Sales Kit HP Digital Sending Software 4-0 _Preliminary

HP Digital Sending Software 4.0
Dokumente verteilen
Funktionen im Überblick
Kompatibilität
Die HP Digital Sending Software
Version 4.0 (DSS 4.0) bietet die folgenden Funktionerweiterungen für die HP
MFPs.
Neben der HP Digital Sending Software 4.0 wird weiterhin auch die HP
Digital Sending Software 3.0 –
Workflow angeboten, um die Send-toFolder Funktionalität einiger MFP Modelle anzubieten. Welches HP MFP Modell durch welche HP Digital Sending
Software (DSS) Version unterstützt wird,
zeigt die folgende Tabelle:
o Authentisierung
Anmeldung über Benutzername und
Passwort über die NT oder Novell
Domäne
o Send-to-LAN-Fax
Anbindung an LAN-Fax Anwendungen zum Versand und Empfang von
Dokumenten per Fax
o Send-to-Printer
Farbkopien von Dokumenten erstellen,
über den Ausdruck auf farbfähigen
Netzwerkdruckern
o Send-to-Folder
Dokumente in Verzeichnisse im Netzwerk oder eigenen PC scannen
o Send-to-OCR
Dokumente über eine OCR Software
in maschinenlesbare Form bringen
und in Verzeichnisse im Netzwerk
oder eigenen PC ablegen
Modell
HP Digital Sender 9100C
HP Digital Sender 9200C
HP Mopier 220
HP Mopier 320
HP LaserJet 8100 MFP
HP LaserJet 8150 MFP
HP LaserJet 4100 MFP
HP LaserJet 4345 MFP
HP LaserJet 9000L MFP
HP LaserJet 9000 MFP
HP LaserJet 9040 MFP
HP LaserJet 9050 MFP
HP LaserJet 9055 MFP
HP LaserJet 9065 MFP
HP 9085 MFP
HP Color LaserJet 9500 MFP
HP Color 9850 MFP
DSS DSS 3.0
4.0 Workflow
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o Send-to-Application
Über so genannte kundenspezifische
Menüs können beliebige Eingabefelder frei definiert werden um digitalisierten Dokumenten Zusatzinformationen (Metadaten) mit zu geben, damit
Anwendungen diese mit Verarbeiten,
z.B. zur Indexierung
1)
o E-Mail Versand über Secure Mail
Versand von Dokumenten in verschlüsselter Form
Kunden die von der DSS 3.0 auf die
DSS 4.0 aufrüsten wollen, benötigen
nur die 1 Geräte Lizenz Version der
DSS 4.0, unabhängig von der Anzahl
der Gerätelizenzen die man von der
DSS 3.0 installiert hat. Nach der Installation der DSS 4.0 gibt man alle Lizenzcodes der alten DSS 3.0 ein, sie werden
alle von der DSS 4.0 akzeptiert.
2)
Der HP Digital Sender 9100C arbeitet über den
Digital Sending Service, ein eigenständiges
Softwarepaket
Es wird nur Authentisierung und Send-to-LANFax unterstützt für Send-to-Folder ist die DSS
3.0 Workflow notwendig.
Upgradepfad
Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten.
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HP Digital Sending Software 4.0
Dokumente verteilen
Funktionen im Detail
Im Folgenden werden die einzelnen
Funktionen der Digital Sending Software
Version 4.0 detaillierter beschrieben.
Login mit
Benutzername
und Passwort
Digital Sending
Software
Anwender Authentisierung
- Zugangssicherung
HP LaserJet MFP
Figur: Anwender Authentisierung
Die MFP Authentisierung hat zwei
wesentliche Aufgaben. Zum einen der
Schutz vor der unerlaubten Benutzung
des MFP Gerätes. Zum anderen die
Festlegung einer eindeutigen E-Mail
Absenderadresse die nicht geändert
bzw. überschrieben werden kann.
Durch die Authentisierung ist es
möglich, die Verbrauchskosten eindeutig zuzuordnen und bei der LAN-Fax
Anbindung eine Absenderbestätigung
per E-Mail zu verschicken.
Wird mit Hilfe der DSS die Authent isierung an einem MFP aktiviert, ist die
Gerätenutzung nur noch durch eine
Anmeldung erlaubt.
Die Anmeldung erfolgt in dem man
einen gültigen Benutzernamen und ein
gültiges Passwort eingibt. Ein „Gast“
Login ist möglich.
Zur Vereinfachung des Anmeldvorgangs stehen zudem noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung, wie z.B. PINAuthentisierung, Magnetkarten, Smartcards und Näherungskarten. Weitere
Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Zugangssysteme.
Die Authentisierung erfolgt durch eine Abfrage an einer NT oder Novell
Domäne.
Nach einer erfolgreichen Anme ldung am Gerät wird automatisch die EMail Adresse in das E-Mail Absenderfeld (Send-to-Mail) eingetragen.
Anmeldung an der Domäne
Bestätigung durch die Domäne
Netzwerk
NT/XP oder Novell
Domain Server
Figur: Anwender Authentisierung
Faxbestätigung
Eine automatische FaxbestätiDie LAN-Fax Anbindung schafft die
Schnittstelle zwischen MFP und LAN-Fax gung des Absenders als E-Mail in
seinen Eingangskorb ist möglich,
Anwendung und erlaubt es dem Anwender Dokumente vom MFP als Fax zu wenn die AnwenderAuthentisierung aktiviert ist.
versenden.
LAN-Fax Anbindung
Das Versenden eines Fax-Dokuments
erfolgt am MFP über denselben Weg
wie beim Analog Fax Modul, d.h. ein
Anwender sieht keinen Unterschied zwischen LAN-Fax und Analog Fax.
HP unterstützt Dank seiner UMS (Unified Messaging Services) Schnittstelle
und einer Digital Sender 9100C kompatiblen Schnittstelle eine Vielzahl am
Markt verfügbarer LAN-Fax Lösungen.
Die bekanntesten Lösungen sind auf
der folgenden Seite aufgeführt.
Sicherheit
Die LAN-Fax Anwendung und die
Firewall des Unternehmens müssen entsprechend Konfiguriert sein um ein Eindringen von Außen über die Faxleitungen zu verhindern. Die Digital Sending
Software liegt innerhalb des Firewalls.
Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten.
Unterstützte Anwendungen
Die DSS 4.0 unterstützt die
Windows Fax Schnittstelle und
Internet Fax. Die unterstützten
LAN-Fax Anwendungen sind in
der Tabelle auf der folgenden Seite aufgeführt:
Fax-Empfang
Die meisten LAN-Fax Anwendungen können so konfiguriert werden, dass das Fax auf einem beliebigen Drucker ausgedruckt wird
und falls gewünscht sogar in Abhängigkeit von der Fax-Nummer
an die gefaxt wurde.
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HP Digital Sending Software 4.0
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Spezifikationen
Auflösung:
Standard
Fine
Superfine
Fax Kopfzeile:
Faxadressen:
Kurzwahlnummern:
200 x 100 dpi
200 x 200 dpi
300 x 300 dpi
40 Zeichen
100
100
(Schachtelung
möglich)
Zeichen pro Nummer: 50
Gruppenfax:
ja
(über Kurzwahl
nummern)
Eingabe
der Faxnummer
Digital Sending
Software
HP LaserJet MFP
Fax-Übertragung
Netzwerk
LAN-Fax Software
und Server
(Fax Server)
Figur: LAN-Fax Anbindung
Unterstützte LAN- und Internet Fax Lösungen
LAN-Fax Lösung
ACCPAC
Anny Way Office EDITION
Biscom Faxcom
Com:on
Captaris RightFax
Castelle FaxPress
CAE
Cycos-mrs Unified Communication
Esker Pulse for Fax
Esker LanFax
FACSys Fax Messaging Gateway
Fenestrae Faxination
Ferrari Office Master
FAXmaker
Interstar LightningFAX
FaxPlus/Open
Gold-Fax
Imecom Integral Fax
Omtool
Fax Now!
RTEFAX
IXI
THOR
Tobit DvISE
Topcall
Object-Fax
Zetafax
Anbieter
ACCPAC
Materna
Biscom
Captaris
Castelle
CAE
Cycos
Esker
Esker
FACSys
Fenestrae
Ferrari electronic AG
GFI
Interst ar Technologes Inc.
Intercope
DPD International
Imecom Group
Omtool
Redrock Technologes
RTE Software
SerVonic
Digitronic
Tobit
TOPCALL
Traffic Software
Equisys
Web-Link
www.accpac.com
www.annyway.com
www.biscom.com
www.com-on.de
www.captaris.com
www.castelle.com
www.cae.de
www.cycos.com
www.esker.com
www.esker.com
www.facsys.com
www.fenestrae.com
www.ferrari-electronic.de
www.gfi.com
www.faxserver.com
www.intercope.com
www.dpd.com
www.imecomgroup.com
www.omtool.com
www.redrock.co.uk
www.rtefax.com
www.servonic.de
www.digitronic.de
www.tobit.com
www.topcall.com
www.trafficsoftware.com
www.zetafax.com
Internet Fax Lösung
EasyLink
J2 Global Communications
Retarus
Anbieter
EasyLink
J2 Global Communications
Retarus
Web-Link
www.mail.com
www.j2.com
www.retarus.de
Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten.
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HP Digital Sending Software 4.0
Dokumente verteilen
Send-to-Printer
Digitalisierte Dokumente können vom
MFP an beliebigen im Netzwerk eingebundene Druckern, bevorzugt Farbdruckern, ausgedruckt werden. Auf diese
Art und Weise können günstige Farbkopien über bereits vorhandene Farbdrucker erstellt werden, ohne die A nschaffung zusätzlicher, teuerer FarbMFPs.
Wahl
Digital Sending
Software
HP LaserJet MFP
Send-to-Folder
Bilder, Textdokumente, gemischte
Dokumente, einzelne Seiten, Stapel von
doppelseitigen Blättern und sogar Buchseiten können über den MFP digitalisiert
und in einem Verzeichnis abgelegt werden.
Bei der Wahl des Zieles kann der
Benutzer unter einer Liste vordefinierter
Verzeichnisse auswählen. Alternativ
besteht auch die Möglichkeit einen
Pfadnamen einzugeben. Dies erfordert
aber eine vorherige Authentisierung und
die entsprechenden Rechte des Benutzers.
Für die Digitalisierung gibt es vielfältige Einstellungsmöglichkeiten. Folgende
Parameter sind möglich:
o Farbe: Schwarzweiß oder Farbe
o Dateityp: PDF, JPEG, TIFF oder MTIFF
o Auflösung: 75, 150, 200, 300, 400
oder 600 dpi
o Dateigröße (Kompression): klein
(stark), standard (mittel) und groß
(keine Kompression)
Bilddaten
Netzwerk
Netzwerkfähiger
Farbdrucker
Figur: Send-to-Printer
Send-to-Folder
Einstellungen
Digital Sending
Software
HP LaserJet MFP
Bilddaten
Netzwerk
Send-to-OCR
Send-to-OCR ist eine Erweiterung zu
Send-to-Folder. Prinzipiell wird auch
hier ein digitalisiertes Dokument in einem Verzeichnis abgelegt. Der einzige
Unterschied besteht darin, dass das Dokument mit einer OCR Software verarbeitet und dann wahlweise als durchsuchbare PDF oder als
PCL oder PS
Druckdatenstrom
Netzwerk Server,
Workstation oder PC
Verzeichnis
Figur: Send-to-Folder
Worddokument im RTF (Rich Text
Format) abgelegt wird.
Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten.
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HP Digital Sending Software 4.0
Dokumente verteilen
Send-to-Application
Die Send-to-Application Funktion,
auch Workflow Untersützung genannt,
legt, ähnlich wie bei Send-to-Folder, ein
digitalisiertes Dokument in einem Verzeichnis ab. Allerdings gibt es dabei ein
einige gravierende Unterschiede. Mit
Send-to-Application sollen die digitalisierten Dokumente anschließend von
einer Anwendung automatisch weiter
verarbeitet werden.
Zum Beispiel sollen Rechnungen und
Lieferscheine in einem ELO Office A rchiv abgelegt werden.
Damit dies geschehen kann sind
zwei Voraussetzungen nötig:
1. da es unterschiedliche Dokumente
gibt, muss ein Anwender durch eine
Auswahl am Gerät entscheiden
können um welches Dokument es
sich handelt, damit eine korrekte
Verarbeitung vorgenommen werden
kann. Am Beispiel: es gibt eine
Auswahlfunktion „Lieferschein“ oder
„Rechnung“.
2. es muss die Möglichkeit geben zusätzliche Informationen beizufügen.
Dies ist notwendig, damit eine Anwendung, die das Dokument verarbeiten soll, das Dokument richtig
verarbeitet. Diese Zusatzinformationen sind so genannte Metadaten.
Im Beispiel wären das bei einer
Rechnung die Rechnungsnummer,
das Rechnungsdatum und der Lieferant. Mit dieser Information kann
dann ELO Office die Daten so archivieren, dass sie später auch wieder auffindbar sind.
Mit der HP Digital Sending Software
4.0 werden genau diese Vorrausetzungen erfüllt und zwar mit Hilfe von frei
definierbaren Menüs und Eingabefelder.
Bis zu zwanzig Eingabefelder (Indexdaten) können pro Menü festtgelegt werden.
Digital Sending
Software
OCR Software
HP LaserJet MFP
Bilddaten
Netzwerk
Netzwerk Server,
Workstation oder PC
Verzeichnis
Figur: Send-to-OCR
Durch weitere Angaben wird festgelegt wo das digitalisierte Dokument abgelegt werden soll und in welchem Dateiformat. Die Metadaten können
Wahlweise als „.HPS“ oder „.XML“ Datei übergeben werden.
Menü: „Rechnung“
plus weitere Eingabefelder
Digital Sending
Software
HP LaserJet MFP
Bilddaten + Metadaten
Netzwerk
+
„Rechnungsnr“
„Datum“
„Lieferant“
Anwendung,
z.B. ELO Digital Office
Verzeichnis
Figur: Send-to-Application
Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten.
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HP Digital Sending Software 4.0
Dokumente verteilen
E-Mail Verschlüsselung
In speziellen Fällen, z.B. wenn es um
unternehmenskritische Informationen
geht oder auch im militärischen oder
diplomatischen Bereich, ist es notwendig
Dokumente verschlüsselt per E-Mail zu
versenden. Mit Hilfe der Digital Sending
Software 4.0 kann ein weiterer sekundärer E-Mail-Host konfiguriert werden.
Um eine komplette Lösung bereitzustellen, interagiert diese Funktion mit einer
Drittanbieter-Anwendung. Sie unterscheidet sich vom regulären E-Mail-Host
insofern, dass die Daten zwischen dem
MFP und dem HP DSS-Server verschlüsselt werden.
Im DSS Programmverzeichnis wird
eine rfc822-konforme E-Mail-Nachricht
mit den gescannten Daten als Anhang
erstellt. Die Drittanbieter-Anwendung,
die den Ordner überwacht, verarbeitet
die E-Mail-Nachricht und versendet sie
auf eine sichere Art.
Der Name der Bedienfeldtaste auf
dem MFP wird vom HP DSSAdministrator festgelegt, es stehen drei
fest definierte Bezeichnungen zur Verfügung:
Figur: Verschlüsselte E-Mails
• Sekundärer E-Mail-Host
• Sichere E-Mail
• Spezialisierte E-Mail
Die Funktion ist mit der E-MailFunktion identisch; es werden die gleichen Felder und Adressbücher verwendet.
Saleskit HP Digital Sender 9200C. Änderungen vorbehalten.
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