(de) - Angst+Pfister

Crossgate eBox Hand buch
Angst+Pfister AG
Datum:
30.06.2009
Version:
1.1
Inhaltsverzeichnis
1.
SYSTEMVORRAUSSETZUNGEN
SYSTEMVORRAUSSETZUNGEN ................................................................
.....................................................................................
................................ .....................3
..................... 3
2.
LOGIN................................
LOGIN ................................................................
................................ ................................................................
................................ ..............................................................
................................ .............................. 4
2.1
Kennwort / Passwort ändern ................................................................
................................................................................................
.......................................................................
....................................... 5
2.2
Kennwort / Passwort vergessen ................................................................
................................................................................................
.................................................................
................................. 5
3.
IM SYSTEM ................................................................
................................ ................................................................
................................ .....................................................
................................ ..................... 6
3.1
Menü ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
.................................................................................
................................................. 6
3.1.1
Meine Dokumente ............................................................................................................................... 7
3.1.2
Support ................................................................................................................................................... 8
3.1.3
Hilfe ......................................................................................................................................................... 8
3.1.4
Einstellungen im Internet Explorer ................................................................................................. 9
3.1.5
Einstellungen im Mozilla Firefox .................................................................................................... 13
3.2
Suche ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
...............................................................................
............................................... 15
3.2.1
Schlagwortsuche ................................................................................................................................. 15
3.2.2
Volltextsuche ....................................................................................................................................... 17
3.3
Trefferliste ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
......................................................................
...................................... 18
3.3.1
Öffnen von Dokumenten ..................................................................................................................18
3.3.2
Öffnen von begleitenden Dokumenten .......................................................................................20
3.3.3
Sortierung ............................................................................................................................................. 21
3.3.4
Download mehrerer Dokumente .................................................................................................... 21
3.3.5
Ändern des Dokumentenstatus ..................................................................................................... 22
3.3.6
Spaltenansicht .................................................................................................................................... 22
4.
ANHANG I – PASSWORTREGELN................................
PASSWORTREGELN ................................................................
................................ .................................................
................................ ................. 23
Crossgate eBox
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1. Systemvorraussetzungen
Folgende technische Voraussetzungen müssen auf dem Computer des Belegempfängers gegeben
sein, um effizient mit dem System arbeiten zu können:
Internetanschluss – Um zügig mit dem System arbeiten zu können, empfehlen wir hier
zumindest einen ISDN-, besser aber einen DSL Anschluss.
Internetbrowser – folgende Browserversionen wurden getestet und werden unterstützt:
Microsoft Internet Explorer 6.x (32-bit)
Windows Internet Explorer 7.x (32-bit)
Firefox 1.5 (Windows, Linux/Unix, Mac OS)
Mozilla 1.7 (Windows)
Netscape Navigator 7.2 (Linux/Unix)
Netscape Navigator 8.1 (Windows)
Safari 2.0 (Mac OS)
Adobe Acrobat Reader ab der Version 7.0 zum Anzeigen der PDF Rechnungsdokumente.
ZIP – Programm – folgende Programme wurden getestet und werden empfohlen:
(wird nur für das Entpacken der heruntergeladenen Dateien im Zip-Format benötigt)
WinRAR:
Version 3.71
7-zip:
Version 4.57
WinZip:
Version 9.0 SR-1
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2. Login
Das Archivsystem kann rund um die Uhr unter folgender Internetadresse erreicht werden:
https://angstundpfister.mdocs.de/
Folgende Anmeldeseite wird erscheinen:
Abbildung 1 : Login Maske
Durch Eingabe, des bei der Registrierung zugeteilten Usernamen und Passwortes, gelangen Sie in
das Archivssystem.
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2.1
Kennwort / Passwort ändern
Sie werden beim ersten Anmelden im System aufgefordert aus Sicherheitsgründen das Ihnen
initial zugeteilte Passwort zu ändern. Sie werden weiterhin in regelmäßigen Abständen (180 Tage)
aus Sicherheitsgründen aufgefordert Ihr Passwort zu ändern.
Bitte geben Sie hier dann Ihren Benutzernamen, das alte Passwort, sowie zweimal das neue
Passwort ein und drücken Sie dann „Kennwort ändern“.
Bitte beachten Sie auch auf die im Anhang 1 zusammengefassten Passwortregeln!
2.2
Kennwort / Passwort vergessen
Da die Passwortregeln aus Sicherheitsgründen recht streng sind und das Passwort auch regelmäßig geändert werden muss, kann es natürlich vorkommen, dass Sie ihr Passwort vergessen. Das
ist nicht schlimm, Sie können sich jederzeit an Ihre im System hinterlegte E-Mail Adresse Ihr
Passwort zukommen lassen.
Klicken Sie dazu auf der Login Seite einfach auf den Link „Kennwort vergessen“, geben Sie Ihren
Benutzernamen (i. d. R. Ihre Lieferantennummer bei Angst + Pfister) ein und Ihr Passwort wird
innerhalb kurzer Zeit per E-Mail an Sie versendet.
Achtung: Sollte sich Ihre E-Mail Adresse geändert haben bzw. ändern, wenden Sie sich bitte mit
einer E-Mail an den Support (Menüpunkt: Support).
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3. Im System
Wenn Sie sich erfolgreich am System angemeldet haben, sehen Sie im zentralen Bereich eine
Suchmaske und in der linken Hälfte eine Menüstruktur.
Menü
Suchmaske
Abbildung 2: Einstiegsmaske
3.1
Menü
Menü
Im Menü stehen Ihnen folgende Funktionalitäten zur Auswahl
Meine Dokumente (= Filterfunktionen)
Support (= damit kann eine E-Mail an den Systemsupport gesendet werden)
Hilfe (= blendet dieses Handbuch ein)
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3.1.1
Meine Dokumente
Unter dem Menüpunkt meine Dokumente können
können Sie sehr schnell alle im System verfügbaren
Dokumente anhand des Dokumentenstatus filtern und anzeigen lassen. Diese Funktion ist
insbesondere dann sehr hilfreich, wenn Sie alle neuen (und noch nicht gelesenen bzw.
heruntergeladenen) Dokumente anzeigen
anzeige lassen wollen.
TIP: Der schnellste Weg nach dem Login zu Ihren Dokumenten ist der Klick auf „Alle Dokumente“
Klicken Sie dazu je nach Wunsch auf einen der folgenden Menüpunkte:
Menüpunkt
Ergebnis
Alle Dokumente
zeigt alle im System für Sie verfügbaren Dokumente an
Neue Dokumente
zeigt alle Dokumente mit dem Status „neu“ an
Gelesene Dokumente
zeigt alle Dokumente mit dem Status „gelesen“ an
Heruntergeladene Dokumente
zeigt alle Dokumente mit dem Status „heruntergeladen“ an
Beispiel:
Mit einem Klick auf „Alle Dokumente“ werden
werde in der unteren Bildschirmhälfte, die im System
verfügbaren Dokumente, in Form einer Trefferliste angezeigt.
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Abbildung 3: Ergebnis der Filterfunktion
3.1.2
Support
Durch den Klick auf den Menüpunkt „Support“ öffnet sich je nach bei Ihnen verwendetem E-Mail
Programm eine leere E-Mail, die Sie an den System Support richten können.
Bitte geben Sie unbedingt im Betreff Ihre Lieferantennummer und Ihre sonstigen Kontaktdaten
(Name, Telefonnummer) an, damit Ihr Problem zeitnah bearbeitet werden kann. Ein zuständiger
Support Mitarbeiter nimmt mit Ihnen zur Lösung des Problems bzw. zur Beantwortung Ihrer Frage
Kontakt auf.
3.1.3
Hilfe
Ein Klick auf den Hilfe Button im Menü öffnet das jeweils aktuelle (Ihnen hier vorliegende)
Systemhandbuch als PDF Dokument.
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3.1.4
Einstellungen im Internet Explorer
PopPop-Up Blocker ausstellen:
Klicken Sie im Internetexplorer auf Extras und auf den Popupblocker. Klicken Sie im Drop-Down
Menü auf „Popupblockereinstellungen“.
Danach geben Sie die folgende URL in dem Feld „Adresse der Website, die zugelassen werden
soll:“ und klicken Sie auf Hinzufügen. Schließen Sie das Fenster.
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ZipZip-Dateien und Anhänge zulassen:
Nachdem Sie die Pop-Ups des Archivs zugelassen haben, muss noch eine Sicherheitseinstellung
geändert werden und Sie können alle Dateien herunterladen.
Gehen Sie im Internet Explorer auf Extras und klicken Sie auf die Internetoptionen.
Danach erscheint folgendes Fenster:
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Klicken Sie hier bitte auf den Reiter: Sicherheit und daraufhin auf das Feld: „Stufe anpassen…“.
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Scrollen Sie in dem Fenster soweit bis Sie diese Ansicht erhalten:
Dort wählen aktivieren Sie alle drei Vorgaben unter der Kategorie „Download“.
Bestätigen Sie dieses, in dem Sie auf den „OK“ Button drücken.
Sie erhalten daraufhin folgende Warnung:
Die Sie mit dem Klick auf den „Ja“ Button bestätigen.
Schließen Sie die noch offenen Fenster mit dem „OK“ Button.
Nun können Sie alle Dokumente und Anhänge herunterladen und ausdrucken.
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3.1.5
Einstellungen im Mozilla Firefox
PopPop-Up Blocker ausstellen:
Um den Pop-Up Blocker im Mozilla Firefox auszustellen, gehen Sie bitte auf den Button „Extras“
und auf „Einstellungen“.
Folgende Ansicht wird erscheinen:
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Klicken Sie in den Reiter „Inhalt“ und neben dem Schriftzug: Pop-up-Fenster blockieren auf
„Ausnahmen…“.
Daraufhin erhalten Sie eine Ansicht, in der Sie die URL der Website eingeben und auf „Erlauben“
klicken.
Schließen Sie danach das Fenster. Nun können Sie alle Dateien herunterladen und anschauen.
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3.2
Suche
Die Suche hilft Ihnen beim gezielten Auffinden Ihrer (über die Jahre hinweg) archivierten
Dokumente.
okumente. Dabei stehen Ihnen die „verschlagwortete“ Suche, sowie eine „Volltextsuche“ zur
Verfügung:
3.2.1
Schlagwortsuche
Schlagwortsuche
Ihre Suche können Sie über den gewünschten Dokumententyp (Ergebnistyp) einschränken.
Wählen Sie – sofern erwünscht – die Einschränkung auf einen Belegtyp aus – hier im Beispiel die
Rechnungen.
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Damit alle vorhandenen Rechnungen aufgelistet werden,
den, tippen Sie ein * in die Volltextsuche und
klicken Sie auf Rechnungen im Drop-down-Menü.
Drop
Danach klicken Sie auf
oder
schränken Sie die Suche über weitere Schlagworte ein.
In folgender Graphik sehen Sie die vorgegebene Suchmaske, bei der Sie direkt nach den relevanten
Kriterien des Dokumentes suchen können.
Im oben stehenden Beispiel wurde das Dokumentendatum später als der 06.08.
.08.2008 gewählt.
Nach Klick auf
erhalten Sie eine Trefferliste mit dem bzw. den Suchkriterien
entsprechenden Dokumenten.
Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten:
Suchkriterium
Inhalt
Besonderheit
Datum
Später als
findet Dokumente, die am gewählten Datum und
danach ausgestellt wurden (also später und gleich)
einzugebendes Format: tt.mm.jjjj also z. B.
06.08.2008
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3.2.2 Volltextsuche
Das System bietet auch eine sehr effiziente Volltextsuche an. Damit können Sie nach einem völlig
beliebigen Inhalt des PDF Dokumentes suchen. Die Volltextsuche wird diesen Wert finden, sofern
er als komplettes Wort bzw. kompletter
ompletter Suchbegriff so im PDF Dokument enthalten ist.
Vorgehen:
tragen Sie im oberen Bereich der Suchmaske unter „Dokumente suchen mit…“ den
gewünschten Suchbegriff ein. Hier im Beispiel sollen alle Dokumente gefunden werden, die das
Wort “Liefernummer” enthalten:
Klicken Sie anschließend auf
und das System zeigt Ihnen die Dokumente an, die das
Wort „Liefernummer“ beinhalten:
Sie können das Dokument nun öffnen, ausdrucken oder herunterladen. Dieses Vorgehen ist im
nächsten Kapitel beschrieben.
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3.3
Trefferliste
Die Trefferliste listet zentral alle Dokumente auf, die durch die Suche, die Volltextsuche oder
durch Klicken des jeweiligen Links in “Meine Dokumente” entsprechend der gewählten Kriterien
im System vorhanden sind. Die Trefferliste ist somit
somit immer der Ausgangspunkt für das Öffnen,
Herunterladen oder Ausdrucken von bereitgestellten Rechnungsdokumenten.
Abbildung 4 : Trefferliste
3.3.1
Öffnen von Dokumenten
Ein PDF Dokument können Sie öffnen, indem Sie mit dem Mauszeiger
Mauszeiger auf das Dokument fahren
und dann anklicken:
Daraufhin öffnet sich je nach Ihrem Browser / Betriebssystem ein Dialog zum Öffnen bzw.
Speichern des Dokumentes:
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Abbildung 5: Dialog Öffnen / Speichern eines Dokumentes
Hier können Sie nun das PDF Rechnungsdokument öffnen oder auf Ihre lokale Festplatte /
Netzwerklaufwerk speichern.
Abbildung 6: Geöffnetes PDF Rechnungsdokument
Sie können die Rechnung nun in Ihrem System buchen, herunterladen oder ausdrucken.
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3.3.2 Öffnen von begleitenden Dokumenten
Die begleitenden Dokumente können sehr einfach geöffnet werden, indem Sie auf den kleinen
Pfeil neben der Belegnummer klicken und anschließend das gewünschte anklicken.
anklicken Alle
Dokumente zu einem
inem Vorgang können auch gesammelt als ZIP Datei heruntergeladen werden.
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3.3.3
Sortierung
Durch Klicken der jeweiligen Spaltenüberschrift können Sie die Inhalte der Trefferliste sortieren
(z.B. Belegnummer absteigend). Ein weiterer Klick auf die gleiche
gleiche Spaltenüberschrift sortiert die
Liste in der anderen Reihenfolge (z. B. Belegnummer aufsteigend):
Die Spalte des Belegtyps ist nicht sortierbar.
3.3.4 Download mehrerer
mehrerer Dokumente
Sollten Sie mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen wollen, so können Sie dies tun, indem
Sie die Kästchen vor den Dokumenten anklicken und über „Aktionen“ „Markierte Elemente
herunterladen“ als ZIP Datei herunterladen:
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3.3.5
Ändern des Dokumentenstatus
Der Status des Dokumentes wird eigenständig vom Archivsystem geändert. Neue Dokumente im
System tragen den Status „neu“, gelesene Dokumente den Status „gelesen“, Dokumente, die über
die in Kap. 4.3.4 beschrieben wurde, heruntergeladen wurden, den Status „heruntergeladen“.
3.3.6 Spaltenansicht
Sollten Sie alle verfügbaren Spalten ansehen wollen, klicken Sie bitte bei Ansicht im Drop-down
Menü auf „Alle Spalten“. Ihnen werden daraufhin alle verfügbaren Spalten mit den jeweiligen
Inhalten angezeigt.
Die Spaltenansicht für einen spezifischen Rechnungstyp (z.B. „Rechnung“) ist bei allen gleich.
Daher erfolgt bei der Auswahl eines spezifischen Rechnungstyps (z.B. „Rechnung“) in der Ansicht,
nur ein Refresh der Seite und keine dem Rechnungstyp spezifische Spaltenansicht erfolgt.
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4. Anhang I – Passwortregeln
Auf das Archivsystem kann nur mit einem gültigen Benutzernamen / Kennwort zugegriffen
werden. Üblicherweise ist ein „schwaches“ Passwort bei Internet- anwendungen die größte
Sicherheitslücke. Um dies zu verhindern ist das Archivsystem mit einem „starken“ Passwort
geschützt. Im Folgenden finden Sie die Regeln, denen das Passwort unterliegen muss:
das initial Passwort wurde durch crossgate vergeben und muss beim ersten Login abgeändert
werden
Das Passwort…
muss mindestens acht Zeichen lang sein
muss mindestens einen Buchstaben beinhalten
muss mindestens eine Zahl beinhalten
muss mindestens ein Groß- und einen Kleinbuchstaben beinhalten
darf keine drei gleiche Buchstaben / Zahlen / Zeichen beinhalten
darf keine drei aufeinander folgenden Buchstaben / Zahlen / Zeichen beinhalten
darf nicht dem Benutzernamen gleichen
darf nicht den letzten fünf Passworten gleichen
muss alle 180 Tage gewechselt werden (das System meldet dies beim Login)
Beispiele für korrekte Passwörter:
Test2468
Eur@2008
CrossgatePaSSWor7
Beispiele für falsche Passwörter:
Hello (keine Zahl)
Test1234 (drei oder mehr aufeinanderfolgende Zeichen)
TEST2345 (beinhaltet keinen Kleinbuchstaben)
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