Poste Assistant(e) administratif(ve) bilingue français

PROFIL DE POSTE
Assistant(e) administratif(ve) bilingue français – anglais,
Bureau Régional de l’UNESCO pour l’Education en Afrique (BREDA), POLE DE DAKAR –
Analyse sectorielle en Education
Lieu :
Dakar, Sénégal
Description du poste :
Le contractant exécute la fonction d’assistant(e) administratif(ve) bilingue anglais - français et doit
notamment accomplir les tâches suivantes :
- Assurer l’accueil, le standard téléphonique et divers travaux de secrétariat.
- Etablir les correspondances touchant les finances, l’administration et le personnel qui
s’adressent à d’autres bureaux ou au siège ; préparer les correspondances à soumettre au
supérieur hiérarchique pour signature et rédigées à l’intention des représentants du
gouvernement, des organisations internationales et d’autres organismes extérieurs.
- Apporter un appui à l’organisation administrative et pratique du Pôle, à la préparation et au
suivi des dossiers liés aux missions et à l’organisation des séminaires et réunions.
o Vérifier avec rigueur les justificatifs pour les paiements et les relevés de voyage Se
charger des commandes de fournitures de bureau et de la gestion générale et
quotidienne du stock de fournitures.
o Etablir les plans de voyage des missions du personnel, réserver les hôtels, calculer et
régler les demandes de remboursement des frais de voyage déposées par le personnel
du bureau et autre selon les cas.
o Assurer l’appui logistique lors de séminaires, colloques, séances de formation et
réunions.
- Assurer le suivi budgétaire et le contrôle de gestion en interne et en lien avec les services
administratifs du BREDA.
o Etablir des contrats dans le respect des règles administratives, financières et
budgétaires.
o Informer les experts et autres fonctionnaires des questions relatives aux finances, au
personnel et à l’administration.
- Assister la comptabilité analytique des différentes activités du Pôle de Dakar en relation avec
le temps de travail passé par chaque analyste sur ces activités.
- Effectuer des traductions du français à l’anglais et de l’anglais au français dans le cadre des
différentes activités du Pôle, de façon occasionnelle (correspondances, courriers, brèves sur le
site web…etc.).
- Assurer toutes autres tâches confiées par le Coordonnateur dans le cadre de ses fonctions.
Par ailleurs, dans le cadre de la formation à distance en Politique Sectorielle et Gestion des Systèmes
éducatifs dispensée conjointement avec la FASTEF de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar, le
contractant doit :
- Préparer les regroupements présentiels
o Mettre en forme et reprographier la documentation à destination des participants.
o Etablir un programme en liaison avec les différents prestataires (pause-café, repas).
o Elaborer un planning des arrivées et départ des stagiaires, suivre les réservations et les
hébergements en liaison avec la FASTEF.
o Maintenir et suivre les relations avec les divers partenaires (FASTEF, AUF, UCAD).
- Préparer les évaluations
Aider au dépouillement des évaluations menées en conclusion des modules, compléter
de la grille d’évaluation.
o Aider au dépouillement des questionnaires d’évaluation.
Suivre le budget.
o Elaborer et suivre des bons de commande, contrats et toute autre pièce budgétaire.
o Aider à la gestion de projet en ce qui concerne le suivi des fonds du projet.
Informer sur la formation.
o Répondre aux demandes courantes relatives à la formation.
o Mettre à disposition des documents d’information annuels.
Exécuter d’autres fonctions assignées.
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Compétences requises :
Le (la) candidat(e) doit posséder au moins une formation de type BTS Assistant(e) de Direction ou
équivalent et êtes bilingue français/anglais (la connaissance du portugais est un atout supplémentaire).
Le (la) candidat(e) doit faire preuve d’une très bonne maîtrise des logiciels de bureautique. La
connaissance du fonctionnement de l’administration d’une organisation des Nations-Unies est un atout
supplémentaire.
La fonction nécessite aussi implication, rigueur, capacité à gérer les priorités et goût des contacts et de
la communication, ainsi qu’une expérience de 5 à 10 ans dans ce type de fonction.
Durée du contrat :
Le poste est à pourvoir dès juin 2012 pour une durée de 12 mois selon modalités contractuelles
retenues avec possibilité de renouvellement éventuel.
Rémunération :
A définir en relation avec le profil et l’expérience du candidat retenu
Contact :
Les CV et lettre de motivation sont à envoyer à l’adresse : [email protected] pour le 2
juin 2012 au plus tard.