roundcube Webmail - Kurzanleitung - Beuth Hochschule für Technik

Anleitung zur Nutzung von
an der Beuth Hochschule für Technik Berlin
- Webmail dient als Schnittstelle zum E-Mail-System der Beuth
Hochschule für Technik Berlin für alle Nutzer, deren E-Mail-Konto nicht auf dem ExchangeServer liegen. Standardmäßig gehören dazu die E-Mail-Konten der Studierenden und die EMail-Konten, die seit Jahren bestehen und noch nicht auf den Exchange-Server
„umgezogen“ sind. Falls Sie als Nutzer nicht wissen, wo Ihr E-Mail-Konto liegt und Sie bei
der Nutzung des E-Mail-Systems Schwierigkeiten haben, erkundigen Sie sich bitte im HRZService-Büro nach Ihrem persönlichen E-Mail-Konto und der Funktionalität, falls Ihnen diese
Anleitung nicht weiterhilft.
Anmeldung
erreichen sie über https://webmail.beuth-hochschule.de. Dort
erscheint das Login-Formular, in das Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Passwort (die Daten
Ihres Beuth-Hochschul-Campus-IT-Accounts) eintragen, den Sie als Studierende
automatisch bei der Immatrikulation erhalten oder den Sie ansonsten im HRZ-Service-Büro
beantragt und dort erhalten haben.
Benutzername
cklein
Passwort
********
Übersicht
Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie in den „E-Mail“-Bereich, der ebenso über
den Button „E-Mail“ rechts in der oberen Leiste erreichbar ist.
Rechts oben befindet sich das Hauptmenü, links oben Funktionsmenü/Reiterauswahl,
darunter befinden sich Untermenü und im großen, mittleren Bereich der Arbeitsbereich.
Über das Hauptmenü greifen Sie auf die E-Mail-Funktion, Ihr Adressbuch und die
persönlichen Einstellungen zu. Ebenfalls nehmen Sie hier Ihre Abmeldung vor. Im Folgenden
werden die einzelnen Funktionen beschrieben.
- Einstellungen
Über diesen Hauptmenüpunkt nehmen Sie grundsätzliche
Es gibt vier verschiedenen Themenbereiche bei den Einstellungen:
Einstellungen
vor.
Einstellungen, Ordner, Identitäten und Filter.
Sinnvoll ist es, alle Menüpunkte nacheinander durchzugehen und die voreingestellten Werte
nach eigenen Wünschen zu verändern, z.B. für
Einstellungen > Einstellungen > Nachrichtenerstellung
Möglichkeiten sind
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HTML-Nachrichten verfassen: Vorteile gibt es bei der Gestaltung, da Sie multimediale
Inhalte direkt in Ihre E-Mail einbinden können und der Text beliebig formatiert werden
kann – die E-Mail kann so optisch ansprechender gestaltet werden. Ein Nachteil ist,
dass verschiedene E-Mail-Programme HTML-E-Mails unterschiedlich anzeigen, da es
keinen HTML-Standard für E-Mails gibt: So kommt beim Empfänger nicht immer an,
was Sie verschickt haben.
Beantworten einer Nachricht: Man hat die Möglichkeit zu wählen, ob eine Antwort
standardmäßig über oder unter der Originalnachricht eingegeben wird. Üblicherweise
antwortet man oberhalb einer Nachricht, so dass die E-Mail-Korrespondenz
chronologisch absteigend angehängt ist.
Rechtschreibprüfung vor dem Absenden einer Nachricht: Automatisch auf
Rechtschreibfehler geprüft wird jede E-Mail, die Sie verschicken. Die Fehler werden
hervorgehoben, ein Klick auf das jeweilige Wort öffnet eine Liste mit Vorschlägen.
Hinweis: Auch wenn diese Option deaktiviert ist, lassen sich sämtliche Nachrichten
vor dem Absenden noch prüfen!
Signatur automatisch einfügen: Sofern Sie eine E-Mail-Signatur hinterlegt haben,
können Sie hier bestimmen, ob diese nie, nur bei neuen Nachrichten, nur bei
Antworten und Weiterleitungen oder immer automatisch eingefügt wird.
Einstellungen > Ordner
In der Liste Ordner werden Ihre bisher angelegten E-Mail-Ordner angezeigt. Ganz unten im
Bereich dieser Liste besteht die Möglichkeit, durch Anklicken des plus-Icons neue Ordner
anzulegen bzw. beim Zahnrad-Icon bestehende Ordner zu leeren (sämtliche E-Mails im
ausgewählten Ordner werden gelöscht) oder zu löschen (der Ordner samt Inhalt wird
gelöscht).
Wählen Sie einen Ordner an, erhalten Sie die Möglichkeit, separate Einstellungen für diesen
vorzunehmen.
Einstellungen > Identitäten
Aktivieren Sie in der Liste „Identitäten“ Ihren persönlichen Account, so erhalten Sie die
Möglichkeit, Ihren Anzeigenamen zu ändern, wie er für den Empfänger angezeigt wird.
Weiterhin können Sie festlegen, dass E-Mails dieser Identität grundsätzlich per Blindkopie an
eine angegebene E-Mail-Adresse verschickt wird.
Hier können Sie Ihre persönliche Signatur definieren und abspeichern.
Einstellungen > Filter
Mittels Filter können Sie Abwesenheitsnotizen, Weiterleitungen, Umleitungen, Verschieben
von Nachrichten in andere Ordner etc. organisieren.
Im unten angefügten Beispiel wird für alle eingegangenen E-Mails eine Antwort versendet
mit dem Hinweis auf Urlaub. Zusätzlich erfolgt eine Weiterleitung der E-Mails an eine andere
Adresse.
- Adressbuch
Das Adressbuch ist unterteilt in ein Persönliches Adressbuch und in das Adressbuch
Beuth Hochschule. Die Kontaktverwaltung erreichen Sie, indem Sie im Hauptmenü das
Adressbuch anwählen. Sie erhalten eine Übersicht Ihrer angelegten Adressbücher, Gruppen
und Kontakte. Über die Funktionsleiste können Sie
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neue Kontakte einpflegen (ein Kontakt besteht mindestens aus Namen und E-MailAdresse),
neue Kontaktgruppen erstellen,
neue Nachrichten an einen oder mehrere ausgewählte Kontakte senden,
eigene Kontakte löschen,
Kontakte importieren,
Kontakte im vCard-Format exportieren und
detailliert suchen
(die schnelle Suche finden Sie oben rechts über dem Arbeitsbereich) usw.
Sucht man beispielsweise im Adressbuch Beuth Hochschule nach „Thomas“, so werden
aktuell 88 Ergebnisse aufgelistet.
- E-Mail
Startansicht
Direkt nach der Anmeldung bzw. über die Auswahl E-Mail im Hauptmenü erhalten Sie eine
Übersicht über Ihre E-Mail-Ordner sowie über die im Posteingang befindlichen E-Mails.
Die zu lesenden E-Mails wählen Sie durch Aktivieren bzw. Doppelklick aus. Um eine E-Mail
zu schreiben, klicken Sie auf das betreffende Icon. Im darauf sich öffnenden Fenster können
Sie wie gewohnt Empfänger eintragen, die Möglichkeiten von Kopien (Cc) und Blindkopien
(Bcc) nutzen, den Betreff und den E-Mail-Text schreiben.
Hinweis: Haben Sie bereits Kontaktinformationen im Adressbuch hinterlegt, werden diese
Ihnen vorgeschlagen, sobald Sie Eintragungen in den jeweiligen Feldern (Empfänger, Cc,
Bcc) vornehmen.
Abhängig von Ihren Einstellungen (s.o.) können Sie nun eine einfache Text-E-Mail oder eine
HTML-E-Mail verfassen. HTML bietet Ihnen die Möglichkeit, Textformatierungen
vorzunehmen, Tabellen, Smileys und multimediale Inhalte direkt in der Nachricht
einzubinden. All diese Möglichkeiten sind über eine Symbolleiste unter der Betreffzeile
zugänglich, sofern Sie Nachrichten im HTML-Format erstellen (dies ist auch für einzelne EMails möglich – unten rechts können Sie zwischen dem Editor Typ "HTML" und "Nur Text"
wechseln).
Rechtschreibprüfung
Wünschen Sie, dass Ihre E-Mail vor dem Versand auf korrekte Rechtschreibung geprüft
wird, erhalten Sie dazu die Möglichkeit über das
-Symbol im Funktionsmenü. Auch eine
automatische Prüfung jeder E-Mail vor dem Versand ist möglich, sofern Sie dies eingestellt
haben. Fehlerhafte Wörter werden Ihnen angezeigt, mittels Rechtsklick auf das fehlerhafte
Wort werden Ihnen Vorschläge gemacht, die Sie per Mausklick annehmen können.
Dateianhänge
Zuzüglich zur Nachricht können Sie auch Dateien per E-Mail verschicken. Möchten Sie
Dateien anhängen, so wählen Sie das
-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe
Sie die Daten auf Ihrer Festplatte suchen und auf den Mailserver laden können.
Der Anhang erscheint anschließend im Untermenü am linken Rand mit vorangestellten
"Parkverbotszeichen". Dieses können Sie verwenden, um den Anhang wieder zu löschen,
falls Sie die Aktion rückgängig machen wollen.
Signatur
Haben Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegt, erhalten Sie über das Funktionsmenü
Zugriff auf diese über das
-Symbol. So können eine Signatur einzufügen, falls Ihre
Einstellung diese nicht automatisch generiert.
Entwürfe
Möchten Sie eine E-Mail nicht sofort versenden, so können Sie über das
-Symbol
Nachrichten im Ordner Entwürfe speichern. Diese können Sie später erneut über die
Ordnerliste in der Startansicht öffnen, weiterbearbeiten und absenden.
Weitere Optionen
Über das
-Symbol erhalten Sie weitere Möglichkeiten, differenzierte Einstellungen
vorzunehmen wie die Festlegung, ob Sie eine Empfangsbestätigung wünschen und mit
welcher Priorität Ihre E-Mail beim Empfänger angezeigt werden sollen.
E-Mail löschen
Zum Löschen einer oder mehrerer E-Mails markieren Sie diese in der Ordneransicht und
wählen Sie anschließend das „Nachrichten in den Papierkorb“ verschieben-Symbol. Die
gewählten E-Mails werden nun im Papierkorb "gelagert", bis dieser automatisch gelöscht
wird oder Sie den Papierkorb leeren.
E-Mail beantworten
Möchten Sie eine E-Mail nur dem Absender beantworten, klicken Sie auf „Antwort
verfassen“, wollen Sie allen Empfängern einer E-Mail antworten, verwenden Sie das
Symbol „Antwort an alle Absender und Empfänger versenden“.
E-Mail weiterleiten
Zur Weiterleitung einer E-Mail, wählen Sie „Nachricht weiterleiten“. Über den Pfeil neben
diesem Symbol erhalten Sie die Möglichkeit, die Nachricht als Dateianhang weiterzuleiten.
E-Mail drucken
Beim „Drucken“ einer E-Mail öffnet sich eine Seite in einem neuen Fenster und der
Druckerauswahldialog des Betriebssystems erscheint. Wählen Sie den gewünschten
Drucker aus und drucken Sie ihre E-Mail.
- Abmelden
Ganz rechts oben ordnungsgemäß "Abmelden".
Häufig gestellte Fragen ( F A Q )
Wie übernehme ich das Adressbuch aus @penWebmail?
Sollten Sie im alten Webmailer @penWebmail mit dem Adressbuch gearbeitet haben, kann
dieses exportiert und in
importiert werden:
1. Melden Sie sich dafür am alten Webmailer unter
https://webmail1.beuth-hochschule.de/
an.
2. Wählen Sie am oberen Bildschirmrand das Adressbuch aus. Oben links wird Ihnen
nun angezeigt, welches Adressbuch geöffnet ist: Sollten Sie mehrere Adressbücher
gespeichert haben, so sind die folgenden Schritte für jedes zu sichernde Adressbuch
zu wiederholen.
3. Wählen Sie im Menü "Export der Adressbuch-Informationen".
4. Klicken Sie zuerst auf das "+"-Zeichen über den angezeigten Kontakten rechts
neben "Seite 1" – so sollten nun all Ihre Kontakte auf einer einzigen Seite angezeigt
werden.
a. Möchten Sie all Ihre Kontakte exportieren, klicken Sie auf den Schriftzug
"Export" rechts über dem ersten Kontakt.
b. Möchten Sie bei dieser Gelegenheit nicht mehr benötigte Kontakte
aussortierten, wählen Sie über die letzte Spalte nur die Kontakte aus, die Sie
exportieren möchten.
5. Wählen Sie im Menü unter Ihren Kontakten als Export-Format "vCard 3.0 (vFile
.vcf)"
6. "Jetzt exportieren".
Ihr Webbrowser bietet Ihnen nun an, die Datei zu speichern. Speichern Sie die Datei in
einem beliebigen Verzeichnis, z.B. auf dem Desktop. Melden Sie sich anschließend im
neuen Webmailer
an, wählen das Adressbuch aus dem
Hauptmenü und anschließend „Kontakte importieren“. Geben Sie im Formular nun die
soeben gespeicherte Datei an und „Importieren“ Sie.
Beachten Sie: "Verteiler"-Gruppen werden nicht korrekt exportiert bzw. importiert. Sollten
Sie feste Empfängergruppen benötigen, müssen diese neu angelegt werden.
Wieso werden mir Dateianhänge wie PDF nicht angezeigt?
Das Problem tritt unter gewissen Umständen im Internet Explorer auf. Zur Behebung des
Anzeigefehlers starten Sie den Internet Explorer und öffnen Sie über „Extras“ die
Internetoptionen. Je nach eingesetzter Version finden Sie die Extras in der Menüleiste am
oberen Bildrand. Sollten Sie keine Menüleiste angezeigt bekommen, so drücken Sie auf Ihrer
Tastatur die Tastenkombination <Alt>+<x>, um das Menü "Extras" zu öffnen.
Bei den Internetoptionen wählen Sie nun den Reiter "Erweitert" oben rechts aus. In der
Optionspalette scrollen Sie anschließend nach ganz unten und suchen dort nach der Option
"Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern". Diese Einstellung darf
nicht aktiviert sein, d.h. sollte hier ein Haken gesetzt sein, so entfernen Sie diesen bitte.
Anschließend speichern und schließen Sie diese Einstellung mit "Ok".
Nun sollte es Ihnen möglich sein, Dateianhänge angezeigt zu bekommen.
Ich vermisse E-Mail-Ordner. Wo finde ich diese wieder?
Sollten Sie in @penWebmail oder bei Verwendung eines E-Mail-Clients weitere Ordner
erstellt haben, um Ihre E-Mails zu sortieren, so werden diese zunächst nicht angezeigt. Eine
Auswahl, welche Ordner Ihnen angezeigt werden sollen, können Sie über die
„Einstellungen“ vornehmen.
Wählen Sie zuerst den Button am oberen Bildrand "Einstellungen" und wechseln Sie dann
auf den Menüpunkt "Ordner". Hier werden Ihnen sämtliche E-Mail-Ordner angezeigt, die
Ihnen derzeit zur Verfügung stehen. Mittels Setzen von Häkchen können Sie nun auswählen,
welche Ordner Ihnen in der E-Mail-Ansicht angezeigt werden sollen.
Wie richte ich eine automatische Weiterleitung von E-Mail ein?
Für eine automatische Weiterleitung erstellen Sie einen Filter für alle eingehenden
Nachrichten.
Wie lege ich eine Kontakt-/ Verteilergruppe an?
Sofern Sie häufiger einer Gruppe von Personen E-Mails schreiben, ist es hilfreich, eine
sogenannte Kontaktgruppe anzulegen. Dies ermöglicht Ihnen, nicht jeden Kontakt einzeln als
Empfänger angeben zu müssen, sondern nur den Namen dieser Gruppe. Im einfachsten Fall
sind sämtliche Kontakte bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert, sodass Sie
1. in Ihrem Adressbuch unten links auf "+" klicken (Neue Kontaktgruppe erstellen) und
2. anschließend den Namen dieser Kontaktgruppe eingeben können (Sie erkennen dies
an dem neuen, aktuell leeren Feld unter Ihrem Persönlichen Adressbuch).
3. Per Linksklick auf Ihr persönliches Adressbuch werden all Ihre gespeicherten
Kontakte angezeigt, die Sie nun per Drag & Drop in die soeben erstellte
Kontaktgruppe hineinziehen können.
Sollten Sie noch nicht alle Kontakte gespeichert haben, können Sie die Kontaktgruppe per
Mausklick öffnen und in dieser einen neuen Kontakt erstellen. Der Kontakt wird automatisch
in Ihrem Adressbuch gespeichert und der geöffneten Liste zugeordnet.
Um eine E-Mail an eine Kontaktgruppe zu verfassen, können Sie diese nun entweder in
Ihrem Adressbuch anwählen und im Funktionsmenü "Nachricht verfassen" auswählen oder
Sie schreiben wie gewohnt eine E-Mail und geben als Empfänger den Namen der
gewünschten Kontaktgruppe ein: In der Regel sollte hier bereits nach dem ersten
Buchstaben eine Liste mit Vorschlägen erscheinen. Wählen Sie eine Gruppe aus den
Vorschlägen aus, so werden sämtliche Kontakte der gewählten Kontaktgruppe als
Empfänger eingefügt.