Blitzschnelle Digitalisierung von Dokumenten

ScanFile2000
Reha-Werkstatt
Gießen-Mitte
Anwenderbericht
• Belegerfassung als Dienstleistung für externe
Auftraggeber
• Stringentes Qualitäts- und Sicherheitsmanagement
• Vom Finanzamt zertifizierte Belegarchivierung
• Leichte Handhabung der Canon Produkte
ScanFile2000 – Qualität
und Effizienz von Anfang an.
Blitzschnelle Digitalisierung von Dokumenten
Dienstleistung als Zukunftsgarant
Die Reha-Werkstatt Gießen-Mitte –
eine Einrichtung der Lebenshilfe Gießen
e. V. – setzt auf Zukunft und investiert in
den Dienstleistungssektor. Neben den
für derartige Einrichtungen klassischen
Arbeitsbereichen wie Schreinerei,
Seidenmalerei, Montage und Logistik
hat Werkstattleiter Hanno Sprösser jetzt
einen EDV-Service angegliedert.
Unternehmerischer Schwerpunkt dieses
Geschäftsbereiches ist die Belegerfassung als Dienstleistung für externe Auftraggeber. Diese Dokumentenbearbeitung ist Basis für den Aufbau eines
elektronischen Archivs beim Kunden.
Doch damit nicht genug: Die IT-Experten
der Reha-Werkstatt konzipieren dieses
elektronische Archiv so, dass es konsequent in die bestehende Organisation
beim Kunden eingebunden werden
kann und somit kompatibel zu den
vorhandenen Strukturen ist.
Die Dokumentenscanner von Canon
als Herzstück des Unternehmens
Das Geheimnis hinter dieser Flexibilität
beim Aufbau elektronischer Archive
ist die Hard- und Software-Lösung
(„solution“), deren Herzstück vier SWScanner DR-3020 und ein Farbscanner
DR-5080C von Canon sind. Operatives
Medium dieser Solution ist die leistungsstarke Software ScanFile2000
von Canon.
„Robust und solide und auch für unsere
psychisch behinderten Arbeitskräfte
leicht zu handhaben“, so kennzeichnen
Gruppenleiterin Stephanie Kratochwil
und Gruppenleiter Peter Dampf die
Vorzüge des Canon Scanners.
Mit seinen Leistungsdaten von
40 Blatt/Min ist der DR-3020 in der
Tat eine „robuster“ Dokumentenscanner für mittlere und großvolumige
Belegbearbeitung.
Und auch der Desktop-Scanner
DR-5080C beeindruckt mit grundsoliden Merkmalen:
• maximale Auflösung 400 dpi
• Formate A6 bis A3
• 500-Blatt-Feeder
• Scangeschwindigkeit 74 Seiten A4/Min.
• Doppelblattsperre
• 256 Graustufen
• Business Colour
• automatische Schräglagenkorrektur
• Bildoptimierung durch Automatic
Background Control (ABC)
Mit diesen Eigenschaften stützen die
Canon Komponenten das Ziel des
Werkstattleiters Hanno Sprösser, die
Implementierung hochwertiger
Arbeitsplätze – zurzeit sind dies übrigens 16 – auf einem technologischen
Niveau, das auch den Forderungen
anspruchsvoller Kunden entspricht.
Neben dem Postulat einer ausgereiften
Technik ist zur Bewältigung der Dokumentenerfassung vor allem ein stringentes Qualitäts- und Sicherheitsmanagement erforderlich. Schließlich
ist die Belegarchivierung zertifiziert und
auch vom Finanzamt anerkannt. Auch
hier erteilt der Werkstattleiter den
Canon Scannern Bestnoten: „Mit
unseren DR-3020 und dem DR-5080C
produzieren wir Qualität von Anfang an,
so dass bei der Qualitätskontrolle keine
Korrekturmaßnahmen erforderlich sind!
Dies spart Zeit und sorgt für eine hohe
Zufriedenheit der Bediener.“
Da sich die Einführung des neuen
Tätigkeitsbereiches in diesen Tagen
zum ersten Mal jährt, zieht Hanno
Sprösser eine erste Bilanz: „Nicht zuletzt dank der leicht erlernbaren Technik
und der problemlosen Einarbeitung in
die Handhabung der Canon Geräte
haben wir unseren psychisch erkrankten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
einen qualifizierten Zugang zu den
neuen Medien eröffnen können. Das
ist die Binnenwirkung unserer Maßnahme. Für unsere Kunden lässt sich
sagen, dass sie mit unserem Angebot
der Belegerfassung in Zukunft ihr
Firmenarchiv auf einigen wenigen CDs
(mit bis zu 25.000 Blatt pro Exemplar)
haben. Die mitinstallierte RetrievalSoftware ScanFile2000 ermöglicht es,
auf jedem PC nach den Dokumenten zu
recherchieren – auf Kundenwunsch ist
sogar eine Suche nach Schlagwörtern
möglich. Das spart nicht nur Zeit und
Platz, sondern es erweitert auch die
Möglichkeiten zur Nutzung eines
Archivs.“
Neben der guten Bilanz steht ein optimistischer Ausblick: Hier in der RehaWerkstatt Gießen-Mitte will man in absehbarer Zeit die mögliche Tagesleistung bei der Belegerfassung auf
10.000 Stück hochschrauben. Der
DR-3020 und der DR-5080C sind dabei
selbstverständlich mit von der Partie.
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Stand: März 2002
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