P04-18 DOSSIER, page 1-15 @ Normalize

It Gouvernance dossier
Le modèle IGSI
Pour un benchmarking des coûts informatiques
Le benchmarking permet à la
Direction Informatique de répondre
aux interrogations des parties prenantes de l’entreprise en améliorant
la communication, la transparence
et la maîtrise de l’IT. En particulier, le
benchmarking permet au DI :
• de comparer ses coûts par rapport
à l’extérieur,
• de mettre en évidence la productivité de l’IT,
• de gérer les demandes des projets
tout en restant dans une enveloppe
budgétaire en réduction.
La Direction Générale pourra aussi
comparer son budget IT par rapport
à la concurrence et appréhendera
mieux les raisons sous-jacentes aux
variations du budget informatique.
Les Directions Opérationnelles pourront analyser la rentabilité des investissements IT, s’assurer de la fiabilité
de l’affectation des coûts informatiques et comparer les options de
sourcing.
Afin d’établir un modèle de benchmarking des coûts informatiques qui
soit réellement une brique de l’IT
Gouvernance, l’IGSI a initié un groupe
de travail piloté par Jean-Louis
Leignel, vice-président de l’AFAI, et
animé par Aurélie Roy, chargée de
mission au CIGREF.
Fondé sur la méthode ABM (Activity
Based Management), voir le « modèle
de référence AFAI pour la maîtrise des
budgets et des coûts IT »,et sur les processus ITIL et COBIT, le groupe de travail a élaboré le modèle IGSI de benchmarking des coûts informatiques.
Objectif et bénéfices
du modèle IGSI
Les objectifs du modèle IGSI sont :
• de permettre à l’entreprise de
construire un budget IT cohérent
avec les objectifs de performance
visés, puis d’analyser les écarts de
performance par responsable,
• de s’imbriquer efficacement dans
la gouvernance des SI.
Les principaux bénéfices de la mise
en place du modèle seront de permettre à l’entreprise de :
• Maîtriser les coûts unitaires des
Produits/Services rendus en les
articulant avec les indicateurs de
performance IT ;
• Responsabiliser la Direction Informatique sur ses choix d’infrastructure
qui se répercuteront dans les coûts
unitaires des Produits/Services ;
• Faciliter la communication DG/DF,
DO, DSI en étant en mesure de justifier les évolutions de coûts IT de
façon crédible ;
• Mettre en évidence la productivité
de la Direction Informatique par la
mesure de l’évolution des coûts
unitaires des Produits/Services ;
Jean-Louis Leignel,
Aurélie Roy
VP AFAI et PDG
de MAGE Conseil,
Chargée de mission
au CIGREF
Jean-Louis Leignel VP de l’AFAI a
participé aux travaux de l’Institut
de la Gouvernance des Systèmes
d’Information (IGSI) avec Aurélie
Roy chargée de mission au
CIGREF et un groupe de travail.
Jean-Louis Leignel est aussi, en
tant que PDG de MAGE Conseil,
un expert dans la mise en place
d’une solution de gouvernance
des SI au travers de l’outil MAGE
dont il assure la diffusion.
• Facturer les « clients » internes sur la
base de coûts compris et acceptés ;
• Mettre les SLA en relation avec les
coûts des niveaux de service ;
• Rendre « transparent » le budget
informatique aux yeux de la DG/DF
et DO ;
• Améliorer la performance économique IT par la réalisation de
Benchmarks externes et internes.
Modèle retenu par L’IGSI
Le modèle est basé sur 6 processus
qui couvrent l’ensemble des
Produits/Services rendus aux clients
de la DSI. La vision transversale de
chaque processus permet de déterminer le « TCO direct » qui pourra
ensuite être bouclé avec le budget IT.
• La revue n° 79 - Juin 2005
Cadre et environnement
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dossier :It Gouvernance
Pour chaque processus le benchmarking se fera sur un
inducteur de coût (technique ou métier) :
1. Mise à disposition des PC hors coûts liés aux applications, dont l’inducteur de coût est technique : le
nombre de PC.
2. Mise à disposition des imprimantes, dont l’inducteur
de coût est technique : le nombre d’imprimantes.
Inducteurs
d’activité
JH ............................ Référencement
RE
K€ ........................... Acquisition
AC
JH ........................... Approvisionnement
AP
P2 Approvisionnement
JH ........................... * Préparation
PR
P3 Masterisation
m2 ............................ Stockage
4. Mise à disposition des applications et de la maintenance
corrective associée, dont l’inducteur de coût est métier.
JH ........................... Déploiement
DE
JH ............................ Maintenance hard
MA
JH ............................ * Télédistribution
TD
JH ............................ Hot line
Nb de prises........ * Câblage
Nb de BAL............ * Messagerie
Les inducteurs de coût métier seront par exemple :
Nb de users ......... * Internet
La consommation d’inducteur d’activité est mesurée
pour chaque activité et pour chaque type de produits ou
service du processus. Par exemple, pour l’activité « hotline »
du processus « mise à disposition de l’imprimante » le
nombre de jours homme consommé est mesuré puis
consolidé par type d’imprimante :
Nb de clients....... Gestion admin.
Phases d’analyse
du processus
DV
Développement interne
(J-H / Régie)
DI
P1 Étude préalable
AL
P2 Développement
US
* Acquisition de serveurs AS
(K€ / MIPS, TPM…)
Développement (J-H)
DV
P6 Hot line
P7 Formation
CA
P8 Câblage
IE
P3 Tests et contrôles
PZ
P9 Messagerie
US
P10 Gestion
GA
administrative
TCO
* Activité spécifique au processus
de « mise à disposition des postes PC »
Figure 1 – Processus de mise à disposition des Imprimantes, Postes PC
et autres Périphériques.
• Imprimante amortie ou non amortie ;
• Imprimante noir et blanc ou couleur ;
• Imprimante individuelle ou réseau ;
• Imprimante sous garantie ou hors garantie.
Pour les processus de mise à disposition des applications,
de maintenance évolutive et des projets les coûts sont
consolidés pour chaque application conformément aux
modèles proposés :
Processus : mise à disposition des applications
Phases d’analyse du processus
Activités
Acquisition
(K€/MIPS, K€/TPM,
K€/CPW, K€/Serveur) AC ➞
P1 Acquisition
Exploitation
(MIPS, TPM,
CPW, Nb de Serveur) EX ➞
P2 Exploitation
Stockage et archivage
(Nb de Giga Octets) GO➞ P3
des données
Développement externe
DE
(Forfait)
Acquisition de logiciels
(K€)
Utilisation de serveurs
(MIPS, TPM,…)
HL
FO
➞ ➞ ➞ ➞ ➞ ➞ ➞ ➞ ➞
Développement (J-H)
P5 Maintenance
PZ
Processus : maintenance Évolutive et Projet
Activités
P4 Logistique
MG
Nb de serveurs... * Utilisation serveurs
• Le nombre d’écritures comptables pour la comptabilité.
Les processus sont organisés en « phases d’analyses »
qui sont composées d’« activités ». Un « inducteur d’activité » est ensuite rattaché à chaque activité du processus
afin de suivre la consommation de ressources utilisées
pour effectuer l’activité.
Acquisition
JH ............................ * Formation
6. Projets, dont l’inducteur de coût est métier.
• Le nombre de commandes client pour la comptabilité
fournisseur.
P1 Référencement /
ST
JH ............................ Gestion des stocks GS
• Le nombre de bulletins de salaire pour la paie.
• La revue n° 79 - Juin 2005
Phase d’analyse
3. Mise à disposition des autres périphériques, dont l’inducteur de coût est technique : le nombre de périphériques.
5. Maintenance évolutive, dont l’inducteur de coût est
métier.
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Activités
Impression
des éditions
(Nb de page)
IM ➞ P4
Hot line
Maintenance
corrective
(JH)
HL ➞ P5
Mise en production
(JH)
Formation
(JH)
Gestion admin.
(Nb de client)
Réseau
(Nb d’utilisateur)
TCO Projet/
Maintenance évolutive
* Activité spécifique au processus de « Projet »
Figure 2 – Processus de mise à disposition des applications,
de maintenance évolutive et des projets.
(JH)
MC➞ P6
MP➞ P7
FO ➞ P8
GA ➞ P10
RE ➞ P11
PZ
Stockage et archivage
des données
Impression
des éditions
Hot line
Maintenance
corrective
Mise en production
Formation
Gestion administrative
Réseau
TCO application
Mainframe
It Gouvernance dossier
Les TCO unitaires du produit ou
service s’obtiennent en valorisant
les inducteurs d’activités en K€, puis
en divisant le résultat par le nombre
d’inducteurs de coût. Par exemples :
• en divisant le TCO de mise à disposition d’une imprimante couleur
par le nombre d’imprimantes couleurs traitées,
• en divisant le TCO global d’une
application de gestion des bulletins de salaire par le nombre de
bulletins de salaire générés.
Centres de
Ressources
Management
Études
Exploitation
Axe Ressources –
Plan comptable budgétaire
L’axe ressources du modèle a
comme finalités :
• de pouvoir suivre et prévoir les
frais informatiques par centre de
responsabilité de manière cohérente et stabilisé,
• de pouvoir benchmarker en se
comparant aux entreprises utilisant le modèle IGSI.
L’analyse par centre de responsabilité se fait en fonction de la structure
de la Direction Informatique considérée :
Le modèle de « plan de comptes
informatique » est important pour le
benchmarking des coûts informatiques. Il permet de clarifier les coûts
intégrés et les coûts exclus du reporting financier. La connaissance
précise et commune du périmètre
de couverture des coûts et des
dépenses permet d’englober de
manière cohérente les dépenses du
SI. Donc de calculer un TCO informatique viable et comparable par
benchmarking aux entreprises utilisant le modèle IGSI. Le plan de
comptes informatique proposé par
le modèle de benchmarking est le
plan de compte budgétaire décrit
dans la publication « plan de
comptes informatique » de l’IGSI.
Support
Utilisateurs
Centres d’activité
Référencement, PC,
imprimantes, autres,
Acquisition PC, imprimantes,
autres, serveurs
Acquisition Mainframe, Unix,
AS400…
Gestion administrative
Unités des activités
Ressources
J-H
Montant en K Euros
Montant en K Euros
Nb de clients facturés
Personnel interne/externe
Prestation externe
Matériel/Logiciel
Imputation interne
Développement
Maintenance évolutive
Maintenance corrective
J-H
J-H
J-H
Personnel interne/externe
Prestation externe/Conseil
Matériel/Logiciel
Exploitation serveurs
Stockage et archivage
des données
Impression des éditions
Mise en production
Câblage
Réseau
Messagerie
Internet
Utilisation serveur
MIPS, TPM, CPW,…
Nb de Giga-octets
sauvegardés
Nb de milliers
de pages éditées
J-H
Nb de prises
Nb de users
Nb de boîtes aux lettres
Nb de users
Nb de serveurs
Approvisionnements PC,
imprimantes, autres
Mastérisation PC
Stockage
Gestion des stocks
Déploiement
Hot Line PC, imprimantes, autres
Hot Line applicative
(hors bureautique)
Formation
Maintenance PC, imprimante,
autres
J-H
J-H
m2
J-H
J-H
J-H
J-H
J-H
J-H
Personnel interne/externe
Prestation externe
Conseil
Matériel
Logiciel
Surface
Personnel interne/externe
Prestation externe
Conseil
Matériel
Logiciel
Surface
Figure 3 – Analyse par centre de responsabilité
Les éléments de benchmarking
obtenus
1. Le coût unitaire de chaque activité
introduite dans le modèle :
• J-H de masterisation ;
• appels Hot Line ;
• MIPS, CPW,TPM, exploitation serveur
Windows/Linux ;
• J-H de développement et de maintenance corrective par fonction
(expert, chef de projet confirmé/débutant, développeur confirmé/débutant, recetteur confirmé/débutant).
2. Le TCO unitaire des produits/services fournis par l’informatique à
ses clients :
• PCs par type de PC (idem imprimantes et autres) ;
• Applications par inducteur de
coût : bulletins de salaire, références, commande, user… ;
• Maintenance évolutive et projets
(également par inducteur de coût
« business »).
3. Le Budget de Frais par Centres de
responsabilité découlant des
objectifs de volume de prestations
à fournir et du calcul des Activités
en cohérence avec les objectifs de
performance IT.
4. Une facturation pour chaque
client justifiée en fonction de :
• du volume d’inducteurs de coûts
consommé ;
• du coût unitaire (TCO) de ces
inducteurs de coût.
Diffusion et amélioration
du modèle
La diffusion et l’utilisation élargie du
modèle permettra d’effectuer un
Benchmarking pertinent. Pour diffuser et améliorer le modèle sont
accessibles sur le site de l’IGSI
www.itgi-france.com :
• La présentation faite au Symposium
IT Gouvernance en actions 2005 ;
• Un forum pour recueillir les observations, enrichir et faire évoluer le
modèle.
Prochainement, une brochure pour
diffusion sera éditée après stabilisation du modèle.
• La revue n° 79 - Juin 2005
Le TCO global de l’application ou du
projet sera ensuite divisé par l’inducteur de coût de l’application ou du
projet. Par exemple, le TCO unitaire
du bulletin de salaire sera égal au
TCO global de l’application de gestion des bulletins de salaire/Nombre
de bulletins de salaire générés.
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