Neue Osnabrücker Zeitung verarbeitet Eingangsrechnungen

Anwenderbericht
Bildquelle: NOZ Medien
Verlage
Neue Osnabrücker Zeitung verarbeitet
Eingangsrechnungen mit moderner Technologie
innerhalb von SAP
Auf einen Blick
Unternehmen
•Name: Neue Osnabrücker Zeitung •Sitz: Osnabrück, Deutschland
• Branche: Verlage
•Produkte & Service: Tageszeitungen
•Web: www.noz.de
Projektbeschreibung
• Einführung einer elektronischen
Rechnungsbearbeitung, mit Ablöse des
Vorsystems
Projektziele
•Einsatz einer ganzheitlichen, SAPintegrierten Lösungsstrecke
•Schnellere und transparentere
Arbeitsprozesse
WMD Lösung
• xFlow Capture, xFlow Invoice,
xFlow Interface
Systemintegration
•SAP ERP
Entscheidung für WMD
• Etablierter Hersteller
• Tiefe SAP-Integration und breite
Funktionalität der Lösung
• Wartungssicherheit des Produkts
Kundennutzen
•Stark verkürzte Bearbeitungszeiten
• Fehlerfreies Arbeiten
• Transparenz über Prozesse und
Liquidität
• Stabile Lösung auch bei
Releasewechseln des SAP-Systems
„Die WMD ist ein etablierter
Hersteller, der seine Lösung
permanent weiterentwickelt und
diese um beliebige Anwendungen
jederzeit erweitern kann. Die
SAP-Zertifizierung der Lösung
garantiert uns einen stabilen
Betrieb bei Releasewechseln des
SAP-Systems.“
Sören Gödde
Leiter SAP Basis und Leiter Projektmanagement basecom bei der NOZ
Bildquelle: NOZ Medien
Anwenderbericht
Als Print-Titel gehört die Neue Osnabrücker Zeitung zu den meistzitierten Tageszeitungen Deutschlands. Mit ihren neun
Regionalausgaben und einer verkauften
Auflage von rund 170.000 Exemplaren
pro Tag, ist sie das wirtschaftliche Rückgrat der NOZ MEDIEN, die mit mehr als
1100 Mitarbeiter/innen an zehn Standorten täglich qualitativ hochwertige
Informationen und Dienstleistungen
liefert.
Rund 25.000 Rechnungen erhält die
Neue Osnabrücker Zeitung GmbH & Co.
KG pro Jahr von ihren Lieferanten. Um sie
zu scannen und anschließend digital
weiterbearbeiten zu können, hatte die
NOZ bereits vor mehreren Jahren ein
Workflowsystem eingerichtet. Dieses
war dem SAP-System jedoch nur vorgelagert, deshalb konnten Rechnungen erst
nach ihrer Freigabe verbucht werden.
Außerdem ließen sich Veränderungen in
den Abläufen, wie sie in der Praxis immer
wieder nötig sind, wegen des starren
Konzepts des Workflows nur schwer
durchführen.
Workflow auf der Höhe der Zeit
Das Medienhaus suchte daher nach
einer ganzheitlichen, SAP-integrierten
Lösungsstrecke, um seine Rechnungsverarbeitungsprozesse schneller und
transparenter zu gestalten. „In xFlow
Invoice fanden wir ein fertiges Softwareprodukt, das sich in ständiger Wartung
befindet, tief in SAP integriert ist und
eine breite Funktionalität aufweist“,
erklärt Sören Gödde, Leiter SAP Basis und
Leiter Projektmanagement basecom bei
der NOZ. SAP-Integrationstiefe bedeutet
für Gödde, dass die SAP-Oberfläche
bereits alle Funktionen enthält, welche
die Fachabteilungen sowie das Finanzund Rechnungswesen rund um die
Rechnungsbearbeitung benötigen.
„Die WMD ist zudem ein etablierter
Hersteller, der seine Lösung permanent
weiterentwickelt und diese um beliebige
Anwendungen jederzeit erweitern kann“,
so der Projektleiter weiter. „Die SAP-Zerti-
Deutschland
Benelux
Großbritannien
Skandinavien
Singapur
Slowakei
Spanien
USA
fizierung der Lösung garantiert uns
einen stabilen Betrieb bei Releasewechseln des SAP-Systems.“
Schnelle Einführung durch Best-Practice
Bei der Einführung der Lösung orientierte sich die NOZ an den darin ausgelieferten Best-Practice-Standards – Freigabeabläufe, die in anderen Unternehmen
ähnlich stattfinden und in xFlow Invoice
bereits vorkonfiguriert sind. So war das
System schnell in der Praxis einsetzbar
und konnte im August 2014, nach einer
Projektlaufzeit von nur acht Wochen, in
Betrieb gehen.
Gescannt werden die Eingangsrechnungen nun mit der Erfassungslösung xFlow
Capture; das WMD Interface steuert im
Anschluss den SAP-Stammdatenabgleich
sowie die Anbindung an das bereits
vorhandene Archivsystem. Für den Prüfund Freigabeprozess kommt xFlow
Invoice als Workflow zum Einsatz. Die
Dokumente befinden sich also unmittelbar nach dem Scannen in SAP, so dass
dort die weitere Nachbearbeitung,
Validierung und das Anstoßen der Freigaben stattfinden kann – deutlich komfortabler als bei der Vorgängerlösung, die
dem ERP nur vorgelagert war.
Durch die Vorerfassung hat die Finanzbuchhaltung sofort einen Überblick,
welche Belege im Umlauf sind und
welche Verbindlichkeiten zu erwarten
sind. Dabei arbeiten sie weiterhin mit
der gewohnten Oberfläche ihres SAPSystems, was die Anwendung komfortabel und einfach in der Handhabung
macht. Zwischen 10 – 15 % der Belege
sind so genannte Intercompany-Rechnungen, die sich die Konzerngesellschaften untereinander stellen und in einem
EDI-Format übermitteln. Sie werden über
eine XML-Integration in xFlow Invoice
importiert.
Die rund 150 Freigeber sitzen verteilt in
den Lokalredaktionen, z.B. in Papenburg,
Meppen oder Lingen sowie in einem der
mehr als 20 zu NOZ MEDIEN gehörenden
WMD Vertrieb GmbH
Hamburger Straße 12
22926 Ahrensburg
Tel. 04102 88 38 0
[email protected]
www.wmd.de
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Unternehmen und grei-fen per WebClient auf den Workflow zu.
Überblick über die Liquidität
Der nochmalige Geschwindigkeitszuwachs durch bessere Scan- und Erfassungsleistungen mit xFlow Capture ist
nur einer der sichtbaren Verbesserungen
mit Einführung der WMD-Lösung. „Viel
wichtiger ist uns, dass wir mit xFlow
Invoice nun einen deutlich besseren
Überblick über den aktuellen Forderungsbestand und damit unsere Liquidität haben“, so Ruth Schock, Leiterin der
NOZ-Finanzbuchhaltung. „Das Arbeiten
mit einer vollständig SAP-zertifizierten
Lösungsstrecke stellt für uns eine große
Arbeitserleichterung dar, weil der
gesamte Arbeitsprozess jetzt schnell und
fehlerfrei vonstattengeht.“
Mitverantwortlich dafür ist der Stammdatenabgleich. Denn der frühere Workflow konnte nicht entscheiden, ob die
vor-liegende Kostenstelle, der Kreditor
oder ein Sachkonto in SAP überhaupt
existiert. Vertippte sich jemand bei der
Eingabe der Rechnungsdaten, brach der
Verbuchungsvorgang in SAP einfach ab.
Durch den automatisierten Abgleich mit
den SAP-Stammdaten über xFlow
Interface sind solche Fehlerquellen nun
ausgeschaltet.
Weiterer Pluspunkt ist die gewonnene
Flexibilität: Ohne Programmierung und
ohne einen WMD-Mitarbeiter zu bemühen, kann das IT-Team der NOZ Einstellungen im Workflow schnell und einfach
selbst verändern – etwa mehrstufige
Freigaberichtlinien einrichten oder auf
Kreditorenebene einstellen, dass bestimmte Rechnungen nicht von der
einzelnen Kostenstelle, sondern der
Abteilung „Zentrale Dienste“ freigegeben
werden. „Solche Dinge können wir über
die umfangreiche Freigabetabelle von
WMD sehr einfach umsetzen“, freut sich
Sören Gödde. Auf Basis dieser Erfolgserlebnisse avisiert die NOZ deshalb bereits
die Einrichtung der Beschaffungslösung
xFlow Procurement.