La gestion des utilisateurs professionnels des réseaux Sudoc

La gestion des utilisateurs
professionnels des réseaux Sudoc
Version : 10-12-2015
La gestion des utilisateurs professionnels des réseaux Sudoc
Version : 10-12-2015
Table des matières
1. Principe de gestion des identifiants (ou login) Sudoc ...............................................................1
1.1. Les régles d’attribution des logins ...............................................................................1
1.2. Les droits des utilisateurs Sudoc : récapitulatif des groupes et des habilitations ..............1
1.2.1. Détail des habilitations des groupes ..................................................................5
1.2.2. Détail des données générales d’un identifiant ....................................................8
2. Gestion des identifiants (login) ............................................................................................10
2.1. Respecter la nomenclature des logins .........................................................................10
2.2. Rechercher et afficher les identifiants (login) .............................................................11
2.2.1. Par WinIBW : les commandes utiles ...............................................................11
2.2.2. Par le service en ligne Self Sudoc : liste téléchargeable ....................................13
2.3. Créer un login ..........................................................................................................13
2.4. Modifier un login ....................................................................................................17
2.5. Désactiver un login ..................................................................................................17
2.6. Gérer les mots de passe .............................................................................................17
2.6.1. Changer son mot de passe ..............................................................................17
2.6.2. Changer le mot de passe des utilisateurs de son ILN (par le coordinateur) .........18
3. Gestion des logins pour CIDEMIS .......................................................................................19
3.1. Principe d’attribution des logins ................................................................................19
3.2. Consigne en cas de changement d'utilisateur - Réattribution des demandes ISSN ..........19
4. Conservation de données personnelles ..................................................................................20
4.1. Données personnelles et identifiants .........................................................................20
4.2. Conservation des données .........................................................................................20
4.3. Information à communiquer à l’utilisateur .................................................................20
4.4. Procédure pour le coordinateur ..................................................................................20
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La gestion des utilisateurs professionnels des réseaux Sudoc
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Chapitre 1. Principe de gestion des
identifiants (ou login) Sudoc
1.1. Les régles d’attribution des logins
Chaque login est unique dans l’ensemble du système.
Chaque coordinateur local possède son/ses propre(s) identifiant(s) qui lui permet d’effectuer les tâches
d’administration de son établissement. Cet(s) identifiant(s), délivré par l’ABES, est directement rattaché à
l’ILN. Il permet aux coordinateurs locaux de créer dans WinIBW des identifiants pour les bibliothèques,
de son périmètre, utilisatrices de l’outil de catalogage WinIBW, de l’application COLODUS, de
l’application IdRef et de l’application CIDEMIS.
Chaque utilisateur du réseau Sudoc, qui doit cataloguer dans le Sudoc via WinIBW, COLODUS, IdRef
ou procéder à des demandes ISSN via CIDEMIS, doit disposer d’un identifiant qui lui est personnel. Ces
identifiants sont délivrés et gérés par le coordinateur local, et sont directement rattaché à l’ILN (seul le
numéro RCR de rattachement est différent).
CARACTERISTIQUES :
Un login est obligatoirement lié à un et un seul groupe d’utilisateurs, un groupe étant caractérisé par un
ensemble d’habilitations.
• le coordinateur doit créer, pour un même utilisateur, autant d’identifiants que de fonction pour lequel
cet utilisateur travaille.
Un login est obligatoirement lié à une et une seule bibliothèque (RCR), ce qui implique que :
• l’ABES attribue au coordinateur autant d’identifiants que de RCR rattachés à son établissement (ILN) ;
• le coordinateur doit créer, pour un même utilisateur, autant d’identifiants que de bibliothèque (RCR)
pour laquelle cet utilisateur travaille.
Dans le cas où une donnée personnelle de type « Nom, prénom » est associée à l’identifiant, le
coordinateur doit en informer le destinataire (voir le chapitre « conservation des données personnelles
[http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/administration/gestion_utilisateurs/conservation.html] »).
1.2. Les droits des utilisateurs Sudoc :
récapitulatif des groupes et des habilitations
Dans le Sudoc, chaque identifiant ou login est rattaché à un groupe caractérisé par un ensemble
d’habilitations.
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Ces habilitations concernent
• Les droits d’accès aux différentes activités de catalogage et de gestion dans les bases du Sudoc par
l’interface WinIBW
• Les droits d’accès aux différentes activités de catalogage et de gestion par les outils et services associés
(COLODUS, CIDEMIS, IdRef, Webstats…).
Un utilisateur du Sudoc dispose de droits et d’accès différents, en fonction du login qu’il utilise.
L’ABES a créé les 13 groupes suivants pour les utilisateurs du réseau Sudoc :
Nom du groupe dans Code de
le Sudoc
l’identifiant
WinIBW
Bases accessibles
coordinateur
XX
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes
Autres outils et
services accessibles
autour du Sudoc
Habilitation
Gestion
CIDEMIS
Groupe destiné
aux
coordinateurs
locaux du Sudoc
(tous droits de
catalogage, droit
de gérer tous les
logins des
utilisateurs de
leur
établissement)
ABES
IdRef
Webstats
SelfSudoc
Exemplarisation
automatique
Exports à la demande
crcat
XX
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes
CIDEMIS
COLODUS
IdRef
Webstats
SelfSudoc
Exemplarisation
automatique
Exports à la demande
vcatalogueur
CA
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes
CIDEMIS
COLODUS
IdRef
2
Groupe destiné
ABES
aux responsables
de centres
régionaux du
Sudoc-PS (tous
les droits de
catalogage avec
l’usage d’un
format de
catalogage des
données
d’exemplaire
spécifique).
Groupe destiné
aux
professionnels
ayant tous les
droits de
Coordinateur
local
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CERLHPB
CA
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes, Base
CERL
Webstats
catalogage, y
compris celui de
verrouiller les
notices
bibliographiques
CIDEMIS
Groupe destiné
ABES
aux
professionnels
ayant tous les
droits de
catalogage, y
compris celui de
verrouiller les
notices
bibliographiques,
et disposant du
droit
supplémentaire
d’accéder à la
base externe
CERL. Un login
de type CA peut
être associé à ce
groupe SI ET
SEULEMENT SI
l’établissement
(ILN) a signé la
convention
ABES-CERL.
COLODUS
IdRef
Webstats
tcatalogueur
TA
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes
CIDEMIS
COLODUS
IdRef
Webstats
3
Groupe destiné
Coordinateur
aux
local
professionnels
(correspondants
Autorités/
Reameau) ayant
tous les droits de
catalogage, y
compris ceux de
créer et modifier
des notices
d’autorités,
d’intervenir sur
les notices
d’autorités de
niveau 7, de
dédoublonner les
notices
d’autorités
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« dédoublonneur
habilité par
l’ABES »
DED
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes
CIDEMIS
COLODUS
IdRef
Webstats
catalogueur
CB
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes
CIDEMIS
COLODUS
IdRef
Webstats
exemplarisation
CC
Base SU, Supeb,
RCR, bases
externes
COLODUS
Webstats
Groupe destiné
ABES
aux
professionnels
ayant tous les
droits de
catalogage, plus
celui de
dédoublonner les
notices
bibliographiques
Groupe destiné
aux
professionnels
ayant tous les
droits de
catalogage, sauf
celui de
verrouiller
Coordinateur
local
Groupe destiné
aux
professionnels
habilités à
intervenir sur les
exemplaires
(créer, modifier,
supprimer le
niveau 2 des
notices
uniquement).
Coordinateur
local
Pas d’intervention
possible sur les
notices
bibliographiques
(niveau 1) et sur
les notices
d’autorité
consultation
LA
Base SU, Supeb et Webstats
RCR
Groupe destiné
Coordinateur
aux
local
professionnels
habilités à
consulter le
Sudoc via
WinIBW, à
consulter le
service Webstats
Pas de droit de
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catalogage et de
PEB
pebprof
PA
Base SU, Supeb et Webstats
RCR
Groupe des
Coordinateur
professionnels du local
PEB
pebfinal
Nomenclature
spécifique
Base Supeb et RCR
Groupe des
Professionnels
lecteurs habilités PEB
à émettre des
demandes
préliminaires de
PEB
pebdirect
Nomenclature
spécifique
Base Supeb
Groupe des
Professionnels
lecteurs habilités PEB
à émettre des
demandes
directes de PEB
pebdirint
Nomenclature
spécifique
Base Supeb
Groupe des
Professionnels
lecteurs habilités PEB
à émettre des
demandes
directes et
internationales de
PEB
1.2.1. Détail des habilitations des groupes
Les habilitations d’un groupe d’utilisateur sont vérifiables par les coordinateurs et les responsables de CR,
mais elles ne sont modifiables que par les administrateurs du système (ABES).
AFF¬HAB¬ permet de visualiser les habilitations de son propre groupe.
AFF¬HAB¬ <IDENTIFIANT> permet de visualiser les habilitations d’un identifiant de son ILN.
Voici l’écran correspondant aux habilitations définies par l’ABES pour le groupe « vcatalogueur » :
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Explication des champs :
Administrateur base
Réservé aux administrateurs de la base Sudoc (ABES)
Téléchargement
Droit de télécharger des notices bibliographiques de la base de données
vers un fichier électronique.
Dédoublonnage
Droit de dédoublonner des notices bibliographiques
Création doublons
Droit d’insérer des notices bibliographiques doubles
Affich. mots indexés
Droit d’afficher les clés des notices bibliographiques (commande
AFF¬CLE)
Affich. mises à jour
Droit d’afficher les mises à jour des notices (commande AFF¬MIS)
Création de notices
Droit de créer des données de niveau 0 (notices bibliographiques, notices
d’autorité, notices RCR)
Création données
locales
Droit de créer des données de niveau 1 (données bibliographiques locales)
Cre exemplaires (sel)
Droit de créer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), mais en
utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement
(commande CRE¬EXX)
Cre exemplaires
Droit de créer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), sans
limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser
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cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre
bibliothèque (habilitation précédente)
Modif. notices
Droit de modifier des notices au niveau 0 (notices bibliographiques et
d’autorité)
Modif. Données locales Droit de modifier des données de niveau 1 (données bibliographiques
locales)
Modif. exemplaires (sel) Droit de modifier des données de niveau 2 (données d’exemplaire), mais
en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement
(commande MOD¬EXX)
Mod exemplaires
Droit de modifier des données de niveau 2 (données d’exemplaire), sans
limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser
cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre
bibliothèque (habilitation précédente)
Supprimer notices
Droit de supprimer des données de niveau 0 (notices bibliographiques et
d’autorité)
Suppr. Données locales Droit de supprimer des données de niveau 1 (données bibliographiques
locales)
Suppr. exemplaires (sel) Droit de supprimer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), mais
en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement
(commande SUP¬EXX)
Sup exemplaires
Droit de supprimer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), sans
limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser
cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre
bibliothèque (habilitation précédente)
Transfert d’exemplaires Droit de transférer des données d’exemplaire d’une notice bibliographique
à une autre
LOC
Droit d’ajouter des localisations dans un exemplaire existant (pertinent
dans le cas des états de collection des périodiques surtout)
LIT/LIA
Droit d’utiliser le mécanisme de recherche et liaison automatique des
notices d’autorité (touches de fonction et baguette magique)
Réactiver notices suppr. Droit de « réactiver » des notices après leur suppression logique
Formulaire PEB
Droit d’afficher et remplir un formulaire de demande de PEB
Demandes libres
Droit d’exécuter une demande libre (PEB)
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Enregistrer commande
Droit d’enregistrer une demande (PEB)
Dem. internationales
Droit d’enregistrer une demande internationale (PEB)
Sél. dem. envoyées
Droit de sélectionner les demandes enregistrées (PEB)
Sél rappels
Droit de sélectionner les demandes rappelées (PEB)
Sél rés. négatifs
Droit de sélectionner les résultats des demandes envoyées (PEB)
Sél reçues
Droit de sélectionner les demandes reçues (PEB)
Rep demande
Droit de répondre à une demande (PEB)
Enr demande
Droit de transférer une demande (PEB)
Ann demande
Droit d’annuler une demande (PEB)
Ach demande
Droit d’acheminer une demande (PEB)
Demandes directes
Droit d’envoyer directement une demande (PEB)
Affich. fournisseurs
Droit d’afficher la liste des candidats pour une demande (PEB)
Modif. fournisseurs
Droit de modifier la liste des candidats pour une demande (PEB)
Types de documents
interdits
Liste des types de documents interdits en création et/ou modification et/ou
suppression et /ou validation (statut v). Cette liste correspond aux
positions 1 et 2 de la zone 008
http://carmin.sudoc.abes.fr/cgi-bin/access/guide/formats/unma/DonneesC
[odees/CodesZone008.htm#pos1-2]
Format de catalogage
Liste des formats de catalogage disponibles
Max. statut par type de
document
Droits par rapport aux statuts des notices (zone 008, 3ème position) et aux
types de document. La zone permet d’indiquer, pour chaque type de
document, quel est le statut ‘maximal’ qui peut être attribué aux notices
par un utilisateur du groupe.
Exemple : **=v signifie « le statut v peut être attribué aux notices de tous
les types de documents » Ex : Aa=y signifie « seul le statut « y » est le
statut maximal qui peut être attribué aux notices de monographie (code
Aa) »
1.2.2. Détail des données générales d’un identifiant
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Tout utilisateur peut visualiser les données de son ou de ses identifiants grâce à la commande AFF USA.
Cela lui permet de savoir à tout moment avec quel identifiant il est connecté au Sudoc.
AFF¬USA¬ affiche les données de l’identifiant avec lequel vous êtes connecté au Sudoc. Cette
commande WinIBW peut être utilisée par tout identifiant quelque soit son groupe de rattachement.
AFF¬ USA¬<IDENTIFIANT> affiche les données d’un login spécifique. Cette commande WinIBW ne
peut être utilisée que par le coordinateur local de l’ILN de rattachement.
Exemple :
AFF¬ USA¬<027CA10>
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Chapitre 2. Gestion des identifiants
(login)
2.1. Respecter la nomenclature des logins
Pour créer un identifiant dans le Sudoc, il faut respecter une nomenclature précise.
L’ABES a défini cette nomenclature pour deux raisons :
• chaque identifiant doit être unique dans le système, et le choix d’une nomenclature permet d’éviter des
conflits d’attribution d’identifiants ;
• le nombre d’identifiants doit être limité et les identifiants inutilisés ne doivent pas se multiplier. Le
choix d’une nomenclature permet ainsi au coordinateur local de ré-attribuer les logins existants.
Cet identifiant est donc composé de 8 caractères :
[n° ILN][code du groupe][n° séquentiel]
• les 3 premiers caractères correspondent au numéro ILN de l’établissement ;
• les 4ème et 5ème caractères correspondent au code du groupe auquel l’identifiant est rattaché ;
A NOTER :
Les CODES des groupes d’habilitations sont alphabétiques et s’écrivent en lettres capitales.
Le NOM du groupe est toujours en minuscule (« vcatalogueur » et non « Vcatalogueur »)
Nom du groupe dans la fiche USA
Code du groupe dans le login
coordinateur,crcat
XX (créés et gérés par l’ABES)
vcatalogueur (dont groupe réservé CRELHPB)
CA
tcatalogueur
TA
« dédoublonneur habilité par l’ABES »
DED (créés et gérés par l’ABES)
catalogueur
CB
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exemplarisation
CC
consultation
LA
pebprof
PA
pebfinal
Nomenclature spécifique
pebdirect
Nomenclature spécifique
pebdirint
Nomenclature spécifique
• les 3 derniers caractères sont des numéros séquentiels (de 001 à 999 utilisateurs par ILN).
Exemple : le login 027CB001 est le 1er login utilisateur (001) appartenant au groupe « catalogueur » (CB)
de l’ILN 027 (SICD2 de Grenoble).
2.2. Rechercher et afficher les identifiants
(login)
2.2.1. Par WinIBW : les commandes utiles
ECRAN DE RECHERCHE : SEL USA
Un écran de recherche multicritères est disponible dans WinIBW. Il est accessible via la commande : SEL
USA
Par exemple, cette recherche permet de retrouver la liste de tous les logins de type « exemplarisation » de
son ILN (par exemple, pour connaitre le nouveau numéro d’ordre à attribuer pour le login suivant) :
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1. Saisir dans le champ « Identifiant », le n°ILN (sur 3 caractères)
2. Saisir dans le champ « Groupe », le NOM du groupe (facultatif)
- exemple : « exe » pour « exemplarisation » (troncature implicite)
3. Effacer ou modifier dans le champ « bibliothèque » le n° RCR
- Pour avoir tous les logins de l’ILN : champ « vide »
- Pour avoir les logins d’une bibliothèque : inscrire le n° RCR de la bibliothèque
4. Cliquer sur Entrée : une liste d’utilisateurs s’affiche ordonnée par identifiant.
Chaque ligne, correspondant à un identifiant, est cliquable. En double cliquant sur une ligne, on affiche le
détail de la fiche de l’utilisateur.
NOTE : dans la liste affichée, le statut des identifiants apparaît dans la colonne LP : valeur « N(NON) »
pour inactif et valeur « Y(OUI) » pour actif
COMMANDES D’AFFICHAGE D’UN IDENTIFIANT : AFF USA
AFF¬USA¬ affiche les données de l’identifiant avec lequel vous êtes connecté au Sudoc (commande
accessible à tous)
AFF¬ USA¬<IDENTIFIANT> affiche les données d’un login spécifique (commande accessible au
coordinateur local)
COMMANDES D’AFFICHAGE LISTE : AFF USA BIB
Ces commandes sont autorisés avec le login (XX) de coordinateur.
AFF¬USA¬BIB¬<RCR>¬affiche la liste de tous les identifiants du RCR indiqué rattaché à l’ILN
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AFF¬USA¬BIB¬<RCR>¬TOU affiche tous les identifiants du RCR indiqué rattaché à l’ILN, y compris
les logins destinés aux utilisateurs appartenant au groupe « pebfinal ».
Dans la liste affichée, le statut des identifiants apparait : colonne LP « N pour inactif » et « Y pour actif »
Avec la commande AFF USA BIB TOU, vous pouvez voir en plus les logins Pebfinal (login désactivé =
X)
2.2.2. Par le service en ligne Self Sudoc : liste
téléchargeable
L'ABES met à la disposition des coordinateurs, un service en ligne permettant le téléchargement de la
liste des logins de votre ILN (csv). Une authentification au service est requise (avec le login et mot de
passe de coordinateur sudoc)
Accès au service : http://self.sudoc.fr/
Aide en ligne http://documentation.abes.fr/aideselfsudoc/accueil/index.html
2.3. Créer un login
1. se connecter avec l’identifiant de coordinateur rattaché au RCR pour lequel il faut créer les identifiants
2. avec la nomenclature-type, préparer la structure de l’identifiant [n° ILN][code du Ggroupe][n°
séquentiel]
3. taper la commande CRE¬USA¬<IDENTIFIANT> pour lancer la création
Exemple : CRE USA 027CB001
4. remplir les champs de la façon suivante :
Groupe
Le champ groupe contient normalement par défaut le groupe
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« catalogueur ».
Vous devez y indiquer le nom du groupe d’habilitations auquel ce nouvel
identifiant sera rattaché : c’est ce qui déterminera les droits d’un
utilisateur.
Le nom du groupe est celui qui est indiqué au chapitre « La nomenclature
des logins
file:////nirta/espace/Departements/DSR/_Pole_Formation_Documentation
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»
Attention ! La forme du nom du groupe doit être absolument exacte
(orthographe, minuscules exclusivement) : une simple erreur de frappe
rattachera l’identifiant à un nouveau groupe inconnu du système, donc
dépourvu de toute habilitation et de tout accès au système.
Identifiant
Identifiant ou login de l’utilisateur. Ce champ est automatiquement rempli
lorsque vous tapez la commande CRE¬USA¬<IDENTIFIANT>
Nom
Nom de l’utilisateur (exemple : Prénom Nom).
Ce champ permet de personnaliser les identifiants. Le système utilise cette
information lorsque vous vous connectez : il envoie le message d’accueil
« Bienvenue Prénom Nom ».
La saisie de ces données personnelles est facultative. Cependant, pouvoir
rattacher nominativement un identifiant à une personne est pratique pour
le coordinateur qui gère des dizaines d’identifiants. Si un nom et un
prénom sont saisis ici, le coordinateur doit obligatoirement informer
l’utilisateur de la réglementation sur la conservation de données
personnelles. Voir le chapitre « Conservation de données personnelles
http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/administration/gestion_utilis
[ateurs/conservation.html]»
Mot de passe
Vous devez attribuer un mot de passe à l’identifiant que vous êtes en train
de créer (au moins 5 caractères, et au moins un chiffre, voir le chapitre
« Gestion des mots de passe »)
Attention ! Notez tout de suite ce mot de passe pour pouvoir le
communiquer à l’utilisateur de cet identifiant. En effet, dès que vous aurez
validé votre création, le champ mot de passe ne sera plus affiché.
Bibliothèque
Numéro RCR de la bibliothèque à laquelle l’identifiant est rattaché.
Ce champ est automatiquement rempli lorsque vous tapez la commande
CRE¬USA¬<LOGIN> avec le RCR de la bibliothèque à laquelle est
rattaché votre propre login.
Langue
Le choix par défaut est « français ».
Ne pas modifier ce choix.
Connexion par défaut à Information facultative ; la déclaration d’une base préférée entraîne la
la base
connexion automatique à l’une des bases après le login.
(exemples : 1.1 = base SU pour le catalogage ; 2.1 = base SU PEB ; 2.2 =
base RCR).
Type d’utilisateur
La valeur à sélectionner est « Professionnel L », pour tous les logins (à
l’exception des logins de type « pebfinal »).
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Note : si la valeur « utilisateur professionnel » n’est pas sélectionnée, les
logins des usagers professionnels n’apparaîtront pas dans la liste obtenue
avec AFF USA BIB <RCR> (cf chapitre Recherche et afficher les
identifiants)
Identification
obligatoire
Cette case ne doit pas être cochée.
(Attention, lorsque cette case est cochée, l’affichage des listes de notices
est affecté ainsi que toute l’activité de catalogage -création, modification,
lien-)
Note : elle est cochée UNIQUEMENT pour les utilisateurs habilités à
faire du PEB via l’interface publique du Sudoc.
Identifiant autorisé
Par défaut, OUI (login actif)
Pour rendre un login « inactif », choisir : NON
Ne jamais utiliser « Désactivé »
Administrateur du
catalogue
Champ réservé à l’ABES
Coordinateur local
Cocher cette case permet d’autoriser un utilisateur à créer des identifiants
dans le système avec cet identifiant.
Tous les identifiants des coordinateurs Sudoc ont donc la case
« coordinateur local » cochée, pour tous les RCR de leur établissement.
Ce paramètre est utile dans deux autres cas :
• Les professionnels du PEB (rattachés au groupe « pebprof ») doivent
être déclarés « administrateur local» pour pouvoir habiliter des lecteurs
à lancer des demandes de PEB à partir de l’interface publique du Sudoc.
• Si le coordinateur Sudoc décide de déléguer une partie de sa tâche de
gestion des utilisateurs à une tierce personne, il devra cocher cette case
à l’identifiant correspondant.
Statistiques sur
l’utilisateur
TRES IMPORTANT : Ne jamais décocher cette case, sans quoi aucune
statistique d’activité ne pourra être générée dans Webstats pour cet
utilisateur et aucune bonification pour créations de notices liée à ce login
ne pourra être prise en compte lors de la facturation Sudoc pour
l’établissement.
Commentaire
Texte libre
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5. valider le nouvel identifiant en cliquant sur le bouton ENTREE.
6. envoyer le mail-type d’information sur la conservation des données personnelles (voir le chapitre
«
Conservation
des
données
personnelles
[http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/administration/gestion_utilisateurs/conservation.html]»).
NB : la touche ECHAP permet de sortir du mode de saisie sans valider la fiche utilisateur.
2.4. Modifier un login
A l’exception du mot de passe, il est interdit aux utilisateurs de modifier leurs propres données : ils
risquent de désactiver leur login et de ne plus pouvoir accéder à WinIBW.
Seuls les coordinateurs et administrateurs système (ABES) peuvent intervenir sur ces données (les créer
ou les modifier).
1. AFF¬USA¬<IDENTIFIANT>, puis cliquer sur le bouton « modifier »
2. effectuer les modifications
3. valider les modifications en cliquant sur le bouton ENTREE
On peut aussi accéder directement à l’écran de modification en tapant dans la barre de commande
MOD¬USA¬<IDENTIFIANT> .
2.5. Désactiver un login
La suppression définitive n’est pas possible : lorsqu’il n’est plus attribué, un login doit seulement être
modifié comme suit :
1. MOD¬USA¬<IDENTIFIANT> pour activer l’écran de modification
2. champ « Identifiant autorisé » : choisir « NON »
3. valider en cliquant sur le bouton ENTREE
Attention ! Ne pas choisir l’option « Désactivé » : cela a pour effet de masquer définitivement
l’identifiant dans les listes d’utilisateurs et occasionne des perturbations dans la gestion des logins.
2.6. Gérer les mots de passe
A chaque identifiant ou login est associé un mot de passe strictement personnel. C’est pour préserver sa
fonction de sécurité que le mot de passe est toujours masqué lors de l’entrée.
Un mot de passe doit avoir une longueur minimale de 5 caractères et comporter au moins un chiffre.
2.6.1. Changer son mot de passe
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Les mots de passe doivent être changés tous les deux mois. Le système vous demandera de le changer par
un message d’avertissement lors de votre connexion.
Procédure :
1. MOD¬MOT¬ pour afficher l’écran de modification de son propre mot de passe
2. saisir l’ancien mot de passe
3. saisir deux fois le nouveau mot de passe
4. valider le changement en cliquant sur le bouton ENTREE
Dès ce moment, le nouveau mot de passe est enregistré, et vous devez l’utiliser pour vous connecter.
2.6.2. Changer le mot de passe des utilisateurs de son
ILN (par le coordinateur)
Si un utilisateur a oublié son mot de passe, le coordinateur local peut lui en attribuer un nouveau.
Procédure :
1. ouvrir WinIBW avec son login de coordinateur (XX)
1. MOD MOT <IDENTIFIANT autre utilisateur> pour afficher l’écran de modification du mot de passe
de cet utilisateur
2. saisir son propre mot de passe dans le champ « Ancien mot de passe »
3. saisir deux fois le nouveau mot de passe de cet utilisateur (il est conseillé d’utiliser un mot de passe
banalisé que l’utilisateur changera à la première connexion)
4. valider le changement en cliquant sur le bouton ENTREE
Dès ce moment, le nouveau mot de passe est enregistré, et l’utilisateur doit l’utiliser pour se connecter.
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La gestion des utilisateurs professionnels des réseaux Sudoc
Version : 10-12-2015
Chapitre 3. Gestion des logins pour
CIDEMIS
3.1. Principe d’attribution des logins
La connexion à CIDEMIS se fait via le login catalogueur (CA et CB); tout catalogueur a donc
potentiellement accès à l'application. Un établissement peut, selon l’organisation du service (1 ou
plusieurs responsables du catalogage des ressources continues), utiliser un seul ou plusieurs logins pour
accéder à CIDEMIS.
La gestion de ces logins est de la responsabilité du coordinateur Sudoc.
3.2. Consigne en cas de changement
d'utilisateur - Réattribution des demandes
ISSN
Dans CIDEMIS, les demandes d'un utilisateur sont rattachées à son login. Lorsqu’il y a un retour sur ses
demandes, il est donc le seul à pouvoir en assurer le suivi.
Si un utilisateur de CIDEMIS laisse sa place à un autre (mutation, changement de fonction, etc.), vous
pouvez créer au nouvel utilisateur un nouveau login, MAIS dans ce cas, il est obligatoire de réattribuer les
demandes effectuées de l’ancien login vers le nouveau login, afin que le suivi soit assuré à travers
l’application (une présence doit être assurée pour le suivi des demandes, notamment en cas de demande
de précision du responsable CR ou d’ISSN). Seule l’Abes peut effectuer ce chaînage.
Pour cela, le coordinateur local doit obligatoirement faire une demande sur le guichet ABESstp
[https://stp.abes.fr/], rubrique CIDEMIS.
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Chapitre 4. Conservation de données
personnelles
4.1. Données personnelles et identifiants
Dans les données de l’utilisateur (AFF USA), le coordinateur peut saisir un nom et un prénom et associer
ainsi une personne à cet identifiant.
Noms et prénoms sont alors stockés dans la base.
4.2. Conservation des données
Le stockage de ces données n’est pas illégal, dans la mesure où la base Sudoc a fait l’objet d’une
déclaration auprès de la CNIL.
Mais la réglementation exige que tout individu dont les données personnelles sont conservées en soit
informé.
4.3. Information à communiquer à l’utilisateur
• La nature des données stockées : ici, nom et prénom
• L’usage des données stockées : ici, message de bienvenue à la connexion de WinIBW et facilité de
gestion des identifiants pour le coordinateur
• Le destinataire des données stockées : ici, aucun ; l’ABES conserve ces données pour son seul usage
dans le cadre du Sudoc et ne les communique à aucun autre organisme
• L’exercice du droit de correction : ici, la correction des données est à demander au coordinateur, et
passera par la modification de la donnée dans le champ « Nom » de la fiche AFF USA
• L’exercice du droit de suppression : ici, la suppression des données est à demander au coordinateur, et
passera par le retrait de la donnée du champ « Nom » de la fiche AFF USA
4.4. Procédure pour le coordinateur
Le coordinateur, s’il décide de saisir ces données personnelles « Nom, prénom » dans la fiche utilisateur,
doit obligatoirement communiquer au détenteur du login les informations règlementaires ci-dessus,
éventuellement en envoyant le courriel-type proposé par l’ABES.
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Cette information doit être faite systématiquement :
• à chaque nouvelle attribution d’un identifiant
• rétrospectivement, au détenteur de chaque identifiant précédemment attribué
Courriel-type proposé par l’ABES :
Des données qualifiées de "données personnelles" au regard de la loi Informatique et Libertés sont
associées à l'identifiant professionnel qui vous a été attribué pour travailler dans une des applications
suivantes : WiniBW, PebWeb, IdRef, Colodus. Ces données personnelles sont votre nom et votre prénom.
Conformément à la réglementation en vigueur concernant le traitement et la conservation des données
personnelles, l'ABES vous informe, par le présent message, des éléments suivants :
1) Quel usage est fait de vos données personnelles ? : - personnalisation du message de bienvenue, affiché
lors de la connexion dans WinIBW ou dans Colodus - facilité de gestion (via l'interface de WinIBW ou
via le web service sous authentification ILN2USR disponible dans SelfSudoc) du parc d'identifiants pour
le coordinateur Sudoc ou le responsable de Centre Régional du Sudoc PS dont vous dépendez, en
associant un identifiant à une personne réelle ;
2) Y a -t-il d'autres destinataires de ces données ? aucun autre établissement que l'ABES n'est destinataire
de ces données, conservées dans la base pour usage interne exclusivement ;
3) Comment exercer mon droit de rectification ? la correction de vos données personnelles est à demander
au coordinateur Sudoc ou responsable de Centre régional du Sudoc PS dont vous dépendez, et passera par
la modification de la donnée dans le champ "Nom" de la fiche-utilisateur ;
4) Comment exercer mon droit d'opposition : la suppression des données est à demander au coordinateur
Sudoc ou responsable de Centre régional du Sudoc PS dont vous dépendez, et passera par le retrait de la
donnée du champ "Nom" de la fiche-utilisateur."
5) Combien de temps ces données sont-elles conservées ? vos nom et prénom seront systématiquement
supprimés de la base par votre coordinateur Sudoc ou responsable de centre régional, dès lors que vous
n'exercerez plus les fonctions pour lesquelles l'identifiant professionnel vous avait été attribué.
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