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travaux professionnels et de synthèse
TRAVAUX PROFESSIONNELS ET DE SYNTHÈSE BAC PRO 3 ans - Classe de première PREMIÈRE PARTIE - APPLICATIONS BUREAUTIQUES 1 - Archivage des documents bureautiques ....................................................................................... 3 2 - Texteur - Application 1 : la mise en forme de documents ........................................................................... 13 - Application 2 : les tableaux ............................................................................................................. 23 - Application 3 : le publipostage ........................................................................................................ 31 - Application 4 : les formulaires ........................................................................................................ 37 3 - SGBDR - Application 1 : la création d’une base de données ..................................................................... 43 - Application 2 : l’exploitation d’une base de données ................................................................. 51 - Application 3 : les relations entre tables ....................................................................................... 57 - Application 4 : les liaisons entre logiciels ..................................................................................... 63 4 - Tableur-Grapheur - Application 1 : fonction SOMME, références relatives et absolues ........................................ 69 - Application 2 : fonctions SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, graphique .................................... 73 - Application 3 : fonctions SI et ARRONDI ....................................................................................... 77 - Application 4 : fonctions SI, SOMME, ARRONDI, RECHERCHE ................................................. 83 - Application 5 : fonction SOMME, liens entre les feuilles d’un classeur .................................. 87 DEUXIÈME PARTIE - TRAVAUX PROFESSIONNELS DE SYNTHÈSE I - Domaine administratif DOSSIER 1 : SOCIÉTÉ PAPER PRO . .............................................................................................................................. Exploitation d’un fichier articles. Mise en place d’un nouveau service 91 DOSSIER 2 : ÉTUDE NOTARIALE LAMBERT . .............................................................................................................. Convocation des copropriétaires à une assemblée générale. Réalisation d’un diaporama pour l’assemblée générale 97 DOSSIER 3 : SOCIÉTÉ OPALINE .................................................................................................................................... Relations fournisseurs 103 DOSSIER 4 : SARL MAPI ................................................................................................................................................ Relations clients 109 DOSSIER 5 : SAS MOULES BESSERAT ........................................................................................................................ Les outils de communication 117 II - Domaine commercial et comptable DOSSIER 1 : SAS France DILUANTS ............................................................................................................................ Contrôle, codification et archivage des pièces commerciales et comptables 121 DOSSIER 2 : SAS France DILUANTS ............................................................................................................................ Pré comptabilisation de factures clients 131 DOSSIER 3 : SAS France DILUANTS ............................................................................................................................ Pré comptabilisation de factures fournisseurs 151 DOSSIER 4 : SARL BEAUTÉ DIFFUSION ...................................................................................................................... Gestion commerciale 179 DOSSIER 5 : SARL BEAUTÉ DIFFUSION ...................................................................................................................... Tenue d’une comptabilité 197 DOSSIER 6 : SA TRANSLOC ........................................................................................................................................... Conception d’un devis et tarification 215 DOSSIER 7 : SAS MARCHAND....................................................................................................................................... Gestion des notes de frais 223 III - Sujet d’entraînement à l’épreuve E3B - Pratique professionnelle sur poste informatique.................................. 231 SARL BEAUTÉ DIFFUSION Jocelyne GENOUX – Jean-Yves MICHON ARCHIVAGE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES Environnement professionnel FOULON SAS Capital de 300 000 E 287 rue Sommeiller 73000 CHAMBÉRY Tél. 04 79 54 76 xx – Fax 04 79 54 78 xx NIF : FR25345984238 www.foulon.xxx Fotolia © vanda La société FOULON est spécialisée dans la fabrication et la vente d’appareils de chauffage et de cheminées. Extrait de l’organigramme de l’entreprise : M. Pierre FOULON Directeur M. Jacques MARIN Responsable service comptable Mme Anne BRILLET Responsable service achats M. Paul CHAMP Responsable service ventes M. Yvon ALTON Responsable service technique Votre mission Lors d’un stage dans cette société, vous assistez Mme GUILLOT dans la réalisation de travaux administratifs. Archivage des documents bureautiques Mme Nadège GUILLOT Responsable service du personnel 3 TÂCHES À RÉALISER PREMIÈRE PARTIE : 22/09/N Aujourd’hui, vous allez m’aider dans la mise en place d’une organisation rigoureuse des fichiers du service du Personnel. Dans un premier temps, je vais vous demander d’examiner le répertoire dédié au service des Ventes de l’entreprise car je désire savoir si vous êtes capable de repérer en particulier quel logiciel a été utilisé pour créer les différents fichiers. Mme GUILLOT Responsable du service du personnel Votre travail : À partir de l’annexe 1 (image du répertoire de service des ventes), complétez l’annexe 2. DEUXIÈME PARTIE : 22/09/N Maintenant que vous avez bien compris comment organiser une arborescence structurée pour la sauvegarde des fichiers, je vais vous charger de concevoir une organisation judicieuse des fichiers du service du Personnel. Pour l’instant, ils sont stockés dans un répertoire nommé PERSONNEL et seulement dans deux sous-répertoires. Mme GUILLOT Responsable du service du personnel Votre travail : À partir de l’annexe 3, proposez une nouvelle arborescence pour la sauvegarde des fichiers. 4 TROISIÈME PARTIE : 22/09/N Merci d’avoir réorganisé le répertoire de sauvegarde des fichiers du service du Personnel. Veuillez maintenant m’assister dans la sauvegarde d’un document relatif aux stages du quatrième trimestre, que je viens de créer avec le texteur. Mme GUILLOT Responsable du service du personnel Votre travail : À partir des annexes 4 et 5 : 1 - Dans quel répertoire allez-vous sauvegarder le document de l’annexe 4 ? . ...................................................................................................................................................................................................................... 2 - Quel nom de sauvegarde proposez-vous ? . ...................................................................................................................................................................................................................... Archivage des documents bureautiques 3 - Sur l’annexe 6, précisez les propriétés d’enregistrement du document (éléments pointés uniquement). 5 QUATRIÈME PARTIE : LA GESTION DE VOS FICHIERS : CONSIGNES Afin d’identifier vos fichiers, vous insérerez en pied de page, manuellement ou automatiquement, l’emplacement et le nom du fichier (à droite, taille 8). Exemple : APPLICATION 1\Présentation du courrier De plus, vous définirez pour chacun d’eux des propriétés. Les propriétés d’un document sont des détails permettant d’identifier un fichier (par exemple, un titre descriptif, le nom de l’auteur, le sujet et les mots-clés qui identifient des rubriques ou d’autres informations importantes dans le fichier). Exemple : Propriétés ou métadonnées correspondant à l’activité 1 de l’application 1 TEXTEUR 6 Annexe 1 Contenu du sous-répertoire Analyse activité 1er semestre : Nom Statistiques Suivi CA par représentant Tableau de bord Taille Type 437 Ko Feuille de calcul Microsoft Excel 253 Ko Feuille de calcul Microsoft Excel 499 Ko Feuille de calcul Microsoft Excel Contenu du sous-répertoire Analyse activité 2e semestre : Nom Tableau de bord Taille Type 535 Ko Feuille de calcul Microsoft Excel Contenu du sous-répertoire Comptes-rendus : Nom CR1 CR2 CR3 Taille Type 145 Ko Document Microsoft Word 210 Ko Document Microsoft Word 125 Ko Document Microsoft Word Contenu du sous-répertoire Courriers-types : Envoi tarif Tarif Taille Type 458 Ko Document Microsoft Word 76 Ko Fichier HTML compressé Archivage des documents bureautiques Nom Contenu du sous-répertoire Diaporamas-vidéos-photos-audio : Nom Cheminée Berry Cheminée Morvan Cheminée Vosges Gamme produits Interview Responsable service Présentation équipe Réunion bilan N-1 Taille Type 1 098 Ko 1 419 Ko 1053 Ko 22 074 Ko 4 564 Ko 45 264 Ko 1 842 Ko Image JPEG Image JPEG Image JPEG Clip vidéo Son Wave Fichier audio/vidéo Windows Media Diaporama Microsoft PowerPoint 7 Contenu du sous-répertoire Incidents règlements : Nom Mise en demeure Rappel règlement 1 Rappel règlement 2 Taille Type 75 Ko Document Microsoft Word 60 Ko Document Microsoft Word 65 Ko Document Microsoft Word Contenu du sous-répertoire Prospection : Nom Cartes de visite Étude de marché cheminées Étude de marché nationale Étude de marché poêles à bois Prospects Pub 8 Taille Type 2 347 Ko 216 Ko 150 Ko 244 Ko 2 252 Ko 12 Ko Composition Microsoft Publisher Document Microsoft Word Document Adobe Acrobat Document Microsoft Word Application Microsoft Access HTML Document .doc .zip .jpg .avi .wav .wmv .ppt .pub .pdf .mdb .htm CR1 Tarif Cheminée Berry Gamme produits Interview Responsable service Présentation équipe Réunion bilan N-1 Cartes de visite Étude de marché nationale Prospects Pub Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire� Textuel Multimédia Image Utilitaire Textuel Multimédia Image Utilitaire Types de documents (cocher une réponse) Exemple de logiciel utilisé Archivage des documents bureautiques Nota : il existe d’autres extensions (exemples : .docx, .xlsx, .txt, .rft, .pps, .mp3, .mpeg, .tif,...). .xls Extensions Statistiques Noms des fichiers ANALYSE DE FICHIERS Chemin de sauvegarde Annexe 2 9 Annexe 3 Contenu du sous-répertoire 1 - Documents texteur : Nom Taille Type 45 Ko 634 Ko 115 Ko 51 Ko 57 Ko 49 Ko 106 Ko 186 Ko 134 Ko 55 Ko 42 Ko 44 Ko 39 Ko 28 Ko 36 Ko 819 Ko 216 Ko 220 Ko 225 Ko 32 Ko 32 Ko 21 Ko Certificat travail Consignes sécurité Contrat travail type Convocation entretien Convocation stage Convocation visite médicale Évaluation stage maintenance Évaluation stage sécurité Liste organismes formation Note de service 1 Note de service 2 Note de service 3 Note de service 4 Note de service 5 Note de service 6 Plan formation N Profil poste OP1 Profil poste OP2 Profil poste OP3 Réponse demande stage Réponse demande emploi Reçu solde tout compte Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Document Microsoft Word Contenu du sous-répertoire 2 - Autres documents : Nom Taille Type 137 Ko 353 Ko 3 499 Ko 2 153 Ko 489 Ko Cotisations sociales Décompte heures semaine 37 Personnel Plan formation N Planning congés payés Document Adobe Acrobat Feuille de calcul Microsoft Excel Application Microsoft Access Diaporama Microsoft PowerPoint Feuille de calcul Microsoft Excel Annexe 4 FICHES TECHNIQUES DES STAGES EXTERNES DU QUATRIÈME TRIMESTRE N Stage Négociateur commercial Sessions 2 sessions de 4 jours : Organisme de formation CCI CHAMBÉRY - deuxième semaine d’octobre ; - troisième semaine de novembre. La paie 1 session de 2 jours : CEF CHAMBÉRY première semaine de décembre. Initiation PréAO 3 sessions de 3 jours : - première semaine d’octobre ; - première semaine de novembre ; - première semaine de décembre. 10 GRETA CHAMBÉRY Annexe 5 FICHE DE PROCÉDURE Objet : utilisation, dès la création d’un document avec un logiciel tableur ou texteur, de la fonction « propriétés », pour fournir les renseignements (ou métadonnées) nécessaires à son identification. Procédure pour faire apparaître l’écran qui affiche les propriétés du document : 1 - Menu Fichier, Propriétés 2 - Onglet Résumé Archivage des documents bureautiques Compléter les rubriques appropriées 11 Annexe 6 Rubriques à compléter 12 Application N° 1 la mise en forme de documents ACTIVITÉ 1 - pRÉSENTER UN TExTE KEOPS ÉDITION 5 avenue Jeanne D’Arc 33000 BORDEAUX Tél. 05 56 68 04 xx – Fax 05 56 68 74 xx www.keops.xxx Fotolia © herreneck L’entreprise Keops dans laquelle vous effectuez votre stage existe depuis deux ans. Dans l’entreprise aucune norme de présentation n’a été imposée et chacun est libre de présenter ses courriers et ses e-mails comme il l’entend. Cependant Cécile, responsable administrative, souhaite attirer l’attention sur quelques principes fondamentaux en ce qui concerne la présentation du courrier. Cécile vous remet un texte qui traite de ce sujet (annexe 1). Elle a annoté le document qui sera diffusé à l’ensemble du personnel. Votre travail : TEXTEUR Application 1 Présentez le texte Présentation du courrier (annexe 1) en tenant compte des consignes et des annotations. 13 Annexe 1 14 15 Texteur Application 1 16 17 Texteur Application 1 18
