Marktgemeinde Zirl – Dienstordnung elektronische Zeiterfassung

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Dienstordnung
elektronische Zeiterfassung
Marktgemeinde Zirl
Inhaltsverzeichnis:
1) Einleitung
2) Begriffe
2.1. Rahmendienstzeit
2.2. Soll-Dienstzeit
2.3. Dienstzeit
2.4. Kernzeit
2.5. Gleitzeitsaldo
2.6. Durchrechnungszeitraum
2.7. Dienstgang
2.8. Mittagspause
3) Zeiterfassung
3.1. Terminals
3.2. Voice-System
4) Fehlgründe
4.1. Dienstgang
4.2. Gerechtfertigte Abwesenheit
4.3. Erholungsurlaub
4.4. Sonderurlaub
4.5. Karenzurlaub
4.6. Arztbesuch
4.7. Krankheit
5) Gleitzeitsaldo
6) Zeitausgleich
7) Berichtigungen
8) Angeordnete Mehrstunden/Überstunden
9) Einsicht auf die persönlichen Daten
10) Notwendige Ausnahmen
11) Allgemeines
1
Marktgemeinde Zirl – Elektronische Zeiterfassung (gj)
1) Einleitung
Der Gemeinderat der Marktgemeinde Zirl hat die Einführung einer elektronischen
Zeiterfassung beschlossen.
Die elektronische Zeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Gemeindebediensteten. Für
den Bereich des Sozialzentrums Zirl (´s zenzi) wurde bereits eine elektronische
Zeiterfassung eingeführt die für diesen Bereich unverändert weiter gilt. Darum wird in
dieser Verordnung nicht näher auf diesen Bereich eingegangen.
Ab dem Echtbetrieb sind alle in der Folge noch detailierter angeführten Zeiten
verpflichtend über die elektronische Zeiterfassung zu buchen.
2) Begriffe
2.1.
Rahmendienstzeit:
Die Rahmendienstzeit legt den frühest möglichen Dienstbeginn sowie das spätest
mögliche Dienstende fest:
Montag bis Freitag: von 06:30 Uhr bis 19:00 Uhr
Innerhalb dieses Zeitraumes werden Dienstzeiten angerechnet.
2.2.
Soll-Dienstzeit:
Die Soll-Dienstzeit ist die Dienstzeit, die der Bedienstete durchschnittlich pro Tag zu
erbringen hat. Die wöchentliche Soll-Dienstzeit von Vollbeschäftigten beträgt derzeit
jeweils 40 Wochenstunden. Bei Teilzeitbeschäftigten beträgt die wöchentliche SollDienstzeit das vereinbarte Stundenausmaß.
Die täglichen Soll-Dienstzeiten betragen:
2.2.1. Gemeindeamt:
- Vollbeschäftigte Mo.-Do. 8 Std. 45 min, Fr. 5 Std.
- Teilzeitbeschäftigte Mo.-Fr. täglich 1/5 der wöchentlichen SollDienstzeit
2.2.2. Freiwillige Feuerwehr
- Mo.-Fr. täglich 1/5 der wöchentlichen Soll-Dienstzeit
2.2.3. Volksschule Zirl
2.2.4. Schulzentrum (Hauptschule, Polytechn., Sonderschule)
2.2.5. Kindergarten Marktplatz / Musikschule
2
2.2.6. Kindergarten Schulgasse
2.2.7. Haus der Kinder (Kinderkrippe, Mittagstisch)
2.2.8. Bauhof
- Mo.-Mi. 9 Std, Do. 8 Std, Fr.5 Std.
2.2.9. Schwimmbad
- Nach Diensteinteilung
2.2.10. Sportplatz
2.2.11. Recyclinghof
2.2.12. Waldaufseher
Sollte auf Grund der Diensteinteilung die tatsächliche Soll-Dienstzeiten bei einzelnen
Bediensteten auf längere Zeit oder wesentlich von der angeführten Soll-Dienstzeit
abweichen, so ist diese beim betreffenden Bediensteten zu berichtigen.
Die Soll-Dienstzeit ist für den Einzelnen nicht bindend. Sie stellt lediglich eine Berechnungsgrundlage für die Ermittlung des täglichen Gleitzeitsaldos (Plus- oder
Minusstunden), für Dienstreisen, für den Urlaub oder bei Krankheit etc., dar.
2.3.
Dienstzeit:
Die Dienstzeit ist die im Dienst effektiv erbrachte Zeit (Anwesenheitszeit zuzüglich
bezahlter Fehlzeiten wie Dienstgänge, Arzt udgl.).
2.4.
Kernzeit:
Die Kernzeit ist die Zeit, in der grundsätzlich Anwesenheitspflicht besteht.
Eingriffe in die Kernzeit für private Zwecke sind jeweils in geringfügigem Ausmaß
zulässig.
Die Kernzeiten werden festgelegt wie folgt::
2.4.1. Gemeindeamt:
- Vollbeschäftigte
o Mo. 08:00 – 12:00 und 16:00 – 18:00
o Di.-Do. 08:00 – 12:00 und 14:00 – 16:00
o Fr. 08:00 – 12:00
- Teilzeitbeschäftigte nach Diensteinteilung
2.4.2. Freiwillige Feuerwehr
2.4.3. Volksschule Zirl
2.4.4. Schulzentrum (Hauptschule, Polytechn., Sonderschule)
3
2.4.5. Kindergarten Marktplatz
2.4.6. Kindergarten Schulgasse
2.4.7. Haus der Kinder (Kinderkrippe, Mittagstisch)
2.4.8. Bau- und Recyclinghof
2.4.9. Schwimmbad
2.4.10. Sportplatz
Der Abbau von Plusstunden ist in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter nur dann
während der Kernzeit möglich, wenn dadurch der Dienstbetrieb nicht gestört wird.
2.5.
Gleitzeitsaldo:
Ein Gleitzeitsaldo ergibt sich aus der Gegenüberstellung von Soll-Dienstzeit und
tatsächlicher Dienstzeit (Plus-/Minusstunden bzw. Minuten).
2.6.
Durchrechnungszeitraum:
Durchrechnungszeitraum ist der Zeitraum vom 01. April bis 30. September und vom
01. Oktober bis 31. März des jeweiligen Kalenderjahres.
Nach Ablauf des Durchrechnungszeitraumes werden eventuelle Minusstunden von
einem Überstundenguthaben, sollte keines bestehen, vom Erholungsurlaub
abgebucht.
Eventuelle Plusstunden sind innerhalb der folgenden drei Monate abzubauen
ansonsten sie verfallen. Ausgenommen wenn ein Abbau im folgenden Monat aus
dienstlichen Gründen nicht möglich ist. Dies ist entsprechend zu begründen und vom
Bürgermeister die Genehmigung zur Übertragung der Plusstunden einzuholen.
2.7.
Dienstgang:
Unter Dienstgang sind alle Dienstverrichtungen außerhalb des Arbeitsbereiches zu
verstehen. Jeder Dienstgang ist über die elektronische Zeiterfassung zu buchen.
Details zum Dienstgang wie z.B. Bauverhandlung bei Huber, Gerichtstermin i.S. …,
sind vom jeweiligen Dienstnehmer schriftlich aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen
sind monatlich, nach Ablauf des Monats an die Lohnverrechnungsstelle weiter zu
leiten.
2.8.
Mittagspause:
Die Mittagspause ist die tägliche Erholungszeit zwischen Dienstbeginn und
Dienstende. Sie hat mindestens 30 Minuten zu betragen und wird nicht als Dienstzeit
gewertet. Von der elektronischen Zeiterfassung werden jedenfalls an Tagen, an
denen mehr als sechs durchgehende Stunden Dienstzeit geleistet werden, 30
4
Minuten automatisch abgezogen.
3) Zeiterfassung
Zur Erfassung der Daten werden zwei verschiedene Systeme zur Verfügung gestellt.
Terminals für Bereiche mit 15 oder mehr Bediensteten und ein Voice-System für alle
anderen Bereiche.
3.1. Terminals
Für die Dienstbereiche mit 15 oder mehr Bediensteten, das ist das Gemeindeamt, der
Kindergarten Marktplatz und der Bau- und Recyclinghof, werden im Eingangsbereich
Terminals angebracht. Die Bediensteten dieser Bereiche bekommen einen
elektronischen Schlüssel mit dem sie am Terminal alle Erfassungen vornehmen
können.
3.2. Voice-System
Für alle anderen Bereiche wird ein Voice-System eingerichtet. Die Bediensteten
dieser Bereiche können mit dem Telefon am Dienstort die Erfassungen vornehmen.
4) Fehlgründe
4.1.
Dienstgang
Ein Dienstgang ist beim Verlassen der Dienststelle für Dienstverrichtungen zu
buchen. Über jeden Dienstgang sind Aufzeichnungen über die Tätigkeit zu führen.
Ist die Buchung wie üblich deshalb nicht möglich, weil z.B. der Dienstgang von zu
Hause angetreten wurde oder weil nach Beendigung des Dienstganges keine
Rückkehr an die Dienststelle erfolgt, was nur in Ausnahmefällen sein darf, so ist in
jedem Fall verpflichtend Beginn bzw. Ende des Dienstganges umgehend über das
Berichtigungsformular zu melden.
4.2.
Gerechtfertigte Abwesenheit
Als gerechtfertigte Abwesenheit zu buchen sind alle meldepflichtigen Abwesenheiten
innerhalb der Normalarbeitszeit. Als Beispiele gelten Abwesenheitsgründe wie
Ladungen als Laienrichter oder Schöffe, Einvernahmen bei Gericht oder Behörden,
Zeugenladungen, usw. deren zeitliche Lage nicht im Einflussbereich des
Bediensteten liegt und die Abwesenheit vom Vorgesetzten als „gerechtfertigte
Abwesenheit vom Dienst" anerkannt wird.
Soweit nicht ohnehin eine Verpflichtung zur Vorlage eines Nachweises besteht, ist
der jeweilige Abwesenheitsgrund auf Verlangen des Vorgesetzten zu bescheinigen.
4.3.
Erholungsurlaub
Mit Einführung der elektronischen Zeiterfassung wird die Verwaltung des
Erholungsurlaubes durch die elektronischen Zeiterfassung mit verwaltet. Es entfällt
5
die Führung der bisherigen Urlaubskartei.
Für einen Urlaubswunsch ist ein Urlaubszettele auszufüllen und dem Vorgesetzten
vorzulegen. Dieser hat zu prüfen, ob der gewünschte Urlaub bezüglich des
Betriebsablaufes möglich ist. Sodann ist der Urlaubszettel dem Bürgermeister zur
Genehmigung vorzulegen.
Der Antritt des Erholungsurlaubes erfolgt mit einer „Gehen-Buchung
Erholungsurlaub“, der Wiederantritt des Dienstes mit einer „Kommen"-Buchung.
Als tatsächliche Dauer des Erholungsurlaubes wird die Soll-Dienstzeit erfasst, die
zwischen der „Gehen"- und der „Kommen"-Buchung liegt.
4.4.
Sonderurlaub
Es ist gleich vorzugehen wie beim Erholungsurlaub. Auf dem Urlaubszettel ist der
Vermerk „Sonderurlaub“ anzubringen.
Üblicherweise werden an Sonderurlaub gewährt:
bei eigener Eheschließung
bei Eheschließung eigener Kinder oder Geschwister
bei Niederkunft der Ehefrau
beim Tod des Gatten, der Gattin, Lebensgefährtin
beim Tod eines Elternteiles
beim Tod eines Kindes, das im selben Haushalt lebte
beim Tod eines Kindes, das nicht im selben Haushalt
lebte
beim Tod von Geschwistern, Schwieger- o. Großeltern
beim Tod sonstiger haushaltszugehöriger
Familienmitglieder
bei Wohnungswechsel
bis
zu
bis
bis
zu
zu
bis
zu
3 AT
1 AT
1 AT
3 AT
2 AT
2 AT
1 AT
1 AT
1 AT
bis
zu
1 AT
Für die Vorbereitung auf die Dienstprüfung gilt die Sonderurlaubsregelung des
Landes.
4.5.
Karenzurlaub
Der Antritt des Karenzurlaubes erfolgt mit einer „Gehen"-Buchung, der Wiederantritt
des Dienstes mit einer „Kommen"-Buchung. Eine weitere Buchung durch den
Bediensteten am Computer ist deshalb nicht notwendig, weil Karenzurlaube ohnehin
vorher gemeldet bzw. genehmigt werden müssen und sodann von der
Personalverrechnung eingegeben werden.
4.6.
Arztbesuch
Arztbesuche sind grundsätzlich mit „Gehen Fehlgrund - Arzt" zu buchen. Der
Wiederantritt des Dienstes erfolgt mit einer „Kommen"-Buchung.
6
4.7.
Krankheit
Am 1. Tag des Krankenstandes hat eine Meldung an den Dienstgeber (Vorgesetzten)
zu erfolgen. Von diesem wird die Abwesenheit wegen Krankheit schriftlich der
Lohnverrechnungsstelle gemeldet, welche die entsprechenden Eingaben in die
elektronische Zeiterfassung vornimmt. Durch eine Kommen-Buchung wird die
Abwesenheit wegen Krankheit beendet.
Bezüglich der Vorlage einer ärztlichen Bestätigung gilt die gesetzliche Regelung.
5) Gleitzeitsaldo
Gleitzeitsaldo
Die Dienstzeit soll im mehrwöchigen Durchschnitt, längstens jedoch am Ende eines
Durchrechnungszeitraumes die wöchentliche Soll-Arbeitszeit betragen. Es ist darauf
hinzuwirken, dass der Gleitzeitsaldo möglichst ausgeglichen ist.
6) Zeitausgleich
Der Zeitausgleich dient zum Erreichen eines ausgeglichenen Gleitzeitsaldos durch
Abbau von Plusstunden. Wenn der Zeitausgleich in die Kernzeit hineinreicht, bedarf es
einer Vereinbarung mit dem Vorgesetzten.
7) Berichtigungen
Notwendige bzw. gewünschte Berichtigungen sind unverzüglich über das
Berichtigungsformular zu melden. Es ist anzugeben was berichtigt werden soll, der
Grund warum die Berichtigung notwendig ist, der Name des Mitarbeiters. Die
gewünschte Berichtigung ist dem Vorgesetzten und Bürgermeister zur Genehmigung
vorzulegen und sodann an die Lohnverrechnung zur Eingabe weiter zu geben.
8) Angeordnete Mehrstunden/Überstunden
In der Rahmenzeit werden grundsätzlich keine Überstundenzuschläge, weder als
Zeitzuschlag, noch in Form von Entgelt gewährt. Außerhalb der Rahmenzeit sind
Zuschläge nur über Anordnung des Vorgesetzten möglich. Für diese Zeiten gilt die
gesetzliche Regelung.
Die geleisteten Mehr- bzw. Überstunden sind über die elektronische Zeiterfassung zu
erfassen. In das Formular Mehrstunden/Überstunden sind die Zeiten einzutragen. Der
Grund der Notwendigkeit ist anzuführen und die Überstunden sind dem Bürgermeister
zur Genehmigung vorzulegen.
9) Einsicht auf die persönlichen Daten
Den Gemeindebediensteten wird soweit technisch möglich Einsicht auf die
persönlichen Daten gewährt. Vorgesehen ist die Anzeige an den Terminals, eine
Abfrage über Telefon mit persönlichen Code und die Abfrage über Internet. Über den
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Internetzugang wird jedem Bediensteten eine aktuelle Aufstellung über die
Stundensalden bereitgestellt, die auch ausgedruckt werden kann. Bediensteten die
diesen Zugang nicht nützen wollen oder können wird auf Wunsch ein monatlicher
Ausdruck gemacht.
10) Notwendige Ausnahmen
Sind für den ordnungsgemäßen Ablauf des Betriebes Ausnahmen notwendig, so sind
diese schriftlich festzuhalten und vom Bürgermeister zu genehmigen. Beispiele für
notwendige Ausnahmen könnten sein: Reinigungsarbeiten außerhalb der Rahmenzeit,
Trauungen außerhalb der Rahmenzeit, Wahlen, Volksbegehren an Sonntagen udgl.
11) Allgemeines
Der vorsätzliche Missbrauch bzw. die Nichteinhaltung vorstehender Dienstordnung
stellt eine Missachtung von Dienstvorschriften dar, und es werden die dafür geltenden
Gesetzesgrundlagen zur Anwendung gebracht.
Zirl, Mai 2009 (gj)
Gemäß Gemeinderatsbeschluss vom 20.05.2009
Der Bürgermeister:
Schneider Hp. e.h.
Die Personalvertretung:
Öfner Gabriele e.h.

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