Richtlinien des Kanzlers über Aufbewahrung

Richtlinien über
Aufbewahrung, Aussonderung,
Archivierung und Vernichtung von Akten
I.
Allgemeines
Das in der Verwaltung, den zentralen Organen sowie in den Fakultäten und
Einrichtungen der Universität Bochum1 entstehende Schriftgut ist Eigentum der
Universität bzw. des Landes Nordrhein-Westfalen. Es wird regelmäßig, sofern seine
Beschaffenheit bzw. die äußere Form dem nicht entgegensteht, in Akten aufbewahrt.
In weiteren Fragen der Schriftgutverwaltung berät das Universitätsarchiv.
Nach Maßgabe des Nordrhein-Westfälischen Archivgesetzes2 und der folgenden
Regelungen ist das in der Dienststelle nicht mehr benötigte Schriftgut dem
Universitätsarchiv Bochum zur Übernahme anzubieten.
Analog zu konventionellen Akten gelten diese Regelungen für maschinenlesbar
gespeicherte Informationen und Dokumente.
II.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist gibt den Zeitraum an, für den eine Akte bei der
aktenführenden Stelle auch nach ihrer Schließung aufzubewahren ist, bevor eine
Aussonderung durchgeführt werden kann. Sie beginnt jeweils nach Ablauf des
Kalenderjahres, in dem die Akte geschlossen worden ist. Zu unterscheiden sind
gesetzlich oder durch Erlass bestimmte Aufbewahrungsfristen und solche, die
hochschulintern festgesetzt werden.
Nach Ablauf der Fristen sollen die Akten und das sonstige Schriftgut regelmäßig
ausgesondert werden. Dauernd aufzubewahrende Unterlagen können in Absprache
mit dem Universitätsarchiv an dieses abgegeben werden, sofern sie zur Erfüllung der
Dienstaufgaben nicht mehr benötigt werden.
Dauernd aufzubewahren sind:
• Urkunden und Schriftgut mit grundsätzlicher Bedeutung für die Organisation und
Entwicklung der Universität resp. der Fakultäten/Einrichtungen
• Sitzungsunterlagen/Protokolle zentraler Gremien sowie Gremien auf Fakultätsebene (nur geschäftsführende Stellen)
• Wahlunterlagen (Ausnahme: Stimmzettel, Wählerverzeichnisse)
• Liegenschaftsakten
Zweitschriften von Prüfungszeugnissen bzw. -urkunden (Promotion, Diplom, Magister, Bachelor- und Masterexamina) sind 30 Jahre, Nachweise über Prüfungsvorleistungen (Nachweise über erfolgreiche Seminar-, Kurs- oder Übungsteilnahme)
sind 10 Jahre aufzubewahren. Prüfungsarbeiten (Abschlussarbeiten) sind zwei Jahre
aufzubewahren; nach Ablauf dieser Frist sind sie dem Prüfling zu überlassen, wenn
dieser das beantragt hat. Der Prüfling soll auf diese Möglichkeit hingewiesen werden.
1
2
Eingeschlossen sind hier die Organe sowie Untereinrichtungen (Seminare/Institute) der Fakultäten.
Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NW)
vom 16. Mai 1989.
Für alle sonstigen Unterlagen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von fünf
Jahren. Hiervon unberührt bleiben gesonderte Rechtsvorschriften oder gesonderte
Anordnungen, durch die für bestimmte Akten andere Fristen festgelegt werden.
Schriftgut mit bloßem Tagesinformationswert braucht nicht aufbewahrt zu werden.
III.
Aussonderung von Akten
Um die zu verwahrenden Aktenmengen möglichst klein zu halten, sollten alle Stellen
der Universität Bochum in regelmäßigen Abständen ihre Altakten aussondern und sie
dem Universitätsarchiv anbieten, ohne daran eine Veränderung vorzunehmen 3. Zu
diesem Zweck ist ein Verzeichnis zu erstellen, das zu jeder Akte die laufende
Nummer, das Aktenzeichen, den Aktentitel, die Laufzeit und die Aufbewahrungsfrist
nennt (s. unten). Das Universitätsarchiv entscheidet im Benehmen mit der
abgebenden Stelle über die Archivwürdigkeit, übernimmt die historisch wertvollen
Akten und genehmigt die Vernichtung der übrigen.
Das Universitätsarchiv bestätigt die Übernahme der Akten und überlässt der
abgebenden Stelle nach erfolgter Erschließung ein entsprechendes Verzeichnis. Die
im Universitätsarchiv aufbewahrten Akten kann die abgebende Stelle jederzeit bei
Bedarf einsehen oder für eine in Einzelfall zu bestimmende Frist ausleihen.
IV.
Vernichtung von Akten
Akten, auf deren Übernahme das Universitätsarchiv von vornherein verzichtet hat
oder die vom Universitätsarchiv zur Vernichtung freigegeben worden sind, sind
entsprechend den gesetzlichen Vorschriften zu vernichten. 4 Eine selbständige
Vernichtung anderer dienstlicher Unterlagen gleich welcher Art ohne Beteiligung des
Universitätsarchivs ist nicht zulässig.
Muster eines Verzeichnisses auszusondernder Akten:
von der abgebenden Stelle auszufüllen
lfd.
Nr.
3
4
Aktenzeichen,
ggf. Bandangabe
Aktentitel / Inhalt
Zeitl. Umfang
vom Archiv auszufüllen
Aufbewahrungs - Übernahme- Aufbewahrung
frist
Nr. Archiv
/ Vernichtung
Das Schriftgut ist in den ursprünglichen Aktenordnern oder anderen Behältnissen, mit älteren Titeln,
Aufschriften, Aktenzeichen u.ä., zu belassen.
Ansprechpartner ist in diesem Fall das Dezernat 5 der Universitätsverwaltung.