Bundesministrium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8

Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8
Informationen und Änderungen
zum Ablauf der Einbringung von e-Rechnungen
für Schulbuchhändler mit gültigem Vertrag
Mit Wirkung ab 01. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner von Bundesdienststellen im
Waren-
und Dienstleistungsverkehr zur Ausstellung und
Rechnungen verpflichtet.
elektronisch
eingebrachte
Übermittlung von e-
Ab diesem Zeitpunkt dürfen nur noch strukturierte
Rechnungen
(e-Rechnungen)
über
ein
vom
Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung gestelltes Portal eingebracht werden.
Erst
nach
erfolgter
(www.usp.gv.at)
Authentifizierung
im
Unternehmensportal
des
Bundes
ist es möglich e-Rechnungen an den Bund zu stellen. Auf der
Internetseite www.erb.gv.at sind nähere Details zur Einbringung der e-Rechnung an
den Bund dargestellt.
Grundsätzlich stehen 3 Möglichkeiten zur Einbringung einer e-Rechnung zur
Verfügung:
Über ein auf der Seite www.erb.gv.at eingerichtetes
1) Formular,
2) Upload oder über
3) Webservice.

Wichtige Änderung für Schulbuchhändler
Künftig werden alle einlangenden Rechnungen für Unterrichtsmittel eigener Wahl
nur noch auf das für jeden Schulbuchhändler laut Vertrag Buchhandel (Punkt
8.1.) verpflichtende Abrechnungskonto bei der ÖPSK ausbezahlt.
Es ist daher darauf zu achten, dass bei allen Schulbuch- und Medienhändlern, die
einen gültigen Vertrag mit dem Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und
Jugend haben, ab sofort bei e-Rechnungen für Unterrichtsmittel eigener Wahl bei
der Bankverbindung das "Schulbuchkonto" angeführt wird. E-Rechnungen ohne
Angabe des "Schulbuchkontos" können keiner Erledigung zugeführt werden und
bedürfen einer Neuausstellung durch den Händler.
Franz-Josefs-Kai 51, 1010 Wien
Claudia Hamm - Tel: 01/71100 - DW 3332
Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8

Übermittlung der e-Rechnung - wichtige Vorgaben:
Zur Vereinheitlichung müssen künftig alle e-Rechnungen für Unterrichtsmittel
eigener Wahl direkt an die dafür zuständigen Kundenteams der Finanzämter
eingereicht werden. Die Kundenteams sind ab sofort auch als Rechnungsempfänger zu führen.
Der Schule ist bei Lieferung der Unterrichtsmittel ein Lieferschein oder eine
Kopie der Rechnung (auf dem/der die Beschreibung der Ware, deren Menge und
deren Preis hervorgehen muss) vorzulegen.
Die Schule hat nach erfolgter Prüfung der Richtigkeit der Lieferung auf dem
Lieferschein oder der Kopie der Rechnung den Erhalt der Ware zu bestätigen
und
mit
Schulstempel
zu
unterfertigen.
Diese
Bestätigung
ist
dem
Schulbuchhändler umgehend zu übermitteln, da e-Rechnung für Unterrichtsmittel
eigener Wahl künftig nur gemeinsam mit dem bestätigten Lieferschein bzw. der
Kopie der Rechnung im Anhang eingereicht bzw. übermittelt werden sollten.1 Eine
Bearbeitung der e-Rechnung ohne Bestätigung der Schule darf nicht erfolgen.
Sobald die e-Rechnung mit dem im Anhang befindlichen, bestätigten Lieferschein
bzw. der Rechnungskopie beim jeweiligen Kundenteam eingelangt ist, wird dem
Schulbuchhändler automatisch per E-Mail eine Dokumentennummer übermittelt.
Diese Dokumentennummer ist die Bearbeitungsnummer der e-Rechnung im
jeweiligen Kundenteam.
Sollte
eine
gemeinsame
Übermittlung
(e-Rechnung
und
bestätigter
Lieferschein/Rechnungskopie) aus technischen Gründen nicht möglich sein, kann
in Ausnahmefällen der bestätigte Lieferschein/Rechnungskopie unter Angabe der
Dokumentennummer nachgereicht werden. Ohne Angabe dieser Nummer kann die
Nachreichung nicht zugeordnet werden.
1
Bestätigter Lieferschein/Rechnungskopie einscannen und als PDF der e-Rechnung anhängen.
Franz-Josefs-Kai 51, 1010 Wien
Claudia Hamm - Tel: 01/71100 - DW 3332
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
Notwendige Daten zur Einreichung

Einkäufergruppe der Kundenteams

Kreditorennummer, Banktyp

UID-Nummer Kundenteams

Auftragsreferenz
Die den Schulbuchhändlern zugeteilten Kreditorennummern wurden bereits in
der Fachabteilung II/8 (Schulbuch) des Bundesministerium für Wirtschaft, Familie
und Jugend für Schulbuchhändler und Eigenverleger angelegt. Die entsprechende
Kreditorennummer wird über den Fachverband der Buch- und Medienwirtschaft
(Verein Schulbuch) weitergegeben.
Bei nicht vorhandener oder bekannter Kreditorennummer hat sich der
Schulbuchhändler mit der Fachabteilung II/8 des Bundesministeriums für
Wirtschaft, Familie und Jugend in Verbindung zu setzen, damit entsprechende
Vorkehrungen getroffen werden können.
Die Auftragsreferenz ergibt sich aus der Einkäufergruppe des jeweiligen
Kundenteams der Finanzämter, dem Kürzel für Unterrichtsmittel eigener Wahl
entweder für Profan oder Religion, der Schulkennzahl und eventuell einer
Kurzbezeichnung
der
Schule.
Nach
der
Einkäufergruppe
ist
immer
Doppelpunkt zu setzen und ohne Abstand weiterzuschreiben!
z.B.: Volksschule in Wien, SKZ 922021, Lieferung für Religion
Auftragsreferenz: H11:UEW-R, SKZ 922021
Die Einkäufergruppen und UID Nummern der Kundenteams lauten:
FLAG FA WIEN 4/5/10
EKG H11
ATU 68008657
FLAG FA KLAGENFURT
EKG H12
ATU 57860513
FLAG FA GRAZ-STADT
EKG H13
ATU 57850016
FLAG FA LINZ
EKG H14
ATU 57847334
FLAG FA SALZBURG-STADT
EKG H15
ATU 57853503
FLAG FA FELDKIRCH
EKG H16
ATU 57845103
FLAG FA INNSBRUCK
EKG H17
ATU 57879923
Franz-Josefs-Kai 51, 1010 Wien
Claudia Hamm - Tel: 01/71100 - DW 3332
ein
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
Getrennte Rechnung : PROFAN und RELIGION

Getrennte Rechnung: Unterrichtsmittel MIT oder OHNE
Schulbuchnummer
Grundsätzlich sind Rechnungen nach Bestellungen für die Schulform (Profan) oder
Religion zu trennen.
WICHTIG: Künftig müssen Rechnungen jedoch auch getrennt
 nach Unterrichtsmittel MIT (ohne Abzug 8 % Rabatt) und
 Unterrichtsmittel OHNE Schulbuchnummer (8 % Rabatt müssen
abgezogen werden) gestellt werden.
Für
in
Rechnung
gestellte
Unterrichtsmittel
eigener
Wahl
OHNE
Schulbuchnummer, die nicht in den Schulbuchlisten des aktuellen Schuljahres
enthalten sind, muss seitens des Rechnungsstellers der 8%ige Rabatt - gemäß
den
Verträgen
und
den
Teilnahmebedingungen
-
beim
Rechnungsbetrag
abgezogen werden, d. h. der mittels e-Rechnung notierte Rechnungsbetrag muss
bereits abzüglich des 8 %igen Rabattes notiert werden.
Das ist sehr wichtig, da der auf der e-Rechnung notierte Rechnungsbetrag
nicht veränderbar ist!
Sobald der tatsächliche von den Kundenteams der Finanzämter
Auszahlungsbetrag
vom
Rechnungsbetrag
abweicht
(z.B.
errechnete
aufgrund
nicht
Berücksichtigung der 8%igen Rabattierung, Lieferung von Unterrichtsmittel die nicht den
Richtlinien entsprechen oder bei zu geringem Budget der Schule) muss die e-Rechnung
von den Kundenteams der Finanzämter gelöscht werden. In so einem Fall wird
der Händler schriftlich davon in Kenntnis gesetzt und folglich um Korrektur und
Neuausstellung der e-Rechnung ersucht. Bei sofortigem Abzug seitens des
Händlers
können
im
Vorfeld
Löschungen
Mehraufwendungen vermieden werden.
Franz-Josefs-Kai 51, 1010 Wien
Claudia Hamm - Tel: 01/71100 - DW 3332
und
dadurch
bedingte
Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8
Achtung bei einer neuerlichen Übermittlung einer zuvor korrigierten
Rechnung ist unbedingt die gleiche Rechnungsnummer zu verwenden, da die
Rechnungsnummer
mit
der
am
dazugehörigen
Lieferschein
bzw.
auf
der
Rechnungskopie notierten, übereinstimmen muss.
Das Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8
übermittelt auch an Schulen entsprechende Informationen und wird explizit auf
die UEW-Richtlinien hinweisen.

Firma KÖBU-DATA GmbH
Alle Schulbuchhändler die zur Abwicklung der Schulbuchaktion unterstützend ein
Programm der Firma KÖBU-DATA GmbH verwenden, werden ersucht, sich
entweder mit Herrn Andreas Gruber oder Herrn Andreas Gausterer in Verbindung
zu setzen, da das Fakturierungsprogramm der Firma KÖBU-DATA GmbH an die
Vorgaben der e-Rechnung - in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium
für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8 - adaptiert wurde.
Kontaktdaten:
KÖBU DATA GmbH
www.koebu.at
Andreas Gruber
Tel: +43 664 5318232
Andreas Gausterer
Tel: +43 664 4232666
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