oNENoTE - Flash informatique

OneNote
Jacqueline Frey, arobasque, [email protected]
One …
Rappelez-vous, en 1991, U2 sortait One … one love, one
blood, one life (mais si, rappelez-vous, la même année Kathy
Bates remportait l’Oscar de la meilleure actrice pour son
interprétation dans Misery (on en tremble encore), les natel
étaient gros comme des valises (on en rit encore), les rouges
à lèvres n’étaient pas encore pailletés et l’auteure de ces lignes
jouait au Tetris à sa place de travail …. Bon bref, 17 ans plus
tard Microsoft sort OneNote (il n’y a aucun lien entre cet
événement et ceux de 1991, du moins je le crois). Et, si One
love de U2 fut un hit –comme on disait encore à l’époque–,
OneNote de Microsoft devrait aussi cartonner.
Et pourquoi donc me direz-vous ? Et bien parce que ce
logiciel est une petite merveille de simplicité et d’efficacité. Le
genre de logiciel qui nous fait nous exclamer, mais comment
ai-je pu survivre sans lui !
Qu’a donc fait OneNote pour moi pour que je ne puisse
plus m’en passer ? Il m’a simplement permis de m’organiser ! Et
pourtant - selon certains - j’étais
déjà un modèle d’organisation
avant. Eh oui, j’avais sur mon
disque dur une magnifique
arborescence de dossiers > sousdossiers > sous-sous dossiers
avec à l’intérieur des fichiers
nommés tout-bien-comme-ilfaut et bien sûr mon bureau
était vierge de toute icône. Et
bien, sachez, impatient lecteur,
qu’on peut faire beaucoup
mieux !
Car OneNote va vous permettre de regrouper toutes sortes d’informations au MÊME
endroit ! Par informations,
j’entends:
z des fichiers (Word, Excel,
PDF)
z des mémos
z des liens hypertextes
z des adresses Internet
z des notes manuscrites
z des copies d’écran
z des images
z et même des sons et des
vidéos
Finis donc les dossiers et sous-sous dossiers contenant
une foultitude de fichiers Word, Excel ou PDF qu’on garde
des années au cas où ils seraient utiles un jour …. tout cela
en supposant bien entendu qu’on soit capable le moment
voulu de retrouver l’information.
À la place, OneNote vous propose de regrouper et d’organiser dans un bloc-notes des informations ayant un lien entre
elles (votre travail ou votre famille). Vous pouvez donc créer
un bloc-notes professionnel et un bloc-notes personnel.
A ce stade de l’article, je suppose que certains d’entre
vous souhaiteraient un exemple concret.
Exemple
Prenons, au hasard, une personne qui donne des cours
sur plusieurs logiciels et qui doit classer et retrouver toute
sorte d’information;-) Rassurez-vous ça marche aussi pour
une secrétaire qui cumule les jobs ou pour un assistant qui
travaille sur plusieurs projets en même temps. Sachez aussi
que vous pouvez partager un bloc-notes entre plusieurs utilisateurs en le déposant sur un serveur.
J’ai donc créé un bloc-notes appelé sobrement Mes formations (je suis organisée, mais pas très originale …). Voici
une copie d’écran de mon bloc-notes:
z
z
z
Remarquez les onglets de couleurs en haut de l’interface:
j’ai créé un onglet par logiciel enseigné. Sur cette copie
d’écran, l’onglet actif s’appelle Word.
Remarquez à droite de l’interface les onglets de pages
(Astuces, Flash Info, Matières et Supports). Sur cette
copie d’écran, l’onglet actif s’appelle Astuces.
Le contenu de la page Astuce est un mélange d’informations. On y trouve:
FI 6 – 24 juin 2008 – page 29
OneNote
w des icônes de documents Word originaux et un
PDF;
w des mémos (blocs de textes libres) contenant des
procédures;
w des mémos contenant des adresses Internet accompagnées de texte;
w une capture d’écran afin de me souvenir de paramètres
choisis à l’installation d’un logiciel.
z La page Flash Info contient simplement les fichiers
originaux des articles que j’ai précédemment écrits,
exemple:
z
La page appelée Matières contient quant à elle des zones
de texte libre avec les matières pour chacun de mes cours
Word, exemple:
z
Ci-dessous, la page Supports fait un peu exception, car
elle ne contient pas les fichiers originaux, mais uniquement les liens pointant sur les fichiers. La raison en est
z
simple: les fichiers étant nombreux et volumineux (1 MO
chacun), j’ai préféré conserver ma structure de classement
habituelle et stocker les liens plutôt que les fichiers euxmêmes ceci afin d’éviter que le bloc-notes ne devienne
trop volumineux.
Remarquez, dans la copie d’écran ci-dessus, que j’ai fait
précéder le 1er lien d’un petit drapeau rouge, indiquant
que je dois encore travailler sur ce document. Eh bien,
devinez quoi ! Le fait d’avoir inséré un indicateur de
tâche sur ce lien a créé automatiquement une tâche dans
Outlook … qui va ensuite se synchroniser avec mon
Organiser HTC … et qui me rappellera demain après-midi, par une petite
musique sibylline, que je ferais mieux
de travailler sur mon support de cours
plutôt que de traîner à une terrasse au
soleil. C’est merveilleux !
Le gain à l’utilisation de OneNote pour
ma part fut immédiat:
z J’ai supprimé un grand nombre de petits
fichiers contenant des informations ou
copies d’écran, fichiers classés à l’origine
dans une arborescence un peu complexe.
z J’ai nettoyé mes favoris d’Internet Explorer en collant dans OneNote les adresses
Internet qui m’intéressaient.
z J’ai ajouté des commentaires ou un
complément d’information aux adresses
Internet collées.
z J’ai supprimé une multitude d’e-mails
dans Outlook.
z J’ai supprimé une multitude de notes
également stockées dans Outlook
z J’ai regroupé tous les PDF concernant
un même sujet.
z J’ai accéléré l’accès à mes supports de
cours en les regroupant sur la même
page.
z J’ai inséré des indicateurs de tâches sur
certaines de ces informations
Cerise sur le gâteau, OneNote vous
propose un outil de recherche permettant de
retrouver facilement une information dans
un ou plusieurs blocs-notes.
Si vous souhaitez en savoir plus, le prochain cours OneNote spécial été est fixé au
jeudi 24 juillet à 13h00 !
A bientôt ! n
FI 6 – 24 juin 2008 – page 30