job posting/ affichage de poste

JOB POSTING/ AFFICHAGE DE POSTE
Position Title:
Reports To:
Location:
Number of Positions:
Salary Range:
Status:
Posting Period:
Competition Number:
Receptionist (Bilingual – English and French)
Réceptionniste (bilingue – anglais et français)
Manager, Communications and Engagement
Chef, communications et participation
Toronto
1
$39,880 to $49,850 (under review)
39 880 $ à 49 850 $ (en révision)
Regular Full-Time
Régulier à temps plein
May 27, 2016 – June 10, 2016
27 2016 mai au 10 Juin 2016
2016-040
The Excellent Care for All Act includes provisions that, once proclaimed, establish the Patient
Ombudsman. The Patient Ombudsman will be responsible for receiving, resolving, and investigating
complaints relating to Ontario’s community care access corporations, long-term care facilities and public
hospitals.
THE OPPORTUNITY:
The OPO is a “start-up” organization. The Receptionist represents the face of the Office of the Patient
Ombudsman (OPO) for all visitors to the Office, welcoming and directing visitors to the right staff at the
right time. The Receptionist is responsible for any number of administrative tasks including mail, office
access control and meeting room preparation. The Receptionist oversees the OPO’s Resource Centre
ensuring appropriate stationary supplies are available, as well as scanning documents for electronic filing.
The Receptionist also provides support to the communications and engagement functions of the office.
WHAT CAN I EXPECT TO DO?
a) Reception Services
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Serves visitors by greeting, welcoming, directing and announcing them appropriately.
Answers, screens and forwards any incoming phone calls while providing basic information, when
needed.
Receives and sorts daily mail/deliveries/couriers.
Maintains security by following procedures and controlling access (monitor logbook, issue visitor
badges).
Performs other clerical receptionist duties such as filing, photocopying, collating, faxing, etc.
Maintains reception area/waiting room, including a designated area that displays OPO publicfacing documents, such as brochures and reports
Assists with meeting room preparation, as required.
b) Resource Centre
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Maintains an appropriate level of stationary supplies.
Scans paper documents for electronic filing.
c) Communications Support
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Provides support to communications and engagement activities, including coordinating meetings.
Assists in the production and distribution of communications materials, including assisting in the
development and maintenance of mailing lists.
e) Other Activities
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Maintains the confidentiality and privacy of personal information and personal health information
Participates in learning opportunities.
Participates in internal committees and undertakes special projects.
Performs other duties as assigned.
HOW DO I QUALIFY?
To be considered for this opportunity, you will have:
Education & Experience:
 Post-secondary diploma in Administrative Assistant program, or an acceptable combination of
education, training and/or experience.
 Proven experience in providing reception services.
 Proficiency in English, as well as in oral and written French at the advanced level.
Knowledge & Skills:
 Demonstrated commitment to customer service and quality principles in service delivery.
 Ability to apply judgment/tact/sensitivity and diplomacy.
 Demonstrated ability to work with and respond effectively in a diverse population.
 Demonstrated ability to communicate with individuals who are distressed, emotionally distraught
or who may require special accommodation and is familiar with the general requirements of the
Accessibilities for Ontarians with Disabilities Act (AODA).
 Excellent oral and written skills, and the ability to communicate effectively and efficiently with
individuals at all levels.
 Ability to be resourceful and proactive in dealing with issues that may arise.
 Ability to organise, multitask, prioritise and work.
 Self-starter with a proven ability to work independently and within a team.
 Ability to work collaboratively and maintain an effective and professional working relationship.
 Demonstrated ability to identify risks and take appropriate steps to mitigate risks.
 Proficient use of Microsoft Office and office technologies.
Qualified applicants are invited to submit a covering letter and resume to [email protected] by
11:59 p.m. on the closing date, quoting the above competition number as well as your name. We thank all
candidates for their interest, however, only those selected for an interview will be contacted.
The Office of the Patient Ombudsman is committed to meeting the needs of all individuals in
accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) and the Ontario
Human Rights Code. Should you require accommodations during the recruitment and selection
process, please contact Human Resources
La Loi de 2010 sur l'excellence des soins pour tous comprend des dispositions qui, une fois promulguées,
établissent l'ombudsman des patients. L'ombudsman des patients sera chargé de recevoir, de résoudre
et d'instruire les plaintes relatives aux sociétés d'accès aux soins communautaires, aux établissements
de soins de longue durée et aux hôpitaux publics de l'Ontario.
L'OCCASION
Le BOP est un organisme en démarrage. Le réceptionniste est le visage du Bureau de l'ombudsman des
patients (BOP) pour tous les visiteurs; il accueille et dirige les visiteurs vers le bon membre du personnel,
au bon moment. Le réceptionniste est responsable d'un certain nombre de tâches administratives, y
compris le courrier, le contrôle de l'accès au Bureau et la préparation des salles de réunion. Le
réceptionniste supervise le centre de ressources du BOP pour assurer que les fournitures de bureau
appropriées sont disponibles; il est également chargé de la numérisation des documents pour le
classement électronique. Le réceptionniste soutient également les fonctions de communication et de
participation du Bureau.
QUELLES SONT LES FONCTIONS DU POSTE?
a) Services d'accueil
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Servir les visiteurs en les accueillant, en leur souhaitant la bienvenue, en les orientant et en les
annonçant de manière appropriée.
Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les transmettre, et fournir des
renseignements de base, au besoin.
Recevoir et trier les documents et colis acheminés par courrier, livraison expresse et messager.
Assurer la sécurité en suivant les procédures et en surveillant l'accès (surveiller le registre des
visiteurs, émettre les badges des visiteurs).
Effectuer d'autres tâches de commis réceptionniste, comme du classement, des photocopies, des
télécopies, etc.
Voir à l'entretien de la réception / salle d'attente, y compris une zone désignée où les documents
publics du BOP sont présentés, comme les brochures et les rapports.
Aider à la préparation de la salle de réunion, au besoin.
b) Centre de ressources
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Assurer une quantité suffisante de fournitures de bureau.
Numériser des documents papier pour le dépôt électronique.
c) Soutien en matière de communications
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Fournir du soutien aux activités de communication et de participation des patients, y compris les
réunions la coordination.
Aider à la production et à la distribution de documents de communication, y compris aider à
l'élaboration et au maintien des listes de diffusion.
d) Autres activités
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Assurer la confidentialité des renseignements personnels et la protection de la vie privée, et
assurer la confidentialité des renseignements personnels sur la santé.
Participer à des occasions d'apprentissage.
Participer à des réunions de comités internes et entreprendre des projets spéciaux.
Accomplir d'autres fonctions, selon la demande.
QUELLES SONT LES COMPÉTENCES REQUISES?
Pour que votre candidature soit retenue, vous devez démontrer ce qui suit :
Éducation et expérience
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Un diplôme d'études postsecondaires dans un programme d'assistant administratif, ou une
combinaison acceptable d'éducation, de formation et (ou) d'expérience.
Une expérience éprouvée dans la prestation de services de réception.
Des compétences en anglais, ainsi qu'en français oral et écrit, au niveau avancé.
Connaissances et compétences
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Un engagement démontré envers le service à la clientèle et des principes de la qualité en matière
de prestation de services.
La capacité de faire preuve de jugement, de tact, de sensibilité et de diplomatie.
Une capacité démontrée de travailler avec une population variée et de répondre efficacement à
ses demandes.
Capacité démontrée de communiquer avec des personnes qui éprouvent de la détresse, du
désarroi ou qui ont besoin de mesures d'accommodement spéciales; la connaissance des
exigences générales de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées
(LAPHO).
D'excellentes compétences en communications verbale et écrite, ainsi que la capacité de
communiquer avec efficience et efficacité avec des personnes de tous les échelons.
La capacité de faire preuve de débrouillardise et d'être proactif afin de régler les problèmes qui
pourraient survenir.
La capacité d'organiser son travail, d'effectuer plusieurs tâches simultanément et de classer les
tâches par priorité.
Un esprit d'initiative et une capacité éprouvée de travailler de manière indépendante et au sein
d'une équipe.
La capacité de travailler en collaboration et de maintenir une relation de travail efficace et
professionnelle.
Une capacité démontrée de cerner les risques et de prendre les mesures nécessaires pour les
atténuer.
Une solide expérience de la suite Microsoft Office et des technologies de bureau.
Les candidats qualifiés sont invités à soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitæ à
l'adresse suivante : [email protected] au plus tard à 23 h 59 à la date limite, en indiquant le numéro
de processus susmentionné ainsi que leur nom. Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils ont
démontré. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.
Le Bureau de l'ombudsman des patients s'engage à répondre aux besoins de toutes les
personnes conformément à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées et
au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin de mesures
d'accommodement au cours du processus de recrutement et de sélection, veuillez communiquer
avec les ressources humaines.