304 règles de conservation
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304 règles de conservation
SERIE DES REGLES DE CONSERVATION Administration : Règles de conservation concernant l’administration générale, les comités, l’historique de l’UQAC, les documents constitutifs et réglementaires, la planification, l’organisation et la régie interne, les rapports et statistiques, la gestion des documents administratifs ainsi que les affaires juridiques. 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 Histoire de l'UQAC Charte, statuts, lettres patentes Règlement Directive, politique et procédure Délégation de pouvoirs Planification administrative Mandat et structure administrative Organisation et régie interne Statistiques Enquête et sondage Classification des documents administratifs Gestion des documents essentiels Calendrier de conservation des documents - fichier informatique Transfert des documents semi-actifs Calendrier de conservation des documents - dossier Micrographie et numérisation des documents Élimination des documents administratifs Gestion des formulaires Comité - dossier de réunion Procès-verbaux et résolutions Gestion des procès-verbaux Nomination des membres d'un comité Dossier d'élection Loi et réglementation gouvernementale Décret Évaluation et développement des services Avis juridique Action judiciaire Droit d'auteur Dépôt légal Brevet d'invention Marque de commerce Enregistrement d'un dessin industriel Contrat majeur Contrat mineur Demande d'accès à des documents publics et à des renseignements personnels Gestion des fichiers de renseignements personnels Licence et permis Réclamation Assurances Comité d'organismes externes Document - fichier informatique Document préparatoire, document de travail Dossier de référence Dossier sujet, dossier ad hoc Correspondance et document de liaison Liste et inventaire Publication externe Calendrier des activités Demande de renseignements Rapport Ressources humaines : Règles de conservation concernant la dotation du personnel, les dossiers du personnel, l’évaluation, le développement, le mouvement du personnel, les conditions de travail, les avantages sociaux, la santé et la sécurité au travail ainsi que les relations de travail. 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 Description de fonction Dossier d’élaboration pour la répartition des nouveaux postes de professeur Dossier d’évaluation de poste Dossier de renouvellement de poste Plan des effectifs Listes de personnel Plan des effectifs professoraux Dossier de recrutement des professeurs Dossier de recrutement du personnel Dossier d’exigences de qualification pour l’enseignement (EQE) Offre d’emploi Offre de service Contrat d'engagement du chargé de cours et cours en appoint Réquisition et fiche d'engagement - personnel étudiant et contractuel Embauche du personnel Intégration du nouveau personnel Réquisition de personnel occasionnel Dossier individuel - personnel enseignant Dossier individuel - personnel cadre, administratif et de soutien Dossier individuel - personnel contractuel ELFCQ Dossier de gestion des postes Accident du travail - dossier individuel Horaire de travail - feuille de contrôle Demande de modification à l’horaire de travail Absences et congés Dossier d'assurances collectives Assurances collectives - dossier du participant Régime de retraite Régime de retraite - dossier individuel Dossier échelle de salaire Évaluation du personnel Liste des professeurs à évaluer Dossier d'évaluation des professeurs Dégagement des professeurs Plan de travail des professeurs (tâches) Dossier des congés de perfectionnement et des congés sabbatiques des professeurs Dossier de promotion des professeurs Demande de perfectionnement des employés Rapport pour le perfectionnement des employés Dossier de perfectionnement des chargés de cours Accréditation des syndicats et association d'employés Libération syndicale Dossier de négociations collectives Convention collective et protocole Dossier d’avancement à la classe I Dossier de grief et de plainte Dossier de mesure disciplinaire Dossier de conflit de travail Activités sociales du personnel Programme d'aide au personnel Déclaration Santé et sécurité au travail Ressources financières Règles de conservation concernant le financement, les budgets, la comptabilité, la gestion salariale, les opérations bancaires, les emprunts, les placements et les garanties, les états financiers ainsi que les impôts et taxes. 301 302 303 304 305 306 307 308 309 Rapport financier au MELS Dossier de subvention et contrat de recherche - volet financier Dossier de reçu de charité Campagne majeure de développement - fichier informatique Campagne majeure de développement Dossier de prévisions budgétaires Budget Modification budgétaire Réclamation d’investissement 310 311 312 313 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 Comptabilité et budget - fichier informatique SIGA Rapports budgétaires Correction d'écritures (de journal et de budget) Contrôle de lots - grand livre Contrôle de lots - comptes à payer Pièces justificatives et demandes de paiement Facturation - client Rapport sur les soldes étudiants Dossier de mauvaises créances - frais de scolarité Cahier des écritures du trimestre - compte étudiant Comptes étudiants - fichier informatique (SIGARE) Chèques Opérations bancaires Conciliation bancaire Emprunts, placements et garanties Gestion salariale - fichier informatique (SIGA) Dossier individuel - volet rémunération Caisse-retraite annuelle Liste de déductions salariales Registre de paie Obligations d’épargne Feuillet d’impôt (T4 – T4A – Relevé 1) Fermeture et intégration de la paie Rapport annuel CSST Retenues (non obligatoires) sur le salaire Arrérages Réclamation mensuelle TPS/TVQ États financiers annuels Ressources mobilières et immobilières Règles de conservation concernant les ressources immobilières, les ressources mobilières, l’entretien et la réparation, l’approvisionnement et la sécurité. 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 Entretien et réparation des ressources mobilières et immobilières (MAXIMO) Document de support - aménagement, construction, entretien et réparation Identification et signalisation - espaces et bâtiments Plans et devis Construction d'édifices et projet majeur d'aménagement Projet d'amélioration et de transformation Réservation de locaux Attribution des locaux de cours - fichier informatique Entretien et réparation - biens immobiliers Stationnement - fichier informatique Stationnement Dossier d'appel d'offres Dossier d'achat de matériel Dossier de vente de matériel et de disposition de biens Entrée et sortie de matériel et d'équipement Dossier des véhicules de l'UQAC Utilisation des véhicules de l'UQAC Mesures d'urgence Prévention et mesures de sécurité Équipement de sécurité - fichier informatique Intervention de sécurité - fichier informatique Contrôle d'accès - fichier informatique Gestion des clés Accès aux édifices et aux locaux Matières dangereuses Affaires étudiantes Règles de conservation concernant la clientèle étudiante, les admissions et les inscriptions, les services et les activités offerts aux étudiants. 501 502 503 504 505 506 507 Transaction de données SIGARE - Fichier informatique Dossier individuel - étudiant Dossier individuel - étudiant ÉLFCQ École de langue française et de culture québécoise - fichier informatique Prévisions de clientèle étudiante Activités de recrutement des étudiants 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523 524 525 526 527 528 529 530 531 532 533 534 535 536 537 538 539 540 541 542 543 Test d'admission ou de sélection Évaluation des étudiants - Fichier informatique SYDRE Révision de résultat Cas de discipline Collation des grades - fichier informatique Collation des grades Diplômés - Fichier informatique Diplôme Services aux étudiants - fichier informatique Accueil et intégration des étudiants Projet du milieu - Aide financière Reconnaissance de l'implication Activités - vie étudiante Activités reliées à la réussite des études Location de casiers Location de casiers - dossier de l'usager Aide et soutien à l'apprentissage Programme d'échange étudiant - dossier de gestion Dossier de l'étudiant étranger Assurances pour les étudiants étrangers Dossier de mobilité étudiante - dossier de l'étudiant Soutien aux étudiants avec un handicap - dossier de gestion Soutien aux étudiants avec un handicap - Dossier de l'étudiant Aide à la recherche d'emploi Bourses et aide financière - dossier de gestion Aide financière accordée par le gouvernement Bourses accordées par l'UQAC Bourses accordées par des organismes externes Fonds de dépannage - Aide financière Bourses d’exemption de droits de scolarité Service d'orientation et d'information scolaire - dossier de gestion Service d'orientation et d'information scolaire - dossier de l'étudiant Associations étudiantes accréditées et autorisées Évaluation des activités par les étudiants Équipe sportive de l'UQAC Compétitions interuniversitaires Services à la communauté Règles de conservation concernant l’hébergement, le service de santé, les services sportifs, les activités socioculturelles, les congrès, les colloques et activités de bienfaisance. 601 602 603 604 605 606 607 608 609 610 611 612 613 614 615 616 Activité socioculturelle Activité socioculturelle - dossier de l'usager Hébergement - hors campus Service de consultation psychosociale - dossier de gestion Consultation psychosociale - dossier de l'étudiant Clinique universitaire de psychologie - fichier informatique Clinique universitaire de psychologie - dossier de l'usager Service santé - dossier de l'usager Pavillon sportif - fichier informatique Conditionnement physique - Dossier de l'usager Activités du Pavillon sportif Installation et équipement sportif Activités de bienfaisance Exposition Congrès et colloques internes Congrès et colloques externes Enseignement Règles de conservation concernant l’organisation l'enseignement et l’évaluation des études. 701 702 703 704 705 706 707 708 de Dossier d'élaboration d'un projet de programme Dossier de programme Dossier d'évaluation de programme Répertoire de programmes Dossier d'activité de formation non créditée (dossier bleu) Formation non créditée - fichier informatique Dossier projet d'activité (dossier vert) Dossier d'activité de formation créditée (dossier orange) l'enseignement, la gestion de 709 710 711 712 713 714 715 716 717 718 719 720 721 722 723 724 725 726 727 728 729 730 731 732 733 734 Dossier d'organismes de coopération Dossier du professeur coopérant Enseignement - centres d'études Accréditation et agrément des programmes Calendrier universitaire Dossier des tâches départementales Dossier de planification des activités d'enseignement (organisation de session) Liste de pointage (chargés de cours et superviseurs) Liste des exigences de qualification pour l'enseignement (EQE) et la supervision de stage (EQS) Dossier SCCCUQAC Attribution des charges de cours et supervision (organisation des trimestres) Horaire des cours Offre de cours - fichier informatique Dossier de cours Cahier de pédagogie Plan de cours Attestation d'accueil de stagiaire (1974-1995) Gestion des stages - fichier informatique Organisation et gestion des stages Dossier du stagiaire Pédagogie universitaire Évaluation des enseignements par les étudiants Activités de préparation à un examen Évaluation des étudiants (travaux et examen) Mémoires et thèses - fichier informatique Mémoires et thèses Recherche et création Règles de conservation concernant l’organisation et le financement de la recherche et de la création. 801 802 803 804 805 806 807 Éthique de la recherche Programme de financement de la recherche et de la création Dossier de subvention et contrat de recherche - volet recherche Unité de recherche Dossier de recherche Utilisation des animaux de laboratoire Dossier du professeur - recherche et création Information et communication : Règles de conservation concernant les communications, l’information, les archives, la bibliothèque, les collections, l’audiovisuel et l’informatique. 901 902 903 904 905 906 907 908 909 910 911 912 913 914 915 916 917 918 919 920 921 922 923 924 925 926 927 928 929 930 931 Identification de l'UQAC Cérémonie officielle et événement spécial Livre d'or Allocution, conférence, discours Distinction honorifique Information interne Publicité et marketing Relation de presse Matériel de promotion - dossier d'élaboration Cahier de presse Imprimés Production graphique - fichier informatique Publication - dossier d'élaboration Document photographique Production audiovisuelle Production audiovisuelle et photographique - document d'élaboration Facturation reprographie - fichier informatique Courrier, messagerie, transport Dossier de suivi - Postes Canada Demande de travaux de photocopie/imprimerie Dossier de reproduction (notes de cours - recueil de textes) Dossier de conciliation (notes de cours - recueil de textes) Inventaire des dossiers étudiants inactifs Dossier de fonds d'archives privées Diffusion des collections Catalogue informatique de la collection d'œuvres d'art Dossier d'acquisition de collection Bibliothèque - fichier informatique (ALEPH) Dossier d'acquisition de la bibliothèque Dossier de donation de la bibliothèque Dossier de traitement de la bibliothèque 932 933 934 935 936 937 938 939 Service à l'usager Dossier de l'usager de la bibliothèque Courriel - fichier informatique Prêt d'équipement audiovisuel Équipement informatique Logiciel et progiciel Système informatique Site Web - fichier informatique