1/13 uin 201 e en se gestio tion s - Hôtel Dieu de France

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offres : 29 JUILLET
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013 à 12 :000
HDF –RFI –Syystème Hospitalier de Gestion « Hospital Inform
mation System »
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I. OBJET DE LA CONSULTATION
Objet : Ce document représente une invitation adressée a votre entreprise dans le but de
soumettre votre intention de proposer un Système Informatique de gestion Hospitalière
à l’Hôtel Dieu de France.
La réponse à ce document nous permettra de récolter et d’évaluer les informations sur
votre entreprise et sur votre solution afin de guider l’HDF dans la formulation de ses
exigences et de son budget dans le cadre de la mise en œuvre d’une solution qui
répondrait à ses besoins fonctionnels. Ces besoins seront exprimes ultérieurement dans un
Appel d’offres « Request for Proposal » adressé uniquement aux entreprises qui auront été
sélectionnées par ce processus.
II. CONFIDENTIALITE
Le contenu de ce « RFI » est strictement confidentiel. En aucun cas les informations
contenues dans le présent document ou dans les discussions qui y sont rattachées ne
peuvent être divulguées à tierce partie, sauf dans le but de répondre à cette demande.
Toutes les réponses fournies à l’HDF seront également traitées et gardées confidentielles.
III. CONDITIONS GENERALES :
Votre réponse doit être présentée en langue française à l’exception des documentations
techniques et commerciales qui peuvent être en langue anglaise.
Toutes les pages de doivent être paraphées par le Fournisseur ce qui l’engagera sur ces
prestations vis-à-vis de l’HDF.
La date limite de remise des offres doit être respectée sous peine de rejet de la réponse.
Le non-respect des conditions précitées peut entraîner le rejet de l’offre.
Le Fournisseur pourra éventuellement proposer une (ou plusieurs) variante(s) mais
celle(s)-ci devra être suffisamment claire et précise pour qu’elle puisse être étudiée sans
avoir besoin de renseignements supplémentaires (notamment au niveau des coûts qui
doivent toujours être prévus « rendus et installés HDF »).
IV. CONDITIONS PARTICULIERES :
1) Remise des offres
L’offre sera transmise à l’HDF sous pli fermé et cacheté et remise en deux exemplaires
au secrétariat de la Direction des Services Economiques porte no :20 qui délivrera un reçu
attestant la participation du Fournisseur dans les délais impartis.
Le Fournisseur devra obligatoirement avoir effectué une visite du site de l’HDF avant
de remettre sa réponse.
La date limite de remise des offres est fixée au 29 Juillet à 12 :00
HDF –RFI –Système Hospitalier de Gestion « Hospital Information System »
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V. DESCRIPTION DE L’HOTEL DIEU DE FRANCE:
L’Hôtel-Dieu de France est un centre hospitalier universitaire libanais, sans but lucratif et
administré par l’Université Saint Joseph de Beyrouth. Soumis à la charte de l’Université,
notamment aux articles relatifs au pluralisme et à la francophonie, il jouit par statut de la
personnalité morale et juridique, ainsi que de l’Autonomie administrative, financière et
technique, sous l’autorité d’un Conseil d’Administration.
HDF en chiffres :
En 2012

Nombre de Lits : 428

Nombre de Lits Soins Intensifs : 43

Médecins : 125

Chirurgiens : 90

Infirmières : 450

Résidents : 250

Internes : 40

Accouchements par an : 1 000

Interventions chirurgicales par an : 11 300

Urgences par an : 30 000

Admissions par an : 29 000
VI. DESCRIPTION DES BESOINS A COUVRIR :
Le besoin de HDF porte sur la fourniture et la mise en œuvre opérationnelle d’un système
d’information partagé de gestion de l’activité de l’hôpital.
Le fournisseur est en charge :
De la fourniture, la mise en œuvre et la maintenance de la solution logicielle. Ceci recouvre :

L’assistance à la gestion de projet ;

La mise à disposition de la solution logicielle :

Concession des droits d’usage ;

Paramétrage et intégration de la solution logicielle ;

Fourniture de la documentation fonctionnelle et technique ;

La reprise initiale et migration de données (transfert, fusion et dé-doublonnage) ;

La formation des administrateurs fonctionnels et techniques ;

La maintenance et les mises à jour logicielles ;
Des prestations complémentaires suivantes :

Formation des utilisateurs (formation initiale des utilisateurs hors administrateurs
fonctionnels, formation à une nouvelle version…) ;

Assistance au démarrage : installation, mise en route, accompagnement lors des premières
utilisations ;

Interfaçage avec d’autres applications.
HDF –RFI –Système Hospitalier de Gestion « Hospital Information System »
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
Reprise(s) de données complémentaires, post installation initiale (cas d’intégration d’un
nouveau module au sein de la structure) ;

Besoins complémentaires de paramétrages, post installation initiale (cas de besoin de
développement de nouveaux indicateurs, de nouveaux protocoles de soins, …).
Le système requis doit couvrir tous les domaines d’activité de l’hôpital. Ceci inclut :
Informatisation et gestion du dossier du patient (recueil de données, consultations, soins
infirmiers, préventions, prescriptions, résultats des examens biologiques ou radiologiques,
épidémiologie, volets de spécialité, synthèse, suivi par pathologie, etc.…)
Gestion de l’accueil, des admissions (à froid et urgentes) et des rendez-vous
Gestion du circuit du patient à l’hôpital
Gestion des lits et des transferts
Gestion du plateau technique (imagerie, échos, explorations...)
Gestion des laboratoires
Gestion de la pharmacie
Gestion du service diététique
Gestion du bloc opératoire
Gestion des urgences
Gestion des affaires financières, à noter : la tarification, la facturation, la gestion des
contrats et des tiers payants, les recouvrements, la trésorerie, l’analyse financière
Gestion de la comptabilité générale et analytique
Gestion des achats
Gestion du stock
Gestion du patrimoine
Gestion des équipements biomédicaux
Gestion des ressources humaines
Statistiques, rapports et analyses
Conception de formulaires
VII. CRITERES DE PRESELECTION:
Les réponses seront évaluées et l’HDF retiendra les solutions qui couvrent le maximum de ces
besoins, en attribuant une grande importance, entre autres, aux critères suivants :
- L’architecture du système, sa robustesse et son système de sécurité.
- L’expertise du fournisseur et ses réalisations dans ce domaine.
- Le coût total (Total Cost of Ownership).
- L’efficacité de la méthodologie de déploiement.
- Le service de support offert, a la fois au niveau de la pré-installation que de la postinstallation.
VIII. INFORMATIONS REQUISES :
1- PROPRES A LA SOCIETE :
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1. Nom de la société, adresse, téléphone et adresses email.
2. Nom, titre, adresse, numéros de téléphone et adresse e-mail de la personne de
contact principale pour ce projet.
3. Fournir un bref aperçu de votre entreprise, y compris le nombre d'années de travail,
nombre d'employés, la nature des activités, et la description des clients.
4. Identifier la société mère et / ou les filiales, le cas échéant.
5. Indiquer le nombre total d'installations et le nombre total d'utilisateurs actuels du
système proposé.
6. Fournir une liste de références locales. régionales et internationales similaires en
taille et en spécialité. Les références doivent être des clients qui ont eu leur
système installé dans les 60 derniers mois. (Inclure le nom, contact, adresse,
téléphone, système (s) installés et la date de l'installation)
2- PROPRES A LA SOLUTION PROPOSEE :
1. Expliquer l’architecture du système (liste des modules, interfaces, middleware, bases
de données, etc…)
2. Détailler les fonctionnalités du système
3. Décrire les outils de reporting de base de données du système.
4. Quels normes et standards ont été adoptés pour le développement de la solution ?
5. Le système nécessitera-t-il régulièrement un temps d'arrêt programmé (par
exemple, quotidiennement, mensuellement) pour les sauvegardes, la maintenance
du système, etc.? Expliquez brièvement.
6. Quelles mesures de protection (par exemple, la tolérance aux pannes, redondance
matérielle) sont inclues pour éliminer les temps d'arrêt non planifiés?
7. Comment la gestion de qualité est-elle assurée ? (environnements et méthodologie
de test, types de tests, contrôle de qualité...)
8. Le système est-il compatible DiCom et HL7 ?
9. Le système est-il multilingue ? (français, arabe)
10. Le système est-il adapté aux exigences libanaises, telle la prise en charge, multitude
de tiers payants, taxes, etc…
11. Détailler le système de contrôle et de sécurité fourni avec le système
(confidentialité, traçabilité au niveau de l’utilisateur, date et temps de
saisie/modification de donnée, mots de passe, gestion des groupes et des droits
d’accès…)
12. Quel type de documentation est fourni avec le système ?
13. Comment les interfaces avec d’autres systèmes sont-elles gérées ? Et quelles
seraient les limitations de la capacité d’interfaçage (centrale téléphonique, système
d’archivage, système de gestion de la maintenance, etc…)
14. Préciser le type et liste des licences requises (par utilisateur, serveur, module, etc..)
pour toutes les composantes du système, ainsi que pour la base de données.
15. Décrire et joindre votre plan de mise en œuvre typique. Décrire la durée
approximative de la mise en œuvre pour une institution semblable à HDF.
16. Décrire l'expérience et les compétences de votre équipe d'installation.
17. Décrire les qualifications de votre personnel de support technique
18. Décrire l'organisation et la structure de vos services de support technique.
HDF –RFI –Système Hospitalier de Gestion « Hospital Information System »
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19. Quel est le pourcentage de vos employés responsable du support direct au client?
20. Quels sont les niveaux de support? Définir chaque niveau, les heures d’opérations et
le temps de réponse, la procédure de suivi et de support
21. Où se situe le service de support ?
22. Les « bug fixes » sont-ils inclus dans le support ?
23. Quel type de communication avec les clients et la planification de la mise en œuvre
se fait avant l’installation?
24. Y a-t-il des «mises à jour» entre les versions? Sont-elles à coût supplémentaire?
25. Décrire les qualifications de votre département de développement.
26. Décrire la politique de l'entreprise en ce qui concerne le code source
27. Détailler la méthodologie et environnements de développement, de test et de
déploiement
28. Détailler la méthodologie de gestion de projet
29. Détailler le plan de migration
30. Lister les prés requis en hardware
31. Lister les prés requis en software
32. Lister les prés requis du réseau
33. Quels sont les types de formation (technique et fonctionnelle) offerts ?
34. Quels sont les profils techniques nécessaires pour les administrateurs futurs du
système ?
35. Disposez-vous d’un centre laboratoire pour une période d’essai du système ? Etesvous prêts à installer un environnement pilote à l’hôpital pour une période de test ?
36. Quel est le budget total de la solution proposée pour HDF ? (estimation par
comparaison à un projet analogue) :
i. Acquisition et Licences
ii. Implémentation et formation
iii. Maintenance annuelle (avec les mises à jour du logiciel)
IX. PRESENTATION ET ESSAIS
Chaque Fournisseur devra être capable d’assurer une démonstration aux responsables de
l’HDF. Tous les frais inhérents aux présentations du matériel et aux essais sont à la charge
du Fournisseur.
X. DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS
Pour tout renseignement complémentaire qui lui serait nécessaire en vue de répondre à la
consultation, le Fournisseur pourra s'adresser à :
Renseignements d’ordre technique :
Mme Jocelyne ZIADEH, CHEF DE PROJET HIS
Tél. 01 615 300 ext.7013
e-mail : [email protected]
Renseignements d’ordre administratif :
Johnny HEUBRI, DIRECTEUR DES SERVICES
ECONOMIQUES
Tél. 01 615 300 ext. 7100 / 1
e-mail : [email protected]
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