Analyse

50% MEHR EFFIZIENZ
IN DER BUCHHALTUNG
B2B e-Dokumente für
Akt, Nakladnaja und Schet-Faktura
Einfache Strukturen
Einfach Erfolg
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Elektronischer Dokumentenaustausch B2B
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 Vorteile
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 Prozessablauf
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Projektaufbau
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 Analyse
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 Installation
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 Training
7
 Wartung
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Alles was Sie brauchen aus einer Hand
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 Buchhaltung
8
 IT
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 Steuern und Recht
8
 Internal Controls
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Unsere Büros
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Unternehmen, die in Russland tätig sind, kennen die speziellen und praktischen Aspekte der
russischen Buchhaltung und ihre vielen Papierdokumente nur zu gut: zahlreiche Dokumente wie
Akt, Nakladnaja und Schet-Faktura nehmen viel Zeit in Anspruch, da sie ausgedruckt,
abgestempelt, unterschrieben, mit der Post versendet und anschließend archiviert werden
müssen.
Der
Erlass,
FZ-402,
des
Finanzministeriums vom November
2011, verursachte eine tatsächliche
„Revolution“
in
der
Das ist eine echte Revolution in der
Automatisierung der Buchhaltung
russischen
Buchhaltung. Zu einer der größten
Erneuerungen zählt die Einführung des Elektronischen Dokumentenaustausches (Electronic
Document Interchange, kurz EDI): buchhalterische Dokumente können ab jetzt elektronisch
erstellt, versendet, bestätigt und gespeichert werden. EDI vereinfacht den Dokumentenaustausch
zwischen zwei Unternehmen und bringt massive Einsparung bei der Arbeitszeit. Dies setzt den
Papierbergen ein Ende und erhöht sowohl die Effizienz als auch Transparenz des Datenverkehrs.
Darüber hinaus sieht das System die Möglichkeit des Versandes des sogenannten „universellen
Dokuments“ vor, das den Akt und entsprechende Schet-Faktura oder Nakladnaja vereint. Das
universelle Dokument verringert die Anzahl von gedruckten Buchhaltungsdokumenten und somit
auch die Zeit, die zukünftig für Buchführung aufwendet wird.
Mit EDI können folgende Dokumente erstellt, versendet und bestätigt werden:
 Rechnungsfaktura (Schet-Faktura)
 Universelles Dokument (ab 2014)
 Lieferscheine (Nakladnaja)
 Journal (Auflistung) der Rechnungsfaktura
 Übergabeprotokoll (Akt)
 Kaufs- und Verkaufsbuch
Alt: Papierform
Neu: Elektronischer Dokumentenaustausch
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Vorteile
Dieser neue Prozess revolutioniert die russische Buchhaltung in vielerlei Hinsicht. Das viele
Abstempeln, persönliche Unterzeichnen der Papierberge und die Koordination eines Heers von
Kurieren hat ein Ende. Diese Optimierung des Prozesses erhöht die Effizienz eines Unternehmens
und erlaubt zuständigen Angestellten sich wichtigeren Aufgaben zu widmen.
Die Transparenz der Finanz- und Vertragsarbeit wird deutlich verbessert, da der Dokumentenfluss
kontrollierbarer wird und elektronische Unterlagen einfacher und schneller abgerufen und verfolgt
werden können. Eine frühe EDI Einführung ergibt demnach einen Wettbewerbsvorteil für das
implementierende Unternehmen.
Elektronischer Dokumentenaustausch
Austausch von Papierdokumenten

Garantierte Zustellung des Dokuments

Große Archive zur Dokumentenlagerung

Automatische Kontrolle und Verarbeitung

Dokumente gehen verloren

Schneller Zugriff auf beliebiges Dokument

Zeitaufwendige Verarbeitung von
Papierdokumenten

Verringerte Ausgaben bei

Rechnungsbearbeitung
Große Anzahl von Angestellten wird benötigt
(Assistenten, Kuriere)

Schnellerer Zahlungseingang

Weniger Zeitverbrauch für

Verlangsamter Erhalt der Umsatzsteuer
Dokumentenverarbeitung

Umweltfreundlich
EDI für Akt, Nakladnaja und Schet-Faktura
bedeutet de facto ihre Abschaffung
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Prozessablauf
Um diesen Prozess umzusetzen wird ein externer Operator benötigt. Die jeweiligen 1C Systeme
des Kunden und Lieferanten (1C ist die marktführende Buchhaltungssoftware in Russland) sind
nicht direkt, sondern durch einen außenstehenden Operator miteinander verbunden. Es gibt
bereits verschiedene Operatorfirmen auf dem Markt, die diese Leistungen anbieten.
Wir haben verschiedene individuelle auf 1C basierende EDI-Lösungen für Kunden und Lieferanten
mit unterschiedlichen Operatorfirmen ausgearbeitet und getestet (Taxcom, Diadoc, Korus,
Edisoft, etc.).
Das e-Dokument kann
automatisch in den Archiven
von Käufer und Verkäufer
gespeichert werden
Der Verkäufer erstellt und unterschreibt ein
Dokument
mithilfe
eines
elektronischen
Zertifikats der Zertifizierungsbehörde und
sendet
es
an
den
Operator.
Dieser
überprüft das hierzu verwendete Zertifikat,
übermittelt
dem
Verkäufer
eine
Empfangsbestätigung und leitet das Dokument an den Käufer weiter. Der Käufer unterschreibt das
Dokument mit seinem Zertifikat und sendet seinerseits eine Empfangsbestätigung an den Operator,
der diese dann dem Verkäufer weiterleitet. Das elektronische Dokument kann direkt in den eArchiven beider Parteien (Käufer und Verkäufer) gespeichert werden. Der Operator speichert
zusätzlich Empfangs- und Versandbestätigungen.
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RUSSIA CONSULTING unterstützt Unternehmen mit einer oder mehreren juristischen, in Russland
tätigen Personen. Sie werden von allen unseren in-house Abteilungen profitieren, die für eine
erfolgreiche EDI-Implementierung und Wartung benötigt werden. Wir verfügen über 10 Jahre
Erfahrung in russischer Buchhaltung und IT. Gerade frühzeitige Anwender, sogenannte
Early Adopters, ziehen einen großen Wettbewerbsvorteil aus EDI, weil langfristig alle Unternehmen
auf dieses System umsteigen werden, da die russische Regierung eine Richtung gen digitale
Technologien eingeschlagen hat.
Wir übernehmen die Rolle des Projektkoordinators und organisieren die EDI-Umsetzung. Zudem
kontrollieren wir permanent den Projektstatus und informieren alle Beteiligten über bevorstehende
und notwendige Schritte. Unsere Leistung besteht aus vier wichtigen Beratungsphasen: Analyse,
Installation, Training und Wartung.
Analyse
Installation
Training
Wartung
Analyse
In einem ersten Schritt überprüfen wir die Möglichkeit oder den Status einer EDI-Implementierung.
Bereits existierende Dokumentenabläufe (Unterschriften, Lagerung, etc.) werden analysiert,
eventuell überarbeitet und zur Einarbeitung in 1C vorbereitet. Als Teil unserer Analyse untersuchen
wir die mögliche Einführung des „universellen Dokuments“ in Ihren Dokumentenprozess.
Nach Interviews mit Ihren Mitarbeitern entsprechender Positionen, analysieren wir die bestehende
Infrastruktur, um einen optimalen Dokumentenaustausch zwischen Buchhaltungsabteilungen zu
entwerfen und auch die Beziehungen mit anderen Abteilungen hinsichtlich der Effizienz zu
strukturieren.
Sie erhalten einen umfassenden Bericht mit den Ergebnissen unserer Bewertungen und einen
Vorschlag zur Optimierung Ihres elektronischen Dokumentenaustausches.
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Installation
Um den Prozess zu starten werden wir benötigte IT Lösungen installieren oder gegebenenfalls
updaten:

1C Taxcom

Diadoc

Encrypter CryproPro CSP
Wir helfen Ihnen sowohl bei der Anpassung von internen Geschäftsprozessen an EDI in Ihrem
Unternehmen, als auch bei der Erstellung eines elektronischen Archives für versendete und
erhaltene e-Dokumente.
Basierend auf den Ergebnissen der Analyse, können wir Ihnen eine komplette 1C Lösung
anbieten, abhängig von den Anforderungen des gewählten EDI Operators und Ihren internen
Geschäftsprozessen für die Erstellung, Bestätigung, Unterzeichnung und den Versand
elektronischer Dokumente. Für den Fall, dass eine zusätzliche, individuelle Anpassung oder 1C
Ausarbeitung benötigt wird, unterstützen wir Sie hier mit unseren in-house 1C Programmierern
und Projektteams.
Training
Um langfristig Erfolge zu sichern, schulen und trainieren wir sowohl Ihre Systemnutzer, wie z.B.
Buchhalter, als auch verantwortliche Systemadministratoren Ihres Unternehmens.
Wartung
Wie bieten Ihnen regelmäßig Wartungen und System Support Ihrer EDI Lösung ganz nach Ihren
Bedürfnissen an:

Vierteljährlich oder

Jährlich
Erhalten Sie einen rundum Support für alle
Komponenten der EDI Umsetzung von
unseren in-house Experten
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RUSSIA
CONSULTING
unterstützt
Dokumentenaustausches.
Der
Sie
rundum
bei
allen
Fragen
EDI-Umsetzungsprozess
dieses
bezieht
innovativen
verschiedene
Unternehmensabteilungen mit ein: von IT bis hin zu Internal Controls. Mit unseren über 400 inhouse Experten können wir Ihnen umfassende Hilfestellungen in allen involvierten Bereichen
bequem aus einer Hand liefern:
Buchhaltung

Analyse Ihrer bestehenden
IT
Gründliche
Analyse
eines
existierenden
Dokumentenaustausches und möglicher bereits
bestehender
EDI
Prozesse
(e-Unterschriften,
Speicherung, etc.)
Angebot zur Optimierung des

Buchhaltungsabteilungsstruktur
und Beziehungen mit anderen
Abteilungen beim

Dokumentenaustausch
(Datenfluss, Effizienz, etc.)

Prozessaufbau, -umgestaltung und -umsetzung in 1C
Training Ihrer Buchhalter

Training der Systemnutzer
und anderer Angestellter

IT Support und Systemwartung
Steuern &
Recht

Dokumentenaustausches mithilfe von EDI

Internal Controls

Anpassung von Geschäftsprozessen an EDI

Ausarbeitung
von
Unterstützung

Steuerberichts-

Zeitraum
Anpassung von internen
Steuerregelungen bzgl. Erstellung,
Mitarbeiter bei elektronischen
Erhalt, Versand und Speicherung
Unterschriftenregelungen
Verträgen zu EDI Prozessen
Unterstützung bei Anlegung
Buchhaltungs- und
Sachgemäße Erstellung von Vollmächten für
Sachgemäße Erstellung von Intercompany-
EDI
und
von e-Archiv Struktur
erstattung für jeden

zu
Sicherheitsvorschriften für elektronische Unterschriften)
für eine korrekte

Innenaufträgen
(Verantwortlichkeitsregelungen
von e-Dokumenten

Entwicklung von innerbetrieblichen EDI-Prozeduren,
die die richtige und vollständige Verwendung von
e-Dokumenten bei Abschlüssen im Berichtswesen
und der Umsatzsteuererklärung regeln
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Moskau
115054, ul. Bakhrushina, 32/1
T + 7 / 495 / 956 55 57
Ulf Schneider
Geschäftsführender Gesellschafter
[email protected]
Lars Flottrong
Geschäftsführer-Partner
[email protected]
[email protected]
www.russia-consulting.eu
St. Petersburg
194044, Finljandskij pr. 4a
T +7 / 812 / 458 58 00
Andreas Bitzi, Geschäftsführer-Partner
[email protected]
www.russia-consulting.eu
Kiew
01601, vul. Shovkovychna 42-44
T +380 / 44 / 490 55 28
Sven Henniger, Geschäftsführer-Partner
[email protected]
www.ukraine-consulting.eu
Minsk
220012, ul. Surganova, 29
T +375 / 17 / 290 25 57
Yulia Pliuto, Business Development
[email protected]
www.belarus-consulting.eu
Warschau
02-001, Al. Jerozolimskie 81,
T +48 / 22 / 695 03 10
Adrian Branny, Geschäftsführer
[email protected]
www.poland-consulting.com
Almaty
050012, Tole Bi Straße. 101, Block 9 “B“
T + 7 / 727 / 355 44 48
Kirill Afanasyev, Geschäftsführer
[email protected]
www.kazakhstan-consulting.eu
Frankfurt am Main
60329, Wilhelm-Leuschner-Straße 41
T +49 / (0)69 / 271 38 99 18
Anna Bryanchaninova, Büroleiterin
[email protected]
www.germany-consulting.de
Aktau
130000, Microdistrict 29A
Business Zentrum “Nur Plaza”, Büro 46
T +7 / 7292 / 201 151
Kirill Afanasyev, Geschäftsführer
[email protected]
www.kazakhstan-consulting.eu
10
[email protected]
www.russia-consulting.eu