(RE) ou déclaration supprimée (champ blanchi)?

« INFO-DAMI »
INFORMATIONS GÉNÉRALES
SUR LES DÉPENSES ADMISES
DE MATÉRIEL INFORMATIQUE
DE 2004-2005 À 2011-2012
« PROFIL 3 »
Direction de l’attribution et du pilotage des systèmes
Aide financière aux études
2015-05-20
TABLE DES MATIÈRES
1.
Introduction : ........................................................................................................................................ 3
2.
Description du processus global et des critères d’admissibilité à DAMI :.................................................... 3
3.
Information sur le traitement des DAMI dans Contact : ............................................................................ 5
4.
Prêt micro ou dépense d’achat de matériel informatique déjà accordé :..................................................... 5
5.
Information sur le traitement des dossiers de vérification DAMI : .............................................................. 6
6.
Refus de la dépense lors d’une année d’attribution antérieure (vérification) : ............................................. 6
7. DAMI non considérées lors d’un traitement antérieur sans calcul d’aide, à la suite de la confirmation d’un
statut d’études négatif, d’un rejet ou d’une fermeture de dossier avec un motif de fermeture : ............................. 7
8. DAMI avant ou après vérification / Décision refusée (RE) ou déclaration supprimée (champ blanchi)? - À titre
informatif pour le profil 3 :.............................................................................................................................. 8
9.
Traitement tardif des DAMI pour les cycles d’attribution antérieurs : ........................................................ 10
10. Résumé des règles sur DAMI et à sa dernière année d’opération (2011-2012) : ...................................... 11
2
1. Introduction :
Du mois de septembre 2004 jusqu’à la fin du cycle d’attribution 2011-2012, le type de dépense admise de matériel informatique (DAMI)
allouait des frais admissibles de 2000 $ (ou de 3000 $ si le programme d’études nécessite l’achat d’un portable) aux étudiants qui en
faisaient la requête.
À partir du cycle d’attribution 2007-2008, la dépense DAMI consistait :




1° En une section Matériel informatique (uniquement sur la DCI à partir de 2009-2010) qui remplaçait le formulaire < 2017 >
Demande de reconnaissance des frais liés à l’achat de matériel informatique (réémis seulement durant une période
donnée, voir point 9);
2° au fait que le système Contact effectuait lui-même la vérification de l’admissibilité de l’étudiant à cette dépense;
3° au fait que le traitement était lui aussi réalisé automatiquement, sauf en ce qui concernait : a) les cas de refus lors de
demandes antérieures et provenant de la vérification a posteriori des preuves d’achat, et b) les dossiers d’année antérieure dès
l’ouverture du cycle d’attribution courant et;
4° à partir de 2009-2010, à la création de dossiers de vérification DAMI (profil « E2 ») pour tous les dossiers comportant le
versement de cette dépense.
Note : Afin de rendre le présent document le plus intemporel possible, vous pouvez retrouver les termes XXXX-XXXY (année ou cycle
d’attribution), XXXX (année de début du cycle d’attribution), XXXY (année de fin d’un cycle d’attribution), XX-XY pour les notes de suivi
ou encore les années surlignées sur les images (_____) qui sont des années comprises obligatoirement durant un cycle d’attribution
donné (ex. 2011 et/ou 2012 pour 2011-2012= dernière année pour DAMI).
2. Description du processus global et des critères d’admissibilité à DAMI :
Le processus global relatif au programme DAMI était tiré du document préparé par l’équipe de pilotage du SPS.
Demande DAMI et attribution de l’aide (section 3)
L’étudiant devait faire sa demande pour l’achat de matériel informatique par le biais de la demande de changement Internet (DCI), et ce,
depuis l’annulation du formulaire < 2017 > en 2009-2010. Un texte, dans la DCI, informait l’étudiant de ses obligations, notamment qu’il
devait fournir à l’AFE une preuve d’achat originale. Jusqu’en 2008-2009 inclusivement, la demande de DAMI pouvait se faire via la
demande d’aide. Une note était ajoutée lors de la demande d’aide pour informer l’étudiant de la façon de procéder pour DAMI, et ce,
depuis 2009-2010.
Pour ce faire, l’étudiant devait respecter les conditions d’admissibilité suivantes :
Être admissible au Programme de prêts et bourses;
ne jamais avoir bénéficié de cette dépense ou de l’ancien programme de garantie de prêt pour l’achat d’un micro-ordinateur;
ne jamais avoir reçu une aide financière à cette fin dans le cadre du Programme d’allocation pour des besoins particuliers
(PABP) des étudiantes et des étudiants atteints d’une déficience fonctionnelle majeure ou d’une autre déficience reconnue.
Sur réception d’une demande de DAMI par l’étudiant, Contact traitait la demande de changement selon le processus régulier (revoir les
points 2° et 3° de l’introduction) et attribuait la dépense admise. La dépense était reconnue le premier mois d’études. Cette dépense
était prise en compte une seule fois, et ce, pour toute la durée des études. Cette aide additionnelle était émise sous forme de prêt (sauf
DFM).
Le montant de la dépense admise pour l'achat de matériel informatique, qui devait comprendre un ordinateur, était de 2000 $. Si le
programme d'études exigeait l’utilisation d’un portable, le montant de cette dépense était de 3000 $. L’un de ces derniers montants était
alloué totalement, quelque soit le coût du matériel informatique. Le versement se faisait sous forme d’autorisation de prêt (ou dépôt de
bourse pour DFM) dans le compte de l’étudiant. Les intérêts étaient (ou sont toujours) à la charge du gouvernement durant les études.
Rappel : Dans le cas de l’étudiant atteint d’une déficience fonctionnelle majeure, l’aide financière découlant des frais pour l’achat de
matériel informatique était versée sous forme de bourse.
Au moment où l’aide était émise à l’étudiant, un dossier de vérification était créé. Tous les étudiants ayant reçu une autorisation de prêt
ou un chèque de bourse pour cette dépense admise se retrouvaient avec un dossier de vérification (= vérification a posteriori des
preuves d’achat de matériel informatique).
3
Dossier de vérification DAMI (section 5)
Lors de la création du dossier de vérification, un communiqué était émis automatiquement à l’étudiant pour lui rappeler ses obligations.
Pour conserver la dépense admise, l’étudiant devait fournir une preuve d’achat. Il devait fournir une facture originale et son achat devait
respecter chacun des critères suivants :
Le matériel informatique devait comprendre un ordinateur (ou les 7 composantes obligatoires).
Le matériel informatique devait être acquis entre le 1er mai qui précédait l'année d'attribution visée par la demande et la fin des
60 jours suivant le versement (ce jour inclus) de l'aide accordée à cet effet.
Le matériel informatique devait être acheté dans un commerce situé au Québec.
Toutes les preuves d'achat devaient être établies au nom et prénom de l’étudiant.
L’étudiant avait également 60 jours (à partir de la création du dossier de vérification) pour répondre à la demande du Ministère.
Par contre, le paramètre dans Contact pour fermer le dossier automatiquement suite à une non-réception de la pièce était
établi à 90 jours. Ce délai était prévu pour s’assurer qu’on ne ferme pas un dossier alors que la pièce avait bel et bien été
reçue, mais que celle-ci n’avait pas encore été jumelée au dossier de l’étudiant.
Lorsque l’étudiant transmettait sa preuve d’achat, il était déterminé par le Service du prétraitement et de l’expédition si le document était
un original (code de document < 7726 >), ou bien une copie, qu’elle fut assermentée ou non (code de document < 7727 >) lors de
l’ouverture du courrier.
À partir de 2009-2010, si une copie de preuve d’achat était transmise par l’étudiant, le dossier devait être fermé manuellement par un
agent (décision refusée avec motif). Lors de la fermeture du dossier, la dépense était retirée, un nouveau calcul était fait et un nouveau
relevé de calcul était transmis à l’étudiant.
Si l’étudiant ne transmettait pas sa preuve d’achat (délai expiré), la dépense admise était retirée automatiquement et un nouveau calcul
était effectué. Si la pièce transmise ne répondait pas aux critères énoncés ci-dessus, la dépense admise était retirée manuellement
(analyse interactive) et un nouveau calcul était effectué.
Dans le cas où il y avait un nouveau calcul suite au retrait de la dépense admise, le processus régulier de récupération de l’aide débutait.
Le montant d’aide était d’abord récupéré sur les versements restants pour l’étudiant, sinon une AVT (ou BVT pour DFM) était créée.
Un champ avait été ajouté en 2009-2010, afin de permettre la saisie du montant réel de la dépense. Cette donnée a été recueillie par
l’AFE pour des fins d’analyse du programme.
Les dossiers de vérification étaient traités par un groupe d’agents du Service du traitement, de la vérification ou du contrôle. De 20092010 à 2011-2012 inclusivement, ces dossiers étaient regroupés dans la filière de profil « E2 », adaptée pour la vérification DAMI.
Dossier DAMI refusé
Dans le cas d’une dépense refusée, à partir de 2009-2010, un communiqué était produit pour préciser la raison du refus, et ce, via le
dossier de vérification et selon le ou les motifs de fermeture choisi(s).
Si un étudiant envoyait une facture à la DAPS (ex-DSCA) après le retrait de la dépense, il était possible de la réintégrer au dossier si la
facture respectait les règles relatives à l’achat du matériel informatique. Un dossier de type TCDC du profil vérification ou attribution
(profil Matériel informatique) pouvait être initié à cet effet.
Lorsque la dépense admise de matériel informatique était retirée parce que l’étudiant n’avait pas acheminé sa preuve d’achat, ou en
raison de la non-conformité de la pièce, l’étudiant pouvait refaire une demande de matériel informatique dans les années subséquentes
(jusqu’à 2011-2012). Il devait toutefois fournir la preuve d’achat avant que la dépense ne soit allouée.
Preuve d’achat transmise avant la création du dossier de vérification
Un mécanisme manuel d’ouverture de dossier était prévu pour les preuves d’achat transmises par l’étudiant avant que le dossier de
vérification ne soit créé. Pour les premiers mois du cycle d’attribution (de mai à août), qui se voulait une période de transition avant celle
des premiers versements de DAMI, la preuve d’achat était transmise aux cas non résolus (CNR).
Le STVC, par le biais de listes de codes permanents, assurait le suivi et le traitement de ces dossiers. Mais, à partir du mois de
septembre, les preuves d’achat étaient toujours transmises aux cas non résolus mais, dès lors, les dossiers de vérification créés étaient
ainsi transmis dans la filière DAMI (E2).
4
3. Information sur le traitement des DAMI dans Contact :
Les partenaires du profil 3 n’avaient pas accès au traitement interactif des demandes pour DAMI. De toute façon, ces dossiers étaient
relativement rares puisque le traitement était effectué majoritairement de façon automatique, hormis certains cas de demandes tardives
(section 9) et bien sûr les dossiers de vérification également réservés au STVC (section 5).
Le cas échéant, si une problématique quelconque exigeait une intervention dans Contact, le partenaire devait en aviser la boîte
Soutien_Profil_3 du STVC (une fois le reste de l’analyse complété) afin que la DAPS puisse, le cas échéant, prendre en charge le
dossier DAMI.
4. Prêt micro ou dépense d’achat de matériel informatique déjà accordé :
Nous rappelons que l’une des règles d’admissibilité à DAMI stipulait que l’étudiant ne devait jamais avoir obtenu par le passé l’un de ces
deux types de dépense : prêt type « C » issu de l’ancien Programme de prêt micro ni de frais pour l’achat de matériel informatique dans
Contact de 2000 $ ou de 3000 $). Le traitement DAMI à partir de 2007-2008 était prévu pour détecter leur présence. Ainsi, le cas
échéant, la DCI ne comportait plus de section Matériel informatique et, dans Contact, les champs relatifs à l’onglet Frais matériel
informatique devenaient inaccessibles (en grisé).
Il était de plus possible de visualiser les frais pour l’achat de matériel informatique qui avaient déjà été versés lors d’une demande
antérieure (le cycle d’attribution correspondant y étant également indiqué), et ce, même s’il s’agissait de l’ancien Programme de prêt
micro (donnée de conversion). Une telle situation déterminait entre autres que les champs de cet onglet devenaient non accessibles pour
le traitement actuel.
Particularités liées à une demande de modification de DAMI désirée par l’étudiant
Un étudiant ne pouvait demander que l’on supprime les frais pour l’achat de matériel informatique calculés lors d’un cycle d’attribution
antérieur (ex. 2000 $ en 2009-2010), pour se les voir reporter au cycle d’attribution courant (par exemple, pour obtenir 3000 $ en 20112012 à cause d’un nouveau programme nécessitant l’achat d’un portable), à moins de n’avoir reçu aucune aide de l’AFE lors de ce cycle
d’attribution antérieur (voir section 7).
Cependant, à l’intérieur d’un même cycle d’attribution, cela lui était permis et les données étaient tout bonnement modifiées en ce sens
dans l’onglet Frais matériel informatique. À moins que la DAMI ait été déjà versée, il lui était possible de le demander par le biais de la
section Matériel informatique d’une nouvelle DCI (sinon elle disparaissait dès que la dépense admise était versée, l’étudiant devant
alors procéder par correspondance). L’ajustement du montant relatif à DAMI s’effectuait selon le statut du versement considéré avant la
modification (À verser VS Déjà versé).
DAMI à verser
devenait
DAMI versée
5
suivie de
1
5. Information sur le traitement des dossiers de vérification DAMI :
À partir de 2009-2010, le traitement des dossiers de vérification a posteriori des preuves d’achat de matériel informatique était assumé
par un groupe d’agents désignés au STVC.
La présence de reçus d’achat originaux constituant une première exigence à la DAPS, ceux-ci étaient validés dès leur entrée par le
Service du prétraitement et de l’expédition. Le code d’indexation des reçus originaux étant le « 7726 », ils recevaient l’étampe
« ORIGINAL ».
Avec un résultat positif, cette première étape entraînait la création d’un dossier de vérification (profil « E2 ») et c’est à ce moment qu’une
seconde validation était assurée par un agent à l’analyse. La dépense relative à DAMI était supprimée du calcul de l’aide si cette
seconde étape faisait l’objet d’un refus (par le biais d’une DC initiée).
Avec un résultat négatif, cette première étape amenait entre autres l’indexation des reçus non originaux sous le code « 7727 » et ceux-ci
recevaient l’étampe « COPIE ».
Une note de suivi accompagnait toujours ce type de traitement, quelle que fut la décision. De plus, dans le cas des refus de la dépense
DAMI (dépense retirée du calcul de l’aide financière), l’AFE avait prévu une série de communiqués à l’intention de l’étudiant concerné.
Le partenaire en possession de preuves d’achat pour matériel informatique devait bien entendu les faire parvenir en priorité à la DAPS.
6. Refus de la dépense lors d’une année d’attribution antérieure (vérification) :
Pour une quantité non négligeable de dossiers de DAMI ayant fait l’objet d’une vérification a posteriori, la dépense admise de matériel
informatique pouvait avoir été refusée par un agent du STVC, et ce, bien que celle-ci ait été au préalable accordée par le système, par
un agent d’aide financière ou par un partenaire.
La non-conformité de l’achat dudit matériel informatique par l’étudiant (achat en dehors du délai accordé par le Ministère, achat dans un
commerce à l’extérieur du Québec ou n’ayant à tout le moins aucun pied à terre au Québec), la non-conformité de la pièce justificative
(informations insuffisantes sur la preuve d’achat, contrefaçon, reçu illisible) et l’absence de réponse de l’étudiant à cette vérification
constituaient les principaux motifs de « refus après acceptation ».
Nouvelle demande DAMI avec preuve d’achat requise
Comme nous l’avons déjà vu, l’étudiant pouvait refaire une demande de matériel informatique dans les années subséquentes (jusqu’à
2011-2012). Il devait toutefois fournir la preuve d’achat avant que la dépense ne soit allouée; Contact le signalant par une vérification
essentielle à faire (AV).
6
Ceci revenait à dire que la dépense admise correspondante de 2000 $ ou 3000 $ n’était considérée dans le calcul de l’aide financière,
qu’à partir du moment où une décision « AC » était enregistrée au champ « Demande de la reconnaissance de la dépense admise ». La
pièce « 7726 » était attendue mais il n’était pas question de retarder le calcul du dossier de travail en cours (DCI avec section Matériel
informatique), surtout s’il y avait d’autres situations à traiter sur cette même DCI.
Si la preuve d’achat était non fournie, on sélectionnait la décision « RE » au champ « Demande de la reconnaissance de la dépense
admise », avec le motif Pièce absente, et la DCI était envoyée en tâche accomplie (suivant la démarche d’analyse relative au traitement
des DCI si d’autres vérifications étaient à prendre).
Mais, dès qu’une preuve d’achat était jumelée au dossier de travail, ce dernier devait être transféré (après traitement complet de tous les
autres aspects de l’analyse) à l’agent-ressource du STVC ou à l’un des agents désignés au traitement DAMI, lequel validait par la suite la
conformité de la pièce, sélectionnait la décision correspondante et, au besoin, procédait à l’émission d’un communiqué comportant un ou
plus d’un motif de refus.
De son côté, le partenaire du profil 3 devait faire de même auprès de la boîte Soutien_Profil_3 du STVC; c’est cette dernière qui assurait
le suivi auprès du STVC, pour une prise en charge éventuelle. Si la preuve d’achat n’était pas numérisée, la transaction « Documents à
transmettre » s’avérait la solution habituelle mais, dans ce cas, le traitement était effectué ultérieurement. Par contre, s’il y avait urgence
que la DAMI soit accordée, le partenaire pouvait envoyer au SR la télécopie de la preuve d’achat, et ce, uniquement s’il s’agissait d’un
original (idéalement, on devait y retrouver la mention ORIGINAL estampillée). Dans ce dernier cas, il devait cocher la case « Traité »
lors de la transaction « Documents à transmettre ».
Note : Ces démarches avaient pour but de ne pas retarder inutilement, lorsque le traitement concernait uniquement une preuve d’achat
DAMI en attente, une demande d’aide (avec DCI jumelée) ou une demande de changement Internet pour laquelle un calcul était
possible.
Preuve d’achat fournie en réponse à un refus antérieur
Si la dépense admise pour matériel informatique avait fait l’objet d’un refus passé de la part du STVC, et que la preuve d’achat fournie
concernait toujours cette année antérieure, le dossier de travail (qu’il fut pour l’attribution ou pour la vérification) devait être transféré au
même agent-ressource assigné à la vérification DAMI par le STVC. Il lui revenait de renverser ou non une décision prise antérieurement
lors d’une vérification a posteriori des preuves d’achat pour DAMI.
Encore une fois, le partenaire du profil 3 devait faire de même auprès de la boîte Soutien_Profil_3 du STVC; c’est cette dernière qui
assurait le suivi auprès du STVC. Si la preuve d’achat n’était pas numérisée, la transaction « Documents à transmettre » s’avérait la
solution habituelle mais, dans ce cas, le traitement était effectué ultérieurement. Par contre, s’il y avait urgence que la DAMI soit vérifiée
puis, le cas échéant, accordée, le partenaire devait envoyer au SR la télécopie de la preuve d’achat, et ce, uniquement s’il s’agissait
d’un original (idéalement, on devait y retrouver la mention ORIGINAL estampillée). Dans ce dernier cas, il devait cocher la case
« Traité » lors de la transaction « Documents à transmettre ». Le STVC se réservait cependant le droit d’exiger la réception du reçu
original, étant donné que l’étudiant concerné avait déjà fait l’objet d’un refus.
7. DAMI non considérées lors d’un traitement antérieur sans calcul d’aide, à la suite de la confirmation
d’un statut d’études négatif, d’un rejet ou d’une fermeture de dossier avec un motif de fermeture :
Dans la situation où l'étudiant ne devenait plus admissible à de l’aide financière, et ce, pour toute une année d'attribution (par exemples,
consécutivement à un « désistement », à un « rejet pour non-admissibilité » ou à une « fermeture en raison de pièces justificatives
absentes »), et que la dépense liée à DAMI avait été considérée au calcul avant cet événement, le système ne permettait quand même
plus à l'étudiant de demander une DAMI lors d’une année d’attribution subséquente.
Pour pallier à une telle situation (l’étudiant effectuant la relance possiblement via une lettre ou une DC papier, le partenaire devait aviser
la boîte Soutien_Profil_3 du STVC qui, à moins d’avis contraire, allait faire supprimer le champ relatif à la DAMI considérée
antérieurement : étape 1 = en initiant une DC pour le cycle d’attribution antérieur concerné; étape 2 = après avoir accédé à l’onglet
« Frais matériel informatique », en cliquant tout simplement sur le bouton « Supprimer enregistrement » (la corbeille) puis en
7
enregistrant le tout (de toute façon, pour ledit cycle d’attribution antérieur, l'étudiant ne pouvait bénéficier d'aucune aide et les montants
versés étaient récupérés); étape 3 = en inscrivant une note de suivi afin d’expliquer que la DAMI avait été supprimée de l’année XXXX
pour permettre à l’étudiant d’en bénéficier à l’année XXXY et étape 4 = en fermant la DC de cette année d’attribution antérieure (même
motif de fermeture ou, via le système, le même rejet).
DC du cycle antérieur (la DAMI était considérée)
DC du cycle antérieur (après suppression du champ)
DCI du cycle courant (une fois que l’étudiant demande une nouvelle DAMI - pas de « AV »)
Par conséquent, si l’étudiant le désirait, il pouvait au moins bénéficier d’une DAMI lors d’une année d’attribution subséquente. Il pouvait
ainsi créer sa propre DCI pour l’année d’attribution courante, et ainsi demander une nouvelle dépense pour matériel informatique. La
démarche décrite à l’étape 2 faisait que Contact ne générait pas de vérification « AV », qui obligeait l’étudiant à fournir sa preuve d’achat
avant de bénéficier de la dépense de 2000 $ ou 3000 $, comme c’était le cas pour les DAMI refusées antérieurement à la suite d’un
dossier de vérification.
De plus, le STVC n’avait à être avisé de cette situation puisque, à partir de 2009-2010, toute dépense admise du type DAMI amenait
automatiquement la création d’un dossier de vérification, par lequel la preuve d’achat était exigée puis analysée.
Enfin, toute preuve d’achat fournie en dehors des dossiers de vérification DAMI entraînait la démarche décrite à la page 12, relativement
au traitement des reçus < 7726 > ou < 7727 > par le STVC (le partenaire passant comme à l’habitude par la boîte Soutien_Profil_3
du STVC).
8. DAMI avant ou après vérification / Décision refusée (RE) ou déclaration supprimée (champ blanchi)? À titre informatif pour le profil 3 :
A.
Objet :
Certains questionnements au STVC et au SR concernaient le cas des étudiants qui désiraient retirer leur demande pour matériel
informatique durant l’année d’attribution en cours.
La principale question était celle-ci : Quand fallait-il sélectionner (ou maintenir) une décision refusée (RE) ou quand pouvait-on
supprimer (blanchir) le champ en entier?
Rappel de l’impact : 1° Un refus (décision RE) signifiait que si l’étudiant effectuait une demande ultérieure pour DAMI, le système
l’obligeait à fournir la preuve d’achat avant le versement de la dépense (décision AV), alors que 2° une suppression du crochet (champ
blanchi) permettait à l’étudiant de recommencer une nouvelle demande DAMI comme si c’était la première fois = preuve d’achat exigée a
posteriori.
8
B.
Décisions du STVC selon la situation rencontrée (l’étudiant demandait que l’on ne considère plus sa demande
pour l’achat de matériel informatique) :
1. Une décision refusée (RE) avait été sélectionnée par un agent lors de la vérification DAMI
Rép. : On ne pouvait blanchir le champ, le refus était maintenu et donc l’étudiant devait fournir une preuve d’achat, le cas échéant,
avant qu’on lui accorde à nouveau ce type de dépense.
2. Une décision refusée (RE) avait été rendue automatiquement par le système (Délai expiré)
Rép. : On ne pouvait blanchir le champ, le refus était maintenu et donc l’étudiant devait fournir une preuve d’achat, le cas échéant,
avant qu’on lui accorde à nouveau ce type de dépense.
3. Son dossier d’aide financière avait été fermé sans calcul (délai expiré, réponse incomplète, CRS négative) et, par conséquent,
aucune aide reçue dont la DAMI
Rép. : On pouvait blanchir le champ, et ce, en présence d’une lettre ou sur simple appel de l’étudiant à cet effet.*
4. Demande de DAMI via la DCI durant une année d’attribution courante mais, à peu près au même moment, envoi d’un formulaire <
2017 > pour l’année d’attribution précédente et, aucune aide reçue pour la DAMI, voulait annuler celle qui concernait l’année
d’attribution courante
Rép. : On pouvait blanchir le champ de l’année d’attribution courante, et ce, en présence d’une lettre ou sur simple appel de
l’étudiant à cet effet*, afin de recréer la demande DAMI pour l’année d’attribution précédente.
5. Dossier avec une demande de DAMI et le délai d’attente de la preuve d’achat n’était pas encore expiré (donc aucune décision prise
dans le champ relatif à DAMI)
a) S’il restait de l’aide financière à verser pour au moins 2000 $ (ou 3000 $ si le portable était obligatoire) - voir l’illustration à la page
suivante :
Rép. : On pouvait blanchir le champ, et ce, uniquement en présence d’une lettre de l’étudiant à cet effet.*
b) Si l’aide financière à verser était inférieure à 2000 $ (ou à 3000 $ si le portable était obligatoire) :
Rép. : On ne pouvait blanchir le champ, le refus était maintenu et donc l’étudiant devait fournir une preuve d’achat, le cas échéant,
avant qu’on lui accorde à nouveau ce type de dépense. Raison : à moins de créer une AVT ou une BVT, ou de créer des retenues lors
de calculs subséquents, la récupération de l’aide pouvait devenir plus complexe.
Pour ce faire, il fallait visualiser le DEI au niveau des onglets « Calcul temps plein - Sommaire - Sommaire relatif au calcul sélectionné
pour l’année d’attribution… »
6. L’étudiant avait remboursé le solde lié à la dépense pour matériel informatique (évidemment, il fallait en être avisé, par exemple via le
SR)
Rép. : On pouvait blanchir le champ, et ce, uniquement en présence d’une lettre de l’étudiant à cet effet. Pour le STVC, on vérifiait
avec le chef d’équipe puisqu’il s’agissait de vérifier des onglets du DEI pour lesquels le traitement des dossiers avait généralement peu
de rapport.
9
L’obligation pour l’étudiant de fournir une lettre (sauf pour les points 3 et 4) demandant le retrait ou de ne plus considérer la
demande pour DAMI, afin de permettre d’en conserver une trace numérisée dans Contact, valait tout autant pour le STVC, le SR
et les partenaires du profil 3 (un simple appel téléphonique ou la visite de l’étudiant n’était pas suffisant pour procéder à la
suppression du champ relatif à DAMI)!
9. Traitement tardif des DAMI pour les cycles d’attribution antérieurs :
Dès qu’un nouveau cycle d’attribution* s’amorçait, deux situations survenaient : 1° L’étudiant ne pouvait plus demander pour l’année
antérieure une DAMI via la DCI et 2° même une fois le crochet apposé, lors de l’analyse interactive, au champ « Demande de
reconnaissance de la dépense admise », Contact pouvait émettre une décision à vérifier « AV » (exigeant donc immédiatement une
preuve d’achat DAMI pour ladite année d’attribution antérieure). Cependant, une telle preuve d’achat n’était pas exigée, lors du
traitement, pour toutes les situations.
* Année 2011-2012 : Ce cycle d’attribution étant le dernier pour lequel ce type de dépense admise était accordé, le cas échéant, la DCI
2011-2012 restait exceptionnellement disponible, pour le matériel informatique, jusqu’au 31 décembre 2012, et ce, même une fois
lancée l’année 2012-2013. Les règles de base demeuraient toutefois les mêmes quant à l’admissibilité à DAMI et pour l’acceptation des
preuves d’achat (voir aussi le résumé de ces règles à la fin de la présente directive). Après cette date, certaines demandes pour DAMI
étaient ou seront acceptées par correspondance et, sur demande, une copie de la version 2011-2012 du formulaire < 2017 > pourrait
être demandée via la structure documentaire de Contact :
En premier lieu, étant donné ce blocage de la DCI antérieure pour les demandes DAMI, le Ministère rendait à nouveau disponible le
formulaire papier < 2017 > Demande de reconnaissance des frais liés à l’achat de matériel informatique - Année XXXW-XXXX, et ce,
uniquement pour une clientèle cible (études à l’hiver précédent toujours en cours ou à l’été du cycle précédent) et donc pour une période
limitée (du début mai = date de lancement du nouveau cycle, au 30 octobre = dernier jour possible du cycle en élasticité). Un tel
formulaire, s’il arrivait seul, aboutissait dans un dossier de la filière P (DAPS seulement), sinon il pouvait se jumeler à un dossier déjà
ouvert (ex. TCDA, TCDC, TCCRS ou TCCRF). Exemple du formulaire < 2017 > 2010-2011 comme année précédente au cycle
d’attribution 2011-2012 :
Traitement :
En présence d’un formulaire < 2017 > et une fois le reste de l’analyse terminé pour un dossier de travail, celui-ci devait être signalé à la
boîte Soutien_Profil_3 du STVC. Un suivi était effectué auprès de l’agent du STVC assigné à cette tâche. Le champ était accepté (AC)
jusqu’au 31 août (fin du cycle antérieur) ou, si élasticité, sous condition des études du cycle d’attribution antérieur toujours en cours, et
ce, même si la preuve d’achat n’était pas encore fournie (un communiqué était par contre émis par le STVC, à partir d’un dossier de
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vérification créé pour DAMI, afin d’en aviser l’étudiant). Il était refusé (RE) notamment si une preuve d’achat était non conforme (un
communiqué était également émis par le STVC) ou pour les situations hors délai.
Note : L’étudiant ne pouvait se prévaloir du formulaire < 2017 > en dehors de la période temporaire permise par l’AFE, ni pour demander
une DAMI pour un cycle d’attribution non concerné par ledit formulaire (une version antérieure du formulaire ne pouvait servir pour le
cycle d’attribution courant, et ce, peu importe la date où il était produit; l’étudiant devait faire sa demande pour DAMI via une DCI).
10. Résumé des règles sur DAMI et à sa dernière année d’opération (2011-2012) :
Tout ce qui suit est adapté et extrait du site Internet des programmes d’aide financière aux études du MESRS :
Frais liés à l'achat de matériel informatique
Prendre note qu’à compter de 2012-2013, il ne sera plus possible à l’étudiant de présenter une demande pour que soient reconnus des
frais liés à l’achat de matériel informatique.
Toutefois, si l’ordinateur a été acheté entre le 1er mai 2011 et la fin de la période de 60 jours suivant le versement du prêt
supplémentaire, on pourra lui faire reconnaître ces frais pour 2011-2012 s’il effectue une demande de changement par Internet, et ce,
jusqu’au 31 décembre 2012*.
Pour ce faire, l’étudiant accédait à la rubrique Votre dossier en direct! du menu Vos services en ligne. Après avoir donné son identité, il
cliquait sur l’onglet Formulaires temps plein, puis s’assurait de remplir la section « Demande d’aide pour l’achat de matériel informatique
» du formulaire Déclaration de changement.
Renseignements généraux
Si l’étudiant était admissible au Programme de prêts et bourses pour l'année d'attribution 2011-2012 et que l’achat d’un ordinateur de
bureau ou d’un ordinateur portable était nécessaire à la poursuite de ses études, il pouvait avoir droit à un montant de prêt
supplémentaire de 2 000 $. Celui-ci ne pouvait toutefois lui être accordé qu’une seule fois au cours de ses études.
Pour avoir droit à ce montant de prêt additionnel, l’étudiant n’était pas tenu de débourser 2 000 $ pour son achat ni de remettre
l’excédent si le coût de votre ordinateur était moindre.
Si le programme d'études exigeait l’utilisation d’un ordinateur portable, le montant de prêt supplémentaire pouvait être de 3 000 $.
Cependant, il lui était recommandé de s’assurer qu’un tel montant lui était nécessaire compte tenu du fait qu’il n’avait pas à dépenser la
totalité du montant d’aide auquel il avait droit. Afin de limiter son endettement, il pouvait décider de n’emprunter qu’un montant de 2
000 $, même si son programme d'études exigeait l’utilisation d’un ordinateur portable. Pour savoir s’il devait faire l'acquisition d'un
ordinateur portable, il pouvait consulter la liste des programmes d'études reconnus à cet effet (via le site Internet).
Pour que les frais liés à l’achat de matériel informatique soient reconnus, l’étudiant devait d’abord remplir les conditions
suivantes :
Il était admissible au Programme de prêts et bourses pour l'année d'attribution 2011-2012.
Il n’avait jamais bénéficié d’une bourse ou d'un prêt du Ministère pour l'achat d'un ordinateur ou de matériel informatique.
L’étudiant devait ensuite respecter les règles suivantes :
Le matériel informatique devait inclure un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable.
Le matériel informatique devait être acquis entre le 1er mai qui précédait l'année d'attribution visée par sa demande et la fin de la période
de soixante jours suivant le versement du prêt supplémentaire.
Il pouvait acheter le matériel informatique dans le commerce de son choix, pourvu qu'il soit situé au Québec.
Il devait obtenir des preuves d’achat originales, qui devaient être établies à son nom. Noter qu'il était de sa responsabilité d'obtenir
auprès de son fournisseur des pièces justificatives conformes.
L’étudiant devait conserver ses factures :
Ses preuves d’achat originales étaient exigées dès le versement du montant de prêt ou de bourse supplémentaire. Il avait alors 60 jours
pour faire parvenir au Ministère ces pièces justificatives conformes ainsi qu’une lettre d’accompagnement, sans quoi la dépense liée à
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l’achat de matériel informatique était annulée et son montant d’aide financière était révisé à la baisse. Il ne devait pas envoyer ces pièces
avant qu’elles lui soient demandées. Il recevait un avis qui lui indiquait la marche à suivre pour les transmettre au Ministère.
* Après le 31 décembre 2012, les demandes pour la dépense DAMI ne sont plus possibles par DCI mais, en fonction du délai de
prescription de 3 ans ou de circonstances exceptionnelles, il sera possible à l’étudiant de procéder par correspondance (lettre ou
formulaire papier < 1012 >) ou, sur demande auprès de l’AFE, le formulaire < 2017 > 2011-2012 sera disponible. Il devra remplir toutes
les conditions d’admissibilité à cette dépense, y compris quant à la date d’achat du matériel informatique.
L’allocation pour du matériel d’appui à la formation (AMAF) :
Depuis l’année d’attribution 2012-2013, ce type de dépense remplace la DAMI. Versée également sous forme de prêt seulement (hormis
la clientèle « DFM » qui la reçoit avec sa bourse), cette allocation est ajoutée au calcul de l’aide financière, une fois demandée par
l’étudiant, et ce, pour un montant de 150 $ par période d’études.
Contrairement à la DAMI, nulle preuve d’achat n’est exigée (l’achat de matériel d’appui pouvant de plus s’adresser à autre chose que du
matériel informatique), l’étudiant peut la demander lors de toute année d’attribution subséquente mais il ne peut pas en demander le
retrait une fois le dossier calculé avec l’AMAF.
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