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PC-Top
TIPPS
Die besten Computerratschläge für den erfolgreichen Büroalltag
Word
Auf Knopfdruck:
Optimal angepasste Rahmen in Word
Wenn Sie in Word einen Text mit
einem Rahmen hervorheben
möchten und dazu das Icon
„Rahmenlinie außen“ nutzen,
haben Sie es mit zwei Voreinstellungen zu tun: Der Rahmen hat
nur ein dpi Abstand zum Text und
er ist nicht automatisch bündig
zum Textrand des Dokuments.
Mit wenigen Handgriffen erstellen Sie einen optimalen Rahmen.
in den umrahmten Text und öffnen
Sie das Menü Absatz. In der Registerkarte Einzüge und Abstände
legen Sie die gewünschte Text-Ausrichtung fest und stellen unter Einzug 0,3 cm (links und rechts) ein
(➝ Abb. 1). Klicken Sie auf OK und
überprüfen Sie, ob der Rahmen sich
nun bündig zum Textrand verhält.
Wenn nicht, verändern Sie die Einzuggröße entsprechend.
So geht’s: Markieren Sie den Text,
den Sie einrahmen möchten, und
öffnen Sie das Menü Format/Rahmen und Schattierung. Wählen Sie
die gewünschte Rahmenart unter
Einstellungen, z. B. Kontur. Klicken
Sie auf die Schaltfläche Optionen
(Word 97: eventuell noch Absatz im
Bereich Anwenden auf einstellen).
Hier legen Sie den gewünschten Abstand nach oben, unten, rechts und
links fest, z. B. mit fünf dpi. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Klicken
Sie nun mit der rechten Maustaste
Rahmen als Formatvorlage
abspeichern
So geht’s: Markieren Sie den Text
mit Rahmen und wählen Sie Formatvorlage/Neu. Weisen Sie hier einen
Namen zu, z. B. „Rahmen“, und
klicken Sie dann auf die Schaltfläche
Tastenkombination
(Word
97:
Short-Cut). Nun können Sie Ihrer
neuen Formatvorlage eine Tastenkombination zuweisen, z. B. Alt + r.
Schließen Sie Ihre Auswahl über die
Schaltfläche Zuweisen ab.
Internet News
Google Toolbar kann spionieren
Für die beliebte Suchmaschine
Google steht eine aktualisierte
Version der Toolbar in deutscher
Sprache zur Verfügung, die sich in
den Internet Explorer integrieren
lässt. Über die Toolbar können Sie
schnell und bequem im Internet
suchen. Außerdem bringt das kleine Programm einen so genannten
Pop-Up-Blocker mit, der Ihren
Browser werbefrei hält. Nach der
Installation sollten Sie unbedingt
die Option Erweiterte Funktionen
deaktivieren wählen, denn sonst
übermittelt die Toolbar Informationen über Ihr Surfverhalten an Dritte! Sie erhalten die Toolbar unter
http://toolbar.google.com.
München, den 22. September 2004 · Ausgabe 18/2004
Abb. 1: Im Menü „Absatz“ legen Sie die
Textausrichtung und den Einzug fest.
Inhalt
1
Word: Optimale Rahmen auf
Knopfdruck
Passende Rahmen per Formatvorlage
2
Word: Booklet-Druck
Nutzen Sie die Booklet-Funktion
2
Windows:
Druckeinstellungen sichern
Legen Sie Druckeinstellungen als
Standard fest
3
Windows: Effektiv arbeiten
Räumen Sie den Arbeitsplatz auf
3
Excel: Minutiös
Rechnen Sie Zeiten in Minuten um
4
LotusNotes: Excel Export
Notes-Daten nach Excel exportieren
Spezial: Outlook Regelassistent
Nutzen Sie Ihr Internet-Archiv unter:
www.gwi.de/office
Benutzername: PC
Kennwort des Monats: drucken
www.gwi.de
Ausgabe 18/2004
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PC-TopTIPPS
Word
Buchdruck: Booklet-Funktion in Word
Abb. 2: Auf der Registerkarte
„Seitenränder“ aktivieren Sie die
Buchdruck-Option.
Wenn Sie z. B. Konferenz-Teilnehmern mehr als nur einen einfachen
Handzettel anbieten möchten, können Sie mit Word ab Version 2002
(XP) ganz einfach ein professionelles Booklet erstellen.
Word erstellt das Booklet im DIN A5Format auf DIN A4-Bögen. Auf dem ersten Blatt werden die Seiten 1, 2, 7 und
8, auf dem zweiten dagegen die Seiten
3, 4, 5 und 6 gedruckt.
Abb. 3: Steht Ihnen kein Drucker
mit Duplexeinheit zur Verfügung,
können Sie die entsprechende
Funktion auch manuell aktivieren.
So geht’s: Rufen Sie das Dialogfenster
Datei/Seite einrichten auf. Die Registerkarte Seitenränder sollte aktiv sein.
Aktivieren Sie im Dropdown-Feld hinter
Mehrere Seiten die Option Buch. Bei
dieser Auswahl wird ein weiteres Dropdown-Feld sichtbar, in dem Sie die
Anzahl Ihrer Bookletseiten angeben
können (➝ Abb. 2). Im Bedarfsfall
können Sie an dieser Stelle noch die
Ränder oder den Bundsteg anpassen.
Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.
Word legt die Seiten nun automatisch
für den Ausdruck an.
Booklet ausdrucken: vollautomatisch und manuell
Um einen korrekten beidseitigen Druck
in der richtigen Sortierung zu erhalten,
müssen Sie vor dem Ausdruck noch den
Duplexdruck im Druckdialog aktivieren.
Ihr Drucker muss dafür allerdings eine
Duplexeinheit besitzen. Sollte dies nicht
der Fall sein, bietet Word 2002/2003
einen manuellen Duplexdruck an. Es
wird zunächst die eine Seite der Papierbögen bedruckt. Anschließend müssen
Sie die bedruckten Bögen erneut in das
Papierfach des Druckers einlegen, um
die Rückseiten bedrucken zu können.
Nach Bestätigung einer Bildschirmmeldung wird der Druck der Rückseite
gestartet.
Der manuelle Duplexdruck wird über
den Druckdialog Datei/Drucken ausgewählt. Bevor Sie den Druckbefehl
an dieser Stelle abschicken, aktivieren
Sie im oberen Dialogfeldbereich noch
das Kontrollkästchen Manuell duplex
(➝ Abb. 3).
Windows
Standard-Druckeinstellungen sichern
Es kann sehr ärgerlich sein, wenn
Sie für jeden Ausdruck die Druckeinstellungen neu anpassen müssen,
weil die vorgegebenen Einstellungen
des Druckers Ihren Ansprüchen
nicht gerecht werden. Unser Tipp:
Legen Sie die gewünschten Druckeinstellungen selbst als Standard
fest. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.
Abb. 4: Um Druckeinstellungen
als Standard festzulegen, müssen
Sie die Einstellungen über die
Systemsteuerung vornehmen.
2
Wenn Sie z. B. aus Word heraus ein
Dokument ausdrucken und dafür im
Druckermenü diverse Einstellungen vornehmen, gehen diese nach dem Ausdruck wieder verloren und müssen beim
nächsten Mal erneut von Hand eingestellt werden. Diese lästige zusätzliche
Arbeit können Sie sich leicht ersparen.
München, den 22. September 2004 · Ausgabe 18/2004
Standard-Druckeinstellungen
So geht’s: Öffnen Sie über Start/Einstellungen die Systemsteuerung. Wählen Sie
hier Drucker bzw. Drucker und Faxgeräte.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf den gewünschten Drucker und
wählen Sie aus dem Menü Druckereinstellungen aus (➝ Abb. 4). Nehmen Sie
alle gewünschten Änderungen vor und
klicken Sie auf Übernehmen. Die vorgenommenen Einstellungen sind nun als
Standard gespeichert. Mit den richtigen
Druckeinstellungen lässt sich auch unser
Tipp „Schneller drucken: Druckersymbol
auf dem Desktop“ aus der PC-TopTIPPS-Ausgabe vom 08.08.2004 noch
effektiver nutzen.
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PC-TopTIPPS
Windows
Effektiv: Arbeitsplatz aufräumen (Teil 1)
Wie auf dem normalen Schreibtisch
sollten auch auf dem Desk-Top des
PC nur die Unterlagen oder vielmehr
die Programme, Ordner und Dokumente liegen, die Sie ständig für Ihre
Arbeit brauchen.
Abb. 5: Eine Programm- bzw.
Dateiverknüpfung erkennen Sie
am Pfeilsymbol im Icon.
Im Laufe der Zeit kann sich aber das
Arbeitsplatz-Fenster und insbesondere
der Windows-Desktop mit Icons füllen
und damit unübersichtlich werden. Um
effektiv zu arbeiten, sollten Sie von Zeit
zu Zeit gründlich aufräumen.
Vorüberlegungen
Abb. 6: Verknüpfungen zum
Desktop erstellen Sie einfach per
Drag and Drop.
Notieren Sie sich einen Tag lang, mit
welchen Programmen Sie wirklich regelmäßig arbeiten. In der Regel dürften
das Office-Anwendungen wie Word,
Excel, PowerPoint und Outlook sein.
Auch den Internet-Explorer nutzen Sie
sicher täglich. Hinzu kommen vielleicht
noch andere spezifische Programme
oder Dateien, die Sie für Ihre Arbeit
benötigen. All diese „Unterlagen“
gehören auf den Desktop. Die anderen
Programme bzw. Symbole können Sie
bedenkenlos vom Desktop entfernt
werden Im Arbeitsplatzfenster sollten
sich nur Elemente befinden, die Sie im
Netzwerk auch anderen Mitarbeitern
zur Verfügung stellen.
Ordnung schaffen
So geht’s: Bevor Sie fehlende Elemente
auf dem Desktop platzieren, entfernen
Sie zunächst die überflüssigen Symbole. Nicht benötigte Verknüpfungen können Sie bedenkenlos per Drag and Drop
in den Papierkorb schieben. Eine Programm- bzw. Dateiverknüpfung erkennen Sie an dem kleinen Pfeilsymbol im
Icon. Feste Bestandteile des Desktop,
wie z. B. der Arbeitsplatz, werden ohne
dieses Symbol dargestellt (➝ Abb. 5)
und können nicht entfernt werden.
Haben Sie Ihren Desktop von entbehrlichen Symbolen befreit, können Sie
nun – ebenfalls per Drag and Drop –
Verknüpfungen zu den am häufigsten
benötigten Programmen, Ordnern und
Dateien erstellen. Klicken Sie z. B. auf
Start/Programme/Microsoft Office, um
das Standard-Verzeichnis von Office zu
öffnen. Klicken Sie eine Anwendung mit
der linken Maustaste an, halten die
Maustaste gedrückt und ziehen Sie das
Programmsymbol auf den Desktop. Lösen Sie die Maustaste. Schon haben Sie
eine Verknüpfung erstellt (➝ Abb. 6). In
der nächsten Ausgabe erfahren Sie
u. a., wie Sie Ihre Icons systematisch
anordnen und übersichtlich auf dem
Desktop platzieren.
Excel
Minutiös: Zeiten in Minuten umrechnen
Abb. 7: Stunden in Minuten
umrechnen: mit einer Formel und
einigen Korrekturen in diversen
Excel-Versionen kein Problem.
Für Zeitangaben benutzen Sie in
Excel z. B. die Schreibweise „8:10“.
Excel erkennt am Doppelpunkt,
dass es sich um eine Zeitangabe
handelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie
diese Zeitangabe in Minuten umrechnen können.
So geht’s: Um zum Beispiel die Zeit
„8 Stunden und 50 Minuten“ aus Zelle
A1 in Zelle B1 in Minuten erscheinen zu
lassen, geben Sie in Zelle B1 die Formel
=STUNDE(A1)*60 +MINUTE(A1) zur
Umrechnung ein (➝ Abb. 7).
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So beheben Sie
Schwierigkeiten
Sollte Ihre Excel-Version nach Eingabe
der Formel den Zahlentyp der Zelle
eigenständig von „Standard“ in „Benutzerdefiniert“ ändern, hat dies zur Folge,
dass in der Zelle „00:00“ an Stelle des
korrekten Wertes angezeigt wird. Sie
helfen Excel hier auf die Sprünge, indem Sie den Zahlentyp der Zelle unter
Format/Zelle im Reiter Zahlen auf Zahl
einstellen und bei Dezimalstelle eine 0
eintragen.
München, den 22. September 2004 · Ausgabe 18/2004
3
PC-TopTIPPS
Lotus Notes
Notes Daten in Excel importieren
Abb. 8: Sie exportieren Daten
aus Notes über das Menü
„Datei/Exportieren“
Abb. 9: Für den Export legen Sie
den Dateityp fest und vergeben
einen Dateinamen.
Wenn Sie Daten aus einer NotesDatenbank auswerten müssen und
für diese Arbeit eine Tabellenkalkulation brauchen, stellt sich die Frage: Wie kommen die Daten von
LotusNotes in Excel? Kein Problem,
dafür bietet LotusNotes eine
Export-Funktion – mit einem kleinen
Umweg über Lotus 1-2-3 – an.
So geht’s: Sie müssen sich in der gewünschten Notes-Datenbank in der
Ansicht befinden, die alle benötigten Informationen enthält. Um die Daten zu
exportieren, klicken Sie im Menü Datei
auf Exportieren (➝ Abb. 8). Im folgenden Dialog wählen Sie als Dateityp Lotus
1-2-3 und einen Dateinamen Ihrer
Wahl, mit der 1-2-3-üblichen Dateiendung wk4, im Beispiel liste.wk4. Klicken
Sie dann auf den Button Exportieren
(➝ Abb. 9).
Daten exportieren
Abb. 10: Die importierten Daten
lassen sich in Excel wie gewohnt
bearbeiten.
Im nächsten Dialogfeld geben Sie an,
ob alle oder nur ausgewählte Dokumente (falls Sie vorher mit der Einfg-Taste
solche markiert haben) exportiert
werden sollen und machen ein Häkchen
bei Ansicht-Titel übernehmen, um die
Spaltenbezeichnungen ebenfalls zu
exportieren. Mit einem Klick auf OK
starten Sie den Export. Sie gelangen
damit wieder in die vorherige Ansicht
zurück.
Daten importieren
Um die Daten in Excel zu importieren
klicken Sie auf Datei/Öffnen. Wählen Sie
als Dateityp Lotus 1-2-3-Dateien
(*.wk?) und wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie die Datei abgelegt
haben.
Die exportierte Datei kann nun per
Mausklick geöffnet werden. Die Daten
wurden durch den Exportfilter im
Tabellenkalkulationsformat aufbereitet,
allerdings wird die Tabelle zunächst ohne
Gitternetzlinien angezeigt (➝ Abb.10) .
Die Gitternetzlinien können Sie über
Extras/Optionen im Reiter Ansicht wieder einschalten.
Daten in Excel bearbeiten
Die so eingelesenen Daten können Sie
in Excel nun nach Ihren Wünschen formatieren, sortieren und auswerten.
Wenn Sie das erste Mal auf Speichern
klicken, erscheint automatisch der Dialog Speichern unter und Sie können bei
Dateityp nun Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xls) auswählen.
PC-TopTipps
Die besten Computerratschläge für den
erfolgreichen Büroalltag
Herausgeber: GWI Gesellschaft für
Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG
Postanschrift:
Postfach 20 09 52, 80009 München
Tel.: 089 231103-0
Fax: 089 231103-50
Internet: www.gwi.de
Nächste Ausgabe
PC-Top
4
TIPPS 19-2004
Word: Besser formulieren
Geschäftsführer: Renate Dempfle,
Lutz Bandte
Verlagsleiter: Diplom-Volkswirt
Oliver Bresch
Chefredaktion: Rechtsanwältin
Dr. Stephanie Kaufmann V.i.S.d.P.
Nutzen Sie den Thesaurus für flüssigere Texte
Redaktion: REDAKTIONSBÜRO HÖLSKEN
Diplom-Germanistin Cordula Natusch
Excel: Plastische Säulen
Der Inhalt dieses Briefs dient nur zur
Information des Empfängers. Alle Informationen nach bestem Gewissen, jedoch
ohne Gewähr. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise zweimal im Monat.
Ein Diagramm werten Sie auf, indem Sie einzelnen Säulen
einen plastischen Effekt verleihen
Outlook: Schreibschutz für Ihre E-Mail
Verhindern Sie, dass Ihre Nachricht im Posteingang des
Empfängers direkt bearbeitet wird
München, den 22. September 2004 · Ausgabe 18/2004
www.gwi.de
PC-TopTIPPS
Spezial
Outlook: Regelassistent
Abb. 11: Mit dem Regel-Assistenten können Sie mehrere
E-Mail-Filter erstellen und kombiniert anwenden.
Abb. 12: Empfangene und verschickte Mails können Sie nach
beliebigen Begriffen
durchforsten.
Wenn Sie Ihre Mailbox morgens
öffnen, stehen Ihnen in der Regel
immer dieselben lästigen Arbeiten
ins Haus. Die eingegangenen
Nachrichten müssen – nach Absendern, Projekten und Wichtigkeit
sortiert – in den passenden Ordnern abgelegt werden. Mit dem
Regel-Assistenten können Sie diese
Tätigkeiten automatisieren – und
noch einiges mehr.
Einer der nützlichsten Helfer in Outlook ist der Regel-Assistent. Damit
können Sie weitaus mehr machen, als
nur Abwesenheitsnotizen versenden,
wenn Sie im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind. Ein- und ausgehende
Post kann nach verschiedensten
Aspekten gefiltert werden, z. B. nach
Empfänger, Datum oder Stichworten
im Text. Was im Einzelfall mit den
E-Mails geschehen soll, können Sie
selbst festlegen. So kann jedes Schreiben nach Projektzugehörigkeit oder
Dringlichkeit in bestimmte Ordner kopiert werden. Auch das automatische
Weiterleiten, die Wiedervorlage oder
die Zeit gesteuerte Antwort mit Standardschreiben ist kein Problem.
Erstellen einer Regel mit
Ausnahme
Im folgenden Beispiel wollen wir
E-Mails, die an einen bestimmten Outlook-Kontakt gesendet wurden, zur
Nachverfolgung kennzeichnen, sofern
sie bestimmte Stichworte enthalten.
Abb. 13: Keine Regel ohne Ausnahme: Filterkriterien können
geschachtelt werden.
www.gwi.de
So geht’s: Um eine neue Regel zu erstellen, öffnen Sie den Posteingang
und wählen im Menü Extras den Punkt
Regel-Assistent. Klicken Sie dort auf
die Schaltfläche Neu (➝ Abb. 11). Im
nächsten Fenster des Assistenten
können Sie festlegen, um welche Art
von Regel es sich handeln soll. Wählen
Sie Nachrichten nach dem Senden prüfen und klicken Sie auf Weiter. Im
nächsten Fenster wählen Sie die an
eine Person/Verteilerliste gesendet
wurde aus. Um den Empfänger zu bestimmen, klicken Sie in der unteren
Fensterhälfte auf die unterstrichenen
Wörter eine Person/Verteilerliste. Sie
können jetzt einen Empfänger aus
Ihren Outlook-Kontakten auswählen
und über die Schaltfläche An ➝ der
Regel hinzufügen. Bestätigen Sie mit
OK. Im nächsten Schritt können noch
weitere Überprüfungen aufgenommen
werden, z. B. die Suche nach bestimmten Begriffen in der Betreffzeile
(➝ Abb. 12). Wählen Sie dazu einfach
die passenden Bedingungen aus der
Liste aus und gehen Sie vor wie beschrieben. Klicken Sie abschließend
auf Weiter.
Was passiert dann...
Jetzt müssen Sie festlegen, was mit
E-Mails geschehen soll, auf die diese
Bedingungen zutreffen. In unserem
Beispiel sollen diese in drei Tagen zur
Nachverfolgung vorgelegt werden.
Wählen Sie in der oberen Fensterhälfte
Diese mit einer Aktion in ... Tagen
kennzeichnen und klicken Sie unten im
Fenster auf die unterstrichenen Worte
einer Aktion in ... Tagen. Im Feld Kennzeichnung wählen Sie Nachverfolgung,
geben darunter die Anzahl der Tage an
und bestätigen mit OK. Zuletzt können
Sie Ausnahmen definieren, auf die
zwar alle Bedingungen zutreffen, die
aber dennoch nicht zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden sollen.
In unserem Beispiel soll das auf alle
E-Mails zutreffen, die im Text das
Stichwort „Terminverschiebung“ enthalten (➝ Abb. 13) .
Wenn Sie auf Fertig stellen klicken,
werden Sie aufgefordert, für die neu
erstellte Regel einen Namen einzugeben. Ab Outlook 2000 können Sie die
Regel auch sofort auf alle alten Mails in
Ihrem Posteingang anwenden und so
schnell für Ordnung sorgen.
Abwesenheitsnotiz
Wenn Ihr Urlaub ansteht, Sie auf
Dienstreise gehen oder das Büro aus
anderen Gründen für längere Zeit
nicht besetzt ist und Sie nicht auf Ihre
München, den 22. September 2004 · Ausgabe 18/2004
PC-TopTIPPS
Spezial
Fortsetzung Outlook: Regelassistent
Abb. 14: Einmal
erstellte Regeln
lassen sich auch
Ex- und Importieren, um sie auf
andere Rechner zu
übertragen.
Extra-Tipp
Wenn Sie an dem Regelassistenten erst einmal Gefallen
gefunden haben, werden Sie
wahrscheinlich Ihr persönliches Regelwerk immer weiter ausbauen wollen. Damit
Sie auch an anderen Rechnern
nicht auf Ihre selbst gestalteten Filter verzichten müssen,
können Sie diese in eine Datei
exportieren. Rufen Sie dazu
den Regel-Assistenten wie
über das „Extras-Menü“ auf
und klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf die Schaltfläche Optionen. Im nächsten
Fenster können Sie per Regeln
exportieren alle Ihre Filter in
eine Datei mit der Endung
.rwz speichern. An jedem anderen PC mit installiertem
Outlook können Sie über die
Schaltfläche Regeln importieren Ihre .rwz-Datei öffnen
(➝ Abb. 14).
ten und klicken auf die unterstrichenen Worte einer bestimmten Vorlage.
Navigieren Sie zu der eben gespeicherten .oft-Datei, markieren Sie diese
und wählen Sie öffnen. Schließen Sie
den Vorgang über Fertig stellen ab.
Mit sofortiger Wirkung erhält jeder,
der Ihnen eine Mail schickt, die Vorlagen-E-Mail als Antwort.
E-Mails zugreifen können, macht sich
eine Abwesenheitsnotiz immer gut,
die automatisch versandt wird, wenn
bei Ihnen eine E-Mail eingeht. Ist bei
Ihnen Microsoft Exchange Server installiert, steht unter Extras ein Abwesenheits-Assistent zur Verfügung, mit
dem Sie eine solche E-Mail schnell erstellen. Fehlt der Exchange Server,
müssen Sie die Regel selbst erstellen.
Daneben können Sie weitere Vorgaben einrichten, mit deren Hilfe Sie
z. B. wichtige Post zur Bearbeitung an
einen Kollegen weiterleiten.
So geht’s: Zunächst erstellen Sie eine
E-Mail-Vorlage, in der Sie auf Ihre
Abwesenheit hinweisen und den voraussichtlichen Tag Ihrer Rückkehr
mitteilen
(Datei/Neu/E-Mail-Nachricht). Diese Vorlage speichern Sie in
ein beliebiges Verzeichnis, indem Sie
Datei/ speichern unter wählen. Im Feld
Dateityp klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden
Pfeilsymbol. Wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) und dann Speichern.
Im nächsten Schritt rufen Sie den Regelassistenten auf, klicken auf Neu
und wählen Nachrichten bei Ankunft
prüfen. Gehen Sie auf Weiter. Da die
Abwesenheitsnotiz grundsätzlich als
Antwort auf alle eingehenden Mails
verschickt werden soll, wählen Sie
keine Bedingung aus, sondern klicken
erneut auf Weiter. Bestätigen Sie die
Nachfrage von Outlook mit Ja. Im
nächsten Fenster wählen Sie diese mit
einer bestimmten Vorlage beantwor-
München, den 22. September 2004 · Ausgabe 18/2004
Spam-Mail automatisch
ausfiltern
In PC-TopTIPPS Ausgabe 08.03.2004
hatten wir uns schon einmal dem Filtern gegen Werbemails (Spam) mit
Hilfe des Regel-Assistenen gewidmet.
Einziges Problem: Sie müssen die Absender der unerwünschten E-Mails
kennen. Diese können sich aber ändern. Aus diesem Grund bietet Outlook noch eine andere, „Junk Mail“
genannte Funktion an. Outlook prüft
hierbei jede E-Mail anhand von Wortlisten auf verdächtige Inhalte.
So geht’s: Aktivieren Sie die StandardSymbolleiste über die Option Ansicht/
Symbolleisten/Standard und klicken
Sie dort auf die Schaltfläche Organisieren. Die „Organisieroptionen“ für
Ihren Posteingang erscheinen. Klicken
Sie auf Junk-E-Mail. Rechts oben
sehen Sie Automatisch Junk-E-Mail
nach gefolgt von zwei Listenfeldern.
Klicken Sie auf die Pfeilsymbol-Schaltfläche des zweiten Listenfelds und
wählen Sie verschieben aus. Jetzt können Sie im ersten Listenfeld (links
daneben) Gelöschte Objekte auswählen. Bestätigen mit Einschalten.
Die Wortlisten werden von Microsoft
ständig verfeinert. Sie können eine
optimierte Liste mit Schlüsselwörtern
aus dem Internet laden (JunkE-Mail/hier klicken/Outlook-Website).
Aufbauend auf dieses Spezial werden
wir in PC-TopTIPPS immer wieder auf
den Regelassistenten eingehen und
Tipps zu seiner Nutzung geben.
www.gwi.de