés par les services qui travaillent
en mode projet pour l’évaluation des temps passés par type d’activité.
3.6.
ESPACE COLLABORATIF PEDAGOGIQUE
Devant les demandes d’enseignants-chercheurs ou de groupes de projets pour travailler en
équipe via une plate-forme, le LMS Moodle a été en partie détourné de son usage initial
pour accueillir des groupes de travail virtuels. Moodle dispose en effet de nombreux outils
favorisant les pratiques collaboratives : wiki, partage de documents, forum, chat, sondage.
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Il permet aussi de composer assez simplement une page organisée avec une mise en
forme personnalisée. Pour autant, 80 % des 33 espaces partagés utilisent uniquement les
fonctionnalités de dépôt de fichiers. Moodle est donc, en dehors du cadre pédagogique,
souvent inadapté aux besoins car surdimensionné par rapport à l’usage.
3.7.
GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) :
Dans le cadre du sous-projet UNR 1.1 sur les services aux usagers, une enquête sur les
usages du numérique a été diligentée auprès des étudiants et des personnels des
universités et grandes écoles ligériennes. Les résultats ont largement fait état d’un souhait
généralisé d’outils collaboratifs. L’UNR des Pays de la Loire a confié le pilotage de ce projet
à l'université de Nantes, qui s'est engagé dans une étude de solutions de GED. Ce groupe
de travail, composé des personnels des 3 universités, s’oriente désormais vers Nuxéo. Une
instance est en phase de test afin que tous les partenaires du projet évaluent l’outil.
Nuxéo permet, entre autre, de gérer le cycle de vie d’un document, entre plusieurs
contributeurs depuis sa création jusqu'à sa publication en passant par la gestion de
processus de validation. C’est un outil à visée professionnelle avec de larges perspectives
(stockage et indexation d’une partie du patrimoine numérique). La complexité nécessaire
pour répondre environnements exigeants peut être assouplie par l'utilisation de Nuxéo
Connect, outil permettant un paramétrage adapté aux différents publics. Nuxéo sans
Nuxéo Connect est assez inadapté aux usagers qui se contenteraient volontiers d’une
« dropbox » institutionnelle. Nuxéo-Drive, actuellement en test avec dans la version 5.6,
propose des fonctionnalités similaires.
4. Analyse des Coûts
4.1.
Zimbra
4.1.1.
Licences et supports
Au vu des tarifs du groupe logiciel (Septembre 2012) nous avons différencié deux options.
L’option 1 est restreinte aux personnels de l’université hors vacataires, soit 2000
personnes. L’option 2 est élargie aux étudiants, soit 20 000 personnes supplémentaires.
Option 1 (personnels)
Option 2 (personnels et
étudiants)
Coût de la Licence
perpétuelle (TTC)
27 239,10 €
78 686,26 €
Coût de la maintenance
annuelle (TTC)
5 448,01 €
13 772,17 €
Remarque : Cette évaluation ne tient pas compte de l’hébergement perpétuel des comptes
de messagerie.
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Détail Option 1 :
1 pack -> 25 personnes
Pour 2 000 personnels -> 80 packs
Le coût de la licence est de 284,69 € HT/pack, soit 22 775,20 € HT (27 239,10 € TTC)
Le coût annuel du support est de 56,94 € HT/pack, soit 4 555,20 € HT/an (5 448,01 € TTC)
Détail Option 2 (soumise à souscription Option 1):
1 pack -> 25 personnes
Pour 20 000 étudiants -> 800 packs
Le coût de la licence est de 53,77 € HT/pack, soit 43 016 € HT (51 447,13 € TTC)
Le coût annuel du support est de 8,70 € HT/pack, soit 6 960 € HT/an (8324,16 € TTC)
4.1.2. Installation
Un prestataire externe, leader national dans les services d’intégration de Zimbra, propose
un tarif de 700 €/Jour TTC, pour l’installation de la suite et le transfert de compétences.
L’évaluation globale est estimée à 10 000 € TTC pour l’installation d’une instance de
Zimbra.
4.1.3. Coût global
En 2011, VMWARE avait proposé une offre promotionnelle permettant de diffuser
gratuitement les licences perpétuelles pour les comptes étudiants. Cette proposition n’est
plus en vigueur aujourd’hui et il est peu probable qu’une offre similaire soit proposée dans
les nouveaux tarifs à paraître, en Janvier 2013.
Deux instances de Zimbra pourraient être proposées : Une suite payante pour les données
des personnels, une version gratuite pour les étudiants. Cette configuration implique
cependant une maintenance plus importante.
Zimbra Option 2
Zimbra Option 1 + solution gratuite
Année 1 :
102 458,43 € TTC
Année 1 :
32 687,11 € TTC
Année 2 :
13 772,17 € TTC
Année 2 :
5 448,01 € TTC
Année n :
13 772,17 € TTC
Année n :
5 448,01 € TTC
Fonctionnement : 15 j/Homme/an
Fonctionnement : 40 j/Homme/an
TOTAL sur 3 ans : ~ 132 000 €
TOTAL sur 3 ans : ~ 49 000 €
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4.2.
Nuxeo
Coût de l’extention permettant le paramètrage du workflox : Nuxeo Studio : 6000 € TTC /
instance/an.
5. Scenarii
5.1.
Scenario « bas »
Le Webmail Horde ne peut être conservé en l’état. Il s’agit soit de le faire évoluer en
investissant du temps homme pour la maintenance ; soit de migrer vers Roundcube en
consacrant ce même temps homme à la migration.
Remarque : Roundcube présente une interface plus professionnelle, plus conviviale et plus
ergonomique (pas de liens redondants, par exemple, contrairement à Horde).
La version gratuite de Zimbra offre un calendrier et un partage de documents qui peut
répondre aux besoins actuels de nos usagers. Il conviendra cependant d’investir du temps
homme pour résoudre l’exception liée à la notification par mail et de faire évoluer la
distribution actuelle vers une version plus récente (8.0).
Carte mentale présentant les outils de groupware dans le cas d’un scenario « bas »
5.2.
Scenario « haut »
La solution intégrée Zimbra (webmail, Agenda, partage de documents) payante pour tous.
Variante : une version payante pour les personnels et une version gratuite pour les
étudiants. Le coût de la maintenance de deux instances est certainement inférieur au coût
licence et support d’une seule.
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Carte mentale présentant les outils de groupware dans le cas d’un scenario « haut »
6. Conclusions
La rénovation du système d’information lié au groupware est un projet ambitieux qui
impacte plusieurs services de la DDN (Applicatifs, Systèmes et réseaux). Les choix retenus
devront prendre en compte la capacité d’absorption des équipes. Par ailleurs, afin de
faciliter la préemption de ces outils par nos usagers, un accompagnement au changement
est nécessaire. La formation et la communication autour de ces dispositifs sont
indissociables de leurs déploiements.
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