summer employment - Bishop`s University

RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9651 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
SUMMER EMPLOYMENT
TEAM LEADER: CONFERENCE ASSISTANT, RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
The Residence and Conference Department is currently advertising for 2 summer-season Conference Team Leader positions.
Reporting to the Customer Service and Operations Manager, the Conference Assistant Team Leaders will jointly lead a team of 3
Conference Assistants in their daily and weekly tasks. Team Leaders will support the summer Conference operation and take an
active role in ensuring that the Conference Assistant Team completes all necessary tasks to make every conference event a
success. Working with Conference organizers the Team Leader will make sure that all on-site requirements for each group are
fulfilled. Team Leaders assist with the training of the Conference Team at the beginning of the season and with on-going training
to ensure all Conference Assistants (CA’s) are well equipped to provide exceptional customer service. Understanding and
application of Residence Life policies will also be required.
Incumbents will liaise with various Bishop’s University departments (i.e. Cleaning Services, Buildings and Grounds, Sports
Complex, Dining Services, Information Technology, etc.) in order to achieve a common objective of providing excellent
customer service. A professional and customer-focused approach is essential.
We are looking for proactive, detail-oriented individuals with proven leadership skills. Team Leaders will be required to assist all
office personnel as well as guide the efficiency of the student employees that are a part of his/her team. Individuals must have
the ability to work consistently on routine tasks as well as unexpected priorities while maintaining a high level of accuracy.
QUALIFICATIONS:
-
Strong verbal and written communication skills in both official languages;
Excellent interpersonal skills;
Good conflict resolution skills;
Ability to work under pressure;
Ability to diffuse difficult situations;
Good judgement and common sense;
Knowledgeable about the Bishop’s campus and the Eastern Townships;
Computer literate;
Proven excellent customer service skills
Ability to manage stress in order to function efficiently during busy periods;
Professional appearance and demeanor at all times;
Must be a current or graduating student at Bishop’s University or Champlain College;
Strong mathematical skills are required;
Previous experience living in Bishop’s Residence and/or hotel experience are considered assets.
PERIOD OF EMPLOYMENT: Monday, April 25th, 2016 – Monday, Sept. 5th, 2016
SCHEDULE: Candidates must accept a variable work schedule (days, evenings, and weekends) with an average of 32
hours/week and a maximum of 40 hours/week during peak season. Candidates will work weekends during the summer;
SALARY:
1st year Team Leaders
2nd year Team Leaders
$13.50 / hour
$14.00 / hour
DUTIES:
-
Welcome and register incoming guests and groups;
Comfortable with delegating tasks to team mates and ensuring that tasks are completed when required;
Responsible for addressing any issues that arise within the team and liaise with their supervisor, Customer Service and
Operations Manager, to make them aware of any issues;
Assist with training at the beginning of the season and assist with on-going training to ensure all CA’s are well equipped to
provide exceptional customer service;
Interact with Conference clients daily to ensure that their needs are met and that the group receives exceptional customer
service;
Ensure that all facilities, coffee breaks, and set ups are taken care of daily for the groups on site to ensure that everything is
ready, on time and nothing missing;
Serve as an information resource for conference guests and groups;
Check meeting room and audio visual set-ups, refreshment, meal function, etc. to ensure the smooth operation of the
conference/function;
Conduct room and building checks before, during and after each conference;
Make room reservations, assign rooms, prepare keys;
Prepare daily reports and delegate tasks;
Prepare guest invoices and handle cash, debit or credit card payments;
Perform daily account transaction reconciliations and balance all payments;
Prepare and check daily record sheets (arrivals, departures);
Prepare and issue meal coupons;
Respond to general inquires (both conference and residence information);
Knowledgeable regarding campus services and provide information about local attractions;
Assist with tasks regarding in-coming residence students (deposits, files, weekend arrival);
Other general tasks as required (i.e. photocopying, stocking of supplies, inventory reporting, etc.).
Please forward your curriculum vitae (including cover letter) by noon, Friday, February 26, 2016 to:
Ms. Lynn Fortney
[email protected]
Bishop’s University, Paterson Hall
RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9600 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
EMPLOIS D'ÉTÉ
CHEF D'ÉQUIPE: ASSISTANT AUX CONFERENCES, SERVICES DES RÉSIDENCES ET CONFÉRENCES
Le département des résidences et conférences offre actuellement 2 postes de chefs d'équipe pour la saison des conférences
estivale. Relevant de la gérante des opérations et du service à la clientèle, les chefs d’équipe devront diriger conjointement une
équipe de 3 assistants aux conférences dans leurs tâches quotidiennes et hebdomadaires.
Les chefs d'équipe devront assurer le bon fonctionnement des conférences d'été et devront jouer un rôle actif en veillant à ce que
l'équipe d’assistants aux conférences complète toutes les tâches nécessaires pour faire de chaque événement un succès.
Travaillant avec les organisateurs de conférences le chef d'équipe devra s’assurer de répondre à toutes les exigences de chaque
groupe.
En début de saison, les chefs d'équipe devront participer à la formation des membres de l'équipe des conférences et par la suite
offrir de la formation continue pour s’assurer que tous les assistants aux conférences (CA) aient les outils nécessaires pour
fournir un service à la clientèle hors pair. La compréhension et l'application des politiques de vie en résidence seront également
nécessaires.
Les
personnes
sélectionnées
seront
en
contact
avec
les
différents
départements
de
l’université.
Par exemple, le service de nettoyage, des terrains et bâtiments, du complexe sportif, la cafétéria, l’informatique etc…
Une approche client professionnelle est essentielle pour fournir un excellent service à notre clientèle.
Nous recherchons des personnes dynamiques, ayant le souci du détail possédant les compétences de « leader ». Les chefs
d'équipe devront assister l'ensemble du personnel du bureau dans leurs tâches. Ils devront aussi s’assurer que les employés
étudiants de leur équipe travaillent de façon efficace. Les personnes sélectionnées devront être capable d’effectuer des tâches
routinières ainsi que des tâches inattendues tout en maintenant un haut niveau de précision.
QUALIFICATIONS:
- Fortes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues officielles;
- Excellentes compétences interpersonnelles;
- Capacité à résoudre des conflits;
- Capacité à travailler sous pression;
- Aptitude à contrôler des situations difficiles;
- Bon sense du jugement;
- Bien connaître le campus;
- Bonne connaissances en informatique;
- Excellentes compétences du service à la clientèle;
- Capacité à gérer le stress afin de fonctionner efficacement pendant les périodes de pointe;
- Apparence professionnelle et comportement exemplaire en tout temps;
- Doit être étudiant ou en fin d’étude de l'Université Bishops ou du Collège Champlain;
- Bonne compétences en mathématiques;
- Expérience de vie en résidence à Bishops et/ou expérience en hôtellerie seront considéré comme des atouts.
PÉRIODE D'EMPLOI: lundi, 25 avril, 2016 - lundi 5 septembre 2016
Les candidats doivent accepter un horaire variable de travail (jours, soirs et fin de semaine) avec une moyenne de 32 heures /
semaine et un maximum de 40 heures / semaine pendant la haute saison. Les candidats travailleront toutes les fins de semaine de
l'été;
SALAIRE:
1ère année Chef d'équipe 13,50 $ / heure
2e année Chef d'équipe 14,00 $ / heure
FONCTIONS:
- Accueillir et enregistrer les clients et les groupes;
- Déléguer les tâches aux coéquipiers et veiller à ce que les tâches soient bien exécutées en respectant les échéances;
- Rapporter à la gérante du service à la clientèle et directeur des opérations les problèmes auxquels l'équipe fait face;
- Interagir quotidiennement avec les clients des conférences, répondre efficacement aux demandes des groupes et s’assurer qu’ils
reçoivent un service à la clientèle exceptionnel;
- Servir de personne ressource pour les clients et les groupes des conférences;
- Vérifier les salles de réunion, le bon fonctionnement des équipements audio visuels, les services de repas etc.,
- Faire les vérifications des salles avant, pendant et après chaque conférence;
- Faire les réservations de chambres, l’attribution des chambres, préparer les clés;
- Préparer les rapports quotidiens et déléguer les tâches;
- Préparer les factures des clients et gérer les paiements en argent, carte de débit ou de crédit;
- Préparer les réconciliations bancaires;
- Préparer et vérifier le rapport des enregistrements quotidiens (arrivées, départs);
- Préparer et émettre les coupons repas;
- Répondre aux demandes de renseignements généraux (résidences et conférences);
- Fournir des informations sur le campus et sur les attractions locales;
- Aider aux tâches reliées aux étudiants arrivants en résidence (dépôts, fichiers, arrivées de fin de semaine);
- Autres tâches générales, selon les besoins (par exemple la photocopie, le stockage de fournitures, rapports d'inventaire, etc.).
S'il vous plaît faire parvenir votre curriculum vitae (y compris la lettre de présentation) avant vendredi le 26 Février, 2016
midi :
Mme Lynn Fortney
[email protected]
Université Bishop's, Paterson Hall