Broschüre

RESSOURCENVERWALTUNG DER NEUESTEN GENERATION
// SIMPLY THE BEST.
EFFIZIENZ STEIGERN, KOSTEN SENKEN, PROZESSE OPTIMIEREN.
Gingco.Net/Estate ist eine webbasierte, auf Konferenzraumverwaltung und Desksharing spezialisierte Ressourcenverwaltung. Zentraler Nutzen der Software ist die optimierte Buchung und Organisation von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen. Immobilienbetreibern und Dienstleistern des Facility
Managements steht mit Gingco.Net/Estate ein effizientes Verwaltungs- und Abrechnungstool zur
Verfügung. Die Nutzung erfolgt intuitiv über grafische Oberflächen oder direkt aus dem Kalender
von Outlook.
Schnittstellen zu beispielsweise SAP oder Kreditkartenabrechnungssystemen ermöglichen die direkte Zuordnung von Kosten zu internen Abteilungen oder externen Kunden, Dienstleistungen wie
Gebäudeservice oder Catering werden automatisch beauftragt.
Der modulare Aufbau erlaubt darüber hinaus vielfache Schnittstellen zu anderen Systemen (Groupware, CAFM-Systeme, Leitsysteme, Zugangskontrollen, Telefonanlagen etc., Oberflächen und Funktionen) sind umfänglich individualisierbar.
Überzeugen Sie sich selbst von den erheblichen Vorteilen, die Gingco.Net/Estate für Ihr Unternehmen bietet – auf den nächsten Seiten, online auf einer Guided Tour oder mit unserem Online-DemoSystem unter www.gingco.net/estate.
Für eine individuelle Beratung und Präsentation stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!
Ihr Gingco.Net/Estate-Team
Unternehmen neue Möglichkeiten der flexiblen und effi-
RESSOURCENVERWALTUNG DER NEUSTEN GENERATION
Gingco.Net/Estate ist bereits seit einigen Jahren für professionelles Facility Management zur Verwaltung von Räumen,
Arbeitsplätzen, Fuhrparks und Catering im Einsatz. Diese
Praxiserfahrung gepaart mit kontinuierlicher Weiterentwicklung und intuitivem Usability-Design macht unser Produkt
tigungen, Buchungsregeln und Preise für einzelne Objekte
• modulare Systemarchitektur und offene Schnittstellen für Datentransfer und zur Anbindung von bestehenden Soft-
waresystemen (Groupware, ERP, LDAP, elektronische
Anzeigen etc.)
• umfangreiche statistische Auswertungen und direkter
Datenexport zur Analyse und Planung von Flächen
zum Weltmarktführer im Bereich Ressourcenverwaltung.
Mit einer Vielzahl von Funktionen und Schnittstellen setzt sich
Gingco.Net/Estate bei weltweiten Ausschreibungen regelmäßig gegen den internationalen Wettbewerb durch.
Sei es, dass Sie einige wenige Besprechungsräume direkt
in Ihre Outlook Terminplanung integrieren möchten oder ein
+
Konzept betreiben wollen. Die skalierbare Lösung
-
weltweites Conferencing- und WorkplacemanagementGingco.Net/Estate ist immer die richtige Wahl!
// DIE WICHTIGSTEN VORTEILE UND
FUNKTIONEN AUF EINEN BLICK
+
// LEISTUNGSMERKMALE
zienten Ressourcenverwaltung.
• praxiserprobte Einstellungsmöglichkeiten für User-Berech-
// LEISTUNGSMERKMALE
Die Buchungssoftware Gingco.Net/Estate eröffnet Ihrem
• kostengünstiger Betrieb durch webbasierte Software
(lediglich der Standardbrowser ist erforderlich)
• Ressourcenbuchung direkt aus Outlook
• intuitive Bedienung über Grundrisse und nutzerfreundliche Oberflächen erübrigt Schulungen von Mitarbeitern
• Buchung und Verwaltung beliebiger Objekte (Räume,
Arbeitsplätze, Parkplätze, Services, Fuhrpark etc.)
Ob Arbeitsplatz-, Besprechungsraum- oder Konferenzraumbuchungen, Fuhrpark- und Parkplatzverwaltung, Technik- oder Cateringbestellungen, Gingco.Net/Estate passt sich fexibel an sämtliche Kundenanforderungen an.
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Gingco.Net/Estate ist eine frei skalierbare und individuell
Desksharing gibt die notwendige Flexibilität, um auch
gen, Konzepten und Spielregeln optimal anpassen lässt.
können. Zusätzlich bietet Desksharing die Möglichkeit,
// ANWENDUNGSBEISPIELE
FÜR JEDES KONZEPT DIE RICHTIGE LÖSUNG
Von der Verwaltung von Konferenzräumen bis hin zum
flexiblen Bürokonzept mit weltweitem Desksharing, de-
zentralen Services und Abrechnungsworkflow ist jede
kurzfristig auf diese neuen Anforderungen reagieren zu
maximale Flächeneffizienz zu erzielen und somit direkt
Ihre Kosten zu senken.
Spezialisierung möglich.
• einfache und schnelle Buchung von Arbeitsplätzen // KONFERENZRAUMMANAGEMENT
• Einrichten unterschiedlicher Arbeitsplatztypen mit frei Gingco.Net/Estate eröffnet eine neue Dimension effizienten
(zwei Klicks)
skalierbaren Buchungsspielregeln
Raummanagements. Statt aufwendig über Excellisten oder
• Zuordnung von festen Arbeitsplätzen mit der Möglich-
men zentral und zeitsparend über eine professionelle
• Zuordnung von speziellen Homezones für Abteilungen mithilfe von Standardgroupware wird die Vergabe von RäuBuchungssoftware abgewickelt. Die Vorteile sind erheblich:
• garantiert keine Doppelbelegung von Räumen
• Buchungen rund um die Uhr möglich
• immer der richtige Raum für den richtigen Anlass
• Zubehör und Services je nach Verfügbarkeit buchbar
• gesteigerte Kostentransparenz über tagesgenaue
Verrechnung von Gemein- und Zusatzkosten
keit der Tischfreigabe
oder Projektteams
• Kostenverrechnung von gebuchten und zugeordneten Arbeitsplätzen auf Kostenstellen
• direkte Anbindung an CAFM-Systeme zum Abgleich der Daten bei Flächenänderungen
// VERGLEICHEN SIE SELBST:
300 Mitarbeiter
vor Desksharing
mit Desksharing
Flächenkosten mtl.
30,00 €/qm
30,00 €/qm
Fläche pro MA
15 qm
12 qm
Desksharing-Quote
1:1
1:1,4
Flexible Bürokonzepte geben Antwort auf die neuen An-
Kalk. Fläche
pro MA
15 qm/MA
8.6 qm/MA
variabel besetzte Projektteams, Kombination von Außen-
mtl. Flächenkosten
pro MA
450,00 €/MA
275,00 €/MA
Terminen Arbeitsplätze an unterschiedlichen Standorten
mtl. Flächenkosten
135.000,00 €
82.500,00 €
• automatische Online-Informationen und -Bestelllisten
für interne und externe Servicedienstleister
// ARBEITSPLATZVERWALTUNG
forderungen an modernes Arbeiten: Mobile Mitarbeiter,
dienst- und externen Mitarbeitern, die zu unregelmäßigen
benötigen.
// ANWENDUNGSBEISPIELE
ausbaufähige Lösung, die sich speziellen Anforderun-
mtl. Einsparungen
–
52.500,00 €
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verknüpft die herkömmlichen Teilnehmer- und Termin-
// OUTLOOK PLUGIN
DAS BESTE AUS ZWEI WELTEN!
planungen mittels Groupwarekalender mit der überlegenen Buchungslogik einer webbasierten Ressourcenverwaltung.
Mitarbeiter können Termine und Teilnehmerverfügbarkeiten
wie gewohnt über die Kalenderfunktionen organisieren. In ei-
// VORTEILE IM ÜBERBLICK
• Termin- und Teilnehmerorganisation über Outlook Kalender
• automatische Verwendung der Terminparameter für die Ressourcensuche
• automatische Übernahme der Rauminformationen in die Einladung
nem zweiten Schritt werden diese Parameter automatisch an
• automatische Übertragung von Terminen in die Kalender den Ressourcen angezeigt.
• Verschiebungen oder Storno von Outlook Terminen mit
unsere Software übermittelt, synchronisiert und die passen-
Gingco.Net/Estate übernimmt nach Abschluss der Buchung
das komplette interne und externe Informationsmanagement.
Teilnehmer werden eingeladen, der Empfang wird informiert
// OUTLOOK PLUGIN
Das innovative Outlook-PlugIn von Gingco.Net/Estate
von Veranstalter und Teilnehmern
Raumbuchungen direkt aus den Kalendern
• Versionen: MS Outlook 2003, MS Outlook 2007,
MS Outlook 2010
und Dienstleister erhalten die Bestellungen per E-Mail oder
elektronischer Tagesliste.
// OUTLOOK PLUGIN SERIENBUCHUNGEN
Mit der Serienfunktion verfügt Gingco.Net/Estate über ein
weiteres wettbewerbsüberlegenes Produktmerkmal.
Über die Outlook Serienfunktion kann wie gewohnt eine
Terminserie definiert werden. Das PlugIn synchronisiert
die Buchung automatisch mit dem Buchungssystem und
zeigt anschließend die passenden Ressourcen für die
Termine dieser Serie an. Nach Abschluss der Buchung
werden alle Serientermine in den Kalender des Veranstalters und der Teilnehmer übernommen.
Ergeben sich nachträgliche Änderungen an der Serie,
können diese einfach über den Outlook Kalender vorge-
nommen werden. Die Software aktualisiert automatisch
alle Buchungsdetails.
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die Umsetzung Ihrer Facility Management-Konzepte.
// FUNKTIONEN UND EINSTELLUNGEN
INTUITIVE BEDIENUNG – PROFESSIONELLE MÖGLICHKEITEN
Der stufenweise Einsatz der einzeln freischaltbaren Module
ermöglicht eine genaue Skalierung des benötigten Funktionsumfangs. Durch die permanente Weiterentwicklung garantieren wir langfristig ein innovatives und effizientes System.
// VERWALTUNGSFUNKTIONEN
• umfangreiche kundenspezifische Einstellungsmöglichkei-
ten für Buchungsregeln und Preise für jedes einzelne
Objekt
• detailliertes Rollen- und Rechtemanagement erlaubt die dezentrale Verwaltung von Standorten weltweit
// FUNKTIONEN UND EINSTELLUNGEN
Nutzen Sie die funktionalen Stärken des Marktführers für
• Sprach- und Zeitzonenmanagement für weltweiten Einsatz
// INTUITIVES BUCHUNGSINTERFACE
• kompakte und intuitive Benutzerführung (nur zwei Klicks
bis zur fertigen Buchung)
• skalierbare Rechte und Zugriffseinstellungen zur Abbildung
interner Prozesse und Workflows
• umfassende statistische Auswertungen und direkter Daten-
• farbliche Kennzeichnung der Verfügbarkeiten in Echtzeit
export in Excel zur Analyse und weiteren Planung
• übersichtliche Darstellung der Ressourcen über Grundris-
• Preismodul zur Feineinstellung von Preisen, Preisgruppe se, Listen-, Tages-, Wochen- oder Monatsansichten
Stornierungskosten, Rabatten und Aufschlägen pro Objekt
• Desksharing- und Konferenzraumverwaltung über ein ein-
Bucher
ziges System
• vielfältige Suchoptionen (Räume, Objekte, Personen,
Zubehör etc.)
Optimal für den kommerziellen Einsatz sowie für externe • Informationssysteme und Übersichten für externe Dienst-
leister (z. B. Caterer und interne Services) über Bestell listen und Displayinformationen
• unkomplizierte Buchung von Serienterminen und Raum-
kombinationen
// SCHNITTSTELLEN
• modulare Systemarchitektur zur Anbindung bestehender Softwaresysteme (ERP, LDAP etc.)
• automatisierte Kostenverrechnung über SAP-Schnittstellen
• Groupware-Anbindung und -PlugIns zur optimalen Termin organisation und einfachen Bedienung für Mitarbeiter
• offene Schnittstellen zu bestehenden internen oder exter-
nen Systemen (Telefonanlagen, Zugangskontrollen,
Raumleitsystemen)
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Das neue Verwaltungsmodul bietet eine optimale Buchungs-
• diverse Express-Bearbeitungsfunktionen, die einfach per organe oder Dienstleister. Gingco.Net/ Estate stellt Ihnen mit
aufgerufen werden können, z. B. Buchungsanlage,
übersicht für Ihren Konferenzservice, interne Verwaltungs-
PROFESSIONELLES KONFERENZMANAGEMENT
dem Verwaltungsmodul eine optimale und effiziente Planung
von einfachen und komplexen Raumbuchungen zur Verfügung.
-änderung, -stornierung, -kopie oder -status
• optional: Direkter Zugriff auf Lieferscheine und Bewirtungs belege für Einzel- oder Serientermine
// FUNKTIONEN UND VORTEILE
• auf einen Blick freie Zeiträume für Ihre Raumbuchungen
// VERWALTUNGSMODUL
// VERWALTUNGSMODUL
Drag & Drop durchgeführt oder über das Rechtsklick-Menü
einsehen
• farbliche Kennzeichnungsmöglichkeit nach Buchungs-
status z. B. für Buchung ohne Catering, Reservierungs-
anfragen, VIP-Buchungen
• personalisierte Einstellungsmöglichkeit von Zeitraum- und
Standortbetrachtung
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Applikation ist für die intuitive Nutzung mit diesen Gerä-
// MOBILE INTERFACES
EINFACH UND SCHNELL BUCHEN
ten geeignet.
Gingco.Net entwickelte eine spezielle Oberfläche, die direkt
auf die Features des iPhone OS und von Android-Geräten
zugeschnitten ist. In weitergehenden Projekten werden derzeit auch Lösungen für mobile Browser und BlackBerry entwickelt.
// LOGIN UND STARTSEITE
// CHECK-IN UND CHECK-OUT
• in Kürze startende Buchungen können, abhängig von Ihrer
Systemkonfiguration, über das Check-in Interface bestätigt
werden. Somit ist die Nutzung des Raumes bestätigt und
eine automatische Stornierung der Buchung verhindert
• über das Check-out Interface können laufende Buchungen vorzeitig beendet werden. Somit ist der Raum für Dritte
kurzfristig wieder verfügbar. Diese Funktion ermöglicht eine
optimierte Auslastung der Besprechungsräume
• melden Sie sich über das Mobile Interface an. Ihre persön-
// NEUIGKEITEN
gespeichert werden um zukünftig automatisch eingeloggt • über das Buchungssystem eingestellte Neuigkeiten
lichen Zugangsdaten können dabei über Ihr Smartphone zu werden
• Ihre Startseite gibt Ihnen Auskunft darüber, ob aktuelle // MOBILE INTERFACES
Smartphones gehören zum Büroalltag. Aber nicht jede
können von den Mitarbeitern direkt am Smartphone einge-
sehen werden
Buchungen ein- oder ausgecheckt werden können, bzw. ob Neuigkeiten vorliegen
// PERSÖNLICHE EINSTELLUNGEN
• unter Einstellungen können bestimmte Parameter definiert
werden. Der vorausgewählte Standort, Kategorie, Tag und
Uhrzeit beeinflussen die Verfügbarkeitsprüfung bei einer
neuen Buchung
// NEUE BUCHUNG
• um eine neue Buchung zu tätigen wählen Sie den ent sprechenden Menüpunkt auf der Startseite
• Suchparameter sind mit Ihren persönlichen Einstellungen vordefiniert und können pro Buchung individuell angepasst
werden
• im nächsten Schritt werden verfügbare Objekte tabellarisch
dargestellt. Wählen Sie einen freien Raum aus und bestä-
tigen Sie Ihre Buchung
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nicht nur hübsch aus, sondern bieten unseren Kunden
// DISPLAYMODUL
INFORMATIV, INNOVATIV UND INTERAKTIV
einen echten Mehrwert.
// DIE KOMPLETTE BUCHUNGSÜBERSICHT
AUF DEM IPAD
• Tagesübersicht aller Besprechungen für jeden Raum Sei es die Expressbuchung direkt am Besprechungsraum, in-
• Check-in / Check-out Funktion zur optimalen Auslastung
oder Veranstaltungen. Mit unseren maßgeschneiderten inter-
• Authentifizierung des Benutzers ist beim Check-in und/
telligente Wegeleitsysteme oder die Suche nach Mitarbeitern
aktiven Displaylösungen machen Sie Ihre Immobilien einfach
intelligenter.
Unsere neueste Entwicklung in diesem Bereich ist beispiels-
der Räume
oder Check-out optional erforderlich (auch per ID-Card möglich)
• Check-in Zeiträume sind kundenspezifisch konfigurierbar,
weise eine spezielle Display-Applikation für das iPad.
z. B. ab 2 Stunden vor bis 15 Minuten nach Veranstaltungs-
// IPAD ALS INTERAKTIVES TÜRDISPLAY
• eine automatische Stornierung der Buchung bei nicht er-
• das Apple iPad (9,7") kann als interaktives Türdisplay ver-
wendet werden und ist eine kostengünstige Alternative
zum regulären Türdisplay
• die Verbindung zum Buchungssystem erfolgt über WLAN, die aufwendige Montage von LAN-Kabeln entfällt daher
beginn
// DISPLAYMODUL
Elektronische Türschilder und Empfangsdisplays sehen
folgtem Check-in ist optional konfigurierbar
// EXPRESS-BUCHUNG PER IPAD
• intuitives Interface zur Express-Raumbuchung direkt über
das Touch-Display
• detaillierte Darstellung von Rauminformationen
• einfache Auswahl der Buchungszeit über den Zeitstrahl
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ALLES AUS EINER HAND
Selbstverständlich können Sie die Software auch von uns im
Gingco.Net/Estate bietet einen hohen Individualisierungs-
Partner der Deutschen Telekom AG.
anderen Systemen oder spezielle Auswertungen und Statis-
• keine zusätzlichen Hardwarekosten
grad: Buchungsregeln und Nutzerrechte, Schnittstellen zu
tiken werden an den individuellen Bedarf eines Unternehmens angepasst. Bei Planung, Implementierung und Betrieb
unterstützen wir umfassend, auf Wunsch.
Gingco.Net/Estate kann aber auch komplett von Ihnen eingerichtet und administriert werden. Wir bieten:
• Workshop zur Abstimmung der Anforderungen, Schnitt-
stellen und Spielregeln
Rahmen eines ASP-Modells betreiben lassen. Gingco.Net
bietet professionelles Internet Service Providing als Premium
• technischer Betrieb und Pflege des Systems direkt vom Hersteller
• Hochverfügbarkeit der Software 24 Stunden / 7 Tage die Woche
Gerne stehen wir auch für den 3rd Level Support bereit. Über
unsere Hotline unterstützt Sie unser mehrsprachiges Supportteam.
• kompletten Datenimport von Nutzern und Objekten
// SERVICE UND LEISTUNGEN
// SERVICE UND LEISTUNGEN
// FLEXIBLE ANPASSUNG AN INDIVIDUELLE
VORGABEN
• grafische Bearbeitung und Optimierung von Grundrissen
• Einrichtung des betriebsfertigen Systems nach Ihren CI-
Vorgaben
• professionelle Administratorschulung
• Installation der Software
• professionelle mehrsprachige Supporthotline
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Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der System-
ZUKUNFTSWEISEND MIT MODERNSTER TECHNIK
Diese Anforderungen können aufgrund von kundenspezi-
// OUTLOOK PLUGIN
Gingco.Net/Estate.
fischen Anforderungen, technischen Entwicklungen oder dem
Einsatzbereich variieren.
MS Outlook 2007 SP2 oder MS Outlook 2010
• Software: .net Framework 2.0 (Outlook 2003 und 2007),
.net Framework 4.0 (Outlook 2010), IE ab Version 7, // CLIENT
• Browser: Internet Explorer ab 7.0, Firefox ab 3.0, Javascript und Cookies aktiviert
• Outlook Version: Mind. MS Outlook 2003 SP3,
• Mail-Client: beliebiger HTML-fähiger Mail Client, siehe auch Groupware-Server
// APPLICATION-SERVER
• Prozessor: Mind. 2 GHz
• Arbeitsspeicher: Mind. 3 GB
• Festplatte: mind. 20 GB
• Betriebssystem: Linux, ab MS Windows 2003 Server (bei Zugriff auf das Buchungssystem
• Betriebssystem: MS Windows XP ab SP3, MS Windows Vista ab SP2 oder Windows 7
// SCHNITTSTELLEN
• Benutzer-Import / Update: LDAP, SQL, Excel, CSV, XML
• Authentifizierung: PKI, IWA, Legic, WebSEAL
// TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN
// TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN
voraussetzungen für eine typische Installation von
• Betriebssystem: Linux, ab MS Windows 2003 Server (bei MS SQL)
• Displaysysteme: Net Display Systems, XML • Telefonanlagen: Bspw. Siemens und Nortel
• Abrechnungssysteme: SAP-RFC, customized Export
MS SQL)
• Schließfachsysteme: Gantner GAT Lock, XML
• HTTP-Server: Apache 2.2.x, IIS ab 6.0
• Zugangskontrollsysteme: Bspw. Siemens Siport
• Scripting: PHP ab 5.2.6 (inkl. Standarderweiterungen)
• Clustering: Wird unterstützt (Round Robin und Load bal- ancing)
// DATENBANK-SERVER
• Prozessor: Mind. 2 GHz
• Arbeitsspeicher: Mind. 3 GB
• Festplatte: Mind. 40 GB
• DBMS: MySQL ab 5.1.x, MSSQL Server ab 2005,
Oracle ab 10g
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Gingco.Net/Estate gewinnt. In nationalen und internationalen Ausschreibungen setzt sich die Software regelmäßig erfolgreich gegen
den Wettbewerb durch. Einen aktuellen Auszug unserer Referenzkunden finden Sie auf unser Internetseite.
UNSERE KUNDEN SPRECHEN FÜR UNS
// EINE AUSWAHL UNSERER REFERENZKUNDEN:
// REFERENZEN
// REFERENZEN
Gewinnen auch Sie: Mit Gingco.Net/Estate.
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// REFERENZEN
Falls Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich gerne jederzeit an unser Büro:
// KONTAKT
Gingco.Net New Media GmbH
Kastanienallee 40
38104 Braunschweig
+49 (0)531.24492-0
[email protected]
Weitere Informationen, eine Guided Tour und ein Online-Demo-System finden Sie unter:
WWW.GINGCO.NET/ESTATE
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