FICHE PRATIQUE Comment élaborer et piloter un tableau de bord

République Tunisienne
Ministère de la Formation
Professionnelle et de l’Emploi
VERS UNE RÉGIONALISATION DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE EN TUNISIE
FICHE PRATIQUE
Comment élaborer et piloter
un tableau de bord régional
sur les ressources humaines
FONCTION : GOUVERNANCE RÉGIONALE | 1
CONTEXTE ET OBJECTIF
Cette fiche est le fruit du travail mené dans le gouvernorat de Médenine, dans le cadre du projet
MFPE–ETF, sur la période 2014-2015, et qui a abouti à la mise en place d’un tableau de
bord (TB) régional des ressources humaines.
Les données sur les ressources humaines (RH) relèvent de plusieurs domaines (démographie, emploi,
formation, éducation, etc.) et sont détenues, au niveau régional, par plusieurs acteurs (institutions
en charge de la statistique, éducation, formation et emploi, développement, etc.).
Ces données se trouvent, donc, dispersées et la mise à disposition d’informations actualisées pose
souvent beaucoup de problèmes pour les acteurs qui en ont besoin. C’est ainsi que, par exemple,
les valeurs actualisées des indicateurs basiques sur l’emploi et le chômage ne sont pas toujours connues
par l’ensemble des acteurs et des décideurs régionaux.
De plus, ces données ne sont pas systématiquement analysées de manière pertinente pour refléter
les problématiques liées à l’emploi et à la formation et aider à la prise de décisions sur ces sujets.
A titre d’exemple, pour ce qui concerne le taux de chômage, il est souvent utile de mener des analyses
approfondies de ce ratio par genre, par niveau de formation, par type de diplôme, par délégation, etc.
pour pouvoir identifier les populations les plus concernées par ce phénomène et réfléchir sur les actions
spécifiques d’amélioration d’employabilité qui doivent leur être destinées.
Il est également nécessaire de suivre et d’analyser les données relatives à la dynamique économique
(intentions d’investissement par secteur) et leurs répercussions sur le marché de l’emploi.
L’objectif de la mise en place d’un Tableau de Bord sur les RH serait, donc, de disposer au niveau
de la région de données sur les RH pertinentes, fiables et actualisées et de les exploiter pour la bonne
prise de décisions pour les sujets en relation avec les RH. C’est ainsi que le TB devrait être diffusé
à l’ensemble des acteurs et décideurs régionaux et devrait faire l’objet d’analyse pour l’identification
d’actions de promotion de l’emploi dans la région, dans le cadre d’un groupe de réflexion dédié
(Groupe TB RH).
Les résultats d’analyse et de réflexion devraient être partagés au niveau régional (par exemple à travers
l’organisation de journées d’informations) et devraient alimenter la prise de décision régionale sur les
sujets des RH et de l’emploi (à travers les différents comités régionaux).
PILOTE ET AUTRES
ACTEURS IMPLIQUÉS
Pilote
Direction Régionale de la Formation Professionnelle et de l’Emploi (DRFPE) – Le pilote sera chargé de
l’animation du groupe, et notamment : la relance des membres pour la collecte des données, la
consolidation des données collectées et l’édition du TB, la diffusion du TB aux destinataires, l’organisation
des réunions du groupe et l’élaboration des comptes rendus de réunions, etc.
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Membres du groupe TB
■
Le Gouvernorat
■
Représentation régionale de l’Institut National de la Statistique (INS)
■
Bureaux d’Emploi et du Travail Indépendant (BETI)
■
Direction Régionale du Développement (DRD)
■
Direction Régionale de l’Education (DRE)
■
Université Régionale
■
Représentations régionales des organisations patronales
■
Représentations régionales des organisations syndicales
■
Associations régionales des chômeurs
Ces membres auront pour rôle de contribuer au renseignement régulier des indicateurs du TB
(chacun pour les indicateurs qui le concernent), et de participer activement aux réunions du groupe et aux
réflexions menées.
Autres acteurs destinataires du TB
Il pourrait s’agir :
■
d’autres acteurs institutionnels de la région,
■
des principales ONG de la région actives dans les domaines en relation avec les RH
■
d’institutions à l’échelle centrale : MFPE, ONEQ, ANETI, ATFP, ministères de l’éducation
et de l’enseignement supérieur, ministère en charge du développement régional, INS, organisations
professionnelles, syndicats d’employés etc.
MISE EN ŒUVRE
Pour la mise en place d’un Tableau de Bord (TB) régional des RH, il est recommandé de passer par les
étapes suivantes :
■
■
Constitution du groupe TB – première réunion du groupe pour :

confirmation de la composition du groupe et engagement des personnes concernées

définition de l’objectif du Groupe et des résultats attendus

Identification des usages du TB

désignation du pilote du Groupe

définition préliminaire du rôle de chaque membre du groupe : Fourniture des données,
participation aux réunions du groupe et aux différentes réflexions, etc.

définition des modalités de travail (fréquence de réunions, règles de fonctionnement …).
Réunion du groupe pour l’élaboration d’une première grille des indicateurs du tableau de bord inspirée
du modèle en annexe. Lors de la définition de ces indicateurs, il faudrait veiller à ce qu’ils soient
SMART, c’est-à-dire, Simples, Mesurables, Activables, focalisés sur les Résultats et définis dans
le Temps.
FONCTION : GOUVERNANCE RÉGIONALE | 3
Ces indicateurs pourraient être répartis sur les quatre rubriques suivantes :

population et scolarisation

emploi

formation et enseignement

dynamique économique.
Lors de cette réunion, il faudrait, également, définir le rôle de chaque membre dans le renseignement
des indicateurs.
■
Remplissage du TB par les membres concernés (chacun pour la partie qui le concerne) en précisant
les sources de données, et consolidation des données par le Pilote.
■
Réunion du groupe TB pour :

la validation de la structure finale du TB

l’analyse et l’interprétation des données

la formulation de recommandations.

la définition de la liste de diffusion du TB

la formalisation d’une note sur le mode de fonctionnement du groupe (voir exemple en annexe) :
Pilotage, membres, fréquence d’actualisation du TB et des réunions, diffusion du TB, etc.
■
Diffusion du TB aux destinataires à l’échelle régionale et au niveau national.
■
Actualisation du TB et réunion du groupe selon les fréquences convenues.
■
Information : Il est souhaitable que le Groupe puisse organiser régulièrement des séances
d’information pour présenter les données et susciter un débat sur les résultats de l’analyse du TB
et les recommandations formulées par le groupe.
FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS
■
Engagement du pilote dans l’animation du groupe : Relance des membres pour la collecte des
données, consolidation des données et édition du TB, diffusion du TB aux destinataires, pilotage
des réunions du groupe et élaboration des comptes rendus, etc.
■
Engagement des membres du groupe TB dans la mise en place de l’outil (alimentation du TB
en données et son actualisation, participation aux réunions, contribution aux réflexions, etc.).
■
Exploitation des réflexions et recommandations du groupe TB dans la prise de décisions au niveau
régional.
POINTS DE VIGILANCE
■
Le choix des indicateurs du TB doit tenir compte, à la fois de leur pertinence que de la disponibilité
des données. Ainsi, il faudrait éviter de choisir des indicateurs qui seraient très pertinents mais dont
les données sont difficiles à obtenir.
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■
Pour garantir l’efficacité des réunions du groupe, le pilote doit diffuser le TB actualisé au préalable
à tous les membres du groupe, et ces derniers doivent se préparer aux réunions en effectuant
un premier travail d’analyse et d’interprétation des données.
ANNEXES
Annexe 1. Mode de fonctionnement du groupe Tableau de Bord RH
Raison d’être : Maintenir une veille, construire et partager les données sur les RH de la région.
Pilote : Direction Régionale de la Formation Professionnelle et de l’Emploi (DRFPE)
Membres : Le Gouvernorat ; Représentation régionale de l’Institut National de la Statistique (INS) ;
Bureaux d’Emploi et du Travail Indépendant (BETI) ; Direction Régionale du Développement (DRD) ;
Direction Régionale de l’Education (DRE) ; Université Régionale ; Représentations régionales des
organisations patronales et des organisations syndicales ; Associations régionales des chômeurs
Principales activités du groupe
■
Actualisation semestrielle du TB (pour les indicateurs qui changent) : A assurer par le Pilote qui doit
solliciter les différents membres pour collecter les données.
■
Diffusion du TB actualisé par le Pilote aux différents membres du groupe.
■
Tenue des réunions du groupe :

Secréterait : Pilote (Organise la réunion et rédige le compte rendu)

Fréquence : une fois par semestre

Lieu : DRFPE / Gouvernorat

Ordre du jour :
o
Examen des données actualisées du TB
o
Formulation de recommandations : par exemple pour la promotion de l’emploi, lancement
d’études spécifiques, etc.
■
Diffusion (par le Pilote) du TB actualisé et des commentaires / recommandations du groupe aux
principaux acteurs régionaux.
■
Organisation de séances d’informations pour la présentation du TB et des recommandations
(au moins une fois/an)
Annexe 2. Exemple de TB régional des RH (voir fichier joint – Cas de
Médenine)
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