leuchtet - Konica Minolta

Scharnberger + Hasenbein
Elektro GmbH
Lars Hasenbein
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Konica Minolta
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Optimized Print Services
Konica Minolta bringt mit Optimized Print Services Licht ins
Dunkel bei der Scharnberger + Hasenbein Elektro GmbH
Sie bringen den dunkelsten Raum zum Leuchten, erstrahlen in
hellem Licht und manchmal sogar in verschiedenen Farben.
Möbelhäuser, Ladentheken, Aquarien, Züge, Autos, medizinische
Labore – sie alle blieben ohne Lampen im Dunkeln. Ihre Ware
beziehen alle vom Elektrogroßhandel. Seit knapp 25 Jahren
schon beliefert wiederum das Unternehmen Scharnberger +
Hasenbein Elektro GmbH aus Nordstemmen bei Hildesheim den
Elektrogroßhandel im gesamten Bundesgebiet. Im Rahmen von
Optimized Print Services analysierte Konica Minolta das
Unternehmen im Hinblick auf das Output- und Dokumentenmanagement und optimierte anschließend nach umfassender
Beratung die Print-Infrastruktur. So konnte der administrative
Aufwand verbessert und Büroabläufe effizienter gestaltet werden.
Das mittelständische Familienunternehmen mit den beiden Geschäftsführern, dem Vater Wolf Rüdiger
Hasenbein und seinem Sohn Lars Hasenbein, blickt auf
eine lange Unternehmensgeschichte zurück. Im Jahre
1948 in Göttingen als Scharnberger KG gegründet, verlegte das Unternehmen gute 30 Jahre später seinen
Firmensitz nach Nordstemmen. 1984 teilte sich das
Unternehmen in die Scharnberger KG und die vom Vater
mitgegründete Scharnberger + Hasenbein Elektro GmbH
(S + H) auf. Seit 1996 ist auch sein Sohn, Lars Hasenbein,
im erfolgreichen Unternehmen tätig. Die Firma bietet ein
Vollsortiment an elektronischen und optoelektronischen
Spezialprodukten wie Leuchtstofflampen, Leuchtmitteln,
LEDs, Energiesparlampen usw. Rund 22.000 Artikel sind
permanent erhältlich. „Wir bieten alles aus einer Hand
und das weiteste Produktspektrum in Deutschland an“,
so Lars Hasenbein stolz.
wachsenden Erfolges immer wieder sowohl flächen- als
auch personalmäßig vergrößert. In diesem Jahr soll
erneut eine neue, rund 1000 qm große Lagerhalle angebaut werden.
im Oktober 2007 angeschafften Konica Minolta Systems
bizhub C252 kommen Faxbestellungen digital auf dem
Server an und können so automatisch weiterverarbeitet
werden. Lieferantenrechnungen werden gescannt und
archiviert. Wichtig waren zusätzlich die zwei
Ausgabefächer des Finishers. Sie trennen Ausdrucke und
Kopien. Weiterhin wurde ein bizhub 420 angeschafft.
Dieser wird von der Buchhaltung vor allem intensiv zum
Drucken von Rechnungen genutzt, vermeidet aber auch
gleichzeitig lange Wege zum nächsten Kopiersystem.
„Die Großen fressen nicht die Kleinen, sondern die
Schnellen die Langsamen“ lautet das Erfolgsrezept.
Anfragen folgt noch am gleichen Tag ein Angebot. Bei
Spezialwünschen wird der Kunde zumindest kontaktiert
und die Wartezeit mitgeteilt. Innerhalb von 24 Stunden
erhalten die Kunden ihre Ware. So verlassen jährlich
25.000 Sendungen das Unternehmen.
Das Betriebsklima trägt zum guten Image des
Unternehmens bei und ist ebenfalls ein Erfolgsfaktor. „Mit
uns geht fast jeder in Rente“, scherzt Lars Hasenbein. In
der Tat sind die meisten der 20 Mitarbeiter seit sehr vielen Jahren dabei und fühlen sich wohl. Das ist wichtig für
Familie Hasenbein und wird auch betont. Nur wenn es im
Team stimmt, kann es eine positive Außenwirkung geben.
Das merkt man auch im Kundenkontakt. „Unsere Kunden
loben immer wieder die ausgesprochene Freundlichkeit
und Kompetenz unserer Mitarbeiter. Für sie auch ein
Grund, uns treu zu bleiben“, so Lars Hasenbein.
Geschäftsführer Lars Hasenbein
Der bizhub 420 wird hauptsächlich zum Rechnungsdruck genutzt.
hatten wir einen separaten Flachbettscanner, ein
Faxgerät sowie mehrere Farblaser- und Schwarzweißdrucker, die mit dem Schreiben von Rechnungen irgendwann überlastet waren“, so Lars Hasenbein. Die Analyse
ergab ein Einsparungspotenzial von mehr als zehn
Prozent pro Monat.
Wichtiger noch als die finanziellen Einsparungen war für
Hasenbein jedoch der verbesserte administrative Aufwand. Wo vorher noch 13 Ausgabesysteme à zehn unterschiedlicher Druckertypen standen, sind es jetzt nur noch
neun à drei Druckertypen. Das bedeutet vor allem auch
weniger Aufwand bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial. Lange Wege vom Flachbettscanner zum
Kopierer oder zum Faxgerät und zurück kamen einem
Marathon gleich und entfallen nun – bei immerhin 4.600
Faxen, 2.000 Scans und 1.800 Drucken und Kopien im
Monat bedeutet das eine immense Zeitersparnis.
Die Erfolgsrezepte
Früher Marathon, heute kurze Wege
Die Hauptkunden sind zu 95 Prozent Elektrogroßhandel
aus dem gesamten Bundesgebiet und den angrenzenden
europäischen Ländern. Das Unternehmen führt alle
bekannten Leuchtmittel-Marken wie Osram, Philipps, GE
usw. Die Geschäftsführer Lars und Wolf Rüdiger
Hasenbein haben dabei den Zahn der Zeit erkannt. „Wir
haben uns auf Nischen spezialisiert. Bei uns kann der
Elektrogroßhandel selbst kleine Produktmengen oder
nicht mehr hergestellte Speziallampen bestellen. Das
bieten die Hersteller nicht an“, so Lars Hasenbein. Im
Laufe der Jahre hat sich das Unternehmen auf Grund des
Elektronische Archivierung
Doch nicht nur der Kundenkontakt muss reibungslos
ablaufen. Die Basis hierfür stellen einwandfreie interne
Arbeitsabläufe dar. Doch mit schwächelnden Kopierern
und einer Überzahl an Arbeitsplatzdruckern wollte sich
das Unternehmen nicht mehr zufrieden geben. Ziel der
Analyse im Rahmen von Optimized Print Services
Consulting war es, bei S + H Einsparmöglichkeiten
aufzuzeigen und administrative Abläufe zu vereinfachen.
„Unser ältester Kopierer war nach zehn Jahren intensiven
Gebrauchs einfach nicht mehr leistungsfähig. Außerdem
S + H war vor fünf Jahren das erste Unternehmen im
Finanzbezirk, das Schluss machen wollte mit zahllosen
Papierbergen und Aktenordnern gefüllt mit gedruckten
Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen und deshalb
beim Finanzamt den Antrag auf elektronische
Archivierung gestellt hat. Für die Anschaffung eines
Multifunktionssystems war deshalb auch die Vereinigung
der vier Funktionen Drucken, Kopieren, Scannen und
Faxen in einem System ausschlaggebend. Mit Hilfe des
Flexibilität in den Entscheidungen
Zur Zeit fällt bei S + H monatlich ein Druck- und
Kopiervolumen von 20.000 Schwarzweiß- und 200
Farbseiten an. Dank eines flexiblen Vertragsmodells
entscheidet Hasenbein flexibel, auf welchen der zwei
Multifunktionssysteme oder sieben Arbeitsplatzdrucker
gedruckt und kopiert werden soll. Wichtig bei Optimized
Print Services ist außerdem, dass der Prozess der
Optimierung nicht nach der Implementierung der
Systeme und dem Training der Nutzer endet. Als kontinuierlicher Prozess angelegt, kann sich S + H bei verändernden Bedingungen oder Arbeitsabläufen im
Unternehmen während der Vertragslaufzeit von fünf
Jahren flexibel für andere oder zusätzliche Systeme bzw.
Lösungen entscheiden, ohne dass die Laufzeit verlängert
wird. Dies war auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil von Konica Minolta.
Scharnberger + Hasenbein lobt vor allem den sehr guten
und schnellen Service von Konica Minolta. „Zweimal gab
es bisher kleine Probleme bzw. Wartungsfälle mit einem
System, doch der Kundendienst war prompt da und die
Mängel wurden behoben.“ Auch die Administration profitiert, wodurch der Arbeitsfluss gesteigert wird. „Heute
haben wir für alle Leistungen nur einen Ansprechpartner
und eine Rechnung, was unsere Arbeit erheblich vereinfacht. Früher stammten die Geräte von unterschiedlichen
Herstellern, und diverse Ansprechpartner für Materialbestellungen und Reparaturen verursachten einen enormen Verwaltungsaufwand“, so Hasenbein. Dies führte
sogar dazu, dass Scharnberger + Hasenbein die
Verbrauchsmaterialien in seinem Warenwirtschaftsystem
überwachte. „Nun kümmern sich alle Mitarbeiter wieder
um ihr Kerngeschäft.“