Leitfaden Club-Charterfeier

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Distrikt-Leitfaden für Club-Charterfeier ab 2015/2016
Eine Charterfeier wird durch den neu gegründeten Club ausgerichtet. Die Distrikt-Gründungsbeauftragte und die amtierende Distriktpräsidentin stehen den Clubfreundinnen jederzeit mit
Rat und Tat zur Seite.
Aufgaben der Gründungsbeauftragten für die Charterfeier:
Vor der Feier
- Terminwahl nach Rücksprache mit der Distriktpräsidentin, den örtlichen rotarischen
Präsidenten und dem Club sowie unter Berücksichtigung von übergeordneten Termin
von seitens Rotary und Inner Wheel
- Entwurf der Einladung besprechen
- Checkliste für Teilnehmerliste erstellen
- Anzahl und Namen der Clubmitglieder für die Aufnahmeurkunden an den geschäftsführenden Distriktvorstand (besonders D-Schatzmeisterin) weiterleiten, müssen anschließend von Distriktpräsidentin und Gründungsbeauftragter unterschrieben werden
- Entsprechende Anzahl von IW-Nadeln (Geschenk des Distrikts) bereitlegen
Erste vorbereitende Maßnahmen seitens des Clubs:
-
Terminabsprache der Charter mit der Gründungsbeauftragten und der D-präsidentin
Reservierung des Tagungslokals
Reservierung/Blocken von Hotelzimmern
Charterfeiern sind Tagesveranstaltungen
Evtl. zusätzlich ein Vorabendtreffen oder eine morgendliche Besichtigung für den Tag
danach organisieren
Festlegung des Festredners
Kontaktaufnahme mit Würdenträgern der Stadt, gezieltes Erbitten von Grußworten
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Charterbesprechung
Danach erfolgt eine eingehende Besprechung mit der Gründungsbeauftragten.
Einladungen
- Club erstellt die Einladungen
- Clubmeisterin nimmt die Anmeldungen entgegen
- Club-Schatzmeisterin nimmt die Anzahlungen entgegen
- Einladungen enthalten mindestens
= Veranstaltungsort
= Zeitangaben von Begrüßung, Festakt, Festessen und Rahmenprogramm
= Hoteladressen zur Selbstanmeldung
= Teilnahmegebühren werden von allen Teilnehmern erhoben
= Anmeldeformular: Name, Clubzugehörigkeit, Amtsbezeichnung, detaillierte
Teilnahme abfragen (Festessen, Rahmenprogramm), Meldeadresse, Kostenbeitrag und
Bankdaten, Anmeldeschluss vier Wochen vorab, keine Rückerstattung möglich
- Einladungen werden 8-10 Wochen vorher versendet, an
= Nationale Repräsentantin
= eigene Distriktpräsidentin und eigenen geschäftsführenden Distriktvorstand
= die sechs amtierenden Gründungspräsidenten
= alle Clubpräsidentinnen im eigenen Distrikt, mit der Bitte um clubinterne Weiterleitung
= Rotary Governors des Inner Wheel Distrikts
= Rotary- Clubpräsidenten der entsprechenden Rotary-Clubs
= die Präsidenten der umliegenden Serviceclubs (z.B. Lions, Soroptimist, Zonta,
Rotaract und Rotary-Kontaktclubs), mit der Bitte um clubinterne Weiterleitung
= örtliche Würdenträger (z.B. Landrat, Bürgermeister, Stadtdirektor)
= örtliche Presse
= Festredner
= eigene Clubfreundinnen des zu charternden Inner Wheel Clubs
Absprachen mit dem Tagungshotel
- Räumlichkeiten und Zeitablauf
- Dekoration, Begrüßungsempfang, Festessen,
- Redneranlage, Licht- und Tontechnik, b. B. anwesender Techniker
- Sitzordnung für Festakt und Tischordnung für Festessen
Presse
- Ansprechpartner für Pressevertreter bestimmen
- Bereitlegung von IIW-Informationsmaterial sowie Deutschland-und Clubflyer
- Presse- und Fototermin für den Chartertag festlegen
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Teilnehmerliste
Clubmeisterin aktualisiert diese fortlaufend und legt sie ins Programmheft:
= Aufführung von Amtsträgern und Ehrengästen: Nationale Repräsentantin, Distriktpräsidentin, Gründungsbeauftragte, Rotary Governors und –Clubpräsidenten (alle mit Amtsund Clubangabe), teilnehmende Clubs in alphabetischer Reihenfolge sowie Festredner und
sonstige Ehrengäste
Detailvorbereitung
- Mitglieder des neuen Clubs sollten erkennbar sein (z.B. IW-Schleife)
- Gästebuch, betreuende Inner Wheelerin nimmt Grußkarten entgegen
- Bronze-Inner Wheel-Rad, Inner Wheel-Glocke und Inner Wheel-Decke für das
Rednerpult kommen vom Distrikt
- IW-Nadeln werden vom Distrikt geschenkt
- Rote IW-Willkommens-Rosen werden vom Club bestellt und vom Distrikt bezahlt
- IW-Präsidentinnen-Kette muss der Club anschaffen oder sich von einem Rotary-Club
stiften lassen. Bezugsquelle: IW-Benefit-Shop (http://www.vongraefe.com )
An den Tagen vor der Feier
- Aktualisierte Teilnehmerliste an die Gründungsbeauftragte und Distriktpräsidentin
- Aktualisierte Mitgliederliste des zu charternden Clubs an die Gründungsbeauftragte
- dem Tagungshotel aktuelle Teilnehmerzahlen mitteilen, Übernachtungsgäste erfragen
- Platz-und Tischordnung endgültig festlegen, auch für „die Charter-IW-Freundinnen“!
- Gestecke, Sträuße, Präsent für externen Festredner abklären
- Fotobeauftragte bestimmen
- Evtl. rotarischen Präsenznachweis abklären
- Betreuung von Gästen, incl. Shuttle-Service
- Vortag: letzter Technik-Check, Überprüfen von Sitzordnung, Deko…,
Die Charterfeier
Morgens
- Wegweiser aufstellen: Parkplatz, Hotel
- Presse-und Fototermin: mit Distriktpräsidentin, Gründungsbeauftragte, Clubpräsidentin und „Charterfreundinnen“
- Shuttle-Service
- Empfang der Gäste: Namensliste abgleichen, Programm mit Gästeliste überreichen,
Gästebucheintrag erbitten
Der Festakt
Der Festakt dauert ca. 1,5 bis 2 Stunden, die eigentliche Charterübergabe und Aufnahme ca.
45 Minuten, der Festvortrag ca. 20 Minuten, die musikalische Umrahmung ca.15 Minuten.
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Begrüßung
Erfolgt durch die Club-Gründungspräsidentin (5 Minuten) und sie erteilt in entsprechender
Reihenfolge das Wort an: Board Director, Nationale Repräsentantin, Distriktpräsidentin,
Rotary-Governors und Clubpräsidenten/innen von Inner Wheel und Rotary, Vertretern
anderer Serviceclubs, Ehrengästen und weiteren IW-Freundinnen.
Übergabe der Charterurkunde
Erfolgt durch die Distriktpräsidentin an die Club-Gründungspräsidentin (5-8Minuten). Zuerst
zeigt sie die Ziele von Inner Wheel auf. Dann erheben sich alle Anwesenden! Und erst dann
erfolgt die Übergabe der Charterurkunde von IIW und des Bronze- IW-Rads als Geschenk
von allen Clubs des Distrikts.
Aufnahme bei International Inner Wheel
Erfolgt durch die Gründungsbeauftragte (15 Minuten). Sie berichtet über die Clubgründung
und verliest den Text der Aufnahmeurkunde. Dann erheben sich alle Anwesenden! Und erst
dann erfolgt die Übergabe der Aufnahmeurkunden an die Clubfreundinnen, indem sie von ihr
in alphabetischer Reihenfolge mit ihrem Namen aufgerufen werden. Sie übergibt ihnen die
Urkunde mit IW-Nadel und gemeinsam mit der Distriktpräsidentin eine rote IW-Rose zur
Begrüßung im Distrikt.
Bei der Feier
Mit der Aufnahme in International Inner Wheel sind die Aufgaben der Gründungsbeauftragten für den neu gegründeten Club beendet.
Schriftliche Grüße der IW-Weltpräsidentin
Sie werden durch die Nationale Repräsentantin oder Deputy mit ein paar Worte über
International Inner Wheel überbracht (5-8 Minuten). In Ausnahmefällen übermittelt die
Distriktpräsidentin diese Wünsche.
Musikalische Umrahmung
Gestaltet der gastgebende Inner Wheel Club
Festvortrag
Grußworte
Die Redezeit sollte pro Redner höchstens drei Minuten betragen. Die Reihenfolge und die
Rednerankündigungen erfolgen durch die Club-Gründungspräsidentin.
Festessen
Durch eine Tischordnung sollte sichergestellt sein, dass an jedem Tisch Vertreterinnen des
neuen Inner Wheel Clubs vertreten sind.
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