sap invoice management by open text

SAP INVOICE MANAGEMENT
BY OPEN TEXT
OU LA DÉMATÉRIALISATION DES
FACTURES FOURNISSEURS
Le processus de gestion des
factures fournisseurs
optimisé utilise le produit
SAP Invoice Management
by Open Text. Ceci assure à
votre société le pilotage du
suivi de vos factures
fournisseurs dès l’entrée
dans votre société et
jusqu’au paiement de ces
dernières.
Un des points forts de la
solution SAP Vendor Invoice
Management by Open Text
est la réduction conséquente
des coûts relatifs à une
facture donnée.
Pour beaucoup de société privée, ainsi
que le secteur publique, le traitement
des factures fournisseurs est synonyme
de charge de travail considérable pour
les ressources internes. Le temps
passé à saisir plusieurs dois la même
information, à répondre aux diverses
questions des fournisseurs, des
recherches d’information laborieuses
ainsi
qu’un
processus
métier
hétérogène, pénalise fortement la
productivité
des
ressources
du
processus
Account
Payable
(comptabilité fournisseurs).
L’optimisation de votre processus
métier
gestion
des
fournisseurs
(Processus
Account
Payables)
assure
non
seulement
une
meilleure productivité, mais surtout
vous permet d’améliorer fortement vos
relations
fournisseurs
et
par
conséquent vous disposez en tout
temps d’une vision up to date de votre
disponible.
Le processus de gestion des factures
fournisseurs, pour que celui-ci soit
adapté aux contraintes légales en
vigueur au niveau national comme
international,
doit
prendre
en
considération toute la partie de
conformité relative à la sauvegarde de
l’information. La solution SAP Invoice
Management by Open Text proposée
par neo technologies SA répond
particulièrement à cette demande.
Les problèmes liés au traitement manuel des factures fournisseurs
Conformité
Raison
Conséquence pour
votre entreprise
Conformité
Processus papier manuel
– contrôle du point de vue
comptabilité fournisseurs
inadéquat
Capacité de reporting et
de traçabilité limités Rapports d’audits
souvent négatifs
Coût par facture
excessif
Saisie manuelle des
données factures, faible
utilisation des escomptes
et rabais, pénalité de
retard de paiement,
doublons difficilement
tracés, demande
incessantes des
fournisseurs
Impact sur la
performance, la qualité,
image de votre
entreprise pénalisée.
Visibilité limitée des
opérations
Entrées des factures ainsi
que les traitements
décentralisés
Données comptables
inexactes
Les problèmes liés au traitement manuel des factures
fournisseurs
Conformité
Raison
Conséquence pour
votre entreprise
Préparation des
données
Trop de temps passé à
saisir, enregistrer les
données en vue de la
consolidation des encours
Temps de traitement
long et par conséquent
coûteux.
Incapacité à tirer
profit des
escomptes/rabais
dans le cas de
paiements
anticipés. Pénalité
de retard.
Paiements en
urgences
Suivi aléatoire au niveau
de la comptabilité
fournisseurs, manque
d’outils de pilotage.
Impact sur le cash
flow, et les profits.
Relation
fournisseurs faible
Information relative au
statu des factures limitée.
Retards de paiements et
temps de réponses aux
demandes fournisseurs
trop long.
Position limitée dans
les négociations.
Mauvaise image en
tant que client.
SAP Vendor Invoice Management by
Open
Text
proposé
par
neo
Technoligies SA, vous fournit un outil
d’aide au pilotage de vos factures
fournisseurs dès que celles-ci sont
réceptionnées par votre entreprise,
jusqu’à leur paiement final.
Cet outil permet également à la
comptabilité fournisseurs d’optimiser
son processus métier. La visibilité des
factures, comme des paiements ainsi
que la productivité de votre processus
métier s’en trouve considérablement
amélioré.
Votre
processus
métier
de
dématérialisation
des
factures
fournisseurs est compliant conforme.
Rationalisation des opérations
du processus Account
Payable
De par son intégration à SAP ERP,
ainsi qu’à SAP NetWeaver, SAP
Vendor Invoice Management by Open
Text proposé par neo Technologies
SA, permet une rationalisation des
opérations du processus Account
Payable de toute l’entreprise. L’objectif
principal étant entre autre de traiter les
factures fournisseurs plus rapidement,
de manière automatisée en réduisant
les saisies manuelles à leur moindre
nécessité. L’utilisation de règles de
gestion basée sur des notions
d’exceptions (ce qui ne peut-être traité
automatiquement) permet un routage
automatique de l’élément facture vers
un rôle, une personne en vue d’une
résolution, d’une approbation ou d’un
rejet.
L’intégration à SAP ERP signifie
également la prise en compte des
données centralisées comme des
règles de gestion de votre système
SAP ERP.
Maîtriser les coûts tout en
améliorant la productivité et
en assurant la qualité.
La saisie manuelle des données
factures papier dans le système de
comptabilité
fournisseur,
s’avère
souvent laborieux et source d’erreurs.
SAP Vendor Invoice Management by
Open
Text
proposé
par
neo
Technologies SA, intègre l’option de
reconnaissance optique de caractères
de type « LAD/RAD ». Ce qui garanti
un très haut niveau de reconnaissance.
Une fois l’information reconnue, celle-ci
est automatiquement archivée sous
format d’une image de la facture.
Cette information image est par la
suite disponible tout au long du
processus Account Payable, et ce à
n’importe quel moment du dit
processus.
La suppression de saisie manuelle
des données factures, améliore la
productivité et permet à vos
collaborateurs de se concentrer sur
des tâches métier plus valorisantes.
Quel que soit le processus en vigueur
le traitement d’une facture implique
de nombreuses ressources, que ce
soit pour traiter une exception ou une
approbation, le nombre de personnes
impliquées peut dans certains cas
augmenter de manière significative.
Sans un outil approprié, cela
deviendrait vite ingérable. Ce n’est
pas le cas avec la solution proposée
par neo Technologies SA. Le
mapping des rôles sur votre structure
organisationnelle, permet un suivi
simple et professionnel.
La gestion des factures ou
que vous soyez.
SAP Vendor Invoice Management by
Open
Text
proposé
par
neo
Technologies
SA
intègre
la
reconnaissance pour plusieurs pays,
langues, monnaies, et ce ou que vous
traitiez l’information dans le monde.
La solution proposée se base sur un
modèle de Shared Services permettant
de standardiser le processus en vue
d’augmenter l’efficacité de l’ensemble
de vos services.
Un cockpit commande –
réception marchandise –
facture fournisseurs améliore
la visibilité de l’information
L’intégration standard de la solution
SAP Vendor Invoice management by
Open Text proposée par neo
Technologies SA, avec les composants
(MM-SD-FI/CO-SRM, etc) SAP assure
une visibilité.
Vous pouvez à tout moment consulter,
la(les) commande(s) ainsi que la(les)
réception(s) marchandise y relative.
Vous pouvez également consulter les
statuts et les commentaires de chaque
facture, et ce quelque soit l’étape du
processus Account Payable.
Contrôle financier
SAP Vendor Invoice Management by
Open
Text
proposé
par
neo
technologies SA offre la possibilité de
configurer la détection de doublons de
facture, diverses alertes dans le cas ou
un élément reste bloqué chez un
utilisateur.
Très utile lorsque vous souhaitez
systématiquement pouvoir bénéficier
de rabais ou escompte.
La cohérence des données assurent
une mise à disposition de tableaux de
bord vous permettant par exemple
d’améliorer la procédure de clôture.
Assurance de conformité
La solution SAP Vendor Invoice
Management by Open Text proposée
par neo Technologies SA répond aux
contraintes « Sarbanes-Oxley ».
Montée en charge contrôlée
Le fait de maître en place un shared
service center (SSC) qui permet de
traiter
l’ensemble
des
factures
fournisseurs de votre entreprise,
nécessite de disposer d’un processus
efficace.
En résumé
Un processus standardisé central, une
information
précise,
un
nombre
d’erreurs réduits sont un ensemble de
facteurs réduisant les risques de nonconformité ainsi que de contentieux.
Enfin et surtout un processus optimal
de
traitement
des
factures
fournisseurs, vous permet de vous
concentrer sur des éléments plus
important, comme par exemple vos
relations fournisseurs.
Tout ceci contribue à maintenir une
entreprise performante tant du point de
vue efficacité que financière.
La force de la solution SAP Vendor
Invoice Management by Open Text
proposée par neo Technologies SA se
présente sous le fait que vous adapter
la capacité du système et non pas celle
de votre organisation.
Les bénéfices d’un processus
de traitement des factures
fournisseurs optimisé.
L’intégration de SAP Vendor Invoice
Management by Open Text proposé
par neo Technologies SA, vous fournit
une vision claire, précise et unique des
achats au paiement au travers de toute
l’entreprise.
Une
réduction
de
procédures
manuelles libère des capacités et vous
permet d’affecter vos ressources vers
d’autres tâches.
Un cycle de traitement raccourci, vous
permet de libérer des liquidités,
améliore votre cote de solvabilité et
votre capacité de négociation.
La solution vous donne également
accès de manière automatique aux
informations comptables dont vous
avez besoin pour fournir les états
financiers exigés par votre entreprise.
Partenaires
Rue de Lausanne 60
CH-1020 Renens
T +41 21 315 82 50
F +41 21 315 82 60
www.neo-technologies.ch