cinq méthodes éprouvées de réduction des couts

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CINQ MÉTHODES
ÉPROUVÉES DE RÉDUCTION
DES COUTS GRÂCE À
L’EFFICACITÉ EN MATIÈRE
DE GESTION DE DOSSIERS
C onte nu :
Occasion s cac hees
d’ec onom iser
Lisez ce rapport pour découvrir :
• Des occasions cachées de réduire les couts pour des entreprises
comme la vôtre
• Des exemples réels soutenus par des statistiques fournies par
la recherche
• Des mesures concrètes à prendre dès maintenant pour
commencer à économiser
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE.
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Cinq méthodes éprouvées de réduction des couts grâce à
l’efficacité en matière de gestion de dossiers
Les entreprises comme la vôtre ne pensent
pas toujours aux nouvelles solutions lorsqu’il
s’agit de réduire les couts tout en améliorant
l’efficacité et la productivité.
Trouver de nouvelles méthodes de réduction des couts constitue l’une des
priorités pour les entreprises de toute taille, plus particulièrement encore dans
notre contexte économique. Il est fort probable que vous avez déjà essayé de
nombreuses méthodes traditionnelles axées sur les finances : réduction des
effectifs, diminution du nombre de voyages, suppression des programmes de
formation. Et pourtant, il est possible que vous ayez manqué l’une des occasions
clés d’économiser : réduire les couts cachés liés à la gestion des dossiers.
Ce rapport identifie cinq méthodes éprouvées pour réduire considérablement
vos couts tout en renforçant les capacités de gestion de dossiers dont votre
entreprise a vraiment besoin. Chacune de ces méthodes est soutenue par des
exemples réels et des statistiques, et offre des mesures concrètes que vous
pouvez prendre pour commencer à économiser dès maintenant.
1. RÉDUISEZ LES DÉPENSES D’EXPLOITATION CACHÉES
Les experts en gestion du temps estiment que les employés passent en
moyenne 25 % de leur journée de travail à classer, copier, indexer ou
rechercher des documents. De plus, lorsque vos processus de gestion de
dossiers piétinent, les dépenses augmentent : en moyenne, rechercher un
document mal classé vous coute 120 $, et récréer un document perdu vous
coute 250 $. Les montants des dépenses d’exploitation cachées sont bien plus
élevés que ce à quoi la majorité des entreprises s’attendent, mais ces frais
cachés vous offrent de réelles occasions d’économiser.
#1
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
Il est très probable que vous puissiez économiser
de l’argent dans les domaines de l’accès aux
dossiers et de la productivité des employés en
améliorant et en rationalisant vos processus de gestion de dossiers.
L’évaluation des processus actuels et des inefficacités, dans chacun de
vos services, constitue la première étape.
L’incapacité de trouver des données essentielles à son
travail résulte en un manque à gagner, en matière de
productivité, de 14 000 $ par travailleur, chaque année.
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Cinq méthodes éprouvées de réduction des couts grâce à
l’efficacité en matière de gestion de dossiers
En centralisant ses
fichiers relatifs aux
prêts dans un centre de
dossiers numériques, une
entreprise spécialisée
dans l’équipement lourd a
libéré un bien immobilier
de grand valeur qui
abritait jusque-là plus de 100 classeurs.
Une entreprise disposant
de 50 000 boites de
stockage a constaté
qu’en détruisant les
fichiers obsolètes, elle
a pu réduire le nombre
de boites de 20 % et
économiser ainsi 64 800 $ par an.
2. IDENTIFIEZ LES DÉPENSES INUTILES EN IMMOBILISATIONS
Quel montant consacrez-vous à la location de biens immobiliers et d’espaces dans les installations pour la gestion de dossiers plutôt qu’à des investissements plus profitables? Vous risquez d’avoir une grosse surprise lorsque vous découvrez la superficie réelle et les couts associés à
l’entreposage de documents. Par exemple, une compagnie standard de 250
employés, spécialisée dans le domaine des assurances en matière de litiges
dépensera plus de 277 000 $ pour couvrir les couts d’immobilier liés au
stockage de ses dossiers sur site. Les couts augmentent si vous prenez en considération l’équipement, par exemple les classeurs, les supports
d’entreposage et les numériseurs de documents. Si vous ajoutez également les couts d’entreposage électronique, une entreprise comptant moins de 1 000 employés dépense en moyenne jusqu’à 100 000 $ par année pour le
matériel d’entreposage uniquement et environ 19 % de son budget annuel
d’entreposage sont consacrés aux couts d’entretien et d’exploitation.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
#2
Évaluez vos dépenses liées à l’immobilier et à
l’équipement que vous utilisez actuellement
pour la gestion de dossiers (y compris les
classeurs). Pensez à regrouper vos installations et votre équipement, ou
à utiliser des espaces hors site moins couteux.
3. CESSEZ DE PAYER POUR L’ENTREPOSAGE DES DOCUMENTS DONT
VOUS N’AVEZ PAS BESOIN
Il peut être tentant de conserver et stocker tous les documents dont votre
entreprise pourrait jamais avoir besoin. Cette approche n’est jamais rentable, et
elle devient encore moins économique à mesure que le volume d’information
générée par votre entreprise continue à augmenter. Tout comme vous devez
identifier et conserver les documents importants, vous devez aussi identifier les
documents que vous n’avez pas à stocker et détruire adéquatement les
documents redondants, obsolètes ou qui ne sont plus nécessaires à des fins
juridiques ou de conformité. Le fait qu’un document est photocopié 19 fois en
moyenne vous donne une petite idée du volume de documents inutiles pour
lesquels vous payez peut-être l’entreposage et l’entretien. De plus, la destruction
de l’information à la fin de son cycle de vie de manière vérifiable peut aussi
contribuer à réduire la quantité d’information à rechercher en cas de
vérifications ou de litiges.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
#3
Mettez en œuvre un calendrier de conservation
juridiquement crédible pour vous assurer que
vous faites détruire adéquatement les
documents qui ne sont plus nécessaires ou utiles. Utilisez-le pour vérifier
les documents que vous stockez actuellement – êtes-vous en mesure
d’en éliminer un grand nombre pour réduire vos couts d’entreposage?
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Cinq méthodes éprouvées de réduction des couts grâce à
l’efficacité en matière de gestion de dossiers
En passant à la
numérisation à la
demande, une entreprise
de services a réduit le
nombre de documents
numérisés de 89 %.
4. NE PAYEZ QUE POUR L’ACCÈS DONT VOUS AVEZ BESOIN
Lorsque vous êtes surchargé d’information, il est difficile de distinguer celle que
vous utilisez activement de celle que vous n’utilisez pas. Souvent, les entreprises
utilisent seulement une stratégie couteuse d’entreposage pour tous les dossiers,
ce qui augmente constamment les couts. Une stratégie de stockage hiérarchique
qui tient compte des exigences d’accessibilité unique de tous les documents est
une excellente façon de limiter les couts. Des recherches entreprises par la
National Association of Professional Organizers (l’Association nationale des
organisateurs professionnels) montrent qu’entre 20 et 30 % de tous les dossiers
entreposés sur site peuvent être considérés comme « inactifs » et peuvent être
transférés hors site ou convertis sur support numérique pour un accès
occasionnel. En sachant quelle information exige un accès fréquent et celle qui
est moins essentielle à l’exploitation quotidienne de l’entreprise, vous pourrez
déterminer plus facilement les documents à entreposer dans un lieu principal et
ceux à sauvegarder au moyen de solutions moins couteuses.
#4
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
Examinez l’ensemble de documents pour
lesquels vous payez l’entreposage afin de les
maintenir accessibles. Identifiez les dossiers inactifs et semi-actifs qui
peuvent être transférés dans un emplacement hors site plus rentable.
Une entreprise du
domaine des soins de
santé a réduit ses couts
annuels de gestion de
l’information de 20 % en
externalisant la totalité
du processus, tout en
améliorant l’accès aux
dossiers et les politiques
de conservation.
5. EXTERNALISEZ LES SERVICES QUE VOUS NE POUVEZ PAS
EXÉCUTER EFFICACEMENT
Avec la hausse croissante du volume d’information de votre entreprise et de
la complexité des exigences juridiques et règlementaires, une stratégie
d’autogestion de dossiers peut s’avérer de moins en moins rentable. Après
tout, elle empêche les employés et les gestionnaires de se concentrer sur
leurs principales responsabilités, et empêche d’utiliser de façon plus rentable
les installations et les biens immobiliers couteux. De plus, il ne s’agit pas
nécessairement d’une activité que votre entreprise peut accomplir
facilement, ce qui risque de couter cher à long terme. En réalité, la plupart
des organisations interrogées par Frost & Sullivan ont évalué leurs propres
efforts de gestion de l’information comme « moyens ». Un fournisseur
qualifié de services externalisés peut souvent vous offrir une gestion de
dossiers meilleure et plus efficace, tout en améliorant la clarté et la
prévisibilité des couts. Voici quelques uns des avantages :
• Installations spéciales qui peuvent réduire les couts liés à l’immobilier
• Procédures et technologies les meilleures de leur catégorie qui
augmentent l’efficacité de vos employés
• Personnel rigoureusement formé ayant des compétences spécialisées
nécessaires pour protéger vos dossiers
• Réduction des couts et des risques associés à la divulgation à des fins
juridiques et à la conformité à la règlementation
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Cinq méthodes éprouvées de réduction des couts grâce à
l’efficacité en matière de gestion de dossiers
#5
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
Examinez attentivement votre service de gestion
de dossiers internes : les ressources qu’il utilise
(personnel, temps, immobilier, systèmes, etc.), ainsi que son efficacité.
Pensez à inviter un partenaire qualifié en services externalisés pour qu’il
évalue les besoins de votre entreprise et propose des solutions plus
efficaces qui peuvent vous aider à économiser plus d’argent par rapport
à ce que vous pourriez gagner en effectuant vous-même le service.
Êtes-vous prêt à réduire les couts?
Les experts en gestion de dossiers d’Iron Mountain peuvent vous aider à
mettre en pratique chacun des conseils ci-dessus, ainsi qu’à découvrir encore
plus de moyens de réduire les couts globaux tout en améliorant l’efficacité et
en renforçant la conformité.
—— Communiquez avec Iron Mountain au 1 800 FASTFILE (327 8345)
—— Pour en savoir plus, visitez ironmountain.ca
À PROPOS D’IRON MOUNTAIN
Chaque jour, des entreprises de toute taille, dans presque tous les secteurs,
font confiance à Iron Mountain pour stocker, protéger et gérer leur
information. Nous aidons les entreprises comme la vôtre à tirer profit des
occasions inexploitées pour réduire les couts et les risques, et améliorer leur
efficacité. Nos solutions reconnues et notre engagement en matière de service
à la clientèle s’adaptent à vos besoins spécifiques, tout en vous aidant à prévoir
les couts de gestion de dossiers.
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