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ARENA DMS-Scanner ARENA URTEIL CANON DR-M160II EPSON DS-860 r Testsiege 16 2-3/20 ARENA KODAK i2620 Blitzschnell digitalisiert Eine effiziente Digitalisierung von analogen Dokumenten erfordert Dokumentenscanner, die in Geschwindigkeit und Qualität überzeugen. FACTS hat drei moderne Dokumentenscanner in die Arena geschickt und auf Herz und Nieren geprüft. 16 D ie digitale Archivierung spielt heutzutage in allen Unternehmen, die ein größeres Papieraufkommen haben, eine immer größer werdende Rolle. Sie ist kostengünstiger als die herkömmliche Archiverung, vor allem im Hinblick auf den Platz- FACTS 2-3/2016 016_021_FAC_020316_ARE_Scanner.indd 16 24.02.2016 11:41:15 Uhr PRODUKTIVITÄTS- UND QUALITÄTSTEST: Für das FACTS-Testergebnis wurden unterschiedliche Testläufe durchgeführt. Details zu dem FACTS-Testverfahren sind auf der nächsten Seite zu finden. und Organisationsbedarf. Liegen die Doku- gen auch oft kein einheitliches Format und gen Medien unterstützen sollen. Viele Eigen- mente erst einmal in digitaler Form vor, ist es keine einheitliche Papierbeschaffenheit ha- schaften teilen die drei Testkandidaten, doch zudem ein Leichtes, sie Arbeitsgruppen oder ben, ist der Anspruch an einen Scanner, dass welcher bietet am meisten für seinen Preis? dem ganzen Unternehmen zugänglich zu ma- er mit den unterschiedlichsten Vorlagen zu- Trotz der kompakten Beschaffenheit bie- chen. Da viele Dokumente sowieso nur noch rechtkommt. Ein weiteres Kriterium, das bei ten alle drei Testgeräte eine hohe Scange- elektronisch erstellt werden, wird so ein Me- der Beschaffung eines solchen Scanners be- schwindigkeit, die FACTS im Praxistest über- dienbruch vermieden, indem man sich von achtet werden sollte, ist die Bedienbarkeit, da- prüft hat. Die Scanner Canon DR-M160II und vornherein auf die digitalen Speichervarian- mit beispielsweise Mitarbeiter der Poststelle Kodak i2620 sollen laut Hersteller eine Ge- ten festlegt. ohne Umstände den Inhalt der Briefe digitali- schwindigkeit von 60 (Farb- und S/W-)Seiten sieren können. pro Minute beziehungsweise 120 Bildern pro Damit man die analoge Papierflut zur digitalen Ordnung verwandeln kann, braucht es spezielle Dokumentenscanner. Diese sind die Schnittstelle zwischen der digitalen und ana- Minute im Duplexmodus bieten, während der DREI KANDIDATEN Epson DS-860 mit 65 Seiten und 130 Bildern pro Minute noch einmal einen oben drauflegt. logen Welt. Moderne MFPs kommen zwar FACTS hat drei Dokumentenscanner ge- Verwunderlich ist nur, dass bei Epson das auch mit einer Scanfunktion daher, jedoch nauestens geprüft. Die platzsparenden Scan- empfohlene Tagesvolumen vom Hersteller um sollte bei einem hohen Papieraufkommen auf ner Canon DR-M160II, Epson DS-860 und 1.000 Seiten niedriger liegt als bei den beiden professionelle Geräte zurückgegriffen wer- Kodak i2620 bieten umfangreiche Funktiona- Konkurrenten. Diese sind für 7.000 Seiten ge- den. Die Geschwindigkeiten von modernen litäten, hohe Qualität und einen hohen Durch- eignet, der DS-860 nur für 6.000 Seiten. Dokumentenscannern sind oft sehr hoch, so- satz. Alle drei Geräte werden über eine USB- Damit auch viele Dokumente in einem dass auch große Mengen von Vorlagen schnell 2.0-Schnittstelle an den PC angeschlossen. Durchgang digitalisiert werden können, sollte bearbeitet werden können. Da eingehende Zum Lieferumfang gehören Treiber und Soft- auch die Größe des Vorlageneinzugs beachtet Dokumente wie Lieferscheine und Rechnun- warebundles, die das Digitalisieren von analo- werden: Hier macht der Kodak i2620 das 2-3/2016 FACTS 016_021_FAC_020316_ARE_Scanner.indd 17 17 24.02.2016 11:41:19 Uhr ARENA DMS-Scanner Rennen mit einem Einzug für 100 Vorlagen. schiedene Testdokumente wurden von allen alle Geräte gleichauf. Schief eingelegtes Pa- Danach folgen der Epson DS-860 mit Platz für Geräten ohne Probleme in guter bis sehr gu- pier wurde stets begradigt und alle Papier- 80 Vorlagen und der Canon DR-M160II mit ter Qualität digitalisiert. Was der Redaktion typen, die von den Herstellern angegeben etwas spärlichen 60 Vorlagen. besonders gut gefallen hat, ist die Überlän- werden, wurden problemlos gescannt. Auch Was alle Scanner gemein haben, ist ein genfunktion des Kodak i2620, die selbst mit bei dem Scan von Sonderformaten gab es ausgesprochen guter Umgang mit Dokumen- übergroßen Dokumenten mit einer Länge von nichts zu beanstanden. Kodak und Canon ten verschiedenen Formats und verschiede- über vier Metern zurechtkommt. Bei der Kon- bieten zusätzlich einen optionalen Flach- ner Papiertypen. Visitenkarten, Kreditkarten, kurrenz ist schon ab knapp drei Metern bettscanner an, der die Lösung für nicht un- Rechnungen, Lieferscheine und viele ver- Schluss. Bei den Zuverlässigkeitstests waren terstützte Papierformate ist. PRAXISTEST So testet FACTS FACTS ermittelt die Scangeschwindigkeiten pro Minute in umfangreichen und praxisnahen Tests. Zur Messung der Produktivität wurde eine 30-seitige Vorlage (S/W) mit 200 dpi eingescannt Anbieter Modell Canon DR-M160II 58,1 60 Epson DS-860 66,7 65 Kodak i2620 62,1 Die von den Herstellern angegebene Geschwindigkeit pro Minute besagt grundsätzlich nur, wie schnell ein Scanner Papier durch den Einzug ziehen kann. Die Zeit, die das Gerät benötigt, um Daten aufzubereiten und abzuspeichern, bleibt dabei oft unberücksichtigt. FACTS hat anhand verschiedener Scanjobs die tatsächliche Geschwindigkeit der Systeme ermittelt und die Produktivität der einzelnen Aufgaben errechnet. Das bedeutet: Im Idealfall speichert eine 20-Seiten-Maschine nach 60 Sekunden 20 Vorlagen – dann liegt die Produktivität bei 100 Prozent. 60 FACTS Effektive Geschwindigkeit Grundleistung Zur Messung der Produktivität wurde eine 30-seitige Vorlage (S/W) mit 400 dpi eingescannt Zur Messung der Produktivität wurde eine 30-seitige, beidseitig bedruckte Vorlage (Farbe) mit 200 dpi eingescannt Anbieter Modell Anbieter Modell Canon DR-M160II 19,1 60 Canon DR-M160II 116,1 120 Epson DS-860 16,5 65 Epson DS-860 133,3 130 Kodak i2620 11,3 60 Kodak i2620 124,1 120 FACTS Effektive Geschwindigkeit FACTS Grundleistung Effektive Geschwindigkeit Zur Messung der Produktivität wurde eine 30-seitige Vorlage (S/W) mit 600 dpi eingescannt Grundleistung Zur Messung der Produktivität wurde eine 30-seitige, beidseitig bedruckte Vorlage (Farbe) mit 600 dpi eingescannt Anbieter Modell Anbieter Modell Canon DR-M160II 12,9 60 Canon DR-M160II 25,7 120 Epson DS-860 10,1 65 Epson DS-860 18,5 130 Kodak i2620 11,1 60 Kodak i2620 22,0 120 FACTS Effektive Geschwindigkeit 18 Grundleistung FACTS Effektive Geschwindigkeit Grundleistung FACTS 2-3/2016 016_021_FAC_020316_ARE_Scanner.indd 18 24.02.2016 11:41:36 Uhr Die vom Hersteller angegebene Scangeschwindigkeit wurde mit der Standardauflösung von 200 dpi von fast allen Geräten eingehalten, nur der Canon-Scanner lag eine Sekunde unter den Herstellerangaben. Deutlichere Unterschiede gab es jedoch, wenn mit einer höheren Auflösung gescannt wurde. Beispielsweise: Bei einer Auflösung von 600 dpi lag der Canon DR-M160II mit 140 Sekunden für 30 Seiten (effektive Geschwindigkeit: 12,9 Seiten/Minute) vorne. Danach folgten der Kodak i2620 mit 162 Sekunden (effektive Geschwindigkeit: 11,1 Seiten/Minute) und der Epson DS-860 mit 178 Seiten (effektive Geschwindigkeit: 10,1 Seiten/Minute). Bemerkenswert sind auch die Leistungen der drei Scantalente im Duplexmodus: Alle Geräte erreichten Geschwindigkeiten von über 100 Seiten pro Minute, und die Kodakund Epson-Geräte lagen sogar über der Angabe des Herstellers. Nur das Canon-Gerät lag acht Seiten unter der vom Hersteller versprochenen Geschwindigkeit. Die exakten Ergebnisse lassen sich in der Tabelle auf Seite 18 ablesen. DIE QUALITÄT STIMMT Im FACTS-Test wurde auch die Qualität der von den Testgeräten erstellten Scans überprüft. Dabei wurden verschiedene Testvorlagen mit UNTERSCHIEDLICHE BEDIENELEMENTE: Durch das große LED-Display des Kodak i2620 (u. r.) lassen sich verschiedene Voreinstellungen direkt am Gerät auswählen. Diese kann der Benutzer auch anpassen. feinen Diagrammen, Fotos oder Grau- und Farbstufenverläufen eingescannt und mitein- zerfreundlich wie das Display von Kodak. Anwender zur Verfügung stehen. Die Qualität ander verglichen. Alle drei Vergleichsgeräte Alle drei Dokumentenscanner unterstützen beziehungsweise die Auflösung des Scanners machten eine gute Figur und scannten diese in bei der Digitalisierung verschiedene Bildfor- wird üblicherweise in dpi (dots per inch, zu hervorragender Qualität ein. mate. Der Anwender kann je nach Modell zwi- Deutsch: Bildpunkte pro Zoll) angegeben. Im Tagesgeschäft ist es wichtig, dass auch schen TIFF-, JPEG- und PDF-Dateien wählen. Für textlastige Dokumente wie die Abtei- technische Laien das Gerät bedienen können. Darüber hinaus kann der Nutzer die PDF-Da- lungspost genügen geringe Auflösungen ab Denn das Digitalisieren von Medien soll nicht teien verschlüsseln und als durchsuchbares 150 dpi. Der Vorteil an geringen Auflösungen von geschulten Fachleuten erledigt werden, Dokument speichern. ist, dass die Dokumente in Sekundenschnelle sondern von Poststellenangestellten, Sekretä- Die Scanner beinhalten eine Reihe von digitalisiert sind. Auch wenn es jedoch sehr ren, Sprechstundenhilfen oder dem Prakti- Bildbearbeitungsfunktionen, mit denen sich kleine Textpassagen innerhalb des zu scan- kanten. Eine einfache und intuitive Bedienung die Qualität der digitalisierten Bilder automa- nenden Dokuments gibt, können diese unter ist daher wünschenswert und hilft dabei, dass tisch optimieren lässt. Die Maschinen erken- Umständen schlecht lesbar sein. Für solche die digitale Lösung im Unternehmen akzep- nen zudem automatisch, ob ein Dokument Dokumente bietet sich eine Auflösung von tiert wird. Hier ist der Kodak-Scanner i2620 farbig oder schwarzweiß gescannt werden 300 dpi an, die einen guten Kompromiss aus weit vorne: Auf einem grafischen LCD-Display soll. Auf diese Weise braucht der Anwender Qualität und Geschwindigkeit bietet. Wenn werden Voreinstellungen angezeigt, die sich deutlich weniger manuelle Einstellungen vor- die Scans mithilfe einer Texterkennung (OCR: bei Bedarf individualisieren lassen. Damit ge- zunehmen, und auch der verfügbare Spei- optical character recognition) erfasst werden lingt der Scan fast ohne jede Interaktion mit cherplatz wird optimal genutzt. Selbst schräg sollen, ist man mit dieser Auflösung auf der dem Computer. Die Scanner von Epson und eingezogene Vorlagen werden erkannt und sicheren Seite. Eine Software zur Texterken- Canon verfügen zwar auch über eine kleine automatisch wieder gerade gerichtet. nung ist im Übrigen bei jedem Scanner im 7-Segment-Anzeige, mit der sich voreinge- Wie man in der Tabelle auf Seite 20/21 stellte Aufträge abrufen lassen, jedoch ist ablesen kann, gibt es eine Reihe von unter- diese bei Weitem nicht so intuitiv und benut- schiedlichen Scan-Qualitätsmodi, die dem Lieferumfang mit enthalten. Wenn Grafiken oder Dokumente mit einem hohen Detailgrad gescannt werden sollen, 2-3/2016 FACTS 016_021_FAC_020316_ARE_Scanner.indd 19 19 24.02.2016 11:41:41 Uhr ARENA DMS-Scanner ist eine Auflösung von 600 dpi die erste Wahl. Jedoch sollte diese Einstellung mit Bedacht gewählt werden, da sie einen sehr hohen Speicherbedarf hat und sich der Scanvorgang erheblich verlängert. FAZIT: Alle drei Scanner sind optimal für die Digitalisierung von verschiedenen Dokumen- In der unten stehenden Übersicht sind die wichtigsten technischen Daten der einzelnen Scanner aufgeführt. Als Vergleichsmaßstab sowie als Anhaltspunkte für eine marktübliche Ausstattung dienen die „FACTS-Mittelwerte“. Die standardähnlichen Leistungsmerkmale geben an, wie derzeit ein Scansystem in dieser Leistungsklasse durchschnittlich ausgestattet sein sollte. Alle Sollangaben wurden rechnerisch ermittelt und stets auf sinnvolle, praxisnahe Werte gerundet. ten geeignet. Bei der Bedienung und dem Lieferumfang gibt es jedoch trotzdem kleinere Unterschiede. In der Endauswertung machte Hersteller/Anbieter FACTS-Mittelwerte der Scanner Kodak i2620 das Rennen. Durch Modell die benutzerfreundlichen Auftragsbuttons am Empf. Verkaufspreis exkl. MwSt. Gerät und das praktische LCD-Display wurde Vom Hersteller empfohlenes Volumen pro Tag 6.666 Seiten dieser Scanner schnell zum Favoriten unter sei- Basisspezifikationen Typ Einzug Duplex ja überzeugte, war die europaweite 3-Jahre-Aus- Sensor CIS tauschgarantie bis zum nächsten Arbeitstag – Treiber ISIS / TWAIN / WIA DIN A4 Dicht darauf folgten der Canon DR-M160II und min. (mm) [B x H] 52 x 50 der Epson DS-860. max. (mm) 216 x 3370 Papiergewicht von/bis 33 – 277 Visitenkarten ja nen Mitbewerbern. Ein weiterer Pluspunkt, der das konnte die Konkurrenz leider nicht bieten. Christoph Schwantes Vorlagengröße points Automatischer Einzug für 80 Vorlagen Scangeschwindigkeit bei 200 dpi 60 ppm / 120 ipm Optische Auflösung 600 dpi Einstellung Auflösung für Mit der Neueinführung der FACTSpoints soll eine verbesserte Vergleichbarkeit zwischen den getesteten Geräten erreicht werden. Die zu erreichenden 1.000 Punkte setzen sich aus verschiedenen Einzelkategorien zusammen (in diesem Fall: Ausstattung, Preis und Praxistest), die anteilig gewertet werden. Die Punktzahl innerhalb der einzelnen Kategorien errechnet sich aus den erreichten Punkten einer festgesetzten maximalen Punktzahl sowie dem relativen Vergleich zu den anderen Testteilnehmern. Farbtiefe 24 bit PDF/A ja Double Feed Detection ja Leerseitenerkennung ja Autom. Formaterkennung ja Autom. Farberkennung ja Schieflagenerkennung ja Text-Enhancement ja Interface USB 2.0 Tastatur nein Flachbett-Option ja Im Preis enthaltene Software Maße (B x T x H) (mm) Gewicht (kg) Energy Star ja Garantie 12-Monate-Vor-Ort-Service Maximal erreichbare FACTS-points: BEWERTUNGSSCHLÜSSEL: 900 – 1.000 Punkte = sehr gut 800 – 899 Punkte = gut 700 – 799 Punkte = befriedigend 600 – 699 Punkte = ausreichend unter 600 Punkte = mangelhaft FACTS-Bewertung AUSSTATTUNG: max. 100 Punkte PRAXISTEST: max. 600 Punkte max.: 20 max. 300 Punkte PREIS: 1.000 points FACTS 2-3/2016 016_021_FAC_020316_ARE_Scanner.indd 20 24.02.2016 11:41:46 Uhr Canon Epson Kodak DR-M160II DS-860 i2620 995 Euro 909 Euro 1.004 Euro 7.000 Seiten 6.000 Seiten 7.000 Seiten Einzug Einzug Einzug ja ja ja CIS CIS Dual CCD ISIS / TWAIN ISIS / TWAIN / WIA ISIS / TWAIN / WIA A4 A4 A4 54 x 50,8 52 x 50,8 50 x 50 216 x 3.000 216 x 3.048 216 x 4.064 27 – 209 40 – 210 34 – 413 ja ja ja 60 Vorlagen 80 Vorlagen 100 Vorlagen 60 ppm / 120 ipm 65 ppm / 130 ipm 60 ppm / 120 ipm 600 dpi 600 dpi 600 dpi 150/200/240/300/400/600 dpi 75/100/150/200/240/300/400/600 dpi 75/100/150/200/240/250/300/400/600 dpi 24 bit 24 bit 24 bit ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja kA ja ja kA ja ja ja ja ja ja ja USB 2.0 USB 2.0 USB 2.0, USB 3.0-kompatibel nein nein nein ja nein ja Capture Perfect / Capture OnTouch Epson Document Capture Pro / Kodak Capture Pro Software Limited Edition / Smart Touch / eCopy PDF Pro Office / Kofax VRS Epson Scan Nuance Paperport / Nuance Omnipage 280 x 172 x 178 300 x 166 x 158 330 x 162 x 246 3,2 4 5,5 ja ja ja 2-Jahre-Bring-in-Garantie 12-Monate-Vor-Ort-Service 3 Jahre Austausch am nächsten Werktag (europaweit) 258 249 289 91 100 91 555 552 567 erreicht: 904 points erreicht: 901 points erreicht: 947 points 2-3/2016 FACTS 016_021_FAC_020316_ARE_Scanner.indd 21 21 24.02.2016 11:41:59 Uhr