Ausschreibungs- und Vergabeordnung der Kreisverwaltung Ahrweiler

Ausschreibungs- und Vergabeordnung
der Kreisverwaltung Ahrweiler
Unter Hinweis auf § 31 der Gemeindehaushaltsverordnung vom
6.6.1997 (GemHVO) wird folgende Ausschreibungs- und
Vergabeordnung als Dienstanweisung erlassen:
§1
Geltungsbereich und Grundlagen
(1) Diese Dienstanweisung gilt für die Bediensteten der Kreisverwaltung und des
Abfallwirtschaftsbetriebes.
(2) Die Dienstanweisung bezieht sich auf sämtliche Lieferungen und
Leistungen/Bauleistungen sowie die Vergabe freiberuflicher Leistungen.
(3) Der Dienstanweisung werden in ihrer jeweils gültigen Fassung zugrundegelegt:
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§ 31 GemHV0
die VV zu § 31 GemHVO
für alle Bauleistungen die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil A, B und C
für alle anderen Lieferungen und Leistungen die Verdingungsordnung für Leistungen
(VOL) Teil A und B
für alle freiberuflichen Leistungen die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen
(VOF)
die Verordnung über die Vergabebestimmungen für öffentliche Aufträge
(Vergabeverordnung -VgV)
das Mittelstandsfördergesetz (MFG)
die VV über die angemessene Beteiligung der mittelständischen Wirtschaft bei der
Vergabe öffentlicher Aufträge
die aufgrund § 116 I Nr. 6 GemO im Nachgang zur VV zu § 31 GemHVO aufgeführten
VV's, Richtlinien und RdSchr.
die VV „Bekämpfung der Korruption in der öffentlichen Verwaltung"
§2
Vergabegrundsätze
(1) Die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (§ 93 GemO) sind zu
beachten.
(2) Aufträge dürfen nur im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel erteilt
werden.
(3) Aufträge sind schriftlich zu erteilen. § 43 LKO ist zu beachten.
(4) laufende Lieferungen und Leistungen nach VOL (z.B. Verbrauchsmaterialien)
sind möglichst in zweckmäßigen Zeitabschnitten gesammelt auszuschreiben.
Für diesewiederkehrenden Leistungen ist der Gesamtbetrag als maßgebliche
Summe anzusetzen.
(5) Für Leistungen mit mehrjähriger Laufzeit ist vom Vertragswert über die
Gesamtlaufzeit auszugehen. Dies gilt auch für Miet-, Leasing-, Mietkauf oder
ähnliche Verträge.
Bei Wahlmöglichkeit zwischen Kauf und anderen Vertragsarten ist zuvor eine
Wirtschaftlichkeitsprüfung vorzunehmen und das Ergebnis nachvollziehbar
aktenkundig zu machen. Ein Mangel an Haushaltsmitteln für den Erwerb durch
Kauf reicht als Begründung für das Eingehen eines Dauerschuldverhältnisses
nicht aus.
(6) Die Vorschriften dieser Dienstanweisung über Vergabearten und
Zuständigkeitsabgrenzungen dürfen nicht dadurch umgangen werden, dass ein
größerer Auftrag in mehrere kleine aufgeteilt wird.
(7) Kommt die Öffentliche Vergabe nicht in Betracht, sind nachvollziehbar die
Gründe hierfür zu dokumentieren (§ 30 VOB/VOL-Teil A). Dies gilt auch für das
Ergebnis von Preisanfragen, soweit keine schriftlichen Angebote vorliegen.
(8) Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe soll unter den in
Betracht kommenden Bewerbern möglichst gewechselt werden. Dabei
sind - soweit es die technischen und wirtschaftlichen Voraussetzungen zulassen
- regelmäßig auch kleine und mittlere Unternehmen in angemessenem Umfang
zur Angebotsabgabe aufzufordern.
(9) Öffentliche Ausschreibungen sind in Tageszeitungen, amtlichen
Veröffentlichungs-blättern oder Fachzeitschriften so bekanntzumachen, dass
ein möglichst großer Bewerberkreis Zugang hat. „Ausschreibungshinweise" auf
den z.B. im Submissions-anzeiger veröffentlichten Gesamttext sind zulässig.
(10) Reparaturarbeiten können auf der Grundlage eines Rahmenvertrages
(„Zeitvertrag") freihändig vergeben werden.
Für den Abschluss des Rahmenvertrages gilt § 3 entsprechend.
§3
Art der Vergabe
(1) Der Vergabe von Aufträgen muss eine Öffentliche Ausschreibung vorausgehen,
sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Beschränkte
Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe rechtfertigen.
(2) Sind für die vorgesehene Maßnahme die grundlegenden Voraussetzungen für die
Öffentliche Ausschreibung nicht gegeben, sind die in § 3 Nr. 3 Abs. 1 a - c
VOB/A (VOL/A) festgelegten Grundregeln für eine Beschränkte Ausschreibung zu
prüfen.
Kommt danach eine Beschränkte Ausschreibung in Betracht, sind die
Entscheidungsgründe aktenkundig zu machen.
Es müssen in der Regel mindestens 5 Angebote eingeholt werden.
(3) Erst wenn Öffentliche und Beschränkte Ausschreibung nicht in Frage kommen,
ist die Freihändige Vergabe zulässig.
Die Entscheidungsgründe sind aktenkundig zu machen.
Für Aufträge über 1.000 DM sind i.d.R. mindestens 3 Angebote einzuholen.
(4) Für die Zuständigkeit zur Entscheidung über die Art der Vergabe gilt § 6 (1)
entsprechend.
§4
Vertragsbedingungen/Verdingungsunterlagen
(1) In den Verträgen sind grundsätzlich die Allgemeinen Vertragsbedingungen
des Teiles B der VOL für die Ausführung von Leistungen bzw. des Teiles B der
VOB für die Ausführung von Bauleistungen als verbindliche Vertragsinhalte zu
vereinbaren.
Darüberhinaus sind bei fachspezifischen Anforderungen auch Besondere und
Zusätzliche Vertragsbedingungen (z.B. Technische Vertragsbedingungen,
Besondere Vertragsbedingungen für die Beschaffung und den Betrieb von DVAnlagen und -Programmen) zu berücksichtigen.
(2) Abs. 1 gilt auch für Freihändige Auftragsvergaben.
(3) Im förmlichen Ausschreibungsverfahren ist bereits in den Verdingungsunterlagen
vorzuschreiben, dass die Allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL/VOB Teil B)
sowie etwaige Besondere und Zusätzliche Vertragsbedingungen Bestandteil des
Vertrages werden.
(4)
Bei Ausschreibungen von Bauleistungen sind den Verdingungsunterlagen die
Formblätter „EFB-Preis" aus dem Vergabehandbuch des Bundes (VHB)
beizufügen, wenn die Angebotssumme
bei Leistungen des Bauhauptgewerbes voraussichtlich
mehr als 250.000 DM
und bei Ausbauleistungen voraussichtlich
mehr als 100.000 DM betragen wird.
Unterhalb dieser Betragsgrenzen sind die bezeichneten Formblätter auch dann
ausfüllen zu lassen, wenn die Angebotssummen der in die engere Wahl
kommenden Bieter um 10 v.H. oder mehr voneinander abweichen.
In diesen Fällen sind die in den Formblättern geforderten Angaben zur
Preiskalkulation nachträglich einzuholen.
§5
Zusätzliche Aufforderung zur Angebotsabgabe
Wenn bei Öffentlichen Ausschreibungen vor dem Eröffnungstermin erkennbar werden sollte,
dass die Zahl der Angebote für eine ausreichende Auswahl zu gering sein wird, soll die
ausschreibende Stelle während der Angebotsfrist zusätzlich leistungsfähige Unternehmen zur
Mitbeteiligung auffordern.
§6
Entscheidung über Auftragsvergaben
(1) Über die Erteilung des Zuschlags entscheidet regelmäßig bei Aufträgen
z über 50.000 DM der Kreis- und Umweltausschuss bzw. der
vom Kreistag bestimmte zuständige Ausschuss
z bis 50.000 DM der Landrat,
z bis 20.000 DM der zuständige Dezernent,
z bis 10.000 DM der Abteilungsleiter.
(2) Jeder Auftrag ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen.
(3) Sind aufgrund besonderer Umstände Aufträge ausnahmsweise mündlich,
telefonisch oder per Telefax erteilt worden, sind diese unverzüglich schriftlich zu
bestätigen.
§7
Einschaltung des Rechnungsprüfungsamtes (RPA)
(1) Die Fachabteilungen haben das RPA über alle beabsichtigten Ausschreibungen
rechtzeitig zu informieren.
Dieses berät und unterstützt die ausschreibenden Stellen.
Für die Aufgaben des „Kreiseigenen Hochbaus" ist eine Beteiligung entbehrlich,
soweit Fachbüros eingeschaltet sind. In diesem Falle erfolgt die Mitzeichnung
durch das RPA.
(2) Unter Hinweis auf die Verwaltungsvorschrift „Bekämpfung der Korruption in der
öffentlichen Verwaltung" vom 29.10.1996 (MinBl. S 160) obliegt die
Durchführung aller Submissionen sowie die Prüfung der Auswertung der
Ergebnisse und des Vergabe-vorschlages dem RPA.
(3) Vor Auftragserteilung sind dem RPA nochmals
z Auftragsvergaben nach der VOL über 5.000 DM
z Auftragsvergaben nach der VOB über 20.000 DM
zur Prüfung zuzuleiten.
§8
Auflagen bei Zuweisungen/Zuwendungen
Die sich bei Landes-, Bundes - oder sonstigen Zuweisungen/Zuwendungen aus den
Bewilligungsbedingungen ergebenden Auflagen bleiben unberührt.
Bad Neuenahr-Ahrweiler, den 18.03.98
gez.
Joachim Weiler
Landrat