sponsoring committee meeting - minutes

ESCADRON
832 SQUADRON
TWILLICK CLARENCE-ROCKLAND
CADETS DE L'AVIATION ROYALE DU CANADA
ROYAL CANADIAN AIR CADETS
Oeuvre de bienfaisance enregistré 123613523RR0026 Registered Charity
SPONSORING COMMITTEE MEETING - MINUTES
Date
September 28, 2015
Time 1830
Purpose
2nd Regular Meeting of 2015-16
Location JML arena
Invited
2015-16 Executive:
Chair/Président: Benoit Dellisse
Vice-Chair #1: Sean Burke(abs.)
Vice-Chair #2: Ralph Nissen (new)
Treasurer/Trésorière: Lise Desforges
Secretary/Secrétaire: Julie M-Gravelle
SC Volunteers / Bénévoles du C.R.:
Sandy Campbell
Rhoda&Howard Lewis
Anita Desrochers
Nathalie Laniel
Jack Donnelly
Rachel Gagnon
Lise Mongeau
Eve Brassard
Natalie Dellisse
Caroline Leishman
2015-16 Directors/Directeurs:
To be determined / A determiner
Observer: Captain Tina Burns, CO
ACL Advisor: Marie-Christine Lalonde
Item
Presenter
Discussion
1
Benoit
Call meeting to order :
18:44
2
Julie
Approval of September 14th, 2015 minutes
Approved by Eve Brassard & Second by Anita Desrochers
3
Cpt. Burns
CO’s Update

Lost another cadet – it’s the ones that need/want to get a job that are leaving the
sqn.

We are at 70 cadets; tonight we have 95% attendance.

I apologize that there was a hiccup at the Power Flying – we didn’t get back before
14:00.

Next Monday Oct 5, 2015 BIG CO’s parade. We have a guest speaker,
Superintendent Serge Lalonde (19:00 to 19:30) – lecture on drugs.

There is also a parent’s briefing next week at 19:30.

AGM located in Nicholette: Benoit, Cpt Schonert, 2 cadets and Tina are going.

October 10, 2015: Booked Diefenbunker tour (Halloween Zombie Tour), bus is
booked, 40 cadets. If you book for 40 you pay for 40!
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PO Box 5007
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(613) 419-1832
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***Issue that we are having right now: More and more cadets signing up but NO
SHOW. Tina has the approval to charge parents if the kids do not show up at a signed
up event. It will also be a negative check mark for future events.***
Marie-Christine proposes: To write a note on facebook, add it to the website and mention
it during call-outs – “Due to the reoccurrence of no shows for the last events…. As of
October 1, 2015 if cadets do not show to a signed up event, a fee will apply.”
In addition, on the sign-up sheets along with the website calendar, we can add: “The no
show fee for this event is…”

October 17: Gliding – list is up.

Bush Trip: October 23,24,25, 2015, is held at Mackskimming. Spring bush will be
held in Long Sault.
The city is starting to call to book the hall (Nov 14,21,28, Dec 5 – do not have the hall).
Tina has reserved the Chamberland Building for those dates for band to practice.
Marie-Christine proposes: Add publicity in the days that the hall upstairs is booked to
promote. Table with pamphlets is sufficient.
Benoit
S.C. Responsibilities 2015-16

Sheet was passed around at last meeting. Benoit needs to know who is
responsible and point of contacts.
Bush: Sean & Lise Mongeau
Spaghetti Dinner: Julie, Eve, Lise Mongeau volunteering
Mess Dinner: Rhoda, Eve, shadow Julie, shadow Anita, Howard, Rachel volunteering
Bush Spring: Sean, lise and eve secondary, Rachel volunteering
Volunteer screening: Ralph, shadow Lise Mongeau
Lise
Tagging Results of September 26 & 27, 2015 & Tagging for October 17, 2015
4547.27$ before fund matching
1954$ Walmart
911.86$ Mike Deans
653.51$ Bradleys
1027$ Value Mart
Marie-Christine Proposes: Gas stations – Ask the cashier attendant if he is interested in
buying the change during the day; cashier will exchange change to bills. In turn, clients
would drop more change in the box since attendant will be giving out more change.

Still have spots to fill up for the next tagging week-end.
Benoit proposes: We will add the contact information of the tagging volunteers on the signup sheet and the website under the tagging section for absences and add-ons.
6
Benoit
Recruiting – Registration
Extended to October
We have signs throughout the city. A magnet sign of 5 X 9 (180$) is planned for the whole
month of October. We have to reach out to the city by-law to see where it can be located.
Hoping for 17 and on/off ramp of Laporte.
Nathalie Dellisse proposes: Flyers to add to school billboards.
Marie-Chrisitne proposes: Cadet dynamic video; view SQN 5 website to view the clip.
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Sean
Fall Bush
Sean is sick. Follow up will be done by Lise Mongeau.
Julie
Spaghetti Dinner
Requesting the letters that were sent out to parents and to sponsors. Nathalie uploaded to
Google Drive some documents.
Would like to give out the information to parents at the briefing next Monday.
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Ralph
Volunteer Screening Process
No changes from last time.
Marie-Christine: Has time reserved to talk about the matter.
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Lise
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Benoit
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Added to proposed agenda: Float for the Santa Claus Parade
632 glider – we would need to pick it up, put on float, and then return it to 632.
We need people to organize it: Lise Mongeau & Eve
Band – weather permitting for the bagpipers
Candy canes with tags
Adjourn Meeting
7:29
Elections - Not part of the S.C. Meeting.
Marie-Christine preceeded

When an executive position is available you must be a Director to be able to fill it.
If not, we do a call-out.
Vacancy for 2nd vice-chair: people eligible are already sitting Directors. CPQ: Nathalie
Laniel, Ralph Nissen, Anita Desrochers, Paul McMillan
Benoit approached Ralph – he is willing.
By acclamation: Ralph Nissen is our new 2nd Vice-chair.
Marie-Christine suggested that someone shadows Ralph.
Marie-Christine suggested: Start thinking that this is an organisation that you would like
to work with in the long term – even after your child has completed the program. With all of
our experience around the table, we are of great value to the program.

Director vacancies are still open – facebook it, call-out: 11 directors are needed,
we are 8. Cross paths with the newbies and welcome them, give it 4 weeks, then
go forward.
Next SC Meeting: To be determined.
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PROCÈS VERBAL – COMITÉ RÉPONDANT
Date
Le lundi 28 septembre 2015
Heure 1830
Objectif
2e réunion régulière de 2015-16
Lieu: Aréna Jean-Marc Lalonde
Invités
2015-16 Executive:
Président: Benoit Dellisse
Président Adj. #1: Sean Burke
Président Adj. #2: Ralph Nissen (nouveau)
Trésorière: Lise Desforges
Secrétaire: Julie M-Gravelle
SC Volunteers / Bénévoles du C.R.:
Sandy Campbell
Rhoda&Howard Lewis
Anita Desrochers
Nathalie Laniel
Jack Donnelly
Rachel Gagnon
Lise Mongeau
Eve Brassard
Natalie Dellisse
Caroline Leishman
2015-16 Directeurs:
To be determined / A determiner
Observer: Commandant Tina Burns
ACL Advisor: Marie-Christine Lalonde
Item
Présentateur
Discussion
1
Benoît
Appel à l’ordre : 18:40
2
Julie
Approbation du procès- verbal du 14 septembre 2015
Approuvé par Eve Brassard et secondé par Anita Desrochers
Nouvelles du commandant

Nous avons perdu un autre cadet. Les cadets qui quittent l’escadron sont ceux
qui sont à la recherche d’emploi.

Nous sommes présentement à 70 cadets; ce soir, 95% d’assiduité.

Nous nous excusons du délai lors du retour des cadets durant la session de
familiarisation d’avion dimanche le 27 septembre (retour était à 14h).

Le lundi 5 octobre, nous avons le Surintendant de la GRC, Serge Lalonde, qui
présentera une conférence sur les drogues; soit de 19 h à 19 h 30. Les parents
peuvent y assister. Suite à cette conférence, nous avons une rencontre de
parents/officiers à 19h30. De plus, la parade du Commandant est à l’horaire.

AGM à Nicholette QC: Benoit, CO Burns, DCO Schonert, ainsi que 2 cadets seront
à cette rencontre.

Le samedi 10 octobre: La tournée du musée de Diefenbunker spécial Zombies est
réservée; 40 cadets pourront y faire partie.
3
Capt. Burns
***Inscriptions aux activités VS assiduité – ceci est un problème qui persiste
présentement. Plusieurs cadets s’inscrivent à des activités, par contre ils ne sont
pas présents le jour prévu de l’activité. Le Commandant a reçu l’approbation de
charger les frais d’activité encourus aux parents si le cadet n’est pas présent. De
plus, un « crochet » sera ajouté au dossier du cadet.***
Marie-Christine propose: Vous pouvez l’inscrire sur votre site Facebook, l’ajouter à votre
site internet ainsi que le mentionner lors des appels hebdomadaire. « Suite aux absences
récurrente des dernières activités organisées, à partir du 1er octobre 2015, les cadets
inscrits aux activités organisés qui ne se présenteront pas le jour de celui-ci sera facturé le
coût d’inscription ».
De plus, inscrivez sur la fiche d’inscription la phrase suivante en caractère gras: « Si vous
ne vous présentez pas le jour de l’activité, sans motiver votre absence, la somme de
______ vous sera facturée ».
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Le samedi 17 octobre: Planneur – fiche d’inscription est affichée.
Survie en campagne: Le 23,24,25, octobre 2015, a lieu au centre Mackskimming.
La session printanière aura lieu au campement des scouts à Long Sault.
L’Hôtel de ville de Clarence-Rockland a réservé les dates suivantes pour la communauté:
Le 14,21 et 28 novembre, ainsi que le 5 décembre – nous n’avions pas la salle au 2e étage.
Tina a réservé la sale Chamberland pour la pratique de la fanfare pour les jours indiqués.
Marie-Christine propose: Lors des journées réservées, ajoutez une table et des brochures
pour promouvoir le programme des cadets de l’air. Ceci n’engendre pas d’effort et les
résultats peuvent être fructueux.
Benoit
Responsabilités du C.R. 2015-16

Un formulaire avec les responsabilités annuelles des membres du C.R. à la
dernière réunion.
Survie en campagne session d’automne: Sean & Lise Mongeau
Souper spaghetti : Julie, Eve, Lise Mongeau volunteering
Souper militaire: Rhoda, Eve, shadow Julie, shadow Anita, Howard, Rachel volunteering
Survie en campagne session printemps: Sean, lise and Eve secondary, Rachel volunteering
Procédé de la verification des bénévoles: Ralph, shadow Lise Mongeau
Lise
Resultats du tagging du 26 et 27 septembre – tagging du 17 octobre 2015
4547.27$
1954$ Walmart
911.86$ Mike Deans
653.51$ Bradleys
1027$ Value Mart
Marie-Christine Propose: Stations de service – Si vous faites une collecte à ces endroits,
faite un arrangement avec le caissier/gérance pour l’échange de la monnaie pour des
billets. Également, les clients auront tendance à donner plus de monnaie si le caissier leur
donne plus de monnaie.

Il y a encore des postes vacants pour la prochaine fin de semaine de tagging.
Benoit propose: Nous ajouterons les coordonnées des volontaires responsables du
tagging sur la fiche d’inscription, ainsi que sous la rubrique du tagging sur le site web pour
des changements de dernière minute.
6
Benoit
Recrutement – Inscriptions
Recrutement en octobre
Nous avons établis des affiches dans la région à titre d’inscription qui demeure en place
pour le mois d’octobre. Un grande affiche du type magnétique 5 X 9 (180$) sera établis
près de l’autoroute 17 – détails à suivre et à confirmer avec les services de règlementation
de la ville.
Nathalie Dellisse propose: Affiches du programme aux babillards des écoles.
Marie-Chrisitne propose: Allez visionner le vidéo dynamique créé par l’escadron no. 5 –
une idée à créer le vôtre.
7
Sean
Exercice de campagne d’automne
Sean est absent. Lise Mongeau fera un suivi.
Julie
Souper spaghetti
Puisqu’une réunion de parent aura lieu la semaine prochaine, l’organisation du souper
spaghetti pour le mois de décembre est en marche. Lettre aux parents et lettre de
commanditaires est recherché; Nathalie aurait placé certains documents dans le Google
Drive.
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Ralph
Procédé de la vérification des bénévoles
Aucuns changements depuis la denière rencontre.
Marie-Christine: Un temps est réservé pour discuter de la verification.
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Lise
Added to proposed agenda: Float for the Santa Claus Parade
632 glider – we would need to pick it up, put on float, and then return it to 632.
We need people to organize it: Lise Mongeau & Eve
Band – weather permitting for the bagpipers
Candy canes with tags
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Benoit
Séance levée : 19 h 29
12
Élections
Marie-Christine a précédé cette élection

Lorsqu’une position exécutive se libère, le poste doit être comblé par un Directeur
déjà en poste. Faute de quoi, un appel à tous sera effectué.

Le poste vacant est Président Adjoint no.2. Les directeurs éligibles pour combler
ce poste sont :Nathalie Laniel, Ralph Nissen, Anita Desrochers, Paul McMillan
Benoit a approché Ralph Nissen – il accepte la candidature.
Par acclamation: Ralph Nissen est notre Président Adjoint no.2 pour 2015-16.
Marie-Christine a proposée qu’un autre Directeur puisse suivre Ralph pour apprendre le
poste.
Marie-Christine propose: Poser vous la question suivante: Lorsque mon/mes enfants
aura/aurons terminé(s) le programme, est-ce que mon implication dans l’escadron demeura
une priorité? C’est une question importante à se poser, car vous êtes les piliers du
programme au volet du Comité répondant. Au fil des ans, vous avez un baggage
d’expérience et vous êtes très important pour nous.

Quelques postes de Directeurs sont vacants: Faite des annonces sur Facebook,
sur votre site internet et passez le mot aux parents des nouveaux cadets. Donnezvous 4 semaines et ensuite passez à l’action pour combler ces postes.
Prochaine rencontre du Comité répondant: À déterminer.
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