Outil F - Organisation d`une journée portes ouvertes

OUTIL F
Organisation d’une journée portes ouvertes
Pourquoi organiser une journée portes ouvertes?
Au besoin, un tel évènement permet d’offrir à la communauté locale la
possibilité de visiter l’entreprise et de mieux comprendre les activités qui s’y
déroulent. Pour les entreprises, il s’agit d’une occasion de faire tomber les barrières avec les voisins, de se mettre en valeur et d’améliorer son image. Un tel
évènement requiert une bonne préparation et l’implication des employés.
Comment procéder pour organiser une journée portes ouvertes?
Dans certains cas, pour des raisons de sécurité ou de biosécurité, il peut être
approprié de limiter le nombre de visiteurs. Cette limitation peut être indiquée
lors de l’annonce de l’évènement. Enfin, avant d’organiser un tel évènement,
assurez-vous d’être à l’aise avec les éléments de priorité 1 mentionnés dans
l’outil A.
Le tableau suivant présente sommairement les étapes pour organiser une journée
portes ouvertes.
Étapes de réalisation
Description sommaire des tâches
Identification de la
clientèle
• Établir le périmètre d’activité et les gens susceptibles d’être intéressés par l’activité.
Identification des responsables du projet
• Désigner une personne en charge de l’organisation de la journée;
• Constituer un groupe de travail.
Identification des
intervenants internes
ou externes
• Solliciter l’intervention de certaines personnes et groupes clés
(membres du comité de liaison, anciens employés).
- Les guides;
- La sécurité (enregistrement des visiteurs, équipements de protection requis, identification, restriction des zones à risques, etc.);
- Les médias pour annoncer et couvrir l’évènement.
Objectif global, résultats attendus
• Dresser la liste des objectifs de la journée;
• Faire la liste des indicateurs de suivi et des moyens d’obtenir l’information (sondage papier à remplir, suivi téléphonique).
Planification de la
journée
• Identifier les activités et les sujets abordés
- Historique;
- Fonctionnement de l’établissement;
- Apport économique;
- Rôle dans la communauté;
- Engagement environnemental;
- Concours;
• Identifier les mesures de sécurité et de biosécurité requises;
• Établir le nombre maximal de personnes pouvant être présentes sur
le site en même temps;
• Établir les endroits qui sont libres d’accès et ceux avec un accès
limité;
• Établir le circuit de la visite;
• Prévoir les périodes d’arrêt et les pauses café.
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Service de l’environnement, La Coop fédérée
Ce document est la propriété exclusive de La Coop fédérée et ne peut être reproduit ni diffusé sans l’autorisation écrite de La Coop fédérée.
Communication
• Proposer une entente ou un partenariat aux médias locaux pour
véhiculer l’information par le biais de communiqués ou d’articles;
• Sonder l’intérêt général dans la communauté;
• Établir le plan de la journée (horaires, circuits);
• Préparer un document présentant l’entreprise : activités, « bons
coups », implication dans la communauté, projets à venir, etc.;
• Conception d’un questionnaire d’évaluation.
Déroulement de la
journée
• Préparation avant l’arrivée des visiteurs;
• Accueil et enregistrement des visiteurs;
• Explication des mesures de sécurité;
• Suivi du déroulement de la journée pendant la visite.
Évaluation du déroulement de la journée
• Compilation des informations du questionnaire d’évaluation;
• Faire le suivi sur les activités qui se sont bien déroulées et celles qui
doivent être révisées;
• Adresser les remerciements aux intervenants et aux partenaires
(commanditaires) de la journée.
Guide d’aide au bon voisinage
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