UTILISATION DES SALLES DE L`AGORA

MAIRIE
Le clos faure
38330 Saint-Ismier
Tel : 04 76 52 52 25
Fax : 04 76 52 28 01
[email protected]
www.saint-ismier.fr
UTILISATION DES SALLES DE L'AGORA
REGLEMENT INTERIEUR 2013 / 2014
L'ensemble polyvalent d'activité AGORA est loué aux personnes physiques ou morales, associations,
groupements, qui en font la demande pour l'organisation de spectacles, fêtes, bals ou cérémonies diverses
à but lucratif ou non lucratif.
En matières de bals, seuls sont autorisés les bals privés, sur invitation et sous la responsabilité d'un ou
plusieurs organisateurs déclarés.
Pour des raisons de sécurité et d'ordre public, les bals publics ne sont pas autorisés.
I : OCCUPATIONS DES SALLES
Le preneur prendra possession et libérera les lieux aux heures prévues par le contrat de location.
II : DUREE DES MANIFESTATIONS
Les manifestations devront impérativement se terminer à 2 heure du matin, 3 heure du matin si dérogation
de la mairie de Saint-Ismier.
III : JOUISSANCE
Le preneur s'engage :
- à limiter les nuisances en tenant les portes fermées pendant la soirée.
- à veiller à ce que les convives, pendant et après la manifestation, quelque soit l'heure, ne créent de
nuisances sonores en extérieur *.
- à n'utiliser aucun haut parleur ou autre moyen de diffusion susceptible d'être entendu hors des lieux
loués.
- à n'utiliser aucun appareil électrique ou autre perturbateur des auditions radiophoniques ou de
télévision.
- à veiller à ce qu'aucune affiche ou élément de décoration ne soit collé aux murs.
- à utiliser le parking nord, pour le stationnement des véhicules, dans le cas de manifestations diurnes,
et en priorité le parking sud dans le cas de manifestations nocturnes.
- à ne pas utiliser de confettis (un coût de 200 € H.T. sera facturé en cas de non respect de cette clause).
- à ne pas faire de feux d'artifice en intérieur comme en extérieur.
- à faire respecter le décret n° 2006-1386 du 15 novembre 2006 interdisant de fumer à l'intérieur de
l'ensemble des locaux, hall et loges compris. Un espace fumeur est aménagé sur le parvis de l'Agora.
Tout contrevenant s'expose à une amende de 68 € et le preneur ou le producteur à une amende de
135 € (facturé par l'Agora). Dans le cas de non respect de ce décret, Agora se réserve le droit d'arrêter
la manifestation. Cette mesure ne donnera lieu à aucun remboursement.
*La gendarmerie peut à tout moment, si elle le juge nécessaire, appliquer la loi concernant le tapage
nocturne et infliger une amende pouvant atteindre 458 €.
D'autre part :
- L’agora ne dispose pas d’une cuisine mais uniquement d’un office :
Par conséquent, des repas ou cocktails ne pourront pas être cuisinés ou préparés sur place.
De même le traiteur ne pourra pas utiliser l’office comme un laboratoire. L’office ne pourra servir
que de plan de travail pour la mise en place.
Le traiteur devra donc travailler en liaison chaude ou froide avec l’aide d’étuves ou de camionfrigos en respectant la réglementation en vigueur.
Seules les étuves électriques sont autorisées, la cuisinière servant uniquement à réchauffer sauces,
amuse-bouches…
- Le traiteur repartira impérativement avec sa vaisselle sale et ses bouteilles en verres. Le petit lavevaisselle d'appoint de l'office ne correspond pas aux normes d'hygiène imposées. Le ballon d'eau
chaude n'a pas une capacité suffisante pour nettoyer un nombre important de couverts.
- Le traiteur fournira au loueur son numéro d'agrément.
- En configuration spectacle ou séminaire, le preneur s’engage à ce qu’aucune nourriture et boisson
n’entre dans la tribune.
IV : SECURITE
Une convention de surveillance obligatoire (Etablissement Recevant du Public 2ème catégorie type LX tel
que défini l’article MS46 et MS45 ) :
Une convention est à signer pour assurer la surveillance de l’établissement entre le chef d’établissement et
un ou plusieurs utilisateurs pendant la présence du public.
Par la signature de cette convention, l'utilisateur certifie notamment qu'il a :
A - pris connaissance des consignes générales et particulières de sécurité ainsi que les éventuelles
consignes spécifiques données par le chef d’établissement et s’engage à les respecter.
B - procédé avec le chef d’établissement à une visite de l’établissement et à une reconnaissance des voies
d’accès et des issues des secours.
C - reçu du chef d’établissement une information sur la mise en œuvre de l’ensemble des moyens de
secours dont dispose l’établissement.
La présence d’un agent de sécurité incendie (SSIAP) (Services de Sécurité Incendie et d’Assistance à
Personnes) est obligatoire. Cet agent sera présent de l’arrivée du public à sa sortie.
Le coût horaire d’environ 21.00 €.H.T de l’heure sera à la charge du loueur, à régler directement au
prestataire. Les heures effectuées le dimanche seront majorées de 10 %. Les heures effectuées un jour férié
seront majoré de 100 %.
Le preneur s'engage
- à ne pas dépasser la capacité maximale des salles
- SAINT EYNARD (réception)
125 places
- GRESIVAUDAN (grande salle)
250 places tribune repliée
300 places tribune dépliée (position spectacle)
- HALL D'ENTREE
100 places
- Dans le théâtre, la capacité d’accueil est de 300 places, il est interdit de rajouter des fauteuils ou des
sièges supplémentaires. Il est interdit que le public soit installé dans les escaliers.
Le preneur est tenu de dégager toutes les portes de sorties (scène, salle et hall).
- à veiller à ce que les portes et les issues ne soient pas fermées à clé ni condamnées pendant la
présence du public,
- à ne pas procéder à des installations volantes d'alimentation électrique dans les couloirs,
cheminements ou allées,
- à ne pas mettre des éléments de décoration près des sources de chaleur,
- à mettre des éléments de décoration qui devront impérativement répondre aux normes anti feu MO ou
M1 (ininflammabilité),
- à ce que ces éléments de décoration soient installés hors de portée du public,
- en cas d'utilisation d'une petite échelle : présence d'une personne au sol pour assurer la sécurité de la
personne œuvrant en hauteur,
- à ne pas utiliser la nacelle, seul un personnel de l'AGORA y étant habilité.
- à vérifier qu'aucune table ou matériel n'obstrue les issues de secours,
- à interdire l'accès des animaux dans les salles,
- à ne pas modifier l'installation électrique ou les appareils électriques (fusible en particulier).
V : UTILISATION DU MATERIEL AUDIOVISUEL
Si le preneur utilise le matériel audiovisuel il devra faire appel, à ses frais, à un opérateur professionnel
accepté par le loueur.
VI : ETATS DES LIEUX
Un état des lieux sera établi en présence d'un représentant du loueur et du preneur à la prise de possession
des locaux par le preneur et à la restitution de ceux-ci au loueur.
A défaut de l'établissement d'un état des lieux du fait du preneur, celui - ci sera réputé avoir reçu les locaux
en parfait état.
VII : TARIFS
Les tarifs de location sont fixés par décision du Maire. Le coût de la location sera celui en vigueur au
moment de la signature du contrat.
L’utilisation de tout lieu non stipulé du présent contrat sera facturée en sus selon la tarification en vigueur.
La réservation des salles sera effective à réception du présent contrat dûment signé accompagné d’un
chèque de 1 000 € à l’ordre du trésor public au titre d’acompte.
Il est interdit de jouer le rôle de prête-nom pour permettre à un tiers d’organiser pour son propre compte
une manifestation festive à des fins lucratives ou pour bénéficier d’un tarif Ismérusiens, plus avantageux.
Le non-respect de cette clause entraînera l’annulation immédiate de la réservation sans que la ville de
Saint-Ismier soit tenue de restituer les arrhes versées ou la facturation au plein tarif.
VIII : ASSURANCES
Le preneur doit fournir, quinze jours avant la manifestation, une attestation d'assurance "Responsabilité
Civile Organisateur" incluant le risque incendie et précisant le lieu et la date de la location.
La responsabilité du loueur ne saurait être recherchée dans le cas de vol, disparition, détérioration ou tout
autre événement pouvant affecter les biens qui ne lui appartiennent pas.
Il revient au preneur d'assurer ses propres biens avec abandon de recours contre le loueur.
IX : CONDITIONS D'ANNULATION
Le loueur se réserve le droit d’annuler, sans indemnité d’aucune sorte, le présent contrat dans tous les cas
reconnus de force majeure.
Sommes dues en cas d'annulation de la location :
- 10 % du montant T.T.C. de la signature du contrat à trois mois de la manifestation.
- 40 % du montant T.T.C. de trois mois à un mois de la manifestation.
- 80 % du montant T.T.C. de un mois à huit jours de la manifestation.
- 100 % les sept jours qui précédent la manifestation.
X : Législation sur le tabac
Le preneur s'engage à faire respecter le décret n° 2006-1386 du 15 novembre 2006 interdisant de fumer à
l'intérieur de l'ensemble des locaux, hall et loges compris. Un espace fumeur est aménagé sur le parvis de
l'Agora. Tout contrevenant s'expose à une amende de 68 € et le preneur ou le producteur à une amende de
135 € (facturé par l'Agora). Dans le cas de non respect de ce décret, Agora se réserve le droit d'arrêter la
manifestation. Cette mesure ne donnera lieu à aucun remboursement.
FAIT EN DEUX EXEMPLAIRES
Le
LE PRENEUR :