Fiche 4 – Imprimer les fiches de dialogue

ORIENTATION – Module « Suivre la procédure »
31/10/2014
Auteur :
Diffusion SIEI
Fiche utilisateur : Imprimer la fiche de dialogue
Fiche 4 – Imprimer les fiches de dialogue
A destination des

Chefs d’établissement et utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité
Cette fonctionnalité est accessible depuis le portail ARENA, en cliquant sur le lien
« Suivre la procédure » de « Orientation ».
La fiche de dialogue – exclusivement au format ‘papier’ – retrace chronologiquement les phases de l'orientation,
circule entre l'établissement et les familles et doit être imprimée pour l'ensemble des élèves de l'établissement des
paliers concernés par le module Orientation.
L'impression de la fiche de dialogue se découpe en plusieurs documents :



Le livret initial : contient la phase provisoire (2ème trimestre) et la phase définitive (3ème trimestre) jusqu'à
la réponse de la famille à la proposition du conseil de classe. Le livret initial doit être distribué à tous les
élèves au début de la campagne d'orientation.
La phase de dialogue et appel : contient la phase de dialogue avec le chef d'établissement en cas de
désaccord avec la proposition du conseil de classe et la phase d'appel. Ce document est imprimé uniquement
pour les élèves concernés par cette phase après le refus de la famille concernant la proposition du conseil de
classe.
La notice explicative : Elle est imprimée pour un palier d'orientation. Elle est destinée à être photocopiée et
insérée à l'intérieur du livret initial.
La fiche peut être imprimée au format A3 ou A4, en recto/verso ou non. Chaque établissement choisit son mode
d'impression.
Un rappel sur l'identification de l'élève est placé au début de chaque page de la fiche et le nom du professeur
principal est reporté sur la première page.
La possibilité d'imprimer une fiche vierge est laissée à l'utilisateur (cas d'un élève arrivé en cours d'année et non
encore inscrit dans Base Élèves Établissement).
Les documents peuvent être imprimés pour l'ensemble des élèves d'un palier d'orientation ou par division ou par
MEF ou pour un élève uniquement (selon les critères choisis).
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De même, avant l'impression, les dates de retour de la fiche de dialogue dans l'établissement peuvent être précisées
et figureront sur la fiche afin d'en informer les familles.
Pour les paliers 6ème et 4ème, le chef d'établissement peut choisir les options dispensées dans son établissement,
parmi les options paramétrées par le SAIO. Ainsi, seules les options proposées dans son établissement seront
imprimées sur les fiches de dialogue distribuées aux familles.
1. Signature numérisée
Cette fonctionnalité sert à enregistrer la signature du chef d'établissement.
Une fois enregistrée, la signature est automatiquement insérée sur les fiches de
dialogue.
Cette fonctionnalité est utile si la fiche de dialogue est éditée par volets au fur et à
mesure de l'avancée des phases de l'orientation.
Pour définir une signature, il faut indiquer :
 le chemin vers le ficher image de la signature sur le poste client
 le nom du signataire
La signature est disponible à deux emplacements au niveau de la fiche de dialogue :


sur la dernière page du livret initial, si la proposition du conseil de classe (phase définitive) a été
renseignée ;
sur la page 1/2 au niveau de la phase de dialogue et appel, si l'entretien avec le chef d'établissement
(désaccord de la famille) a été saisi.
Si aucune signature n'existe pour l'établissement ou si la fiche est imprimée en début de procédure, la place est
laissée au niveau de la fiche de dialogue pour que le chef d'établissement puisse signer manuellement ces 2 parties.
La case à cocher "Ne plus utiliser la signature numérisée" permet de supprimer la signature pour l'établissement.
Remarque : Une seule signature peut être enregistrée par établissement.
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2. Paramétrage des options
Cette fonctionnalité permet au chef d'établissement de choisir les options dispensées
dans son établissement, à partir de la liste établie au niveau de l’académie.
Ainsi, seules les options proposées dans son établissement seront imprimées sur les
fiches de dialogue distribuées aux familles.
Cette fonctionnalité concerne uniquement les paliers 6ÈME et 4ÈME.

Pour les collèges, les établissements ayant des élèves scolarisés sur les paliers 6ÈME et 4ÈME, les options
paramétrées par le CSAIO au niveau du module "Préparer la procédure" sont affichées à l'écran avec pour
chacune la possibilité de la cocher ou la décocher. Par défaut, toutes les options sont cochées.

Pour les lycées, le message suivant est affiché sur la page :
Les modifications apportées seront prises en compte uniquement si elles sont validées avec le bouton
.
3. Impression des fiches de dialogue
La fonctionnalité « impression des fiches de dialogue » permet :

Sélectionner le document souhaité : le livret initial, au format « feuillet » ou « livret », ou la phase de
dialogue et appel ;
La description des documents et le mode opératoire pour l’impression des fiches est disponible en cliquant sur

Imprimer la notice explicative du palier choisi ;
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.
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
Préciser les dates de retour souhaitées, avec possibilité de les sauvegarder ;
Les dates de retour de la fiche dans l'établissement figureront sur la fiche de dialogue afin d'en informer les familles.
Sans saisie, la date sera à écrire au bas de la fiche dans la zone prévue à cet effet :
« A remettre au professeur principal de la classe pour le .…./…../…… »

Imprimer une fiche vierge pour un palier donné, du document sélectionné avec les dates de retour
souhaitées ;

Imprimer les fiches pour une sélection d’élèves, à partir d’un palier, une division, un mef, un nom et un
prénom.
Les services académiques peuvent autoriser ou non l’impression des fiches de dialogue, suivant l’état d’avancement
de la préparation de la fiche de dialogue. Ainsi, si un établissement essaie d’imprimer alors que l’autorisation n’est
pas ouverte, le message suivant apparaît :
Quand le CSAIO a modifié le paramétrage des options de l'académie, un message est affiché pour que
l'établissement vérifie le paramétrage de ses options :
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4. Impression des fiches au cours de la phase d’orientation
Le livret initial et la phase de dialogue et appel peuvent être imprimés à partir d’autres menus du module
Orientation – Dialoguer avec les familles :

Au niveau de la « Liste des élèves » : à partir de la fiche individuelle d’orientation, possibilité d’imprimer le
livret initial.

Au
niveau
de
la
« phase
de
dialogue
,
aussi
et
bien
appel »,
au
niveau
il
de
est
possible
d’
la
« Gestion
des
désaccords » qu’au niveau de l’ « Appel ».
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