Benutzeranleitung Event-Verwaltung

Benutzeranleitung
Event-Verwaltung
stellwerk.li GmbH
schoretshuebstrasse 23
9015 st.gallen
www.stellwerk.li
[email protected]
Datum:
09. September 2008
Revidiert am:
25. Oktober 2008
Version:
1.1
Klassifizierung:
public
Benutzeranleitung stellwerk.li gmbh eventverwaltung
Inhaltsverzeichnis
1
Zweck des Dokuments
3
2
Begriffsbestimmungen
3
3
Beschreibung der einzelnen Funktionen
5
3.1
3.2
3.3
Allgemeine Erläuterungen zu den Funktionen
Allgemeine Erläuterungen zum Berechtigungssystem
Funktionsübersicht
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
Bearbeitung Event
Bearbeitung Objekt
Bearbeitung Material / Dienstleistungen
Bearbeitung Stückliste
Bearbeitung Firmen
Auswertungen
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1 Zweck des Dokuments
Dieses Dokument dient als genereller Leitfaden für die Benutzung der Web-Lösung ‚Eventverwaltung‘ welche für
die stellwerk.li gmbh erstellt wurde.
2 Begriffsbestimmungen
Im nachfolgenden Text werden einige Begriffe verwendet, welche nachstehend umschrieben sind:
verwendet. Einem Event wird immer auch ein Veranstaltungsjahr zugeordnet.
Begriff
Event
Objekt
Firmen
Benutzer
Material/Dienste
Stückliste
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Symbol Beschreibung
Ergänzungen
Unter diesem Begriff wird der zu
bearbeitende Anlass verstanden. Als
Beispiel dient hier das OpenAir SG.
Ein Event ist immer in Kombination
mit einem Veranstaltungsjahr zu
sehen.
Objekte können Bauten, wie die
Sitterbühne, die Blue Lounge oder
ein Verpflegungszelt sein. Ebenso
sind dies Infrastrukturobjekte wie
WC-Anlagen, Container usw. Diese
Objekte werden einem Event
zugeordnet.
Hier sind die am am Event beteiligten
Firmen aufgeführt, die via Internet
Zugang zu bestimmten Informationen
haben. Firmen vom Typ
•
Stellwerk
•
Lieferant
•
Veranstalter
Berechtigte, die Zugriff zum System
haben. Es gibt unterschiedliche
Benutzertypen:
•
Moderator
•
Superuser
•
User
Aufgrund dieser Typisierung werden
die Berechtigungen innerhalb des
Systems gesteuert.
Einzelne Artikel oder Leistungen. Pro
Artikel können mehrere Firmen vom
Typ Lieferant hinterlegt sein. Mit
anderen Worten kann der gleiche
Artikel bei mehreren Lieferanten
bezogen werden.
Pro Event/Jahr und Objekt wird eine
Stückliste geführt. Darunter ist der
detaillierte Material- und
Dienstleistungsaufwand für ein
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Pro Event sind mehrere
Objekte vorhanden.
Ein Typ Lieferant kann von
allen Berechtigten des Typs
Moderator erstellt werden.
Berechtigungen werden
grundsätzlich durch die
stellwerk.li gmbh vergeben.
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Kostenstellen
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Objekt zu verstehen. Pro
Stücklistenposition werden die Sollund Istmenge, der budgetierte, der
offerierte sowie der Nettopreis
geführt. Ebenso ist pro Eintrag die
Eingabe eines Liefertermins möglich.
Kostenstellen werden pro Jahr einem
Event zugeordnet. Sie dienen der
späteren Auswertung und
Budgetierung. Pro Stücklistenposition
kann eine Kostenstelle angegeben
werden.
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3 Beschreibung der einzelnen Funktionen
3.1 Allgemeine Erläuterungen zu den Funktionen
Am oberen Bildschirmrand sind die bearbeitbaren Datenelemente ersichtlich. Das jeweils aktivierte Objekt ist
weiss markiert; in diesem Beispiel die Datengruppe Events.
Im Kontext zur oben aktivierten Datengruppe (Events) werden am unteren Bildschirmrand die
Bearbeitungssymbole aufgeführt.
Der mittlere Bereich zeigt nun – in Abhängigkeit der Berechtigung – die für den jeweiligen Benutzer relevanten
Informationen an. Links vom Objekt sind wieder die entsprechenden Symbole für die Weiterarbeitung aufgeführt.
Am rechten Rand ist das Symbol zur Löschung des jeweiligen Objekts. Löschungen sind nur unter bestimmten
Bedingungen möglich. Das System prüft dies und meldet – unter Angabe des Grundes -, falls eine Löschung
nicht möglich ist.
Ebenfalls wird generell im oberen rechten Bereich eine Suchmöglichkeit angeboten. Die Suche kann mit einem
Teilstring erfolgen. Dieser Teilstrings wird durch ein ‚?‘ markiert. Dabei sind verschiedene Kombination möglich.
In unten aufgeführtem Beispiel würde eine Suche mit dem Teilstring O? die beiden Jahre 2008 und 2009 des
OpenAir St. Gallen anzeigen. Der gleiche Effekt kann aber auch mit dem String ?en ai? erzielt werden.
Die Bedeutung der einzelnen Symbole ist einerseits in der Fusszeile erläutert, andererseits erscheint ein Text
wenn mit dem Mauszeiger über das Symbol gefahren wird.
Die weitere Navigation erfolgt dann entweder durch das Anklicken des jeweiligen orange eingefärbten Begriffs.
(hier z.B. das Veranstaltungsjahr) oder eines der Symbole, welche unmittelbar neben dem Objekt stehen. Diese
Symbole sind im Fussbereich erläutern. Auf Stufe Event wären hier somit Bearbeiten
und neues Jahr
möglich. Mit letzterem wird ein neues Veranstaltungsjahr zum Event erstellt. Danach werden die Objekte dieses
Festivals angezeigt. Die Navigation kann jedoch auch durch Anwahl der entsprechenden Rubrik ‚Objekte‘ im
oberen Bildbereich erfolgen. Es werden dann allerdings alle Objekte dieses Veranstalters ohne Kontext zum
Veranstaltungsjahr angezeigt.
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3.2 Allgemeine Erläuterungen zum Berechtigungssystem
Grundsätzlich werden alle Berechtigungen durch die Firma stellwerk.li gmbh vergeben. Der Zugang zu den
Verwaltungsfunktionen ist deshalb für nicht berechtigte Benutzer gesperrt. Pro Benutzer werden ein
Benutzername und ein Passwort vergeben. Diese beiden Merkmale sind vor dem Zugang zum System im LoginFenster einzugeben..
Bei dieser Gelegenheit wird geprüft, ob und zu welchen Informationen ein Benutzer Zugang hat. Ebenso werden
gewisse Funktionen im Navigationsbereich aufgrund der Berechtigung aus- resp. eingeblendet. Im Wesentlichen
wird diese Berechtigung über die Zugehörigkeit zur Benutzergruppe gesteuert.
Es existieren die folgenden Benutzergruppen
• User
• Superuser
• Moderator
Gruppe
GrpUser
GrpSuperuser
GrpModerator
Rechte
Diese Gruppe darf nur bestimmte Daten innerhalb definierter Events, Jahre und Firma
einsehen. Die Zuteilung von Usern zur jeweiligen Firma wird durch einen Benutzer vom Typ
Administrator vorgenommen. Ein User kann auch mehreren Firmen zugeteilt werden.
Individuell wird festgelegt ob Preise sichtbar sein sollen oder nicht.
Diese Gruppe verfügt über die Berechtigung, bestimmte Daten innerhalb definierter Objekte
und Events zu verwalten. Insbesondere handelt es sich um Stücklisteneintragungen.
Superuser können nur Daten modifizieren, welche sie selbst erfasst haben. Sobald eine
Mutation durch einen Berechtigten vom Typ Moderator vorgenommen wurde, ist das
entsprechende Datenelement nicht mehr mutierbar. Ansonsten ist ein Superuser mit den
gleichen Berechtigungen wie ein User versehen.
Diese Gruppe verfügt über die Berechtigung Daten zu mutieren und sofern möglich zu löschen. Der Gruppe Moderator kann zudem der Zugriff auf mehrere Events zugeteilt werden.
kann z.B. eine Gruppe e-maxx erstellt werden, welche Zugriff auf Summer Days und
OpenAir SG hat, nicht aber auf die übrigen Events. Ein Moderator kann Lieferanten, jedoch
keine User erfassen. Die Eröffnung eines Users muss immer bei der Firma stellwerk.li gmbh
verlangt werden.
Ein Login für Firmen vom Typ Lieferant muss ebenfalls immer bei der Firma stellwerk.li gmbh angefordert
werden. Dieser Login wird immer der Gruppe User zugeordnet. Sollen mehrere Benutzer eines Lieferanten für
den Systemzugang autorisiert werden so muss für jeden ein separater Login beantragt werden. Diese
Usergruppe hat nur Zugang zu Informationen, welche die eigene Firma betreffen.
Es gibt Benutzer, die für mehrere Firmen tätig sein können. In diesem Fall muss der Benutzer/die Benutzerin
beim Login auswählen, für welche Firma gearbeitet wird. Die Zuordnung der Firmen zum jeweiligen Benutzer
erfolgt ebenfalls innerhalb der Benutzerverwaltung (Symbol
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).
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Es erscheint eine Maske, auf welcher die schon zugeordneten Firmen aufgeführt sind und gleichzeitig die Wahl
weiterer Firmen ermöglich wird.
Pro Profil ist zudem hinterlegt, ob der Benutzer Preisinformationen sehen darf oder nicht.
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3.3 Funktionsübersicht
Generell wird innerhalb eines Dialogs immer durch Mausklick auf die ‚Speichern-Taste‘ der Inhalt in der
Datenbank festgehalten und wieder auf das vorhergehend Bild verzweigt. Ein Verlassen ohne Speichern ist durch
die Betätigung des Retour-Symbols (nachfolgende Beispiel mit Internet Explorer) möglich.
3.3.1 Bearbeitung Event
Nebst der Bezeichnung kann auch ein Logo als Grafikdatei zugewiesen werden. Das Logo kann auf dem
System gesucht und ausgewählt werden. Dieses Logo erscheint dann nach dem Login.
3.3.2 Bearbeitung Objekt
Die Liste aller Objekte zu einem Eventjahr erscheint nach Klick auf das Eventjahr in der Eventübersicht. Als
Beispiel wird hier das Openair 2008 weiter beschrieben. Die einzelnen Objekte werden in der Reihenfolge der
Objektbezeichnung (alphabetisch aufsteigend) , als Liste angezeigt.
Auch hier kann wieder eines der Bearbeitungssymbole neben dem Objekt gewählt werden, oder durch Klick auf
die orange eingefärbte Objektbezeichnung eine Bearbeitungsebene tiefer, d.h. auf die Stückliste pro Objekt
verzweigt werden.
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Wird das Bearbeitungssysmbol gewählt, erscheinen die folgenden Felder zur Bearbeitung:
In diesem Fall wird das Objekt im Kontakt zum Festival beschrieben. Deshalb werden die Angaben zum Standort
eingefügt.
Wird das Objekt über den Menüpunkt Objekt in der Kopfzeile angewählt erscheint ebenfalls eine Auswahlliste.
Diese bezieht sich jedoch nicht auf einen Event, sondern präsentiert sämtliche Objekte ohne Bezug zum
Standort. Wenn hier das Bearbeitungssymbol gewählt wird sind andere Daten – gemäss folgendem Layout relevant:
Hier handelt es sich um Daten zum Betreiber und zur Kontaktperson des Betreibers. Diese Informationen bleiben
statisch, egal wo sich das Objekt gerade befindet.
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3.3.3 Bearbeitung Material / Dienstleistungen
Hier werden alle für die spätere Zuordnung zu Stücklisten und somit auch Objekten notwendigen Artikel und
Dienstleistungen aufgeführt. Dabei spielt es hier noch keine Rolle, wer den Artikel liefert oder die Dienstleistung
erbringt. Diese Verarbeitung wird durch Klick auf den Text Mat.-/Dienste im Kopfbereich gewählt.
Auch hier können entweder die Details zum Material bearbeitet
vorgenommen werden
oder aber eine Zuordnung zum Lieferant
.
Die Bearbeitungsmaske enthält folgende Informationen:
Die Wahl der Lieferantenzuordnung verzweigt auf folgenden Bearbeitungsinhalt:
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Einerseits werden bereits vorhandene Lieferanten zum Artikel angezeigt. Ebenso der jeweilig budgetierte Preis.
Gleichzeitig besteht die Möglichkeit über eine entsprechende Liste Lieferanten auszuwählen und dem Artikel
zuzuordnen.
3.3.4 Bearbeitung Stückliste
Hier wird nochmals die Übersicht über das OpenAir 2008 gezeigt (alle Objekte)
Wird auf dieser Auswahl das orange gefärbte Objekt gewählt so werden sämtliche Stücklistenpositionen zum
Objekt aufgeführt. Unter Stückliste sind alle Material- Dienstleistungspositionen zu einem Objekt gemeint. pro
Position sind dann auch sämtliche Angaben zum Lieferanten Einheiten und Preise ersichtlich.
Eine neue Stücklistenposition wird durch Klick auf das Symbol
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ermöglicht.
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Die einzelnen Felder werden entweder durch Auswahl aus einer Liste (mit
markiert) abgefüllt. Mit
markiert) oder Direkteingabe (mit
wird direkt auf die Event-Übersicht verzweigt..
3.3.5 Bearbeitung Firmen
Grundsätzlich gibt es 2 verschiedene Typen von Firmen, nämlich Veranstalter und Lieferanten. Diese Auswahl
muss bei der Erfassung einer Firma getroffen werden. Diese Typisierung steuert auch den Zugang zu den
Daten. Ein Lieferant sieht nur die die Daten seiner Firma. Alle anderen Informationen werden ausgeblendet.
Hingegen hat ein Veranstalter innerhalb seines Events die Möglichkeit alle Daten zu betrachten und ev. zu
mutieren.
Die folgenden Daten werden zu einem Lieferanten gespeichert. Der Bereich der Kontaktpersonen ist variabel.
Kontaktpersonen können, müssen aber nicht erfasst werden.
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3.3.6 Auswertungen
Es sind verschiedene Auswertungen mit unterschiedlichen Sortierungen möglich.
Auswertung Event
Auf Stufe Event können alle Objekte mit sämtlichen Material- und Dienstleistungspositionen ausgelistet werden.
Pro Stücklistenposition und Objekt werden die Soll- und Ist-Werte aufgeführt. Ein Zusammenzug auf Stufe Event
erfolgt ebenfalls. Die Angaben können als EXCEL-Datei exportiert werden.
Bestelliste
Auf Stufe Event können Bestellisten erzeugt werden. Auch diese Informationen können als EXCEL-Datei
exportiert werden.
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