Découvrir l`environnement de Microsoft Office

Découvrir l’environnement
de Microsoft Office WORD 2010
Fiche ressource 1
1
Fiche
ressource
1. Lancer Word
2. Découvrir l’interface
3. Utiliser les aides et les info-bulles
4. Modifier les principales options de Word et personnaliser l’environnement
La version 2010 de Microsoft Word accentue et complète les nouveautés de la version 2007. Depuis la
version 2007, les éléments ont été organisés de façon à ce que l’utilisateur puisse trouver plus facilement
et plus rapidement ce dont il a besoin. Le vocabulaire a changé : on parle d’onglets, qui permettent l’accès
à des rubans dans lesquels sont disposés des outils répartis en groupe. Le nombre et le contenu des
onglets varient en fonction de la tâche que l’utilisateur est en train d’effectuer.
1. Lancer Microsoft Word 2010
• Pour lancer le logiciel Word aller dans le menu « Démarrer » choisir « Tous les programmes » ;
• Ensuite choisir « Microsoft Office » puis le programme « Microsoft Office 2010 ».
• Si un raccourci a été épinglé au menu « Démarrer » cliquer sur celui-ci.
• L
a liste des documents Word créés récemment s’affiche sur le côté droit, vous pouvez choisir l’un d’entre
eux ou cliquer sur l’icône de Word pour afficher un nouveau document.
• Si un raccourci est sur le bureau de votre ordinateur, faire un double-clic sur le raccourci :
5
2. Découvrir l’interface de Microsoft Word 2010
Fiche ressource 1
Lorsque l’on démarre le logiciel Word, la fenêtre suivante apparaît :
Barre d’accès
rapide
Les onglets
Le ruban
Réduction
de la fenêtre, niveau
inférieur et fermeture
Bouton
de réduction
du ruban
Point
d’insertion
La règle
Barre de défilement
horizontal
Barre d’états : informations sur le document :
nombre de pages, nombre de mots, langues
La règle
Barre de défilement
vertical
Options d’affichage : zoom,
une page, deux pages
A - Les onglets et les rubans
Il existe huit onglets principaux et fixes plus l’onglet « Développeur », qui est masqué par défaut.
Chaque onglet permet de visualiser un ruban spécifique qui regroupe les principales fonctionnalités de
Word.
Il existe par ailleurs d’autres onglets : ce sont les onglets contextuels, qui s'affichent selon l'objet sélectionné.
Les rubans sont eux-mêmes divisés en groupes dont le nom est affiché dessous et qui contiennent des
boutons de commande et des galeries accessibles via une flèche déroulante.
• Ruban de l’onglet Accueil (Alt L) :
On y trouve le groupe « Presse-papiers », « Police », « Paragraphe », « Style » puis « Modification ».
• Ruban de l’onglet Insertion (Alt S) :
Dans l’onglet Insertion se trouvent les groupes « Pages », « Tableaux », « Illustrations », « Liens », « En
tête et pied de page », « Texte », « Symboles ».
6
• Le ruban de l’onglet Mise en page, (Alt. G) contient les groupes « Thèmes », « Mise en page »,
« Arrière-plan de page », « Paragraphes », « Organiser »
• Le ruban de l’onglet Références permet de créer une « table des matières », d’insérer des « notes
de base de pages », des « citations et une bibliographie », des « légendes » pour les illustrations, un
« index » et une » table de référence ».
• Le ruban de l’onglet Publipostage offre tous les outils nécessaires à la réalisation d’un publipostage
ou mailing :
• Le ruban de l’onglet Révision permet de vérifier l’orthographe, de choisir la langue, d’insérer des
commentaires, de suivre les modifications apportées au document, de réaliser des modifications, des
comparaisons et de protéger le document :
• Le ruban de l’onglet Affichage permet de choisir les options d’affichage du document, d’afficher les
outils nécessaires à la mise en forme, de zoomer, de travailler avec différentes fenêtres et de réaliser
des macros :
Fiche ressource 1
B - Le bouton « Onglet Fichier »
Le bouton « Onglet Fichier » ou « Menu Fichier » (Alt F) ne permet pas de dérouler un ruban.
On trouve dans « Fichier » :
• un menu plus classique : avec les différentes options « Enregistrer », « Enregistrer sous », « Ouvrir »,
« Fermer »…
• des informations sur le document qui est en cours de réalisation : protection, vérification, gérer les
versions,
•un aperçu du document en cours de réalisation et ses différentes propriétés.
7
C - La barre d’outils « Accès rapide »
Fiche ressource 1
Elle rassemble les boutons correspondant aux
opérations les plus fréquentes, qu’il est possible
de lancer par un clic de souris ou par un raccourci
clavier.
Ce raccourci est Alt num, ou num est le numéro
du bouton dans la barre. Ainsi, pour le premier
bouton, le raccourci est Alt 1.
Vous pouvez paramétrer la barre d’outils « Accès
rapide » de façon à y ajouter toutes les fonctions
auxquelles vous souhaitez accéder rapidement.
Par défaut, elle ne contient que les boutons d’enregistrement, d’annulation et de répétition.
Vous pouvez d’ores et déjà y ajouter des commandes courantes telles que Nouveau, Ouvrir ou
­Impression rapide. Cliquez sur la flèche déroulante
située à l’extrémité de la barre et cliquez sur la
commande de votre choix : le bouton correspondant sera immédiatement ajouté sur la barre.
D - Le bouton de réduction du ruban
Il est possible de masquer le ruban : un clic sur le bouton de réduction du ruban
placé en haut à droite de la fenêtre suffit à le faire disparaître et réapparaître. Vous
pouvez également utiliser la combinaison de touches Ctrl+F1.
Notez que, lorsque le ruban est réduit, vous avez accès à n’importe quel onglet
en cliquant simplement dessus. Une fois la commande atteinte, l’onglet se réduira
automatiquement.
E - Les « galeries » accessibles à partir du ruban
Dans un certain nombre de groupes il existe
des galeries qui proposent un éventail
possible de propositions de présentations,
de formes, de styles…
F - Les lanceurs de boîte de dialogue
Certains groupes sont équipés de lanceurs de boîte de dialogue permettant d’approfondir les fonctionnalités.
Les lanceurs de boîte de dialogue se situent en bas à droite du groupe.
8
Fiche ressource 1
G - Les volets
Selon les fonctionnalités utilisées, Word pourra afficher différents volets qui
seront situés, par défaut, à des emplacements déterminés, à droite, à gauche
de la fenêtre Word.
Ces volets sont paramétrables. Une fois le volet affiché, vous pouvez les redimensionner, en faisant glisser la barre de redimensionnement vers la droite
ou vers la gauche. Vous pouvez également les déplacer en faisant glisser sa
barre de titre. Il sera alors flottant. Un double-clic sur sa barre de titre l’ancrera automatiquement.
H - Les menus contextuels
Les menus contextuels s’affichent lorsque vous cliquez avec le bouton droit
de la souris ; ils proposent uniquement les commandes relatives au contexte,
et donc selon l’endroit où vous avez cliqué.
Par exemple, si vous cliquez sur un mot dans le document, vous aurez accès,
via le menu contextuel, aux commandes de mises en forme ou à la recherche
de synonymes.
I - Les touches d’accès rapide
Pour accéder aux différents onglets et sélectionner une commande, vous pouvez bien entendu cliquer.
Cependant, si vous êtes un adepte du clavier, les touches d’accès rapide sont faites pour vous.
Pour accéder à un onglet, appuyez sur les touches Alt ou F10 : toutes les lettres pour accéder aux
différents onglets s’affichent. Appuyez sur la lettre correspondant à l’onglet pour l’afficher. Ce sont
ensuite des lettres et/ou des chiffres relatifs aux différentes commandes qui s’affichent. Appuyez sur la
ou les touches correspondantes. Vous pouvez également utiliser la tabulation et/ou les flèches du clavier
pour vous déplacer de commande en commande.
9
Fiche ressource 1
3. Utiliser les aides et les infos bulle
Afficher la page d’accueil de l’aide
Pour afficher la page d’accueil de l’aide, appuyez
sur la touche F1, ou cliquez sur le bouton en forme
de point d’interrogation situé en haut à droite de la
fenêtre Word.
Obtenir de l’aide sur une commande
Pointez le curseur sur un bouton de commande
ou un lanceur de boîte de dialogue : une info-bulle
s’affiche et explique le rôle de l’élément en question.
Si le message « Appuyez sur F1 pour obtenir de
l’aide » s’affiche, appuyez sur F1 pour obtenir
davantage d’informations sur l’utilisation de cette
commande.
Obtenir de l’aide sur une boîte de dialogue
Pour obtenir de l’aide sur une boîte de dialogue
ouverte, cliquez sur le bouton en forme de point
d’interrogation situé à droite de la barre de titre de
ladite boîte, ou appuyez sur la touche F1 : la rubrique
d’aide sur la boîte de dialogue s’affiche.
10
Modifier les principales options
Accès rapide à la personnalisation du ruban
Vous pouvez modifier certaines options :
• Cliquer sur l’onglet Fichier.
• Dans le volet gauche, cliquez sur Options.
• Dans la boîte de dialogue qui s’est ouverte,
vérifiez que la commande Général est bien
sélectionnée dans la colonne située à gauche.
• Dans la colonne située à droite, vous avez
accès à trois rubriques :
o Options d’interface utilisateur,
o Personnaliser votre copie de Microsoft office
o Options de démarrage.
Vous y accéderez plus rapidement en cliquant sur le
bouton droit n’importe où sur le ruban ou sur la barre
d’outils Accès rapide et en choisissant la commande
Personnaliser le ruban.
Choisir les onglets et les groupes à afficher
Dans la colonne de droite, chaque nom d’onglet est
précédé par une case d’option. Vous pouvez décocher cette case pour que l’onglet correspondant soit
masqué.
Notez que, par défaut, l’onglet Développeur est
masqué. Si vous avez besoin d’utiliser le VBA et les
outils de création de formulaire, il vous faudra afficher cet onglet.
Personnaliser le ruban
Pour personnaliser le ruban.
• Cliquer sur le Menu Fichier.
• Dans le volet gauche, cliquez sur Options.
• Dans la boîte de dialogue qui s’est ouverte,
cliquez sur la commande Personnaliser le ruban
dans la colonne située à gauche.
11
Fiche ressource 1
4. Modifier les principales options de Word
et personnaliser l’environnement
12